VidenDanmark seminar: Dan Thomsen 310311

Information Management

Gartner: Enterprise Information Management
Gartner defines EIM as an integrative discipline for structuring, describing and governing information assets, regardless of organizational and technological boundaries, to improve operational efficiency, promote transparency and enable business insight
One of the key drivers of EIM is to overcome decades of "silo-based," application-centric development, in which each system maintained its own version of data and process rules to suit local performance needs. This resulted in duplication and a lack of agility within the organization
See "Achieving Agility: How Enterprise Information Management Overcomes Information Silos")
The role of technology in managing information, particularly the need for a common, information-centric infrastructure to support the increasing need to share and exchange all types of information (structured and unstructured)
Gartner: Putting Enterprise Information Management in Context
Enabling Infrastructure: The five EIM technology functions are achieved:
Integrated subject and domain areas
Continuous and seamless information flows
Metadata management and semantic reconciliation
Data integration across the IT portfolio
Unified and converged contentGartner: From IM to EIM: An Adoption Model

Virkeligheden for viden medarbejdere
For at gennemføre opgaver, kræver det ofte at videnmedarbejderen skal besøge mange systemer med forskellig søgesystematik for at kunne danne sig et overblik og bruge relevante informationer. Det medfører i praksis mangel på overblik, uproduktiv tid brugt på at lede og frustrerede brugere

ScanJouriBox
Udfordring
Mange fortæller at det er svært at overskue og genfinde information. Informationsmængderne er eksploderet og selv med velfungerende ESDH løsninger viser erfaringer at op til 50% af organisationens dokumenter bliver gemt i en mere ustruktureret form f.eks. i filsystemet eller i SharePoint.
Der er kvalitetsmæssige udfordringer fordi det er svært at overskue dokumentation
Der er effektivitetsmæssige udfordringer fordi det er dyrt at finde og genbruge dokumentation
Der er brugergrupper som har svært ved at søge den strukturerede information i ESDH systemet

Case: iBox i Udenrigsministeriet
- den ”Orange Revolution”
Udfordring:
Det var svært for medarbejderne at finde de rigtige dokumenter og sager. Det var svært at få et overblik over hvad der er, samt at informationer ofte er ligger uden for ESDH systemet
Udenrigsministeriet ønskede muligheden for helt enkelt at kunne søge på tværs af dokumentation fra forskellige kilder og muligheden for at kunne skabe et samlet overblik over relevant dokumentation.
UM og iBox:
2.5+ mill. dokumenter fra UM-ARK (ScanJour G arkiv) og 2.5+ mill. dokumenter fra fællesdrevet er nu gjort søgbare via iBox. iBox har automatisk opmarkeret filerne på fællesdrevet med over 15 mio. metadata termer. Herunder: Lande, Ministerier, Folkevalgte, Afdelinger, Møder, Emner, Byer, Status og Form
Nye muligheder:
Effektivitet, gennem genbrug af information
Overblik, over information på tværs af kilder
Enkel navigation i information
Kvalitet, ved at kunne overskue relevant information
Simpelt, kræver ikke uddannelse

Udenrigsministeriet

Organisationers information management udfordringer
Man ved ikke hvad man har/ved, der er ingen overblik
Videnarbejdere kan ikke finde det de har
Det er svært at stille det rette spørgsmål
Informationer er spredt på tværs af systemer
Med hver deres måde at arbejde med informationer på
Med hver deres type af egenskaber og metadata
Studier har vist, at videnarbejdere gennemsnitlig spilder op til 10 timer ugentlig på at søge efter informationer samt at duplikerer informationer. The Hidden Costs of Information Work IDC. April 2006

Informationer bliver gemt i forskellige typer af systemer, som hver for sig har forskellige evner til at håndtere eller ikke-håndtere metadata
?
File Server
Intranet
ESDH
Metadata
Metadata

. . . hvilke resulterer i konventionel fritekstsøgning med lav Findability™
SearchIndex
Konventionel fritekstsøgning
Datakilder har ofte ingen eller forskellige typer af metadata
?
File Server
Intranet
ESDH
Metadata
Metadata
Findability™ er lav*:
Der er ingen overblik
Fritekstsøgning fanger kun 33% af relevante informationer
Brugere der søger anvender ikke samme ord som forfattere
* Kilde: BBC, Danish Broadcasting Corporation, Forrester, BT og Alta Vista

iBox infrastruktur
iBox
Server
Struktureret iBox søgning på tværs af forskellige platforme
Autoklassifikation
?
File Server
Intranet
ESDH
Metadata
Metadata
Bibliotekskort
Bibliotekskort
Bibliotekskort
Bibliotekskort
Central (meta) metadata model på tværs af platforme

iBox udnytter og håndtere eksisterende datastrukturer, samt anvender dette til effektiv klassifikation af ustrukturerede informationer
Struktureret
data
Ustrukturerede
information
iBox Metadata Model
?
Active Directory
Industri
Kunde
ansvarlig
Dokument
type
File Server
ERP
Kunder
Kunde
adresse
ProjektType
Projekt
Kontor
adresse
SharePoint
SQL
Afdeling
Forfatter
Emne
Rolle
SharePoint
Andet

iBox anvender unikt forskellige metoder for autoklassifikation for at få den mest effektive klassifikation
Felt / Property
iBox laver et bibliotektskortet på filen: ”Proposal ....”
Industri
Lokation
Dokument
type
Kunde
ansvarlig
Relationer
Kunde
Titel: ”Proposal ....”
Kunde
adresse
Projekt
type
Projekt
Kontor
adresse
Afdeling
Forfatter
Emne
Indhold
Rolle
Forfatter
Forfatter

Tilbud
Demo

Overblik
Profil:
Land: USA
Industri: Pharma
Selskab:
Purdue Pharma L.P. er et pharmaceutisk selskab som er kendt for dens forskning og produkter inden for arbejdet med kroniske smerter. Hovedkontor er Stamford, Connecticut. Der er 1200 medarbejdere
Den forretningsmæssige udfordring:
Purdue havde besluttet at outsource deres kliniske forsøg. De havde således brug for helt nye forretningsprocesser for at kunne arbejde effektivt med dokumentationen
www.purduepharma.com

Pharma valueChain
Regulatory Affairs
Clinical Trials
Pre-clinical Development & Studies
Research(Discovery)
Marketing & Sales
Manufacturing
Phase I
Phase II
Phase III
Submission
Research & Development (R&D)

Hvordan
Der blev afholdt workshops hos Purdue Pharma, hvor vi identificerede dokument flowet, udfordringerne og succeskriterier for, hvorledes informationer skulle klassificeres samt hvilke krav der var til informationssøgning
Dernæst blev ved hjælp af deres kliniske projekt-databaser samt deres databaser over produkter og ingredienser lavet en samlet metadatamodel
Kilder blev identificeres
Der blevet lavet ”SQL views” der automatisk opdaterede iBoxen
Auto-klassifikationen blev konfigureret og sat op
Dette blev inkluderet i SharePoint site template, som bliver brugt til oprettelse af nye kliniske projekter
Alle dokumenter bliver lagret i SharePoint, auto klassificeret af iBox og dernæst automatisk kopieret til dokumenthåndteringssystemet inkl. alle metadata
Al søgning foregår via iBox
Løsningen blev sat i drift og administreres 100% af Purdue Pharma
Hele projekt har taget sammenlagt 3 måneder

Eksempler på deres krav:
Userequirements for information management
Give me all the final ICHdocuments, written in the last halfyearwhich have beenTransferred
Give me all the 25% Data transfer documents from the StudyPAL9999orPUB9999
Give me all the Final Data Validation Plan from the last threemonths
Give me the Final InformedConsentfor the studyOXY9999
Give me the latestStatistical Analyses Plan for the Projects: Palladone
Analyses requirements for informations management
Whatare all the study´swhere the ActiveIngredient ” oxycodoneHClcontrolled-release” is used
Who has workedwithVendor Z in the last year and onwhichprojects
What is the Final Approval Date for the Data Validation Plans for the OxyConton Project
17

Purdue Pharma – Relations in Model

Purdue Pharma – SharePoint

Purdue Pharma – SharePoint Folder Structure

Purdue Pharma – iBox Search

Fordele for Purdue Pharma*
Fordi metadata bliver påført automatisk (op til 38 forskellige) skal Purdue ikke bruge tid på at opmarkere manuelt
Fordi kvaliteten af den automatiske opmarkering er høj, bruger medarbejderne langt mindre tid på kvalitetskontrol
Tidligere tog det Purdue op til en halv dag at lave et nyt klinisk projekt-site - det kan nu gøres inden for få minutter
Purdue bruger automatisk notification, når nye dokumenter tilføjes et site, således at medarbejdere automatisk ved, når der er sket ændringer
Den nye løsning kan spare uger og nogle gange måneder for Purdue, når de skal afslutte et klinisk projekt
*Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model”

Hvad siger Purdue selv?
“The iBox and SharePoint Portal Server solution makes our drug development model - and our business - practical. How do you measure the return on investment of that?”
Anthony Sclafani, Assistant Director, Collaborative Business Solutions, Purdue Pharma
“We can do things we simply couldn’t do before. We can access and review information in ways that were too time-consuming to contemplate without this solution.”
Charles Willmer, Senior Director of Clinical Systems, Purdue Pharma
*Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model”

http://www.videndanmark.dk	76
https://videndanmark.podio.com	5
http://translate.googleusercontent.com	3
http://videndanmark.dk	1

VidenDanmark seminar: Dan Thomsen 310311

by VidenDanmark on Apr 01, 2011

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

4 Embeds 85

Statistics

VidenDanmark seminar: Dan Thomsen 310311 — Presentation Transcript