Manajemen rapat
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Manajemen rapat

on

  • 288 views

 

Statistics

Views

Total Views
288
Views on SlideShare
288
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
9
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Manajemen rapat Manajemen rapat Presentation Transcript

  • .............Please WaitPlease wait Bismillahirrahmanirrahiiim
  • RAPATRAPAT RAPAT RAPAT RAPAT
  • Kenapa harus rapat…...• Distribusi dan pertukaran informasi• Menjalankan fungsi organisasi• Informasi yang didapat semua orang sama• Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming• Untuk Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi antar personal, tim/bidang• Mencari komitmen bersama
  • Intensitas Akibat  Banyak waktu terbuangTerlalu  Anggota tim tidak punya cukupSering waktu untuk mengimplementasikan keputusan. Kemungkinan lain,  Tim menjadi tidak fokus karena banyak keputusan yang diambilJarang  Anggota tim kehilangan arah, tidak tahu sasaran yang harus dicapai bersama sehingga anggota tim menjadi berjalan sendiri sendiri
  • Jika Ini yang terjadi…  Waktu rapat yang terus molor tanpa batas  Rapat rutin tanpa agenda yang jelas  Pembicaraan tidak fokus  Terjadi adanya dominasi individu  Tidak ada mekanisme rapat  Manajemen konflik yang lemah  Tidak ada keputusan yang jelas  Dinamika kelompok yang kurang/pasif  Ketua ingin dia yang paling benar dan tidak boleh dibantah  Rapat hanya menjadi ajang menyerang lawan atau mempertahankan pendapatTidak Efektif
  • Kapan dan dimana rapat akan dilakukan Jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelasIngat !Jika anda tidak memperhatikanrambu rambu dan tidak tahu tujuananda maka anda akan trsesat dankehilangan arah
  • Selanjutnya…..Mengirimkan pemberitahuan sehinggayang akan di undang rapat harusmenerima pemberitahuan sebelumnyaMempersiapkan tempat rapat danperalatan yang dibutuhkan dengan baikYang terpenting memastikan bahwa parapeserta rapat menyiapkan data atauinformasi yang relevan dengan agendarapat
  • Kemampuan mendengar dengan aktifMengetahui persoalan dengan rinciMemandu jalannya diskusiMemotong diskusi yang tidak relevanMampu menerima kritikMemantau waktu RapatMengambil KeputusanMenyimpulkan hasil rapat dengansederhana dan mudah dimengertiMembuat risalah rapat; dikerjakan olehsekretaris atau seorang peserta rapatdalam format yang sederhana
  • Dalam rapat kita akan bertemudengan berbagai karakter manusia
  • Batas kewajaran dalam berbeda pendapatTingkat Nilai Karakteristik Organisasi TingkatPerbedaan Responsif &Pendapat Kemampuan OrganisasiTidak ada Negatif Tidak peduli, jumud, lambat Rendahatau rendah antisipasi, tingkat kreatifitas untuk mencari alternatif baru rendah, tidak ada inovasiBatas Positif Dinamis, bebas berpendapat, TinggiKewajaran selalu mencari solusi, kreatifitas positif untuk mencapai targetTinggi Negatif Mengada-ada, tidak ada Rendah kerjasama, aktivitas kontraproduktif, tidak terkendali dan tidak terkoordinir dengan baik
  • TinggiKepedulianOrganisasi Rendah Tinggi A B C Tingkat Perbedaan
  • Membagikan hasil rapat secara tertulisMembuat rencana tindakan sederhanadalam suatu lembar (sheet) yang terdiriatas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati,oleh siapa, jadwalnya dan status darikegiatan tersebut (who, to do what, when,and the status)Memantau semua aktivitas besertapelaksanaan dari hasil rapat.Hasil pantauan sebaiknya dibicarakansecara singkat pada rapat berikutnya
  • 10 Rumus untuk melaksanakan rapat dengan sukses1. Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan2. Rencanakan suatu rapat dengan baik3. Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat4. Waktu dan jadwal rapat sangat berharga5. Kendalikan rapat tersebut6. Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai pengalaman7. Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota8. Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana9. Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan10. Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif
  • Model rapat, sebuah alternatifTahap 1. PembukaanTahap 2. Evaluasi kegiatan pekan laluTahap 3. Pembahasan agenda rapatTahap 4. Penutupan.
  • Tahap 1. Pembukaan PJ pembukaan/ MC, sebaiknya telah ditunjuk pekan lalu Pembukaan. Kapan boleh dimulai, urutan pemimpin, bila mulai terlambat. Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. Nasihat/arahan. Giliran, bahan, pembicara , mekanisme, alokasi waktu. Pengajuan agenda Pengantar umum rapat.
  • Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu PJ sekretaris Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. Mengecek hasil pekerjaan Apa yang perlu diagendakan kembali. Konsep penting dan mendesak
  • Tahap 3. Pembahasan agenda rapat PJ pemimpin Penetapan agenda rapat: permanen dan nonpermanen Alokasi waktu per agenda Notulensi rapat (sekretaris) Manfaatkan teknik pemecahan masalah Laksanakan konsep
  • Tahap 4. Penutupan. PJ. Sekretaris Hasil Keputusan dibaca ulang Person yang terkait mencatat Receck buat yang penting Apa yang akan dikerjakan pekan depan Berkas penting tercecer perjanjian khusus, kontak hamdalah.
  • Sesungguhnya hari ini adalah satu hari di antara hari-hari Allah, tidak pantas diisi dengan kebanggaan dankesombongan/keangkuhan. Ikhlaskanlah amalmu dan tujulah Allah dengan amalmu, karena hari ini menentukan hari-hari yang akan datang.
  • Teruslah bergerak hingga KELELAHAN ituLELAH mengikutimuTeruslah berlari hingga KEBOSANAN itu BOSANmengejarmuTeruslah berjalan hingga KELETIHAN itu LETIHbersamamuTeruslah bertahan hingga KEFUTURAN ituFUTUR menyertaimuTetaplah berjaga hingga KELESUAN itu LESUmenemanimu
  • Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan. (Q.S. Al Hasyr : 18)
  • Untuk saudaraku yang aku cintai karena Allah‘Fasiruu bi barakatillah wa antum fa’izuun (Berangkatlah kalian dengan keberkahan Allah dan kalian akan menang)