Restoring Hope Project                                                          FISCAL AGENT AGREEMENT                    ...
7. The Fiscal Agent will establish and operate for the use of the Project a designated bank account     (the “Restoring Ho...
16. This  Agreement  may  not  be  assigned,  in  whole  or  in  part,  by  Fiscal  Agent  or  the  Supporting     Organiz...
FISCAL AGENT AGREEMENT SIGNATURE PAGE – RESTORING HOPE                  In witness whereof, the parties hereto have execut...
EXHIBIT A                                                                                                           Descri...
•   To  promote  the  welfare  of  the  impacted  communities  and  local  churches  throughout  Metro         Birmingham ...
EXHIBIT B                                                                                                    Fiscal Agent ...
EXHIBIT D                                                                                             Governing Board   Th...
Upcoming SlideShare
Loading in …5

Restoring Hope Project Agreement


Published on

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Restoring Hope Project Agreement

  1. 1. Restoring Hope Project  FISCAL AGENT AGREEMENT       THIS  FISCAL  AGENT  AGREEMENT  is  made  effective  ______________________,  2011  between Christian Service Mission, Inc., an Alabama nonprofit corporation (“Fiscal Agent”) and the undersigned organization (the “Supporting Organization”).   Recitals  A. The  Supporting  Organization  has  proposed  that  the  Fiscal  Agent  serve  as  the  fiscal  agent  and manager for the project described on Exhibit A attached hereto and made a part hereof (the “Project”). B. The  Fiscal  Agent  has  determined  that  the  Project  is  consistent  with  its  goals,  and  wishes  to  make arrangements with the Supporting Organization for the implementation, management and operation of the Project. C. The Fiscal Agent desires to assist the Project with its organization and logistical structure, and to help insure the integrity and accountability of the Project and all persons participating in it. NOW THEREFORE, in consideration of the premises and the mutual covenants and agreements set forth herein, and for other good and valuable consideration, the receipt and sufficiency of which are hereby acknowledged, the undersigned parties to this Agreement do hereby agree as follows:  1. The  Fiscal  Agent  shall  sponsor  the  Project  and  assume  the  administrative  and  financial  responsibilities  described  on  Exhibit  B  attached  hereto  and  made  a  part  hereof  (the  “Fiscal  Agent  Responsibilities”).  The Supporting Organization will participate in the Project in accordance with the  terms of this Agreement and the policies and procedures described on Exhibit C attached hereto and  made a part hereof (the “Policies and Procedures”).  2. The Project shall be operated in a manner consistent with the Fiscal Agent’s tax‐exempt status,  its mission and purpose and the terms of this Agreement.  No material changes in the purposes or  activities  of  the  Project  shall  be  made  without  prior  written  consent  of  the  Fiscal  Agent  and  the  Supporting  Organization.    The  Supporting  Organization  shall  not  carry  on  activities  or  use  funds  in  any way that jeopardizes the Fiscal Agent’s tax‐exempt status or materially conflicts with the mission  and purpose of the Fiscal Agent.  3. The Supporting Organization shall not, and shall not cause the Project to, attempt to influence  legislation  or  participate  or  intervene  in  any  political  campaign  on  behalf  (or  in  opposition  to)  any  candidate  for  public  office  or  otherwise  engage  in  the  carrying  on  of  propaganda  (within  the  meaning of section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code of 1986).  4. The Supporting Organization will provide the Fiscal Agent with reports describing programs and  services of the Project in the manner prescribed by the Policies and Procedures.  5. The Supporting Organization with designate a representative to serve on the Project work team  and will recruit volunteers for spiritual care and support, construction and other ministry endeavors  in furtherance of the Project.  6. The  Supporting  Organization  will  provide  all  information  and  prepare  all  reports,  including  interim and final reports, as are reasonably required by the Fiscal Agent. RESTORING HOPE PROJECT   
  2. 2. 7. The Fiscal Agent will establish and operate for the use of the Project a designated bank account  (the “Restoring Hope Account”) segregated from Fiscal Agent’s other bank accounts and assets and  accounted for as such on Fiscal Agent’s financial books and records.  All amounts deposited into the  Restoring  Hope  Account,  whether  received  from  the  Supporting  Organization  or  any  other  source,  will be used exclusively in support of the Project, less the Fiscal Agent Administrative Fee (as defined  below),  and  subject  to  the  conditions  set  forth  in  this  Agreement,  including  the  schedules  and  exhibits hereto.  8. The  Fiscal  Agent  will  disburse  funds  from  the  Restoring  Hope  Account  in  accordance  with  this  Agreement, including the Policies and Procedures.  All such disbursements shall be (a) pursuant to a  properly  completed  Fiscal  Agent  Expense  Voucher  accompanied  by  all  necessary  and  appropriate  documentation and (b) used exclusively for the support and implementation of the Project.  9. The individuals set forth on Exhibit D attached hereto and made a part hereof shall serve as the  governing board (“Governing Board”) for the Project, which shall approve all disbursements from the  Restoring Hope Account.  10. The  Fiscal  Agent  will  prepare  and  maintain  all  financial  records  relating  to  the  Project  and  the  Restoring Hope Account according to generally accepted accounting principles, retain such records  as  long  as  required  by  law,  and  make  such  records  available  to  the  Supporting  Organization  upon  request.  11. The Fiscal Agent and the Supporting Organization will each reflect the activities of the Project, to  the  extent  required,  on  their  respective  state  and  federal  income  tax  returns  and  on  all  required  financial reports.  All disbursements from the Restoring Hope Account shall be treated as payments  made to accomplish the purposes of the Project.    12. In  consideration  of  the  Fiscal  Agent’s  agreement  to  sponsor  the  Project  and  to  provide  the  services  required  of  it  pursuant  to  this  Agreement  and  to  cover  the  Fiscal  Agent’s  expenses  in  connection with the Project as outlined in this Agreement, the Fiscal Agent will retain five percent  (5%) of all contributions to the Restoring Hope Account during such time as Fiscal Agent shall serve  as fiscal agent for the Project.  13. This Agreement will be subject to review by Fiscal Agent and the Supporting Organization on an  annual basis and will terminate if any of the following events occur:   (a) The Fiscal Agent requests in writing that the Supporting Organization cease activities that  the Fiscal Agent deems might jeopardize its tax‐exempt status and the Supporting Organization  fails to comply within a period of ten (10) days after its receipt of such written request;  (b) The Supporting Organization or the Fiscal Agent fails to perform or observe any covenant  of this Agreement, and such failure remains unremedied fifteen (15) days after the defaulting  party has been provided written notice of such default.  (c) Upon expiration of ninety (90) days after either the Supporting Organization or the Fiscal  Agent has given written notice to the other of its intent to terminate this Agreement.  14. If this Agreement is terminated pursuant to Section 13 above, each of the Fiscal Agent and the  Supporting  Organization  will  comply  with  any  termination  conditions  reasonably  imposed  by  the  other party to this Agreement.  15. Fiscal Agent shall not be liable to the Supporting Organization for failure to perform any of the  Fiscal Agent responsibilities required herein in the event of strikes, lockouts, calamities, acts of God,  unavailability of supplies or other events over which the Fiscal Agent has no control for so long as  such event continues and for a reasonable period of time thereafter.  2 RESTORING HOPE PROJECT  
  3. 3. 16. This  Agreement  may  not  be  assigned,  in  whole  or  in  part,  by  Fiscal  Agent  or  the  Supporting  Organization  without  the  prior  written  consent  of  the  nonassigning  party,  and  any  purported  assignment in violation of this provision shall be void.  17. This Agreement shall be governed by the laws of the State of Alabama without giving effect to  the choice of law or conflict of law provisions thereof.  18. The parties to this Agreement desire to avoid the additional time and expense related to a jury  trial of any disputes arising hereunder, if the arbitration agreement in this Agreement is declared by  a court of law to be unenforceable for any reason. Therefore, it is mutually agreed by and between  the parties hereto, and for their successors and assigns, that they shall and hereby do waive trial by  jury  of  any  claim,  counterclaim,  or  third‐party  claim,  including  any  and  all  claims  of  injury  or  damages, brought by either party against the other arising out of or in any way connected with this  Agreement and the relationship which arises herefrom.  The parties acknowledge and agree that this  waiver is knowingly, freely, and voluntarily given, is desired by all parties, and is in the best interests  of all parties.  19. Any claim or dispute arising from or related to this agreement shall be settled by mediation and,  if  necessary,  legally  binding  arbitration  in  accordance  with  the  Rules  of  Procedure  for  Christian  Conciliation of the Institute for Christian Conciliation, a division of Peacemaker Ministries (complete  text of the rules is available at  Judgment upon an arbitration decision may  be entered in any court otherwise having jurisdiction. The judgment so entered shall have the same  force and effect, in all respects, as, and be subject to all the provisions of law relating to, a judgment  in an action; and it may be enforced as if it had been rendered in an action in the court in which it is  entered. The parties understand that these methods shall be the sole remedy for any controversy or  claim arising out of this Agreement and expressly waive their right to file a lawsuit in any civil court  against one another for such disputes, except to enforce an arbitration decision.  20. The headings of the sections of this Agreement are for convenience of reference only and shall  not  affect  the  meaning  or  operation  of  this  Agreement.    If  any  provision  of  this  Agreement  is  considered void, voidable, illegal, or invalid for any reason, such provision shall be of no force and  effect only to the extent that it is so declared void, voidable, illegal or invalid.  All of the provisions of  this Agreement  not  specifically found to be so deficient  shall remain  in full force  and effect.   Each  party  hereby  agrees  to  perform  any  further  acts  and  to  execute  and  deliver  any  documents  which  may  be  reasonably  necessary  to  carry  out  the  provisions  of  this  Agreement.    No  amendment,  modification  or  supplement  to  this  Agreement  shall  be  valid  unless  it  is  writing  and  signed  by  the  parties  hereto.    This  Agreement  shall  be  binding  on  and  shall  inure  to  the  benefit  of  the  parties  hereto,  and  their  successors  and  permitted  assigns.    Subject  to  the  foregoing  sentence,  no  person  not a party hereto shall have any right under or by virtue of this Agreement.  The pronouns of any  gender shall include the other genders, and either the singular or the plural shall include the other.    This Agreement may be executed in any number of counterparts, each of which shall be deemed an  original, but all of which together shall constitute one and the same instrument.  21. The Fiscal Agent and the Supporting Organization intend that the relationship created pursuant  to this Agreement be solely that of independent contractors.  Nothing herein is intended to create a  joint  venture,  partnership,  tenancy‐in‐common,  or  joint  tenancy  relationship  between the  parties  hereto or with any other person or entity.   [SIGNATURE PAGE FOLLOWS]  3 RESTORING HOPE PROJECT  
  4. 4. FISCAL AGENT AGREEMENT SIGNATURE PAGE – RESTORING HOPE    In witness whereof, the parties hereto have executed this Agreement on the day and year first written above.  Fiscal Agent:  Supporting Organization:    Christian Service Mission, Inc.  ____________________________________    By:              By:                Name:             Name:               Title:              Title:  Senior Pastor or Executive Director (circle one)    Date:              Date:                Primary Contact for Supporting Organization:     Name:               Title:                Phone:               Email:                   SIGNED AND DATED AGREEMENT SHOULD BE MAILED TO:  Christian Service Mission – Restoring Hope  3600 3rd Avenue South,   Birmingham, Alabama 35222    OR EMAILED TO:  4 RESTORING HOPE PROJECT  
  5. 5. EXHIBIT A    Description of Project   RESTORING HOPE  A Ministry of the Christian Community Disaster Recovery      The Christian Community is coming together...  Hearing about the disaster recovery efforts of the Christian Community throughout our city/county has been inspiring. God is being glorified through these challenging days. Your leadership and participation is welcomed, wanted, and needed to enable this collective effort to be what it could be and to have the greatest level of lasting impact in our community and for God’s kingdom.   Certainly the need is great among so many families who have experienced loss, our Heavenly Father has unlimited  resources  to  bring  healing  and  hope,  and  the  people  of  God  have  demonstrated  a  deep desire to serve this community in the name of Jesus... resulting in miracle after miracle. The church can truly  celebrate  how  Jehovah  God  is  working  through  her  diverse faces with  varied  gifts,  working together  in  unity,  meeting  the  physical,  emotional,  financial,  and  spiritual  needs  of  those  seeking  to rebuild their lives. Praise the Lord! God only knows where this will lead all of us and how this process will take  shape  enabling  us  to,  in  a  much  greater  way  than  we  could  do  alone,  show  forth  the  love  and compassion  of  our  Lord.  The  collective  witness  to  Metro  Birmingham  and  Jefferson  County  will  be powerful if we continue linking ourselves together under the common banner of loving God and loving our  neighbor;  for  the  purpose  of  seeing  lives  transformed  by  the  power  of  Christ.  Pastors,  church members, and Christian business men/women are needed to help guide the effort of Restoring Hope.  Mission Statement:     Restoring Hope is a Christian‐based long‐term disaster recovery effort that exists to demonstrate the  ministry  of  Christ  throughout  the  Greater  Birmingham  community  by  rebuilding  and  restoring  families, homes, and churches.   Core Values:  Integrity | Accountability | Teamwork | Sustainability   General Objectives:  • To  provide  an  organizational  structure  to  help  mobilize  and  guide  the  church  in  responding  effectively to this disaster with the compassion of Christ.   • To  facilitate  collaboration  among  the  Christian  community  resulting  in  a  stronger  voice  with  greater impact.  5 RESTORING HOPE PROJECT  
  6. 6. • To  promote  the  welfare  of  the  impacted  communities  and  local  churches  throughout  Metro  Birmingham assisting family by family without distinction.  • To encourage and strengthen the relationships of the Christian community by working alongside  and aiding our brothers and sisters in the rebuilding of their churches and communities. Help the  church to be more visible, effective; empowered to fulfill its calling.  • To be faithful to the mandate of the church... the Great Commission – to “make disciples.”   Biblical Basis:     Seek the welfare of the city where I have sent you..., and pray to the LORD on its behalf; for in its  welfare you will have welfare. Jeremiah 29:7  “And  the  LORD  will  continually  guide  you,  and  satisfy  your  desire  in  scorched  places,  and  give  strength to your bones; and you will be like a watered garden, and like a spring of water whose  waters do not fail. 12 “Those from among you will rebuild the ancient ruins; You will raise up  the age‐old foundations; and you will be called the repairer of the breach, the restorer of the  streets in which to dwell.”  Isa 58:11‐12  The Great Commandment (Matthew 22:37‐40) ‐ loving God and loving our neighbor.   The Great Commission (Matthew 28:19‐20) – making disciples of Jesus Christ   What use is it, my brethren, if someone says he has faith but he has no works? Can that faith save  him? If a brother or sister is without clothing and in need of daily food, and one of you says to  them, “Go in peace, be warmed and be filled,” and yet you do not give them what is necessary  for their body, what use is that? Even so faith, if it has no works, is dead, being by itself. James  2:14‐17  Restoring Hope Work Teams:  Interim Team Leader(s) Financial Management  Debra Blaylock Disaster Case Management  Peaches Brown Construction Management  Herman Henderson Donations Management  J.C. Burks Volunteer Management  Keith Stanley Emotional & Spiritual Care  Chris Thompson Communications    Rick Ousley  This disaster has provided a stage for the Church of Birmingham to display, as a witness to the world, that faith in Jesus Christ is life changing and can transform a city.   6 RESTORING HOPE PROJECT  
  7. 7. EXHIBIT B    Fiscal Agent Responsibilities    1. The Fiscal Agent will establish one or more bank accounts in Birmingham, Alabama in the name  of “Christian Service Mission – Restoring Hope Account” (the “Restoring Hope Account”).  2. All funds received by the Fiscal Agent from the Supporting Organization or from any other source  specifically  designated  for  the  benefit  of  the  Project  will  be  deposited  into  the  Restoring  Hope  Account   3. The  Fiscal  Agent  will  properly  account  for  all  revenues  deposited  into  the  Restoring  Hope  Account  in  accordance  with  generally  accepted  accounting  principles  (GAAP),  as  modified  to  conform as appropriate to the accounting requirements of the Supporting Organization.   EXHIBIT C    Policies and Procedures Contributions: 1. Checks should be made payable to and mailed to Christian Service Mission – Restoring Hope Account, 3600 3rd Avenue South, Birmingham, Alabama 35222 2. All funds designated for the Project will be deposited into the Restoring Hope Account. 3. Contribution acknowledgement letters will be mailed by the Governing Board Secretary on a monthly basis. CSM will provide the donor listing to the Supporting Organization on a monthly basis. CSM will send the official donor receipt letter for tax purposes annually.Purchase Order Requests: 1. CSM will use the CSM PO form format with a notation for the Restoring Hope Project. 2. When possible, CSM will use vendors with previously established relationships with CSM. 3. Purchase orders must be approved in writing by either (i) an authorized designee of the Fiscal Agent, (ii) the Governing Board Chairman or (iii) the Governing Board Vice-Chairman.Check Request Forms: 1. The Supporting Organization will utilize CSM’s check request form format. 2. Reimbursement requests must be accompanied by original receipts for payment approval. 3. Advance of funds request must have a set turnaround time for receipts to be submitted and any unused funds returned to fiscal agent office. 4. Proper documentation and supporting documents are required for all expenditures of funds. 5. Check request may be approved by either (i) an authorized designee of the Fiscal Agent, (ii) the Governing Board Chairman or (iii) the Governing Board Vice-Chairman.Financial Reporting/Accountability Reports: 1. Fiscal Agent to provide monthly reports for all financial activities. Reports to reflect, monthly, year to date, project to date information, and a New Donor Information Report. 2. All supporting documents shall be made available for review by the Restoring Hope Finance Team, as established by the Governing Board, at any time with reasonable notice to the Fiscal Agent. 7 RESTORING HOPE PROJECT  
  8. 8. EXHIBIT D    Governing Board   The Restoring Hope Steering Committee Officers (“Governing Board”) have the authority to approve all disbursements from the Restoring Hope Account, or their designated representative if they cannot be present, or their replacement if they resign.  (from EXHIBIT C: Policies and Procedures) Check request may be approved by either (i) an authorizeddesignee of the Fiscal Agent, (ii) the Governing Board Chairman or (iii) the Governing Board Vice-Chairman. Current Restoring Hope Steering Committee  Chair:    Saint Green Vice Chair:  Debra Blaylock Secretary:  Maxine Nichols  Restoring Hope Work Teams:  Interim Team Leader: Financial Management  Debra Blaylock Disaster Case Management  Peaches Brown Construction Management  Herman Henderson Donations Management  J.C. Burks Volunteer Management  Keith Stanley Emotional & Spiritual Care  Chris Thompson Communications  Rick Ousley   8 RESTORING HOPE PROJECT