Gitte svendsen arbejdsgangsbanken viden danmark 2012.01.25

  • 1,271 views
Uploaded on

Gitte Svendsen, KL, præsenterer Arbejdsgangsbanken ved VidenDanmark seminar den 25.1.2012

Gitte Svendsen, KL, præsenterer Arbejdsgangsbanken ved VidenDanmark seminar den 25.1.2012

More in: Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,271
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
5
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide
  • Hvilke områder vil vi have i banken
  • End to end processer kan går over teamgrænser, afdelingsgrænser, forvaltningsgrænser og til eksterne parter. Det er vigtigt at se på processen i sin helhed, være opmærksom på snitfladerne (specielt hvordan bliver data afleveret, hvilke forventninger er der til kvalitet, format og tid. Hovedprocessen kan bestå af flere delprocesser – har alle delprocesser overordnet samme mål – hvis ikke hvorfor? Hovedprocessen kan/bør deles op i flere subprocesser – som kan være afsluttede processer i sig selv.
  • Erfaringer fra best practice Devoteam Input fra workshop 1 Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi og Den fælles kommunale digitaliseringsstrategi skal danne grundlag for handlingsplaner

Transcript

  • 1. Arbejdsgangsbanken
    • - visioner, erfaringer og det videre perspektiv
  • 2. Hvordan startede det 2006 -2009 Inspiration - men ingen færdige løsninger
  • 3. Processer på områderne Sammenhæng i dybden
  • 4. Opbygning af en procesbank Søg efter generiske processer og mønster Hvad vil vi gerne dokumentere Valg af værktøj – hvad har vi brug for? 00 Internationale relationer 05 Borgerskab og offentlig styring 10 Uddannelse, forskning og arbejde 15 Kultur, fritid og natur 20 Sundhed 25 Social service og omsorg 30 Skat og penge 35 Erhverv og miljøbeskyttelse 40 Lov, ret og orden 45 Forsvar og beredskab 50 Ejendomme og forsyning 55 Transport og trafikinfrastruktur 60 Ledelse og administrativ service
  • 5. BPMN som dokumentations sprog
    • Hvad der gøres for at løse en opgave (den konkrete udførelse)
    • Hvem der udfører opgaven (kompetencer, organisering)
    • Hvornår i processen det finder sted (tidsfrister, rækkefølge) – herunder hvornår den enkelte aktivitet skal udføres i forhold til andre aktiviteter
    • Med hvilke hjælperedskaber (fx it, blanketter mv.)
  • 6. Repository
    • Hvorfor bruger vi et repository?
      • Fælles arbejdsredskab
      • Skaber sammenhæng
      • Genialt til genbrug
      • Nem og sikker vedligeholdelse
      • Nemmere at arbejde med fælles standarder
      • Understøtter EA-rammeværket
      • Det er det man gør – det er in
  • 7. End to end – modellering og design
  • 8. Nedbrydning – søg efter mønstre og generiske processer Child Generisk
  • 9.  
  • 10. Arbejdsgangsbanken og it-leverandørerne – Quick fix
    • Arbejdsgangsbanken og digitalisering ……
      • Samarbejde med ITU
      • Samarbejde med 5 leverandører
    • Kan vi sætte strøm til diagrammerne?
  • 11. Eksekveringsforberedte modeller
    • Hvad kan leverandørerne byde på?
    • Hvad skal der til for at få diagrammerne ud at leve i den digitale verden?
    • Er systemerne lige så forandringsparate som organisationen?
  • 12. Resultatet
    • BPMN XPDL BEPL er ikke et quick fix, standarderne er for ’løse’
    • Arbejdsgangene var ikke beskrevet præcis nok – hvor var data
    • Processer beskrevet som ’rutediagrammer’ med et udtal af muligheder - dur ikke
    • Processer som skal it-understøttes skal nedbrydes meget mere
    • Der er usikkerhed om reglerne
  • 13. Det videre perspektiv
  • 14. Citater fra virkeligheden ” Vi kan bruge Arbejdsgangsbanken.dk der hvor vi mangler domænekendskab, og til at forberede os på kundens behov. Jeg har foreslået at man går ’til angreb’ i det her og får det åbnet til brug i min organisation.” – Respondent fra Ditmer ” Hvis jeg fik en opgave om hvorledes man kan effektivisere et konkret område, så kunne jeg bruge dette til et støtteværktøj, så ville jeg forberede mig selv, ved at se på disse, printe slides, og så domæneviden, hvordan ser jeres processer ud i forhold til disse.” – Respondent fra Deloitte (der ikke tidligere har arbejdet med BPMN) ” Med den konstruktion den har nu (diagrammerne i Arbejdsgangsbanken, red.) , er det begrænset med den værdi vi kunne skabe. Hos ORACLE har vi et produkt der kan sætte strøm, til processer, og der havde vi tænkt os at vi måske kunne hente diagrammerne fra Arbejdsgangsbanken ind. Men som de ser ud nu, ville vi ikke kunne spare tid eller penge, ved at gøre brug af diagrammerne.” ” Jeg ville elske at spare med andre, fra andre kommuner, som sidder med de samme, der Man kan hurtigt blive en ensom arbejdsgangsnørd, men det er hele tiden en balancegang, eller det der med at folk har tid. Men ideelt set kan jeg sagtens se at det reelt kunne give noget.” – Tine, Lolland Kommune
  • 15. Treenigheden – data, regler og proces FORRETNINGS- REGLER INFORMATIONSMODEL ARBEJDSGANGE/PROCESSER FORRETNINGSUDVIKLING
  • 16. Rammearkitekturen
  • 17. Tid ESDH Værdi Op til 5 timer pr. sag Historisk arkiv Organisation Sag & Dokument Sted Regel Administration Sagsbehandler Ansøger Kommunalt Fagsystem (eks. DesktopGIS) Parters Fagsystem (eks. byggeweb) Andre parter Klassifikation BBR Udarbejder vilkår Undersøger byggesagsarkiv Gennemfører faglig udredning Oplyser byggesag Udarbejder mangelliste Gennemfører teknisk udredning Undersøger tingbogen Behandler dispensation Beskriver projekteret bygning Lukket kuvert / autorisation Gennemfører vejledning Gennemfører bygningsregulerende udredning Viser status og overblik på byggesag Opretter byggesag
  • 18. Tid ESDH Værdi Op til 5 timer pr. sag Historisk arkiv Organisation Sag & Dokument Sted Regel Administration Sagsbehandler Ansøger Kommunalt Fagsystem (eks. DesktopGIS) Parters Fagsystem (eks. byggeweb) Andre parter Klassifikation BBR Skaffer Temaoplysninger Skaffer Ejendomsoplysninger Skaffer Bygningsoplysninger Undersøger Temaer Opdaterer bygningsoplysninger Viser Sted Gennemfører Konfliktsøgning Tegner Projekteret objekt Skaffer oplysninger om teknisk anlæg
  • 19. Tid Fastlægger Funktionsregel Fastlægger Ansøgningsregel Fremfinde Regel Fastlægger Dokumentationsregel Fastlægger Temaregel Fastlægger procesregel Fastlægger Partsregel Fastlægger Valideringsregel ESDH Værdi Op til 5 timer pr. sag Historisk arkiv Organisation Sag & Dokument Sted Regel Administration Sagsbehandler Ansøger Kommunalt Fagsystem (eks. DesktopGIS) Parters Fagsystem (eks. byggeweb) Andre parter Klassifikation BBR
  • 20. Tid ESDH Værdi Op til 5 timer pr. sag Historisk arkiv Organisation Sag & Dokument Sted Regel Administration Sagsbehandler Ansøger Kommunalt Fagsystem (eks. DesktopGIS) Parters Fagsystem (eks. byggeweb) Andre parter Klassifikation BBR Importerer klassifikation Retter klassifikation Opretter klassifikation Læser klassifikation Søger klassifikation Lister klassifikation Passiverer klassifikation Sletter klassifikation Importerer organisations aktør Retter organisations aktør Opretter organisations aktør Læser organisations aktør Søger organisations aktør Lister organisations aktør Passiverer organisations aktør Sletter organisations aktør
  • 21. Tid ESDH Værdi Op til 5 timer pr. sag Historisk arkiv Organisation Sag & Dokument Sted Regel Administration Sagsbehandler Ansøger Kommunalt Fagsystem (eks. DesktopGIS) Parters Fagsystem (eks. byggeweb) Andre parter Klassifikation BBR Opretter sag Besvarer henvendelse Gennemfører partshøring Tildeler fuldmagt Journaliserer henvendelse Gennemfører naboorientering Træffer afgørelse Fastlægger sagspart Arkiverer sag Udarbejder rykker Opfølger sag Opkræver gebyr Afslutter sag Behandler politisk Behandler aktindsigt
  • 22. Forbindelse mellem organisation, it-systemer og processer
    • Organisationens strategiske mål kan lettere opfyldes ved hjælp af proceserne
    • 78% har et udtalt fokus på at arbejde procesorienteret
    • Unødige omkostninger bunder ofte i manglende overblik over interne beslutnings- og godkendelsesprocedurer
    • Det er klare fordele for virksomheden, hvis it-systemer og processer i højere grad integreres
    • Omkostningsbesparelser kan med sikkerhed opnås gennem procesorienteret tilgang
    • Sporbarhed af KPI’er er fundamentalt afgørende for udvikling af virksomhedens strategi og forbedring af processer
    • 92% mener, at integration af it-systemer og processer vil bidrage til øget effektivisering
  • 23. Strategi/innovation Styring af digitalisering Forankring Forretning Teknik 5 dimensioner og 18 temaer Strategidokumenter Inddragelse af trends og muligheder Evne og kapacitet til at anvende digitalisering strategisk Overblik over arbejdsgange It-arkitektur Procesoptimering Metoder, modeller og standarder Tekniske standarder Effektiv drift Governance-struktur Principper og retningslinjer Program- og projektmodel It-anskaffelser Sourcing-strategi Ledelse, roller og ansvar Uddannelse og kompetencer Involvering og kommunikation Forandringsevne
  • 24. Udfordringer
    • Vedligeholdelse af Arbejdsgangsbanken
    • Hvilket sprog skal vi bruge for processerne og regler – hver for sig og sammen….
    • Modenhed for brug og efterspørgsel
    • Det er DYRT
    • Hvordan sikrer vi gevinstrealiseringen…
    • Angivelse af KPI’er og opfølgning på disse….
    • Beskrivelser af regler fra staten
      • Klart og tydeligt
      • Klart med mulighed for fortolkning
      • Klart og entydigt – hvordan?
    • Hvem er vi til for, proceskonsulenter, it-leverandører, sagsbehandlere - hvordan rummer vi alle…..
  • 25. Gitte Svendsen, Chefkonsulent Arbejdsgange og It-Arkitektur mobil 2421 0545 [email_address]