Modul manajemen-industri-muhal

1,449
-1

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,449
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
35
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Modul manajemen-industri-muhal

  1. 1. Oleh : Muhamad Ali, M.T JURUSAN PENDIDIKAN TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA TAHUN 2013 MODUL KULIAH MANAJEMEN INDUSTRI
  2. 2. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com ii KATA PENGANTAR Alhamdulillahi Robbil „Alamiin, segala puji hanya bagi Allah Tuhan yang Maha Esa, yang atas rahmat dan karunianya sehingga Modul Kuliah “Manajemen Industri “ ini dapat diselesaikan dengan baik. Modul Kuliah Manajemen Industri merupakan bahan ajar yang digunakan sebagai referensi dalam kuliah Manajemen Industri di Jurusan Pendidikan Teknik Elektro FT UNY. Modul ini berisi tentang uraian materi kuliah Manajemen Industri di Jurusan Pendidikan Teknik Elektro FT UNY yang digunakan sebagai referensi pelengkap mahasiswa. Materi yang terkandung dalam modul ini berisi tentang Manajemen dan Organisasi, Perkembangan Teori Manajemen, Pengambilan Keputusan, Manajemen Operasi dan Produksi, Sistem Industri, Perancangan Tata Cara Kerja dan Ergonomi, Manajemen Kualitas, Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manajemen Sistem Informasi. Penulisan modul disesuaikan dengan gaya bahasa yang sederhana, sehingga mudah untuk difahami baik oleh mahasiswa maupun oleh kalangan umum yang ingin mempelajari dan mendalami tentang Manajemen Industri. Penulis sadar bahwa Modul Kuliah ini dapat terlaksana dengan baik, tidak lepas dari bantuan semua pihak yang telah banyak membantu, oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian modul ini. Penulis sadar bahwa Modul ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kami menerima saran, kritik dan masukan yang membangun guna penyempurnaan dimasa mendatang. Semoga modul kuliah Manajemen Industri ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa, dosen dan siapa saja yang ingin mempelajari materi Manajemen Industri. Yogyakarta, 25 Agustus 2011 Penyusun
  3. 3. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com iii DAFTAR ISI MODUL Halaman HALAMAN DEPAN ....................................................................................... i HALAMAN DALAM ...................................................................................... ii KATA PENGANTAR ..................................................................................... iii DAFTAR ISI MODUL .................................................................................... iv I. PEMBELAJARAN ..................................................................................... 1 A. Rencana Belajar Siswa ............................................................................ 1 B. Kegiatan Belajar ...................................................................................... 1 1. Kegiatan Belajar 1 : Manajemen dan Organisasi ................................ 1 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran...................................................... 2 b. Uraian Materi 1.............................................................................. 1 c. Rangkuman 1................................................................................. 8 2. Kegiatan Belajar 2 : Perkembangan Teori Manajemen ...................... 9 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ..................................................... 9 b. Uraian Materi 2.............................................................................. 9 c. Rangkuman 2................................................................................. 31 3. Kegiatan Belajar 3 : Sistem Pengambilan Keputusan ......................... 32 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran .......................................... 32 b. Uraian Materi 3 ................................................................... 32 c. Rangkuman 3....................................................................... 48 4. Kegiatan Belajar 4 : Manajemen Operasi ........................................... 49 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran .......................................... 36 b. Uraian Materi 3 ................................................................... 36 c. Rangkuman 3....................................................................... 59 5. Kegiatan Belajar 5 : Strategi Sistem Produksi ................................... 76 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran .......................................... 76 b. Uraian Materi 3 ................................................................... 76 c. Rangkuman 3....................................................................... 86
  4. 4. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com iv 6. Kegiatan Belajar 6 : Perancangan Tata Cara Kerja ............................ 87 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran .......................................... 87 b. Uraian Materi 3 ................................................................... 87 c. Rangkuman 3....................................................................... 99 7. Kegiatan Belajar 7 : Manajemen Kualitas ..........................................100 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ..........................................100 b. Uraian Materi 3 ...................................................................109 c. Rangkuman 3.......................................................................109 8. Kegiatan Belajar 8 : Manajemen Mutu ISO 9000 Versi 2000 ............110 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ..........................................110 b. Uraian Materi 3 ...................................................................110 c. Rangkuman 3.......................................................................119 9. Kegiatan Belajar 9 : Manajemen Sumber Daya Manusia ...................120 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ..........................................120 b. Uraian Materi 3 ...................................................................126 c. Rangkuman 3.......................................................................127 10. Kegiatan Belajar 10 : Manajemen Sistem Informasi ................128 a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ..........................................128 b. Uraian Materi 3 ...................................................................128 c. Rangkuman 3.......................................................................138 II.PENUTUP ....................................................................................................157 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................158
  5. 5. KEGIATAN BELAJAR I MANAJEMEN DAN ORGANISASI A. Pengantar Manajemen bukanlah kata yang asing bagi setiap orang, tetapi mungkin banyak dari kita yang salah mengartikan istilah “Manajemen”. Jika mendengar istilah “Manajemen”, mungkin pikiran kita tertuju pada salah satu jurusan Ekonomi Manajemen di Fakultas Ekonomi, atau kita membayangkan perusahaan besar. Tidak banyak orang yang berpikir bahwa manajemen merupakan suatu ilmu dan seni yang diperlukan dan diimplementasikan bagi semua organisasi dalam mencapai tujuannya. Pandangan seperti ini ada benarnya tetapi kurang tepat sebab sebenarnya manajemen sangat dibutuhkan bagi setiap organisasi baik yang berorientasi pada profit, sosial maupun lainnya. Bahkan manajemen sangat diperlukan oleh setiap orang untuk mengelola segala aktivitas kesehariannya agar tujuan kita dapat tercapai sesuai dengan target dengan cara yang efektif dan efisien. Akan tetapi dalam praktiknya manajemen lebih dibutuhkan dimana terdapat sekelompok orang yang saling bekerja sama dalam suatu wadah (organisasi) untuk mencapai tujuan bersama. Secara fungsional suatu organisasi mempunyai persamaan yang mendasar dalam hal pengelolaannya. Manajemen mempunyai fungsi universal yang dapat diimplementasikan pada semua organisasi baik institusi pemerintah, sekolah, dunia usaha maupun industri. Organisasi mempunyai bentuk dan tujuan yang berbeda-beda bergantung pada visi dan misi yang diembannya. Fungsi manajemen dapat diterapkan pada organisasi yang berorientasi pada keuntungan (profit) maupun non profit, besar ataupun kecil. Manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang bersifat universal yang tersusun secara sistematis yang mencakup kaidah-kaidah ilmu, prinsip-prinsip dan konsep- konsep yang cenderung benar dalam semua situasi manajerial. Manajemen sebagai ilmu pengetahuan dapat diaplikasikan dalam semua organisasi seperti organiasi sekolah, perusahaan, pemerintah, sosial, keagamaan, kepemudaan, organisasi keluarga dan sebagainya. Seorang pimpinan organisasi atau manajer dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang manjemen sehingga diharapkan mampu mengaplikasikan ilmunya pada situasi dan kondisi yang tepat guna mencapai tujuan
  6. 6. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 2 secara efektif dan efisien. Selain memiliki pengetahuan dan keterampilan, seorang manajer dituntut untuk bersifat fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi lingkungan yang selalu berubah-ubah. Sebagai contoh, harga material atau bahan baku produksi selama mengalami perubahan harga, daya beli masyarakat selalu berubah seiring dengan kondisi perekonomian suatu negara, kebutuhan konsumen selalu berubah seiring dengan tingkat ekonomi dan sebagainya. Pekerjaan seorang manajer tidak terlepas dari organisasi. Secara umum organisasi diartikan sebagai kumpulan dua atau lebih orang yang bekerja sama secara terkoordinasi dan terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi diperlukan untuk pencapaian tujuan bersama secara efektif dan efisien. Manajer melakukan proses manajemen, mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mengolah input guna mencapai tujuan organisasi. Proses manajemen mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Meskipun secara. teoritis proses manajemen menunjukkan hubungan yang logis, dalam praktek, proses manajemen yang dilakukan tidak selalu urut, dan seringkali dikerjakan secara simultan. Berdasarkan tingkatannya, manajer dapat dibedakan dalam beberapa tingkatan, yaitu: manajemen puncak, menengah, dan manajemen tingkat bawah. Keterampilan manajerial yang dibutuhkan untuk masing-masing tingkatan manajemen juga berbeda. Manajer tingkat atas lebih banyak memerlukan keterampilan yang bersifat konseptual, sementara tingkat bawah lebih banyak memerlukan keterampilan teknis dan operasional. Berdasarkan spesialisasinya, manajemen dibagi mcnjadi manajemen umum dan manajemen fungsional. Henry Mintzberg memberi pandangan baru dengan memperkenalkan peranan manajerial. Perananan manajerial mencakup peranan interpersonal, informasi, dan pengambilan keputusan. Untuk menjadi seorang manajer yang sukses tidak ada formula yang pasti, tetapi tidak terlepas dari beberapa hal seperti pendidikan, pengalaman, visi, etika, dan dimensi internasional.
  7. 7. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 3 B. Organisasi Pengertian Organisasi Secara etimologis (Bahasa), organisasi berasal dari dari kata “organ” yang berarti susunan tubuh manusia yang terdiri dari berbagai bagian menuju satu tujuan. Jika ditinjau dari terminologi (istilah), organisasi dapat diartikan sebagai bentuk perkumpulan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Menurut Stoner, organisasi adalah pola hubungan antara anggota di bawah pengarahan seorang manajer untuk mencapai tujuan bersama. Sedang menurut James D. Mooney, organisasi diartikan sebagai bentuk setiap perkumpulan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Chester I. Bernard menjelaskan organisasi adalah suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dari berbagai definisi di atas dapat dirangkum definisi organisasi yaitu suatu kelompok orang yang terdiri dari dua atau lebih yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama secara terkoordinasi dan terstruktur untuk mcncapai tujuan tertentu yang dirumuskan dalam visi organisasi. Suatu organisasi di bentuk karena mempunyai dasar dan tujuan yang ingin dicapai. Pencapaian tujuan bukan hanya kepuasan individual melainkan kepuasan dan manfaat bersama antara anggota kelompok yang membentuk organisasi tersebut. Anggota dalam kelompok dapat mempunyai latar belakang yang berbeda tetapi mempunyai tujuan yang sama. Untuk mengefektifkan kinerja organisasi, biasanya dibentuk struktur organisasi yang merupakan susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Manfaat Organisasi Organisasi mempunyai tujuan utama yaitu untuk mensejahterakan anggotanya dengan melakukan proses manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam visi dan misi organisasi. Keberadaan organisasi dapat memberikan manfaat tidak hanya bagi anggotanya melainkan bagi pihak-pihak yang terkait (stakeholders) diantaranya adalah:
  8. 8. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 4 a. Melayani masyarakat b. Mencapai tujuan tertentu c. Memberi karir d. Memelihara ilmu pengetahuan e. Menumbuhkan rasa kebersamaan f. Memperkuat tali persaudaraan g. Menyebarkan rasa tolong menolong h. Memperkaya informasi i. Meningkatkan kualitas pribadi j. Membangkitkan semangat juang k. Meningkatkan kualitas l. Mengurangi sifat egoisme m. Melatih toleransi. Visi Organisasi Visi merupakan cita-cita organisasi yang merupakan tujuan bersama anggota organisasi yang biasanya dirumuskan oleh pendiri organisasi walaupun dalam perkembangannya terkadang mengalami perubahan. Visi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan cita-cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan. Dari definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa visi merupakan pernyataan tertulis dari sebuah organisasi atau perusahaan tentang cita-cita yang ingin dicapai pada masa mendatang. Visi juga merupakan hal yang sangat krusial bagi perusahaan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang. Visi suatu organisasi mengandung nilai-nilai, aspirasi serta kebutuhan organisasi di masa depan. Visi adalah pernyataan tentang tujuan organisasi yang diekspresikan dalam produk dan pelayanan yang ditawarkan, kebutuhan yang dapat ditanggulangi, kelompok masyarakat yang dilayani, nilai-nilai yang diperoleh serta aspirasi dan cita-cita masa depan. Suatu visi dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Imagible (dapat di bayangkan) 2. Desirable (menarik) 3. Feasible (realities dan dapat dicapai) 4. Focused (jelas)
  9. 9. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 5 5. Flexible (aspiratif dan responsif terhadap perubahan lingkungan) 6. Communicable (mudah dipahami) Visi mempunyai peran yang sangat strategis bagi suatu organisasi atau perusahaan. Visi dapat digunakan sebagai alat untuk : 1. Penyatuan tujuan, arah dan sasaran perusahaan 2. Dasar untuk pemanfaatan dan alokasi sumber daya serta pengendaliannya 3. Pembentuk dan pembangun budaya perusahaan (corporate culture) Contoh Visi UNY “mewujudkan universitas yang memiliki jati diri kependidikan yang mampu menghasilkan tenaga akademik dan profesional, baik di bidang kependidikan maupun nonkependidikan, dan mampu mengembangkan ilmu pendidikan dan ilmu keguruan yang didukung ilmu-ilmu nonkependidikan, agar UNY mampu menjadi universitas yang berkualitas unggul dalam melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi”. Visi Jurusan Pendidikan Teknik Elektro “Menjadi jurusan yang terdepan dalam mengembangkan keunggulan bidang pendidikan teknik elektro dan budaya akademik yang memiliki standar kompetensi`” Visi PT Telkom “menjadi operator telekomunikasi kelas dunia” Misi Misi atau mission merupakan penjabaran visi. Misi berisi rangkaian kalimat yang menyatakan tujuan atau alasan eksistensi organisasi yang memuat apa yang disediakan oleh perusahaan kepada masyarakat, baik berupa produk ataupun jasa. Misi dapat diibaratkan sebagai penujuk arah atau kompas yang membantu untuk menemukan arah dan menunjukkan jalan yang tepat dalam rimba organisasi baik di masa kini maupun masa depan. Tujuan dari pernyataan misi suatu organisasi adalah mengkomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) baik internal maupun eksternal organisasi, tentang alasan pendirian organisasi atau perusahaan dan ke arah mana organisasi ini akan berlayar. Rangkaian kalimat dalam misi dinyatakan dalam satu bahasa dan komitmen yang dapat dimengerti dan dirasakan relevansinya oleh semua pihak yang terkait.
  10. 10. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 6 Contoh Misi UNY 1. Mengembangkan dan memantapkan secara sistemik dan sinergis kemampuan kelembagaan UNY secara efektif dan efisien sebagai universitas yang memiliki jati diri kependidikan yang didukung oleh ilmu-ilmu nonkependidikan 2. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang sinergis antara program kependidikan dan nonkependidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 3. Menyelenggarakan penelitian yang sinergis dengan program pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat. 4. Menyelengarakan pengabdian kepada masyarakat yang sinergis dengan program pendidikan dan penelitian. Strategi Strategi merupakan cara atau metode atau pola atau rencana untuk mencapai misi organisasi. Strategi berusaha mengintegrasikan tujuan utama atau kebijakan organisasi dengan rangkaian tindakan dalam sebuah pernyataan yang saling mengikat. Strategi organisasi berkaitan dengan prinsip-prinsip umum untuk mencapai misi yang dicanangkan perusahaan, serta bagaimana perusahaan memilih jalur yang terbaik untuk mencapai misi tersebut. Contoh strategi UNY Dalam rangka peningkatan mutu dan relevansi pendidikan dilakukan dengan melaksanakan manajemen mutu yang dilaksanakan melalui strategi utama, antara lain sebagai berikut: Meningkatkan mutu akademik untuk meningkatkan daya saing bangsa. Menyiapkan lulusan yang terampil bekerja dan mampu bersaing secara internasional dalam era global. Meningkatkan pengembangan nurani mahasiswa melalui modifikasi implementasi kurikulum untuk mengakomodasi sentuhan moral agama dan moral kebangsaan. Meningkatkan mutu pendidikan melalui pembelajaran berbasis ICT, menciptakan kondisi pembelajaran yang lebih aktif, kreatif, efektif, menyenangkan dan aman melalui pengembangan model aplikasi pembelajaran iteraktif yang dikemas dalam format multimedia interaktif.
  11. 11. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 7 Untuk mencapai hasil program pengembangan, institusi berfokus pada strategi SAPTAGUNA yang terdiri atas sebagai berikut: 1. Kebersamaan 2. Pemberdayaan 3. Pembudayaan 4. Profesionalisme 5. Pengendalian 6. Keberlanjutan 7. Kewirausahaan Program Kerja Untuk mewujudkan visi seperti yang telah dijabarkan dalam misi organisasi perlu dibuat suatu program kerja baik jangka panjang maupun jangka pendek. Satu misi dapat terdiri dari satu atau lebih program kerja. Program kerja atau sering disebut sebagai program merupakan suatu kegiatan yang bersifat rutin untuk menjalankan misi organisasi. Program kerja dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yang berguna untuk mencapai misi. Kegiatan (Aktivitas) Dalam satu program kerja terdapat banyak kegiatan atau aktivitas untuk mencapai tujuan dari program yang biasanya diukur dengan indikator keberhasilan. Kegiatan merupakan aktivitas yang dilaksanakan setiap saat oleh sumber daya organisasi guna mencapai target atau sasaran yang diinginkan. Contoh indikator Kinerja Rata-rata penjualan TV pertahun IPK mahasiswa per angkatan Skor rata-rata TOEFL mahasiswa Produk per bulan Dll
  12. 12. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 8 Manajemen Sebagai Seni Mary Parker Follet seorang tokoh di bidang manajemen mendefinisikan manajemen sebagai “seni mencapai suatu tujuan melalui orang lain”, sedangkan manajer merupakan orang yang melakukan kegiatan manajemen. Kegiatan manajer selalu melibatkan orang lain (sumber daya manusia) sehingga diperlukan upaya bagaimana menggerakkan orang lain untuk mau dan mampu bekerja sesuai dengan deskripsi kerjanya guna mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan lebih efektif, organisasi, yang meliputi kerjasama antar anggotanya, dapat dipakai oleh manajer. Jika seseorang bekerja sendiri, ia bukan manajer, dan tidak memerlukan organisasi. Manajemen sebagai suatu seni merupakan suatu keahlian, kemampuan, kemahiran, serta keterampilan dalam aplikasi prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efisien dan efektif guna mencapai tujuan organisasi (bisnis). C. Proses dan Fungsi Manajemen Stoner tokoh lain di bidang manajemen mempunyai pendapat yang berbeda dengan Parker. Dia mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses yang terdiri dari perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengendalian (controlling) atau disingkat POAC sumber daya yang ada (7 M, 1 E dan 1 I) guna mencapai tujuan organisasi dengan secara efektif dan efisien. 7 M terdiri atas Man atau Sumber Daya Manusia, Machine (Sarana dan Prasarana), Material (Bahan baku), Money (Modal), Minute (Waktu), Method (Strategi atau cara), Market (Pasar atau konsumen) dan Media. E adalah energi sedangkan I adalah Informasi. Beberapa tokoh menambahkan fungsi-fungsi manajemen dianataranya adalah : Henry Fayol menambahkan commanding (pengaturan) dan coordinating (pengkoordinasian). Sementara itu Harold Koontz dan Cyril O‟ Donnel menambahkan staffing (penentuan staf) dan directing (pengarahan). Sedangkan L. Gullick menambah staffing (penentuan staf), directing (pengarahan), coordinating (pengkoordinasian), reporting (pelaporan) dan budgeting (penganggaran).
  13. 13. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 9 Pendapat inilah yang sekarang banyak dipakai para ahli dalam mengembangkan ilmu manajemen. Proses dalam manajemen yang disebutkan di atas dapat dijelaskan secara rinci pada uraian di bawah ini. Gambar 1. Proses manajemen 1. Perencanaan (Planning) Perencanaan merupakan pemikiran aktivitas sebelum dilaksanakan berdasarkan metoda logika dan rencana yang matang. Kegiatan perencanaan melingkupi juga penetapan tujuan organisasi dan memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan bukanlah rencana atau keinginan semata, melainkan sudah melalui tahap analisis tentang hak-hal yang akan dilaksanakan pada waktu mendatang yang termasuk kapan akan dilaksanakan, siapa yang melaksanakan, berapa biayanya, target dan sasarannya apa, bahan bakunya apa, siapa konsumennya (rekan kerjanya), metode dan strateginya bagaimana dan medianya apa. 2. Pengorganisasian (Organizing dan Staffing) Pengorganisasian lebih ditujukan kepada kegiatan yang mencakup manusia. Untuk mencapai tujuan organisasi diperlukan koordinasi yang baik antara sumber daya yang ada. Kegiatan pengorganisasian ini meliputi koordinasi sumberdaya, tugas, otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan efektif. 3. Penempatan Orang (Staffing) Staffing merupakan usaha untuk mengembangkan dan menempatkan orang- orang yang tepat pada berbagai jenis pekerjaan sesuai dengan disain organisasi. Proses staffing meliputi pengembangan sumber daya manusia, proses penilaian dan promosi dan pelatihan. Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah mengidentifikasi orang- orang di dalam organisasi yang berpotensial untuk dikembangkan sebagai manajer. 4. Mengarahkan (Directing) Pengarahan biasa disebut dengan istilah pengawasan atau supervisi. Proses pengarahan menyangkut pembinaan motivasi dan pemberian bimbingan kepada Manajemen Proses Manajemen Sumber Daya (7M) Tujuan Organisasi
  14. 14. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 10 bawahan untuk mencapai tujuan utama. Keberhasilan suatu pekerjaan sangat ditentukan oleh pemahaman akan maksud dan tujuan dari pelaksana pekerjaan. Pekerja akan lebih menghargai pekerjaannya kalau mereka bisa melihat bagaimana kaitan perkerjaan mereka dengan gambaran keseluruhan dari organisasi. Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah fungsi koordinasi, yang berarti penciptaan suatu harmoni dari individu-individu yang berkerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Kemampuan komunikasi menjadi kunci keberhasilan fungsi ini. 5. Pengarahan (Leading) Untuk mencapai tujuan dan fokus pada target yang telah ditetapkan diperlukan pengarahan kepada sumber daya dan anggota organisasi agar, termotivasi untuk bekerja lebih giat dalam mencapai tujuan organisasi. Pengarahan diperlukan untuk menumbuhkan etos kerja, motivasi dan lainnya dalam upaya mencapai tujuan bersama dengan tepat, cepat dan akurat. 6. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian adalah suatu upaya yang sistematis untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan sesuai dengan rencana yang telah digariskan pada visi, misi, program dan kegiatan. Manajemen Dalam Praktik Dalam praktik, proses manajamen tidak selalu dilakukan secara berurutan, mulai dari perencanaan -> pengorganisasian -> pengarahan -> pengendalian, akan tetapi terkadang dapat saja berjalan secara bersamaan ataupun dengan urutan yang berbeda. Fungsi-fungsi dalam proses manajemen dapat pula dilakukan dengan melompat-lompat atau bahkan dilakukan secara simultan disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Fungsi Manajemen Seperti telah dijelaskan pada ilustrasi di atas bahwa semua organiasi untuk dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya diperlukan manajemen yang baik. Jika organisasi bekerja tanpa manajemen yang baik tentu akan mengalami kesulitan dan hambatan yang berat dalam usaha mencapai tujuannya bahkan bisa berakibat fatal tidak dapat mencapai tujuan yang diiginkan. Manjemen diperlukan dalam organisasi untuk
  15. 15. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 11 Mencapai tujuan Tujuan organisasi akan tercapai dengan baik jika manajemen diterapkan dengan baik dengan meminimasi trial and error atau coba-coba. Melalui ilmu dan seni, sumber daya yang ada dapat dioptimalkan demi tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang bertentangan Kadang dalam suatu organisasi terdapat kepentingan, tujuan, sasaran dan kegiatan yang berbeda dari para anggota dan pengurusnya. Hal ini akan menimbulkan benturan yang sangat hebat. Dengan manajemen yang baik permasalahan ini dapat diseimbangkan sehingga prioritas tujuan bersama dapat diutamakan. Mencapai efisiensi dan efektivitas. Kinerja suatu organisasi merupakan ukuran baik tidaknya suatu organisasi, salah satu cara untuk mengukur kinerja suatu organisasi yaitu dengan peningkatan efisiensi dan efektivitas kinerja. Batasan Manajemen Pokok bahasan manajemen sangat luas sehingga perlu adanya pembatasan agar fokus pada masalah yang akan dipelajari. Beberapa tokoh di bidang manajemen memberikan batasan-batasan dalam bidang manajemen, diantaranya adalah: 1. John D Millet Menurut John D Millet, manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan. Inti manajemen berada pada proses pengarahan atau actuating dan leading terhadap sumber daya organisasi agar mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 2. James A.F. Stoner dan Charles Wankel Berbeda dengan John, Stoner dan Wankel memberikan batasan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapai tujuan organisasi. 3. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard
  16. 16. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 12 Paul dan Blanchard membatasi manajemen sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok untukmencapai tujuan organisasi. D. Jenis-Jenis Manajemen Seperti telah dijelaskan pada bahasan sebelumnya bahwa manajemen dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian berdasarkan beberapa hal antara lain. Berdasarkan Hirarki Berdasarkan tingkatannya manajemen dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian yaitu : 1. Manajemen Puncak Manajemen puncak adalah tingkatan tertinggi dalam suatu organisasi. Contoh di Universitas : Rektor, Pembantu Rektor Bank : Direktur Utama Rumah Sakit : Diektur Pabrik : Presiden Direktur, Direktur Utama 2. Manajemen Menengah Manajemen menegah merupakan tingkatan manajemen yang berada pada level menengah. Contoh di Universitas : Dekan, Pembantu Dekan Bank : Manajer Pemasaran Rumah Sakit : Kepala Bagian Pabrik : Kepala Bagian 3. Manajemen Lini Pertama Contoh di Universitas : Ketua Jurusan, Ketua Program Studi Bank : Supervisor Rumah Sakit : Kepala Seksi
  17. 17. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 13 Gambar 2. Tingkatan Manajemen Berdasarkan Fungsi 1. Manajer Umum Manajer umum merupakan jenjang manajer yang membawahi unit-unit yang kompleks dalam struktur organisasi. Manajer umum bertanggungjawab atas semua kegiatan dari unit yang dipimpinnya. Contoh manajer umum adalah direktur yang membawahi dan bertanggung jawab pada unit-unit yang ada di bawahnya seperti unit produksi, unit keuangan, unit sumber daya manusia, unit perawatan dan pemeliharaan, dan unit-unit lainnya. Seorang rector membawahi dekan, ketua jurusan, kepala biro keuangan, kepala biro perencanaan dan sistem informasi dan biro lainnya, serta semua sivitas akademika yang ada di universitas. Demikian juga seorang dekan dapat dikatakan manajer umum karena membawahi unit-unit yang ada di fakultas dan jurusan. Seorang manajer produksi dapat dikatakan sebagai manajer umum karena membawahi kepala bagian-kepala bagian yang ada di departemen produksi. Demikian juga seorang manajer keuangan dapat dikatakan sebagai manajer umum karena membawahi kepala bagian dan kepala seksi serta supervisor yang ada di bagian keuangan.
  18. 18. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 14 2. Manajer Fungsional Manajer fungsional merupakan pimpinan atau manajer yang membawahi dan/bertanggungjawab hanya satu bidang fungsional organisasi saja. Contoh manajer fungsional adalah manajer produksi yang membawahi dan bertanggung jawab pada keberhasilan produksi. Manajer maintenance membawahi dan bertanggung jawab pada fungsi perawatan dan pemeliharaan mesin-mesin yang ada di industri. Manajer keuangan membawahi dan bertanggung pada kegiatan yang berkaitan dengan pemasukan dan pengeluaran keuangan. Kompetensi Manajer Seorang manajer dituntut memiliki kompetensi yang meliputi pengetahuan, keterampilan dan etika. Pengetahuan meliputi bidang teknis dan bidang manajerial. Seorang manajer harus memahami proses bisnis yang dipimpinnya dan mempunyai pengetahuan tentang bidang manajerial agar mampu menjalankan organisasi atau perusahaan dengan baik. Pengetahuan dapat diperoleh dari pendidikan formal (sekolah atau kuliah) maupun pendidikan non formal (kursus, pelatihan dan magang). Selain pengetahuan, seorang manajer harus mempunyai keterampilan atau skill baik dalam bidang teknis maupun keterampilan mengelola organisasi. Keterampilan membutuhkan jam terbang, sehingga diperlukan ketekunan dan kerja keras seorang manajer untuk menjadi manajer yang baik. Selain pengetahuan dan keterampilan, seorang manajer juga dituntut memiliki etika profesi dalam menjalankan bisnis sesuai dengan kaidah atau hukum dan aturan yang berlaku. Setiap jenjang manajemen membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang berbeda. Manajer puncak lebih membutuhkan kemampuan konseptual disbanding kemampuan teknis. Manajer menengah membutuhkan kemampuan konseptual dan teknis secara berimbang sedangkan manajer tingkat bawah lebih membutuhkan keterampilan teknis. Ketiga jenis manajer tersebut membutuhkan kemampuan hubungan manusiawi yang kurang lebih sama besarnya. Dengan kemampuan yang baik diharapkan manajer dapat melakukan tugasnya dengan baik, sehingga tujuan organisasi yang tercantum dalam visi dan misi dapat dicapai dalam waktu yang tidak terlalu lama.
  19. 19. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 15 Kompetensi manajer dapat dikelompokkan menjadi: 1. Management Skill Kemampuan manajemen merupakan kemampuan dalam menerapkan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, leading, staffing, coordinating, commanding, budgeting and controlling) dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah yang muncul. 2. Technical Skills Kemampuan teknis merupakan kemampuan dalam menggunakan alat, termasuk alat bantu (tools), menerapkan prosedur operasional standar dan pengetahuan teknik yang berkaitan dengan bidang kerja. Manajer harus memiliki keahlian yang cukup dalam bidang kerjanya. 3. Human Skills Kemampuan manusiawi merupakan kemampuan untuk bekerjasama dengan orang lain dan memotivasi orang lain baik sebagai individu maupun kelompok. 4. Conceptual Skills Kemampuan konseptual merupakan kemampuan untuk mengkoordinasi dan memadukan berbagai kepentingan dan kegiatan didalam organisasi. Manajer harus mempunyai konsep yang jelas, terarah, terukur untuk menjalankan roda organisasi. E. Peran Manajerial Selain menjalankan fungsi manajemen organisasi, seorang manajer juga dituntut untuk menjalankan perannya (roles) sebagai pimpinan atau manajer di organisasi yang dipimpinnya. Tugas manjerial seorang pimpinan meliputi perencanaan, perngorganisasian, pengarahan, pengkoordinasi dan pengendali seluruh sumber daya yang ada guna mencapai tujuan. Seorang pimpinan organisasi yang tidak menjalankan fungsi-fungsi manjemen tidak dapat dikatakan sebagai manajer. Sebagai contoh pimpinan yang tidak memiliki perencanaan, maka pimpinan tersebut tidak dapat dikatakan sebagai manajer. Demikian pula pimpinan yang tidak dapat memberikan arahan kepada bawahannya, juga tidak dapat dikatakan sebagai seorang manajer yang baik. Pimpinan yang tidak menjalankan perannya sebagai seorang manajer, maka dia akan menjalankan profesinya dengan tidak efektif dan efisien. Pimpinan demikian akan banyak menghadapi banyak kendala, sehingga menjadi tidak efektif dalam melaksanakan pekerjaannya.
  20. 20. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 16 Menurut Mintzberg peran seorang manager dapat dibagi menjadi 3 peran besar yaitu; interpersonal, informational, dan decisional. Interpersonal roles merupakan peran manajerial yang berkaitan dengan pekerjaan yang berhubungan dengan orang lain dan tugas-tugas yang bersifat seremonial dan simbolik. Informational roles merupakan peran manajerial yang berkaitan dengan menerima, menyimpan dan menyebarluaskan informasi. Sedangkan Decisional roles merupakan peran manajerial yang berkaitan dengan penentuan berbagai pilihan. Peran Interpersonal Manajer Manajer mempunyai tiga peran dalam hubungannya dengan sesama anggota organisasi yaitu Peran figur Peran figur artinya bahwa seorang manajer merupakan symbol. Manajer harus berperan melakukan tugas rutin yang berkaitan dengan tugas-tugas resmi, dan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat social. Sebagai contoh adalah memberi sambutan pada acara resmi, membuka acara yang diselenggarakan organisasi, menjadi penanggung jawab setiap kegiatan dan sebagainya. Peran pemimpin Manajer adalah pemimpin suatu organisasi sehingga manajer berperan sebagai seorang pemimpin. Sebagai seorang pemimpin, manajer harus mampu memimpin, membimbing, memotivasi, memberikan reward and pusnishmen, mengatur, anggotanya melalui pembagian kerja agar tujuan organisasi dapat tercapai. Peran penghubung. Peran manajer yang lain adalah sebagai penghubung antar anggota organisasi, antara pengurus dan anggota, antara anggota dan pihak eksternal. Untuk itu diperlukan kemampuan komunikasi dari manajer agar dapat terjadi hubungan yang harmonis antar anggota organisasi maupun dengan pihak eksternal organisasi. Contohnya membalas surat, mengerjakan pertemuan dengan lembaga-lembaga eksternal, tampil pada berbagai aktifitas diluar organisasi dan lain sebagainya
  21. 21. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 17 Peran Informasional Manajer Manajer mempunyai peran dalam hal pencarian, pengolahan dan pendistribusian informasi baik dari maupun untuk anggotanya. Peran manajer dalam bidang informasi meliputi minimal tiga peran yaitu: 1. Pemonitor Manajer harus menjalankan peran dalam hal mencari dan menerima berbagai informasi untuk pengembangan pemahaman terhadap organisasi. Seorang manajer harus mampu melakukan monitoring terhadap semua kejadian yang dapat memberikan pengaruh terhadap organisasi. 2. Deseminasi (atau penyebaran) Manajer harus menjalankan peran sebagai deseminator yaitu dalam menyebarkan informasi baik kepada internal organisasi maupun eksternal organisasi. Manajer harus dapat membedakan antara informasi yang berasal dari fakta (kebenaran) atau informasi yang bersifat interpretasi sehingga dalam menyampaikan informasi tersebut dapat bermanfaat bagi organisasi. 3. Juru bicara Manajer mempunyai peran yang sangat sebagai juru bicara organisasi yaitu dalam hal menyampaikan dan menyebarkan informasi kepada pihak luar tentang rencana organisasi, kebijakan, kegiatan-kegiatan, dan hasil yang telah dicapai. Peran Manajer dalam Pengambilan Keputusan Peran manajer lainnya adalah dalam hal pengambilan keputusan. Manajer mempunyai minimal 4 peran yang berkaitan dengan pengambilan keputusan. 1. Kewirausahawanan Seorang manajer harus mampu mencari berbagai peluang bagi organisasi terhadap lingkungannya dan mengambil inisiatif untuk mengembangkan berbagai proyek perubahan. Manajer perlu mengembangkan jiwa enterprenuership guna mengembangkan organisasi menjadi lebih profit, lebih baik dan lebih sukses. 2. Penyelesai Masalah Manajer mempunyai tanggung jawab terhadap tindakan perbaikan ketika terjadi masalah yang tidak diharapkan.
  22. 22. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 18 3. Pembagi Sumberdaya Manajer mempunyai tugas utama yaitu planning, organizing, actuating, leading, staffing and controlling sehingga manajer berperan dalam mengalokasikan sumber daya yang ada baik man, material, machine, money dan sumber daya organisasi yang lain. 4. Negosiator atau Juru Runding Manajer bertanggung jawab dalam mewakili organisasi pada berbagai kegiatan negosiasi dengan pihak luar organisasi, sehingga manajer perlu mengembangkan kemampuan negosiasi. F. Manajer Yang Sukses Manajer yang sukses tidaklah diperoleh secara instant dan hanya mengandalkan teoritis semata, melainkan perlu upaya-upaya khusus. Tidak ada rumus yang pasti atau rumus praktis untuk menjadi seorang manajer yang sukses. Manajer yang profesional dan sukses tidak lepas dari beberapa hal berikut ini: Mempunyai pendidikan yang baik (formal atau non formal) Untuk menjadi manajer yang sukses diperlukan pengetahuan yang luas tentang bidang keilmuan dan teori manajemen. Pengetahuan ini dapat diperoleh melalui pendidikan baik formal maupun non formal. Banyak contoh orang yang pendidikan formalnya tamatan SMA tetapi mampu menjadi manajer yang sukses, sebaliknya orang yang pendidikannya tinggi (sarjana, master bahkan doktor) bisa saja tidak sesukses mereka yang hanya berpendidikan SMA atau bahkan lebih rendah. Pendidikan non formal dapat diperoleh melalui berbagai cara diantaranya kursus, pelatihan, magang, belajar mandiri atau ilmu yang diturunkan dari keluarganya. Mempunyai pengalaman Manajer yang sukses tidak terlepas dari pengalaman dalam memahami seluk beluk organisasi yang dipimpinnya. Pengalaman tidak selalu dikonotasikan dengan lamanya berkecimpung dalam organisasi/bisnis tetapi pengalaman di bidang lainnya juga mempengaruhi kesuksesan seorang manajer. Memiliki visi dan misi Seorang manajer harus mempunyai visi atau cita-cita jangka panjang dengan berpijak pada kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang ada.
  23. 23. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 19 Memiliki etika profesi Etika profesi merupakan syarat mutlak seorang manajer akan sukses. Dalam bahasa sehari-hari etika profesi dikenal dengan kode etik. Banyak kasus pelanggaran kode etik yang menyebabkan gagalnya manajer dalam menjalankan organisasi hanya karena masalah yang sebenarnya tidak perlu. Mempunyai dimensi internasional Dimensi internasional diartikan sebagai kemampuan untuk menjalin hubungan dengan siapa saja baik di dalam maupun luar negeri yang berpotensi memajukan organisasi. Mempunyai kemampuan softskill yang baik Softskill sekarang ini menjadi salah satu kunci keberhasilan seoerang manajer. Kemampuan softskill diantaranya adalah kemampuan berkomunikasi, kemampuan mempengaruhi orang lain, kemampuan manajemen emosi, kemampuan mencari solusi terbaik (optimal), kemampuan menghargai orang lain, kemampuan merangkul semua orang yang berkepentingan dan kemampuan lainnya. Memiliki motivasi Manajer harus mempunyai motivasi yang kuat dalam menjalankan kegiatan dalam organisasi.
  24. 24. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 20 KEGIATAN BELAJAR II PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN A. Pengantar Untuk menjamin kesuksesan suatu organisasi diperlukan pemahaman yang baik terhadap teori manajemen guna mendorong efektivitas dan efisiensi kerja atau profesionalisme manajemen. Hal ini disebabkan manajemen merupakan kombinasi antara ilmu dan seni. Teori manajemen dapat digunakan untuk memprediksi kaitan antara berbagai fenomena, sehingga diharapkan akan mengurangi praktik “trial and error” atau coba-coba, sehingga proses manajemen dapat dilaksanakan lebih efektif dan efisien. Manajemen sebagai seni dan ilmu telah mengalami perkembangan dari waktu ke waktu sesuai dengan kebutuhan jamannya. Secara garis besar perkembangan teori manajemen dapat dilihat dari pengelompokan atau tahap berikut ini: (1) Teori manajemen kuno, (2) Teori manajemen klasik yang mencakup manajemen ilmiah dan organisasi klasik, (3) Aliran perilaku yang mencakup pendekatan hubungan manusiawi dan ilmu perilaku, (4) Aliran kuantitatif, dan (5) Teori manajemen kontemporer. Masing-masing tahap mempunyai sumbangan dan keterbatasan sendiri. Pendekatan integratif berusaha menggabungkan pendekatan-pendekatan yang ada, dengan melihat organisasi sebagai suatu sistem dan menggunakan pendekatan yang ada secara situasional. Gambar perkembangan teori manajemen
  25. 25. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 21 B. Teori Ilmu Manajemen Ilmu manajemen berkembang karena memuat teori yang merupakan sekumpulan kaidah dan prinsip yang disusun secara logis dan sistematis. Kaidah ataupun prinsip ini berfungsi untuk menjelaskan hubungan antara fenomena-fenomena yang ada. Konsep merupakan simbol yang dipakai untuk menjelaskan pengertian tertentu dalam teori. Fungsinya kira-kira sama seperti kata dalam bahasa sehari-hari. Teori dapat bermanfaat karena dapat dipakai untuk menjelaskan fenomena, memprediksi, dapat mengurangi coba-coba yang tidak efisien, dan dapat menjadi sumber ide. 1. Teori Manajemen Kuno Awal mula berkembangnya teori manajemen sebenarnya sudah dimulai sejak jaman dahulu oleh bangsa kuno seperti Mesir, Romawi, Yunani, meskipun belum ada studi manajemen yang sistematis. Secara praktis, Bangsa-bangsa Mesir, Yunani dan Romawi sudah menerapkan ilmu manajemen dalam kehidupan sehari-hari baik dalam organisasi pemerintahan maupun dalam dunia bisnis. Pengkajian ilmu manajemen pada masa ini, lebih bersifat sporadis. Kemungkinan penyebabnya adalah ilmu ekonomi yang berkembang terlebih dulu dan manajemen yang lebih dipandang sebagai "seni" yang dapat dipelajari hanya dengan magang, tanpa perlu belajar teori manajemen. Bukti adanya perkembangan teori manajemen pada masa kuno adalah adanya peninggalan kejayaan Bangsa Mesir, Yunani, China, Persia dan Romawi. Hal ini jelas menunjukkan bahwa manjamen sudah berkembang pada masa itu. Piramida Mesir, Tembok Raksasa China, Peradaban Yunani dan Romawi membuktikan bahwa di masa itu ilmu manajemen telah berkembang. Bagaimana mungkin suatu bangsa dapat membuat karya yang luar biasa jika tanpa adanya proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Teori manajemen kuno sampai sekarang masih tetap digunakan dan dikembangkan walaupun dalam praktiknya terkadang sudah bercampur dengan teori manajemen modern. Contoh nyata dari teori manajemen kuno adalah adanya proses magang bagi calon tenaga kerja. Orang yang mau belajar ilmu manajemen perdagangan perlu magang kepada orang yang sudah berpengalaman agar mampu menyerap ilmunya dengan baik. Contoh lain yaitu, seorang santri harus magang kepada gurunya (kyai) selama bertahun-tahun untuk dapat memahami dan mendalami ilmu gurunya. Mahasiswa perlu prakik industri untuk mempelajari aplikasi ilmu yang didapat di
  26. 26. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 22 kampus. Mahasiswa perlu melihat langsung aplikasi ilmu yang dipelajari agar mempunyai kompetensi yang lebih baik terhadap bidang ilmu yang dipelajarinya. Dengan magang, mahasiswa dapat belajar, mendapat pengalaman nyata, tambahan ilmu dan hubungan dengan dunia industri. Praktik manajemen ini sudah ada sejak jaman dahulu yang sampai sekarang masih dipertahankan walaupun dengan metode yang berbeda. 2. Teori Manajemen Klasik Teori manajemen klasik sudah ada sejak tahun 1700-an yang antara lain diprakarsasi oleh Robert Owen (1771-1858) dan Charles Babbage (1792-1871). Kedua tokoh ini dikenal sebagai peletak tonggak landasan ilmu manajemen klasik. Robert Owen adalah seorang manajer pabrik pemintalan kapas di New Lanark Skotlandia. Pemikiran Robert Owen difokuskan pada penggunaan faktor produksi dan tenaga kerja. Menurut Robert Owen, pemeliharaan peralatan yang baik dan perhatian terhadap tenaga kerja dengan memperhatikan kesejahteraannya (kompensasi, tunjangan kesehatan, tunjangan perumahan, asuransi dll) akan berdampak pada keuntungan perusahaan. Kuantitas dan kualitas hasil produksi dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal dari pekerjaan. Dari pemikiran inilah, Robert Owen dikenal dengan Bapak Manajemen Personalia. Tokoh lainnya adalah Charles Babbage. Dia merupakan seorang dosen dengan gelar guru besar (profesor) pada bidang Matematika yang mempunyai ketertarikan pada bidang manajemen. Berdasarkan pengamatannya pada proses produksi di industri, produktivitas dapat ditingkatkan dengan melakukan efisiensi proses kerja sehingga akan menurunkan biaya produksi. Salah satu sumbangan pemikirannya adalah konsep pembagian kerja (devision of labaour). Salah satu kontribusi Charles Babbage adalah mesin hitung (Calculator) mekanis yang dapat digunakan untuk membantu perhitungan dengan cepat. Alat penghitung inilah yang mengilhami perkembangan alat bantu perhitungan yaitu calculator dan komputer. a. Teori Manajemen Ilmiah Pada tahun 1800-an, ilmu manajemen mengalami perubahan paradigma sesuai dengan perkembangan yang terjadi pada masa itu berkaitan dengan revolusi industri di
  27. 27. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 23 Eropa dan Amerika. Manajemen Ilmiah diprakarsai oleh Frederick Winslow Taylor, Henry Towne, Frederick A. Halsey, dan Harrington Emerson. Manajemen ilmiah, atau dalam bahasa Inggris disebut scientific management, dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya yang berjudul “Principles of Scientific Management“ pada tahun 1911. Taylor menjelaskan dalam bukunya bahwa manajemen adalah "Pemanfaatan cara-cara atau metode ilmiah untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara terbaik (optimal)". Prinsip manajemen menurut Taylor yaitu Menghilangkan trial and error atau coba-coba dan menerapkan metode-metode ilmiah berdasar ilmu pengetahuan disetiap unsur-unsur kegiatan. Memilih pekerjaan terbaik untuk setiap tugas tertentu, selanjutnya memberikan latihan dan pendidikan kepada pekerja. Setiap petugas harus menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan di dalam menjalankan tugasnya. Harus dijalin kerjasama yang baik antara pimpinan dengan pekerja. Taylor juga memperkenalkan konsep analisis kerja dan sistem pembayaran diferensial, dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas. Dengan konsep ini Taylor banyak mendapatkan tantangan dikarenakan kekhawatiran pekerja yang akan kehilangan pekerjaannya apabila produktivitas naik. Hal ini sangat logis di mata pekerja walaupun yang dimaksudkan Taylor bukanlah demikian. Dengan pola kerja yang baik pekerja akan dapat menghasilkan produk yang lebih banyak dan tentunya merupakan tantangan bagi perusahaan untuk menlakukan ekspansi pasar. Konsep ini dijelaskannya dalam dua buku: Shop Management dan The Principles of Scientific Management. Beberapa tokoh menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya teori manajemen ilmiah dan Taylor dianggap sebagai bapak manajemen ilmiah. Tokoh lain yang berperan dalam perkembangan ilmu manajemen ilmiah adalah adalah Frank (1868-1924) dan Lillian Gilberth (1878-1972) yaitu sepasang suami isteri yang mengembangkan ilmu manajemen dengan konsep promosi tiga tahap yang meliputi: 1) menyiapkan promosi, 2) melakukan pekerjaan, dan 3) melatih calon pengganti. Frank melakukan studi pekerjaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaannya, sementara sumbangan Lillian lebih focus pada psikologi industri dan manajemen personalia. Keluarga Gilbreth berhasil menciptakan micromotion yang
  28. 28. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 24 dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Konsep studi gerakan inilah yang mendasari bidang ilmu perancangan tata cara kerja dan ergonomis yang akan dibahas lebih lanjut pada bab 7. Selanjutnya pada akhir 1800-an Henry L. Grant (1861-1919) juga turut memberikan kontribusi dalam perkembangan teori manajemen dengan memperbaiki metode penggajian diferensial dari Taylor. Sumbangan pendekatan klasik dalam efisiensi produksi seperti produksi masal, mendorong pendekatan rasional dalam manajemen. Sumbangan Grant yang lain adalah konsep bagan Gant (Gant Chart) yang biasa digunakan untuk alat penjadwalan mesin. b. Teori Organisasi Klasik Pada dasarnya teori atau pendekatan ini lebih memfokuskan pada upaya mensistematisasi pengelolaan organisasi yang semakin kompleks. Tokoh pendekatan ini adalah Henry Fayol (1841-1925) dan Max Weber (1864-1920). Fayol memperkenalkan fungsi manajemen dan 14 prinsip manajemen, yang kemudian dipublikasikan dalam buku yang berjudul “General and Industrial Management”. 14 prinsip manajemen menurut Henry Fayol yaitu 1. Pembagian Pekerjaan (division of work). Pembagian kerja dimaksudkan pada pengembangan spesialisasi di semua bidang yang diperlukan untuk mencapai efektifitas dan efisiensi penggunaan sumber daya. 2. Kewenangan dan Tanggung Jawab (authority and responsibility). Harus ada keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. Orang yang tanggung jawabnya besar harus diberikan kewenangan yang besar, demikian juga sebaliknya. 3. Disiplin (discipline). Manajemen harus dapat menciptakan suasana yang tertib dan teratur, di mana semua anggota organisasi harus tunduk, patuh dan taat pada norma dan aturan yang ada tanpa adanya unsur paksaan. 4. Kesatuan Komando (unity of command). Segenap anggota organisasi hanya menerima perintah dan melaporkan pelaksanaan perintah atau hasil pekerjaan serta mempertanggungjawabkannya kepada seorang pemimpin.
  29. 29. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 25 5. Kesatuan Arah (unity of direction). Setiap kelompok yang melakukan kegiatan bertujuan sama harus memiliki seorang pemimpin dan memiliki satu rencana. 6. Kepentingan Individu Harus Tunduk Pada Kepentingan Umum (subordination of individual interest to general interest). Kepentingan umum ditempatkan dia atas segala kepentingan, baik kelompok maupun pribadi. 7. Gaji (remuneration of personel). Sistem dan metode penggajian bersifat adil dan memberikan kepuasan maksimal bagi seluruh anggota organisasi baik pekerja atau pengelola. 8. Sentralisasi atau Pemusatan Wewenang (centralization). Adanya pemusatan kekuasaan dalam kelompok tunggal dan kepemimpinanya diserahkan pada satu orang pemimpin agar anggota atau pegawai tidak dibingungkan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan. 9. Berjenjang (hierarchy). Merupakan garis tingkatan wewenang dan tanggung jawab dari tingkatan tertinggi hingga terendah dan tidak boleh ada penyimpangan. 10. Ketertiban (order). Keteraturan dan kelancaran organisasi dimana setiap anggota mematuhi dan mentaati segala ketentuan yang menyangkut kondisi yang baik dalam pencapaian tujuan. 11. Keadilan (equity). Pemimpin tidak boleh memperlakukan anggota dengan semena-mena, menghargai setiap prestasi, memberikan kesempatan untuk menyampaikan saran dan kritik dan informasi yang membangun dalam upaya pengambilan keputusan yang lebih tepat. 12. Stabilitas Jabatan Pegawai (stability of tenure of personel). Memelihara dan menjaga kestabilan kondisi kerja, memlihara hubungan yang harmonis, menjaga keselamatan kerja dan sebagainya yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses kegiatan management.
  30. 30. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 26 13. Prakarsa (inisiative). Penghargaan atas saran, ide, gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan anggota atau bawahan sehingga menciptakan cara kerja baru yang lebih efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan. 14. Kesatuan (esprit de corps). Pembinaan, bimbingan dan motivasi yang menerus terhadap anggota atau pegawai agar memiliki jiwa kesatuyan dan rasa setia kawan. Tokoh lain yang memberikan sumbangan pada perkembangan organisasi klasik yaitu Max Webber yang terkenal dengan konsep organisasi birokrasi. Max Webber merupakan ahli sosilogi yang berasal dari Jerman. Webber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi-bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk "birokrasi yang ideal" itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini. Mary Parker Follet (1868-1933) Memperkenalkan model pengendalian organisasi yang utuh, dimana faktor lingkungan (politik, ekonomi, dsb) juga ikut berperan dalam pengendalian organisasi selain individu atau kelompok individu yang ada didalam organisasi. Chester I Barnard (1886-1961) menekankan konsep berkerjasama dalam organisasi untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya kerjasama tujuan organisasi tidak akan tercapai. Tetapi mereka harus memuaskan kebutuhan masing- masing individu. Sebuah organisasi dapat bertahan dan bekerja secara efisien jika tujuan organisasi dibuat seimbang dengan kebutuhan individual yg ada didalam organisasi. Semakin banyak aktivitas pekerja dalam zona tidak penting (zone indifference) atau aktivitas tanpa ijin atasan, maka organisasi tersebut semakin lancar dan semakin kooperatif. Mary Parker Follet dan Chester I Barnard merupakan dua orang tokoh manajemen klasik yang memasukkan elemen manusia dalam analisis manajemen. Mereka berdua merupakan perintis teori manajemen dengan pendekatan aliran perilaku.
  31. 31. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 27 3. Teori Manajemen Aliran -Perilaku Pendekatan Hubungan Manusiawi (Human Relation) Pendekatan aliran perilaku dalam manajemen muncul, karena pandangan sebagian tokoh yang berpendapat pendekatan klasik tidak dapat mencapai efisiensi produksi dan keserasian kerja. Untuk itu para tokoh manajemen pada jaman itu berupaya untuk mengatasi masalah organisasi dengan melihat dari sisi pola tingkah laku pekerja, terutama hubungan antar manusia (human relations). Manajemen menjadi perhatian tidak hanya oleh ahli ekonomi bisnis saja, melainkan juga didukung oleh para ahli dalam bidang ilmu sosial dan psikologi. Pendekatan manajemen yang melibatkan pendekatan manusia dimulai dari studi Hawthorne yang dilakukan oleh Elton Mayo (1880-1949) dan teman-temannya. Berdasarkan pendekatan ini, hubungan manusia memainkan peranan yang sangat penting dalam organisasi. Pekerja akan bekerja lebih keras apabila mereka percaya bahwa pihak manajemen memperhatikan kesejahteraan mereka (efek Hawthorne). Pendapat ini dihasilkan dari hasil eksperimen yang disebut eksperimen Hawthorne, pada perusahaan Western Electric Co. Elton Mayo mengemukakan konsep “Manusia Sosial” yang termotivasi oleh pemenuhan kebutuhan sosial melalui hubungan kerja. Sumbangan pendekatan ini adalah penekanan pada pentingnya kebutuhan sosial. Keterbatasan pendekatan ini adalah sulitnya memprediksi prestasi kerja hanya dengan melihat faktor sosial. Pendekatan Kuantitatif Riset Operasi dan Manajemen Sains Aliran ini merupakan hasil pemikiran dari Tim Operational Research yang dibentuk oleh kalangan militer Inggris dan Amerika pada Perang Dunia II. Tujuan dibentuknya tim tersebut adalah untuk membantu mengelola operasi militer dengan sumber daya dan input yg terbatas. Tim tersebut terdiri dari ahli matematika, ahli statistik, ahli strategi militer, ahli ekonomi, ahli manajemen dan ahli-ahli ilmu sosial lainnya.yang saling bekerjasama guna mendapatkan model yang optimal berdasarkan kebutuhan pada jaman itu. Tujuan utama dari perkembangan teori manajemen pada masa ini adalah memberikan landasan kuantitatif dalam pengambilan keputusan. Fokus utama aliran ini
  32. 32. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 28 adalah penerapan model matematika dalam suatu sistem. Karakteristik pendekatan riset operasi adalah sbb: Memfokuskan pada pengambilan keputusan, karena pengambilan keputusan merupakan aktivitas utama para manajer Percaya pada efektifitas kriteria ekonomi, karena semua tindakan mempunyai nilai- nilai ekonomis yang bisa diukur Percaya pada model matematika formal, karena model tsb dapat melakukan modeling/simulasi. Mengingat kompleksnya model matematika dan volume data yg besar, maka butuh bantuan komputer. Contoh model matematika dengan pendekatan kuantitatif yang diterapkan dalam bidang manajemen antara lain Teori PERT (Program Evaluation & Review Technique). PERT biasa digunakan untuk melakukan perencanaan dan pengendalian pekerjaan yang bersifat proyek. Pekerjaan proyek artinya pekerjaan yang sifatnya unik, tidak rutin dilakukan dan biasanya dibatasi oleh waktu dalam penyelesaiannya. Aplikasi pendekatan kuantitatif lainnya adalah teori antrian yang banyak digunakan untuk menentukan jumlah server yang optimal agar didapatkan hasil yang terbaik. Teori antrian banyak dipakai pada perancangan jaringan telekomunikasi, perancangan proses produksi (waktu proses, waktu setup dan waktu tunggu), penentuan jumlah server atau pelayan pada proses bisnis (Bank, Supermarket, Mesin pemroses dll). Dengan teori antrian, proses bisnis yang sangat kompleks dapat disimulasikan dengan software komputer, sehingga akan dapat diperirakan hasil dan kebutuhan untuk mencapai hasil tersebut. Aplikasi lain dari pendekatan kuantitatif adalah EOQ (Eqonomic Order Quantity) yaitu Model persediaan atau Inventory yang bertujuan untuk menghitung persediaan berkaitan dengan jumlah pesanan & kapan harus dilakukan pemesanan kembali agar didapatkan biaya yang serendah-rendahnya. Pendekatan tersebut sangat sesuai untuk beberapa persoalan perencanaan dan pengendalian. EOQ digunakan untuk mengatasi tarik ulur antara bagian teknik yang menginginkan keamanan proses produksi dengan menimbun material dan sparepart yang berlebih dan bagian keuangan yang menginginkan efisiensi penggunaan sumber daya seperlunya saja. Pertentangan ini dapat diatasi dengan teori EOQ sehingga diperoleh berapa jumlah material dan
  33. 33. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 29 sparepart yang harus dibeli agar produksi dapat dijamin kelangsungannya, demikian juga dengan cash flow dapat dipertahankan likuiditasnya. Kelemahan pendekatan kuantitatif riset operasi adalah bahwa pendekatan ini hanya efektif untuk kegiatan perencanaan dan pengawasan. Fungsi manajemen yang berkaitan dengan hubungan antar manusia seperti organizing, leading, coordinating, staffing tidak begitu efektif. 4. Teori Manajemen Kontemporer Pendekatan Sistem Pendekatan sistem digunakan untuk menyatukan pendekatan dari Aliran Manajemen Klasik, Manajemen Perilaku dan Ilmu. Pendekatan ini memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait, saling berhubungan dan saling mempengaruhi. Organisasi sebagai suatu sistem yang terbuka mempunyai konsekuensi adanya interaksi antara komponen sistem dengan komponen sistem lainnya dan dengan lingkungannya. Dengan pendekatan ini interaksi antara sumber daya organsisasi sangat diperlukan untuk memperkuat soliditas internal karena sifatnya terbuka terhadap lingkungan. Pendekatan Situasional (Contingency) Pendekatan ini menganggap bahwa efektivitas manajer tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi. Pendekatan ini dianggap memberikan resep praktis kepada manajer. Tahap yang dilakukan dalam pendekatan ini adalah 1) mengidentifikasi karakteristik dari pekerjaan, orang maupun organisasi. Prinsip dasar yang mendasari pendekatan ini adalah: Tidak ada cara yang terbaik untuk melaksanakan perencanaan, pengorganisasian maupun pengendalian, karena sangat bergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu Permasalah yang sama tetapi berada dalam situasi dan kondisi yang berbeda maka cara penyelesaian masalah tersebut mungkin akan berbeda pula Pendekatan ini banyak digunakan oleh para manajer modern diseluruh dunia, karena pendekatan ini sangat relevan pada situasi dan kondisi sebagai berikut: Globalisasi
  34. 34. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 30 Permintaan akan kepemimpinan yang responsif Perubahan demografi dan ketrampilan angkatan kerja Tuntutan struktur organisasi yang responsif terhadap perubahan lingkungan Perubahan kebutuhan dan keinginan pekerja, seperti keamanan/jaminan pekerjaan, kepemilikan dan pemenuhan kebutuhan pribadi 5. Pendekatan Hubungan Manusiawi Baru (Neo-Human Relation) Pendekatan hubungan manusiawi baru merupakan pendekatan integratif yang menggabungkan pandangan positif terhadap hakekat manusia dengan studi organisasi secara ilmiah sehingga dapat menggambarkan kerja manajer yang efektif. Burns dan Stalker menyatakan bahwa permulaan kebijakan administratif adalah kesadaran tentang belum optimalnya tipe-tipe sistem manajemen. Pendekatan hubungan manusia baru dimulai dengan teori pendekatan kontingensi menuju cara manajer seharusnya bertindak dalam lingkungannya. Pendekatan manusiawi baru sudah muncul pada tahun 1950-an dan mulai popular pada tahun 1960-an sesuai dengan kebutuhan pada jaman itu yang memerlukan pendekatan hubungan manusia baru. Konsep pendekatan manusia baru diilhami oleh aliran perilaku yang intinya bahwa manusia berusaha untuk mengaktualisasikan dirinya. Pendekatan hubungan manusiawi baru mencoba untuk menyempurnakan pendekatan sebelumnya. Tokoh-tokoh pendekatan ini melihat bahwa manusia merupakan makhluk soisal yang memiliki emosional, intuitif, dan kreativitas. Dengan memahami kedudukan dan karakteristik manusia, prinsip manajemen dapat dikembangkan sesuai dengan perkembangan jamannya. Salah satu tokoh yang dapat mewakili aliran ini yaitu W. Edward Deming yang mengembangkan prinsip-prinsip manajemen. Sebagaimana Henry Fayol, Deming juga mengembangkan prinsip-prinsip manajemen dengan fokus pada kualitas kerja dan hubungan antara karyawan. Prinsip manajemen Deming inilah yang oleh banyak kalangan dipercaya dapat membantu Jepang dalam meningkatkan kualitas produk sehingga Jepang menjadi Negara maju di bidang industri. Tokoh lainnya yaitu Thomas J peters dan Roberth H. Waterman. Dalam bukunya In Search of Exellence (1985), Mereka menjelaskan faktor-faktor yang membuat organisasi mampu bertahan dan berkembang. Organisasi tersebut mampu
  35. 35. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 31 menjawab kebutuhan konsumen, memberikan suasana kerja yang menantang dan menghasilkan penghargaan (rewarding), dan mampu memenuhi kebutuhan sosial dan lingkungan dengan efektif. Lebih lanjut mereka menjelaskan bahwa organisasi semacam itu juga mampu membangun nilai (values) bersama. Nilai bersama tersebut bisa membantu karyawan bekerja mencapai tujuan bersama dan menyesuaikan diri terhadap perubahan situasi eksternal maupun internal. Tokoh lainnya adalah William Ouchi yang pada tahun 1981 menjelaskan konsep manajemen dengan pendekatan manusiawi baru. Dia mengemukakan konsep manajemen dalam bukunya yang berjudul “Theory Z – How American Businness can meet the Japanese Challenge” bahwa kombinasi atau gabungan manajemen gaya Amerika Serikat (tipe A) dengan manajemen gaya Jepang (Tipe J) akan memberikan hasil yag lebih baik. Dia mencontohkan bahwa perusahaan Jepang lebih diwarnai oleh ikatan kerja seumur hidup dan pengambilan keputusan bersama, sedangkan perusahaan Amerika lebih fokus pada kualitas kerja. Perusahaan Amerika yang sukses ternyata tidak menerapkan tipe A yang konvensional tetapi menggabungkan prinsip tipe A dengan tipe J. Pandangan integratif Pandangan ini berusaha menggabungkan semua pendekatan yang ada. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem, kemudian dalam pelaksanaan manajemen, prinsip atau pendekatan manajemen dipilih sesuai dengan situasi yang dihadapi. Kelihatannya dari pendekatan yang dijelaskan di atas pendekatan integrative merupakan alternatif yang perlu mendapat perhatian agar tetap fokus pada tujuan karena merupakan kombinasi.
  36. 36. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 32 KEGIATAN BELAJAR III SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN A. Pengantar Pekerjaan seorang pimpinan atau manajer tidak lepas dari pengambilan keputusan. Manajer harus dapat membuat keputusan yang terbaik untuk organisasi dalam situasi dan kondisi yang bagaimanapun. Oleh karena itu diperlukan kemampuan membuat keputusan terbaik. Pengambilan keputusan berangkat dari masalah atau, kesempatan. Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan berbagai masalah yang ada. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, seorang pembuat keputusan (pimpinan atau manajer) mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negative atau untuk memenfaatkan kesempatan. Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah upaya memilih alternatif yang terbaik dari serangkaian alternatif yang ada. Ada dua tipe keputusan, yaitu: keputusan terprogram dan keputusan yang tidak terprogram. Keputusan tidak terprogram ditujukan untuk memecahkan masalah yang tidak muncul secara rutin, sedangkan keputusan yang terprogram ditujukan untuk memecahkan masalah yang rutin. Dalam pengambilan keputusan, situasi yang dihadapi oleh manajer dapat bervariasi dari kondisi yang pasti sampai kondisi yang sangat tidak pasti. Pendekatan rasional dalam proses pengambilan keputusan dimaksudkan untuk mengurangi ketidakpastian. Tahapan dan urutan dalam pendekatan tersebut adalah 1) meneliti situasi, 2) mengembangkan alternatif pemecahan, 3) mengevaluasi alternatif dan memilih yang terbaik, 4) implementasi, dan 5) follow-up dari keputusan yang diambil serta evaluasi. Selain pendekatan rasional ada juga beberapa model yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Model-model tersebut diantaranya meliputi model administratif, heuristic, intuisi, eskalasi serta pengaruh politik dan etika. Penggunaan model-model ini untuk membantu pimpinan dan manajer organisasi untuk membuat keputusan yang tidak selalu berdasarkan data rasional semata. Pengambilan keputusan dapat ditingkatkan efektivitasnya melalui perbaikan efektivitas individu maupun kelompok. Pengambilan keputusan kelompok mempunyai keuntungan dan kekurangan dibandingkan pengambilan keputusan individual.
  37. 37. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 33 B. Masalah dan Kesempatan Masalah sering didefinisikan sebagai penyimpangan dari hasil yang diharapkan sedangkan kesempatan sering didefinisikan sebagai suatu kondisi dimana kondisi tersebut memberikan kesempatan bagi organisasi untuk memanfaatkan kondisi tersebut agar diperoleh hasil yang melebihi dari apa yang diharapkan. Kalau dilihat dari bahasa masalah dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dapat dilihat, dialami, dirasakan oleh manusia atau organisasi. Pengertian lain dari masalah adalah suatu keadaan yang harus diselesaikan atau dicarikan solusinya. Pada umumnya permasalahan tidak dikehendaki oleh siapapun. Penyelesaian terhadap suatu permasalahan pada hakekatnya adalah suatu usaha dan tindakan untuk meniadakan permasalahan tersebut. Masalah bersifat unik dan abstrak karena dapat terjadi kapan saja, dimana saja dan kepada siapa saja. Suatu masalah baik yang dialami oleh seseorang atau organisasi terkadang bukanlah masalah bagi orang lain melainkan justru menjadi solusi atau peluang untuk mengembangkan solusi. Ditinjau dari asalnya, masalah dapat ditimbulkan dari beberapa sumber diantaranya: 1. Permasalahan dari diri sendiri Suatu masalah timbul karena akibat dari keadaan yang tidak tepat terjadi pada individu pelaku kegiatan tersebut. Biasanya terjadi oleh faktor human eror pada manusia. Keseriusan, perhatian, atau tingkat kefokusan menjadi hal yang berkaitan erat terhadap timbulnya permasalahan diri sendiri. Pengalaman akan menjadi kunci pengurangan masalah individu. Baik melihat maupun mengalamani sendiri suatu permasalahan membuat manusia menjadi berhati-hati dan tidak akan menimbulkan masalah tersebut. 2. Permasalahan dari lingkungan Permasalahan yang timbul akibat dari lingkungan yang keadaannya tidak sesuai atau tidak memenuhi faktor kelayakan yang ada. Lingkungan meliputi efek suasana yang ditimbulakan lingkungan dan keadaan alat penunjang. Lingkungan yang memiliki kondisi yang kurang kondusif akan renta terhadap timbulnya masalah. Segala kondisi lingkungan akan berakibat langsung terhadap person yang berhubungan langsung dengan lingkungan tersebut. Tindakan isolasi lingkungan
  38. 38. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 34 yang memungkinkan menimbulkan permasalahan dapat dilakukan sebagai tindakan pencegahan timbunya masalah. 3. Permasalahan dari proses atau teknik. Masalah yang timbul sebagai akibat kesalahan atau tidak kesesuaian suatu proses yang ada. Proses suatu kegiatan yang berjalan memiliki beberapa potensi kesalahan. Proses yang terlalu berliku dan terus berulang akan cenderung mudah membuat suatu kesalahan. Sistematika yang benar dan teratur adalah jalan tepat membuat proses menjadi aman. 4. Fenomena lain Permasalahan kadang timbul bukan dari faktor yang ada tetapi dari faktor X yang tidak terduga. Fenomena yang muncul secara tiba-tiba dapat mmenyebabkan masalah baru yang harus diselesaikan. Semua proses sudah tersusun rapid an sistematis untuk dikerjakan. Namun, ada satu hal yang mungkin membuatnya berantakan. Seperti fenomena kebijakan pimpinan yang berubah dan aturan yang berganti-ganti. C. Pengambilan Keputusan 1. Definisi Keputusan adalah suatu reaksi terhadap beberapa solusi alternatif yang dilakukan secara sadar dengan cara menganalisis kemungkinan-kemungkinan dari alternatif tersebut bersama konsekuensinya. Setiap keputusan akan membuat pilihan terakhir, dapat berupa tindakan atau opini. Itu semua bermula ketika diperlukan untuk melakukan sesuatu tetapi tidak tahu apa yang harus dilakukan. Untuk itu keputusan dapat dirasakan rasional atau irrasional dan dapat berdasarkan asumsi kuat atau asumsi lemah. Keputusan adalah suatu ketetapan yang diambil oleh orang yang berwenang berdasarkan kewenangan yang ada padanya. Menurut James A.F. Stoner, keputusan adalah pemilihan di antara berbagai alternatif. Definisi ini menurut James A.F. mengandung tiga pengertian, yaitu : Ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan. Ada beberapa alternatif yang harus dipilih salah satu yang terbaik.
  39. 39. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 35 Ada tujuan yang ingin dicapai dan keputusan itu makin mendekatkan pada tujuan tersebut. Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah kegiatan memilih alternatif terbaik dari serangkaian alternatif yang ada. Proses pengambilan keputusan dimulai dari identifikasi masalah, analisis lingkungan, mengembangkan alternatif keputusan, memilih alternatif terbaik, implementasi, dan monitor pelaksanaan keputusan tersebut. 2. Tipe Keputusan Herbert A. Simon mengklasifikasikan keputusan menjadi dua jenis yaitu: a. Keputusan terprogram Keputusan terpogram yaitu keputusan yang bersifat terstruktur atau berulang, atau keduanya. Keputusan dapat diprogram atau direncanakan jika keputusan tersebut mempunyai karakteristik yang berulang dan rumit serta telah dikembangkan prosedur tertentu untuk menanganinya. Secara tradisional, keputusan yang diprogramkan telah ditangani dengan norma, prosedur kerja yang baku, dan struktur organisasi yang dikembangkan prosedur yang spesifik untuk menanganinya. Contoh masalah yang terprogram adalah : Pembuatan KTP yang SOP-nya atau tahap-tahapnya sudah jelas. Pengambilan uang di Bank, penanganan pasien di rumah sakit, pemesanan tiket, penerimaan siswa baru, rekruitmen tenaga kerja baru di pabrik, quality control di pabrik dan lain sebagainya. Keputusan terprogram dapat diselesaikan dengan beberapa langkah, antara lain: Norma Prosedur kerja Struktur organisasi (Middle or Lower Mangement ) b. Keputusan tidak terprogram Keputusan tidak terpogram yaitu keputusan yang tidak terstruktur atau tidak berulang, atau keduanya. Suatu keputusan tidak diprogramkan manakala keputusan tersebut bersifat baru dan tidak rutin terjadi. Pimpinan atau manajer yang berwenang mengambil keputusan yang tidak diprogramkan
  40. 40. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 36 perlu membuat keputusan yang terbaik dalam segala situasi dan kondisi dengan menggunakan model keputusan yang ada. Contoh masalah yang tidak terprogram adalah : Karena ada Bencana Gempa Bumi, banyak nasabah suatu Bank mengalami masalah kredit macet sehingga Bank harus mengambil keputusan untuk mengatasi masalah ini. Keputusan tidak terprogram diselesaikan dengan langkah-langkah, antara lain : Proses pemecahan masalah umum Pertimbangan Kreativitas Top Management 3. Kepastian, Risiko, dan Ketidakpastian Kondisi yang dihadapi manajer dalam pengambilan keputusan dapat digambarkan sebagai garis kontinum dengan kondisi pasti pada satu titik ekstrem dan kondisi sangat tidak pasti pada titik ekstrim lainya. Kondisi risiko dan tidak pasti berada diantara kedua titik ekstrem tersebut. Keputusan yang diambil oleh manajer selalu membawa konsekuensi di masa mendatang sehingga diperlukan pertimbangan yang matang sebelum membuat keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan secara ilmiah, harus dilakukan langkah-langkah yang logis dalam pertimbangan membuat keputusan. Resiko yang akan muncul berkaitan dengan keputusan harus dipertimbangkan untung dan ruginya. Kondisi ketidakpastian di masa mendatang juga perlu diestimasi berdasarkan tren atau pola kejadian di masa mendatang. contoh keputusan yang membawa bencana adalah investasi “Pager”. Pager adalah sebuah sistem komunikasi berupa pengiriman pesan dari pelanggan kepada pelanggan lain melalui sederhana adalah pada saat membuat keputusan untuk mengembangkan bisnis. 4. Pendekatan Rasional dalam Pengambilan Keputusan Pendekatan klasik mengasumsikan proses pengambilan keputusan yang rasional dan sistematis, dengan informasi yang lengkap dan sempurna. Model tersebut sesuai untuk problem yang terstruktur. Langkah-langkah dalam pendekatan rasional dapat dilihat berikut ini.
  41. 41. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 37 a. Meneliti Situasi Meneliti situasi dilakukan untuk melakukan analisis kebutuhan dan mendefinisikan masalah. Dalam beberapa situasi dan kondisi, suatu masalah kadang tidak terlihat atau tidak terdefinisikan dengan jelas. Manajer perlu membedakan masalah dengan gejala yang nampak sebelum melangkah lebih jauh. b. Mengembangkan Alternatif Pemecahan Seorang pimpinan atau manajer dituntut untuk kreatif dalam mencari alternatif- alternatif terhadap penyelesaian masalah. Proses kreatif dapat dilakukan dengan melakukan brainstorming, diskusi, minta pendapat ahli, konsultasi, membaca buku, mencari informasi di internet dan lainnya. Semakin banyak alternatif-alternatif penyelesaian masalah, manajer dapat mempunyai pertimbangan yang lebih baik. Alternatif pemecahan diharapkan dapat dihasilkan secara kreatif, meskipun harus diingat adanya keterbatasan (constraints). Contoh keputusan untuk mendapatkan bahan baku perlu dicari informasi sebanyak mungkin tentang suplier atau pemasok material tersebut. Informasi berkaitan dengan kapasitas produksi, harga, jaminan kualitas, transportasi, kontinuitas, legalitas dan faktor-faktor lainnya. Semakin banyak informasi pemasok yang didapat maka pengambilan keputusan akan lebih mudah. c. Menganalisis Alternatif Alternatif-alternatif pemecahan masalah dapat dievaluasi melalui kriteria-kriteria tertentu. Alternatif dengan skor paling tinggi untuk setiap kriterianya merupakan alternatif terbaik. Proses pemilihan alternatif-alternatif pemecahan masalah merupakan proses divergen untuk menemukan solusi terbaik untuk mengatasi permasalahan yang ada. Alternatif terbaik merupakan kompromi antara target yang diinginkan dan kendala yang ada. Contoh sederhana adalah, Jika menginginkan pelayanan yang memuaskan, harus konsekuen dengan harga yang lebih mahal, demikian juga sebaliknya jika yang diinginkan harga yang lebih murah, tentu saja ada sesuatu yang tidak maksimal. Berkaitan dengan pemilihan pemasok material perlu dibuat kriteria dalam analisis pemasok yang akan digunakan seperti kapasitas produksi, harga, jaminan kualitas, transportasi, kontinuitas, legalitas dan faktor-faktor lainnya.
  42. 42. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 38 d. Impelementasi Implementasi merupakan tahap yang paling sulit dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan yang telah diambil oleh organisasi melalui mekanisme yang syah harus dilaksanakan oleh anggota organisasi walaupun keputusan itu tidak menyenangkan sebagian anggota. Dalam proses pengambilan keputusan terkadang tidak bisa dilakukan dengan musyawarah mufakat tetapi kadang harus melalui voting. Kondisi ini yang kadang rawan terjadi perpecahan dalam organisasi. Pihak- pihak yang keputusannya tidak dimenangkan akan mengalami kekecewaan sehingga berdampak pada efektivitas implementasi hasil keputusan. Untuk itu manajer perlu memahami tentang manajemen konflik untuk mengakomodir berbagai kepentingan dalam organisasi. e. Follow up dan Evaluasi Setelah keputusan dilaksanakan, perlu dilakukan proses monitoring dan evaluasi untuk memastikan pelaksanaan keputusan mengenai sasaran atau tujuan yang dituju. Implementasi keputusan yang tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan harus segera dilakukan perbaikan secara berkelanjutan. 5. Alternatif Pendekatan Rasional Selain pendekatan rasional, Herbert Simon menyatakan bahwa pengambilan keputusan dapat dianalisis dari aspek perilaku pengambil keputusan. Model pengembangan ini dapat dikategorikan ke dalam alternatif model pendekatan rasional. model alternative pengambilan keputusan terdiri dari: a. Model Administratif Model administratif merupakan salah satu alternatif model untuk pengambilan keputusan dengan pendekatan rasional. Karakteristik model ini adalah dalam mengambil keputusan, seorang manajer menghadapi situasi sebagai berikut: Informasi yang tidak sempurna dan tidak lengkap Dalam situasi tertentu dimana informasi sangat minim, tetapi menuntut dibuatnya keputusan, maka manajer dapat memanfaatkan model administratif. Rasionalitas yang terbatas Dalam kondisi tertentu dimana menuntut dibuatnya keputusan dalam waktu singkat sehingga rasionalitas pengambil keputusan menjadi terbatas. Pada
  43. 43. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 39 kondisi ini, model administratif dapat digunakan sebagai pijakan dalam pengambilan keputusan. Cepat puas Perilaku pengambil keputusan terkadang mempunyai karakteristik yang cepat puas sehingga keputusan yang dibuat akan cenderung yang tidak beresiko tinggi. b. Heuristik Model pengambilan keputusan lainnya adalah Heuristik. Model ini diilhami dari penelitian yang dilakukan oleh Amos Tversky dan Daniel Kahneman yang hasilnya menunjukkan bahwa orang cenderung menggunakan model heurisfic atau rule of thumb untuk menyederhanakan pengambilan keputusan. Definisi heuristik menurut Wiki adalah “Refers to experience-based techniques for problem solving, learning, and discovery”. Heuristic methods are used to speed up the process of finding a good enough solution, where an exhaustive search is impractical. Contoh dari metode ini termasuk penggunaan "rule of tumb atau aturan praktis", tebakan, penilaian intuitif, atau logika akal sehat. Heuristik adalah sebuah teknik penyelesaian masalah, pembelajaran dan penelitian yang berbasis pada pengalaman (experience-based). Metode ini digunakan untuk meningkatkan proses pencarian solusi yang cukup layak dimana pencarian secara menyeluruh tidak praktis. Fungsi heuristik digunakan untuk mengevaluasi keadaan- keadaan problema individual dan menentukan seberapa jauh hal tersebut dapat digunakan untuk mendapatkan solusi yang diinginkan. Pengambilan keputusan dengan metode heuristik terdiri dari tiga bentuk yaitu: 1. Heuristik Ketersediaan Pendekatan ini mendasarkan penilaian pada informasi yang sudah dimilikinya. Contoh sederhana adalah manager lebih mempertimbangkan kinerja terakhir karyawan daripada kinerjanya setengah tahun yang lalu. Sama halnya dengan pikiran orang bahwa naik pesawat lebih berbahaya daripada mobil. 2. Heuristik Perwakilan Pendekatan ini menilai kemungkinan dari suatu kejadian dengan menarik analogi dan melihat situasi identik dimana sebenarnya tidak identik. Contohnya adalah manajer yang sering menghubungkan suatu kejadian dengan kejadian
  44. 44. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 40 sebelumnya. Anak-anak yang suka menonton film kartun akan merasa bahwa dirinya juga dapat seperti tokoh di kartun tersebut. 3. Penyesuaian dan Anchoring Manusia biasanya menilai sesuatu dengan membandingkan apa yang ada dalam otaknya. Contoh, untuk menilai tinggi-rendahnya penjualan, manajer akan langsung membandingkan dengan angka tertentu seperti penjualan masa lalu. c. Intuisi dan Eskalasi Komitmen Model pengambilan keputusan lainnya adalah Intuisi dan Eskalasi Komitmen. Manajer seringkali mengambil keputusan atas dasar intuisi dan menaruh komitmen yang terlalu besar pada keputusan yang telah dibuat sebelumnya, sehingga keputusan yang telah dibuat akan sulit ditarik kembali. Ada pepatah yang menyatakan bahwa tabu jika membuat keputusan yang tidak konsisten dengan keputusan sebelumnya yang diibaratkan menjilat ludah sendiri. d. Pengaruh Politik dan Etika Politik dan etika akan membatasi rasionalitas dalam proses pengambilan keputusan. Manajer harus memperhatikan masalah politik dan etika agar keputusan yang dibuat tidak menjadi kontroversi. Contoh keputusan pada kondisi ini adalah berkaitan dengan kebebasan pers, tetapi ada media massa yang agak menyerempet masalah pornografi maupun porno aksi. Beberapa orang menyebut ini adalah seni tetapi kalangan lain menyebut itu adalah pornografi. 6. Efektivitas Pengambilan Keputusan Untuk meningkatkan efektivitas dalam proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan mengklasifikasikan permasalahan dalam dua tingkat yaitu tingkat individual dan tingkat kelompok. a. Pengambilan Keputusan Tingkat Individual Pengambilan keputusan secara individual terkadang dibutuhkan untuk merespon sebuah permasalahan yang ada. Manajer harus dapat membuat keputusan baik secara individual maupun secara kelompok. Permasalahan yang mendesak dan tidak mungkin diambil secara kelompok dapat dilakukan oleh manajer dengan mempertimbangkan
  45. 45. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 41 resiko yang terkecil. Beberapa faktor yang menghalangi pengambilan keputusan secara efektif diantara yaitu: Relaxed Avoidance Relaxed change Defensive avoidance Panik Untuk menghilangkan halangan tersebut, pendekatan rasional dapat dilakukan, disamping beberapa pendekatan berikut ini Menetapkan prioritas Mencari informasi yang relevan Hati-hati terhadap pendekatan heuristic dan bias yang ada b. Pengambilan Keputusan Tingkat Kelompok Pada umumnya untuk penyelesaian masalah-masalah yang krusial dan berdampak pada jangka panjang, pengambilan keputusan dilakukan secara kelompok. Contoh pengambilan keputusan kelompok adalah keputusan pemilihan ketua umum yang dilakukan oleh semua anggota, rapat paripurna DPR untuk memutuskan pembangunan gedung baru DPR 2011. Pengambilan keputusan oleh kelompok mempunyai keuntungan dan kerugian. Pengambilan keputusan secara kelompok dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya adalah: Kelompok interaksi Metode pengambilan keputusan dengan kelompok interaksi yaitu dengan mengumpulkan beberapa orang anggota untuk mendiskusikan suatu permasalahan dan mencari solusinya. Interaksi antar anggota dapat dilakukan secara langsung dalam pertemuan atau dapat dilakukan melalui teknologi seperti tele konferen maupun forum diskusi berbasis web. Kelompok Delphi Metode Delphi adalah modifikasi dari teknik brainwriting dan survei. Dalam metode ini, panel digunakan dalam pergerakan komunikasi melalui beberapa kuisioner yang tertuang dalam tulisan. Teknik Delphi dikembangkan pada awal tahun 1950 untuk memperoleh opini ahli. Objek dari metode ini adalah untuk memperoleh konsensus yang paling reliabel dari sebuah grup ahli. Teknik ini
  46. 46. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 42 diterapkan di berbagai bidang, misalnya untuk teknologi peramalan, analisis kebijakan publik, inovasi pendidikan, program perencanaan dan lain – lain. Metode Delphi dikembangkan oleh Derlkey dan asosiasinya di Rand Corporation, California pada tahun 1960-an. Metode Delphi merupakan metode yang menyelaraskan proses komunikasi komunikasi suatu grup sehingga dicapai proses yang efektif dalam mendapatkan solusi masalah yang kompleks. Metode Delphi adalah cara mendapatkan informasi, membuat keputusan, menentukan indikator, parameter dan lain-lain yang reliabel dengan mengeksplorasi ide dan informasi dari orang-orang yang ahli di bidangnya. Pencarian informasi dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang diisi oleh ekpertis atau praktisi yang kompeten di bidang yang akan diteliti. Hasil kuesioner ini direview oleh pihak fasilitator atau peneliti untuk dibuat summary, dikelompok-kelompokkan, diklasifikasikan dan kemudian dikembalikan pada ekspertis dan praktisi yang sama untuk direview, direvisi dan begitu seterusnya dalam beberapa tahap yang berulang. Pendekatan Delphi memiliki tiga grup yang berbeda yaitu : Pembuat keputusan, staf, dan responden. Pembuat keputusan bertangungjawab terhadap keluaran dari kajian Delphi. Sebuah grup kerja yang terdiri dari lima sampai sembilan anggota yang tersusun atas staf dan pembuat keputusan, bertugas mengembangkan dan menganalisis semua kuisioner, evaluasi pengumpulan data dan merevisi kuisioner yang diperlukan. Grup staf dipimpin oleh kordinator yang harus memiliki pengalaman dalam desain dan mengerti metode Delphi serta mengenal problem area. Tugas staf kordinator adalah mengontrol staf dalam pengetikan. Mailing kuesioner, membagi dan proses hasil serta pernjadwalan pertemuan. Responden adalah orang yang ahli dalam masalah dan siapa saja yang setuju untuk menjawab kuisioner. Kelompok Nominal Pengambilan keputusan dengan kelompok nominal adalah suatu teknik untuk mengambil keputusan dengan menyertakan peran serta dari anggota kelompok organisasi. Teknik ini lebih menekankan pada pengumpulan pandangan dan penilaian personal dalam suasana ketidakpastian, ketidaksepakatan pada inti persoalan lalu mencari jalan keluar yang terbaik. Pandangan masing-masing orang
  47. 47. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 43 memegang peranan penting. Teknik ini cocok digunakan untuk kelompok kecil anggotanya tidak lebih dari 15 orang. Permalahan akan lebih cepat dicari solusinya jika anggota yang terlibat dalam pengambilan keputusan jumlahnya tidak terlalu banyak. Teknik pengambilan keputusan dengan kelompok nominal memiliki tiga elemen penting yang harus diperhatikan yaitu: 1) Hanya ada satu pertanyaan yang sudah dipikirkan matang dan dirumuskan. 2) Terdapat orang dengan tugas khusus dan ahli dalam masalah yang akan didiskusikan. 3) Pemimpin kelompok yang dapat memimpin. Tugas pemimpin kelompok hanyalah menjadi fasilitator dan tidak mempengaruhi berlangsungnya persidangan seperti mengusulkan suatu rekomendasi. Contoh Kasus : Saya memimpin sebuah perusahaan yang tengah berkembang pesat. Perusahaan saya bergerak di bidang IT dan terdiri dari anak-anak muda yang sangat potensial. Karena pesatnya perkembangan produk dan pemasaran kami, maka kami belum meluangkan cukup waktu untuk memperbaiki sistem internal kami. Hal yang menjadi masalah adalah kami di Direksi seringkali disibukkan dengan pengambilan keputusan yang bersifat mendesak karena tidak bisa di putuskan di level staff kami. Susahnya seringkali kami tidak punya waktu yang cukup dan data yang memadai untuk membuat keputusan- keputusan tersebut. Bagaimana kira-kira mengatasi masalah tersebut. Jawaban : sebelumnya kami ucapkan selamat karena perusahaan bapak maju pesat. Masalah yang timbul diatas bisa dilihat dari sisi positif, yaitu karena perusahaan bapak sedang melaju kencang, jadi wajar timbul masalah disana sini. Untuk membangun sistem pengambilan keputusan yang efektif ada beberapa hal yang patut dilakukan, yaitu Memisahkan masalah strategis dan operasional Direksi selayaknya lebih banyak terlibat dalam pengambilan keputusan masalah- masalah strategis daripada masalah-masalah operasional. Keputusan strategis adalah keputusan yang memberi dampak perusahaan di jangka panjang dan terkait dengan tujuan jangka panjang yang telah ditetapkan. Oleh karenanya perlu adanya Rencana Strategis atau Strategic Plan sebagai acuan masalah-masalah strategis yang harus
  48. 48. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 44 dipecahkan. Fokus utama Direktur adalah memastikan organisasi berjalan sesuai arah dan tahapan yang telah dicanangkan dalam Rencana Strategis. Membuat kuadran Penting – Mendesak Alat bantu pengambilan keputusan yang sangat sederhana namun berdampak besar adalah Kuadran Getting Things Done (GTD). Kuadran GRT membagi dua aspek dalam pengambilan keputusan yaitu apakah keputusan tersebut penting atau tidak penting. Penting atau Tidak Penting harus dilihat dari kacamata customer utama kita. Apa yang menurut customer utama kita penting, harusnya penting juga buat kita. Kuadran kedua adalah mendesak atau tidak mendesak.  Masalah yang penting mendesak harus diputuskan saat itu juga, misalnya terjadi kerusakan di mesin produksi. Kalau tidak ada data diputuskan berdasarkan belief / keyakinan.  Masalah yang penting tetapi tidak mendesak, misalnya rencana pembelian mobil baru, ditunda pengambilan keputusannya sampai data-data yang dibutuhkan mencukupi.  Masalah yang tidak penting tetapi mendesak, contoh genting bocor, maka di delegasikan.  Masalah yang tidak penting dan tidak mendesak, diabaikan. Standarisasi dan Delegasi Pengambilan keputusan selayaknya didokumentasikan dan keputusan-keputusan rutin atau keputusan yang bisa dicermati polanya harusnya di standarisasi dalam bentuk SOP. Setelah distandarisasi maka pengambilan keputusan tersebut bisa didelegasikan, dengan tetap memasang Sistem Pengendalian Internal sebagai pengaman. Semakin banyak keputusan yang bisa distandarisasi, misalnya keputusan untuk pembelian bahan baku, keputusan untuk pemberian bonus kinerja, keputusan untuk perencanaan produksi dan lain sebagainya, maka keputusan-keputusan tersebut akan bisa diputuskan lebih cepat, lebih berkualitas dan lebih mudah dipertanggungjawabkan. Apabila ini bisa berjalan maka pengambilan keputusan akan begeser dari by person menjadi by system. Evaluasi dan Monitoring Sistem pengambilan keputusan itu sendiri harus di monitor dari waktu ke waktu apakah masih relevan dan apakah terbukti efektif. Perbaikan terus menerus (continous improvement) perlu dilakukan supaya sistem pengambilan keputusan tersebut semakin hari semakin baik.
  49. 49. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 45 KEGIATAN BELAJAR IV PERAN MANAJEMEN DALAM INDUSTRI A. Pengantar Istilah industri pada mulanya digunakan dari pekerjaan tukang atau juru membuat alat. Pada awal kehidupan manusia, kebanyakan mata pencaharian orang pada saat itu berpindah-pindah dari kegiatan agraris sebagai pemetik hasil bumi, pemburu ikan dan binatang. Selanjutnya umat manusia mulai tinggal menetap dengan membangun rumah dan mengolah tanah dengan bertani dan berkebun serta beternak. Kebutuhan umat manusia terus berkembang seiring dengan kebutuhan jamannya untuk mendapatkan alat pemetik hasil bumi, alat berburu, alat menangkap ikan, alat bertani, berkebun, alat untuk menambang sesuatu, bahkan alat untuk berperang serta alat-alat kebutuhan rumah tangga lainnya. Meningkatnya kebutuhan umat manusia terhadap peralatan untuk bertani, berburu, beternak dan peralatan rumah tangga lainnya mendorong para tukang dan juru untuk membuat barang-barang kebutuhan umat manusia pada jaman itu. Perkembangan ini mulai meningkat sehingga muncul kerajinan dan pertukangan yang menghasilkan barang-barang kebutuhan manusia. Untuk menghasilkan produk yang berkualitas diperlukan pengrajin dan tukang yang professional. Untuk itulah mulai muncul pendidikan keterampilan baik kursus maupun magang. Meningkatnya peralatan kebutuhan manusia pada jaman itu mendorong tumbuhnya berbagai usaha. Salah satu usaha yang mengalami perkembangan pesat adalah bidang pertambangan besi dan baja. Pertumbuhan usaha ini berdampak pada kebutuhan bahan bakar seperti batubara, minyak bumi dan gas. Kedua hal itu memacu kemajuan teknologi permesinan yang dimulai dengan penemuan mesin uap yang selanjutnya membuka jalan pada pembuatan dan perdagangan barang secara besar-besaran dan massal pada akhir abad 18 dan awal abad 19. Pada awal perkembangannya usaha-usaha yang timbul pada saat itu adalah barang-barang yang dibutuhkan oleh manusia seperti pakaian, transportasi, kebutuhan rumah tangga dan kebutuhan lainnya. Beberapa industri yang muncul adalah pabrik tekstil (Lille dan Manchester), kereta api, industri baja (Essen), galangan kapal, pabrik mobil (Detroit) dan pabrik alumunium. Perkembangan industri semakin berkembang
  50. 50. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 46 seiring dengan adanya permintaan konsumen berkaitan dengan variasi produk dengan berbagai warna yang diinginkan sehingga memicu tumbuhnya tumbuhnya berbagai industri kimia dan farmasi. Perkembangan dunia industri terus mengalami peningkatan dari waktu ke waktu seiring dengan perkembangan jumlah penduduk, peningkatan kebutuhan manusia, perkembangan tingkat pendididikan masyarakat dan kepentingan militer. Akhirnya terjadilah apa yang disebut sebagai “Revolusi Industri”. Dengan munculnya revolusi industri berdampak pada meningkatnya jumlah barang yang memerlukan pangsa pasar yang lebih luas. Dampak revolusi industri ini akhirnya menyebar ke seluruh dunia, dimana bangsa Eropa melakukan ekspansi pasar ke seluruh penjuru dunia baik untuk mencari sumber energy, bahan baku maupun untuk menjual produknya. Sejak itu gelombang industrialisasi berupa pendirian pabrik-pabrik produksi barang secara massal, pemanfaatan tenaga buruh, dengan cepat melanda seluruh dunia, berbenturan dengan upaya tradisional di bidang pertanian (agrikultur). Sejak itu timbul berbagai penggolongan ragam industri. B. Definisi Industri Dari penjelasan di atas dapat definisikan bahwa industri adalah suatu lokasi/tempat dimana aktivitas produksi akan diselenggarakan. Sedangkan aktivitas produksi dapat diartikan sebagai sekumpulan aktivitas yang diperlukan untuk merubah satu kumpulan masukan (Man, Money, Material, Machine, Methode, Minute, Market, energi, informasi, dll) menjadi suatu produk keluaran yang mempunyai nilai tambah. Industri erat kaitannya dengan bidang mata pencaharian yang menggunakan keterampilan dan ketekunan kerja dan penggunaan alat-alat di bidang pengolahan hasil- hasil bumi dan distribusinya. Pada umumnya industri dikenal sebagai mata rantai dari usaha-usaha untuk mencukupi kebutuhan (ekonomi) yang berhubungan dengan bumi, yaitu sesudah pertanian, perkebunan dan pertambangan yang berhubungan erat dengan tanah. Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam industri tidak selalu menghasilkan hasil produk secara nyata (konkrit) akan tetapi industri dapat juga menghasilkan produk yang bersifat abstrak seperti pada industri jasa. Pada industri jasa, produk yang dihasilkan
  51. 51. MODUL MANAJEMEN INDUSTRI Muhamad Ali, ST, MT Materi ini dapat didownload via http://muhal.wordpress.com 47 bukanlah produk secara konkrit melainkan produk yang bersifat abstrak yaitu berupa perasaan impas atas apa yang telah mereka keluarkan (bayar). Gambar 1. Diagram input-output dalam proses produksi Di dalam proses produksi akan terjadi suatu proses perubahan bentuk (transformasi) dari suatu input yang dimasukkan baik berupa secara fisik maupun non fisik. Di sini akan terjadi pada apa yang disebut dengan pemberian nilai tambah (value added) dari input material yang diolah. Penambahan nilai tambah tersebut bisa ditinjau dari aspek penambahan nilai fungsional maupun nilai ekonomisnya. Proses produksi atau jasa bisa juga dikatakan sebagai proses transformasi input menjadi output tidaklah bisa berlangsung sendirian, karena hal tersebut akan mengakibatkan proses produksi menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Agar proses produksi bisa berfungsi secara lebih efektif dan efisien, maka dalam hal ini perlu dikaitkan dengan satu proses lain yang akan mampu memberi arah, mengevaluasi performansi, dan membuat penyesuaian dengan lingkungan industri yang selalu berubah-ubah. Untuk maksud inilah diperlukan suatu proses managemen yang selanjutnya lebih dikenal dengan Managemen Industri. Dengan demikian maka diagram dari sistem produksi yang merupakan kombinasi dari proses produksi dan proses managemen bisa digambarkan sebagai berikut : Proses Produksi Pabrik Rumah sakit Jasa bank Transportas dll Material Manusia Mesin Energi Informasi Produk Akhir Jasa/Service Informasi Limbah Nilai Tambah Proses Transformasi Akhir Output Input Nilai Tambah

×