CHUYÊN ĐỀ:TỔ CHỨC SỰ KIỆNEvents Management             TS. BÙI THANH TRÁNG
TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC HỌP BÁO
TỔ CHỨC SỰ KIỆNCác sự kiện nào? Hội nghị khách hàng Giới thiệu sản phẩm, dự án Họp báo Lễ kĩ niệm ngày thành lập công ...
TỔ CHỨC SỰ KIỆNnhằm mục đích gì? Tạo sự nhận biết, tăng nhận biết (Awareness) Tạo quan hệ, gắn kết với đối tác, khách hà...
TỔ CHỨC SỰ KIỆNLàm thế nào để đạt mục tiêu?Ý tưởng chương trìnhTổ chức thực hiệnGiám sát quá trình tổ chức
QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆNThe Event Management Process                        TỔ CHỨC       KẾ HOẠCH                       ...
QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆNThe Event Management Process  PRE-EVENT      DURING          POST EVENT                 EVENT   •...
HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ- Theme Cần gắn kết với các vấn đề:  Quy định về luật (legal, regulation)  Khu vực, địa điểm tổ chức (l...
KẾ HOẠCH - Planning
Key planning elements   Objectives   Target audiences   Stakeholders   The basic details (when, where, what, how )   ...
Mục tiêu -ObjectivesMục tiêu phải là SMART– Specific: cụ thể– Measurable: đo lường được– Achievable: có khả năng đạt được–...
Target audienceXác định gồm những ai ? Những đối tượng quan trọng nhất Ít quan trọng Quan chức địa phương Giới tryền t...
Date and time Begin planning with sufficient lead time to execute a  successful event — planning months or years in  adva...
Venue considerations   Number of people   Seating and table layout   Food service   Parking and traffic control   Sou...
Selecting the Venue for an Event Location Analyze the pros and cons  of potential venues Reserve the chosen facility N...
CHUẨN BỊ-PREPARATION Plan the overall event and all of the logistical details  including  personnel, tasks, finances, med...
BudgetsKeep within budget for all eventsForecasts – seek 2-3 quotes if possible      Venue      Performer/speaker      ...
Human resourcerequirementsWhat personnel are required? Be realistic and ask for help Decide the event manager (and backup...
Compliance Responsibility to ensure the safety of all peoplePermits or licences
Contingency planning What could go wrong? Eg    Performer arrives late    Audience doesn’t arrive    Too many people a...
MANAGING EVENTS
Common event elementsrequiring management    Suppliers    Facilities    Equipment    Food and drinks    Transportatio...
Suppliers Choosing suppliers: word of mouth is always good! Briefing suppliers    Aim to build a long-term relationship...
Key marketing elements   Invitations   Printed program   Registration/tickets   Target audiences   Key messages   In...
Plan for customer meeting1. Objectives2. Program    Where    When    Who (participants)    What (Concept/Activities)  ...
Arranging a Press Conference
Plan for Press Conference1. Objectives2. Program    Where    When    Who (participants)    What (Contents/Activities) ...
What is a press conference?a tool designed to generate news - in particular, hard news. (Một công cụ được thiết kế để tru...
Why should you hold a  press conference? Có thể cung cấp thông tin nhiều hơn trong một thông  cáo báo chí Trao đổi, trả ...
Times you could hold a press conference Khi sự kiện này bao gồm một cá nhân nổi bật Khi bạn đã có thông báo quan trọng đ...
Before the pressconference   Xác định vấn đề/nội dung   Lịch trình và thời gian.   Lựa chọn và huấn luyện người tham gi...
Your press kit shouldcontain the following: Danh sách của những người tham gia họp báo. Thông cáo báo chí và thông tin c...
Lưu ý Thông điệp rõ ràng và ngắn gọn Xác định đối tượng tham gia, ai là khán giả. Trang phục thích hợp và gọn gàng. Lu...
Preparing the room:  Check location of electrical outlets.  Set up a table to seat your speakers  Provide seating for r...
At the press conference:   Welcome the press.   Have them sign in and give each of them a press kit.   Seat the partici...
At the press conference: After presentations, the moderator should entertain  questions and direct them to the appropriat...
After the pressconference:• Look through your attendance register to determine  which major media were not represented.• F...
Managing Day-of Event  Operations Ensure availability of replacement or back-up  equipment Use technology and other comm...
Managing Post-EventOperations and the Evaluation Return the facility to its pre-event status Evaluate the performance of...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Chuyen de to chuc su kien 2012 note

84

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
84
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
9
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Chuyen de to chuc su kien 2012 note

  1. 1. CHUYÊN ĐỀ:TỔ CHỨC SỰ KIỆNEvents Management TS. BÙI THANH TRÁNG
  2. 2. TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC HỌP BÁO
  3. 3. TỔ CHỨC SỰ KIỆNCác sự kiện nào? Hội nghị khách hàng Giới thiệu sản phẩm, dự án Họp báo Lễ kĩ niệm ngày thành lập công ty Lễ tổng kết chương trình khuyến mãi,…
  4. 4. TỔ CHỨC SỰ KIỆNnhằm mục đích gì? Tạo sự nhận biết, tăng nhận biết (Awareness) Tạo quan hệ, gắn kết với đối tác, khách hàng (relationship) Cung cấp thông tin đến khách hàng mục tiêu Huy động, quyên góp cho hoạt động xã hội
  5. 5. TỔ CHỨC SỰ KIỆNLàm thế nào để đạt mục tiêu?Ý tưởng chương trìnhTổ chức thực hiệnGiám sát quá trình tổ chức
  6. 6. QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆNThe Event Management Process TỔ CHỨC KẾ HOẠCH THỰC HIỆN Planning Implementation ĐÁNH GIÁ Evaluation
  7. 7. QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆNThe Event Management Process PRE-EVENT DURING POST EVENT EVENT • CHỦ ĐỀ -Ý • TỔ CHỨC • KẾT THÚC TƯỞNG TRIỂN KHAI SỰ KIỆN CHƯƠNG • GIÁM SÁT • BÁO CÁO TRÌNH KẾT QUẢ • CHUẨN BỊ CÔNG VIỆC
  8. 8. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ- Theme Cần gắn kết với các vấn đề:  Quy định về luật (legal, regulation)  Khu vực, địa điểm tổ chức (location/venue)  Văn hóa của khách hàng (client culture)  Nguồn lực (resource)  Cách thức phục vụ (cartering)  Giải trí (entertainment, artist, speakers)  Trang trí (decoration)  Âm thanh ánh sáng (sound & light)  Các kỹ xảo, hiệu ứng (audiovisual, special effects)
  9. 9. KẾ HOẠCH - Planning
  10. 10. Key planning elements Objectives Target audiences Stakeholders The basic details (when, where, what, how ) Budgets Marketing and communication Personnel Compliance (insurance, etc) (yều cầu bắt buộc) Contingencies (sự cố) Event outcomes and evaluation
  11. 11. Mục tiêu -ObjectivesMục tiêu phải là SMART– Specific: cụ thể– Measurable: đo lường được– Achievable: có khả năng đạt được– Realistic: thực tế với nguồn lực– Time: thời gian
  12. 12. Target audienceXác định gồm những ai ? Những đối tượng quan trọng nhất Ít quan trọng Quan chức địa phương Giới tryền thông-Media
  13. 13. Date and time Begin planning with sufficient lead time to execute a successful event — planning months or years in advance of the event Weekdays or Weekend Holidays Weather Daylight saving
  14. 14. Venue considerations Number of people Seating and table layout Food service Parking and traffic control Sound Ease of audience viewing Directional signs Air conditioning IT capabilities Additional staff Bathroom facilities Change room for performers Others?
  15. 15. Selecting the Venue for an Event Location Analyze the pros and cons of potential venues Reserve the chosen facility Negotiate the contract, including cost, personnel, and scope of responsibilities for the facility versus the event
  16. 16. CHUẨN BỊ-PREPARATION Plan the overall event and all of the logistical details including personnel, tasks, finances, media, safety, and services Hire, train, and supervise personnel Communicate effectively verbally and in writing Utilize effective time management, problem solving, decision-making, and risk management skills Manage or delegate event logistics
  17. 17. BudgetsKeep within budget for all eventsForecasts – seek 2-3 quotes if possible  Venue  Performer/speaker  Catering  Stationery  Marketing  Transport  Additional staff costs  Equipment hireTrack forecast vs actual,and exercise cost control
  18. 18. Human resourcerequirementsWhat personnel are required? Be realistic and ask for help Decide the event manager (and backup event manager) Decide MC Form an event management team (if required) Are additional support staff required at the event? Escorts and guides  For speakers  For special guests  For tours, exhibits, etc Admin and Council assistance? Make their job as easy and enjoyable as possible  Training requirements  Take them through your plan  Communicate before, during and after the event
  19. 19. Compliance Responsibility to ensure the safety of all peoplePermits or licences
  20. 20. Contingency planning What could go wrong? Eg  Performer arrives late  Audience doesn’t arrive  Too many people arrive  Unhappy audience  Venue issues How to stop issues before they happen? If it does happen, what will you do?  Apologise and be empathetic  Attitude is everything  Don’t look like you’re panicking! (hoảng loạn) Know and follow emergency procedures
  21. 21. MANAGING EVENTS
  22. 22. Common event elementsrequiring management  Suppliers  Facilities  Equipment  Food and drinks  Transportation  Escorts and guides  Decoration  Additional considerations
  23. 23. Suppliers Choosing suppliers: word of mouth is always good! Briefing suppliers  Aim to build a long-term relationship with them  Understand their needs and expectations  Ensure you explain your goals, objectives and expectations (NO assumptions!) De-brief after event  Provide them with constructive feedback so they can improve  Refer the supplier to others if appropriate
  24. 24. Key marketing elements Invitations Printed program Registration/tickets Target audiences Key messages Integrated marketing communications Mass marketing Targeted marketing Direct marketing
  25. 25. Plan for customer meeting1. Objectives2. Program  Where  When  Who (participants)  What (Concept/Activities)  Budget3. Preparation4. Check list
  26. 26. Arranging a Press Conference
  27. 27. Plan for Press Conference1. Objectives2. Program  Where  When  Who (participants)  What (Contents/Activities)  Budget3. Preparation4. Check list
  28. 28. What is a press conference?a tool designed to generate news - in particular, hard news. (Một công cụ được thiết kế để truyền tải, thông báo tin tức - đặc biệt là các tin tức ―cứng‖)
  29. 29. Why should you hold a press conference? Có thể cung cấp thông tin nhiều hơn trong một thông cáo báo chí Trao đổi, trả lời các câu hỏi –Q & A Thông báo một cái gì đó chưa từng có, mới lạ. Đính chính lại thông tin đã công bố mang tính tiêu cực
  30. 30. Times you could hold a press conference Khi sự kiện này bao gồm một cá nhân nổi bật Khi bạn đã có thông báo quan trọng để thực hiện Khi có trường hợp khẩn cấp hoặc khủng hoảng Khi bạn muốn phản ứng với một sự kiện có liên quan
  31. 31. Before the pressconference Xác định vấn đề/nội dung Lịch trình và thời gian. Lựa chọn và huấn luyện người tham gia và điều hành buổi họp báo. Liên hệ với các phương tiện truyền thông báo/đài. Phát triển một bộ thông cáo báo chí (press kit) Chuẩn bị địa điểm, trang trí phòng họp
  32. 32. Your press kit shouldcontain the following: Danh sách của những người tham gia họp báo. Thông cáo báo chí và thông tin chủ yếu của nội dung họp báo Hình ảnh. Những câu chuyện tin tức liên quan.
  33. 33. Lưu ý Thông điệp rõ ràng và ngắn gọn Xác định đối tượng tham gia, ai là khán giả. Trang phục thích hợp và gọn gàng. Luôn luôn nói sự thật.
  34. 34. Preparing the room:  Check location of electrical outlets.  Set up a table to seat your speakers  Provide seating for reporters and their equipment.  Display visuals as a backdrop to the table.  Have a sign-in pad for attendance.  Provide a podium for the moderator.  Set up beverages.
  35. 35. At the press conference: Welcome the press. Have them sign in and give each of them a press kit. Seat the participants at the table facing the reporters. Check sign in pad for which media outlets are represented. Start no later than 5 minutes after the scheduled time. Tape record the event. The moderator should welcome the press and introduces the issue and participants.
  36. 36. At the press conference: After presentations, the moderator should entertain questions and direct them to the appropriate participants. After the end of conference: Thank the participants and the media. If appropriate, encourage the media to stay for further informal conversation with the participants.
  37. 37. After the pressconference:• Look through your attendance register to determine which major media were not represented.• For those that missed, deliver a press release and press packet, send a tape feed, or schedule an interview with a reporter and one of the press conference participants.
  38. 38. Managing Day-of Event Operations Ensure availability of replacement or back-up equipment Use technology and other communication approaches to monitor closely all features of the event Implement contingency plans for routine as well as emergency situations Ensure cleanliness of facilities, and especially rest rooms throughout event Emphasize a customer service orientation and provide an enjoyable experience
  39. 39. Managing Post-EventOperations and the Evaluation Return the facility to its pre-event status Evaluate the performance of all personnel and ensure prompt payment for services or thanks for volunteers Analyze all operational aspects to determine any problem areas that would need to be addressed in subsequent events Complete a financial analysis Prepare a written report
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×