Your SlideShare is downloading. ×
0
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012

1,348

Published on

Per Andreasen, Devoteam, fortæller om ESDH rapporten ved VidenDanmarks seminar den 24.1.2012 om Digitalisering.

Per Andreasen, Devoteam, fortæller om ESDH rapporten ved VidenDanmarks seminar den 24.1.2012 om Digitalisering.

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,348
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. VEJEN VIDERE - FRA ESDH TIL DIGITALISERING VidenDanmark konference, 25. januar 2012 Per Andreasen CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
  • 2. COPYRIGHT© PROGRAM1. Dagens nyhed ... eller hva!?2. Hovedobservationer fra ESDH-rapporten3. Hvordan får vi større og bedre udbytte af ESDH altså opnår den digitalisering af processerne, som vi har talt om i mange år?2 1/24/2012
  • 3. COPYRIGHT© DEVOTEAM CONSULTING I DANMARK Medarbejdere • 120 konsulenter med en gennemsnitsalder på 42 år • Høj anciennitet i Devoteam (gns. 5 år) • En af ”Danmarks Bedste Arbejdspladser” Kunder • 50/50 omsætning i privat og offentlig sektor • Opgaver inden for alle brancher • Høj kundetilfredshed (94% vil anbefale os til andre) Firmaet • Uafhængig it-konsulentvirksomhed • Etableret i 1978 som Fischer & Lorenz • Siden 2001 en del af den internationale Devoteam Group3 24-01-2012
  • 4. COPYRIGHT© ET KORT TILBAGEBLIK Hvad sagde jeg for 10 år siden?4 1/24/2012
  • 5. Erfaringer med at indføre digital forvaltning og ESDH Den 8. december 2002C o n n e c t i n g B u s i n e s s & T e c h n o l o g y
  • 6. Behovet og situationen mange steder Medarbejdere bruger betydelig tid på de administrative processer De fleste administrative forløb er designet til at være papirbåren De nye teknologiske muligheder (især) e-post har medført betydelig dobbelt administration Tidsrøverne Tid på at gemme dokumenter Tid på at finde korrekte version af dokumenter Tid på at håndtere papir og elektroniske versioner Dobbeltarbejde i at vedligeholde det personlige e-post arkiv og virksomhedens papirarkiv Der er markante skjulte omkostninger begravet i administrative processer Fire dages arbejdsuge - der anvendes 18% af tiden på at finde dokumenter Et typisk dokument kopieres 11 gangeDevoteam Fischer & Lorenz 6
  • 7. Problemstillingen – de fem arkiver! Personlig sagsmappe Virksomhedens EDH-system E-postkasse Virksomhedens fysiske arkiv Filserver og egen harddiskDevoteam Fischer & Lorenz 7
  • 8. COPYRIGHT© EN NYTTESLØS ØRKENVANDRING? Har vi da slet ikke rykket os? Konklusioner fra ESDH-rapporten 20118 1/24/2012
  • 9. COPYRIGHT©VEJEN VIDERE FRA ESDH –DIGITAL SAGSBEHANDLING IPERSPEKTIVESDH-RAPPORTEN 2011INGE BOGRAD 2290 3193 inge.bograd@devoteam.dkPER ANDREASEN 2427 7131 per.andreasen@devoteam.dk
  • 10. Interview af 38 myndigheder om deres ESDH-anvendelse Interview og vurdering af 13 leverandører af ESDH-systemer til den offentlige sektor10 24/01/2012
  • 11. COPYRIGHT©HOVEDPOINTERESDH forsvinder somselvstændig it-løsning ESDH Generation 2 – understøtter processer ESDH Generation 1 – klassisk ESDH ESDH Generation 0 – rent journalsystem
  • 12. COPYRIGHT©HOVEDPOINTERESDH forsvinder somselvstændig it-løsningVi har fået digitale sagermen ikke digitale processerTilfredshed? Man har lært atleve med det!De store gevinster erudeblevet
  • 13. COPYRIGHT© BAGGRUNDEN FOR DET MANGLENDE UDBYTTE1. Systemernes forkerte fokus Afsæt i journaltraditionen og ikke i forretningsprocesser2. Utilstrækkelig leverandørindsats Systemerne har ikke været færdige og testede Dårlige leveranceorganisationer3. Utilstrækkelige FESD-rammer Sat sig mellem to stole FESD kontrakt4. Utilstrækkelig ledelsesindsats Involvering og konsekvens13 1/24/2012
  • 14. COPYRIGHT©14 1/24/2012
  • 15. COPYRIGHT© HVORNÅR REGISTRERES DOKUMENTER I ESDH? SLUT 11% LØBENDE 34% VARIERER 55%15 1/24/2012
  • 16. COPYRIGHT© ENSARTET ANVENDELSE? JA NEJ 26% 45% DELVIST 24% VED IKKE 5%16 1/24/2012
  • 17. Problemstillingen – de fem arkiver! Personlig sagsmappe Virksomhedens EDH-system E-postkasse Virksomhedens fysiske arkiv Filserver og egen harddiskDevoteam Fischer & Lorenz 17
  • 18. LEDELSEN ER IKKE KONSEKVENT NOK ” Lederne hænger i bremsen - de burde gå foran, men gør det bestemt ikke ” It-chefen bruger det rigtig meget - og mobber dem, der ikke gør ” Mellemlederne anvender det ikke systematisk – ingen af dem har set lyset!
  • 19. COPYRIGHT© FORFØLGER I GEVINSTERNE? ” Nej – vi følger ikke op på gevinsterne ved ESDH. Der er for få ressourcer, og det er for svært. Og vi har ikke konkrete JA mål for, hvad vi vil have ud af det. 32% NEJ 68%19 1/24/2012
  • 20. COPYRIGHT© Det digitale lederskab er en udfordring ”Man kan lidt provokerende sige, at en af de fremtrædende barrierer for øget offentlig digitalisering er de kommunale ledere selv. Der er blandt de ledende medarbejdere behov for større indsigt i de organisatoriske forandringer, der er forbundet med digitaliseringen og dermed i de forudsætninger, der skal være til stede for at kunne træffe de rigtige beslutninger.”. ”Kræmmergaard og Vest. Danske kommuner aug. 2011”20
  • 21. COPYRIGHT©HVORDANfår vi større ogbedre udbytte afESDH altså opnår dendigitalisering afprocesserne, somvi har talt om imange år?21 24/01/2012
  • 22. 8 floskler! COPYRIGHT© De sædvanlige gode råd til ESDH-implementeringFloskel 1. Vær ude hos brugerne, og hjælp dem!Floskel 2. Synliggør de gode historier – og brug dem til at forbedre anvendelsen andre steder i organisationenFloskel 3. Udvælg centrale tværgående eller afdelingsspecifikke arbejdsgange og koncentrer kræfterne om at optimere disseFloskel 4. Hold ambitionerne nede og vær parat til at ændre arbejdsgange for at bruge bedste praksis fra systemerneFloskel 5. Ledelsen skal holde fast – over for leverandøren og over for organisationenFloskel 6. Mellemlederne er nøglen til succesFloskel 7. Gør registreringsopgaven enkel og mest muligt automatiseretFloskel 8. Erkend at gevinsterne høstes på lang sigt - fortsæt med at arbejde med organisationen, justere arbejdsgangene og systemopsætningen22 24/01/2012
  • 23. COPYRIGHT©DAGENS POINTE: Digitale processer gennem digital ledelse23 24/01/2012
  • 24. COPYRIGHT© 8 råd til digital ledelse1. Gevinstrealisering skal 5. Ledelsen skal involvere sig i efterspørges af ledelsen prioriteringen af krav2. Udpeg en overordnet ansvarlig 6. Match leverandøren i jeres for forandring samt leverandørstyring lokalansvarlige for 7. Etabler en gevinstrealisering porteføljestyringsmodel3. Gevinstrealiseringen starter 8. Skaf midler og incitamenter til først når it-systemet er rullet ud udvikling og forandring4. Proceseffektivisering skal tage afsæt i de muligheder it- systemerne giver
  • 25. COPYRIGHT© Gevinstrealisering Gevinstrealisering Og igennem Projekter leverer Giver mulighed for "transformation" af Output Resultater organisationen realiserer man Gevinster/Udbytte• Miljøer på plads • Systemet bruges af de • 5% reduktion af tid på• Idriftsat applikation forskellige brugere til at løse ”administrative opgaver”• Uddannelse gennemført de daglige opgaver som fx ombæring af papir• Beredskab etableret • Hurtigere genfinding (hver• Processer beskrevet medarbejder sparer 10 min• Godkendelser ok om dagen)• Osv, • Forbedret overblik over sager • Øget medarbejder- tilfredshed
  • 26. COPYRIGHT©Gevinstrealiseringenkommer først når it-systemet er rullet ud(men skal selvfølgeligforberedes!)
  • 27. COPYRIGHT© ORGANISERING – I OG EFTER PROJEKTET Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt lokalansvarlige for gevinstrealisering I PROJEKTET EFTER PROJEKTET Projekt styregruppe Projektleder Forandringsleder Forandringsleder Forandrings- Forandrings- Forandrings- Forandrings- Projektgruppe agent agent agent agentDelprojektleder Delprojektleder 27 24/01/2012
  • 28. COPYRIGHT© Organisering – Et konkret eksempel på roller og ansvar ved optimering af klagesags-processenStyregruppen (ESDH-implementeringen) Tager ejerskab til de udbyttetyper og mål vi går efter Sikrer rammerne for at dette er muligtAnsvarlig for transition/samlet gevinstrealisering - forandringsleder Ansvarlig for at gennemføre processen, der skal sikre at udbyttet realiseres Ansvarlig for kommunikation omkring detteSekretariatschefen (ejer af klagesagsprocessen) - forandringsagent Tager ejerskab til at realisere udbyttet for klagesager Sikrer rammerne i den enkelte enhed Overordnet forandringsagent /gevinstrealiseringslederGevinstrealiseringsleder - pr. enhed Ansvarlig for at definere enhedens gevinstmål (og tilhørende omkostninger) Ansvarlig for fremdrift og realisering Sikrer stabil opgaveløsning igennem transitionenDelprojektledere/daglige ansvarlige for klagesager Gennemfører processen lokalt i enheden. Skal sikre at udbyttet realiseres
  • 29. SPØRGSMÅL29 1/24/2012
  • 30. COPYRIGHT©CONTACT: Per AndreasenPHONE: +45 2727 731EMAIL: per.andreasen@devoteam.dkCOUNTRY:WWW.DEVOTEAM.DKAUTHOR: Per AndreasenDATE: 25. januar 2012FURTHERINFORMATION:© DEVOTEAM GROUPTHIS DOCUMENT IS NOT TO BE COPIED OR REPRODUCED IN ANY WAY WITHOUTDEVOTEAM EXPRESS PERMISSION. COPIES OF THIS DOCUMENT MUST BEACCOMPANIED BY TITLE, DATE AND THIS COPYRIGHT NOTICE.PICTURES:DREAMSTIME.COM OG BIGSTOCKPHOTO.COM30 1/24/2012

×