Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre

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Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet

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Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre

  1. 1. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Par: Baba KOUROUMA www.allianceconsultants.net info@allianceconsultants.net facebook: alliance225 youtube: alliance225 twitter: #alliance225 Tel: 225 22 42 83 74 Mobile: 225 01 51 01 36 Cocody Les 2 Plateaux 1 Abidjan, Côte d'Ivoire
  2. 2. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ?  Définition  Concepts de base de la GED II. Les enjeux de la GED A. Enjeux organisationnels  Réduire les coûts  Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques  Améliorer la traçabilité des documents  Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents  Augmenter la productivité B. Enjeux réglementaires  Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage  Répondre aux exigences des normes de qualité 2
  3. 3. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED  Numérisation des documents  Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie  Recherche en texte intégral ou full-text  Sauvegardes  Intégration de la sécurité et de la confidentialité  Workflow o Principe o Exemples d'applications 3
  4. 4. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre IV. Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés  Problématique  Modes de traitement  Outsourcing ou Externalisation V. Conduite d’un projet GED  Analyse des flux et de l’environnement  Définition du projet de GED  Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE  Conduite de projet  Risques et Contraintes d’un projet de GED 4
  5. 5. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Après-midi VI. Type de Solutions  Les avantages et inconvénients des solutions Open Source  Les avantages et inconvénients des solutions Standards  Les avantages et inconvénients des solutions du développement spécifique VII. Soyons Pratiques  Vos préoccupations  Aspects techniques avancés et réponses aux questions  Comparaison de Solutions GED  Test et évaluation de solution 5
  6. 6. PRESENTATION > HISTORIQUE 1998 2005 2007 2008 2009 Présent • Création Alliance Consultants USA • Devient une société unipersonnelle • Du Consulting vers l’hébergement • Des missions de consulting en Afrique • Création de Alliance Consultants, RCI • R&D orientée vers la gestion électronique des documents • Plusieurs missions réussies de GED 6
  7. 7. PRESENTATION > VISION Des Solutions Complètes et Intégrables La Simplicité pour l’Efficacité L’utilisateur au Cœur de la Conduite de Projet Des Offres Adaptées La Technologie au Service du Client 7
  8. 8. PRESENTATION > REFERENCES 8
  9. 9. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ?  Définition Système informatique permettant de capturer, traiter, gérer, intégrer et distribuer des informations.  Concepts de base de la GED 1) Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier, pellicules, bandes magnétiques, etc. (via numérisation) qu'électroniques (fax, email, etc.). L’acquisition peut selon les cas inclure les documents multimédia tels que les images, les sons, les vidéos. 9
  10. 10. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ?  Définition  Concepts de base de la GED 1) Acquisition 2) Indexation Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral). 3) Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes. 10
  11. 11. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ?  Définition  Concepts de base de la GED 1) Acquisition 2) Indexation 3) Stockage 4) Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés après transformation et validation. 5) Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation. 11
  12. 12. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ?  Définition : Permet de capturer, traiter, gérer, intégrer et distribuer des informations  Concepts de base de la GED: 1) Acquisition 2) Indexation 3) Stockage 4) Diffusion 5) Archivage 12
  13. 13. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED A. Enjeux organisationnels  Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation, maintenance), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : • coût des consommables; • entretien du matériel d'impression et de reproduction; • traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction); • stockage et conservation • archivage des documents à durée de vie importante. 13
  14. 14. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED A. Enjeux organisationnels  Réduire les coûts  Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques • D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. • Il faut y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise. • Gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement et qu'ils sont adressés aux bonnes personnes peut s'avérer une tâche titanesque. • La GED devrait fournit une interface centralisée permettant de traiter et de retrouver tout document. 14
  15. 15. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED A. Enjeux organisationnels  Réduire les coûts  Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques  Améliorer la traçabilité des documents • Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. • La situation où l'unique copie d'un document important est « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé. • Un document dématérialisé est stocké dans le système de GED et son état de traitement courant est connu à tout moment. 15
  16. 16. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED     A. Enjeux organisationnels Réduire les coûts Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques Améliorer la traçabilité des documents Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents • Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. • Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document deviennent pratiquement instantanés. • Cela est particulièrement intéressant si l'organisation se compose de plusieurs départements, services ou surtout sites distants les uns des autres. 16
  17. 17. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED      A. Enjeux organisationnels Réduire les coûts Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques Améliorer la traçabilité des documents Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Augmenter la productivité • L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité. • Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d'un dossier est également plus rapide 17
  18. 18. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED  A. Enjeux organisationnels B. Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Les législations nationales et les réglementations internationales imposent certaines contraintes en matière d'archivage :  assurer l'authenticité d'un document,  Identifier l'auteur d'un document,  stocker des documents pendant plusieurs années,  prévenir la destruction accidentelle de documents. La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à ces contraintes. 18
  19. 19. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED   A. Enjeux organisationnels B. Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Répondre aux exigences des normes de qualité • • Les normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process d'une organisation. Elles supposent aussi que la documentation de ces process soit actualisée et disponible à tous et à tout moment. Ici encore, la GED peut s'avérer précieuse face à cet enjeu. 19
  20. 20. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre II. Les enjeux de la GED A. Enjeux organisationnels  Réduire les coûts  Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques  Améliorer la traçabilité des documents  Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents  Augmenter la productivité B. Enjeux réglementaires  Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage  Répondre aux exigences des normes de qualité 20
  21. 21. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED III. Les principales fonctionnalités d'une GED Un dépôt centralisé de documents électroniques ne constitue pas une GED au sens strict du terme. La présence de la majorité des fonctionnalités présentées ici est nécessaire pour parler réellement de GED.  Numérisation des documents • La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique. • Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant. • La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu exploitable. Un maximum d'informations doit donc en être extrait, par exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères. 21
  22. 22. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED III. Les principales fonctionnalités d'une GED   Numérisation des documents Métadonnées Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper : • le titre, l'auteur, • L’édition • la source, • La date ... Mais si plusieurs types de documents existent alors le système GED doit permettre en fonction du type de documents de proposer les métadonnées appropriées. Ces métadonnées constituent un premier niveau d'indexation. 22
  23. 23. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED III. Les principales fonctionnalités d'une GED    Numérisation des documents Métadonnées Folksonomie • Est un système de classification collaborative décentralisée , spontanée, basé sur une indexation effectuée par des non-spécialistes • Lors de l’ajout, les utilisateurs saisissent des mots-clés qui décrivent mieux - ou qui leur permettront de mieux retrouver - le document qu’ils sont entrain d’ajouter à la base documentaire. • Exemple: Documents Comtables, Frais d’établissement, Frais d’avocat constitution 23
  24. 24. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED III. Les principales fonctionnalités d'une GED Numérisation des documents Métadonnées Folksonomie Taxonomie     La taxonomie permet de mieux encadrer l’indexation en contraignant le choix des mots-clés; • Ceci en structurant les termes entre eux sous forme d’hiérarchisation simple permettant d’établir un lien précis entre un terme et ses enfants dans l’arborescence. • Chaque lien donne un sens additionnel et une signification au terme initial. • Plus les termes enfants sont nombreux, plus on tend vers un vocabulaire organisé. • 24
  25. 25. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Exemple de Classement Taxonomique GED DOCUMENTS COMPTABLES DOCUMENTS COMMERCIAUX GRANDS COMPTES PETITS COMPTES 20 CHARGES IMMOBILISÉES 201 FRAIS D'ÉTABLISSEMENT 2011 Frais de constitution 2012 Frais de prospection CLASSE 1 DOCUMENTS TECHNIQUES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS CLASSE 2 202 CHARGES SUR EXERCICES 21 IMMO. INCORPORELLES 22 TERRAINS 206 PRIMES DE REMBOURSEMENT DES OBLIGATIONS 2013 Frais de publicité et de lancement 25
  26. 26. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED    Numérisation des documents Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie Recherche en texte intégral ou full-text   Lorsque l'indexation est automatique et couvre tout le contenu d'un document, on peut effectuer des recherches en texte intégral ou « full-text ». Similaire à ce que peut proposer un moteur de recherche sur le Web.  En revanche, il faut souvent employer les termes exacts utilisés dans le document. De plus, les faux positifs sont nombreux.  La précision de la recherche full-text peut être améliorée lorsqu'elle est utilisée en conjonction avec d'autres critères, par exemple sur les métadonnées. 26
  27. 27. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED     Numérisation des documents Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie Recherche en texte intégral ou full-text La Restitution • Le mode d’indexation va impacter très considérablement les possibilités en matière de restitution; • D’où encore une fois l’importance de faire les bons choix dans la stratégie d’indexation 27
  28. 28. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED      Numérisation des documents Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie Recherche en texte intégral ou full-text La Restitution Sauvegardes • • • La mise en place d'une GED impose la sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents. Perdre une année entière de factures à cause du dysfonctionnement d'un disque dur est une perspective inacceptable. A terme il faudrait aussi penser à faire une sauvegarde plus ou moins simultanée sur un site déporté. 28
  29. 29. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED       Numérisation des documents Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie Recherche en texte intégral ou full-text La Restitution Sauvegardes Sécurité et de la Confidentialité • Un système de GED doit fournir une gestion forte des droits d'accès (lecture, modification, suppression, création). • Ces droits sont alors attribués à des personnes et/ou à des groupes de personnes prédéfinis. • En plus des droits d’accès il serait intéressant pour la solution d’intégrer la notion de confidentialité 29
  30. 30. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED        Numérisation des documents Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie Recherche en texte intégral ou full-text La Restitution Sauvegardes Sécurité et de la Confidentialité Workflow • • L'utilisation correcte d'un système de GED suppose qu'un workflow (ensemble de procédures définissant les tâches individuelles à effectuer pour différentes opérations) est mis en place à tous les niveaux de l'entreprise. Le workflow peut en premier lieu être considéré comme une contrainte, mais s’il est bien implémenté les utilisateurs apprécieront la pro activité et la productivité qu’il engendre. 30
  31. 31. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED       Numérisation des documents Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie Recherche en texte intégral ou full-text Sauvegardes Sécurité et de la Confidentialité Workflow  Principe • Un workflow, ou flux de travaux, décrit et formalise toutes les étapes d'un processus et les flux d'informations associés. • Un workflow n'est pas nécessairement linéaire. Il peut contenir des embranchements et des boucles accompagnées de conditions. • Par abus de langage, le terme de « workflow » peut aussi désigner le logiciel permettant d'exécuter ces flux. 31
  32. 32. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED        Numérisation des documents Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie Recherche en texte intégral ou full-text La Restitution Sauvegardes Sécurité et de la Confidentialité Workflow  Principe  Exemples d'applications • Production d'un rapport : écriture, corrections, validation des corrections, validation du document, signature, diffusion • Gestion d'une non-conformité : déclaration de la non-conformité, validation, correction, validation de la correction • Le cycle de vie d’un document : création, stockage, diffusion, archivage, destruction. 32
  33. 33. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre III. Les principales fonctionnalités d'une GED  Numérisation des documents  Métadonnées,  Folksonomie,  Taxonomie  Recherche en texte intégral ou full-text  Sauvegardes  Sécurité et de la Confidentialité  Workflow 33
  34. 34. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. II. III. IV. Qu'est-ce que la GED ? Les enjeux de la GED Les principales fonctionnalités d'une GED Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés  Problématique • La prise en compte des arriérés est l’un des facteurs bloquants dans la conduite d’un projet GED; • Le problème ne réside généralement pas dans la quantité; • Plus les activités, les provenances, les catégories et autres bannettes du fond documentaire sont diverses et variées, plus les solutions standards répondant aux besoins sont rares; • Un recours au développement spécifique s’impose pour accommoder le mode de traitement. 34
  35. 35. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. II. III. IV. Qu'est-ce que la GED ? Les enjeux de la GED Les principales fonctionnalités d'une GED Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés  Problématique  Modes de traitement • Le mode de traitement des arriérés dépend largement du fond documentaire; • Un examen minutieux (ou étude préalable) doit être fait afin de décider du mode de traitement • Nous allons voir plusieurs scénarii et proposer des modes de traitements 35
  36. 36. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. II. III. IV. Qu'est-ce que la GED ? Les enjeux de la GED Les principales fonctionnalités d'une GED Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés  Problématique  Modes de traitement Cas 1: La société ABC • fond documentaire de 100.000 documents • souhaiterais archiver afin de détruire les papiers qui lui prenaient beaucoup d’espace. 36
  37. 37. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Cas 1: La société ABC • fond documentaire de 100.000 documents avec 2 scanners Option 1: Acquisition unique (Flatbed Scanner) 2: Acquisition multiple (Scanner à Bac) Docs/ Scan 1 100 Temps / Scan en mins Nbre Total de Scans Temps Mis en Mins Soit 2 100.000 / 2 = 50.000 50.000 x 2 = 100.000 1667 Heures 208 Jours/Hommes 41 Semaines 10 Mois et Demi 5 100.000 /100 /2 = 500 500 x 5 = 2.500 41 Heures 5 Jours/Hommes 1 Semaine 37
  38. 38. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Cas 2: La société XYZ • est une grande école avec 500.000 documents à archiver pour 10.000 étudiants, donc 50 documents en moyenne par étudiant ; • aimerait retrouver les documents par matricule et leur nom et prénoms; • aimerait aussi que pour chaque étudiant, soient indexés les documents par type de documents: Diplômes, Documents Administratifs, Pièces d’Identités, Bulletins et Autres. Ainsi, nous avons en moyenne 10 documents par type de document. • Ici, nous avons deux options selon les possibilités offertes par le système GED. 38
  39. 39. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Cas 2: La société XYZ Première option: Indexation manuelle Il s’agit de manuellement saisir les informations pour chaque étudiant et chaque type de document appartenant à ce dernier et de numériser les documents appropriés. Seconde option: Indexation automatique • Ici, il est question d’acquérir les informations automatiquement grâce à ce qu’on appelle généralement la RAD ou reconnaissance automatique des documents • Plusieurs méthodes existent, mais la plus commune est l’utilisation d’intercalaires . • Un intercalaire est un document comportant des informations reconnaissables par le système qui décrivent un ensemble de documents. 39
  40. 40. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE …. RAD INTERCALLAIRE Exemples d’intercalaires DIPLOMES ADMIN. 40
  41. 41. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE …. RAD INTERCALLAIRE DOSSIER AK256 DOSSIER BD681 DOSSIER BD871 DIPLOMES BULLETINS DIPLOMES • Diplôme 1 • Diplôme 2 • Bulletin 1 • Bulletin 2 • Diplôme 1 • Diplôme 2 ADMINISTRATIFS ADMINISTRATIFS ADMINISTRATIFS • Acte naissance • Attestation • Diplôme 1 • Diplôme 2 • Diplôme 3 • Acte naissance • Attestation BULLETINS AUTRES • Bulletin 1 • Document 1 41
  42. 42. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Cas 2: La société XYZ • fond documentaire de 500.000 documents, 10.000 étudiants et 5 types de document avec 2 scanners Option 1: Traitement et indexation manuelle 2: Traitement et indexation automatique avec Intercalaire Tps / Docs/ Scan en Scan mins 10 100 Nbre Total de Scans 5 500.000 /10 /2 = 25.000 5 560.000 /100 /2 = 2.800 Temps Mis en Mins Soit 25.000 x 5 = 125.000 2.084 Heures 261 Jours/Hommes 53 Semaines 1 an et 1 mois 2.800 x 5 = 14.000 234 Heures 30 Jours/Hommes 1 mois et 2 semaines 42
  43. 43. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre I. Qu'est-ce que la GED ? II. Les enjeux de la GED III. Les principales fonctionnalités d'une GED IV. Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés  Problématique  Modes de traitement  Outsourcing ou Externalisation • La numérisation utilise du matériel et des logiciels coûteux. • Elle nécessite aussi des procédures de vérification des documents numérisés. • Les entreprises de taille réduite peuvent préférer l'externalisation. • Même si l'entreprise choisit d'opérer en interne, l'externalisation de la numérisation peut être intéressante lors de la mise en place d'une GED. • Un prestataire dédié peut reprendre toutes les archives et les intégrer au système. 43
  44. 44. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre IV. Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés  Problématique  Modes de traitement  Outsourcing ou Externalisation 44
  45. 45. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. Analyse des flux et de l’environnement Les points suivants doivent impérativement être abordés : • Typologie des documents & volumétrie annuelle : • classer les documents par source : Scan, courrier, fax, document bureautique, export depuis un logiciel métier. • Le nombre de documents ainsi comptabilisé va permettre de dimensionner le matériel de stockage de la GED, • Description des flux de traitements & cartographie des postes de travail: Une analyse du mode de circulation des documents entre les différents acteurs va nous donner une vision des échanges entre entités ainsi que les outils utilisés pour effectuer les échanges, • Analyse de l’environnement technique : faire le point sur les périphériques (scan, copieur / Fax), réseau et postes, et ainsi mesurer les investissements nécessaires 45
  46. 46. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. Analyse des flux et de l’environnement 2. Définition du projet de GED La définition du projet doit permettre de fixer des objectifs fonctionnels que doit atteindre la GED. Si le projet n’est pas correctement définit, le risque de déception ou d’abandon de la solution de la part des utilisateurs n’est pas négligeable. Les points permettant de border un projet d’implantation de GED sont les suivants : • Définir le type de GED à mettre en place. Choisir une GED statique (Archivage, indexation, recherche, stockage), avec des Workflow, des besoins métiers spécifiques, à intégrée à des applications métiers existantes, etc. 46
  47. 47. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. 2. Analyse des flux et de l’environnement Définition du projet de GED • Définir le type de GED • Définir le périmètre fonctionnel Déterminer les différents degrés d’automatisation aux WorkFlow existants, doit on avoir un module courrier par exemple, etc. • Définir le plan de classement et le niveau d’indexation  Déterminer les règles de classement (date, services, émetteurs, règles d’archivage,….),  Concevoir une stratégie d’indexation  Mettre en place un thésaurus de mots clés pour l’affectation automatique des documents dans la bannette du destinataire final, 47
  48. 48. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. Analyse des flux et de l’environnement 2. Définition du projet de GED • Définir le type de GED • Définir le périmètre fonctionnel • Définition du plan de classement • Anticiper la question de l’archivage Pour chaque procédure ou document, intégrer dès le début du projet les points tels que le délai de conservation, les visas d’élimination et les règles de transfert vers un service d’archivage électronique. Déterminer le cycle de vie du document avec les 3 niveaux d’archives : archive courante, archive intermédiaire, archive définitive. 48
  49. 49. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE La méthode de gestion la plus appropriée à notre avis est une implémentation itérative qui une prise en compte incrémentale des besoins des utilisateurs Les méthodes de développement agiles sont: • des méthodes axées sur les personnes (utilisateurs et développeurs); • avec pour objectif, la satisfaction du client • en s'appuyant sur la réalisation d'un logiciel entièrement fonctionnel à chaque étape de sa fabrication. 49
  50. 50. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE Le principe de cette méthodologie est de: • développer un logiciel de manière incrémentale; • en maintenant une liste totalement transparente des demandes d'évolutions ou de corrections à implémenter (backlog); • avec des livraisons très fréquentes, tous les 3 mois en général; • le client reçoit un logiciel à chaque fois un logiciel possédant toujours plus de fonctionnalités et en parfait état de fonctionnement. 50
  51. 51. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. 2. 3. 4. Analyse des flux et de l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE Conduite de projet • Un projet de GED doit être conduit par un Chef de projet chargé d'assurer le bon déroulement de l'implantation d'un projet de GED; • Ce responsable doit être désigné dès le départ; • il servira de référant pour l'équipe technique; • assurera le suivi du déploiement de la GED et la liaison entre les différents acteurs du projet; • Le chef de projet devra impliquer au plus tôt dans l’équipe l’ensemble des chefs de services et agents qui vont utiliser le système 51
  52. 52. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. 2. 3. 4. Analyse des flux et de l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE Conduite de projet • • Une bonne Méthode de travail (séances de travail périodiques, notes sur l’état d’avancement, etc.) va permettre une réussite dans l'installation de la solution technique de la GED et de son adoption par les utilisateurs. A cet effet il faut privilégier les approches itératives du type : 1. Maquette de la solution; 2. Test par des agents pilotes; 3. Correction et amélioration du fonctionnement de la GED; 4. Formation des utilisateurs à l’usage de la GED; 5. Déploiement auprès d’un large panel d’utilisateurs. 52
  53. 53. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. 4. 5. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE Conduite de projet Risques et Contraintes d’un projet de GED Le chef de projet doit dès le départ prendre en compte les facteurs qui peuvent négativement influencer la bonne conduite du projet. Ce sont entre autres: • Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED : • Un projet de GED est avant tout un projet organisationnel. • Une solution de GED est destinée à automatiser des processus documentaires, et ne donnera des résultats optimums que si les processus sont définis et optimisés. (e-gov) 53
  54. 54. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. 4. 5. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE Conduite de projet Risques et Contraintes d’un projet de GED • Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED (suite): • Puisque les documents sont souvent étroitement liés aux processus, à l’organisation (utilisateurs, départements, sites), au système d’informations (applications, bases de données, annuaire), • Donc un projet de GED ne se résume pas à un projet technologique 54
  55. 55. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre 5. Risques et Contraintes d’un projet de GED • • Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED Imprécision des objectifs et absence de stratégie : • Améliorer la qualité et la productivité, réduire les coûts et les délais sont des vœux, pas des objectifs suffisamment précis pour déterminer quels processus sont critiques, quels gains l’organisation peut réaliser, quelles orientations prendre, quelle stratégie adopter. • Si les bénéfices de la GED sont généralement bien connus, les d’objectifs sont généralement peu précis et donc pas de stratégie. • Souvent, la méconnaissance de la véritable nature d’un projet de GED laisse penser que la solution n’est qu’une affaire de technologie, et qu’il suffit de trouver le bon logiciel, doté des bonnes fonctionnalités (OCR, LAD, RAD, BCR, OMR, ICR, etc.), pour résoudre les difficultés de l’organisation à maîtriser ses documents. • Eviter les copier-coller de cahiers des charges 55
  56. 56. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre 5. • • • Risques et Contraintes d’un projet de GED Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED Imprécision des objectifs et absence de stratégie Confusions : • La GED est un domaine confus pour beaucoup. • D’une part, chacun voit la GED selon ses propres besoins, son métier, ses expériences. • D’autre part, la GED fait partie d’une vaste famille de concepts, produits et solutions qui s’intéressent aux documents : ECM, GEIDE, dématérialisation, numérisation, signature électronique, indexation, archivage, portails, thesaurus, bref… 56
  57. 57. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre 5. • • • Risques et Contraintes d’un projet de GED Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED Imprécision des objectifs et absence de stratégie Confusions (suite): • Enfin, des acteurs plus scrupuleux de leur chiffre d’affaire que de la satisfaction des clients n’hésitent pas à vendre sous le terme de GED des solutions qui certes « gèrent des documents », mais peuvent s’avérer complètement inadaptées aux besoins opérationnels. • Certains clients imprudents font le choix d’une solution populaire, séduisante et peu onéreuse, mais finalement inadaptée ou très en deçà de l’état de l’art, et par conséquent peu efficace au quotidien et sans bénéfices significatifs. 57
  58. 58. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre 5. Risques et Contraintes d’un projet de GED • • • • Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED Imprécision des objectifs et absence de stratégie Confusions Sous-estimation des moyens à déployer : • De par sa nature, un projet de GED nécessite une mobilisation interne (Direction, Managers, Utilisateurs) et des moyens dans une proportion similaire à la mise en place de n’importe quelle application impliquant les processus (par exemple un logiciel de CRM ou un ERP), et en tous cas supérieure à ce qu’imaginent beaucoup de décideurs. • Si l’organisation n’est pas prête à remettre en question les processus concernés, à mobiliser ses managers et ses ressources internes autour du projet, elle n’est pas prête à la mise en place réussie d’un projet de GED. 58
  59. 59. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre 5. • • • • • Risques et Contraintes d’un projet de GED Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED Imprécision des objectifs et absence de stratégie Confusions Sous-estimation des moyens à déployer Résistance au changement : • Un certain changement doit accompagner la mise en place d’une solution de GED dans l’organisation, • La résistance au changement peut avoir des justifications diverses, et peut concerner aussi bien la direction, le management et l’opérationnel. • Quelles que soient les motivations, la résistance au changement est l’un des principaux facteurs d’échec des projets GED. Elle est souvent la raison du refus d’engager ou de poursuivre un projet, • alors même qu’il s’agit là d’un des plus grands gisements de gains resté encore largement sous-exploité aujourd’hui par les organisations. 59
  60. 60. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. Analyse des flux et de l’environnement 2. Définition du projet de GED Type de GED, périmètre fonctionnel, plan de classement, archivage 3. Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE 4. Conduite de projet Chef de Projet, Implication des utilisateurs 5. Minimiser les Risques et Contraintes d’un projet de GED Objectifs précis, faire accepter le changement 60
  61. 61. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre Pour une bonne conduite de projet GED, vous devez: • Vous familiariser avec les concepts et les fonctionnalités d’une GED; • S'organiser en interne et designer l‘équipe projet; • Analyser les flux de l'information et de l’environnement; • Déterminer vos besoins et le type de GED que nécessite votre organisation; • Minimiser les Risques et Contraintes qui peuvent négativement influencer le projet; • Exiger une forte interaction avec le consultant ou l'éditeur dans la mise en œuvre de votre projet. 61
  62. 62. Présentation du logiciel de Gestion Electronique des Documents 62
  63. 63. DOCUPRO > MODULES DocuGed • Archivage • Gestion Electronique des Documents • Indexation, Recherche en Texte Intégrale, OCR, etc. DocuCourriers • Gestion Electronique des Courriers • Courriers Entrants, Sortants et Internes • Publipostage, Diffusion, Transferts, Alertes, etc. DocuFlow • Module Workflow Paramétrable • Gestion des Processus Métiers • Flux de traitement et de validation des dossiers DocuMentaire DocuComm • ECM ou Gestion du Contenu Electronique • Idéal pour les Centres de Documentation • Bibliothèques • Envoi SMS, Email et Courriers • Impression Sticker et Enveloppes
  64. 64. DOCUPRO > FONCTIONNALITES DocuAlert - Module de Notifications EMAIL – SMS • Permet d'activer les alertes et notifications dans les différents modules de DocuPro DocuSearch - La recherche en texte intégrale • Active la recherche via fulltext search de Microsoft qui permet de chercher dans le contenu des documents de la suite Office et dans les documents PDF. DocuRecognition OCR • Après la numérisation, les caractères contenus dans le document sont reconnus et vont servir de base pour la recherche par mots clé.
  65. 65. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE DocuRecognition OMR • Optical Marks Recognition désigne des marquages optiques (typiquement, des traits noirs à emplacements prédéfinis) lisibles par une machine permettant par exemple d'automatiser la lecture des sondages, tests, etc... tout ce qui contient des questions/réponses.. 5 2008 0 2012 Accueil Produit Sav Prix
  66. 66. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE DocuRecognition OBR • Permet la génération des codes barres mais aussi la reconnaissance des documents via les codes barres.
  67. 67. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE DocuRecognition BCR • Permet la lecture des cartes de visites et leur intégration dans les bases de données. DocuRecognition MICR • Magnetic ink character recognition (MICR) est une technologie utilisée principalement dans les banques qui rend aisé le traitement des chèques.. DocuDrive – Cloud Computing • A l'instar de Google Drive ou de Microsoft SkyDrive, DocuDrive permet le stockage en mode cloud des documents des utilisateurs et leur synchronisation
  68. 68. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE DocuEmail • Permet aux utilisateurs ayant l’ habilitation à archiver des documents en envoyant en pièces jointes les documents à archiver via email. Programmation Formulaire ADOBE PDF • Création de formulaire PDF interactive, lecture des saisies, sécurisation du document, signatures digital, etc.. Programmation EXCEL • Permet de créer et exploiter les fichiers EXCEL..
  69. 69. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE DocuSearch Highlight • Permet de faire la surbrillance sur les mots clés dans les résultats des recherches dans la base de données DocuAnnotation Signature et Cachet électroniques • Permet de faire des annotations sur un documents PDF ou image, apposer une signature ou un cachet. DocuDocSecurity Sécurité Documentaire • Sécurisation des documents administratifs
  70. 70. DOCUPRO > LIGNES DIRECTIVES Une Solution Modulaire et Complète (Module Qualité) Mise en Œuvre Flexible Fonctionnalités Evolutives Intégration et Interopérabilité Sécurité et Confidentialité
  71. 71. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre RAPPEL: Programme Après-midi VI. Type de Solutions  Les avantages et inconvénients des solutions Open Source  Les avantages et inconvénients des solutions Standards  Les avantages et inconvénients des solutions du développement spécifique VII. Soyons Pratiques  Vos préoccupations  Aspects techniques avancés et réponses aux questions  Comparaison de Solutions GED  Test et évaluation de solution 71
  72. 72. Informations Commerciales Octavie Michèle Etchienbla AZUR INFO Tél: (225) 21 35 63 22 Fax: (225) 21 35 63 22 E-mail: o.etchienbla@azurinfo-ci.com info@azurinfo-ci.com Informations Techniques Baba KOUROUMA Alliance Consultants Tél: (225) 21 35 63 22 E-mail: info@allianceconsultants.net Skype: bkourouma 72

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