Automatizacion de documentos
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  • 1. MÓDULO DEAUTOMATIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 2. Este módulo automatiza un alto porcentaje de las operaciones relacionadas con los documentos de una PYME, como: facturación por conceptos, comprobantes de ingreso, de egreso, pagos y abonos a cartera o a proveedores, entre otros. Incluye un completo conjunto de operaciones especializadas en cada tipo de documento; cada operación solicita la información básica de cada transacción a través de un asistente simple, que al procesarse, genera en forma totalmente automática el documento impreso y todos los movimientos contables, de ejecución presupuestal y de cartera que correspondan.Características destacadas Facilidad para registrar Ventajas de la automatización Documentos de impresión información de documentos Facturas de venta (por conceptos). Único sistema que incluye asistentes La facilidad de digitación y la Comprobante de ingreso. de automatización de documentos innecesidad de hacer asientos de que facilitan el registro de un alto doble partida, facilitan la delegación Recibo de caja. porcentaje de los comprobantes de la del registro en auxiliares y secretarias. Comprobante de egreso o de pago. empresa. El sistema permite estandarizar y Comprobante de egreso con cheque. Con sólo registrar los datos básicos del restringir el uso de las cuentas por Impresión de Cheques. documento (¿qué?, ¿quién?, ¿cuánto?, cada centro de costos y por cada tipo etc.), el sistema se encarga de realizar de operación. Documento equivalente a la factura los cruces de cartera y demás asientos (para régimen simplificado). Se evita el doble trabajo de hacer el contables que correspondan en forma comprobante, separadamente hacer Comprobante de caja menor. totalmente automática. la codificación contable y luego la Comprobante de compra. Los asistentes no solicitan información digitación de los asientos en la contable, únicamente la información contabilidad. Nota por compras y servicios régimen Automatización de documentos propia de cada transacción. simplificado. Optimiza y agiliza el proceso diario al No se requiere hacer asientos de reducir los pasos, calcular Comprobantes de abono a CxC. doble partida. Es el sistema quien los automáticamente los impuestos y Nota contable, nota débito, nota hace. generar automáticamente la crédito. Integración y automatización contabilidad y la cartera, entre otros. Comprobante nota débito con Cada asistente se especializa en un Facilita el control de cartera1, el registro cheque. tipo de documento (registro de de los abonos y el cruce de cuentas. Etc. ingresos, registro de pagos, etc). Automatiza los diferidos: sólo se registra Cada asistente procesa la información el ingreso recibido por anticipado o los integrándola automáticamente a cargos y gastos diferidos, y el sistema todos los módulos del sistema (asientos automáticamente los difiere. contables, de cartera, de ejecución Permite automatizar las comisiones por presupuestal, etc). recaudo2, generando automática - Todos los asistentes de ingresos y mente las CxP a los vendedores. gastos incluyen sistema de cálculo de impuestos completamente automático (IVA, Retefuente, ICA, etc). Los asistentes de ingresos y gastos permiten programar fechas de pagos y manejo de cuotas, registrar pagos en efectivo, cheque, CxP o CxC, cruzar con anticipos, etc. 1 Requiere módulo de cartera. 2 Requiere el módulo de inventarios y facturación.
  • 3. Automatización de operaciones de ingresos y gastos Los asistentes para el manejo de operaciones de ingresos y gastos facilitan el registro paso a paso de las diferentes transacciones de ingresos y gastos sin que el usuario requiera formación contable. Ésto es muy útil cuando el contador de la empresa pretende delegar la digitación de los ingresos y gastos en personas no muy avanzadas en el registro contable riguroso de asientos de doble partida. Cada asistente incluye un flexible sistema de liquidación de impuestos automático (p.e.: IVA, Ret, Ret ICA, etc.). Asistente para registrar y facturar ingresos por Asistente para registrar y facturar ingresos conceptos recibidos por anticipado Fácil registro de las operaciones de ingresos, ya que el sistema Similar a la operación de registro de ingresos, pero solicita únicamente información simple: ¿De quién se recibió el adicionalmente el sistema diferirá automáticamente el ingreso ingreso?, ¿A cuál concepto de ingreso corresponde?, ¿Cuánto en un número de meses especificado. Este proceso es es el monto?, ¿Cómo es la forma de pago?. Al procesar, el realizado con las acciones automáticas de fin de mes. sistema de automatización genera los movimientos débitos y En la forma de pago de las operaciones de ingresos se puede créditos correspondientes, actualizando el estado de hacer cruces con cartera y de igual forma en las operaciones resultados, cartera, ejecución presupuestal, etc. de gastos se pueden hacer cruces con anticipos, proveedores y cuentas por pagar en general. Asistente para registrar gastos y pagos Asistente para registrar cargos y gastos diferidos Fácil registro de las operaciones de gastos y pagos, ya que el Registre cargos diferidos o gastos pagados por anticipado de sistema solicita únicamente información simple: ¿A quién le forma similar al asistente de gastos y pagos, pero pagó?, ¿A qué concepto de gasto corresponde?, ¿Cuánto?, adicionalmente el sistema diferirá automáticamente el gasto ¿Calcular automáticamente IVA y Retención? y ¿Cuál es la en el número de meses que se especifique. Este proceso se forma de pago?. Al procesar, el sistema de automatización realizará con las acciones automáticas de fin de mes. genera los movimientos débitos y créditos e imprime el comprobante de pago o egreso correspondiente.24
  • 4. Automatización de operaciones de cartera y proveedoresLas operaciones de automatización de cartera facilitan el registro paso a paso de las diferentes transacciones de cartera,como los abonos de clientes o pagos a proveedores sin que el usuario requiera formación contable. Esto es muy útilcuando el contador de la empresa pretende delegar la digitación de la cartera en personas no muy avanzadas en elregistro contable riguroso de asientos de doble partida.El módulo de automatización toma la información suministrada y la convierte automáticamente en asientos contables yde cartera.Asistente para crear cuentas por cobrar Asistente para registrar pagos o abonos de laPermite registrar en el sistema los préstamos que la empresa le cartera de clienteshace a terceros. Al procesar genera automáticamente la Al procesar, genera internamente los asientos y crucescuenta por cobrar y los movimientos contables que contables y de cartera. Incluye asistente para visualizar cuentascorrespondan. por cobrar pendientes y sus saldos. Automatización de documentosAsistente para crear cuentas por pagar Asistente para registrar abonos a proveedoresPermite registrar en el sistema los préstamos que los terceros le Al procesar ejecuta internamente los cruces contables y dehacen a la empresa. Al procesar genera automáticamente la cartera que correspondan. Incluye asistente para visualizarcuenta por pagar y los demás movimientos contables. cuentas por pagar pendientes y sus saldos.Asistente para replanteamiento de créditos Programador de cuotasPermite registrar en el sistema algún cambio en las condiciones Permite programar todos los pagos por cuotas en diferentesde un crédito ya registrado con anterioridad. fechas y por cuotas especiales como en Julio y Diciembre.
  • 5. Informes en automatización de documentos A los documentos de impresión se les puede configurar opciones de visualización como: los rótulos de los informes, nombre y número del documento, márgenes de impresión, etc. De esta manera se pueden utilizar formatos preimpresos o hacer que el sistema imprima totalmente el documento. Cada operación, de acuerdo a su tipo, permite ser impresa en varios tipos de formatos que pueden ser seleccionados por el usuario. Modifique, diseñe o personalice sus propios documentos de impresión1.26 1 El módulo de diseñador de documentos se comercializa como una herramienta independiente.
  • 6. ContaPyme cuenta con un web site muy completo, en el cualse ofrecen varios servicios de interés para nuestros usuarios: Información actualizada del Descarga de demostraciones. sistema y de cada módulo. Descarga de actualizaciones y Noticias sobre ContaPyme, parches. contabilidad y el sector PYME. Sistema de cotizaciones en Respuestas a preguntas línea. frecuentes. Sistema de compras en línea. Valor de los principales Suscripción al boletín de indicadores económicos. ContaPyme. Evaluación del servicio de Referencie a un amigo y gane! nuestros asesores (tickets). Demostración gratisAcerca de InSoft El único sistema que permite ser evaluado completamente antes de comprar (la demo no seInSoft Ltda., la casa desarrolladora de ContaPyme®, es una empresa vence).colombiana de ingeniería y desarrollo de software empresarial quelleva más de once años en el mercado, desarrollando aplicaciones Descargue una demostración completa desde:administrativas que se comercializan en casi todos los países de www.contapyme.com?demoAmérica Latina.El profesionalismo y dedicación a su trabajo se ve certificado con los Comprar en líneareconocimientos recibidos de importantes entidades de carácter Usted puede comprar en línea1 por internetregional y nacional: cualquiera de los combos de ContaPyme e incluso armar como Ud. desee su licencia de uso InSoft Ltda. ha sido galardonada con el XI (seleccione los módulos y utilidades que requiere PREMIO NACIONAL DE EXPORTACIONES 2001. para su empresa). Este premio es otorgado por ANALDEX y www.contapyme.com?comprar PROEXPORT Colombia, a las empresas que llevan con orgullo los colores de nuestra bandera por el mundo. Interés en ser nuestro distribuidor? Puede aumentar su portafolio de productos y servicios uniéndose a nuestra completa red de El 3er PREMIO DESPERTAR EMPRESARIAL EJE asesores y distribuidores de ContaPyme. CAFETERO AÑO 2000. Otorga el premio A LA NUEVA EMPRESA A: InSoft Ltda. www.contapyme.com?distribuidor Un reconocimiento, respaldo y estímulo que la CORPORACION FINANCIERA DEL CAFE y LA PATRIA confieren a las empresas que, mediante Requerimientos estrategias emprendedoras han mostrado CPU: Computador de 500 Mhz o superior; especial relevancia por el desarrollo económico recomendado Intel Pentium III, AMD Athlon 1GHz o y social del eje cafetero. superior.La labor de InSoft en búsqueda del desarrollo tecnológico para Memoria: Mínimo 128 MB, recomendado 512 MB olas pequeñas y medianas empresas ha sido igualmente más.reconocida por parte del Instituto Colombiano de la Ciencia y laTecnología - COLCIENCIAS, como un sistema producto de Disco duro: 150 MB libres antes de instalar. 250 MB recomendados para trabajo y copias de seguridad.investigación tecnológica con alto contenido de desarrollo nacional(Resolución Colciencias 0086 de 2004). Monitor: SVGA 800 x 600, mínimo 256 colores, o Diseño: cleyton@insoftweb.com superior. Lectura: Unidad de CD. InSoft Ltda. Impresora: Compatible con Windows (inyección, Calle 62 # 23 - 61 Edif. Torre Plaza 62 Of. 704, Manizales - Colombia. láser, matriz de puntos o POS). PBX: (096) 88 50 800 / Fax: 88 50 800 E-mail: gestion@insoftweb.com Visite a InSoft en Internet: www.insoftweb.com Sistema operativo: Windows 95, 98, NT SP6, 2000, XP Sp2, 2003, Vista o posteriores. 1 Nuestra página de compras es segura y utiliza el sistema de seguridad más avanzado SSL.