VidenDanmark seminar: Dan Thomsen 310311
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

VidenDanmark seminar: Dan Thomsen 310311

  • 1,389 views
Uploaded on

VidenDanmark seminar om Elektronisk Dokumenthåndtering og Enterprise Search Best Practice 2011. ...

VidenDanmark seminar om Elektronisk Dokumenthåndtering og Enterprise Search Best Practice 2011.
31. marts 2011.
Dan Thomsen fra Ibox, Scan Jour fortæller om Informationsrevolution i Udenrigsministeriet.

More in: Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,389
On Slideshare
1,227
From Embeds
162
Number of Embeds
4

Actions

Shares
Downloads
5
Comments
0
Likes
0

Embeds 162

http://www.videndanmark.dk 146
http://videndanmark.dk 8
https://videndanmark.podio.com 5
http://translate.googleusercontent.com 3

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Information Management
  • 2. Gartner: Enterprise Information Management
    Gartner defines EIM as an integrative discipline for structuring, describing and governing information assets, regardless of organizational and technological boundaries, to improve operational efficiency, promote transparency and enable business insight
    One of the key drivers of EIM is to overcome decades of "silo-based," application-centric development, in which each system maintained its own version of data and process rules to suit local performance needs. This resulted in duplication and a lack of agility within the organization
    See "Achieving Agility: How Enterprise Information Management Overcomes Information Silos")
    The role of technology in managing information, particularly the need for a common, information-centric infrastructure to support the increasing need to share and exchange all types of information (structured and unstructured)
    Gartner: Putting Enterprise Information Management in Context
    Enabling Infrastructure: The five EIM technology functions are achieved:
    • Integrated subject and domain areas
    • 3. Continuous and seamless information flows
    • 4. Metadata management and semantic reconciliation
    • 5. Data integration across the IT portfolio
    • 6. Unified and converged contentGartner: From IM to EIM: An Adoption Model
  • Virkeligheden for viden medarbejdere
    For at gennemføre opgaver, kræver det ofte at videnmedarbejderen skal besøge mange systemer med forskellig søgesystematik for at kunne danne sig et overblik og bruge relevante informationer. Det medfører i praksis mangel på overblik, uproduktiv tid brugt på at lede og frustrerede brugere
  • 7. ScanJouriBox
    Udfordring
    Mange fortæller at det er svært at overskue og genfinde information. Informationsmængderne er eksploderet og selv med velfungerende ESDH løsninger viser erfaringer at op til 50% af organisationens dokumenter bliver gemt i en mere ustruktureret form f.eks. i filsystemet eller i SharePoint.
    • Der er kvalitetsmæssige udfordringer fordi det er svært at overskue dokumentation
    • 8. Der er effektivitetsmæssige udfordringer fordi det er dyrt at finde og genbruge dokumentation
    • 9. Der er brugergrupper som har svært ved at søge den strukturerede information i ESDH systemet
  • Case: iBox i Udenrigsministeriet
    - den ”Orange Revolution”
    Udfordring:
    Det var svært for medarbejderne at finde de rigtige dokumenter og sager. Det var svært at få et overblik over hvad der er, samt at informationer ofte er ligger uden for ESDH systemet
    Udenrigsministeriet ønskede muligheden for helt enkelt at kunne søge på tværs af dokumentation fra forskellige kilder og muligheden for at kunne skabe et samlet overblik over relevant dokumentation.
    UM og iBox:
    2.5+ mill. dokumenter fra UM-ARK (ScanJour G arkiv) og 2.5+ mill. dokumenter fra fællesdrevet er nu gjort søgbare via iBox. iBox har automatisk opmarkeret filerne på fællesdrevet med over 15 mio. metadata termer. Herunder: Lande, Ministerier, Folkevalgte, Afdelinger, Møder, Emner, Byer, Status og Form
    Nye muligheder:
    • Effektivitet, gennem genbrug af information
    • 10. Overblik, over information på tværs af kilder
    • 11. Enkel navigation i information
    • 12. Kvalitet, ved at kunne overskue relevant information
    • 13. Simpelt, kræver ikke uddannelse
  • Udenrigsministeriet
  • 14. Organisationers information management udfordringer
    • Man ved ikke hvad man har/ved, der er ingen overblik
    • 15. Videnarbejdere kan ikke finde det de har
    • 16. Det er svært at stille det rette spørgsmål
    • 17. Informationer er spredt på tværs af systemer
    • 18. Med hver deres måde at arbejde med informationer på
    • 19. Med hver deres type af egenskaber og metadata
    Studier har vist, at videnarbejdere gennemsnitlig spilder op til 10 timer ugentlig på at søge efter informationer samt at duplikerer informationer. The Hidden Costs of Information Work IDC. April 2006
  • 20. Informationer bliver gemt i forskellige typer af systemer, som hver for sig har forskellige evner til at håndtere eller ikke-håndtere metadata
    ?
    File Server
    Intranet
    ESDH
    Metadata
    Metadata
  • 21. . . . hvilke resulterer i konventionel fritekstsøgning med lav Findability™
    SearchIndex
    Konventionel fritekstsøgning
    Datakilder har ofte ingen eller forskellige typer af metadata
    ?
    File Server
    Intranet
    ESDH
    Metadata
    Metadata
    Findability™ er lav*:
    • Der er ingen overblik
    • 22. Fritekstsøgning fanger kun 33% af relevante informationer
    • 23. Brugere der søger anvender ikke samme ord som forfattere
    * Kilde: BBC, Danish Broadcasting Corporation, Forrester, BT og Alta Vista
  • 24. iBox infrastruktur
    iBox
    Server
    Struktureret iBox søgning på tværs af forskellige platforme
    Autoklassifikation
    ?
    File Server
    Intranet
    ESDH
    Metadata
    Metadata
    Bibliotekskort
    Bibliotekskort
    Bibliotekskort
    Bibliotekskort
    Central (meta) metadata model på tværs af platforme
  • 25. iBox udnytter og håndtere eksisterende datastrukturer, samt anvender dette til effektiv klassifikation af ustrukturerede informationer
    Struktureret
    data
    Ustrukturerede
    information
    iBox Metadata Model
    ?
    Active Directory
    Industri
    Kunde
    ansvarlig
    Dokument
    type
    File Server
    ERP
    Kunder
    Kunde
    adresse
    ProjektType
    Projekt
    Kontor
    adresse
    SharePoint
    SQL
    Afdeling
    Forfatter
    Emne
    Rolle
    SharePoint
    Andet
  • 26. iBox anvender unikt forskellige metoder for autoklassifikation for at få den mest effektive klassifikation
    Felt / Property
    iBox laver et bibliotektskortet på filen: ”Proposal ....”
    Industri
    Lokation
    Dokument
    type
    Kunde
    ansvarlig
    Relationer
    Kunde
    Titel: ”Proposal ....”
    Kunde
    adresse
    Projekt
    type
    Projekt
    Kontor
    adresse
    Afdeling
    Forfatter
    Emne
    Indhold
    Rolle
    Forfatter
    Forfatter
  • 27. Tilbud
    Demo
  • 28. Overblik
    Profil:
    Land: USA
    Industri: Pharma
    Selskab:
    Purdue Pharma L.P. er et pharmaceutisk selskab som er kendt for dens forskning og produkter inden for arbejdet med kroniske smerter. Hovedkontor er Stamford, Connecticut. Der er 1200 medarbejdere
    Den forretningsmæssige udfordring:
    Purdue havde besluttet at outsource deres kliniske forsøg. De havde således brug for helt nye forretningsprocesser for at kunne arbejde effektivt med dokumentationen
    www.purduepharma.com
  • 29. Pharma valueChain
    Regulatory Affairs
    Clinical Trials
    Pre-clinical Development & Studies
    Research(Discovery)
    Marketing & Sales
    Manufacturing
    Phase I
    Phase II
    Phase III
    Submission
    Research & Development (R&D)
  • 30. Hvordan
    Der blev afholdt workshops hos Purdue Pharma, hvor vi identificerede dokument flowet, udfordringerne og succeskriterier for, hvorledes informationer skulle klassificeres samt hvilke krav der var til informationssøgning
    Dernæst blev ved hjælp af deres kliniske projekt-databaser samt deres databaser over produkter og ingredienser lavet en samlet metadatamodel
    Kilder blev identificeres
    Der blevet lavet ”SQL views” der automatisk opdaterede iBoxen
    Auto-klassifikationen blev konfigureret og sat op
    Dette blev inkluderet i SharePoint site template, som bliver brugt til oprettelse af nye kliniske projekter
    Alle dokumenter bliver lagret i SharePoint, auto klassificeret af iBox og dernæst automatisk kopieret til dokumenthåndteringssystemet inkl. alle metadata
    Al søgning foregår via iBox
    Løsningen blev sat i drift og administreres 100% af Purdue Pharma
    Hele projekt har taget sammenlagt 3 måneder
  • 31. Eksempler på deres krav:
    Userequirements for information management
    Give me all the final ICHdocuments, written in the last halfyearwhich have beenTransferred
    Give me all the 25% Data transfer documents from the StudyPAL9999orPUB9999
    Give me all the Final Data Validation Plan from the last threemonths
    Give me the Final InformedConsentfor the studyOXY9999
    Give me the latestStatistical Analyses Plan for the Projects: Palladone
    Analyses requirements for informations management
    Whatare all the study´swhere the ActiveIngredient ” oxycodoneHClcontrolled-release” is used
    Who has workedwithVendor Z in the last year and onwhichprojects
    What is the Final Approval Date for the Data Validation Plans for the OxyConton Project
    17
  • 32. Purdue Pharma – Relations in Model
  • 33. Purdue Pharma – SharePoint
  • 34. Purdue Pharma – SharePoint Folder Structure
  • 35. Purdue Pharma – iBox Search
  • 36. Purdue Pharma – iBox Search
  • 37. Purdue Pharma – iBox Search
  • 38. Purdue Pharma – iBox Search
  • 39. Purdue Pharma – iBox Search
  • 40. Fordele for Purdue Pharma*
    Fordi metadata bliver påført automatisk (op til 38 forskellige) skal Purdue ikke bruge tid på at opmarkere manuelt
    Fordi kvaliteten af den automatiske opmarkering er høj, bruger medarbejderne langt mindre tid på kvalitetskontrol
    Tidligere tog det Purdue op til en halv dag at lave et nyt klinisk projekt-site - det kan nu gøres inden for få minutter
    Purdue bruger automatisk notification, når nye dokumenter tilføjes et site, således at medarbejdere automatisk ved, når der er sket ændringer
    Den nye løsning kan spare uger og nogle gange måneder for Purdue, når de skal afslutte et klinisk projekt
    *Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model”
  • 41. Hvad siger Purdue selv?
    “The iBox and SharePoint Portal Server solution makes our drug development model - and our business - practical. How do you measure the return on investment of that?”
    Anthony Sclafani, Assistant Director, Collaborative Business Solutions, Purdue Pharma
    “We can do things we simply couldn’t do before. We can access and review information in ways that were too time-consuming to contemplate without this solution.”
    Charles Willmer, Senior Director of Clinical Systems, Purdue Pharma
    *Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model”