Projet outils basiques
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Projet outils basiques Projet outils basiques Presentation Transcript

  • OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils basiques d’organisation Mise à jour du 11 septembre 2012 Rémi Bachelet La version la plus récente de ce cours est disponible ici : cours de gestion de projet Voir les vidéos de mes cours gestion de projetCours distribué sous licence Creative Commons,selon les conditions suivantes : Image : Source
  • Comment utiliser ce cours : 1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur 2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives (attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 22
  • Objectifs Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : 1. De fixer des objectifs : - Mettre en œuvre le PDCA - Négocier les objectifs grâce au triangle qualité/coûts/délais 2. De bien organiser les réunions en mettant en œuvre : - Ordre du jour, compte-rendu - Check-list d’évaluation de l’efficacité d’une réunion 3. De démarrer un projet en gérant une Todo listRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 3 View slide
  • Chapitre 1/4 Fixer et négocier les objectifs d’un projet 1. Acteurs du projet - Client, Consultants, équipe : qui fait quoi 2. Cycle d’action - Le PDCA - Le triangle qualité-coûts-délais … - … et la négociation des objectifsRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 4 View slide
  • Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet Ceux qui.. Sont les… Demandent, payent, utilisent … Client, maitre d’ouvrage, ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur .. Chef de projet, maitre d’œuvre, , Pilotent le projet directeur de projet, coordonnateur de projet Réalisent le projet Equipe-projet (acteurs projet à plein temps, mais aussi acteurs métiers « fonctionnels », prestataires externes, Consultants ) Sans en faire formellement partie, Parrains, personnes et organisations impactées = soutiennent (ou s’opposent) au projet Parties prenantes (stakeholders)Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 5
  • Cycle d’action : le PDCA Version française : • Préparer • Dérouler • Contrôler • Ancrer Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne les résultats attendus en colonne les actions à engager , la preuve quelles ont été faites et que les actions ont bien produit leffet souhaité. Voir le chapitre sur la todo listRémi Bachelet Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 6
  • Le triangle Qualité – Coût - Délai Budget = synthèse de toutes les ressources utilisées : salaires, achats, machines, prototypage, prestations externes… Temps = un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée… Qualité = spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie…Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation : Image Source7
  • En pratique… …ou si on veut être plus exigeant sur le livrable…Lamélioration d’une …alors il faudracomposante… accepter d’attendre etPar exemple finir de payer plus cher.plus vite…est possible, mais Un projet peut seavec une détérioration représenter comme un pointdes deux autres. dans ce repère…Ici pour gagner dutemps on dégrade lescoûts et la qualité 0% 100% Les axes sont gradués de 0 à 100%…Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation : Image Source8
  • Chapitre 2/4 Organiser des réunions efficaces 1. Organiser des réunions efficaces - Participants - Rôles à tenir 2. Les objectifs – Comment les définir ? – Quatre types de réunionsRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 9
  • Des réunions utiles ? Une réunion coûte cher  coût = salaire horaires X nombre de participants + .. En France, on a souvent la réunionite… 1. La réunion va t-elle se dérouler ? – Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer 4 créneaux trois semaines avant la date prévue. p.e avec Doodle 2. ….avec les bons participants ? – Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » un hiérarchique en transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision … sans le décideur. 3. Pourquoi investit-on du temps ? – Préparer la réunion : 1h de réunion = jusqu’à 4h de préparation (tous les participants à la réunion ont une tâche de préparation et on doit leur avoir rappelé laquelle). – Avant de commencer : balayer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de table des sujets + rappel de la préparation effectuée 4. Deux rôles à tenir – L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour – Le secrétaire rédige et envoie le compte-rendu 5. Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ? – Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précisRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 10
  • Qu’est-ce qu’un bon objectif ? On n’impose pas un objectif à quelqu’un, CAMERA on le discute (ou idéalement c’est la personne ou le groupe qui propose – Cadré (spécifique, précis, défini) l’objectif qu’elle souhaite atteindre). – Approuvé, consensuel Pas « diminuer l’absentéisme » – Mesurable, critère de validation donné mais « réduire l’absentéisme de – Échéance précise dans le temps, daté 15% ». – Réaliste, faisable.. Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la – .. mais Ambitieux responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion » Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. En anglais SMART Trop difficile, risque de se décourager. – Stretching, – Measurable, – Agreed-upon, – Realistic, – Time-FramedRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 11
  • 4 types de réunions (1/2) 1. Réunion technique – Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client… – But : approfondir des points précis – Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs – Durée : peut prendre du temps ! 2. Réunion de chantier – Participants : Avec les encadrants, le comité de pilotage – But : présenter lavancement – Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan – Durée : jamais plus d’une heureRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 12
  • 4 types de réunions (2/2) 2 objectifs Contrôle : Le travail étant réparti au sein de différents pôles, 3. Réunion interne chacun présente ses avancées au groupe et valide ses objectifs de la semaine. – Participants : toute l’équipe-projet cas de blocage, la réunion permet dexprimer le Entraide : En – But : suivre l’avancementproblème et lensemble du groupe cherche à résoudre la situation. – Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs 4. Stand-up meeting 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter – Participants : membresde leur avancement et de leurs blocages disponibles – But : faire un point rapide – Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs – Durée : très courte ! Toutes les réunions sont suivies dun compte-rendu pour formaliser ce qu’il y a à faire – plus ou moins développé (stand-up meeting = « CR light »)Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 13
  • Chapitre 3/4 Le compte rendu 1. Contenu – Informations, décisions, actions 2. Conseils – Modèles de comptes rendusRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 14
  • Le compte- renduRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 15
  • Modèles de compte-rendu • Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet • En mind map au format Freemind, en flash, sur MindmeisterRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 16
  • Le compte-rendu : Les « plus » • La cohérence : Le modèle de CR est standard • Les objectifs sont détaillés (Todo list chap. suivant) : • Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail… • Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours • La simplicité : Si les CR sont courts, plutôt que de multiplier les fichiers morcelés, les enchainer sur le même document partagé (facilite aussi le suivi). • La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux participants et aux absents sous 48h. – L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien vouloir amender avant le XX/XX) • Enfin, pour améliorer vos propres réunions, vous pouvez utiliser : – Check-list : efficacité dune réunion-projetRémi Bachelet Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 17
  • Chapitre 4/4 Gérer la phase de démarrage 1. La todo list – Quand et pourquoi l’utiliser – Son contenu 2. Exemple de liste prête à l’emploiRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 18
  • La phase de démarrage d’un projet • Pas encore d’organisation en place – Besoin : en plus du compte rendu, il faut définir le travail à faire entre les réunions • La todo list – « liste des choses à faire » un moyen simple et efficace de • répartir le travail entre les personnes de l’équipe • définir en quoi il consiste (charge, livrable) • suivre la réalisation – À la base, c’est simplement des objectifs CAMERARémi Bachelet Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 19
  • Comment gérer une todo list • Pour : – une personne seule : gestionnaire de tâches de Gmail, Google agenda – une équipe, voir le modèle page suivante … • Ce tableau d’objectifs d’un projet précise : 1. La tâche (éventuellement sous-tâche / tâche principale) 2. Sa priorité / son importance 3. Un responsable (ce n’est pas forcément lui qui réalise la tâche tout seul, mais il coordonne et assume en cas de retard) 4. Sa date de fin / la charge de travail et les moyens à prévoir 5. Le critère de validation de chaque tâche (=le livrable) + D’autres informations, par exemple • Retard ou non, % d’avancement, • Date d’actualisation du suivi de la tâche • Quelle est la personne qui valide le livrable (différente du resp. de l’action)Rémi Bachelet Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 20
  • Todo List prête à l’emploi (Fiches pratiques de gestion de projet) L’utilisation de google docs par exemple, permet : – De demander la mise à jour par chacun outils/envoyer un email aux collaborateurs – De suivre les mises à jour outils/règles de notificationRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 21
  • Questions ? • Passez le test "Quavez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ? – Sur ce cours et également la formation suivante « Outils avancés d’organisation » – Voir http://gestiondeprojet.pm • Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet • Modèle de compte-rendu de réunion • Exemple de Todo List • Check-list : efficacité dune réunion • Tableau de Gestion des risques dun projet • Plan de valorisation de projet • Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelleRémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 22
  • Rémi BACHELET Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à lencadrementRémi BACHELET Utilisation ou copie interdites sans citation 23
  • Mes autres cours : • en vidéo /diapositives animées / pdf : – Comment animer un Brainstorming, analyse stratégique des projets, les bases d’organisation de projet, planification de projet, Fondamentaux de la gestion de projet, Evaluation de projet et étude d’impact, gestion des risques, mind mapping et cartes conceptuelles, évaluer la valeur actuelle nette d’un investissement ou d’un projet. • 18 cours de gestion de projet – ..depuis les bases de l’animation d’équipe comme le brainstorming jusqu’aux outils de planification et aux méthodes d’évaluation et de gestion des risques. http://gestiondeprojet.pmRémi BACHELET Utilisation ou copie interdites sans citation 24
  • Rémi BACHELET Utilisation ou copie interdites sans citation 25