La gestión documental: aspectos previos a su                          implementación                                      ...
La gestión documental: aspectos previos a su implementaciónde entenderse por tal todo docu-mento, en cualquier formato, qu...
Adela d’Alòs–Moner    —Atributos asociados a losmismos y relacionados con aspec-tos como: permisos de acceso, ciclode vida...
La gestión documental: aspectos previos a su implementación    Algunas preguntas obligadas             En muchas ocasiones...
Adela d’Alòs–Monertiples ocasiones hemos confirmado                        —Garantizar la facilidad para                  ...
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  1. 1. La gestión documental: aspectos previos a su implementación Por Adela d’Alòs–Moner Resumen: Gestión documental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones, pero hay un cierto desconcierto en la marea de siglas de soluciones de gestión documental y, sobre todo, aún hay un gran desconocimiento de la importancia que tiene para las organizaciones manejar correctamente la documentación. El artícu- lo destaca los principales aspectos que hay que tener en cuenta antes de implementar una herramienta tecnológica. Palabras clave: Gestión documental, Gestión de contenidos, Gestión del conocimiento, Gestión de documentos. Title: Document management: issues to consider before an implementation Abstract: Document management is becoming an ever more central issue for organisations. However here is still confu- sion about what «document management» is and how important it is for organisations to manage the increasing number of documents in order to provide timely information. The article emphasises the most important aspects to consider be- fore implementing a technological document management tool. Keyword: Document management, Content management, Knowledge management, Record management. d’Alòs–Moner, Adela. «La gestión documental: aspectos previos a su implementación”. En: El profesional de la infor- mación, 2006, mayo–junio, v. 15, n. 3, pp. 222–226. Introducción más se retrasa la toma de decisio- gital, se producen unos cambios nes, más compleja es la situación y, muy significativos2. Entre otros: EL SUEÑO DE LA OFICI- en consecuencia sus posibles solu-NA SIN PAPELES aún no se ha ciones. —Necesidad de disponer dehecho realidad. Más bien parece equipos para su lectura, para evitarque se produce lo contrario: Al hablar de “gestión documen- la brecha digital dentro de la orga-cuanto más aumentan los conte- tal” se observa que hay cierta con- nización. ¿Tienen todos los trabaja-nidos en soporte electrónico, más fusión. dores acceso a la Intranet?crece el volumen de documentosen papel. En consecuencia, ade- —Obsolescencia de los siste- «Las organizaciones mas de lectura. ¿Podemos leer unmás de la necesidad de gestionar sienten una creciente cd–rom de hace apenas 6 ó 7 años?los documentos electrónicos que preocupación parase multiplican en la red local, las —Facilidad para copiar y losorganizaciones se encuentran con asegurar la aspectos de copyright que ello con-que deben solucionar el creci- ‘evidencia’ y lleva. ¿Cómo asegurar la propiedadmiento exponencial de los pape- ‘trazabilidad’ de su intelectual de un documento?les. actividad a través de los documentos» —Fragilidad debido a la facili- Y cuanto más crece el volumen dad para alterarlos. ¿Cómo asegurarde documentos, más difícil es saber, que no se modifica un documentopor ejemplo, dónde está un informe Tradicionalmente un documen- en su versión final?que se necesita, dónde archivar un to se ha asociado a un texto. Cuan-documento que se acaba de redac- do un documento pasa a ser digital, —Necesidad de decidir qué setar, o qué hacer con un correo elec- la diferencia entre “documento preserva y cómo. ¿Qué documentostrónico en el que figura la acepta- electrónico” y “contenido” es más tienen valor legal y probatorio?,ción de un pedido. difícil de definir1. En cualquier caso ¿cómo y dónde conservarlos? el concepto “contenido” en gestión Si a la necesidad de resolver es- documental se asocia siempre a una Estrechamente ligado a “docu-ta situación se añade que en los do- unidad de información en soporte mento”, un concepto antiguo perocumentos reside gran parte del co- digital. que cada vez adquiere más impor-nocimiento corporativo, coincidire- tancia (especialmente desde media-mos en que hay que actuar y hay Lo que sí es evidente es que, dos de los 90), es lo que los anglo-que hacerlo con celeridad. Cuanto cuando un documento pasa a ser di- sajones han llamado “record”. Pue-222 El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006
  2. 2. La gestión documental: aspectos previos a su implementaciónde entenderse por tal todo docu-mento, en cualquier formato, que“evidencia” la organización: susfunciones, decisiones, procedi-mientos, operaciones. En 2001 seaprobó la norma ISO 15489 (Inter-national Standard on Records Ma-nagement) para la gestión de los“records”, basada en la norma aus-traliana AS 43903. En España, elgrupo de trabajo Records Manage-ment del Comité Técnico de Nor-malización de Documentación(CTN 50) de Aenor, ha sido el en-cargado de traducir la norma ISO15489 para adoptarla como normaUNE4. Algunos casos como las quie-bras de Enron/Andersen (2002) y laocultación y destrucción de informa-ción comprometida, han acelerado lanecesidad de regular los “records”.De hecho, se constata una crecientepreocupación en muchas organiza-ciones para asegurar la “evidencia”y “trazabilidad” de su actividad através de los documentos. En el marco normativo es indis-pensable citar también el modeloeuropeo MoReq5 que tiene como fi-nalidad concretar los requisitos fun-cionales de una aplicación de ges-tión de documentos. En este caso setrata de documentos electrónicos de En definitiva, es indudable que de análisis de sustancias, o en unarchivo. una correcta gestión documental bufete de abogados, con los dictá- contribuye a mejorar la eficiencia menes realizados por sus letrados. ¿Por qué es tan de la organización. En ambos casos, en esos materiales importante la gestión reside gran parte del capital intelec- documental? Pero más allá del incremento de tual. rendimiento, los documentos con- Como decíamos, su interés ha tienen datos e información (o datos Gestión documental y deido en progresivo aumento, y en va- en contexto) y mucho conocimien- contenidosrios artículos se evidencian algunos to corporativo, que forma parte dede sus beneficios. Por ejemplo, en A menudo se asocia la gestión los “bienes intangibles”, del capitalun estudio realizado en el Reino documental con un programa infor- intelectual. Pero los bienes intangi-Unido6 se puso de manifiesto que mático y no necesariamente siem- bles hay que poderlos encontrar yimplementar un proyecto de gestión pre debe ser así. En algunas ocasio- utilizar en el momento en que sedocumental ha servido en algunos nes una solución de gestión docu- necesitan.casos para mejorar en un 30% la mental puede pasar por fijar unaseficacia de las búsquedas; un 40% Por poner dos ejemplos en los pautas corporativas que concretenla posibilidad de dar las respuestas que se evidencia que los documen- aspectos como:apropiadas a los clientes; y reducir tos son parte del capital intelectualde 86 a 19 minutos/persona cada y fuente de conocimiento corporati- —Estructura y ordenación desemana el tiempo para archivar do- vo, podemos pensar en un laborato- las carpetas y de los documentos encumentos. rio químico que produce informes la red local. El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006 223
  3. 3. Adela d’Alòs–Moner —Atributos asociados a losmismos y relacionados con aspec-tos como: permisos de acceso, ciclode vida de los documentos, migra-ción o cambio de soporte para ase-gurar su preservación, etc. —Nomenclatura a utilizar. —Identificación o clasifica-ción. —Almacenamiento o no en or-denadores fuera de la red corporati-va. —Tratamiento y gestión del co-rreo electrónico. no siempre son claras. Por ejemplo, —Aplicaciones que operan con Si en ocasiones tener unas pau- podemos decir que el propósito de documentos creados fuera del pro-tas corporativas es suficiente, en un RM es proteger el capital inte- grama. En este ámbito nos encon-otros casos es necesario además im- lectual; un KM es desarrollarlo; tramos con herramientas que sirvenplementar una solución tecnológica. mientras que un EDMS busca mejo- para identificar y recuperar con ra- En los últimos 15 años el baile rar la eficiencia del flujo de docu- pidez y pertinencia documentos ge-de siglas que se autocalifican de mentos electrónicos7. nerados en la propia organización o“gestión documental” ha ido cre- que provienen de fuentes externas,ciendo: EDMS (electronic docu- incluyendo utilidades como la bús- «A menudo se asocia queda a texto completo.ment management system), ECM la gestión documental(enterprise content management), con un programa En muchas ocasiones, especial-CMS (content management sys- informático, y no mente en grandes organizaciones,tem), DAM (digital asset manage-ment), etc. Otras como RM (record necesariamente debe será necesario compaginar dos omanagement) o KM (knowledge ser así» más soluciones para responder conmanagement) son con frecuencia eficacia a los requerimientos.incluidas en el mismo grupo. Podemos establecer una prime- De cara al inmediato futuro se A las aplicaciones anteriores ra diferencia entre los sistemas que percibe una progresiva convergen-hay que añadir las bases de datos pueden trabajar en entorno web, pe- cia de los sistemas de gestión derelacionales y las documentales que ro que no tienen por qué usarlo ne- contenidos, documentos y del co-tienen más tradición en el mercado, cesariamente, como los EDMS, que rreo electrónico, así como unas op-pues existían antes de la Web. Am- aparecen a principios de los 90, y ciones tecnológicas más amigables.bas han ido ampliando prestaciones aquellos pensados para web como, Si hasta hace pocos años la mayoríay actúan como “repositorios” de por ejemplo, los CMS, que empie- de estos sistemas estaba en manoscontenidos en bastantes de los siste- zan a extenderse a finales de los 90. de especialistas responsables de lamas citados. creación de contenidos, actualmen- Otro aspecto diferenciador pue- Aunque los fines difieren, las de ser dónde se generan los docu- te se diseñan teniendo en cuentabarreras entre unos sistemas y otros mentos. Así encontramos: que dicha creación está cada vez más descentralizada en las organi- —Documentos que se crean zaciones. dentro del mismo programa. En es- te capítulo se sitúan los sistemas El punto de partida: qué que cubren, entre otros aspectos, la necesita la organización creación de contenidos, la revisión previa a la publicación mediante un ¿Por qué se necesita gestionar sistema de flujo de trabajo (work- los documentos?, ¿para qué?, ¿qué flow), la gestión de las distintas ver- se espera conseguir?, ¿cuáles son siones de los documentos, etc. las prioridades?224 El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006
  4. 4. La gestión documental: aspectos previos a su implementación Algunas preguntas obligadas En muchas ocasiones es nece- Factores para asegurar elque debe hacerse la organización sario llevar a cabo una auditoría éxito de un proyecto deson, entre otras, las siguientes: previa de la información y del co- gestión documental nocimiento en la organización. —¿Hay que evitar duplicidades Como siempre, la preparación Además de reflejar los flujos de lade documentos y el uso de versio- es clave. En la fase previa de audi- documentación asociada a los pro-nes no actualizadas? toría deben contemplarse unos ele- cesos vitales, permite evidenciar as- pectos como si hay la necesaria im- mentos que sin duda contribuirán a —¿Se están extraviando docu- plicación de la dirección, si existe llevarlo a buen puerto:mentos críticos o registros de archi-vo? una cultura corporativa favorable o —La implicación de la direc- identificar necesidades de forma- ción es la condición sine qua non —¿Se necesita acortar los tiem- ción y de motivación del personal. para que el proyecto pueda ir ade-pos de recuperación? En otras ocasiones el proyecto lante. Puede en algún caso no ser —¿Hay que compartir conoci- puede realizarse concretando unas tan relevante cuando el proyectomiento corporativo? pautas corporativas asociadas a la afecta sólo a un departamento o —¿Se quiere asegurar que una creación, uso y reutilización de los área de la organización, pero es in-documentación debe poder “leerse” documentos, sin necesidad de im- dispensable, como en cualquier sis-dentro de unos años; es decir, hay plementar ninguna solución tecno- tema de información, cuando se re-que asegurar la perdurabilidad de lógica. quiere una solución global.determinados documentos? Tener esas pautas corporativas —Crear un equipo de trabajo —¿Necesita gestionar el volu- adquiere cada vez más importancia interdisciplinar que implique a dis-men de correo electrónico que con- a medida que crecen los contenidos tintos departamentos: contribuye atiene información relevante para la ya que sirven para fijar: romper silos y a tener una visiónempresa?, ¿hace falta guardarlo?, —Criterios de archivo y recu- global de los procesos. La suma de¿qué hay que guardar y cómo ha- peración. percepciones de todos los afectadoscerlo con seguridad? no siempre se tiene en cuenta y a —Política de versiones. menudo se tiende, por ejemplo, a Por otra parte deben plantearse —Qué hacer con el correo elec- no contemplar a personal no cuali-otros aspectos no menos importan- trónico. ficado que necesita acceder a la do-tes como el vínculo o la relación cumentación. Dicho personal noque deben guardar los documentos —Cómo nombrar los documen- sólo realiza tareas auxiliares sinoen papel y los electrónicos. tos. que posiblemente a corto plazo aca- —Cuál debe ser la política de be usando el sistema directamente. «Aunque los expurgo y de preservación de los programas documentos. —Identificar las personas im- aparentemente tienen plicadas en los procesos críticos de Sin unas normas, a medida que la organización, que harán un uso funciones similares, crece el volumen de documentos se las diferencias en más intensivo del sistema. Conocer hace prácticamente inmanejable cómo realizan actualmente sus acti- cómo resuelven los llevar a cabo políticas de expurgo o vidades, identificar sus necesidades problemas pueden de migración de contenidos para de información y el conocimiento ser muy distintas» asegurar la preservación de docu- asociado y asegurar la formación mentación crítica. necesaria para que incorporen las Aunque parece evidente que nuevas formas de trabajo. Por último, con frecuencia hayprevia a cualquier acción hay que que usar una solución tecnológica.delimitar el punto de partida y con- Todo proyecto de gestión docu- En este caso no se trata únicamentecretar los objetivos a conseguir, no mental debe ir acompañado de una de concretar los requerimientos y lassiempre es algo que las organiza- visión global que vaya más allá de funciones esperadas sino, sobre to-ciones se plantean con la necesaria “los documentos”: es necesario ver- do, de priorizarlos y evitar una “lar-claridad. la en la dimensión de la política de ga lista de deseos”. Aunque sobre el información de la empresa y de su Para llevar a cabo un proyecto papel algunos programas aparente- cultura corporativa.de gestión documental pueden se- mente tienen prestaciones similares,guirse distintas metodologías, y és- las maneras de realizarlas pueden ser En efecto, cualquier proyectotas abordarse desde diferentes ver- muy distintas ya que cada solución de gestión documental conlleva untientes. prioriza unas sobre otras. necesario cambio cultural. En múl- El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006 225
  5. 5. Adela d’Alòs–Monertiples ocasiones hemos confirmado —Garantizar la facilidad para Referenciasque más del 50% de información integrarse con otras aplicaciones. 1. En Content manager se define “contenido”relevante para la empresa se en- como cualquier tipo de “unidad” de informacióncuentra en archivos o carpetas par- —Posibilitar la migración de digital. Puede ser texto, imágenes, gráficos, ví- datos: desde otros sistemas existen- deo, sonido, documentos, etc., siempre que pue-ticulares: en correos electrónicos o da gestionarse en formato electrónico. Consulta-en discos locales. tes, o hacia otras aplicaciones en un do en: 20–12–05. futuro. http://www.contentmanager.eu.com/history.htm Por ejemplo: en la implementa- 2. Liu, Ziming. “The evolution of documentsción de un proyecto de gestión do- Conclusiones and its impacts”. En: Journal of documentation, 2004, v. 60, n. 3, pp. 279–288.cumental en Irlanda8, se vio que ha-bía 18.000 mensajes de correos Un proyecto de gestión docu- 3. Australia ha sido el primer país en desarrollarelectrónicos relativos a la empresa mental es algo más que una lista de un estándar para la gestión de los “records”. Más información en: The Dirks manual: a stra-en carpetas particulares y más de prestaciones que un software debe tegic approach to managing business informa-14.000 documentos en los discos cumplir para mejorar la gestión y el tion. Consultado en: 18–12–05.locales. acceso a los documentos. Debe en- http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirks man/dirks.html marcarse dentro de la política de in- Algunos aspectos que deben formación de la organización y de 4. Normativa y legislación en gestión de docu- mentos (records management) en España. Con-contemplarse son: sus procesos y procedimientos para sultado en: 22–12–05. asegurar que la información y el co- http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aen —Asegurar que se empieza con or/jornada281105/ nocimiento corporativo se compar-la información más crítica y que és- La Parte 1 (Generalidades) de la norma ten. La tecnología es únicamente UNE–ISO 154489-1 ha sido publicada porta se encuentra actualizada. una herramienta, sin duda impor- AENOR en marzo de 2006. —Cerciorarse de que se perci- tante, que puede ayudar a que la in- 5. Más información en la sede web de la Secre- formación esté organizada y fluya taría del Consejo Superior de Administraciónben los beneficios y resultados a Electrónica del Ministerio de Administracionescorto plazo. Para ello hay que ga- convenientemente. Públicas. Consultado en: 20–12–05.rantizar que hay una “masa crítica” http://www.csi.map.es/csi/pg5m52.htmde contenidos en el momento de La preparación es un elemento 6. Guidelines on the realisation of benefits fromarrancar el proyecto. clave del éxito ya que permite con- electronic records management. Surrey: The cretar y priorizar requerimientos. National Archives, 2004, p. 45. Consultado en: 20–12–05. —Concretar qué hacer con la En el marco de la fase previa a la http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecdocumentación “antigua”: ¿se mi- implementación de una solución ords/advice/pdf/benefits_realisation.pdfgra?, ¿se elimina?, ¿qué se migra y tecnológica es necesario definir 7. Algunos artículos pueden ayudar a compren-qué se desecha?, ¿se deja en el sis- unas pautas corporativas, que serán der las diferencias entre las distintas soluciones:tema anterior? la base de la gestión posterior de los Winterman, Vivienne. An uncommon trinity: a contenidos. brief outline of the relationship between records —Asegurar la formación ade- management (RM), electronic document mana- gement (EDM) and knowledge managementcuándola a los conocimientos y ap- Un estudio de META Group de (KM). Consultado en: 20–12–05.titudes de las distintas personas im- enero de 200410 revela que las orga- http://www.tfpl.com/assets/applets/Wintermn.pdfplicadas. nizaciones desconocen qué conteni- The difference between document and content Otras facetas a tener en cuenta dos tienen y cómo los gestionan y management. Consultado en: 21–12–05. http://www.metatorial.com/papers/dm_v_cm.aspestán más relacionadas con la tec- refleja que, si bien para muchas es una prioridad, aún no son plena- What is the difference between content manage-nología: ment, document management and knowledge mente conscientes de sus benefi- management? Consultado en: 20–12–05. —Garantizar la facilidad de uso cios. http://iam.ucsc.edu/EDMS/what_is_the_differen ce_between_c.htmtanto para los creadores como paralos usuarios de contenidos, así co- Por último, es indispensable 8. Smyth, Zoe A. “Implementing EDRM: has it implicar a las personas que deberán provided the benefits expected?”. En: Recordsmo para el departamento informáti- management journal, 2005, v. 15, n. 3, pp.co. contribuir a su puesta en funciona- 141–149. miento y para ello hay que identifi- 9. Una lista de funciones de los CMS puede en- —Garantizar la seguridad –per- car sus hábitos en el uso de la docu- contrarse en esta web. Consultado en: 3–01–06.misos– en el acceso a según qué ti- mentación y la información. Los http://www.cmsreview.com/po de documentación. contenidos están asociados a proce- 10. Business drivers across Europe for enterpri- sos de negocio y detrás de éstos hay se content management: findings from European —Permitir elementos de perso- market research. META Group, 2004, p. 11.nalización de los contenidos. personas. Las probabilidades de éxito del proyecto, están en estre- Adela d’Alòs–Moner, DOC6. Consul- —Asegurar la escalabilidad del cha relación con su grado de impli- tores en recursos de informaciónsistema. cación de las personas. aalos@doc6.es226 El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006

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