Soluzioni efficaci di knowledge management

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Soluzioni efficaci di knowledge management

  1. 1. S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO 11° MEETING NAZIONALE EVOLUZIONE DEI SERVIZI PROFESSIONALI DELLA CONSULENZA (R)INNOVARE LO STUDIO Soluzioni efficacidi Knowledge Management Dott. STEFANO TRENTIN ADACTA STUDIO ASSOCIATO 13 Settembre 2011 - Sala Falck, Fondazione Ambrosianeum 1
  2. 2. AGENDA• Knowledge management – cos’è• Knowledge management – strumenti• Il KM in Adacta Studio Associato • Document management • Portale • Comitato Innovazione Processi 2
  3. 3. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’ÈLetteralmente, la GESTIONE DELLA CONOSCENZA.Misurazione e la valorizzazione del capitale umano al fine diaumentare il valore totale dell’azienda (studio).Attraverso le politiche di KM l’informazione, le conoscenze e lecompetenze diventano la linfa vitale per la creazione del valoreaziendale. 3
  4. 4. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’ÈIl risultato può essere ottenuto seguendo sostanzialmente le seguenti tre linee guida:• trasformare il know how in APPRENDIMENTO DIFFUSO dell’organizzazione• trasformare il capitale intellettuale da patrimonio individuale a VALORE PER L’ORGANIZZAZIONE• sostenere le competenze e le conoscenze dell’individuo e dell’azienda sviluppando nell’azienda la capacità di ACQUISIRE, TRATTENERE E DIFFONDERE IL PATRIMONIO DELLE CONOSCENZE COMUNI. 4
  5. 5. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’ÈFROM KNOWING TO DOING• Gestire la CONOSCENZA PROVENIENTE DALL’ESTERNO, grazie a tecnologie e interventi in grado di supportare i processi di comunicazione tra le varie funzioni• Creare un ambiente fertile per l’innovazione supportando le “COMMUNITIES OF PRACTICE”, con l’obiettivo di accrescere il valore della conoscenza indotta dall’interazione di gruppi informali• Supportare la codifica, la raccolta e la fruibilità della CONOSCENZA TACITA• Catturare, condividere e applicare le BEST PRACTICE• Risolvere problemi ma soprattutto COGLIERE SOLUZIONI e renderle pubbliche per garantirne il riutilizzo• Alimentare le RELAZIONI TRA ORGANIZZAZIONI e TRA INDIVIDUI all’interno della stesse (relationship management) 5
  6. 6. KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’ÈFROM DOING TO DOING WELL• ACCELERARE I TEMPI DI RISPOSTA E FLESSIBILITÀ, generando ambienti nei quali sono semplificati e favoriti l’accesso, la circolazione, l’utilizzo della conoscenza e lo stimolo alla sua creazione• RIDURRE I TEMPI DI “PRODUZIONE” e supportare l’attività commerciale• CONOSCERE E SUPPORTARE IL CLIENTE, rispondere tempestivamente alle sue esigenze espresse e implicite, relationship marketing• Favorire la GESTIONE STRATEGICA DEGLI ASSET INTELLETTUALI mediante la definizione di sistemi innovativi di misurazione delle performance 6
  7. 7. KNOWLEDGE MANAGEMENT – NONAKA & TAKEUCHI SPIRAL DYNAMIC 7
  8. 8. • Dati • Media based • File • DocumentiESPLICITA 20% • Gruppi • IndividuiTACITA 80% 8
  9. 9. AGENDA• Knowledge management – cos’è• Knowledge management – strumenti• Il KM in Adacta Studio Associato • Document management • Portale • Comitato Innovazione Processi 9
  10. 10. KNOWLEDGE MANAGEMENT – STRUMENTIGli strumenti informatici, o meglio le piattaforme tecnologiche, per ilKM sono così suddivisibili:• KNOWLEDGE RETRIVAL / SEARCH• DOCUMENT MANAGEMENT• WORKFLOW MANAGEMENT• COLLABORATION / GROUPWARE• ENTERPRISE INFORMATION PORTALS• KNOWLEDGE SHARING 10
  11. 11. AGENDA• Knowledge management – cos’è• Knowledge management – strumenti• Il KM in Adacta Studio Associato • Document management • Portale • Comitato Innovazione Processi 11
  12. 12. IL KM IN ADACTA STUDIO ASSOCIATOCARATTERISTICHE DI ADACTA• È oggi uno studio multidisciplinare in ambito fiscale, societario e legale con una struttura di 115 PERSONE, suddivise in 4 SEDI e organizzate in DIPARTIMENTI e TEAM DI LAVORO• È nata nel 2002 dall‘AGGREGAZIONE di 4 storici studi di dottori commercialisti vicentini• Nel 2007 viene fondata Adacta Bassano e nel 2010 Adacta TrevisoKM IN ADACTA• Fondere esperienze diverse in un’unica, nuova modalità operativa• Da tante conoscenze ad un’unica conoscenza che sopravviva ai singoli• Dal conoscere al fare ad un nuovo di modo di fare, riconoscibile all’esterno• ICT a supporto e alla ricerca di nuove soluzioni 12
  13. 13. ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALECARATTERISTICHE• Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie)• Indicizzazione dei principali tipi di documenti: PDF, Word, Excel, testo• Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto del file• Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento dei caratteri (OCR)• Importazione di documenti• Ricerca documenti con analisi del testo completo• Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione• Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo di utenti• Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni• Amministrazione del sistema: gestione utenti 13
  14. 14. ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEMTECNOLOGIE• File server, NAS• Organizzazione: pensare in anticipo alla struttura ad albero• Definizione di livelli di accesso (policy) per proteggere cartelle e datiTIPO DI STRUTTURA• Per cliente o per pratica 14
  15. 15. ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEMPRO (+)• Costi molto contenuti• Conoscenze di base per l’utilizzo da parte degli utentiCONTRO (-)• Difficoltà di riorganizzare i file in seguito• Difficoltà di ricerca delle informazioni• Nella struttura per cliente scarsa reperibilità di casi similari• Nella struttura per pratica mancanza della visione generale di quanto sviluppato per il cliente• Facilità di errata archiviazione dei documenti• Scarso controllo centralizzato dell’utilizzo da parte degli utenti• Appena la struttura cresce, o aumenta lo storico, gli utenti manifestano necessità di strumenti più avanzati 15
  16. 16. SISTEMA DOCUMENTALECRITERI DI SELEZIONEAnalisi del livello di complessità  software selectionComplessità  fascia di prezzoCARATTERISTICHE PER LA SCELTA• Accesso via web alla piattaforma• Soluzione di conservazione sostitutiva• Processo integrato con acquisizione tramite scanner• Integrazione diretta con applicativi di produzione (es: office)• Profilazione di livelli di security• Integrazione con procedure, workflow, flussi approvativi 16
  17. 17. SISTEMI DOCUMENTALI 17
  18. 18. SISTEMA DOCUMENTALESOLUZIONI SOFTWARE• Open Text• Documentum• Share pointPRO (+)• Soluzione efficiente• Velocità di reperimento dei documenti• Possibile evoluzione della soluzioneCONTRO (-)• Necessaria software selection• Forte impatto organizzativo• Fondamentale corretta strutturazione della profilazione• Alto costo di implementazione e di ownership 18
  19. 19. 19
  20. 20. AGENDA• Knowledge management – cos’è• Knowledge management – strumenti• Il KM in Adacta Studio Associato • Document management • Portale • Comitato Innovazione Processi 20
  21. 21. PORTALECARATTERISTICHE• Aggregatore di informazioni• Consultabile da molteplici piattaforme• Rappresentazione ragionata di informazioni• Informazioni push con “abbonamenti”• Sistemi di workflow• Creazione di gruppi• Flessibilità• Semplicità di strutturazione• Interfaccia easy to use• Estensione del documentale• Estendibile ai terzi - Clienti 21
  22. 22. 22
  23. 23. AGENDA• Knowledge management – cos’è• Knowledge management – strumenti• Il KM in Adacta Studio Associato • Document management • Portale • Comitato Innovazione Processi 23
  24. 24. CIP – COMITATO INNOVAZIONE PROGETTICARATTERISTICHELe migliori skills per le best practices• Comitato permanente per proporre nuovi progetti o l’innovazione degli stessi• Il Comitato può chiedere la partecipazione saltuaria di altri professionisti in relazione alla tipologia di progetto• Il Comitato utilizza le tecnologie esistenti per diffondere la conoscenzaEsempio:• Kit per affrontare un nuovo adempimento• Raccolta di istruzioni e dottrina su PDF• Fogli di calcolo• Link al repository interno• Diffusione via mail 24
  25. 25. 25
  26. 26. Dott. STEFANO TRENTIN Responsabile ICT - Adacta Studio Associato s.trentin@adactastudio.com VICENZA - Viale Mazzini, 85 - Tel: 0444.228.000 - Fax: 0444.228.600 - info@adactastudio.comBASSANO DEL GRAPPA - Via Cartigliana, 125 - Tel: 0424.523.591 - Fax: 0424.567.898 - bassano@adactastudio.com TREVISO - Borgo Mazzini, 44 - Tel: 0422.579.779 - Fax: 0422.583.141 - treviso@adactastudio.com 26

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