Relazione Giacomo Barbieri 25 novembre 2013 def

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Intervento di Giacomo Barbieri - Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti, Presidente di I.D.S.C. Srl e consulente di direzione - Bologna, 25/11/2013

Intervento di Giacomo Barbieri - Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti, Presidente di I.D.S.C. Srl e consulente di direzione - Bologna, 25/11/2013

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  • 1. Tecnologia per lo Studio professionale Giacomo Barbieri Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 1
  • 2. Programmare gli investimenti in IT per il 2014 Il sistema IT di uno studio deve garantire affidabilità prestazioni attraverso la massima semplicità •Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato» •Quello che c’è deve servire a qualcosa Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 2
  • 3. Siamo in grado di controllare la tecnologia e le novità che introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio? Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 3
  • 4. Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree applicative? • Partenza obbligata sono le persone che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà • Di quali aspetti si lamentano?  tenere traccia delle anomalie! • Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare? • Come valorizzare i giovani? Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 4
  • 5. Di cosa non si può fare a meno? • • • • • • Flessibilità/versatilità/elasticità Scalabilità Sicurezza Protezione Manutenibilità Semplicità Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 5
  • 6. Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio? • • • • • gestionale specifico da commercialista produttività personale collaborazione archiviazione/classificazione/ricerca banca dati Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 6
  • 7. Le scelte strategiche Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?) A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione? In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 7
  • 8. I buoni propositi finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale ! Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 8
  • 9. «finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!» costa costa troppo troppo Perché? Perché? gli gli aggiornamenti aggiornamenti tardano tardano l’assistenza l’assistenza fa acqua fa acqua non fa non fa quello che quello che ci serve ci serve È troppo È troppo complicato complicato È lento, è È lento, è vecchio vecchio Bologna 25 novembre 2013 non non interagisce interagisce coi clienti coi clienti INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO non è non è nella nella nuvola nuvola 9
  • 10. sarebbe il 31 dicembre e non l’abbiamo ancora cambiato… Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 10
  • 11. … e perché non l’abbiamo cambiato? È già il È già il 31??? 31??? I miei I miei clienti non clienti non sono pronti sono pronti La nuvola La nuvola è un è un rischio rischio Bologna 25 novembre 2013 I call center I call center sono tutti sono tutti uguali uguali E cosa state E cosa state aspettando, aspettando, di grazia? di grazia? Come Come mai? mai? E imparare E imparare tutto da tutto da capo? A che capo? A che pro? pro? Avevamo poi Avevamo poi deciso di deciso di cambiarlo? cambiarlo? Costano Costano troppo troppo Fanno le Fanno le stesse stesse cose cose INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 11
  • 12. Il software gestionale • Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati? • I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale? • Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione • Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione? Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 12
  • 13. La produttività personale • Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network • Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni • Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale • Access: analisi dati • Powerpoint Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 13
  • 14. Strumenti per la collaborazione • • • • gestione agenda, contatti, scambio documenti, condivisione processo di creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 14
  • 15. Nuovi strumenti da valutare • • • • • • • www.wetransfer.com www.dropbox.com www.evernote.com www.teamviewer.com www.webex.com www.ifttt.com www.wappwolf.com Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 15
  • 16. Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 16
  • 17. Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 17
  • 18. Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 18
  • 19. Archiviazione / ricerca • Capitalizzare la conoscenza dello Studio • Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow) • Raccolta dati dagli altri software • Pubblicazione di dati per gli altri software Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 19
  • 20. Banche dati • Sono ancora strumenti attuali? • Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o wikipedia? • Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando? Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 20
  • 21. Architetture a confronto Fisica / Virtuale / Cloud Quale è più adatta al nostro scopo? Stiamo già usando prodotti cloud? Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 21
  • 22. Una proposta concreta Fisica / Virtuale / Cloud costo fisso da ammortizzare per gli end-point (con ricorso al BYOD) costo variabile per l’infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali) periferiche (stampanti, multifunzione, switch, connettività, server, storage di rete) Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 22
  • 23. Client Tipo PROFESSIONISTA mobilità integrazione ergonomia archiviazione sicurezza Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 23
  • 24. Client Tipo PROFESSIONISTA mobilità integrazione ergonomia archiviazione sicurezza! Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 24
  • 25. Alcuni obiettivi spiccioli validi per tutti • Minimizzare la ripetizione dei dati • Avere le informazioni che servono quando servono • Darsi delle regole di lavoro e condividerle 1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi) 2) Condividere l’agenda (dentro e fuori studio) 3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio documenti modelli 4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche) Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 25
  • 26. A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud? • Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità • Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività…) • Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi • Controlli sulla riservatezza più serrati • Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita) • Standardizzare i comportamenti! Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 26
  • 27. Riflessioni • Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa? • Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente… • Come fare la scelta del gestionale? Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 27
  • 28. In conclusione conviene investire in strumenti, in software o in conoscenza? Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 28
  • 29. Grazie dell’attenzione giacomo.barbieri@barbierieassociati.it @dott_barbieri Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna www.barbieri.it Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 29
  • 30. Il segreto professionale Dareste mai ad un passante una busta destinata ad un cliente affinché la faccia giungere dall’altra parte della città? E se sapeste che anche nella fortunata ipotesi in cui la busta arrivi a destinazione, ad ogni passaggio di mano ne è stata fatta una copia integrale? Eppure lo stiamo facendo ogni giorno… Bologna 25 novembre 2013 INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO 30