VidenDanmark seminar: Bjerne Hansen 310311

www.esdh-specialisten.dk v/Bjerne Hansen Det gode ESDH-Projekt

ESDH-systemets succes afhænger af medarbejdernes forudsætninger og måder at bruge systemet på!

Kriterier for succes
Ledelsen bakker synligt op om projektet
Forhindre at projektet bliver modarbejdet
Tydelige mål med implementeringen
Tydelige krav i forhold til journalisering
Lang tidshorisont
” Uden ledelsens opbakning går den organisatoriske implementering meget langsom eller helt i stå”

Der hersker utilfredshed med Superbrugerne, da man inden for visse områder ikke finder disse erfarne og fortrolige nok med anvendelsen af ESDH-systemet. Specielt i forbindelse med de mere sagsbehandlingsbetingede problemer er det ikke altid muligt at få hjælp fra superbrugerne, da de typisk beskæftiger sig med oprettelser og registrering. (Typisk HK’er som tidligere hare været journalmedarbejdere)
Cheferne er uden betydning som hjælp til anvendelsen af ESDH. 80 % af medarbejderne mener ikke, at de kan få hjælp fra deres nærmeste chef.
Det er problematisk, at hverken chefer eller superbrugere er forbilleder for brugen af ESDH og ofte ikke kan afhjælpe medarbejdernes problemer med systemet.
Support

Konsekvens af at bruge lokaldrev, papir, e-mail og USB-nøgler uden at registrere det i ESDH-systemet, giver ikke et reelt billede af en sags indhold
Sagsbehandlingstiden forlænges væsentligt ved den fysiske transport, frem for elektronisk form. Derudover kan det være vanskeligt at lokalisere, hvor i processen sagen er og i den forbindelse styring af frister. Endvidere er det usikkert, hvorvidt alle rettelser kommer med i det endelige dokument.
Aflevering til Statens arkiver vanskeliggøres
Sager om aktindsigt kan blive en ´pinlig´ affære
Lovgivningen overholdes ikke. (Forvaltningsloven og persondataloven)
Konsekvenser

Størstedelen af de gennemgåede problemstillinger opstår på grund af manglende viden om ESDH systemet.
Forhold som undervisning, vejledninger og supportfunktionerer er således aldeles vigtig, for at opnå en god og stabil anvendelse af ESDH, såvel som et hvilket som helst andet it-system.
Ledelsen er en af de afgørende faktorer for at implementeringen bliver en succes.
Konklusion

Implementering af ESDH kræver oftest omlægning af arbejdsgange og i visse tilfælde tilsvarende en ændret organisering af opgaverne.
At der i organisationen tillige skabes en fælles opfattelse af, at ESDH er det centrale digitale redskab, som medarbejdere og ledere har til at gennemføre deres faglige arbejde. (Under 20 % forstår værdien af facetplanen/journalplanen)
At der afsættes de nødvendige ressourcer over en lang tidshorisont.
Forståelse

Arbejdsgangsanalyse – afdækning af praksis, procedurebeskrivelse
Udarbejdelse af registreringsvejledning, hvad skal registreres og hvem skal have hvilke rettigheder
Fokus på ledelsen – synlig ledelse der stiller de nødvendige krav om brug af systemet
Udvælgelse og uddannelse af kompetente ambassadører/Superbrugere
Hvordan klargøres organisationen til ESDH

Kommunikation/information
Uddannelse af slutbrugere (også selv om leverandøren siger det er meget nemt at lære)
Udarbejdelse af brugbare vejledninger – elektronisk eller i papirform
Floorwalking
Opfølgning og kvalitetssikring (evt. ESDH-revisor)
Uddelegere ansvar for udførelsen af de satte mål
Hvordan klargøres organisationen til ESDH

ESDH-systemets succes afhænger af medarbejdernes forudsætninger og måder at bruge systemet på! -og ikke mindst deres følelser omkring det!

Implementeringens situation
At få indført et nyt system handler ikke om selve systemet, men måden det bliver præsenteret på.
At medarbejderne kan se en mening med at skulle lære sig noget nyt og ændre sine vaner.
At lære nyt, kræver ofte at skulle aflære sig det gamle.

Betingelser for god formidling

Motivation og læring Anerkendelse

Føler ikke at man er en del af projektet
Føler sig ikke inddraget. ”Det er ikke mit projekt”
Bange for at miste status
Har ikke tid i en travl hverdag til at lære nyt
Har en opfattelse af, at tingene bliver langt mere besværlige
Vane tænker, er ikke omstillingsparat
Bange for at blive overflødig
Angst for at blive udstillet som en der ikke kan finde ud af det.
Har ikke overskud til at lære nyt
Personlige problemer
På vej til pension
Tænker på at få ny arbejde
Har dårlige erfaringer fra tidligere implementeringer
Modstandspotentiale

Først når alle er med, kan implementeringen betragtes som en succes!

www.esdh-specialisten.dk

http://www.videndanmark.dk	80
http://translate.googleusercontent.com	3
http://videndanmark.dk	1

VidenDanmark seminar: Bjerne Hansen 310311

by VidenDanmark on Apr 04, 2011

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

3 Embeds 84

Statistics

VidenDanmark seminar: Bjerne Hansen 310311 — Presentation Transcript