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  • 1. AGIL Versão 3.0 Manual de Utilizador (Provisório) JANEIRO 2010
  • 2. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Í ndice 0 Introdução 3 1 Login 4 1.1. Atribuição de Novos Acessos 4 1.2. Alteração da Senha de Acesso 5 2 Aba Principal 7 2.1. Dashboard 7 2.2. Projecto 7 2.3. Agenda 7 2.4. Listagens 9 a. Campos a visualizar 10 b. Filtros 11 c. Paginação 11 2.5. Relatórios 12 2.5.1. Plano Semestral de Actividades 12 2.6. Outputs 13 3 Aba de Projecto 15 3.1. Início 15 3.2. Sessões 16 3.2.1. Criar Sessão 16 3.2.2. Registar Presenças 16 a. Grupos 17 b. Participantes 18 3.2.3. Sessões de Grande Envolvência 18 3.2.4. Criar indivíduo temporário 19 3.3. Indivíduos 19 3.3.1. Dados Pessoais 20 3.3.2. Dados do agregado 20 3.3.3. Escola 20 3.3.4. Formação Profissional 21 3.3.5. Emprego 21 3.3.6. Certificação TIC 22 3.4. Actividades 22 3.4.1. Alterar Actividades 23 3.5. Desenho 23 3.5.1. Plano semanal 23 3.5.2. Objectivos Gerais e Específicos 24 3.5.3. Reuniões 24 3.5.4. Destinatários, Beneficiários e sua Caracterização 24 3.6. Consórcio 24 3.7. Equipa 24 3.7.1. Alterações à Equipa de Projecto 25 3.8. Diagnóstico 25 3.9. Território 26 3.10. Resumo Histórico 26 4 Alterações ao Projecto 27 4.1. Notificações 28 2 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 3. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local I ntrodução Este manual de utilizador tem por objectivo orientar os recursos humanos dos projectos Escolhas num primeiro contacto com a Aplicação para a Gestão da Informação Local (AGIL), ferramenta de acompanhamento e avaliação online dos projectos financiados pelo Programa Escolhas. Este é ainda um manual provisório pois não integra informação relativa a alguns módulos a integrar futuramente na aplicação. Há muitos outros recursos a integrar, no entanto, estes irão sendo disponibilizados de uma forma faseada durante as próximas semanas. Depois de feito o login e após uma primeira ambientação à plataforma, é aconselhável rever toda a informação inserida sobre o vosso projecto. Alguma incorrecção encontrada à data actual deverá ser desde logo modificada por vós. Alguma ficará imediatamente disponível, outra necessitará da aprovação do Programa Escolhas (ler informação mais adiante). Sendo uma plataforma bastante diferente das anteriores, esta tem como uma das principais diferenças a criação de perfis próprios para cada um dos utilizadores. Isto é, cada técnico utilizador da plataforma poderá adaptar o seu perfil às suas necessidades. A criação de listagens é disso um excelente exemplo. Realizada a exploração inicial da plataforma e lido este manual com muita atenção, estão prontos a inserir indivíduos e registar sessões. São estes os primeiros e principais passos a dar. Não só no início mas sempre. A AGIL utiliza um certificado de segurança (SSL) para garantir que o acesso dos utilizadores ao sistema é feito de forma segura. Este sistema garante a privacidade e confidencialidade dos dados transmitidos através da Internet entre o seu navegador e a aplicação. Referir ainda que o Programa Escolhas não tem qualquer acesso à área de Indivíduos do projecto. Os dados dessa área utilizados para avaliação dos projectos e do Programa (tipo de público; sexo; idade; escolaridade; nacionalidade; ocupação/desocupação; encaminhamentos; certificações TIC; etc.), são apresentados de uma forma já tratada estatisticamente, não havendo necessidade de qualquer identificação dos indivíduos em causa. Por fim, é altamente aconselhável a utilização do browser Mozilla Firefox (http://www.mozilla- europe.org/pt/firefox) para navegar na AGIL. 3 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 4. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 1 Login Figura 1 Após concluir o processo de alterações ao projecto constantes em Termo de Aceitação, estarão preparados para aceder finalmente à AGIL. Sempre que desejar aceder à referida aplicação, localizada no endereço http://agil.programaescolhas.pt, deverá fazê-lo colocando já o e-mail do projecto, assim como a senha de acesso que definiu durante o período de alterações ao projecto. De início, cada projecto terá apenas um utilizador, o Coordenador, sendo este o responsável por atribuir novas senhas de acesso aos elementos da sua equipa que julgar necessários. Para além da AGIL propriamente dita, esta plataforma integrará igualmente a Aplicação Financeira (AFINA), o novo gestor de websites de projecto, um centro de documentação assim como outros módulos em preparação. 1.1. Atribuição de Novos Acessos A atribuição de novos acessos só pode ser realizada pelo Coordenador de projecto. Para o fazer, deve seguir as seguintes orientações: 1. Clicar em Agil X/Projecto/Equipa; 2. Seleccionar o elemento da equipa pretendido; 3. Clicar em Dados do utilizador; 4. Inserir e-mail e gravar; 4 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 5. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 5. Inserir a senha, confirmá-la e clicar em Confirmar a Senha. Figura 2 A partir desse momento, o técnico em referência poderá aceder à AGIL. 1.2. Alteração da Senha de Acesso Para alterar os seus dados de acesso, nome, e-mail ou senha, deverá clicar no link com o seu nome visível no canto superior direito do ecrã. Feito isto, ser-lhe-á disponibilizada uma página onde poderá alterar os dados em referência. Figura 3 5 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 6. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local DICA – Feito o login, fica imediatamente disponível uma aba lateral no lado direito onde poderão encontrar as vossas notificações e entradas de agenda – outros dados serão futuramente disponibilizados. É igualmente nesta aba que se encontra uma caixa de texto onde poderão reportar possíveis bugs do sistema. Para mostrar ou ocultar a aba em referência, basta clicar na pequena pega que consta na imagem seguinte (canto superior direito): Figura 4 6 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 7. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 2 Aba Principal Na aba principal da AGIL encontrarão neste momento seis áreas distintas: Figura 5 2.1. Dashboard Este é um espaço totalmente configurável pelo utilizador. Aqui, no sentido de poderem aceder rapidamente a uma informação mais utilizada, poderão adicionar não só listagens como outro tipo de informação. Percorrendo a aplicação, notarão certamente a existência de um botão com o título de Dashboard. Clicando nesse botão, a informação que lhe está referenciada ficará imediatamente disponível na aba do Dashboard. Nesta área poderão eliminar e mover os itens (arrastando o título do item com o rato). 2.2. Projecto Nesta área estará disponível boa parte da informação relativa ao projecto (Cfr ponto 3 deste manual) 2.3. Agenda Este espaço é destinado ao planeamento e organização do trabalho de cada elemento da equipa. Nesta área, poderão não só marcar reuniões, tarefas e eventos, como terão igualmente disponíveis as sessões do projecto previstas para cada dia. Esta visualização pode ser feita por dia, semana ou mês. Figura 6 7 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 8. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local É igualmente possível visualizar não só alguns dos tipos de eventos disponíveis, como é igualmente possível visualizar a agenda do resto da equipa. Basta marcar ou desmarcar na coluna onde se lê ‘Visível’. Figura 7 Para novos eventos deverá clicar em Adicionar evento, botão localizado no canto superior esquerdo do ecrã. Figura 8 8 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 9. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Ainda nesta área poderá igualmente convidar outras pessoas para o evento que deseja criar. Já na página apresentada, depois de clicar em Adicionar evento, terá acesso a um campo de Utilizadores Convidados. Ao escolher um convidado ou mais convidados estes receberão na sua agenda uma notificação do convite. Ao escolher no campo ‘Tipo’ a opção ‘Reunião’, e depois de escolher o respectivo ‘Sub-tipo’ da reunião, terá acesso a um campo de ‘Resumo/Relatório/Acta’ que poderá preencher, em alguns casos deverá mesmo, com um resumo, relatório ou acta’ da reunião em referência. Incluído na ficha do evento, este documento ficará igualmente disponível em formato pdf na área de ‘Relatórios’. DICA : No agenda, se clicar em alguma das sessões previstas, poderá de imediato criar essa sessão, colocando mesmo as presenças, se esta já tiver ocorrido. 2.4. Listagens Nesta área poderá criar um conjunto enorme e importante de listagens. Estas poderão estar relacionadas com as actividades, sessões, indivíduos, consórcio ou equipa. O modo de utilização é sempre o mesmo, aqui ou noutras áreas onde esteja listada informação. Figura 9 Podendo ser mais ou menos, conforme a lista em questão, nesta área de listagens temos disponíveis 4 botões diferentes. Figura 10 O Dashboard já foi referido anteriormente. Depois, há um de Configurar e um terceiro, o botão Excel, que permite exportar para Excel a listagem entretanto criada. Esta é uma opção muito interessante, pois permite a construção de novas folhas de cálculo no Excel, neste caso, já com muita informação introduzida. Por fim, há ainda um botão de Criar atalho, existente aqui e noutros locais da aplicação. Clicando neste botão poderão criar acessos rápidos da página visível, ficando estes imediatamente disponíveis na parte superior do ecrã. 9 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 10. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Figura 11 Posto isto, vamos então centrar-nos no botão Configurar, aquele que nos permite efectivamente construir a nossa listagem. Repetindo informação anterior, estes procedimentos são sempre iguais para qualquer outro tipo de listagens. Clicando em Configurar irão encontrar três áreas diferentes: Figura 12 a) Campos a visualizar Nesta área poderão escolher os campos que pretendem que apareçam na vossa listagem. Para tal, basta marcar o campo pretendido. Para alterar a ordem dos mesmos deverão clicar no campo em causa e arrastá-lo com o rato para a posição desejada. Depois de clicar em Gravar a listagem será gerada. Figura 13 Se é uma listagem que actualiza diversas vezes, pode dar-lhe um nome diferente utilizando para isso a caixa existente antes do botão Gravar. Figura 14 Desta forma e sempre que necessitar desta listagem, não necessita de a voltar a configurar. Reparará que a partir do momento em que tiver gravadas pelo menos duas listagens, estas ficarão 10 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 11. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local automaticamente disponíveis no canto superior esquerdo do ecrã. Bastará clicar na listagem pretendida e esta será automaticamente actualizada. Figura 15 b) Filtros Nesta área poderá filtrar alguma da informação solicitada na fase anterior. Para este tipo de filtro, com um máximo de três níveis, deverá preencher os três campos disponíveis (Campo/Acção/Critério) e a secção Filtrar caso. Figura 16 c) Paginação Na área de Paginação é possível controlar o número de casos que queremos que apareçam em cada página da nossa listagem. DICA : Para ordenarmos a nossa listagem segundo um dos campos, numérica ou alfabeticamente, basta clicar no título do cabeçalho do campo desejado. 11 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 12. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Figura 17 2.5. Relatórios Esta é a área destinada à elaboração de relatórios, entre os quais se destacam o Plano Semestral de Actividades e o Relatório de Avaliação (semestral, anual, final, etc.). Para criar um novo relatório basta então clicar no botão Criar relatório. Figura 18 Posteriormente, ficará disponível uma outra janela onde poderão escolher o relatório a produzir. Neste momento, apenas está disponível o Plano Semestral de Actividades. 2.5.1. Plano Semestral de Actividades Genericamente, este é um documento criado automaticamente a partir do plano de actividades do projecto. No entanto, para a finalização deste documento necessitarão de preencher alguns campos: a) Título do relatório; b) Data de Início (respeitante ao período do relatório); c) Data de fim (respeitante ao período do relatório); d) Data da reunião de consórcio deliberativa da alteração (reunião onde foi aprovado o referido plano); e) Observações – Diz respeito apenas a alguma informação impossível de ser espelhada no plano em causa. Feito o Gravar e Voltar, terão então acesso ao ficheiro em pdf do referido plano. Feito o download do documento, uma vez que este terá de nos ser enviado pela entidade promotora através do seu e-mail, deverão por fim clicar em Submeter Documento. Com a efectivação deste Submeter, quer dizer que, oficialmente, o plano está fechado, faltando apenas enviá-lo ao Escolhas por e-mail para aprovação. 12 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 13. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Quando submeterem o plano, tanto o projecto como a entidade promotora receberão uma notificação sobre o assunto. Para a aprovação oficial, bastará que a entidade promotora envie em anexo por e-mail o referido plano através do seu e-mail. Para voltar a aceder a estes documentos, deverão fazê-lo clicando em Projecto/Resumo Histórico/Documentos. Mais informações sobre estes e outros relatórios, incluindo os de avaliação, seguirão posteriormente quando disponibilizados os respeitantes módulos. 2.6. Outputs Esta área diz respeito à criação de outputs estatísticos. Nesta fase, apenas terão acesso ao Relatório de Participantes. Para tal, devem clicar em Criar Output, e na janela que se abre devem escolher o relatório pretendido, clicando posteriormente nas opções desejadas para o mesmo. Figura 19 Na listagem dos outputs já construídos, poderá não só visualizar o relatório como fazer o download em pdf do mesmo. Sempre que precisar de repetir um destes relatórios, basta que faça Visualizar pois a informação será automaticamente processada e actualizada. O mesmo se passa se necessitar apenas de editar alguns dos critérios – clicar em Editar Configurações. Figura 20 DICA : No topo da plataforma terão acesso a uma caixa de pesquisa que vos permitirá ter um acesso mais rápido a determinadas actividades ou indivíduos. Utilizando o asterisco (*) na pesquisa poderão aumentar em muito a qualidade dos resultados obtidos. Ex: Gabin* - aparecerão listadas todas as entradas com a palavra Gabin. 13 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 14. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Figura 21 14 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 15. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 3 Aba de Projecto Depois de clicar em Projecto, na aba principal, terá acesso à aba de projecto, onde encontrará toda a informação relativa à vossa intervenção. Não só a informação relativa ao desenho do projecto, como toda aquela relacionada com o registo e avaliação do mesmo – informação relativa a indivíduos e sessões. Tal como em áreas anteriores, os botões Criar Sessão e Criar Indivíduo estão sempre disponíveis. São eles efectivamente os mais utilizados. Esta aba é composta neste momento por 10 áreas diferentes: Figura 22 3.1. Início Esta área é composta por 7 secções: a) Dados gerais – com informação genérica do projecto; b) Sessões previstas – identificação das sessões previstas para ‘hoje’ e ‘amanhã’, mostrando igualmente as de ‘ontem’. Aqui, poderá também desde logo criar uma sessão, bastando para tal clicar no botão disponível à frente da hora da sessão; Figura 23 c) Estatísticas – nesta área terá acesso rápido a um conjunto de dados estatísticos relativos ao desenvolvimento do projecto nos últimos 7 dias, no último mês e desde o início; d) Utilizadores – lista de utilizadores registados do projecto; e) Pré-visualizar candidatura – pré-visualização da candidatura original; f) Área de Notificações; g) Notas Rápidas – Registo de pequenas informações necessárias ao projecto. 15 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 16. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 3.2. Sessões Por sessão entende-se o espaço temporal seguido dedicado à realização de determinada actividade - regular ou irregular. Se em determinado dia da semana, o projecto X realizou no CID@NET 2 horas de uso livre, mais 2 horas de formação e 3 horas de apoio escolar, então deverá criar para este dia 3 sessões de trabalho. O mesmo se passa, obviamente, com sessões de actividades de outras Medidas. É obrigatório o registo de todas as sessões de trabalho de um projecto financiado pelo Programa Escolhas. 3.2.1. Criar sessão Para além da capacidade de listar sessões, nesta área poderá obviamente também criá-las. Para tal, basta clicar no botão Criar Sessão situado no canto superior direito do ecrã. Figura 24 Depois de clicar no botão Criar Sessão, não só poderá criá-la como poderá desde logo editá-la, registando as presenças. Campos a preencher obrigatoriamente para a criação da sessão: a) Identificação da actividade; b) Início da sessão (dia/hora); c) Fim da sessão (dia/hora); d) Sumário. DICA : Depois de criada uma sessão e associados alguns dos potenciais participantes, é possível imprimir uma folha de presenças para a sessão em questão (ver listagem de sessões). 3.2.2. Registar presenças Para o registo de presenças deve ter-se especialmente em consideração as áreas de Grupos e Participantes: 16 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 17. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Figura 25 a) Grupos Na área de grupos podemos encontrar todos os indivíduos registados na aplicação assim como os grupos entretanto formados para facilitar a marcação de presenças. Na caixa de Filtrar Indivíduos poderá procurar mais rapidamente determinado indivíduo. Bastará escrever o seu nome na caixa em referência. No campo de Destinatários estarão listados todos os destinatários do projecto. No campo Beneficiários aparecerão listados todos os beneficiários do projecto. Ainda na área de Grupos poderá igualmente criar grupos de indivíduos com destinatários e/ou beneficiários. Primeiro, basta escrever o nome do grupo a criar e clicar em Criar novo grupo, passando este para um novo espaço de grupos criados; Segundo, para preencher o grupo, basta que clique nos destinatários e/ou beneficiários desejados e os arraste com o rato para dentro do grupo desejado. Figura 26 17 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 18. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Esta criação de grupos pretende apoiar os projectos no processo de marcação de presenças, pois em projectos com muitos destinatários e beneficiários tornar-se-ia muito fastidioso procurar os jovens na lista global. Sempre que criar uma sessão desta actividade, os grupos serão mantidos, podendo estes serem alterados ou eliminados a qualquer momento. b) Participantes É neste espaço que se dá a marcação da presença propriamente dita. Para tal, basta que arraste os indivíduos ou os grupos para dentro da caixa de participantes. Para concluir o registo só terão de marcar a presença, colocar o tempo de participação na sessão em questão e registar alguma observação que achem pertinente sobre a participação do jovem seleccionado na sessão em referência (esta observação não é obrigatória). Para eliminar indivíduos da lista de participantes basta desmarcar a caixa de presença ou clicar no X (quadrado vermelho). Figura 27 3.2.3. Sessões de Grande Envolvência Para sessões de grande envolvência deverão marcar a caixa respectiva. Sessões de grande envolvência são sessões que pela sua especificidade é muito difícil identificar nominalmente os seus participantes; ou não é sequer necessário, tendo em conta os objectivos da actividade. Por exemplo, festas comunitárias; animação genérica de recreios; exposições (o dia da exposição em que se avaliam as visitas). Sempre que marcarem esta caixa ficam apenas disponíveis espaços para se fazer uma estimativa de participação em termos de crianças e jovens, familiares e outros. Estas são sessões muito específicas, não sendo esta ferramenta de uso comum. 18 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 19. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Figura 28 3.2.4. Criar indivíduo temporário Neste campo poderão introduzir provisoriamente algum indivíduo, tendo posteriormente que finalizar o seu registo. Fica com presença na sessão mas como temporário. Enquanto não preencherem completamente a sua ficha, este não aparecerá sequer nas estatísticas do projecto. Em todo o caso poderão desde logo marcar-lhe a presença nessa sessão. Figura 29 3.3. Indivíduos Tal como noutras secções, também nesta é possível listar e filtrar os casos registados. Para a criação de um novo indivíduo deverá clicar em Criar Indivíduo. Figura 30 A área de criação de um novo indivíduo é composta por seis secções diferentes. Não sendo em boa parte de preenchimento obrigatório, este pretende ser essencialmente uma ferramenta para acompanhamento e avaliação dos projectos. Figura 31 19 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 20. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 3.3.1. Dados pessoais Estes são os dados de caracterização geral do indivíduo, incluindo a sua caracterização no quadro do público-alvo do Escolhas. Nesta área devem ter em consideração o preenchimento dos seguintes campos, tidos como obrigatórios: a) Público; b) Tipo; c) Nome – não tem de ser obrigatoriamente o nome verdadeiro. A AGIL não precisa do nome verdadeiro para efectuar o tratamento estatístico necessário à avaliação dos projectos. Pode ser uma alcunha ou outra coisa que o identifique; até pode ser um número. Para o Programa e para a avaliação que necessita de fazer, esta não é uma informação relevante. d) Sexo; e) Ano de Nascimento – apenas o ano de nascimento é obrigatório; f) Escolaridade Completa; g) Naturalidade h) Nacionalidade i) Descendente de Imigrante - e nacionalidade de origem se ‘sim’; DICA : Para projectos do Escolhas 3ª Geração, é possível fazer um auto-complete com alguma informação logo que começam a introduzir o nome do indivíduo. 3.3.2. Dados do agregado Não sendo informação obrigatória, e se o projecto o desejar, poderá inserir informação relativa ao agregado familiar do indivíduo. Esta será informação a constar em futuros outputs do projecto. 3.3.3. Escola Tanto este como os pontos que se seguem, pretendem apoiar os projectos e o Programa na recolha de informação relativa à ocupação e/ou desocupação do seu público-alvo, assim como aos encaminhamentos realizados pelo projecto. Esta é uma informação importante para muitos projectos, alvo inclusive de objectivos específicos. Assim, sempre que houver alterações a um destes níveis, pretende-se que esta informação seja actualizada, pois permitirá a construção de um histórico do indivíduo. 20 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 21. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Regressando ao tema da escola, e em condições normais – podem existir outras, apenas haverá um registo deste tipo por ano. Sobre um registo do tipo ‘escola’: a) Data de Entrada – a utilizar quando se cria um registo novo de entrada, típico de um início de ano lectivo; b) Data de Saída – a actualizar quando termina o ano lectivo ou o indivíduo abandona a escola; c) Encaminhamento – a actualizar quando uma dada integração escolar se prendeu claramente com o trabalho desenvolvido pelo projecto; d) Ano Lectivo – ano lectivo actual; e) Frequência – ano escolar frequentado; f) Aproveitamento – aproveitamento referente a este registo (fim de ano lectivo ou abandono); g) Observações – outras informações que julgar pertinentes. 3.3.4. Formação Profissional Por cada acção de formação oficialmente reconhecida em que determinado indivíduo participe, deve ser criada uma nova entrada; inicialmente, apenas com data de entrada. Depois, após ter terminado a acção de formação em causa, ou desistido, actualizar-se-á então a data de saída desse registo. a) Data de Entrada – a utilizar quando se cria um novo registo de entrada numa acção de formação; b) Data de Saída – a actualizar quando o indivíduo termina ou desiste da acção de formação em causa; c) Encaminhamento – quando uma integração em formação profissional ocorreu claramente por acção do projecto; d) Local – onde é ministrada a formação; e) Curso – título do curso; f) Tipo – tipo de curso; g) Aproveitamento - aproveitamento referente a este registo. 3.3.5. Emprego Semelhante aos anteriores na mecânica de registo, diz respeito à entrada ou abandono do mercado de trabalho. a) Data de Entrada – a utilizar quando o indivíduo arranja um emprego; b) Data de Saída – a actualizar quando o indivíduo entra no desemprego; c) Encaminhamento – quando uma integração profissional ocorreu claramente por acção do projecto; d) Local – onde está localizada a empresa; e) Empresa – nome da empresa; 21 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 22. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local f) Contrato – tipo de contrato; g) Função – função na empresa; h) Observações - outras observações julgadas convenientes pelo projecto. A actualização dos campos Escola, Formação e Emprego é obrigatória sempre que houver alguma alteração. Esta obrigatoriedade reflecte-se na prática na inserção das datas, quer de entrada, quer de saída. É esta informação que na prática permite a construção de um histórico de ocupação/desocupação. Obviamente, esta é uma informação apenas disponível para os projectos. O Escolhas tem acesso, para efeitos de avaliação do projecto e do programa, apenas às estatísticas totais resultantes dos dados de ocupação/desocupação e encaminhamentos. 3.3.6. Certificação TIC Sem ligação directa aos campos anteriores, pois não tem qualquer implicação com os conceitos de ocupação/desocupação, este espaço permitirá fazer uma avaliação sobre o número de Certificações TIC conseguidas pelo projecto. Seja utilizando alguns dos recursos disponibilizados pelo Escolhas, seja utilizando outros quaisquer ao dispor do projecto. Este espaço diz apenas respeito às certificações, isto é, deve apenas ser utilizando quando garantido o aproveitamento do indivíduo. Este registo apenas tem 4 campos: a) Data de Início – data em que iniciou a acção de formação; b) Data de conclusão – data em que concluiu a acção de formação com aproveitamento; c) Curso – tipo da acção de formação; d) Outro – a utilizar no caso de terem escolhido anteriormente a opção ‘outro’. 3.4. Actividades Aqui poderá listar, alterar e criar novas actividades. Na listagem de actividades poderá aceder aos detalhes da mesma, aos seus participantes, às sessões e ao plano regular (com pelo menos uma sessão por semana) ou irregular, conforme a actividade. Figura 32 22 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 23. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 3.4.1. Alterar Actividades Primeiramente, é importante relembrar que conforme regulamento do Programa Escolhas, o alterar e criar novas actividades necessitam da aprovação do Programa Escolhas (ver procedimento completo no ponto 4.). Assim, para alterar determinada actividade, estão disponíveis duas secções diferentes. Uma disponível depois de clicar em Ver detalhes; outra depois de clicar em Plano Regular/Irregular a) Ver detalhes – nesta secção encontrará para alteração toda a informação relativa à actividade em referência, excepto o seu plano horário semanal ou o plano de actividade irregular, conforme os casos. b) Plano Regular/Irregular – nesta secção poderá alterar o plano horário da actividade em referência, seja regular ou irregular. 3.5. Desenho Nesta área terão acesso a um conjunto importante de informação relativa ao desenho do projecto. Esta é a informação constante em candidatura. É neste momento composta por 7 secções: Figura 33 3.5.1. Plano semanal Nesta área terão acesso ao plano de actividades regulares e irregulares (ver primeira linha) em modo de calendário. Este plano será automaticamente actualizado conforme o plano de actividades apresentado em candidatura. É importante salientar que são estes planos que determinam o plano horário regular de cada um dos técnicos afectos ao projecto. Esta informação é recolhido cruzando o plano semanal do projecto com a informação respeitante aos responsáveis por cada actividade. 23 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 24. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 3.5.2. Objectivos Gerais e Específicos Nas abas seguintes terão acesso aos objectivos gerais e específicos apresentados em candidatura, incluindo indicadores e instrumentos de avaliação. Também esta informação é passível de alteração sendo contudo necessária a aprovação do Programa Escolhas. 3.5.3.Reuniões Também alterável, com necessidade de aprovação do Programa Escolhas é o plano de reuniões preconizado pela candidatura. 3.5.4. Destinatários, Beneficiários e sua Caracterização Réplica da informação constante em candidatura, esta não poderá no entanto ser alterada. A única alteração a realizar acontecerá no fim de 2010 e no fim de 2011, quando serão solicitados os dados relativos à caracterização dos destinatários para 2011 e 2012. 3.6. Consórcio Nesta área será disponibilizada toda a informação relativa ao consórcio. Alterações à composição do consórcio necessitarão de aprovação do Programa Escolhas. Isto, posteriormente à deliberação do consórcio realizada em reunião. Aquando do pedido oficial, feito através do e-mail da entidade promotora, deverão anexar a acta da reunião em referência. Em todo o caso, processos deste tipo serão despoletados através da AGIL, feita a alteração provisória e submetida a justificação. 3.7. Equipa Nesta área encontra-se toda a informação relativa aos recursos humanos do projecto. E esta inclui igualmente o seu plano semanal assim como os seus dados de acesso à plataforma. Figura 34 24 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 25. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Na área do Plano Semanal apenas poderão alterar os horários de Registos e de Reuniões. Os horários respeitantes às actividades serão automaticamente actualizados sempre que forem alterados no plano semanal do projecto (cfr 3.4.1.). Ainda na área do Plano Semanal, encontrarão uma caixa com o título de ‘Observações sobre sobreposição de actividades (especificar em cada dia em que há sobreposição qual a actividade que dinamiza):’. Em consonância com o referido no segundo parágrafo do ponto 3.5.1., é possível que um mesmo técnico tenha no seu horário, ao mesmo tempo, duas actividades diferentes. Basta que estando agregado às duas actividades não seja responsável por desenvolver todas as sessões. Esta caixa serve especificamente para clarificar esta questão, identificando dentro das sessões sobrepostas, qual a sessão que estará efectivamente a dinamizar. 3.7.1. Alterações à Equipa de Projecto As alterações à equipa de projecto, respeitantes a monitores e técnicos – entradas e saídas, não carecem de aprovação do Programa Escolhas – deverão apenas ser justificadas. Ao contrário das anteriores, as alterações de Coordenador de Projecto, Monitor CID@NET e Dinamizador Comunitário, necessitam da aprovação do Programa Escolhas – o e-mail oficial de pedido da entidade promotora terá de incluir o currículo do técnico a contratar. Tal como em casos anteriores, também este processo será despoletado através da AGIL, feita provisoriamente a alteração e submetida a justificação (ver restante processo no ponto 4.). Aprovada a alteração e para que esta informação fique completa e seja considerada, devem ainda fazer o seguinte: a. Associar o novo elemento da equipa às actividades que virá a desenvolver; b. Registar no seu Plano Semanal os tempos dedicados a Reuniões e Registos, se anteriormente tiverem sido considerados. Atenção: Sempre que for necessário substituir um técnico ou um monitor, nunca o faça actualizando o registo do técnico ou monitor cessante. Dessa forma, invalidará a possibilidade de arquivo que a AGIL possibilita. Deverá primeiro eliminar o registo do técnico ou monitor cessante e depois adicionar um novo técnico ou monitor, conforme a situação. 3.8. Diagnóstico 25 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 26. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local Esta área corresponde exactamente à informação diagnóstica incluída na candidatura. Neste espaço apenas o campo de Problemas Base poderá ser editável, de forma a poderem ir actualizando o vosso diagnóstico. Figura 35 3.9. Território Nesta área está disponível o território de intervenção assim como as moradas do projecto e do CID@NET. 3.10. Resumo Histórico Neste espaço é possível ter um resumo de todos os pedidos, notas, documentos e entradas de agenda que vão sendo registados pelo utilizador. Permitirá um acesso rápido a toda esta informação. Também neste espaço se poderá listar, ordenar e filtrar a informação. Figura 36 26 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 27. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 4 Alterações ao Projecto Genericamente, todas as alterações ao projecto seguem o mesmo procedimento. Não contabilizando alterações simples que não necessitam de qualquer aprovação do Escolhas, há outras, aquelas que envolvem directamente a alteração do desenho do projecto, em que essa aprovação é necessária e obrigatória (actividades, objectivos, consórcio, etc.). Em termos de procedimento e sempre que necessitarem de propor alguma alteração, deverão editar o campo a alterar e efectuar a alteração em causa. Ao fazerem gravar será despoletada uma janela onde será explicado o procedimento seguinte assim como será exigida uma justificação para a alteração em causa. Este procedimento será totalmente online. Feito o Submeter Pedido, e até o Escolhas aprovar a referida alteração, esta ficará pendente no sistema. Para poderem acompanhar o ponto de situação destes pedidos de alteração deverão clicar em Resumo Histórico/Pedidos de alteração. Figura 37 Clicando no Ver detalhes tem-se acesso à informação original e à informação alterada. Logo que for dada a autorização do Programa, a AGIL assumirá definitivamente as alterações propostas. Nesta 4º Geração, o Escolhas vai assumir em praticamente todas as situações o e-mail como ferramenta de comunicação e oficialização de alterações. O que será solicitado, como forma mínima de verificação e na maioria dos casos, é que as alterações nos cheguem igualmente através do e-mail da entidade promotora - não pelo do projecto, devendo ser enviado pelo seu responsável. Apenas o Coordenador de projecto está habilitado a propor alterações ao projecto. 27 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010
  • 28. Programa Escolhas - Aplicação para a Gestão da Informação Local 4.1 Notificações Com a abolição quase completa do envio de ofícios por correio, muito do trabalho administrativo funcionará com base em notificações online. Estas notificações seguirão sempre em dois sentidos. Pelo sistema e pelo e-mail. Isto é, cada vez que entrar no sistema receberá as notificações que tiver pendentes, assim como as receberá no seu e-mail. Contacto Rui Dinis 218103072/967357227 28 Actualizado em 3 de Fevereiro de 2010