DNA Zwolle, dialoognotitie
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
664
On Slideshare
664
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
10
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. DNA Zwolle DeNieuweAmbtenaar ZwolleDialoognotitie Bianca Meekers,Gemeente Zwolle, afdeling HR 1
  • 2. InleidingMinder leidinggevenden en meer zelfsturing door medewerkers. Minder financiële middelen,vergroten van het aantal productieve uren en bewuster omgaan met tijd en middelen. Veranderendearbeidsverhoudingen: meer volwassen, gelijkwaardige en wederkerige arbeidsrelaties. Het vrijmakenvan onbenut potentieel van medewerkers door taakverbreding en het productief maken van denk- enoplossingkracht. Nu en in de toekomst verbinden van mensen met onze organisatie en behoud vanons onderscheidend vermogen als werkgever. Allemaal redenen om de rol van medewerkers enleidinggevenden en de onderlinge verhoudingen opnieuw tegen het licht te houden en (deels) teherdefiniëren. Want de veranderingen waar we nu voor staan, vragen om een andere mindset enander gedrag. Van ons allemaal. En ja, er is al het nodige geïnvesteerd en we staan niet aan hetbegin, maar er is ook zeker nog het nodige te doen. En daarom is het van belang een gemeentebredebeweging op gang brengen, een gemeentebreed ontwikkelprogramma vorm te geven: DNA Zwolle.Een programma waarin de ideeën over de competente medewerker – hierna: de Zwolseprofessional – en de follow-up van ons leiderschapsprogramma bij elkaar zullen komen. Eenprogramma dat onze FRIES-waarden revitaliseert, ze levend maakt door ze naar de toekomst tevertalen. Een programma dat een nauwe verbinding heeft met andere organisatievernieuwingen zoalsHet Nieuwe Werken. Een ontwikkelprogramma waaraan iedereen deelneemt en dat we gezamenlijken op een betekenisvolle wijze vormgeven. Een programma waarvoor we minstens twee jaaruittrekken. Een programma dat moet leiden tot een bevlogen, zelfsturende en resultaatgerichte maniervan werken. DNA Zwolle heeft drie ontwikkelsporen: leiderschaps-, team- en individuele ontwikkeling. Daarbij is het belangrijk dat ons HR-programma deze bewegingen versterkt en vormt daarmee het vierde spoor van DNA Zwolle. Op alle vier sporen zetten we in, zodat we over twee jaar kunnen zeggen: dit is wat we voor ogen hadden,onze stip op de horizon of anders gezegd ons bounty island is een stuk dichterbij gekomen.Hieronder zal eerst ingezoomd worden op de veranderende rolopvatting - DNA-profielen - van deZwolse medewerkers, teams en leidinggevenden. Daarna volgt een beknopte analyse en vervolgenskomen de ontwerpprincipes van het ontwikkelprogramma aan de orde en de ontwerpschets. Tot slothet proces tot aan de start in maart 2011 en de fasering.Veranderende rolopvattingenDe Zwolse professional Iedere medewerker is een professional. Of je nu vergunningaan-vragen behandelt, adviseert of wijkbeheerder bent. Iedereen is beroepsmatig ergens mee bezig. Maarvoor Zwolle is het belangrijk dat die professional niet alleen beroepshalve iets doet, maar dat hij znwerk met passie doet. Want pas dan ben je in staat om het beste van jezelf te geven en het verschil 2
  • 3. te maken. En het verschil maak je en je voegt waarde toe wanneer je je verplaatst in de klant,opdrachtgever of Zwolse samenleving. Daarvoor is het nodig dat je de vraag achter de vraag zoekt,zonder oordeel kunt luisteren, gewone mensentaal gebruikt, mogelijkheden ziet en oplossingenvindt. Dat een klant, opdrachtgever, burger geholpen wordt of duidelijkheid krijgt dankzij jou. En hijkan ook geholpen zijn als je de kracht of energie van anderen benut om tot de beste oplossing tekomen. De gepassioneerde professional werkt professie- en klantgestuurd en organiseert zijn eigenfeedback: wat kan ik volgens jou minder doen, wat meer en wat moet ik vooral blijven doen?Zelfsturen en afwegen De Zwolse medewerker is een bevlogen professional die zelfinzicht heeft,zelfbewust is en zelfvertrouwen heeft. Die voor zijn professie gekozen heeft en vanuit kracht handelt. Zijn eigen belang met het organisatiebelang kan verbinden. Weet dat zijn opdracht en middelen om die uit te voeren niet van zichzelf zijn, maar dat hij voor de stad werkt, de burger, de opdrachtgever. Iemand die weinig tot geen sturing van een leidinggevende nodig heeft, maar zichzelf stuurt richting de doelen die beoogd worden. Iemand die resultaatafspraken maakt met zijn leidinggevende, met de klant of opdrachtgever én met zijnteamgenoten. Concrete en realistische afspraken over wat je van elkaar verwacht en wanneer je datverwacht. Resultaatafspraken waaraan je je committeert en die je vanzelfsprekend nakomt want jeneemt als Zwolse professional je verantwoordelijkheid en legt rekenschap af over de capaciteit enmiddelen die je inzet. En je verantwoordelijkheid nemen betekent ook dat als je tussentijds signaleertdat een interventie nodig is of dat het niet lukt om een afspraak na te komen dat je het daar tijdig overhebt. Dan stel je onderbouwd afspraken bij of maak je in overleg andere keuzes. Want de Zwolseprofessional maakt zakelijke afwegingen, organiseert zijn werk goed en bewaakt zijn energiepeil.Daar hebben we per van slot van rekening allemaal plezier van!Integraal werken Het is voor alle medewerkers van belang om met een integralenaar hun werk te kijken. Welke aspecten zitten aan een vraagstuk, hoe past wat ik doe binnen hetgrotere geheel, hoe hangt mijn werk samen met dat van anderen en wie heb ik nodig binnen of buitende organisatie om mijn werk goed te doen en resultaat te boeken? Dat gaat over de juiste informatiebeschikken en dat gaat over samenwerken. En hoe kunnen we optimale resultaten behalen met zoweinig mogelijk moeite en geld? Dat gaat over (kosten)bewust en efficiënt werken en dat is eenopdracht aan ons allemaal. 3
  • 4. Teamsynergie en -verantwoordelijkheid De Zwolse professional maakt onderdeel uit van een(project-/proces)team en naast dat hij zelfsturend is, is het heel belangrijk dat hij verbinding maakt met anderen. Weten wie wat doet en waar mijn werk/opdracht die van jou raakt en we samen moeten werken om resultaten te boeken. Jij presteert beter als je wij centraal stelt. Teamleden zijn complementair aan elkaar en versterken elkaar, niet iedereen hoeft hetzelfde te kunnen. De huidige ontwikkelingen - minder inhuur van interne staf enmeer zelf doen - leiden ertoe dat ondersteunende staftaken onderdeel uit gaan maken van deteamopgave. Denken en doen worden met elkaar verbonden. Taakverbreding dus. Dan gaat het omcommunicatietaken zoals bijvoorbeeld het leveren en actualiseren van content voor internet en hetschrijven van persberichten of een communicatieplan. Ook gaat het om basale juridische kennis of hetprofessionaliseren van budgethouderschap. Dit gaat niet over iedereen want niet iedereen hoeftbijvoorbeeld om te gaan met de media. Binnen teams zullen afspraken gemaakt moeten worden wiedeze taken op het lijf zijn geschreven en wie hiervoor verantwoordelijk wordt.Hard met hart De resultaatafspraken die op individueel niveau worden gemaakt, zijn bouwstenenvan teamprestaties en samenwerken is geen keuze maar noodzaak. Samen werken betekent ookelkaar vertrouwen en samen leren en ontwikkelen: met én van elkaar, soms buiten maar met namebinnen het werk. En samen leren betekent ook kritisch naar elkaar zijn, eerlijke feedback geven enelkaar aanspreken. Hard op de inhoud en zacht op de relatie: hard met hart. Niet altijd de harmoniewillen bewaren en aardig tegen elkaar willen zijn. Wel op een zakelijke en professionele manier metelkaar samenwerken. Daar zit onze groei.Leidinggeven aan professionals De Zwolse professional en het team waar hij deel vanuitmaakt, hebben enerzijds richting nodig en anderzijds behoefte aan professionele ruimte enautonomie in handelen. Dit vraagt om een bindende collectieve ambitie en doelstellingen, heldereen inspirerende kaders en goede resultaatafspraken. Ook vraagt dit om vertrouwen en loslaten door leidinggevenden, belangrijke voorwaarden voor zelfsturing bij medewerkers. Vertrouwen betekent bij voorbeeld ook dat we met minder regels en procedures toekunnen. Met andere woorden: minder bureaucratisch werken en ontregelen. Als dat niet slimmer werken is! Ook zal de Zwolse professional steeds meer in 4
  • 5. de schijnwerpers komen te staan en de rol van leidinggevende wordt niet minder belangrijk, maaranders. Richting geven en sturen op doelen en resultaten, coachen op samenwerking en interactieen faciliteren van groei en ontwikkeling. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de inhoud, deleidinggevende voor de kwaliteit van zijn mensen. Hij zorgt ervoor dat zij kunnen excelleren.Waar knelt het? Wat houdt ons tegen?Als dit is wat we voor ogen hebben, waar we heen willen, waar staan we dan nu en waar knelt het metname? We zijn een grote organisatie en veralgemeniseringen doen geen recht aan de verschillendewerkelijkheden, maar toch is er wel een aantal zaken te benoemen die breder spelen.Er is genoeg energie en wil bij mensen om de dingen anders aan te pakken - meer zelfsturing, meerresultaatgerichtheid, meer passie - maar ook een soort onmacht/onvermogen. Soms zit m dit inmensen, vaak in interactiepatronen waardoor we zaken in stand houden. Een aantal voorbeelden.Ondanks onze informele cultuur, is er sprake van hiërarchische verhoudingen (expliciet of impliciet)die het zelfsturend vermogen van medewerkers en teams in de weg zitten. En zelfsturing kan ook alsbedreigend worden ervaren door leidinggevenden, omdat hun hiërarchische (machts)positie verandertwanneer zij meer speelruimte bieden. En in hoeverre hebben leidinggevenden écht vertrouwen in devermogens en het verantwoordelijkheidsgevoel van hun medewerkers en durven ze écht los te laten?"Als ik niet in control ben, kan ik geen verantwoordelijkheid nemen." Ook de kracht van de context ineen politiek-bestuurlijke omgeving - met name op de momenten dat het spannend wordt - moeten weniet onderschatten: interactiepatronen die een gevoel van onveiligheid kunnen geven, waardoormensen zich niet kwetsbaar op durven te stellen, geen verantwoordelijkheid nemen en zich afhankelijkopstellen. Daarbij is je verantwoordelijkheid nemen als medewerker soms lastiger dan je neer teleggen bij bestaande verhoudingen. Want speelruimte maakt mensen ook kwetsbaar, omdat zijminder terug kunnen vallen op vaste procedures/regels en meer verwacht wordt van eigen inzicht enzelfvertrouwen. Dat is dus iets wat mensen moeten leren. Daarbij is er sprake van een verwijscultuur:naar de ander wijzen, niet in actie komen: bij voorbeeld "Dat is de taak van mijn leidinggevende of vanmijn collega´s". Ook zijn van hoog tot laag resultaatafsprakenonvoldoende concreet en vinden we het lastig om goede afsprakente maken. Daarbij spreken we elkaar onvoldoende aan op hetnakomen van die afspraken en heeft het niet nakomen ervannauwelijks consequenties. Het gevolg van onze hang naarharmonie? Om daadwerkelijk stappen te zetten, moet het over ditsoort zaken gaan en vraagt dit om interventies op zowel het niveauvan missie/identiteit, waarden/overtuigingen, vaardigheden alsgedrag. 5
  • 6. Ontwerpprincipes/uitgangspunten DNA Zwolle ∩ DNA Zwolle wordt een gemeentebreed programma dat deels planmatig en deels organisch/al doende vorm krijgt. Omdat het een minstens tweejarig programma betreft, is het belangrijk om ruimte te houden voor de actualiteit en bijstellingen. ∩ De manier waarop we veranderen moet een praktisch en concreet model van de gewenste toekomst zijn en dezelfde geur, smaak en kleur hebben als de situatie die we willen bereiken met andere woorden: be the change you want to see. Dus geen kant en klaar programma, maar mensen betrekken en activeren: wat betekent de visie op de Zwolse professional voor jou, wat betekent zelfsturing of de verbreding van jouw werkpakket voor jou? Wat ga jij ontwikkelen en wat heb jij daarvoor nodig? et cetera ∩ De kern van het programma wordt gevormd door het leiderschap-, team-, professional- en HR-spoor. De vier sporen kennen een eigen dynamiek, maar hebben een nauwe verbinding. ∩ DNA Zwolle is voertuig voor en/of heeft nauwe verbinding met andere organisatiebrede ontwikkelingen zoals Het Nieuwe Werken en 4+4+3/reductie overhead (slimmer werken). Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat aspecten van Het Nieuwe Werken zowel inhoudelijk (zoals de themas vertrouwen en loslaten) als qua vormgeving (inzet social media, online leren etcetera) onderdeel uitmaken van het programma. Zie ook de bijlage. ∩ De eigen werkcontext is uitgangspunt en ervaringsleren staat centraal. ∩ De JaarPlanCyclus vormt het uitgangspunt en het voertuig voor DNA Zwolle. ∩ We zetten zoveel mogelijk talent uit de eigen organisatie in als facilitator, trainer, coach of intervisiebegeleider. Externe expertise is aanvullend op wat wij zelf in huis hebben en externe expertise huren we in om deze vervolgens onszelf eigen te maken. ∩ We streven naar synergie tussen DNA Zwolle en (lopende) ontwikkelingen binnen de afdelingen of eenheden (zoals het Groeispoor van SoZaWe) . ∩ De samenhang, voortgang en de effecten worden gemonitord door het MD-team (Fakkelbrigade) in opdracht van het DMO. 6
  • 7. Ontwerpschets DNA Zwolle Teamspoor Zelfsturing Leiderschapspoor Individueel spoor De HR-programma 2011: & Verbinding Sturing & Ruimte Zwolse professional passie & zakelijkheidDoelgroep Teams Leidinggevenden Alle medewerkers Alle medewerkers en leidinggevendenAmbitie Teams met zelfbewuste Coaches die richting Stevige, zelfbewuste en Om duurzame teamleden die geven, sturen op doelen, gepassioneerde veranderingen teweeg complementair aan elkaar samenwerking en professionals die met te brengen is het van werken en vanuit de klant/ resultaten. Hard op de inzet van eigen identiteit, belang dat ons HR- opdrachtgever denken en inhoud en hart voor de vakexpertise, beleid en - doen. De teamleden relatie en het proces. werkervaring en instrumentarium leggen verbindingen Hij/zij geeft ruimte, persoonlijke kracht hun consistent en tussen elkaars handelt vanuit vertrouwen bijdrage leveren aan versterkend zijn aan werkzaamheden en met en creëert zelfsturing bij (maatschappelijke) de doelstellingen van die van anderen buiten medewerkers. Hij/zij heeft prestaties. Professionals DNA Zwolle. het team en er is een een faciliterende en die stevig en flexibel in gezamenlijke coachende rol: beweegt contact/verbinding zijn verantwoordelijkheid voor zich steeds meer in de met collegas, doelen en resultaten. De luwte en laat opdrachtgevers, klanten, medewerkers gaan medewerkers excelleren. bestuurders en externen. volwassen met elkaar om, Niet omdat hen dat is spiegelen elkaar en aangeleerd of in een inspireren elkaar het handboek staat, maar beste van zichzelf in te omdat ze intrinsieke zetten. stevigheid hebben.Essentie Een actief leertraject Teamcoachingssessies Concernopleidingspro- De hoofdthemas uit gramma 2011: waarin samenwerkend met vaste het HR-programma geleerd wordt. De titel groepssamenstelling ∩ Het nieuwe van 2011 zijn: Het werken brengt de (vruchtbare) waarin Nieuwe Werken, spanning tussen zelf en vanzelfsprekendheden, ∩ Zelforganisatie/- talentontwikkeling en management (E- samen tot resultaten patronen en overtuigingen CIEP) verandervermogen. komen tot uitdrukking. ter discussie worden Hieronder een aantal ∩ Focus in werk Onderdelen van dit gesteld en deelnemers uit voorbeelden van teamtraject zijn hun comfortzone worden ∩ Persoonlijk acties die het DNA leiderschap zelfreflectie, interactie en gehaald. Themas zoals van Zwolle versterken: verbinding tussen leidinggeven op basis van ∩ Personal branding -Pilot prestatie- teamleden. ´Gedoe´ wordt vertrouwen, vrijheid en 7
  • 8. bespreekbaar en ruimte komen aan de ∩ Maak je eigen beloning op team- en TOP constructief gemaakt orde: wat betekent dat individueel niveau doordat vanzelfsprekend- voor mij, wil ik dat en wat ∩ Feedbacktraining -Doorontwikkeling heden, patronen en vraagt dat van mij? En ∩ JPC-workshops JaarPlanCyclus overtuigingen ter hoe bestuur ik mijn ∩ Juridische kennis discussie gesteld worden. cockpit, welke aan de basis -Verkennen voor- en Het leertraject richt zich parameters heb ik bij nadelen persoonlijk ∩ Strategische op de klus die de voorbeeld nodig om mijn communicatie ontwikkelbudget per teamleden hebben te verantwoordelijkheid te medewerker ∩ Werken in een klaren, de kunnen nemen zonder het politiek- resultaatafspraken en hoe eigenaarschap van mijn bestuurlijke -Alle medewerkers omgeving organiseren jaarlijks zij dit organiseren. Om het medewerkers te eigenaarschap voor het frustreren? Hoe maak ik ∩ Basisopleiding hun feedback inkoop leerproces te onder- goede resultaatafspraken, -Alle medewerkers ∩ Basisopleiding steunen, wordt met het coach ik op zelfsturing/ budgethoudersch maken 3-jaarlijks een team een traject op maat eigenaarschap op ap TOP ontwikkeld. We starten individueel niveau (I- ∩ E-learning toolkit met pilotteams. In de coaching) en hoe op communicatie -Interne coachpool (+e-coach) pilot-teamtrajecten zullen teamniveau (we- -W&S getrainde interne coaching)? De ∩ Coaching of intervisie facilitators meelopen die teamcoachingssessies in vervolgtrajecten het worden afgewisseld met stokje over zullen nemen. masterclasses.Drie á vier maal per jaar worden gemeentebrede inspiratiesessies - DNA-sessies - georganiseerd. 8