Ceramah Audit Prestasi

5,596 views
5,218 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
5,596
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
183
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Ceramah Audit Prestasi

  1. 1. AUDIT PRESTASI Ceramah oleh: Azmin Husin Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan Jabatan Audit Negara
  2. 2. TERMINOLOGI <ul><li>AUDIT KOMPREHENSIF </li></ul><ul><li>AUDIT NILAI BAGI WANG (VALUE FOR MONEY) </li></ul><ul><li>AUDIT OPERASI </li></ul><ul><li>AUDIT KECEKAPAN & KEBERKESANAN </li></ul><ul><li>AUDIT PROGRAM/AKTIVITI </li></ul>
  3. 3. KONSEP & OBJEKTIF AUDIT PRESTASI
  4. 4. TAKRIF Satu penilaian terhadap aktiviti-aktiviti organisasi untuk menentukan sumber-sumber diurus dengan baik dari segi ekonomi, kecekapan dan keberkesanan serta keperluan-keperluan akauntabiliti telah dipatuhi .
  5. 5. Definasi (Lima Conference of INTOSAI 1977) Salah satu bidang/jenis audit yang berorientasikan prestasi, keberkesanan, ekonomi dan kecekapan perkhidmatan awam. Bidang audit ini bukan sahaja termasuk aspek-aspek spesifik mengenai pengurusan, tetapi juga aktiviti-aktiviti pengurusan yang komprehensif (termasuk sistem-sistem organisasi dan pentadbiran).
  6. 6. PETIKAN DARIPADA PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2/1979 Audit Pengurusan adalah berkenaan dengan perkara tanggungjawab pengurusan dalam hal-hal penggunaan wang awam, harta-benda, kakitangan-kakitangan dan sumber-sumber lain. Dalam perkataan lain, Audit Pengurusan merupakan pemeriksaan yang objektif dan analitikal terhadap kecekapan dan kekesanan dalam mana sumber-sumber diurus dan digunakan. Sebagai lanjutan kepada Audit Pengurusan, Audit Program melibatkan terutamanya penyiasatan ke atas hasil-hasil atau faedah-faedah yang dicapai oleh sesuatu agensi dan juga penilaian prestasi program-program dalam pencapaian matlamat-matlamat yang ditentukan oleh Parlimen.
  7. 7. PERBANDINGAN AUDIT DALAMAN / PENGURUSAN <ul><li>AUDIT DALAMAN </li></ul><ul><li>Fokus terhadap ekonomi dan kecekapan organisasi; </li></ul><ul><li>Melapor kepada Pengurusan </li></ul><ul><li>Mengaudit fungsi & aktiviti secara berasingan </li></ul><ul><li>Mekanismenya kepada pemantauan terus menerus </li></ul><ul><li>AUDIT PRESTASI </li></ul><ul><li>Fokus terhadap ekonomi, kecekepan dan keberkesanan; </li></ul><ul><li>Lapor kpd. Pengurusan/Parlimen; </li></ul><ul><li>Review organisasi & program secara menyeluruh; </li></ul><ul><li>Mekanismenya adalah tidak terus menerus </li></ul>
  8. 8. PERBEZAAN AUDIT PENGURUSAN / KEWANGAN <ul><li>KEWANGAN </li></ul><ul><li>Guna data kewangan sahaja untuk menggubal pendapat mengenai kedudukan kewangan dan pematuhan undang/peraturan </li></ul><ul><li>PENGURUSAN </li></ul><ul><li>Guna data kewangan dan bukan kewangan utk. menilai ekonomi & kecekapan dlm. Pengurusan sumber. </li></ul>
  9. 9. <ul><li>Fokus kpd. Kesilapan, ketinggalan, penipuan dalam transaksi; </li></ul><ul><li>Tiada komen samada jabatan kerajaan memenuhi kehendak kumpulan sasaran yang diberi khidmat; </li></ul><ul><li>Tidak memberi syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan & keberkesanan. </li></ul><ul><li>Fokus terhadap prestasi keseluruhan organisasi - program/projek/aktiviti; </li></ul><ul><li>Menilai sejauh mana jabatan kerajaan memenuhi ekspektasi kump. sasaran. </li></ul><ul><li>Membuat syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan dan keberkesanan. </li></ul>
  10. 10. AUDIT PRESTASI * EKONOMI * KECEKAPAN * KEBERKESANAN AUDIT KORPORAT AUDIT KERAJAAN *PENDAPAT KEDUDUKAN KEWANGAN *PEMATUHAN SKOP AUDIT PRESTASI
  11. 11. OBJEKTIF AUDIT <ul><li>Untuk memberi maklumat kepada Pengurusan/Parlimen samada pengurusan sumber i.e kewangan, tenaga dan fizikal telah dibuat dengan ekonomi, cekap dan berkesan; </li></ul><ul><li>Kehendak akauntabiliti telah dipatuhi; </li></ul><ul><li>Menambahbaik kualiti perkhidmatan awam dengan menggalakkan amalan-amalan pengurusan yang cemerlang. </li></ul>
  12. 12. Pek.Perb.2/1979 Perenggan 4. Maksud Dengan perkembangan jentera-jentera kerajaan yang begitu pesat dan bertambah kompleksnya operasi-operasi kerajaan, telah menyebabkan selalunya berlaku perwakilan fungsi-fungsi pengurusan dan pentadbiran kepada peringkat pengurusan bawahan. Oleh itu terdapatlah satu keperluan yang penting bagi menentukan bahawa &quot;accountability&quot; dan pengurusan kewangan adalah dijalankan dengan berpatutan . Di samping itu, perubahan-perubahan semasa dalam sistem-sistem belanjawan, kewangan dan perakaunan telah mendesak keperluan bagi menubuhkan Unit-unit Audit Dalam di agensi-agensi terpilih. Unit-unit tersebut akan menyiasat aktiviti-aktiviti dan operasi-operasi agensi-agensi yang berkenaan secara berterusan serta juga melaporkan pendapat/syornya ke pihak pengurusan atasan dengan sertamerta.
  13. 13. STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT <ul><li>1. BERASASKAN PROSEDUR </li></ul><ul><ul><li>Auditan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur penting untuk menjayakan sesuatu program atau pengeluaran sesuatu output. Menentukan implikasi/kesan terhadap ketidakpatuhan terhadap output/hasil program/projek. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sumber Kriteria-kriteria:- </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Arahan, panduan kerja polisi dan peraturan organisasi </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Prosedur-prosedur dan aktiviti di organisasi lain. </li></ul></ul></ul>
  14. 14. STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT <ul><li>2. BERASASKAN RESULT </li></ul><ul><ul><li>Auditan dibuat berdasarkan output (result) sesuatu program/projek dan mengenalpasti punca/sebab kelemahan-kelemahan akibat ketidakpatuhan prosedur. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sumber Kriteria-kriteria: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Result yang dijangkakan/dirancangkan. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Kos output seunit </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Kualiti dan jangkamasa output </li></ul></ul></ul></ul>
  15. 15. Konsep 3 E’s <ul><li>E konomi </li></ul><ul><ul><li>meminimumkan kos sumber yang digunakan dengan mengambilkira kualiti yang baik. </li></ul></ul><ul><ul><li>Juruaudit akan menentukan samada sumber digunakan:- </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kuantiti yang betul </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pada tempat yang betul </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Masa yang tepat </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Jenis yang betul(Spesifikasi,Kualiti) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kos yang berpatutan </li></ul></ul></ul>
  16. 16. Konsep 3 E’s <ul><li>E fficiency (Kecekapan) </li></ul><ul><ul><li>hubungan antara input dan output </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pertambahan output - input tak berubah </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Penurunan input - output tak berubah </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>contoh penggunaan katil hospital, bilik bedah dan penggunaan ubat-ubatan </li></ul></ul>
  17. 17. Konsep 3 E’s <ul><li>E ffectiveness (Keberkesanan) </li></ul><ul><ul><li>Setakat mana program/projek mencapai objektif yang ditetapkan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pada praktikalnya, konsep untuk susah untuk ditentukan dan diukur. </li></ul></ul>
  18. 18. Konsep 3 E’s <ul><ul><li>E ffectiveness (Keberkesanan) </li></ul></ul><ul><ul><li>Untuk melapor mengenai keberkesanan, attributes berikut boleh dipakai:- </li></ul></ul><ul><ul><li>1. Penerimaan oleh klien. </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Arahtuju Pengurusan </li></ul></ul><ul><ul><li>3. Relevance </li></ul></ul><ul><ul><li>4. Pencapaian Objektif </li></ul></ul><ul><ul><li>5. Pencapaian/Hasil Kewangan </li></ul></ul><ul><ul><li>6. Kos & Produktiviti </li></ul></ul><ul><ul><li>7. Penjagaan Aset </li></ul></ul><ul><ul><li>8. Persekitaran Tempat Kerja </li></ul></ul>
  19. 19. E ffectiveness (Keberkesanan) <ul><li>Sumber Maklumat Mengenai Keberkesanan </li></ul><ul><ul><li>Sumber Dalaman Organisasi </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Penyata Kewangan dan akaun, laporan kemajuan fail peribadi, Rancangan Strategik dll. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Survey Pengguna </li></ul></ul><ul><ul><li>Standard Industri Yang Sedia Ada </li></ul></ul>
  20. 20. Standard-standard Pemeriksaan Audit Prestasi (U.S GAO)
  21. 21. Standard-standard Pemeriksaan <ul><li>Kerja hendaklah dirancang </li></ul><ul><li>Kakitangan hendaklah dikawal selia </li></ul><ul><li>Pematuhan kpd. Undang-undang/peraturan </li></ul><ul><li>Pemahaman tentang kawalan-kawalan pengurusan </li></ul><ul><li>Bukti audit yang mencukupi, kompeten dan relevan hendaklah diperolehi untuk menyokong penemuan dan rumusan audit. </li></ul>
  22. 22. KAEDAH DAN TEKNIK PENGAUDITAN
  23. 23. PROSES AUDIT <ul><li>1. PERANCANGAN </li></ul><ul><ul><ul><li>Overview </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Survey </li></ul></ul></ul><ul><li>2. PEMERIKSAAN </li></ul><ul><ul><ul><li>Detailed Audit </li></ul></ul></ul><ul><li>3. PELAPORAN </li></ul><ul><li>4. TINDAKAN SUSULAN </li></ul>
  24. 24. PROSES AUDIT PRESTASI
  25. 25. PROSES PERANCANGAN <ul><li>OVERVIEW </li></ul><ul><ul><li>Proses memahami dan mengumpul maklumat awal mengenai:- </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>madat, organisasi, belanjawan, program-program utama, undang-undang dan peraturan berkaitan dan prosedur asas. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Memberi panduan kpd. Juruaudit terhadap bidang-bidang yang perlu diaudit (secara kasar) dan juga yang ada kepentingan umum atau negara. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Penetuan Lines of Audit Enquiry (LAE) </li></ul></ul></ul>
  26. 26. PROSES PERANCANGAN <ul><li>2. SURVEY AWALAN (Preliminary) </li></ul><ul><ul><li>Setelah mengenal pasti bidang untuk ditumpukan, jalankan survey terhadap bidang-bidang yang dipilih. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ini dijalankan secara lebih terperinci berbanding proses overview. </li></ul></ul><ul><ul><li>Maklumat-maklumat yang perlu dalam survey adalah: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Latar Belakang dan Sejarah </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Perancangan/Kewangan/Pelaksanaan/Operasi Program/Aktiviti/Projek </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kriteria-kriteria Audit </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Isu-isu yang berpotensi (Matters of Audit Significance) </li></ul></ul></ul>
  27. 27. PROSES PEMERIKSAAN <ul><li>Program Audit </li></ul><ul><ul><li>Objektif, Skop, Metodologi Audit </li></ul></ul><ul><li>Pemeriksaan & Analisis </li></ul><ul><ul><li>Entry Conference </li></ul></ul><ul><ul><li>Persampelan </li></ul></ul><ul><ul><li>Mendapatkan Bukti Audit </li></ul></ul><ul><ul><li>Analisis data/maklumat </li></ul></ul><ul><ul><li>Mengenalpasti Kriteria dan Keadaan </li></ul></ul><ul><ul><li>Mengenalpasti Sebab dan Kesan </li></ul></ul><ul><li>Menggubal Penemuan dan Syor </li></ul><ul><li>Kertas Kerja </li></ul><ul><li>Exit Conference </li></ul>
  28. 28. PELAPORAN <ul><li>Laporan Audit Pengurusan mengandungi:- </li></ul><ul><ul><li>1. Fakta-fakta mengenai program/projek/aktiviti:- </li></ul></ul><ul><ul><li>Latar Belakang, Perancangan, Sumber Kewangan, Pelaksanaan, Operasi, Prosedur </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Penemuan-penemuan </li></ul></ul><ul><ul><li>Pencapaian Objektif </li></ul></ul><ul><ul><li>Pembaziran </li></ul></ul><ul><ul><li>Ketidakcekapan (Inefficiencies) </li></ul></ul><ul><ul><li>Kelemahan pengurusan </li></ul></ul><ul><ul><li>Ketidakpatuhan (Non-compliance) </li></ul></ul>
  29. 29. PELAPORAN(samb.) <ul><li>3. Syor-syor Audit </li></ul><ul><ul><ul><li>Syor-syor penambaikan </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Tepat, jelas, spesifik dan boleh dilaksanakan </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Penjimatan kos atau faedah-faedah lain </li></ul></ul></ul>
  30. 30. Menggubal Penemuan & Syor <ul><li>Elemen-elemen berikut dipakai:- </li></ul><ul><ul><li>KRITERIA (Apa sepatutnya dipatuhi/ikuti) </li></ul></ul><ul><ul><li>KEADAAN (Apa yangdiamalkan/diikuti) </li></ul></ul><ul><ul><li>SEBAB/PUNCA (Mengapa berlaku) </li></ul></ul><ul><ul><li>KESAN (Akibatnya dan kesan terhadap pengguna, masyarakat, sosio-ekonomi/budaya, negara, etc.) </li></ul></ul>
  31. 31. HUBUNGAN 3E’S DGN. MODEL PROGRAM PROJEK TELAGA TIUB OUTPUT PENCAPAIAN IMPAK INPUT Ekonomi 4 Ms Men,Money Machines,Materials Efficiency Bil. Telaga Tiub Dibina Effectiveness * Setakat mana paras air menurun * Luas tanah didapat balik *Tambahan Pendapatan Penduduk
  32. 32. Indikator bagi Ekonomi dan Kecekapan <ul><li>Indikator yang utama dalam pengukuran isu-isu ekonomi dan kecekapan ialah:- </li></ul><ul><ul><li>KOS </li></ul></ul><ul><ul><li>SUMBER-5 M’s </li></ul></ul><ul><ul><li>PRESTASI </li></ul></ul><ul><ul><li>KETEPATAN MASA </li></ul></ul>
  33. 33. Bidang-bidang Yang Terlibat (Isu-isu Ekonomi dan Kecekapan) <ul><li>Pengurusan aset/inventori </li></ul><ul><li>Perolehan dan Kontrak </li></ul><ul><li>Pembayaran dan Kutipan Hasil </li></ul><ul><li>Pengurusan geran/pemberian </li></ul><ul><li>Pengurusan logistik </li></ul><ul><li>Belanjawan </li></ul><ul><li>Kos Pentadbiran dan Perjalanan </li></ul><ul><li>Sistem maklumat pengurusan </li></ul>
  34. 34. Elemen-elemen Dalam Pemeriksaan & Pelaporan KRITERIA KEADAAN CAUSE EFFECTS
  35. 35. KRITERIA <ul><li>Standard yang ditetapkan/diambil oleh Juruaudit untuk membuat pengukuran dan penilaian sesuatu program/projek yang diaudit. </li></ul><ul><li>Contoh-contoh </li></ul><ul><ul><li>undang-undang, peraturan, pekeliling, polisi prosedur, rancangan, standard (eg. MS ISO) </li></ul></ul>
  36. 36. Mengenal pasti Kriteria <ul><li>1. Kenal pasti peraturan, undang-undang polisi, prosedur, standard dsb. </li></ul><ul><li>2. Semak </li></ul><ul><li>3. Kumpul maklumat awal </li></ul><ul><li>4. Pilih Kriteria yang relevan </li></ul><ul><li>5. Tentukan kriteria ini umum atau spesifik berbanding dgn. Keadaan (condition) </li></ul>
  37. 37. Mengenal pasti Kriteria (samb.) <ul><li>Menilai dan menyemak kriteria dari segi: </li></ul><ul><ul><li>Logik </li></ul></ul><ul><ul><li>Kemungkinan (Fisibiliti) </li></ul></ul><ul><ul><li>Relevan </li></ul></ul><ul><ul><li>Ketepatan </li></ul></ul>
  38. 38. KEADAAN (Condition) <ul><li>Keadaan yang berlaku dalam sesuatu program/projek/aktiviti yang perlu difahami dan dikenal pasti elemen-elemennya. </li></ul><ul><li>Supaya dapat membuat penilaian </li></ul><ul><li>Keadaan boleh dikenalpasti di peringkat berikut:- </li></ul><ul><ul><li>organisasi -budaya organisasi, </li></ul></ul><ul><ul><li>kumpulan kerja -aliran kerja, peralatan, komunikasi </li></ul></ul><ul><ul><li>Individu/Personel -kelayakan, latihan </li></ul></ul><ul><ul><li>Persekitaran -Teknologi, pembekal, pelanggan </li></ul></ul>
  39. 39. CAUSE(Sebab/Punca) <ul><li>Causes - Sebab musabab/punca keadaan yang tidak selaras/menepati kriteria, yang wujud dalam program/projek/aktiviti. </li></ul><ul><li>3 langkah menggubal Causes adalah:- </li></ul><ul><ul><li>Menghasilkan causes daripada kriteria dan condition yang ditemui; </li></ul></ul><ul><ul><li>Menentukan causes yang boleh diambil tindakan </li></ul></ul><ul><ul><li>Mengesahkan kesahihan causes </li></ul></ul>
  40. 40. Menghasilkan Causes <ul><li>Maklumat mengenai Causes (sebab musabab) boleh diperolehi daripada soal selidik, carta aliran, carta organisasi dsb. </li></ul><ul><li>Maklumat juga boleh diperolehi daripada analisis kawalan pengurusan/kawalan dalaman. </li></ul><ul><li>Salah satu teknik untuk mengenal pasti Causes adalah Rajah Tulang Ikan . </li></ul>
  41. 41. Rajah Tulang Ikan Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama ISU/MASALAH (CONDITION) Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama
  42. 42. EFFECTS (Kesan) <ul><li>Setelah selesai mengenal pasti Kriteria, Condition (keadaan), langkah seterusnya adalah mengenal pasti effects daripada kelemahan/kepincangan dalam program/projek/aktiviti yang dikaji. </li></ul><ul><li>Menggariskan Effects dalam penemuan audit adalah penting kerana:- </li></ul><ul><ul><li>boleh dijadikan sebagai pemangkin untuk perubahan </li></ul></ul><ul><ul><li>boleh meyakinkan Pengurusan mengapa tindakan menambahbaikan/perubahan perlu. </li></ul></ul><ul><ul><li>Berkait dengan pencapaian objektif </li></ul></ul>
  43. 43. Jenis-jenis Effects <ul><li>Terdapat 2 jenis effects:- </li></ul><ul><ul><li>Effects kecil </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tidak ketara, tiada kaitan secara langsung dengan program/projek. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Effects Utama </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kos/ekonomi </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Masa/effectiveness </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pencapaian matlamat & objektif program/projek. </li></ul></ul></ul>
  44. 44. Ciri-ciri Effects <ul><li>Effects sebenar - akibat/kesan daripada condition semasa atau lepas di mana tindakan pembetulan perlu untuk mengubah prosedur/proses/amalan yang tidak ekonomi dan cekap. </li></ul><ul><li>Effects berkemungkinan - kesan yang logik yang akan berlaku. </li></ul><ul><li>Effects Signifikan - Effects penting yang memberi kesan ketara dan perlu tindakan pembetulan. </li></ul><ul><li>Effects Boleh Diukur - diukur dengan data-data sejarah atau data-data anggaran. </li></ul>
  45. 45. Fokus Audit Effectiveness(Kecekapan) <ul><li>Tentukan samada objektif adalah sesuai, relevan dan tepat. </li></ul><ul><li>Tentukan setakat mana program telah mencapai matlamat yang ditetapkan. </li></ul><ul><li>Tentukan samada Pengurusan telah mengambil kira berbagai alternatif yang menghasilkan pencapaian yang lebih berkesan dan kos yang lebih rendah. </li></ul><ul><li>Kenal pasti cara lain untuk menambahbaikan program. </li></ul><ul><li>Tentukan undang-undang/peraturan yang berkaitan dipatuhi. </li></ul>
  46. 46. <ul><li>Sekian, wasallam </li></ul>

×