Tablero Comando

Slide 1: Gestión de Operaciones UAGRM Tablero de Comando en Operaciones

Slide 2: De lo operativo a lo Estratégico • Organizar – conjunto de actividades • desarrollo de la estructura • metodologías de trabajo • Operar – actividades generadores de resultados • Dirigir – actuar sobre • la organización • la operación

Slide 3: Dirigir Personas Mercado Organi Organizar Laboral zación Estructura Sobre Recursos Provee Operar Clientes Producto dores En / Servicio Resultados de la Empresa Accionistas

Slide 4: Desarrollo Empresario y Posibilidad de Mejora Entorno Cultura Elementos Organizacionales

Slide 5: Planeando con el lado izquierdo y Gerenciando con el derecho – Henry Mintzberg El Cerebro Izquierdo Derecho •Lógico •Intuitivo •Lineal •Simultáneo •Secuencial •Relacional •Argumental •Visual •Analítico •Casuístico •Explícito •Implícito

Slide 6: Liderazgo • Visión Estratégica • Capacidad de transmitir la visión • Conferir poder • Dirección y Gestión Innovadora • Manejo del cambio y la Complejidad

Slide 7: Dirección del Cambio De afuera hacia adentro De arriba hacia abajo

Slide 8: Misión Empresaria • Ejemplos – Walt Disney: hacer feliz a la gente – Mary Kay Cosmetics: dar a las mujeres oportunidades ilimitadas – 3M : solucionar de manera innovadora los problemas no resueltos – Cargill : mejorar el estándar de vida de todo el mundo – Microsoft: poner una computadora en cada escritorio y en cada hogar

Slide 9: Perspectivas Impacto en la misión Estratégica Impacto en los resultados empresarios Directiva Impacto en los procesos Operativa

Slide 10: Primeras Conclusiones • Efectividad directiva – Liderar – Gestionar – Obtener Resultados •tecnología – alineados •indicadores – medibles – comunicables

Slide 11: Elección de la Estrategia COHERENCIA Instrumentos Madurez del Estilo de Dirección

Slide 12: Madurez Empresaria • Profesionalización de los Directivos • Conocimiento – Empresa – Negocio • Sistemas formales de dirección • Decisión de invertir – tiempo – esfuerzos – recursos • en sistemas directivos

Slide 13: En busca de la madurez Elementos Características El cambio se Organizacionales más comunes dirige hacia Visión Financiera Misión Estilo Dirección Operativa Estratégica Sistemas Dirección Informales Formales Estructura Funcional Integrada Información Transacciones Ejecutivos sistemas Baja Alta

Slide 14: Caminos hacia la madurez 1. Incorporar sistemas de dirección formales que faciliten la delegación 3. Llevar a cabo proyectos de cambio cultural 1. Calidad 2. Empowerment 4. Diseñar la organización para balancear y complementar las visiones directivas y profesionales

Slide 15: Proceso directivo •evaluar Diagnosticar •juzgar una situación •optar por una alternativa Decidir •elegir el futuro deseado y Planear •el mejor modo de alcanzarlo •asegurar el rumbo para alcanzar los Controlar objetivos

Slide 16: Proceso de Madurez Actividad Diagnosticar Decidir Planear Controlar Perspectiva Operativa Directiva Estratégica

Slide 17: Proceso desarrollo y resultado estratégico Estr ateg Inte i ntad a a Estr Del ategia iber ada Estrategia Estrategia no realizada Real te ergen m egia e Estrat

Slide 18: Consideraciones • En los procesos estratégicos • han sido útiles para la implementación • los sistemas de medición de performance

Slide 19: Sistemas de Inteligencia del Negocio • Ayudan a la madurez de la Organización • Permiten un mejor conocimiento de la situación • Focalizan los esfuerzos en las “áreas clave” • Integran y consolidan los resultados • Realimentan la Función de Planeamiento • Detectan oportunidades • Permiten tomar mejores y más oportunas decisiones

Slide 20: Tablero de Comando • “Es una organización sistemática de las informaciones, destinadas a facilitar el ejercicio de las responsabilidades dentro de la Organización” • Está estructurado bajo el concepto de responsabilidad por los resultados • Es una síntesis de las actividades que se controlan • Refleja la estructura de la organización y el grado de descentralización

Slide 21: Tipos de Tablero Tablero de Control Agrupa la información más relevante de las tres Integral perspectivas anteriores destinado a la Alta Dirección Tablero de Control Brinda información interna y externa respecto Estratégico al posicionamiento y el largo plazo Tablero de Control Monitorea los Empresa en su conjunto y de las Directivo diferentes “áreas clave”. Resultados internos a corto plazo Tablero de control Permite el seguimiento del estado de situación operativo de un sector o proceso para tomar medidas correctivas

Slide 22: Tablero de Comando • Indicadores • Objetivos • Tolerancias • Alarmas • Acciones • Compromisos

Slide 23: Características Deseables • Dinámico • Proactivo • En tiempo real • Que habilite a tomar decisiones oportunas • Sintaxis para los niveles directivos • Específicos para los niveles operativos • Diseño Uniforme

Slide 24: Atributos de la Información • Orientada a los objetivos • Relevante • Confiable • Oportuna • Integrada • Clara e inequívoca • Rápida realimentación

Slide 25: Información que provee  Estructural  Situacional  Evolutiva

Slide 26: Sistematización del Tablero de Comando • Indicadores: índices expresados en su unidad de medida • Frecuencia: diaria, semanal, mensual • Apertura: cómo se piramidan para acceder a su desagregación • Alcance: mensual, acumulado • Base de Comparación • Historia / Tendencia • Parámetro de Alarma • Gráfico • Responsable del monitoreo

Slide 27: Tecnología de Información y Tablero de Comando • Fáciles de comprender para presentarlos en reuniones de análisis o discusión • Permite ser compartido y discutido con rapidez • Permite evaluar los escenarios asociados con los planes de acción sugeridos

Slide 28: Tablero de Comando- Fase de Diseño 1 • A partir de Objetivos estratégicos – Rentabilidad – Liderazgo – Calidad de Servicio – Productividad – Recursos Humanos Determinar : • Áreas / subáreas clave – Estructura Organizacional – Secuencia de Procesos

Slide 29: Tablero de Comando- Fase de Diseño 2 • Indicadores clave o factores críticos de éxito – Funciones o relaciones que miden el cumplimiento de los objetivos estratégicos enunciados – Apertura o clasificación por sectores / causas / responsables • Forma de cálculo – Orígen de la información (quién provee) – Datos a procesar (qué , cuáles ) – Procedimiento a utilizar ( cómo ) – Frecuencia de información (cuándo)

Slide 30: Tablero de Comando- Fase de Diseño 3 • Establecer la base de comparación – Estándar de referencia – Base para el cálculo de variaciones • Determinar puntos de alarma – Formas de aviso cuando la tolerancia establecida ha sido superada • Mostrar tendencias • Indicar planes de acción

Slide 31: • Mas importante que hacer las cosas como se debe, • es hacer las cosas que deben hacerse

Slide 32: 2.-Procesos 1.-Transporte Interno 3.-Empaque 4.-Stocks

Slide 33: Tableros de Comando en Operaciones Productividad [unidades/hora] 3.-Empaque dia acumu % año ant % acum Scrap Mat Empaque 6500 6500 5 4 6400 12900 5 4 6700 19600 5 3.-Empaque

Slide 34: Cualidades de Resultados Satisfactorios Consistencia - Invariabilidad - Predictibilidad V= variabilidad de los factores Hacer Plan Vi Vp Actuar Medir INSUMOS PROCESOS Aplicación Ciclo Deming REAL- ENTORNO ESTÁNDAR= VARIACIONES Ve Vtotal PERSONAL EQUIPOS Vrh Ve

Slide 35: Ejemplo 1 Factores Críticos Resultado Estándar Variación Períodos Tendencia de éxito Presupuesto 80000 78000 + 2000 3 Baja % entregas 98 % 99 % -1% 5 Mantiene en tiempo % reclamos 3% 3% ------- 2 Mantiene % scrap 1.5 % 0.5 % +300 % 3 Alza

Slide 36: Organización S.A.- Piramidación Estructura e índices A C C IO N IS T A S G e r e n c ia G e n e r a l S ta ff C o n tr o lle r V en tas A d m in is t r a c ió n y O p e r a c io n e s F in a n z a s D is tr ib u c ió n M a n u fa ctu ra D e p ó s ito R e c e p c ió n A lm a c e n e s D esp acho

Slide 37: Ejemplo 2 Responsable Responsable Tendencia F.C.E. F.C.E. Resultado Meta Período % scrap manipuleo N.O.Pino % scrap J.P Positivo % scrap carga G.B. % scrap transporte N.A. % scrap descarga G.D. % devolución % insatisfacción A.Vatido B.M. uso Negativo % no coincide con C.G. folleto % bajo contenido S.S. llenado % producto interior C.A. roto Nivel 3 Nivel 4

Slide 38: Indicadores

Slide 39: Interfases – Arquitectura técnica • Procesos de interfase • Tecnologías • Pantallas • Navegación • Selección • Aperturas

Slide 40: Tablero de Comando- Fase de Implantación 1  1.- Designación del grupo de implantación  2.- Validación del diseño del tablero de comando con criterio: costo / beneficio.  3.- Desarrollo o adquisición del software apropiado  5.- Puesta en marcha del Plan de Comunicaciones  Documento inicial  Reuniones por niveles de responsabilidad en cascada  Recoger comentarios  Dar respuesta a inquietudes

Slide 41: Tablero de Comando- Fase de Implantación 2  5.- Plan de Puesta en Marcha a nivel organización o por etapas  5.1.-Tareas, actividades,secuencia y recursos  5.2.- Responsables  5.3.- Fechas de cumplimiento  5.4.- Rutina de información: controla quién autoriza participa debe ser informado

Slide 42: Tablero de Comando- Fase de Implantación 3  6.- Ejecución del Plan de Puesta en Marcha  7.- Monitoreo de los resultados obtenidos y sus efectos  8.1.- identificación de causas de desviaciones  8.2.- planes de remoción de causas de problemas  8.3.- planes de mejora  8.- Evidencia de los comportamientos positivos  9.- Alerta a los cambios de las condiciones iniciales e introducción de modificaciones consecuentes

Slide 43: Ejemplo FCE 1 - Productividad Indicador Descripción Resultado Alarma % Cumplimiento % Producido vs Programación Programado % Cumplimiento % Real vs Presupuesto Presupuestado % Reducción % Cumplimiento de OS Costos Programa Red Costos NG % Horas Extras % Hex Presupuesadas RA DE A vs Reales RM % Ausentismo % Horas perdidas A AL vs Horas Totales Seguridad nro de accidentes

Slide 44: Ejemplo FCE 2 - Proveedores Indicador Descripción Resultado Alarma Proveedores Cantidad de Proveedores Certificados que aprobaron certificación Desarrollo Nro de nuevos proveedores incorporados % entregas en % entregas en tiempo vs OS fecha entregas totales NG RA DE A Calidad % rechazos vs. Entregas entregas totales RM % Cumplimiento % Real vs A AL Presupuesto Presupuestado Plazo medio Promedio ponderado lead de Compras time proveedores

Slide 45: Ejemplo FCE 3 - Inventarios Indicador Descripción Resultado Alarma Faltantes % Faltantes vs Ventas Totales Dias de Stocks Stocks Ventas diarias OS Precisión Items con diferencias vs NG RA DE A Registros Items inventariados Diferencias % diferencias RM Stocks stock promedio A AL Daños % $ daños a mercadería $ movimientos Errores nro de items transferidos Reposición con error vencimiento

Slide 46: Ejemplo FCE 4 - Distribución Indicador Descripción Resultado Alarma Eficacia % entregas reales vs Entregas entregas programadas Demoras Minutos demora totales OS Pedidos con demora NG RA DE A Daños % Pedidos dañados vs Pedidos cargados RM Accidentes Nro de acidentes vs A AL nro de viajes Siniestralidad Nro de siniestros Mantenimiento % unidads activas vs. unidades totales

Slide 47: Tablero de Comando Balanceado

Slide 48: Introducción al Tablero de Comando Balanceado 1 • Visión Estratégica de la Información – Necesidades de la Organización – Desarrollo de Acciones – La Información como sistema de inteligencia del negocio • Tablero de Comando Balanceado – Herramienta avanzada creada por R.Kaplan y D.Norton – Convierte la visión futura de la empresa en objetivos tangibles para su medición consecuente – Representa un balance entre las mediciones hacia el exterior de la organización: sus clientes, y las internas: procesos críticos, aprendizaje y desarrollo

Slide 49: Introducción al Tablero de Comando Balanceado 2 Visión Futura Estrategia Tablero de Medición Comunicación Comando Realimentación Balanceado Aprendizaje Planeamiento Objetivos

Slide 50: Introducción al Tablero de Comando Balanceado 3 Perspectivas Financiera Tablero de Aprendizaje Clientes Comando Crecimiento Balanceado Procesos Internos

Slide 51: Introducción al Tablero de Comando Balanceado 4 Relación causa - efecto “Y mejores resultados para nuestra organización” Financiera “Esto provocará un efecto Clientes positivo en nuestros clientes “Nos permitirá mejorarlos” Procesos Internos “Si logramos aprender más Aprendizaje de nuestros procesos” Crecimiento

Slide 52: Beneficios de su Aplicación • Nueva forma de pensar • Concentra en la visión futura • Influencia en la comunicación • Indicadores del Tablero como apoyo a la Estrategia • Discusión esencia proceso • Contribución individual al resultado • Valor en el efecto producido

Slide 53: “¿Cuál es nuestra visión del futuro? Visión Futura “Si nuestra visión tiene éxito, ¿en Perspectivas qué seremos diferentes? “¿Cuáles son los factores críticos de Factores Críticos éxito para alcanzar nuestras metas de Exito estratégicas?” “¿Cuáles son los indicadores críticos Indicadores que indican nuestra dirección Estratégicos estratégica?” “¿Cuál tendría que ser nuestro Plan de Plan de Acción Acción para tener éxito?”

Slide 54: Mapas Estratégicos • Arquitectura que describe la estrategia y brinda el marco para su gestión • Refleja el proceso de transformación – de activos intangibles • conocimientos • experiencias • habilidades – a resultados tangibles • Relaciona los resultados deseados con los inductores que los generan

Slide 55: Metodología del Relevamiento Análisis dinámico de la Información Informes Observaciones Inmersión en la Operación Visitas Comprensión Global del Negocio Entrevistas

Slide 56: Relaciones Causa Efecto FINANCIERA ROCE CLIENTE Perspectivas Lealtad Cliente Entrega en Tiempo INTERNA Calidad Tiempo Procesos Procesos Ciclo Negocio APRENDIZAJE Habilidades Crecimiento Personal

Slide 57: De la estrategia a la Acción Cuestiones Estratégicas Indicador Objetivos Planes de Acción FINANCIERA -Beneficios netos Aumento X% Programa gestión ROCE de activos - Venta anual Aumento Y% Programa comercial CLIENTE Lealtad - Lealtad Cliente Aumento Z% Fidelización Cliente Entrega - Encuesta Satisfacción Aumento M% en Tiempo INTERNA Calidad Tiempo Procesos - Defectos Reducción N% Gestión Calidad Procesos Ciclo Negocio - Tiempos procesos Reducción P% APRENDIZAJE - % habilidades Año 1: Q% Programas Habilidades Crecimiento estratégicas Año 2: R% desarrollo Personal disponibles Año 3: S% habilidades

Slide 58: Generación de Indices - Modelo RUBRO DESARROLLO INDICE Siglas y denominación PROPOSITO Objetivo de la Medición CALCULO Fórmula a utilizar para obtener el Indice CARACTERISTICAS Qué información brinda la evolución del índice DEL INDICE FRECUENCIA Período de Revisión ORIGEN DE LOS DATOS Area / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos necesarios PRESENTACION Períodos que cubre Gráficos auxiliares OBSERVACIONES Comentarios o consideraciones

Slide 59: DESARROLLO RUBRO Índice IPPI Plazo Promedio de Ingresos Propósito Monitoreo de los plazos en que se producirán los futuros ingresos Cálculo  Montos.i * Plazos.i n 1 IPPI                  1 Montos.i n Siendo i = 30, 60 , ... dias de plazo Característica del Indice Una disminución del índice significa una mejora En las condiciones de la cobranza Frecuencia Mensual Origen de los Datos Administración y Finanzas Presentación Mensual 1.- Al comparar este índice con IPPPC (índice plazo Observaciones promedio de pago de compras ) se obtiene el Nro de dias en la calle o apalancamiento

Slide 60: TABLERO DE COMANDO BALANCEADO File Ir a Periodo Actualizar ? ABB Financiera 50 25 75 Periodo Actual Objetivo 0 100 Procesos y Proveedores Cliente 50 50 25 75 25 75 0 100 0 100 Personal Innovacion y Desarrollo 50 50 25 75 25 75 0 100 0 100

Slide 61: TABLERO DE COMANDO BALANCEADO File Ir a Periodo Perspectiva Actualizar ? ABB Procesos y Proveedores 50 75 25 Periodo Actual Objetivo 79% 0 100 Procesos y Proveedores Procesos y Proveedores Medición Resultado % 120 Rotación de Inventarios 10,0 67 100 Utilización de Materiales 92,5 93 80 Real Producción 950,0 63 60 Objetivo Utilización de la Capacidad 90,5 91 Máximo 40 20 Objetivo 79 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Visión Plan de Acción 50 50 Se ha desarrollado un flujo de 25 75 Uso de un lenguaje común 75 25 Tareas orientado a que la Se promueve la rotación de puestos Organización tome sus decisiones Crear objetivos orientados a Localmente Equipos de Trabajo 0 100 0 100

Slide 62: TABLERO DE COMANDO BALANCEADO PERSPECTIVA: OPERACIONES Indice Descripción MES MES Diferencia Diferencia ACUMULADO ACUMULADO Diferencia Diferencia Real Presupuesto Absoluta % Real Presupuesto Absoluta % IProMOD Productividad MOD 1.84 1.9 -0.06 -3.40 1.84 2 -0.16 -7.86 IEfMOD Eficiencia MOD Productividad MOD 2.50 2.00 IproMOD 1.50 1.00 IproMODAc 0.50 0.00 0 00 00 0 00 l-0 -0 - n- p- ay ar Ju Ja Se M M

Slide 63: …...2003 Línea Base Acumulado Frecuencia Actual Perspectiva Objetivo Indicador Financiera Cash flow por Capital Empleado ROCE (%) Rentabilidad Cash flow excluyendo dividendos (M$) Costo Mínimo Cash flow incluyendo dividendos (M$) Satisfacer los umbrales de Cuenta Ganancias y Perdidas (después impuestos) crecimiento rentable Margen Neto (ctvs/galon) Gastos Totales de Explotación (ctvs/galon) Crecimiento volumen ventas al por menor de gasolina [%] Crecimiento volumen ventas al por mayor [%] Crecimiento volumen ventas lubricantes [%] Cliente Deleitar al cliente objetivo Cuota de segmento [%] Mejorar la rentabilidad de % Grandes Conductores nuestros asociados % Clasicos % Generacion Joven Comprador Misterioso Beneficio Bruto compartido con concesionarios Interna Mejorar los resultados Incidentes de seguridad ( dias sin trabajar) Desarrollo de productos, servicios y costes Incidentes ambientales de beneficios alternativos Margen Bruto de beneficios alt / Establ/Mes Costos de producción menores que ROCE de Refinería la competencia Indice fiabilidad de refinería Indice productividad refinería Mejorar resultados hardware Incidentes de seguridad refinería Costo comparativo competencia-gas Gestión de Stocks Costo comparativo competencia-distribución Nivel de existencias (millones de barriles) Calidad Indice disponibilidad de producto Indice de Calidad Aprendizaje Implicación Organizacional Indice estudio de clima Crecimiento Competencias clave y habilidades Disponibilidad de competencias estratégicas Acceso a la información estratégica Disponibilidad de sistemas estratégicos Mobil NAM&R

Slide 64: Plan de Implantación - Sistemas GENERACION 1RA Generación 2DA Generación 3RA Generación Generación del Sistema ejecutivo Modelos de Usuario Simulación de Información •Presentación • Idem 1RA •Simular el desarrollo de la organización con •Recolección Propósito amigable hipótesis y datos automática de datos de •Fácil acceso históricos diferentes fuentes •Compara unidades en el tiempo •Datos de diferentes •Acceso a info. •Hipótesis de fuentes relaciones causa-efec •Interfase usuario Características •Textos y gráficos •Simulación de •Almacén de datos presentados diferentes alternativas •Comparación entre conjuntamente estratégicas índices •Visual Basic •OLAP •Stella •Excel •Ithink Ejemplos “On line analytical processing” •Access

Slide 65: Aprobación Difusión Primer Tablero Desarrollo Sistema Comando Implementación Desarrollo Herramientas avanzadas de medición Tablero Comando Avanzado