Giacomo Barbieri - Modulo 5 - Valorizzare lo studio con la tecnologia - Venezia, 13/11/2012

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Intervento di Giacomo Barbieri - Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti, Presidente di I.D.S.C. Srl e consulente di direzione - Venezia, 13/11/2012

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  • 1. Modulo 5 Tecnologia ed E-Business E-© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati Giacomo Barbieri Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Presidente di I.D.S.C. Srl Servizi in evoluzione per una professione che cambia @dott_barbieri it.linkedin.com/in/giacomobarbieri “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” 1 Venezia – 13 novembre 2012
  • 2. Agenda© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza • Cultura dell’innovazione Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? • Saper spiegare le proprie esigenze • L’importanza della software selection • Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati • I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza, riservatezza • Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare “nella nuvola”? • Tempo di fermo tollerabile? • Il TCO Total Cost of Ownership • Ergonomia del posto di lavoro • Valutare i benefici: il piano investimenti IT tra benefici attesi ed effettivi “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 3. La PEC obbligatoria dal© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza 29/11/2011 e novità in ambito Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati di procedure concorsuali ulteriore adempimento o enorme opportunità per ridurre i costi e velocizzare le comunicazioni? “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 4. Premessa© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati Cultura dell’innovazione: le novità sono utili solo quando migliorano i risultati e la soddisfazione di tutto lo staff -> empowering, richieste, formazione, controllo “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 5. Premessa© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? La ricerca delle tecnologie abilitanti “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 6. Premessa© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati Saper spiegare le proprie esigenze Siamo in grado di controllare la tecnologia che introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio? L’importanza della software selection “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 7. Conclusioni 1/3 - Sviluppa un piano strategico IT ed assegna un budget per la tecnologia del tuo© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Studio Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati - L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle tecnologie - Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori - Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti - I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori - Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili - Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 8. Conclusioni 2/3 -Il software gestionale, il software di contabilità, il word© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E’ necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni - Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente - Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema - Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed adeguate risorse) alla gestione dei rischi. “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 9. Conclusioni 3/3 La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza mondo di oggi. E’ importante che i professionisti si mantengano Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati aggiornati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie possono portare. Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo. Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata. “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 10. Alcuni obiettivi concreti alla portata di tutti© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati 1) Condividere la rubrica telefonica (con se stessi sui vari dispositivi e con i colleghi) 2) Condividere l’agenda 3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio documenti 4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche) “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 11. Client TipoPROFESSIONISTA connessioni di rete stampanti dymo© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati scanner smartcard usb antivirus 7zip Dike pdf reader office 2010 ie9 / firefox as/400 (su win7 solo Prassi Extended) fedra entratel + vari sogei dropbox “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 12. Esempio: gli Obiettivi IT 2011 • aumentare la produttività con una migliore ergonomia del posto di lavoro© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati monitor grande e tastiera comoda (e pulita!) migliorare l’integrazione con iPhone, iPad ed i passaggi dentro/fuori Studio • favorire l’archiviazione ottica scanner personali per i prof. doppio monitor per i prof. che fanno un uso intensivo • utilizzare le docking station per i notebook • minimizzare il numero di device da installare, configurare, mantenere lasciare i notebook vuoti e usare le vm quando possibile limitare le personalizzazioni • minimizzare il rischio perdita/sottrazione di dati posto il maggiore uso dei dispositivi mobili e degli accessi remoti verifica policy di configurazione (password, vpn, autoreset, geolocalizzazione) verifica servizi di rete esposti, configurazione firewall lasciare i notebook più vuoti possibile e usare vm “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 13. Esempio: i Vincoli IT 2011 • Licenza Windows 7 in VM costa circa 70euro/anno© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • Licenza Office Full in VM costa circa 100euro/anno • Forse minimo di 5 posti di lavoro VM • Office OEM non è duplicabile per lo stesso utente • Necessità di apprendere Office 2010, Win7 • I filmati in RDP non sono fruibili • Il doppio monitor in RDP non è fruibile • USB redirection in RDP nativo non funziona (scanner, smartcard) – OK con ThinPRAIM • Integrazione ipad, iphone e windows ancora da migliorare (foto) • AS/400 su Win7 funziona solo con Prassi Extended • Costo troppo elevato dell’infrastruttura VMWARE VIEW per il nostro numero di utenti “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 14. L’INFRASTRUTTURA IT DELLO STUDIO SBS2008 SBS 2008 SP1 64 bit Backup su FASTWEB Ram: 6144 MB FASTWEB Cpu: 2 vCpu /24 SQL2008 Vm…. /24 C: 65 GB Local 192.168.0.254 SBS 2008 SP1 32 bit File: 110 GB Ram: 1024 MB Gw: 37.0.40.1 Email: 100 GB Name: Ram: 3072 MB Cpu: 1 vCpu Cpu: 2 vCpu Backup: 500 GB VPN SSL C: 30 GB SQL: 15 GB Ip: 192.168.16.210 Ip: 192.168.16.209 DMZ Gw: Backup: 100 GB Management UPS Vm…. Vm.Linux Usr:© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Ip: 192.168.16.211 Pass: Ram: 2048 MB Ram: 512 MB Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati http://sbs2008:8090 Cpu: 2 vCpu Cpu: 1 vCpu (porta per comunicazione Ip: 192.168.16.230 Ip: 192.168.3.34 client 3573) iLO 2 Firmware Version: 1.77 04/23/2009 System ROM: D21 11/02/2008; ZYWALL USG-100 esx4.idscweb.local 192.168.16.254 ILO: 192.168.16.8 Usr: VMK: 192.168.16.7 Pass: ILO: Digi Serial adapter ML 350 G6 Tower PortServer TS 2 Serial: 192.168.16.222 Prod ID: Interfaccia Web Usr: Iomega StorCenter 8 dischi da 146 GB (15000) Pass: Pro NAS ix2 1-7 R5 + Hot-Spare (8) 2 Router Wifi Buffalo Ip: 192.168.16.43 Storage Password: NFS per ESX ILO adv: Associato al dominio Def pw: Modem Fax – Us Robotics Courier Port 1 Digi Serial adapter HP UPS – Port 2 Digi Serial adapter DNS: 192.168.16.210 GW: 192.168.16.254 Dominio: idscweb.local Riferimenti: User: Pass: “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Pass: 23/4/201 Venezia – 13 novembre 2012 14
  • 15. Le aree strategiche di innovazione© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • Gestione documentale • Gestione workflow • Gestione relazioni (CRM) • Gestione del tempo: pianificare e consuntivare “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 16. La scelta di hardware e software© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • Lean Thinking: fa leva sul risparmio • L’uso selettivo della tecnologia è una delle chiavi per il successo di un’organizzazione • La ricerca delle tecnologie abilitanti • Il Total Cost of Ownership (TCO) “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 17. Massimizzare le© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati potenzialità dell’hardware e del software in uso “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 18. La ricognizione© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati 1. Quello che mi serve funziona al 100%? 2. Quello che ho funziona al 100%? 3. Quello che esiste oggi potrebbe dare un miglioramento alla mia organizzazione? 4. Sono pronto ad avvantaggiarmi di quello che esisterà esisterà? “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” 3 ottobre Corso “Evoluzione degli studi professionali - settimo Venezia – 13 novembre 2012 18
  • 19. Tecnologie nuove ed emergenti© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati, unified communication • I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza, riservatezza • Thin o Fat? • È ora di virtualizzare? • È ora di andare “nella nuvola”? • È ora di cambiare gestionale? “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 20. © ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati Predisporsi all’ufficio senza carta “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 21. Ergonomia del posto di lavoro© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • Notebook o Desktop? • …quale notebook? • Win, Linux o Mac? • Tanti dispositivi diversi, ma per lavorare meglio sugli stessi dati! “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 22. La business continuity e le strategie di disaster recovery© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • Che tempo di fermo possiamo permetterci? • Come lo otteniamo? • Abbiamo provato? “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 23. Analizzare© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati l’importanza dei sistemi di gestione della conoscenza “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 24. Stabilire i criteri di© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati archiviazione e classificazione delle informazioni Es. linee guida per l’archiviazione “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 25. © ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza La tecnologia per Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati una efficiente gestione documentale “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 26. © ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati Predisporre una strategia di e-business “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 27. Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro da remoto© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati • coinvolgere il cliente nel processo di erogazione del servizio • “fare rete” con altri colleghi “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 28. Grazie dell’attenzione© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Giacomo Barbieri Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati giacomo.barbieri@barbierieassociati.it Twitter: dott_barbieri LinkedIN: Giacomo Barbieri Via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna www.barbierieassociati.it “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012
  • 29. Per ulteriori approfondimenti, materiale e per proseguire il dibattito online vi rimandiamo ai siti:© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati www.economiaefinanza.org e www.guidaifac.it Si ringraziano i partner tecnici del Tour Organizzazione 2012 di ACEF “Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Venezia – 13 novembre 2012