Minitmesyuarat

6,843 views

Published on

Published in: Technology, Sports
5 Comments
6 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
6,843
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
387
Comments
5
Likes
6
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Minitmesyuarat

  1. 1. MINIT MESYUARATMohd.Noor JabarBahagian Pengembangan bahasa Melayu DBP<br />
  2. 2. Minit mesyuarat ialah<br />Laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Terdapat dua peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat, iaitu :<br />
  3. 3. 1.Peringkat pertama, setiausaha mencatat :<br />Semua isi penting –mula hingga akhir.<br />Semua keputusan yang dicapai <br />Cadangan dan sokongan serta undian yang dibuat<br />Nama pencadang dan penyokong <br />Jumlah undi menyokong dan menentang<br />
  4. 4. 2. Kedua, setiausaha menulis minit secara gramatis, jelas dan tepat.<br />Draf minit disediakan 3 hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi<br />Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas mesyuarat.<br />Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam mesyuarat<br />
  5. 5. PENULISAN MINIT MESYUARAT<br />minit mesyuarat penting kerana minit merupakan sumber rujukan masa hadapan. <br />Format minit lazimnya, disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.<br />
  6. 6. Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal yang berikut :<br />Butiran tentang mesyuarat<br />Nama mesyuarat<br />Bilangan kali mesyuarat<br />Tarikh<br />Masa<br />Tempat<br />
  7. 7. Dokumen<br />Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)<br />Senarai Kehadiran<br />Senarai lengkap anggota yang hadir penting bagi pengesahan minit dan pandangan mereka sama ada sah atau tidak. <br />
  8. 8. Kehadiran ditulis mengikut susunan yang berikut :<br /> Hadir - nama anggota mesyuarat yang hadir serta jawatan<br /> Turut hadir - senarai nama (bukan AJK) yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas<br /> Tidak hadir - senarai nama anggota yang tidak hadir (sama ada dengan alasan atau tidak) <br />
  9. 9. Isi Minit Mesyuarat <br />Ucapan alu-aluan pengerusi majlis<br />Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu<br />Perkara berbangkit<br />Perkara yang ditetapkan dalam agenda<br />Hal-hal lain<br />Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi<br />Tandatangan pencatat (setiausaha)<br />Tandatangan penyemak/pengerusi mesyuarat<br />
  10. 10. Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3) hari selepas mesyuarat.<br />Selepas itu :<br />Fotostat minit yang telah disemak hantar setiap anggota seminggu selepas mesyuarat<br />Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat<br />
  11. 11. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT<br />Pengerusi mengarah setiausaha membaca minit mesyuarat<br />Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir<br />Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)<br />Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salah<br />
  12. 12. Perkara berbangkit – laporan sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir secara ringkas. <br />Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau institusi atau pegawai yang berkenaan<br />
  13. 13. Mencatat hal-hal lain dan perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat<br /><ul><li>Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi menandatangani minit pada tempat yang disediakan</li></li></ul><li>CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK<br />Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya bersifat formal- menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :<br />
  14. 14. BETUL : memandangkan bahawa .............maka.......<br />SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab<br />BETUL : berbangkit daripada ...........<br />SALAH : oleh itu<br />BETUL : beliau berpendapat ..........<br />SALAH : beliau berfikir ..........<br />BETUL : beliau atau mereka<br />SALAH : saya, kita, anda atau saudara....<br />
  15. 15. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya:<br />Mesyuarat bersetuju menerima ...................<br />Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa ..................<br />
  16. 16. Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-kata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti :<br />Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan.<br /> Contohnya : <br /> a. Jawatankuasa kecil penganugerahan...................... telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada........................tanpa sebarang pindaan<br />
  17. 17. Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………….telah disahkan tanpa sebarang pindaan<br />
  18. 18. Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan. Contohnya :<br /> a). Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada ………………dengan pindaan yang berikut :<br />i) ……………………..<br />ii) ………………………..<br />iii) ……………………….<br />
  19. 19. b). Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………………… telah disahkan dengan pindaan yang berikut :<br />i) ………………………..<br />ii) …………………………<br />iii) …………………………<br />
  20. 20. Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian. Contohnya :<br />a). Batalkan ceraian ……….. yang berbunyi<br />b). Gantikan dengan …<br />
  21. 21. Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah :<br />Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan<br />Mencadangkan, Membincangkan, dibincangkan<br />Mengesyorkan, disyorkan<br />
  22. 22. Contohnya :<br />a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula.<br />b). Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal tersebut dengan teliti<br />c). Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan syarat kemasukan yang ada sekarang.<br />
  23. 23. Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut :<br />Bersetuju atau menolak <br />Meluluskan atau tidak meluluskan <br />Memperakukan atau tidak memperakukan<br />
  24. 24. Contohnya :<br />a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang dikemukakan<br />b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan permohonan penduduk kampung itu<br />c). Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan<br />
  25. 25. Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut :<br />Bahawa, supaya dan yang<br />
  26. 26. Contohnya :<br />a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil penyertaan.<br />b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu lalu.......<br />
  27. 27. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan (lihat contoh minit mesyuarat).<br />
  28. 28. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat - bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir. Contohnya :<br />Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30.petang.<br />
  29. 29. Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat, dicatat nama dan jawatan orang yang mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat. <br />Misalnya : <br />Disediakan oleh Disahkan oleh<br /> t.t t.t<br />………………….. …………………<br />(Nama Penuh Setiausaha)( Nama Penuh Pengerusi)<br />

×