4. funcionamiento de un archivo

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4. funcionamiento de un archivo

  1. 1. Funcionamiento del archivo Al organizar las diferentes fases de un archivo, se clasifica, se ordena, se describe y se instala, de esta manera queda identificado, señalado y reconocido en su totalidad y en todas sus partes En el tratamiento de un archivo, entre la primera fase y la ultima fase aparece, su valoración desde el punto de vista legal, jurídico o informativo, tanto para su conservación como para su eliminación, tanto
  2. 2. Funcionamiento del archivo Las diferentes fases de que se compone el tratamiento de un archivo documental son los siguientes: - Identificación: - Valoración - Descripción - Difusión
  3. 3. Funcionamiento del archivo -Identificación: Esta fase tiene por objeto la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Con material recogido en esta fase se elaboran los cuadros de clasificación, instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura en el archivo de gestión.
  4. 4. Funcionamiento del archivo -Valoración: Consiste en determinar y analizar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación.
  5. 5. Funcionamiento del archivo -Descripción: La misión de esta fase es la elaboración de instrumentos de información, con objeto de facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
  6. 6. Funcionamiento del archivo -Difusión: Su objetivo principal consiste en promover y generalizar la utilización de fondos documentales. Así, le corresponde, mediante diferentes actividades, hacer participe a la compañía de la importancia que tienen los archivos, tanto como fuente de información como de testimonio de nuestra historia
  7. 7. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Ten presentes una serie de elementos para mantener en optimas condiciones el archivo:
  8. 8. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Hay documentación que solo usaremos nosotros, pero la mayor parte de la documentación debe tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, estableciendo un protocolo de acceso.
  9. 9. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado que se extrae, quien lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.
  10. 10. El archivo de la empresa FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION NUMERO DE REGISTRO:……………………………………………………. Nombre:………………………………………………………………….……….. Apellidos:……………………………………………………………….………… Departamento:………………………………………………………….……… … SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..……. ………………………………………………………….………….REF:………... Fecha de Préstamo:……………………….. Fecha de Devolución……………………… FIRMA DEL INTERESADO
  11. 11. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 2. Toda la documentación deberá estar guardada correctamente, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc. Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles perdidas
  12. 12. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 3. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir documentación que maneja la empresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria para preservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que pueda caer en manos ajenas
  13. 13. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestión documental y almacenaje por este motivo, muchas empresas encargan este tipo de servicios a otras, ahorrando espacio y recursos técnicos y humanos en el mantenimiento de archivo
  14. 14. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento Cuando una oficina recibe o crea un documento se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Identificar a qué clase de documento pertenece. Puede ser que el documento ya exista o que no sea necesario crearlo
  15. 15. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 2.- Identificar a que serie documental pertenece el documento. Esta operación clasificación va a facilitar la
  16. 16. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 3.- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento Se debe proceder desde los niveles mas generales a los mas concretos del cuadro de clasificación.
  17. 17. El archivo de la empresa Proceso de documento archivo de un Siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos mas generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
  18. 18. El archivo de la empresa Proceso de documento archivo de un 4.- Aplicación subdivisiones si fuera necesario definir mas el contenido 5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.
  19. 19. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento La notación se forma por el código y el titulo. Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente
  20. 20. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 6. Clasificar el documento aplicándole el código y el titulo de clasificación. Estos se anotan en la carpeta del documento, junto con otros que sirven para describir el expediente.
  21. 21. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento En general, coincide con el de los documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles mas bajos que los del expediente del que forman parte.
  22. 22. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones: - Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial
  23. 23. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos - Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
  24. 24. El archivo de la empresa Normas que documentos regulan la conservación de Las funciones de archivo son: Guardar, conservar y custodiar la información Facilitar rápida y cómodamente la documentación Constituir un centro activo de información Cumplir con las disposiciones legales
  25. 25. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros obligatorios: Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas
  26. 26. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros auxiliares:
  27. 27. El archivo de la empresa Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo
  28. 28. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.
  29. 29. El archivo de la empresa Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión
  30. 30. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. - Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial
  31. 31. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye. - Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, Se conservan de manera
  32. 32. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Socio-Laboral - Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas - Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales
  33. 33. El archivo de la empresa Destrucción de los documentos Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.
  34. 34. El archivo de la empresa Destrucción de los documentos La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley Orgánica Protección de Datos
  35. 35. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Desde tiempo inmemorable el hombre ha resguardado y protegido con celo sus conocimientos debido a la ventaja y poder que este le producía sobre otros hombre o sociedades.
  36. 36. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información En la antigüedad surgen las bibliotecas, lugares donde se podía resguardar la información para transmitirla y para evitar que otros la obtuvieran, dando así algunas de las primeras muestras de protección de la información
  37. 37. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Durante la segunda guerra mundial se crean la mayoría de los servicios de inteligencia del mundo con el fin de obtener información valiosa e influyente, creándose grandes redes de espionaje. Como forma de protección surge el contraespionaje.
  38. 38. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
  39. 39. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
  40. 40. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este ultimo solo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o
  41. 41. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
  42. 42. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
  43. 43. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor. Puede ser divulgada, mal utilizada, ser borrada, saboteada. Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.
  44. 44. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
  45. 45. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener acceso a cierta información, esta se clasifica como: - Critica: indispensable para la operación de la empresa - Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso - Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadas
  46. 46. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la - Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones. - Seguridad: Es una forma de protección
  47. 47. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la La seguridad de la información comprende diversos aspectos entre ellos la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.
  48. 48. El archivo de la empresa Normas que documentos regulan la conservación de Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de
  49. 49. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la - Integridad: Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. A groso modo, es el mantener con exactitud la información tal como fue generada, sin ser manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.
  50. 50. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información - Disponibilidad: Es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones. - A groso modo, es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que lo requieran
  51. 51. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información - Autenticación o autentificación: Es la propiedad que permite identificar el generador de la información. Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y no una tercera persona haciéndose pasar por la otra. En un sistema informático se suele conseguir este factor con el uso de cuentas de usuario y contraseñas de acceso
  52. 52. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tenga encomendadas, y conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
  53. 53. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Centralizado: archivos: Clases de Archivo localizado en un solo departamento. Beneficios: Economía de espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el personal. Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización La centralización se puede realizar solo a
  54. 54. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Descentralizado o departamental Cada departamento tiene su propio archivo Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo
  55. 55. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Mixto Es una mezcla entre: - Descentralizados los archivos activos y semi-activos - Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
  56. 56. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Activo Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos
  57. 57. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Semiactivo Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano
  58. 58. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Inactivo o pasivo Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin. La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.
  59. 59. Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a
  60. 60. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática
  61. 61. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen. En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental
  62. 62. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada
  63. 63. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias entre clasificación y ordenación - Clasificación: Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.
  64. 64. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias ordenación entre clasificación y - Ordenación o codificación: Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ
  65. 65. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación alfabética Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”
  66. 66. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Ventajas Desventajas - Sencillo de - Hay que usar determinar la - Permite palabra ampliación; ordenatriz puede incluir - Si se extrae un nuevos expediente del expedientes sin archivo, debe necesidad de dejarse una señal mover el resto para que se sepa que falta Usos - Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.
  67. 67. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Normas de clasificación alfabetica Nombres de personas Nombre de empresas - Personas individuales: La - Se considera palabra palabra ordenatriz es el ordenatriz el primer primer apellido. Si es sustantivo con significado igual se ordena por el distintivo. segundo. - No se tienen en cuenta - Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como consideran como unidos Sociedad, Compañía, - Las partículas de, el, la y Bar, Cafetería, etc. en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales
  68. 68. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse. Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío. El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar
  69. 69. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Ventajas Desventajas - Facilidad para - Si se desconoce encontrar el numero no - Permite la podrá ampliación con encontrarse. nuevo números - Al ser números - Si falta un doc, correlativos, no se detecta al pueden ser correlativos intercalarse nuevos docs ente los Usos - Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondenci a con clientes…
  70. 70. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación. El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente
  71. 71. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Ventajas Desventajas Usos - Los - Es difícil - Matriculas de documentos se clasificar un vehículos localizan documento - Matriculas de rápidamente cuando se alumnos - Pueden refiere a varios - Partes de articularse asuntos trabajo nuevos asuntos - Es complicado tratar con un código de letras y números
  72. 72. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación cronológica Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales
  73. 73. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos. El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación
  74. 74. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Ventajas - Fácil utilización - Se pueden introducir subdivisiones - Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones Desventajas Usos - Requiere un - Bancos en conocimiento de los sus diferentes pueblos, ciudades, sucursales provincias, CCAA, - Empresas con países sucursales en - Si se extrae un diferentes expediente del archivo, provincias debe dejarse una señal para que se sepa que falta
  75. 75. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
  76. 76. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico
  77. 77. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden numérico: Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación
  78. 78. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación materias por -Orden numérico: Ventajas Desventajas - La elección correcta de las - Permite archivar de materias que van a definir forma ilimitada, al los documentos. Se disponer de infinitos requiere disponer y números consultar de un índice - Sencillez de manejo auxiliar que nos informe lo - Permite introducir nuevos que corresponde a cada asuntos

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