Tarea investigativa sistema de gestion documental

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Tarea investigativa sistema de gestion documental

  1. 1. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
  2. 2. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL BEATRIZ MARTÍNEZ GÓMEZ Docente: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GRUPO 4 Septiembre de 2013
  3. 3. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS INTRODUCCIÓN Las organizaciones se ven enfrentadas al desafío de mantener organizada su documentación, de tal manera que pueda ser fácilmente almacenada y recuperada en el menor tiempo posible, además de permitir su distribución e intercambio. Para hacer frente a ese desafío nacen los Sistemas de Gestión Documental, cuyo objetivo es garantizar el acceso y la disponibilidad de la información, entre muchos otros beneficios para la organización. Para implantar un Sistema de Gestión documental o Sistema Gestor de Archivos se deben tener en cuenta varios aspectos que van más allá del recurso humano, puesto que se debe elegir entre el cúmulo de ofertas, el software y hardware que cubrirán los requerimientos funcionales, técnicos y de integración de la entidad.
  4. 4. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS OBJETIVOS Saber del programa de Gestión Documental que Comfenalco institucionalizo para la empresa. Dar a conocer la importancia de implementar un sistema de gestión que ayude a mejorar y desarrollar una serie de actividades, procesos y procedimientos encaminados a un mejor servicio.
  5. 5. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
  6. 6. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMFENALCO TOLIMA
  7. 7. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS COMFENALCO TOLIMA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Caja institucionalizó el PGD Programa de Gestión Documental, mediante acto administrativo (Acta de creación oficina administración de documentos) el 01 de octubre de 1998; Inicialmente dentro de la estructura orgánica, fue ubicada en la línea jerárquica de la División Financiera y el Departamento de Servicios Generales. A partir del año 2006, fue trasladada a depender de la Secretaría General de la Caja hasta la fecha.
  8. 8. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS  Oficina Coordinación de documentos.  Oficina radicación de correspondencia recibida externa.  Oficina radicación de correspondencia despachada externa.  Archivo Central.  Archivo histórico. Las áreas que componen la oficina de administración de documentos:
  9. 9. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
  10. 10. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO
  11. 11. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO COMPRAS REVISORIA FISCAL ADMON DOCUMENTOS DPTO RECREACION DPTO CAPACITACION DPTO TESORERIA DIVISION VIVIENDA
  12. 12. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO DIVISIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO SUBSIDIO Y APORTES
  13. 13. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO GESTIÓN HUMANA AUDITORIA INTERNA ARS
  14. 14. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO PROGRAMAS ESPECIALESDIVISIÓN VIVIENDA
  15. 15. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO PROGRAMAS ESPECIALES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA CRÉDITOS GESTIÓN HUMANA DESARROLLO ESTRATEGICO DIVISIÓN JURÍDICA
  16. 16. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIVISIÓN JURÍDICA CRÉDITOS GESTIÓN HUMANA DESARROLLO ESTRATEGICO
  17. 17. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO DIVISIÓN VIVIENDA PLANOTECA
  18. 18. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO VISIÓN GENERAL
  19. 19. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO CONTABILIDAD
  20. 20. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO ESPACIOS DISPONIBLES PARA TRANSFERENCIA
  21. 21. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO CONTABILIDAD
  22. 22. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO EPS - S
  23. 23. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO CEV CONTABILIDAD
  24. 24. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO CEV CONTABILIDAD
  25. 25. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO DOCUMENTOS VARIOS
  26. 26. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO CEV CONTABILIDAD ESPACIOS DISPONIBLES PARA TRANSFERENCIA
  27. 27. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO EPS - S
  28. 28. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO BODEGA EXITO VISIÓN GENERAL
  29. 29. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS CONCLUCION La importancia de implementar un sistema de gestión documental en Comfenalco Tolima, radica en que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la caja de compensación, una serie de actividades, procesos y procedimientos encaminados a lograr que las características del servicio cumplan los requerimientos del cliente. La calidad es un proceso interactivo de los procedimientos de cada área e implican a todos los directivos y trabajadores que compone Comfenalco Tolima. Por otro lado fue como entonces Comfenalco institucionalizo el PGD como sistema importante, Para que la empresa crezca en cuanto a la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe en la empresa. Este programa fue implementado en Comfenalco, contribuyendo eficazmente en el control y la administración de documentos que recibe y emite la empresa, esto ha sido posible con la ayuda y colaboración de los directivos y los empleados de la empresa quienes han contribuido directamente en la eficiente y efectiva implementación de este programa (PGD)

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