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Conceptos de la administración de proyectos

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Presentación PPT Administración de proyectos

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  • 1. Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo IlseRodríguez Montero José LuisCONCEPTOS DE LAADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
  • 2. La vida de un proyecto El proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr un objetivo especifico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de recursos. Los proyectos nacen cuando una necesidad es descubierta por el cliente, es decir, por personas o una organización dispuestas a aportar los fondos para atenderla.
  • 3. Fases del ciclo de vida de un proyecto 1.- Primera fase: Consiste en identificar una necesidad, un problema o una oportunidad. 2.- Segunda fase: Consiste en desarrollar una solución de la necesidad o problema 3.- Tercera fase: Consiste en poner en práctica la solución propuesta. 4.- Cuarta fase: Terminación del proyecto.
  • 4. Administración de proyectos Es un proceso que consiste en establecer primero un plan e implementarlo después para alcanzar el objetivo. Un proyecto no podrá realizarse exitosamente si no se dedica tiempo a preparar un plan bien elaborado.
  • 5. Atributos del proyecto El proyecto tiene un objetivo bien definido. Un proyecto se lleva a cabo en una serie de actividades independientes. En un proyecto se echa mano de varios recursos. Un proyecto tiene un marco temporal específico. Un proyecto puede ser un esfuerzo único. Un proyecto tiene un cliente.
  • 6. Conceptos Básicos Alcance del proyecto: Es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas cumplan con los requisitos o criterios de aceptación. El costo: Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto. El programa: Es el cronograma que especifica cuándo empezarán y terminarán las actividades.
  • 7. Factores que restringen el éxito del proyecto
  • 8. Pasos de planeación para la administración de un proyecto. 1.- Definir con claridad el objetivo de un proyecto. 2.- Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes o “paquetes de trabajo” 3.- Definir las actividades específicas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
  • 9.  4.- Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red. 5.- Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad. 6.- Hacer un estimado de costos por cada actividad
  • 10.  7.- Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.
  • 11. La Planeación Determina qué se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base.
  • 12. Plan de línea base Es un gráfico o tabular por cada periodo. La información debe incluir: Las fechas de inicio y terminación de cada actividad. Las cantidades de los diversos recursos que se necesitarán durante cada periodo. El presupuesto para cada periodo, así como el presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto a través de cada periodo.
  • 13.  La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planteado oportuna y periódicamente y, si es necesario realizar la acción correctiva de inmediato. El beneficio definitivo de poner en práctica técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho.
  • 14. Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo IlseRodríguez Montero José LuisGuzman FernandoCAPITULO 2IDENTIFICACIÓN DE LASNECESIDADES.
  • 15. Identificación de las necesidades Es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad y termina con la emisión de una solicitud de propuesta (SDP) El cliente identifica una necesidad, un problema o una oportunidad para una mejor forma de hacer algo y por consiguiente tener un beneficio.
  • 16.  Es importante cuantificar el problema para poder determinar si los beneficios esperados de poner en práctica una solución compensa el costo a realizar el proyecto y, si es así, con cuánto. Una vez que se ha estimado la magnitud del beneficio de la mejoría, el cliente puede determinar el presupuesto para un proyecto que la ponga en práctica.
  • 17. Selección de proyectos Se evalúan varias necesidades u oportunidades y luego se decide cuál de ellas se convertira en un proyecto. Beneficios y consecuencias Ventajas y desventajas Pros y contras
  • 18. Pasos de la selección de proyectos 1.- Establecer un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad (inversión requerida, costo de la manufactura, volúmen previsto de ventas). 2.- Listar las suposiciones que séran la base de cada oportunidad (Conseguir un préstamo bancario para la construcción).
  • 19.  3.- Recabar datos e información sobre cada oportunidad para garantizar una decisión inteligente 4.- Evaluar las oportunidades a partir de los criterios.
  • 20. Solicitud de propuesta El propósito de preparar una solicitud de propuestas es exponer, en forma ámplia y detallada, lo que se requiere. Una buena SDP permite a los contratistas o al equipo de proyectos comprender qué espera el cliente, de modo que puedan elaborar una propuesta bien preparada que sátisfara los requisitos del cliente a un precio realista.
  • 21.  Una SDP tiene que proporcionar una descripción del trabajo. Esta se relaciona on dl alcance del proyecto, exponiendo las tareas que el cliente quiere que realice el contratista. La SDP tiene que incluir los requisitos del cliente, que define las especificaciones y los atributos
  • 22.  La SDP debe especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o el equipo del proyecto. La SDP debe relacionar cualesquiera artículos suministrados por el cliente. La SDP podrá expresar las aprobaciones que requiere el cliente.
  • 23.  Una SDP podrá expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente. La SDP puede expresar el programa requerido para la terminación del proyecto. La SDP puede proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista.
  • 24.  La SDP debe señalar la fecha de vencimiento para el cual el cliente espera que los posibles contratistas presenten sus propuestas. Una SDP quizá incluya los criterios de evaluación. En casos raros, una SDP señalará los fondos que tiene el cliente para gastar en el proyecto.
  • 25.  Una vez que se ha preparado la SDP, el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles contratistas que la SDP esté disponible. Los clientes y contratistas consideran el proceso de SDP como una situación competitiva. Los clientes deben tener cuidado de no proporcionar a uno o más contratistas información que no se entregue a los demás contratistas interesados.
  • 26. Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo IlseRodríguez Montero José LuisGuzmán FernandoCAPITULO 3SOLUCIONES PROPUESTAS
  • 27. Mercadotecnia previa a la SDP Los contratistas no deben esperar hasta que los clientes la solicitud formal de una SDP para comenzar a desarrollar propuestas. Los contratistas deben mantener comunicación frecuente con sus clientes anteriores, actuales e indicar contactos con otros potenciales.
  • 28. Decisión de licitar/No Licitar Se pueden tomar en cuenta algunos de los siguientes factores: 1.- COMPETENCIA ¿Qué otros contratistas podrán presentar también una propuesta? 2.- RIESGO ¿Existe el riesgo de que el proyecto no tenga éxito? 3.- MISIÓN ¿El proyecto es coherente con la misión de negocios del cliente?
  • 29.  4.- AMPLIACIÓN DE CAPACIDADES ¿El proyecto le proporcionara al contratista la oportunidad de ampliar y mejorar sus capacidades? 5.- REPUTACIÓN ¿El contratista ha completado con éxito proyectos y ha dejado satisfecho al cliente? 6.- FONDOS DEL CLIENTE ¿El cliente tiene en realidad fondos disponibles para seguir adelante con el proyecto?
  • 30.  RECURSOS DE LA PROPUESTA ¿Existen los recursos apropiados para presentar una propuesta de calidad? RECURSOS DEL PROYECTO ¿Existen disponibles los recursos apropiados para llevar a cabo el proyecto, si el contratista es seleccionado como el ganador?
  • 31. Desarrollo de propuesta Una propuesta es un documento vendedor; no es un informa técnico. En la propuesta el contratista debe de convencer al cliente de: Comprende lo que el cliente esta buscando Puede llevar a cabo el proyecto propuesto Proporcionará mayor valor para cliente Es el mejor contratista para solucionar el problema Hará el trabajo en forma profesional
  • 32.  Lograra los resultados deseados Completara el proyecto dentro del presupuesto y de acuerdo al programa Dejara satisfecho al cliente.
  • 33. Contenido de la propuesta Con frecuencia las propuestas se organizan en tres secciones: Técnicas Administrativas Costos
  • 34. Sección Técnica La sección técnica debe contener los elementos siguientes: 1.- Comprensión del problema: El contratista pone en manifiesto que comprende el problema o la necesidad del problema 2.- Enfoque o solución propuesta: Algunos problemas requieren una propuesta de solución especifica.
  • 35.  3.- Beneficio para el cliente: El contratista debe expresar como la solución o el enfoque propuesto beneficiaran al cliente.
  • 36. Sección Administrativa La sección administrativa debe contener los siguientes elementos: 1.- Descripción de las tareas de trabajo: El contratista tiene que definir las tareas importantes que realizarán para llevar a cabo el proyecto. 2.- Productos o servicios a entregar: El contratista debe incluir una relación de todos los productos o servicios a entregar.
  • 37.  3.- Programa del proyecto: El contratista debe proporcionar un programa para realizar las tareas importantes requeridas para completar el proyecto. 4.- Organización del proyecto: El contratista debe describir como se organizarán en el trabajo y los recursos para realizar el proyecto. 5.- Experiencia relacionada: Debe proporcionar una relación de proyectos que ha terminado.
  • 38.  6.- Equipos e instalaciones: Algunos proyectos requieren que el contratista use o tenga acceso a equipos especiales como computadoras.
  • 39. Sección de Costos La sección de costos debe contener los elementos siguientes: 1.- Mano de obra Proporciona los costos estimados para las diversas clasificaciones de las personas que se espera trabajen el proyecto. 2.- Materiales: Costo de los materiales que necesita comprar el contratista para el proyecto.
  • 40.  3.- Subcontratistas y asesores: Contratación de asesores para el proyecto. 4.- Alquiler de equipos e instalaciones: En ocasiones el contratista tendrá que alquilar equipos especiales. 5.- Viajes: Si se requiere viajar, se pondrá los costos de los mismos. 6.- Documentación: Impresión de manuales, informes, etc.
  • 41.  7.- Gastos indirectos: Aumento de porcentajes a los costos de las partidas de la 1 a la 6 para cubrir gastos indirectos. 8.- Aumentos: Aumento en las tasas de los salarios y los incrementos de costo de los materiales. 9.- Contingencias: Para cubrir lo inesperado 10.- Honorarios y utilidades: Costo total mas la utilidad que el contratista pone al proyecto.
  • 42. Consideraciones de fijación de precios Al determinar el precio para el proyecto propuesto, el contratista tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes: 1.- Confiabilidad de los estimados del costo: ¿Tiene confianza el contratista en que el costo total para el proyecto propuesto es completo y exacto?
  • 43.  2.- Riesgo Si el proyecto propuesto incluye una actividad que no se ha llevado a cabo antes. 3.- Valor del proyecto para el contratista: Hay ocasiones en las que el contratista esté dispuesto a aceptar un precio ajustado o bajo. 4.- Presupuesto del cliente: Conocer el presupuesto con el que el cliente cuenta para la realización del proyecto
  • 44.  5.- Competencia: Si se espera que muchos contratistas presenten propuestas como respuesta a la SDP de un cliente.
  • 45. Evaluación de las propuestas por el cliente. Entre los criterios que pueden ser utilizados por los clientes al evaluar las propuestas, se incluyen los siguientes: Cumplimiento con la descripción del trabajo y los requisitos del cliente presentados en la SDP Comprensión por parte del contratista del problema o la necesidad del cliente.
  • 46.  Lo correcto y lo práctico del enfoque propuesto por el contratista para solucionar el problema. La experiencia y el éxito del contratista en proyectos similares La experiencia del personal clave que será asignado a trabajar en el proyecto. La capacidad administrativa
  • 47.  Realismo del programa del contratista Precio
  • 48. Tipos de contrato Un contrato es un vehículo para establecer buena comunicación entre el cliente y el contratista y llegar a una comprensión mutua con claras expectativas que aseguren el éxito del proyecto.
  • 49.  Contrato de precio fijo: El cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. El precio permanece fijo a menos de que el cliente y el contratista estén de acuerdo en cambios. Contrato de reembolso del costo: El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales con independencia de la cantidad, mas alguna utilidad acontada.
  • 50. Clausulas del contrato A continuación se presentan algunas cláusulas que se pueden incluir en los contratos de proyectos: 1.- Exposición falsa de los costos: Establecer que es ilegal que el contratista exagere las horas o los costos gastados en el proyecto. 2.- Aviso de exceso en los costos o demoras en el programa: Circunstancias que se deben notificar de inmediato al cliente de cualquier exceso real o previsto en los costos o demoras del proyecto
  • 51.  3.- Aprobación de los subcontratistas: Señala cuando el contratista necesita obtener la aprobación por adelantado del cliente. 4.- El equipo o la información a proporcionar por el cliente: Relaciona las partidas que proporcionara el cliente al contratista durante el proyecto y las fechas en las que estarán a disposición. 5.- Patentes: Abarca la propiedad de patentes que puedan resultar de realizar el proyecto. 6.- Divulgación de información confidencial: Prohíbe a una de las partes revelar a alguien más, o usar para cualquier propósito distinto al trabajo en el proyecto.
  • 52.  7.- Consideraciones internacionales: Especifica los ajustes que se tienen que hacer para clientes en otros países. 8.- Cancelación: Presenta las condiciones bajo las cuales el cliente puede dar por terminado el contrato. 9.- Condiciones de pago: Se refiere a la base sobre que el cliente hará pagos al contratista. 10.- Pagos por primas/penalidades: Algunos contratos tienen una cláusula de primas, por el cual el cliente le pagará al contratista una prima si termina el proyecto antes de lo programado.
  • 53.  11.- Cambios: Abarca el procedimiento para proponer, aprobar y poner en práctica cambios al alcance o al programa del proyecto.
  • 54. Placencia Palacios BereniceCastro Montalvo IlseRodríguez Montero José LuisGuzmán FernandoCAPITULO 4EL PROYECTO
  • 55. Planeación del proyecto La tercera fase del ciclo de vida del proyecto tiene dos partes: hacer su planeación detallada y después poner en práctica ese plan, para lograr el objetivo del mismo. La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto.
  • 56. Pasos de la planeación 1.- Definir con claridad el objetivo del proyecto 2.- Dividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes de trabajo 3.- Definir actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo.
  • 57.  4.- Presentar la manera gráfica las actividades mediante un diagrama de red. 5.- Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. 6.- Calcular el costo estimado para cada actividad. 7.- Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede lograr dentro del tiempo requerido.
  • 58.  8.- Integrar los equipos y programas de computación y probar el sistema. 9.- Preparar los requisitos de instalación como los planos de pis0 y las condiciones del servicio. 10.-Preparar los materiales de capacitación 11.- Embarcar el equipo a la fábrica del cliente a instalarlo
  • 59.  12.- Realizar la capacitación del cliente 13.- Realizar las pruebas finales de aceptación
  • 60. Control del proyecto La clave para el control del proyecto efectivo es medir el progreso real y compararlo con el planeado en forma periódica y oportuna y llevar a cabo la acción correctiva de inmediato si es necesaria.
  • 61.  1.- Datos sobre el desempeño real; esto incluye:  El tiempo real en que se iniciaron y/o terminaron las actividades. Los gastos reales gastados y comprometidos. 2.- Información sobre cualquier cambio en el alcance, el programa y el presupuesto del proyecto.
  • 62. Terminación del proyecto La cuarta y última fase del ciclo de vida del proyecto es terminarlo. El propósito de terminar apropiadamente el proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro.
  • 63. Fases del ciclo de vida
  • 64. Evaluación interna posterior a la terminación del proyecto. Internamente deben realizarse dos tipos de reuniones; las individuales con los miembros del equipo y la de grupo con el equipo del proyecto.
  • 65.  Temas a discusión bajo cada una de las partidas: Desempeño técnico Desempeño en cuanto a costos Desempeño del programa Planeación y control del proyecto Relaciones con el cliente Relaciones de equipo Comunicación
  • 66.  Identificación y solución del problema Recomendaciones