Giacomo Barbieri - Tecnologia per lo Studio - Brescia, 19/02/2014

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Intervento di Giacomo Barbieri - Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti, Presidente di I.D.S.C. Srl e consulente di direzione - Brescia, 19/02/2014

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  • 1. Modulo 5 Tecnologia ed E-Business Giacomo Barbieri Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti IDSC Srl - Servizi in evoluzione per una professione che cambia giacomo.barbieri@barbierieassociati.it www.barbieri.it LinkedIN: it.linkedin.com/in/giacomobarbieri Twitter: @dott_barbieri Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014 1
  • 2. Programmare gli investimenti in IT per il 2014 Il sistema IT di uno studio deve garantire affidabilità prestazioni attraverso la massima semplicità Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato» Quello che c’è deve servire a qualcosa Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 3. Siamo in grado di controllare la tecnologia e le novità che introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio? Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 4. Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree applicative? Partenza obbligata sono le persone che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà Di quali aspetti si lamentano?  tenere traccia delle anomalie! Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare? Come valorizzare i giovani? Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 5. Di cosa non si può fare a meno? Flessibilità/versatilità/elasticità Scalabilità Sicurezza Protezione Manutenibilità Semplicità Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 6. Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio? • gestionale specifico da commercialista • produttività personale • collaborazione • Archiviazione / classificazione / ricerca • banca dati Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 7. Le scelte strategiche • Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?) • A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione? • In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 8. I buoni propositi finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale ! Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 9. «finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!» l’assistenza l’assistenza fa acqua fa acqua gli gli aggiornamenti aggiornamenti tardano tardano Perché? Perché? costa costa troppo troppo non fa non fa quello che quello che ci serve ci serve È troppo È troppo complicato complicato È lento, è È lento, è vecchio vecchio non non interagisce interagisce coi clienti coi clienti Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014 non è non è nella nella nuvola nuvola
  • 10. sarebbe il 31 dicembre e non l’abbiamo ancora cambiato… Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 11. … e perché non l’abbiamo cambiato? È già il È già il 31??? 31??? I miei I miei clienti non clienti non sono pronti sono pronti La nuvola La nuvola è un è un rischio rischio I call center I call center sono tutti sono tutti uguali uguali E cosa state E cosa state aspettando, aspettando, di grazia? di grazia? Come Come mai? mai? E imparare E imparare tutto da tutto da capo? A che capo? A che pro? pro? Avevamo poi Avevamo poi deciso di deciso di cambiarlo? cambiarlo? Costano Costano troppo troppo Fanno le Fanno le stesse stesse cose cose Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 12. Il software gestionale • Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati? • I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale? • Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione • Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione? Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 13. La produttività personale • Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network • Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni • Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale • Access: analisi dati • Powerpoint Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 14. Strumenti per la collaborazione • • • • gestione agenda, contatti, scambio documenti, condivisione processo di creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 15. Nuovi strumenti da valutare www.wetransfer.com www.dropbox.com www.evernote.com www.teamviewer.com www.webex.com www.ifttt.com www.wappwolf.com Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 16. Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 17. Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 18. Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 19. Archiviazione / ricerca Capitalizzare la conoscenza dello Studio Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow) Raccolta dati dagli altri software Pubblicazione di dati per gli altri software Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 20. Banche dati Sono ancora strumenti attuali? Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o wikipedia? Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando? Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 21. Architetture a confronto Fisica / Virtuale / Cloud •Quale è più adatta al nostro scopo? •Stiamo già usando prodotti cloud? •Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 22. Una proposta concreta Fisica / Virtuale / Cloud costo fisso da ammortizzare per gli end-point (con ricorso al BYOD) costo variabile per l’infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali) periferiche (stampanti, multifunzione, switch, connettività, server, storage di rete) Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 23. Client Tipo PROFESSIONISTA mobilità integrazione ergonomia archiviazione sicurezza Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 24. Client Tipo PROFESSIONISTA mobilità integrazione ergonomia archiviazione sicurezza! Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 25. Alcuni obiettivi spiccioli validi per tutti • Minimizzare la ripetizione dei dati • Avere le informazioni che servono quando servono • Darsi delle regole di lavoro e condividerle 1. Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi) 2. Condividere l’agenda (dentro e fuori studio) 3. Condividere i modelli, le checklist e l’archivio modelli documenti 4. Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche) Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 26. A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud? • Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità • Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività…) • Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi • Controlli sulla riservatezza più serrati • Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita) • Standardizzare i comportamenti! Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 27. Riflessioni • Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa? • Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente… • Come fare la scelta del gestionale? Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 28. In conclusione conviene investire in strumenti, in software o in conoscenza? Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 29. Grazie dell’attenzione giacomo.barbieri@barbierieassociati.it @dott_barbieri Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna www.barbieri.it Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014
  • 30. Per approfondimenti, materiale e per proseguire il dibattito online visitate i nostri siti: www.guidaifac.it www.economiaefinanza.org www.barbierieassociati.it Si ringrazia: Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale Brescia – 19 febbraio 2014