Presentación en la Universidad Menendez y Pelayo. Las Comunidades de Práctica. Un caso práctico de Gestión interna.

1. autoritas CoPs Model
Innovación Social para la creación de valor en las
organizaciones
University 2.0 (encuentro 2010) www.uimp.es
www.javierllinares.es
compartir conocimiento alinear
comunicar
aprender practicar innovar
comunidades buscar colaboración

2. consulting, s.a.
autoritas Charla clandestina
Caso real
Relación en la Universidad pero
NO de valor añadido
Convertir el NO valor añadido
en valor añadido
na ogía
Te rso ol
Comunidad
s
Pe Tecn
ca
Creatividad
Prá a
cti
orí
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3. consulting, s.a.
autoritas
¿De qué se trata?
De transformar un servicio que no sirve
para nada (pero que debe existir), en algo
que sirva para algo.
Cambiar función por experiencia.
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4. consulting, s.a.
autoritas
Flujo coste / beneficio de un servicio
Servicio Bº Management
Trab.
Usuarios n
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5. consulting, s.a.
autoritas El beneficio del management se obtiene por el
beneficio que obtienen las personas
Servicio Management
Bº
Trab.
Bº
Usuarios
n
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6. consulting, s.a.
autoritas
¿Qué problemas tenemos (de entrada)?
‣ Resistencia al cambio.
‣ La imagen de marca.
‣ ¿Cómo vamos a obtener beneficios donde
hasta ahora solo habían perdidas?
(Explicaselo tu)
‣ Pasar de la NO relación --> a la relación.
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7. consulting, s.a.
autoritas
Primeras Conclusiones:
‣ Nos lo tenemos que trabajar.
‣ No podemos ofrecer un servicio, donde las
normas digan que hay que cumplirlo.
‣ Tenemos que conseguir que los usuarios
soliciten el servicio.
‣ Hay que dar más que lo que recibimos.
‣ El servicio es un regalo que le hacemos a los
usuarios, después de muchos años a la inversa.
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8. consulting, s.a.
autoritas
¿Qué vamos a hacer?
Crear un producto aspiracional
Crear una plataforma de comunicación.
Trabajar con diseños atractivos.
Hacer más para conseguir manejos
simples.
Transformar los datos en
información de valor añadido
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9. consulting, s.a.
autoritas
¿Qué es?
Es un cuadro de mando personalizado
Es un centro de acción, para la acción.
Es un lugar para la colaboración.
Es un centro de comunicación.
Es un centro para la formación.
Es un sistema inteligente,
porque posee estadísticas de
uso.
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10. consulting, s.a.
autoritas
Objetivos
Mejorar la imagen percibida del Área de Gestión
Económica de la Universidad, ¿cómo?
‣ Estableciendo nuevas formas de relación
entre usuarios y el área de gestión
económica.
‣ Cambiando la imagen de la gestión
económica en su conjunto.
‣ Estableciendo un entorno de trabajo
colaborativo y eficaz.
‣ Maximizando la opciones que brinda la
plataforma de Gestión Económica de cara a
la fidelización de usuarios y a la facilidad
de procesos.
‣ Formando en aquellas áreas donde se
detecte (análisis contextual) una
deficiencia.
‣ Informar de lo que acontece dentro y fuera
de la Universidad relativo al Departamento
de Gestión.
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11. consulting, s.a.
autoritas
Situación Actual
‣ Las funciones de este departamento son:
‣ Contabilidad General
‣ Contabilidad de Costes
‣ Investigación
‣ Existencia de un distanciamiento entre los
responsables de este departamento y los
usuarios (administrativos y profesores).
‣ Los administrativos están influenciados por
la opinión de los profesores.
‣ Conocimiento exhaustivo del
comportamiento de los usuarios
(behavioral targetting).
‣ La relación entre este departamento y los
usuarios se caracteriza por la no fluidez en
las relaciones.
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12. consulting, s.a.
autoritas
Visión
‣ Establecer un entorno de trabajo
colaborativo entre los responsables del
departamento y los usuarios de la
plataforma y entre éstos últimos entre sí.
‣ Facilitar el desarrollo de trabajo de los
usuarios (Eficiencia).
‣ Facilitar la actividad que ha de desarrollar
cada usuario en el día a día.
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13. consulting, s.a.
autoritas
Misión
‣ Realizar un Análisis de Necesidades del
Departamento Económico y de las
personas vinculadas a él.
‣ Conocer el alcance de los datos salvados
en la plataforma (tracking por usuario).
‣ Implantación de un portal configurable
(Mash ups) por el usuario de la plataforma.
Constará de tres áreas delimitadas por:
‣ Entorno General (Oficial).
‣ Entorno Privado (Personal).
‣ Entorno Relacional (Colaborativo).
‣ La interfaz se configurará con mash ups
fijados drag & drops.
‣ Objetivos del portal: Identificar, Formar
y e-Informar.
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14. consulting, s.a.
autoritas
Conceptualizando la idea
IDENTIFICAR FORMAR INFORMAR
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15. consulting, s.a.
autoritas Lo primero, las personas
motivadas implicadas
animadas
Personas
Organizaciones
creativas productivas
activas
optimizadas
aspiracionales
de alto rendimiento
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16. consulting, s.a.
autoritas No hablamos de equipos de trabajo. Hablamos de
comunidades.
Un equipo ... Una Comunidad ...
‣Lo crea la dirección ‣Lo crean los miembros
‣Para un proyecto ‣Para un área de interés
‣Se seleccionan los miembros ‣La entrada es voluntaria
‣Existe una autoridad formal ‣Meritocracia
‣La estructura es fija ‣Flexibilidad
‣Fronteras organizativas ‣Interorganizacional
‣Objetivo la organización ‣Objetivo: Las personas
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Adaptación libre, sobre presentación de Alberto Ortíz de Zárate

17. consulting, s.a.
autoritas La tecnología es sólo el instrumento
‣ Dos condiciones:
1) Simplicidad;
2) La tecnología no puede condicionar el proceso
Tecnología 2.0: Blog; Wiki; Foros; Chat; Listas correo, Sindicación
Redes Sociales, Redes Profesionales, Content Management Systems (CMS)
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18. consulting, s.a.
autoritas
mashup 18

19. consulting, s.a.
autoritas Transformando organizaciones
‣ Las instituciones, en su camino hacia la calidad y el éxito tienen que revisar la forma en la que
actúan, cambiar los procesos, mejorar día a día, innovar,... para detectar las posibles
mejoras, y su puesta en práctica conlleva la transformación hacia la excelencia.
‣ El conocimiento reside dentro y fuera de las organizaciones y es necesario capturar la
información, saber procesarla y saber transformarla en conocimiento útil.
‣ Es necesario redefinir los procesos, las formas de organizarse y por supuesto los servicios
que se prestan, a partir de un nuevo enfoque.
‣ Las personas son el elemento que puede hacer que esto sea posible.
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20. consulting, s.a.
autoritas ¿De quién/qué estamos hablando?
‣ En la sociedad del conocimiento y en la era digital, las empresas e instituciones basan su
actividad principalmente en el conocimiento. En Europa en 2020 sólo algo más del 10% de los
empleos serán empleos de baja cualificación; alrededor del 50% serán de media y cerca del
40% serán de alta cualificación.
‣ Estamos hablando por tanto de trabajadores del conocimiento. Debemos pensar en qué
grupo queremos estar y eso no depende de en qué grupo estemos ahora.
‣ Estamos hablando por tanto de estrategia para gestionar el conocimiento y el aprendizaje, en
un contexto en que la información se dobla en menos de 2 años.
ciudadanos industriales ciudadanos digitales
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21. consulting, s.a.
autoritas Organizaciones basadas en el conocimiento
‣ Gestionar grandes organizaciones es una tarea compleja: se multiplican los procesos, las
situaciones son distintas, y hay que gestionar a cientos y miles de personas que actúan y
piensan de formas distintas.
‣ El gran reto: aunar los esfuerzos en una misma dirección, conseguir el alineamiento de la
organización hacia un único objetivo estratégico. Que la organización conozca, se comporte y
actúe en función de esos objetivos estratégicos es la gran labor a realizar y la base del éxito de
cualquier proyecto al que nos enfrentemos.
‣ En el centro de nuestra estrategia estarán las personas que en definitiva son las que aportan
conocimiento, como colaboradores, como clientes, o como socios.
Conseguir trabajar para nuestros clientes/ciudadanos;
que toda la organización actúe hacia un objetivo común y
que podamos mejorar día a día, ese es el objetivo.
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22. consulting, s.a.
autoritas ¿Por qué?
‣ ¿Cuántas organizaciones tienen una estrategia de gestión del conocimiento alineada con sus
objetivos estratégicos?
‣ Hay un gap entre lo que se debería hacer y cómo se hace. Y cerrarlo sólo es posible mediante
la gestión del conocimiento y el aprendizaje. Eso se consigue fomentando el intercambio,
difusión y compartición de ese conocimiento.
Buscamos el marco organizativo que ofrezca la oportunidad de aflorar
conocimiento, nuevas ideas y aprendizaje.
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23. consulting, s.a.
autoritas Conocimiento
‣ El conocimiento es la adición de distintos elementos de información, de experiencia, de
capacidad lógica y sobre todo de la capacidad de resolución, o lo que es lo mismo, de acción.
‣ ¿Pero dónde está la inteligencia, el conocimiento, el saber en la empresa? Se trataría de
construir un mapa de “activos” que se resumiría en tres líneas:
‣ ¿Qué sabemos? (este es nuestro conocimiento)
‣ ¿Qué deberíamos saber para poder cumplir con la misión de la empresa? (aprendizaje)
‣ Actuamos (gestión del conocimiento)
CAPACIDAD
RESOLUCIÓN
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
ACCIÓN
CONOCIMIENTO
INFORMACIÓN
EXPERIENCIA
CAPACIDAD
LÓGICA
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24. consulting, s.a.
autoritas Las personas como agentes transformadores
‣ Las relaciones y las interconexiones a través del universo de los blogs y las redes sociales han
permitido construir comunidades virtuales que de forma natural se han ido generando gracias
a compartir intereses comunes.
‣ Por eso no es sólo cuestión de estar en el entorno, sino de disponer de las herramientas
adecuadas y tener la actitud y la predisposición para ello. Las personas actuamos como
agentes transformadores de la información: somos capaces de transformar la información que
recibimos, más los datos que tenemos y el aprendizaje adquirido para transformarlo en
conocimiento. Conocimiento que se puede considerar distribuido gracias a la interacción de
cada persona en la red.
‣ La inteligencia de las organizaciones se basa en la gestión del conocimiento y el aprendizaje:
utilizar lo que ya sabemos, aprender y no repetir errores, mejorar permanentemente.
‣ “El conocimiento está en la mente de las personas” Del conocimiento tácito al explícito.
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25. consulting, s.a.
autoritas Un nuevo modelo de colaboración
‣ Nos permite avanzar hacia un modelo de empresa basado en la cultura de la responsabilidad
de los objetivos y la meritocracia.
‣ Intrumentaliza un nuevo modelo de actividad colaborativa con empleados capaces de:
Producir
Aprender!! Enseñar!!!
eficientemente!
‣ La dinámica de funcionamiento puede ser presencial y virtual, con más o menos predominio en
función de las características; pero siempre colaborativo en un proceso continuo de establecer
estrategias de participación, liderazgo, identidad, captura y aprovechamiento
del conocimiento.
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26. consulting, s.a.
autoritas Participación, sentimiento y liderazgo
‣ Una comunidad de práctica logra la transferencia informal de conocimiento dentro de redes y
grupos sociales transformando en explícito el conocimiento tácito de las personas.
‣ Esta explicitación de conocimiento permite adquirir más conocimiento logrando procesos de
aprendizaje a través de la cooperación y la práctica.
‣ El proceso culmina con la transformación y con las innovaciones de los procedimientos y
prácticas logrando una mayor eficiencia productiva.
‣ La identidad del grupo se refuerza al reforzar la discusión y el aprendizaje como un proceso de
'participación' y 'liderazgo' compartido. El liderazgo informal es básico en las organizaciones y
tiene un papel de difusión de la labor del grupo y de observación de la implantación de su
trabajo en la práctica.
‣ El empoderamiento de sus miembros logra reforzar la autoestima y el sentimiento de
pertenencia a una organización.
‣ En una comunidad son más importantes los objetivos del grupo y los de cada individuo, que
los de la empresa.
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27. consulting, s.a.
autoritas Métricas e indicadores
‣ Los indicadores, a definir en función de los objetivos, nos permitirán valorar la actividad en la
red y el impacto innovador
1. Situaciones en que ha
cambiado la actividad o
rol profesional y social de
las personas que
1. Datos de participación participan activamente en
la red.
CUALITATIVOS O
DE IMPACTO
CUANTITATIVOS
2. Impacto en el servicio
y marketing social
2. Datos de proceso:
artículos, documentos,
foros, mensajes, eventos 3. Impacto en innovación
organizados. en la empresa
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28. consulting, s.a.
autoritas La propuesta ...
OBJETIVO: METODOLOGÍA:
Conseguir extraer las mejores ideas de "ninguno de nosotros es tan bueno
las personas para la optimización de los como todos nosotros juntos"
procesos, los sistemas, las estructuras, las Establecer grupos de trabajo para
relaciones con los clientes. extraer las mejores capacidades de cada
persona
¿CÓMO CONSEGUIRLO?
• Ayudando a definir y focalizar los objetivos y orientar el avance hacia las metas
propuestas
• Motivando al grupo para que cada uno aporte sus experiencias, sus conocimientos,
sus ideas, ... y lo que se aporte quede recogido en forma de conocimiento y
aprendizaje
• Facilitando los instrumentos, técnicas y conocimiento especializado
¿QUÉ DEBEMOS APORTAR?
• Organización las Comunidades de Trabajo Colaborativo
• Formación para el liderazgo y moderación de los grupos
• Dinamización del grupo y provocar la participación y la creatividad
• Organizar y dinamizar las sesiones de trabajo
• Facilitar herramientas tecnológicas de acompañamiento
• Crear los reports de avances, actas y resúmenes ejecutivos
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29. consulting, s.a.
autoritas Visión de síntesis
‣ Apreciar la importancia y conexión de las redes informales de conversación y el aprendizaje
social a través de los cuales:
‣ Descubrir el significado compartido
‣ Tener acceso a la inteligencia colectiva
‣ Impulsar el futuro hacia adelante
‣ Entre individuos y dentro de las organizaciones, generamos significado como
resultado de la calidad de las conversaciones en
las que participamos. De hecho, creamos
el mundo y su futuro a través de un
proceso de conexión con otros,
compartiendo el conocimiento
y el know-how y construyendo
relaciones, todo a través del
proceso de la conversación
colaborativa.
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30. consulting, s.a.
autoritas
“Crear un futuro positivo comienza con la
conversación humana. La inversión más simple y
más poderosa que cualquier miembro de una
comunidad u organización puede hacer para la
renovación, es empezar a conversar con otra
gente como si las respuestas importaran”.
Adaptado de Who Will Tell the People
de William Greider
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