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Projet outils organisation_projet

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  • 1. OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils avancés d’organisation Mise à jour du 11 septembre 2012 Rémi Bachelet La version la plus récente de ce cours est disponible ici : cours de gestion de projet Voir les vidéos de mes cours gestion de projetCours distribué sous licence CreativeCommons, selon les conditions suivantes : Image : Source
  • 2. Comment utiliser ce cours : 1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur 2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives (attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 22
  • 3. Objectifs Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : 1. Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre : – Des bases d’analyse fonctionnelle – Le diagramme des travaux – Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI – Le PERT, le planning de Gantt 2. Piloter un projet en utilisant : – Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. – Une matrice de décisionRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 3
  • 4. Chapitre 1/5 Définir le périmètre du projet En mettant en œuvre… 1. L’analyse fonctionnelle – Principes du cahier des charges fonctionnel – Diagrammes SADT, FAST, 2. Les autres méthodes – UML..Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 4
  • 5. Représenter et planifier un projet c’est … 1. Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer) 2. Le décomposer en sous-parties – Le diagramme fonctionnel 3. Définir les étapes pour le réaliser – Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilités (OBS/RACI) – Le PERT – Le GANTT 4. Préciser les moyens – Le budget 5. Inventorier et gérer les risques À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions de problèmes, notamment le brainstormingRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 5
  • 6. Définir l’objectif à atteindre C’est l’objet des méthodes de conception • On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels .. – Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe « en termes fonctionnels » signifie en évitant de parler de solutions techniques. L’analyse fonctionnelle étudie le besoin, elle permet d’obtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client. • .. Puis, une fois le besoin validé – Analyse fonctionnelle interne – AMDEC – Analyse de la valeur – Plans, CAO …Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 6
  • 7. Diagramme fonctionnel basiqueRémi Bachelet Source de l’image: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net 7
  • 8. Diagramme fonctionnel FAST Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur : Commander la Séparer les étages séparation Effectuer la séparation Gérer le choc Ecarter les deux morceaux après la séparation Gérer Protéger contre la température lenvironnement Protéger contre la pression extérieur Récupérer les débris Gérer les débris Eviter un trop grand nombre de débris Contrôler leffectuation temps de la tâcheRémi Bachelet Projet PERSEUS2 Utilisation ou copie interdites sans citation 8
  • 9. Diagramme fonctionnel SADTRémi Bachelet Source de l’image: http://www.sbaysite.netsans citation Utilisation ou copie interdites 9
  • 10. Diagrammes UML : de cas dutilisation, de séquence, dactivités (processus métiers et processus applicatifs) Modèle de diagramme UML sous LucidChartRémi Bachelet Source de l’image: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net 10
  • 11. Diagramme fonctionnel : « pieuvre » Pour en savoir plus : • Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle » Guide de base , Guide avec un exemple d’application + autres documents http://rb.ec-lille.frRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 11
  • 12. Chapitre 2/5 Définir les tâches et les responsabilités En mettant en œuvre… 1. Diagrammes des travaux / des responsabilités – WBS/OBS 2. La matrice RACIRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 12
  • 13. Décomposer les tâches : diagramme des travaux (WBS – Work Breakdown Structure) Lot de travail Faire un découpage des lots, approprié • trop simple : on oublie des éléments importants • trop détaillé : ingérable / perte de tempsRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif 13
  • 14. Diagramme des travaux /WBS Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter à ±6 catégories de de lots avec 3-4 sous-lots équilibrés en terme de chargeRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif 14
  • 15. Diagramme des responsabilités (OBS – Organization Breakdown Structure)Rémi Bachelet Source : projet COMPTAGE Utilisation ou copie interdites sans citation 09-11 15
  • 16. Du WBS à lOBS : la matrice RACI Dans le diagramme des tâches, Tous les lots doivent être affectés à un responsable des lots ont été définis par une matrice RACI Lot 1 Lot 5 Didier Claire Pilote Brice Alex DS Lot 6 Lot 2 Projet Lot 1 Lots technique A R A C I XXX Lot 7 Lot technique B RA I Lot 3 Lot 2 Lot technique C R A I Lot 8 Lot 3 Lot technique D R A Lot 4 Lot 9 Lot technique E R A I I Lots techniques Lots de gestion de Lot technique F A R I projet Lot 4 Lot de gestion G RA C Lot 5 Lot de gestion H A R R C Matrice RACI Lot de gestion I A R C R = Réalisation, tâche Lot 6 Lot de gestion J RA C A = Approbation, lead Lot 7 Lot de gestion K R A C C = Consultation, avant Lot 8 Lot de gestion L R A C I = Information, après Lot 9 Lot de gestion M A R C Attention, les significations de R et A sontRémi Bachelet différentes en anglais (R = Responsible = lead) Utilisation ou copie interdites sans citation 16
  • 17. Chapitre 3/5 Planifier un projet 1. Le PERT – Dates au plus tôt, dates au plus tard, chemin critique 2. Le GANTTRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 17
  • 18. Le diagramme PERT • PERT = Program Evaluation and Review Technique (« Technique d’élaboration et de mise à jour de programme ») • Outil développé pour la marine américaine en 1957 – Le délai initial du programme Polaris était de 7 ans, l’application du PERT aurait permis de le réduire à 4 ans…Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 18
  • 19. Calculer un PERT marge libre = délai de retard à la mise en route dune tâche Quel est son intérêt ? Au plus tôt!Dates au plus tôt  Dates au plus tard Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au Au plus plus tard. … tard ! http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/scheduleRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 19
  • 20. Organiser les tâches, déterminer le chemin critique.. PERT Quel est son intérêt ? … .. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet .. Accélérer le chemin critique permet de terminer le projet plus viteDates au plus tôt  Dates au plus tard Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au plus tard. … http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/scheduleRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 20
  • 21. Établir les priorités, planifier.. PERT Quelle est l’étape la plus importante du projet ? Quelles sont les périodes les plus chargées ?Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 21
  • 22. Le diagramme de Gantt Développé par Henry L. Gantt, ingénieur américain, vers 1910 – Calendrier de réalisation dun projet – Visualiser l’ensemble du projet • Lots de travail (ou groupe de lots) • Réunions – Identifier les marges existantes sur certaines tâches, – Piloter le projet Image : Wikimedia CommonsRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 22
  • 23. Calendrier d’un projet : GanttRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info 23
  • 24. Exemple de GanttRémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 24
  • 25. Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 25
  • 26. Chapitre 4/5 Conception d’ensemble du projet 1. Récapitulation des outils de projet – Questions à résoudre – Enchainement des outils 2. Le budgetRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 26
  • 27. Concevoir un projet, c’est résoudre une série de questions en suivant un ordre rigoureux 1. Définir ce qui est demandé : Quelles sont les fonctions à réaliser, les contraintes ? 2. Lister les tâches Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots ? 3. Établir les responsabilités Qui coordonne, réalise et valide chaque tâche ? 4. Évaluer la durée et l’ordre des taches Combien de temps faut-il pour faire … ? Dans quel ordre doit-on procéder ? 5. Prendre en compte les ressources et contraintes Quelles sont les ressources disponibles/nécessaires (compétence + temps) ?Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 27
  • 28. Les outils de conception/planification de projet s’enchainent rigoureusement 1. Poser les bases de ce qui est demandé : Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel 2. Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation WBS (diagramme des travaux) 3. Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilités) 4. Diagramme des responsabilités + durée et ordre de succession des tâches PERT 5. PERT + ressources disponibles Gantt (calendrier du projet)Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 28
  • 29. Définir et gérer les moyens: le budget3 types de ressources• Ressources humaines, personnel• Mise à disposition de locaux, de machines, dons en nature …• ArgentSert à• Évaluer la faisabilité• Demander des financements• Suivre l’avancement (% dépensé)• .. rendre des comptesRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 29
  • 30. Exemple de budgetRémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 30
  • 31. Le budget est aussi un instrument de suivi Tenir à jour un journal des dépenses.. … dès le lancement du projetRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 31
  • 32. Chapitre 5/5 Pilotage et suivi d’avancement 1. Piloter c’est jalonner… et mettre à jour 2. Les outils de pilotage : – Le tableau d’indicateurs – La gestion des risques – La matrice de décisionRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 32
  • 33. Le pilotage ... une mise à jour ? Piloter un projet c’est vérifier qu’on est sur la bonne trajectoire vers le livrable final Deux prérequis : 1. Des livrables intermédiaires 2. Des jalons (milestones) : réunions de validation à la fin des lots importants.• Suivre l’avancement grâce aux outils utilisés lors de la conception de projet – CdC – WBS – OBS/RACI – PERT – Planning Gantt – Budget• Si on a un problème, on retravaille avec les outils de conception de projet• Mais le mieux c’est d’intervenir avant d’être en difficulté… trois outils le permettent..Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 33
  • 34. Les indicateurs Voir formation « évaluation de projet »Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 34
  • 35. Définir / prioriser / suivre les risques Voir formation « gestion des risques »Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 35
  • 36. Faire les bons choixRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 36
  • 37. Matrice de décision Voir formation « brainstorming »Rémi Bachelet Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif Utilisation ou copie interdites sans citation 37
  • 38. Conclusion 1. Retour sur les objectifs 2. Outils logiciels 3. Quelques conseils – Matérialiser le projet – Trouver l’équilibre entre gestion de projet et réalisation – Revenir systématiquement sur les écarts 4. Carte conceptuelle du chapitre 2 – L’animation de réunionsRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 38
  • 39. Retour sur les objectifs Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : 1. Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre : – L’analyse fonctionnelle – Le diagramme des travaux – Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI – Le PERT, le planning de Gantt 2. Piloter un projet en utilisant : – Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. – Une matrice de décisionRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 39
  • 40. Logiciels de gestion de projet gratuits • La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget ne demandent pas d’outil logiciel spécifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposés par Open Office. – 6 Fiches pratiques de gestion de projet sous google doc • Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding Environment (VUE) : – Cest un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français, téléchargeable directement ici. – Document-type proposé : amorce de Diagramme denvironnement (au format .vue) • Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane : – Cest un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français, téléchargeable directement ici. – Documents-types proposés : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS • Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut commencer en utilisant GanttProject – Cest un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français – Permet de créer des diagrammes de Gantt et des réseaux PERT, calcul du chemin critique. – Voici une vidéo dintroduction à GanttProjectRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 40
  • 41. La remise en question de la Gestion de Projet « classique » : les méthodes agiles • Dans les années 90 : RAD puis Scrum, Extreme programming 1. Implication continue du client final, expression incrémentale de ses besoins (évoluent au fur et à mesure de l’avancement). 2. Itérations rapides : livrables fréquents (jalons), prototypage rapide, reporting davancement en temps réel, affichage des problèmes rencontrés 3. Groupe autonome, pilotage par les enjeux et les risques, importance de la motivation, adaptation des méthodes et du formalisme au besoin. • Essentiellement en génie informatique. • Manifeste agile (Agile Manifesto, 2001) remet notamment en cause le traditionnel cycle de développement en cascadeRémi Bachelet Image cc-by-sa : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 41
  • 42. Matérialiser le projet…. Aide à penser un objectif lointain et à se réunir autour dun projet commun – Lancement de projet • Nom du projet, logo, plaquette – Montage/conception de projet • Croquis, maquette – Conduite de projet • Prototypes, démonstrateurs… Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amené à toutes les réunions.Rémi Bachelet Image : Source1, Source2, Source3 Utilisation ou copie interdites sans citation 42
  • 43. Gérer ou réaliser : trouver l’équilibre Réaliser un projet, c’est avant tout faire…, mais c’est aussi • Concevoir • Organiser et planifier • Rendre compte • Contrôler • .. Il faut trouver le juste équilibre entre les tâches de management de projet et celles de réalisationRémi Bachelet Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 43
  • 44. Pilotage : revenir systématiquement sur les écarts ..pour les comprendre • Principe de base : être honnête • Chercher la cause … – … et pas le bouc émissaire • Temps insuffisant, • Manque de compétence, • Outils non adaptés • Pas de suivi, faible motivation • Objectifs pas CAMERA / SMART • Positiver "ce qui a été fait" + Replanifier de manière plus réaliste Découpage en livrables intermédiaires plus simples, résolution des problèmes détectés.. ..objectif non atteint + cause non analysée = Lanalyse des écarts et la base du pilotage de projetRémi Bachelet 44 Utilisation ou copie interdites sans citation 44
  • 45. L’animation de réunions : une carte conceptuelle Thomas BriandRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 45
  • 46. Questions ? • Passez le test "Quavez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ? – Sur ce cours et également la formation suivante « Outils avancés d’organisation » – Voir http://gestiondeprojet.pm • Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet • Modèle de compte-rendu de réunion • Exemple de Todo List • Check-list : efficacité dune réunion • Tableau de Gestion des risques dun projet • Plan de valorisation de projet • Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelleRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 46
  • 47. Rémi BACHELET Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à lencadrementRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 47
  • 48. Mes autres cours : • en vidéo /diapositives animées / pdf : – Comment animer un Brainstorming, analyse stratégique des projets, les bases d’organisation de projet, planification de projet, Fondamentaux de la gestion de projet, Evaluation de projet et étude d’impact, gestion des risques, mind mapping et cartes conceptuelles, évaluer la valeur actuelle nette d’un investissement ou d’un projet. • 18 cours de gestion de projet – ..depuis les bases de l’animation d’équipe comme le brainstorming jusqu’aux outils de planification et aux méthodes d’évaluation et de gestion des risques. http://gestiondeprojet.pmRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 48
  • 49. Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 49

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