Excelência em Gestão através do PPM

  • 1,166 views
Uploaded on

Como aumentar a eficiência da organização através da gestão de programas e portfolios de projetos de TI?

Como aumentar a eficiência da organização através da gestão de programas e portfolios de projetos de TI?

More in: Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
  • Barcellos, obrigado por divulgar a apresentação. Foi uma experiência muito boa poder participar do seminário de gerenciamento de projetos de Goias! Abraços
    Gustavo Lens Minarelli
    Are you sure you want to
    Your message goes here
No Downloads

Views

Total Views
1,166
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
1
Likes
4

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide
  • Rever formato – pegar com Dorinha OK
  • Tirar circulos e trofeus OKIncluir figuras do Gartner/ Firrester, sendo:1 de reconhecimento de EA/ TI e outra de reconhecimento em Analytics OKUsar figuras Pagina 11 e Pagina 8 (ajustar figura - na hipótese de criarmos uma nova figura atentar para: diminuir tamanho e/ ou colocar em outra cor o nome dos concorrentes; Observar o que falamos sobre o texto)OK
  • Tradução da estratégia da organização, seja corporativa ou da área de TI. Operacionalizar a estratégia através de projetos e programas.
  • Desde os anos 90, os líderes de negócio vem gerenciando suas operações através de um Sistema de Gestão Integrada (ex.: ERP);No início do século, as atenções se voltaram para a Gerencia das Operações e mais recentemente ao Gerenciamento Estratégico de Tecnologia da Informação, com anecessidade de que o assunto fosse GOVERNANDO como PARTE INTEGRANTE DA ESTRATÉGICA DO NEGÓCIO;Os Sistemas de Gestão Integrada Existentes (ex.: ERP) não contemplava as especificidades das práticas de Gestão de Projetos, especificamente de tecnologia da informação.A Gerencia de Serviços de Tecnologia da Informação enfrenta hoje desafios semelhantes aos sofridos pelas organizações do passado, na adoção de soluções e processos integrados de gestão (ex: processos de compra não estavam integrados aos processos de suprimentos).
  • Ajustar este slide
  • Ajustar este slide
  • Forte envolvimento das pessoas epatrocinio necessário para que tudo acontecesse
  • Apresentação feita após o go-live para evidenciar resultados (Você sabia)
  • Speaker: Deloitte Carla
  • VisãoAssement da ferramenta atual realizado com público limitado sem visão abrangente de todos os pontos dos processos de gestão da TI (diferentes tipos de solução, diferentes metodologias de gestão, diferentes formas de trabalho etc.);Estratégia de implantação focada na substituição de ferramenta existente sem análise / ajuste dos processos e sem envolvimento adequado de todas as áreas impactadas (áreas e regionais);Não realização de levantamento com público tático / executivo para identificar necessidades de informações para suporte à tomada de decisões;Solução não endereça questões relacionadas a Gestão de Programa e Portfólio;Solução sendo desenhada com base em processo que já possue claramente necessidades de melhoria identificadas.PlanejamentoFalta de atuação da equipe de Gestão da Mudança para endereçar as mudanças já identificadas, garantir um processo de comunicação estruturado e um plano de capacitação adequado às necessidades de uma implantação de PPM;Governança da ferramenta sendo desenhada sem o envolvimento de uma visão externa de boas práticas;Governança do projeto focada nas questões operacionais;Metodologia de gestão de projeto limitada às questões técnicas e operacionais, sem abordar questões mais táticas e estratégicas.Desenho e ConstruçãoDesenho da solução realizado com base em requisitos levantados a partir do NTIC;Melhorias identificadas através dos GAPs podem não ser contempladas na primeira implantação;Equipe alocada para desenho das propostas de workflow sem conhecimento de desenho de processos com foco em negócio;Equipe alocada para desenho das propostas de workflow sem conhecimento ou experiência para execução de estratégia de validação com os envolvidos no projeto.

Transcript

  • 1. A excelência em Gestãoatravés do PPMComo aumentar a eficiência daorganização através da Gestão deProgramas e Portfolio de Projetos deTI?8º Seminário de Gerenciamentode Projetos - PMI Goiás
  • 2. Mini Currículo do Palestrante Qualificações: Deloitte Touche Tohmatsu Av. Presidente Wilson 231 - 26º andar ● Gerente de projetos com experiência internacional na Gestão de Projetos e 20030-905 - Rio de Janeiro - RJ Brasil Relacionamentos Comerciais, em Programas de Governança, Gerenciamento Gustavo Lens Minarelli de Riscos e Gerenciamento Estratégico. Possui vasta experiência em Gestão Gerente | Consultoria Tel: + 55 (21) 3981-4591 de Portfólio de Projetos, Gerência de Serviços e Governança Organizacional. Empresarial Cel: + 55 (21) 9663-3724 ITIL Expert, CGEIT, CISM, CRISC, Fax: + 55 (21) 3981-0600 ● Possui 10 anos de experiência na liderança de projetos de implantação de gminarelli@deloitte.com estruturas gerenciais, processos de controle e auditoria - com a realização de ISO27001 LA www.deloitte.com.br levantamentos, análises, especificações de processo gerenciais, desenvolvimento, implementação e adequação de soluções de infraestrutura tecnológicas e gestão de processos.Formação: ● Conhecimentos obtidos na prática, com resultados comprovados, utilizando● MBA: ESPM Business School São Paulo metodologias/estruturas reconhecidas, como por exemplo, BSC, ITIL- ISO20000, 27001, 31000, COSO, PMBok, CObiT, ValIT, RiskIT,● Engenheiro de Telecomunicações: FEI - Faculdade de Engenharia BS25999/IS015999, SCRUM, etc.. Industrial .● ITILv3Expert no Brasil (G. Serviços de TI)● CRISC (Certificado – ISACA: Risk Management) Experiência Profissional:● CISM (Certificado – ISACA: Information Security Management) ● Professor de Pós Graduação em disciplinas de gestão● CGEIT (Certificado – ISACA: Governance of Enterprise IT) ● Experiência diversificada, incluindo mais de 20 das 500 maiores empresas do● ISMAS (EXIN - ISO 27002 Advanced Management) país (Exame), no governo, segmento financeiro, telecomunicações,● COBIT Foundations (Certificado) distribuidoras de energia, indústrias de óleo e gás e mineração, prestação de● ISO27001 Lead Auditor (Certificado) serviços, educação e saúde.
  • 3. Presença Global e Foco no BrasilDeloitte no Mundo • 4 Linhas de Negócio — Audit, Tax, Consulting e Financial Advisory Services — a única organização de serviços profissionais que oferece uma gama completa de serviços • 186.000 funcionários em 150 países • Cerca de US$ 29 bilhões de receita global, sendo mais de 50% proveniente de serviços de Consulting e Advisory Services • Provedora de serviços de 60% das empresas da lista das 500 maiores empresas da Fortune • Maior consultoria em gestão do mundo Human Capital Operations Excellence Financial Consulting Technology Deloitte no Brasil Transformation Advisory • Atuação no Brasil desde 1911 • 150 sócios e 5.000 profissionais especializados Audit/ Sustainability Shared Control Tax Services • 11 escritórios nos principais centros econômicos Excellence Tax Services • 97% dos clientes satisfeitos com nossos serviços • Mais de 3,5 mil clientes ativos Financial Post Merger Advisory Capital Projects • Uso de tecnologias exclusivas e as metodologias mais Integration Solutions avançadas de negócios3
  • 4. ConsultoriaAs ofertas de serviços da Consultoria contemplam soluçõescompletas para ajudar os líderes empresariais na escolha damelhor estratégia e no aprimoramento da gestão de processos,tecnologias, pessoas e riscos.Áreas de abordagem da Consultoria da Deloitte:Serviços• Estratégia• Eficiência operacional• Tecnologia• Capital humano• Riscos e aspectos regulatórios
  • 5. Prática de TecnologiaDestaques• Mais de 40% das receitas de Consultoria no mundo são da área de tecnologia - mais de 50% nas Américas• Taxa de crescimento anual (CAGR) em média de 18% deste FY05 até o momento atual• Mais de 31.200 profissionais de tecnologia em 30 países (mais de 16.800 nas Américas)• Global Delivery Centers nas Américas, EMEA e Ásia-PacíficoLinhas de Serviço Technology Strategy Information Systems Technology & Other Package Technologies & Architecture Management Integration Process Management Technology • Technology • Business • SAP Package • Custom • Application • Security & Privacy Innovation Intelligence / Data Technologies Development Managed Services: Strategy & • IT Strategy & Warehousing • Oracle Package • Services • Info Mgmt/ BI Management Alignment • Enterprise Content Technologies Oriented • SAP • Security & Privacy • Enterprise Management • Salesforce.com, Architecture Technology (SOA) and • Oracle Integration Architecture • Portal Technology Lawson, Contact Center, SCM Integration • Systems • eXtensible Business • IT Effectiveness & • Master Data Architecture Integration Operations Management Packages Reporting Language • Emerging Packages • Solution Analysis • Extended Business (XBRL) • Application Strategy • Performance and Design Office Solutions and Selection Management and Solutions • Analytic & Forensic Technology • Program • Operations Support Technology • Data Center & Management Services Technology • Web Enabled Infrastructure Transformation • Testing5
  • 6. Prática de consultoria Deloitte é a única consultoria global com uma oferta completa de serviços6
  • 7. Nosso time PMS – Project Management Solutions Michelle Sampaio Stefan Sudylovski Martin Seefelder Carla Rocha Diretora líder da Gerente Gerente Gerente prática de PMS - RJ Capital Project - RJ Capital Project - RJ Program Leadership - RJ João Estevam Cristiano Schueler Gustavo Lens Minarelli Gerente Gerente Gerente HP PPM - RJ CA Clarity PPM - RJ IT Strategy & Operations - RJ © 2012 Deloitte Global Services Limited
  • 8. Agenda Contextualização Abordagens para Case PPM: Empresa implementação de de Mineração PPM
  • 9. Contextualização
  • 10. Contextualização As práticas de Gestão Quais são as coisas certas a fazer? Enterprise Strategy - Desenvolvimento da estratégia e visão da organização. Estamos fazendo as coisas certas? Estamos Strategy fazendo o suficiente? Project Program Portfolio Management – Traduz a estratégia em Portfolio realidade com o gerenciamento do portfolio (projetos ou programas). Management Programme Estamos fazendo as coisas certas da maneira Management certa? Program Management – estrutura e coordena uma lista de projetos que se relacionam, garantindo que os benefícios sejam atingidos para cada programa. Project Management Project Management – garante que os projetos sejam entregues no prazo de acordo com os padrões de custo e qualidade.10
  • 11. Contextualização PPM: Project Portfolio Management A Gestão de Portfólio é uma disciplina central na organização, responsável por: • Promover alinhamento das iniciativas aos objetivos de negócio; • Operacionalizar a estratégia através de projetos e programas; • Desdobrar a estratégia de negócio em ―roadmaps‖ e projetos; • Entregar valor através da gestão das iniciativas passadas, correntes e futuras como investimentos financeiros. PMI: The Standard Portfolio Management 2nd Edition11
  • 12. Proponho uma pequena reflexão…. Cenário Pre-Digital Digital Post-Digital Como você enxerga o  Imaturo  Informado  Conectado cliente?  Homogênio  Segmentado  Personalizado  Otimizado / reduzir  Automatizado  Decisões baseadas em conhecimento Como você enxerga desperdícios (informações de valor)  Baseado em tecnologias (ERP, os processos da sua  Essencialmente manual CRM)  Processos flexiveis (personalizados e organização? orientados ao cliente) Como você enxerga a  Orientadas pelo processo  Modelos e metodologias  Colaboração e integração entre as forma com que sua  Equipes treinadas no organizacionais otimizadas áreas organização processo  TI é uma área chave  TI não é uma área isolada dos outros desenvolve suas  TI é uma área operacional e é processos da organização atividades? um custo para a organização  Decisões impostas de cima  Processo iterativo (melhoria  Processo colaborativo e dinâmico Como você enxerga a para baixo e linear (top- contínua) (agilidade e padronização) estrutura sua down)  Responsabilidades e prestação organizacional? de contas definidas Como a sua  Através de um único canal  Alguns canais definidos  Sem canais definidos organização se relaciona com seus clientes?  Mercado constante  Mercado variável porém  Mercado temperamental (flutuações Como é o mercado de  Demanda controlada pela previsível econômicas) sua organização? disponibilidade de recursos  Disponibilidade de recursos de  O cliente controla a demanda acordo com a demanda
  • 13. Alinhamento da TI aos negócios Neste contexto, o desafio para atingir excelência operacional está diretamente relacionado à implementação de um modelo integrado de gestão das iniciativas de TI, integrado com a gestão das áreas de negócio da organização.
  • 14. Excelência em Gestão Para atingir a excelência em gestão, é necessário que o portfólio de projetos seja entregue com agilidade e escala, superando os desafios a seguir: • Compreensão e adaptação rápida às necessidades dos negócios; • Projetos voltados para Soluções de negócios (não de tecnologia); • Agilidade na resposta às constantes mudanças da mercado; • Redução dos custos, risco e retorno sobre os investimentos; • Inovação sustentando vantagens competitivas; • Colaboração e alinhamento entre áreas meio e fim / técnicas e de negócios; • Soluções simples para os seus processos, serviços confiáveis, flexíveis e eficientes.
  • 15. Abordagens paraimplementação de PPM
  • 16. Principais armadilhas na implementação de PPM  Não são realizadas análises e escolhas por critérios estruturados de soluções e processos;  Existe a tendência natural de investir todos os esforços na instalação de uma solução sem se preocupar com uma implementação ampla;  O impacto organizacional nem sempre é avaliado;  Na medida em que as disciplinas são colocadas em prática, a complexidade gerencial aumenta.
  • 17. Possíveis abordagens Abordagem Top Down 1. Análise de Investimentos (Estratégia do Negócio) 2. Identificação de metas (valor) 3. Identificação das iniciativas 4. Priorização das iniciativas EVM (Value Map) MapIT! 5. Alinhamento do Portfolio 6. Realização dos Programas 7. Implementação do Escritório de Gestão 8. Rastreamento dos benefícios PriorIT! Portfolio Landscape Abordagem Bottom-Up 1. Informação sobre os projetos 2. Agrupamentos dos programas 3. Avaliação das metas dos projetos 4. Alinhamento do Portfólio 5. Gerenciamento Dinâmico do Portfólio PriorIT! Portfolio Landscape
  • 18. Metodologia de implementação de Gestão de Portfólio Uma boa metodologia de implementação permite o alinhamento contínuo com a estratégia e iniciativas de mudança, limitação de recursos e tolerância a riscos Rastrear benefícios, custos, recursos, alinhamento Rastrear alterações nos estratégico e outros fatores utilizando um painel com Colher informações de projetos projetos e no seu indicadores da saúde do portfólio, dos programas e utilizando um modelo padrão de projeto ambiente externo dos projetos. Tradução da Desenvolver Monitorar Modelo de Implementar Estratégia Monitorar Programas Priorização & Executar Mudanças & Projetos Portfolio Collect Project Coletar InformationEstabelecer periodicamente Informações de Projetos Executar o portfólioos princípios para a iniciativa baseado no planode portfolio (ex. priorizadorequerimentos deinformações, medidas de Desenvolver e ponderardesempenho, princípios e critérios de valor e riscos Comunicaralvos para os KPI s e usados no processo de & Reportarestratégia de gerenciamento priorização. Analisarde contingência) Analyze Portfolio Portfolio Gerar relatórios para Priorizar Prioritize comunicar o portfólio para Projetos & os executivos e gerentes de Programas projeto Avaliar o valor e o risco de cada programa e produzir uma lista priorizada de projetos com cortes sugeridos Criar uma lista priorizada de projetos em conformidade com os limites e restrições
  • 19. Abordagem orientada a resultadosÉ recomendável utilizar uma abordagem orientada a resultados rápidos, envolvendo odesenho e a implementação dos processos e ferramentas do PPM:Fase 1: Fase 2: Fase 3:Visibilidade Responsabilidade Escalabilidade Primeira visão do Portfolio Gerenciamento Rigoroso Alavancagem de valor Ciclos iniciais Valor Processos Risco Papeis e Responsabilidades Recursos Ferramentas e técnicas 1. Set up project 2. Collect 3. Analyze 4. Communicate 5. Scale project Sequenciamento Métricas de Desempenho Comunicação information portfolio & report • Give training on value • Conduct interviews • Map the portfolio on • Generate reports to • Provide work plan for methodology with project managers the EVM, identifying communicate the client personnel to ... • Establish the • Determine other project contribution to portfolio to executives scale use of the tools baselines for the sources of data (e.g., each value driver and project managers into other areas of the portfolio initiative financial database impacted • Report by project, company and to (e.g., performance with project ROI • Build the Benefit sponsor, milestone perform analysis on measures) figures) and extract Master Plan, factoring date, value driver an ongoing basis • Agree on specific from source in contribution to impact • Hand over tools to projects to be • Categorize benefits value drivers over client owner analyzed using the Enterprise time and the payback • Create classification Value Map™ (EVM) period dictionary • Populate templates • Conduct workshop to • Customize tool for describe, client communicate and • Develop data interpret results collection templates Amadurecimento da organização:Resources Implementação Escritório de Gestão Time
  • 20. Soluções de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos Gartner Market Scope 2012 : Priorização das iniciativas e investimentos direcionados de forma a fornecer maior valor para a organização.“Este MarketScope destaca os desafios que os líderes de Escritório deGestão de Portfólio / Programa / Projeto, Gerentes de Programa eProjeto e Gerentes de recurso enfrentam atualmente:• Selecionar / priorizar programas e projetos e executá-los dentro do prazo, custo e escopo acordados;• Balancear capacidade de TI (recursos humanos, prazo e orçamento) com as demandas (investimentos, programas, projetos e outras necessidades não planejadas);• Monitorar e reportar o status do projeto e controlar os custos;• Aprimorar a eficiência na execução de projetos;• Atuar de forma proativa para resolução de issues e tratamento de riscos;• Manter o alinhamento dos projetos com a estratégia do negócio;Gartner, MarketScope for Project and Portfolio Management SoftwareApplications, 2012
  • 21. Case PPM: Empresa de Mineração
  • 22. Implementação global de PPM em empresa de mineração Objetivos Estabelecer um conjunto de processos de gerenciamento, dinamicamente estruturados, suportados por um modelo organizacional e de governança robustos: • Unificar a gestão de portfólio, programas e projetos de TI globalmente; • Promover visibilidade única e para todos os níveis gerenciais; • Possibilitar uma priorização direcionada a negócios dos programas e projetos do portfólio de TI; • Padronizar o ciclo de vida do portfólio, do surgimento da ideia até sua implantação, com a mensuração de benefícios; • Promover a tomada de decisões baseada na estratégia corporativa e não em decisões individuais; • Possibilitar o equilíbrio da alocação de investimentos nos níveis estratégico, tático e operacional para portfólios, programas e projetos de TI.
  • 23. Implementação global de PPM em empresa de mineração Desafios • 378 projetos de investimento, 17 países; • 900 profissionais de tecnologia da informação distribuídos geograficamente; • Alinhamento do portfólio com as estratégias de negócio; • Diversos repositórios de dados existentes globalmente, sem integração e padronização; • Sistemas independentes dificultando a troca de informações; • Gestão de sistemas em produção sem processos globais, específicos e/ou padronizados.
  • 24. Implementação global de PPM em empresa de mineração Estratégia de Implementação Foi adotada uma implementação faseada, estruturada a partir da fase de ―assessment”, tendo como foco a adoção da solução pelos usuários finais.
  • 25. Implementação global de PPM em empresa de mineração Abordagem de Gestão e Implementação
  • 26. Implementação global de PPM em empresa de mineração Abordagem para Gestão da Mudança © Deloitte Touche Tohmatsu – Dan Cohen / John Kotter • Uma estratégia de engajamento focada nos stakeholders e nas mudanças é essencial para endereçar a transformação causada por cada um dos desafios inerentes a um projeto de implementação de PPM: diferenças culturais, riscos e issues, alinhamento entre stakeholders principais, identificação dos stakeholders impactados, comunicação efetiva e planos de capacitação; • A Abordagem customizada de Gestão da Mudança da Deloitte baseada no ―The Heart of Change‖, abrange todos os desafios citados acima.
  • 27. Implementação global de PPM em empresa de mineração Comunicação durante a mudança1 Reuniões com Comitê Diretivo e Executivo2 Reuniões de Status com Comitê Gestor3 Reuniões quinzenais com pontos focais4 Reuniões Gerenciais com gestores de áreas5 Reuniões diárias com a liderança do projeto6 Reuniões com gestores de processo7 Workshops para validação de requisitos8 Did you Know – foco na apresentação de resultados9 Newsletters com informações sobre o projeto
  • 28. Implementação global de PPM em empresa de mineração Abordagem de capacitação customizada / direcionada Treinamento customizado e orientado a cada perfil; Just-in-Time: os profissionais “certos” receberam as informações “certas” e foram treinados no momento certo; Need-to-Know Approach: os profissionais aplicaram o conhecimento necessário aprendido em suas responsabilidades de trabalho específicas; Incorporação de princípios de treinamento por região; Disponibilização de eLearning para treinamento; Mais de 800 horas de treinamento; Cerca de 600 usuários treinados no Brasil, Canada, Austrália, Ásia e New Caledônia; Treinamentos virtuais realizados por inúmeros usuários durante 4 meses; Utilização de abordagem de capacitação de multiplicadores.
  • 29. Implementação global de PPM em empresa de mineração Resultados alcançadosEstratégicos: Táticos:• Processo global implementado em todas as • Knowledge transfer realizado com sucesso para as áreas localidades em que a organização atua; internas (PMO esttratégico e tático) e fornecedores que suportam as manutenções da aplicação;• Padronização do ciclo de vida do portfólio, desde a criação da ―Idea‖ até o ―Launch‖, inclusive com a • Treinamento dos usuários finais com hands-on de acordo mensuração de benefícios; com a estratégia de Go Live, ministrado pelos multiplicadores no Brasil, Canada, UK, New Caledonia e• Visibilidade em tempo real de todo o portfolio de TI outros países; através de relatórios e Dashboards; • Mais de 500 usuários treinados e ativos na ferramenta; • Uma única fonte de informações-chave confiável (―one single tool‖); • Processos de negócio padronizados e alinhados, com uma clara definição de responsabilidade e propriedade de atividades ponta a ponta (―one single process‖);• Possibilidade de priorização direcionada a negócios • Qualidade de dados compartilhados de maneira dos programas e projetos de TI; consistente, compartilhados globalmente na empresa;• Tomada de decisões baseada na estratégia • Projeto implantado no prazo desafiador (9 meses)! corporativa e não em decisões individuais;
  • 30. Implementação global de PPM em empresa de mineração Benefícios• Diminuição do tempo total de planejamento em função da padronização de modelos utilizados pelo gerente do programa;• Diminuição do tempo médio dos projetos em função da aplicação de lições aprendidas pelo gerente do programa (peculiaridades de cada processo) e consequente diminuição do custo unitário da solução;• Visibilidade de informações em tempo real com suporte a tomada de decisões;• Aumento do rendimento das equipes;• Maior visibilidade das tendências e orçamentos.
  • 31. Implementação global de PPM em empresa de mineração Fatores Críticos para o Sucesso da Implementação
  • 32. Obrigado....Rafael Faria GagliardiMarketing Supervisor | Deloitte Deloitte Touche Tohmatsu Av. Presidente Wilson 231 - 26º andar 20030-905 - Rio de Janeiro - RJ Brasil Gustavo Lens Minarelli Tel: + 55 (21) 3981-4591 Gerente | Consultoria Empresarial Cel: + 55 (21) 9663-3724 ITIL Expert, CGEIT, CISM, CRISC, Fax: + 55 (21) 3981-0600 ISO27001 LA gminarelli@deloitte.com www.deloitte.com.br―Deloitte‖ refere-se à sociedade limitada estabelecida no Reino Unido ―Deloitte Touche Tohmatsu Limited‖ e sua rede de firmas-membro, cadaqual constituindo uma pessoa jurídica independente e legalmente separada. Acesse www.deloitte.com/about para uma descrição detalhadada estrutura jurídica da Deloitte Touche Tohmatsu Limited e de suas firmas-membro.₢ 2012 Deloitte Touche Tohmatsu . Todos os direitos reservados.33