Cgu se2

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  • 1. O que é uma boa prática?É uma expressão derivada do inglês "best practices" quedenomina técnicas identificadas como as melhores para realizardeterminada tarefa.No setor público, considerando apenas as organizaçõespúblicas prestadoras de bens e serviços, puramente públicas,excluindo-se, desta forma, as empresas de economia mista, ajustificativa para adoção de boas práticas de governança não é aatratividade de recursos por meio de investidores, mas sim oaumento da eficiência e eficácia (FONTES FILHO, PICOLIN, 2008).
  • 2. 1. Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especialquanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas efinanceiras) planejados e/ou pactuados para o exercício, identificando as causasde insucessos no desempenho da ação administrativa.As boas práticas:•Implementar plano de ação que contenha medidas/ providências necessáriaspara mitigar/eliminar as fragilidades na execução dos Programas e Ações deGoverno sob sua responsabilidade.•Instituir e manter rotinas de atualização das informações sobre Programas eAções de Governo previstos no SIGPLAN;•Adotar rotinas que permitam identificar riscos que possam impactarnegativamente a execução (atingimento de resultados físicos e financeiros) dosProgramas e Ações de Governo sob sua responsabilidade.
  • 3. 2. Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à mensurabilidade e àutilidade do indicador, utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar odesempenho da gestão.As boas práticas:•Instituir e manter sistemas de seleção de servidores que possuam elevado graude conhecimento dos objetivos, finalidades, formas de execução, público-alvo,metas dos programas e ações de governo que se quer medir/avaliar.•Estabelecer política de capacitação para os servidores selecionados (participaçãoem cursos, leitura de cartilhas/manuais, etc), visando à elaboração/revisão deindicadores de gestão, com o apoio do MPOG.•Instituir e manter rotinas que visem testar os indicadores, por meio de avaliaçõespiloto.•Implementar os indicadores, estabelecendo rotina para a aplicação das regras deuso dos indicadores (obtenção, tratamento, formatação, difusão, interpretação),bem como para sua avaliação periódica, revisão e retroalimentação.
  • 4. 3. Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ, devendocontemplar os seguintes aspectos: ambiente de controle; avaliação de risco;procedimentos de controle; informação e comunicação; monitoramento.As boas práticas:•Estabelecer rotinas que propiciem a participação de todos os servidores(incluindo os altos dirigentes) na definição e efetiva utilização dos controlesinternos;•Instituir, manter atualizado e disseminar código de ética/conduta;•Implementar sistema de comunicação interna, atentando para ocompartilhamento das informações consideradas sensíveis;•Adotar normas e procedimentos de delegação e segregação de funções eficazes;•Instituir e manter atualizada matriz de risco (probabilidade e impacto) nasprincipais áreas da Unidade;
  • 5. As boas práticas (continuação):•Instituir, pelo menos para os riscos com alta probabilidade e/ou altoimpacto, respostas compatíveis e exequíveis;•Adotar sistema de controle interno que permita melhorar o desempenho daUJ nas áreas mais relevantes, por intermédio de definição de fluxos,processos e produtos, os quais devem ser periodicamente revisados.
  • 6. 4. Avaliação da situação das transferências mediante convênio, contrato de repasse,termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos,ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência.As boas práticas:Firmatura do convênio•Adotar rotinas que permitam acompanhar:• a situação de adimplência dos possíveis convenentes.• quando da celebração de convênios e instrumentos congêneres, oatendimento ao disposto nos artigos 11 e 25 da LRF.• a padronização dos objetos e para a natureza dos gastos que compõem osplanos de aplicação dos convênios e congêneres, bem como para oestabelecimento de critérios objetivos para transferências de recursos.
  • 7. As boas práticas (continuação):Acompanhamento da execução•Instituir e manter regras de designação formal de fiscais para cada instrumentopactuado, bem como das atribuições e das formas de acompanhamento;•Instituir e manter atualizado o planejamento das fiscalizações atentando para aqualidade dos produtos gerados.
  • 8. As boas práticas (continuação):Prestação de contas-Instituir e manter rotina:•de cobrança de apresentação das prestações de contas parciais e finais.•que permita analisar tempestivamente as prestações de contas apresentadas.•que permita a instauração tempestiva de TCE, bem como da efetivaidentificação do responsável e quantificação do dano.
  • 9. 5. Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizadospor UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e à inexigibilidade de licitação,selecionados pelo OCI com base nos critérios de materialidade, relevância e risco.As boas práticas:•Instituir rotinas que permitam a revisão da real necessidade das contrataçõesefetuadas, avaliando ainda as quantidades e especificações dos objetos a seremcontratados;•Manter orientações, devidamente divulgadas aos servidores competentes, sobreas regras de correta formalização da fundamentação e motivação dascontratações;•Implementar rotinas de forma que a cotação de preços no mercado sofracriteriosa avaliação, com capacitação dos servidores envolvidos;•Instituir rotina para que a fundamentação da dispensa e inexigibilidade sejamdevidamente chanceladas pelos setores técnico e jurídico.
  • 10. As boas práticas (continuação):•Adotar mecanismos que possibilitem a aplicação da sanção de impedimentode licitar, nos termos previstos no art. 28 do Decreto 5.450/2005;•Instituir e manter rotina de consultas ao Cadastro Nacional de EmpresasInidôneas e Suspensas da CGU.
  • 11. 6. Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalhoexistente e a observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição depessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão.As boas práticas:•Instituir e manter mecanismos que evidenciem a situação da força de trabalhopermitindo uma análise sobre a capacidade do RH da UJ em implementar osProgramas e Ações de Governo sob sua responsabilidade.•Instituir e manter atualizado um plano de reposição da força de trabalho,considerando data do últimos concursos e pedidos de aposentadoria;•Instituir e manter atualizado um plano de alocação de servidores que considereas competências, habilidade e atitudes dos mesmos, coerente com as metas eobjetivos da UJ.
  • 12. As boas práticas (continuação):•Instituir e manter mecanismos que garantam a correta concessão epagamento dos benefícios trabalhistas.•Instituir plano de capacitação de servidores da área de RH e da área depagamento de pessoal.
  • 13. 7. Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e recomendações expedidas peloTCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI, quando existir na estrutura do órgão, analisandoas eventuais justificativas do gestor para o descumprimento, bem como as providênciasadotadas em cada caso.As boas práticas:Instituir mecanismos de controle que permitam evidenciar junto:Ao TCU:-As deliberações que foram atendidas e as providências efetuadas pela UJ;-As deliberações pendentes de atendimento ao final do exercício e as respectivasjustificativas.À CGU:-As recomendações que foram atendidas e as providências efetuadas pela UJ;-As recomendações pendentes de atendimento ao final do exercício e asrespectivas justificativas
  • 14. As boas práticas (continuação):À Unidade de Controle Interno:-Recomendações realizadas pela unidade de controle interno, caso exista naestrutura do órgão, apresentando as justificativas para os casos de nãoacatamento•Instituir e manter um plano de ação (com definição de responsabilidades,cronograma e recursos necessários, pelo menos) para implementação dasprovidências necessárias ao atendimento das determinações/recomendações, com definição das prioridades com base nas situações-problemas (considerando probabilidade e impacto) que afetam a gestão daUJ e sua capacidade operacional.
  • 15. 8. Avaliar se a UJ tinha capacidade de intervir previamente sobre as causas que ensejaram aocorrência de passivos sem a consequente previsão orçamentária de créditos ou derecursos, bem como as medidas adotadas para a gestão desse passivo, se for o caso.As boas práticas:•Instituir e manter um plano de ação para atender aos passivos ocorridos sem odevido suporte orçamentário;•Manter um canal de discussão com a SOF e a STN a fim de implementar o planoanterior;•Promover o registro tempestivo de todas as obrigações oriundas de despesas jáincorridas de forma a permitir que as Demonstrações Contábeis expressem deforma fidedigna as obrigações assumidas pela UJ.
  • 16. 9. Avaliação quanto à conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício dereferência, nos termos do artigo 35 do decreto 93.872/86, ou legislação que o altere.As boas práticas:•Instituir e manter rotinas que garantam a inscrição de restos a pagar nãoprocessados conforme o artigo 35 do Dec. 93.872/86, aferindo inclusive apertinência do enquadramento e o eventual cancelamento quando se observarincompatibilidade entre o fato gerador e o enquadramento evidenciado;•Instituir e manter rotinas de cancelamento de restos a pagar não processadosresiduais (oriundos principalmente de empenhos por estimativa e global) cujoscontratos já tenham sido liquidados, pagos e encerrados.
  • 17. 14. Avaliar os critérios adotados para a aferição da qualificação técnica e capacidadeoperacional no chamamento público de convenentes entidades privadas sem fins lucrativos,conforme Art. 5º do Decreto 6.170/2007.As boas práticas:•Instituir e manter mecanismos que permitam avaliar a veracidade da qualificaçãotécnica e da capacidade operacional [declaração de funcionamento regular nos 3(três) anos anteriores ao credenciamento, emitida por 3 (três) autoridades dolocal de sua sede, exceção as Ações de educação, saúde e assistência social quepode ser de 1 ano.•Instituir e manter mecanismos que permitam avaliar no chamamento (paraconvênios e contratos de repasse celebrados após 1° julho de 2008) observar odesempenho do convenente quanto ao atingimento de objetos relativos aosconvênios anteriores.•Estabelecer rotinas que garantam a divulgação na primeira página do sítio oficialdo órgão ou entidade concedente, bem como no Portal dos Convênios aochamamento público (prazo mínimo de quinze dias)
  • 18. 15. Avaliação objetiva sobre a atualização das informações referentes a contratos econvênios ou outros instrumentos congêneres disponíveis, respectivamente, no SistemaIntegrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG e no Sistema de Gestão deConvênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o §3º do art. 19 da Lei nº 12.309, de 9 de agosto de 2010.As boas práticas:•Instituir sistema de seleção de designação formal de servidores capacitados aalimentar o SIASG e SICONV;•Instituir política de capacitação e atualização dos servidores selecionados;•Instituir e manter atualizado um cronograma de inserção de informações dedados no SIASG e SICONV com os respectivos responsáveis pela inserção.•Instituir sistemática de verificação do atendimento das informações exigidas noSIASG e SICONV, de tal forma que a autoridade concedente seja municiadatempestivamente das informações acerca de eventuais pendências nessessistemas, com impactos concomitantes nas ações conseguintes e naidentificação/advertência de responsáveis.
  • 19. 16. Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens erendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades eservidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legaisprevistas.As boas práticas:•Instituir e manter rotinas que permitam que a cada posse ou entrega de cargo naUJ a declaração de bens e renda seja entregue tempestivamente;•Instituir arquivo atualizado contendo todas as declarações de bens em renda dosservidores/ funcionários alcançados pela legislação.
  • 20. 17. Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção de critérios desustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI)e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas àseparação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, àInstrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística eTecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e aoDecreto nº 5.940/2006.As boas práticas:•Instituir e manter rotinas que permitam a inserção nos editais licitatórios doscritérios de sustentabilidade da IN 01/2010 e da Portaria 2/2010;•Capacitar membros da equipe de licitação da UJ de forma a permitir a aderênciados editais de licitação à IN 01/2010 e à Portaria 2/2010;•Manter canal de discussão com a SLTI/MPOG com o intuito de superar óbices naimplantação de critérios de sustentabilidade nas licitações;•Instituir e manter atualizado um plano de gestão responsável de resíduos sólidos.
  • 21. 18. Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ,classificado como “Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros,principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas coma manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dosImóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ.As boas práticas:•Instituir e manter rotinas que permitam a inserção correta e tempestiva dosdados dos bens imóveis especiais no SPIUnet;•Capacitar pessoal designado formalmente para a correta inserção de dados noSPIUnet;•Manter canal de discussão com a SPU/MPOG com o intuito de superar óbices nainserção e atualização dos dados dos bens especiais no SPIUnet;•Manter rigoroso controle documental dos imóveis não registrados no SPIUnet ounão pertencentes à União, no que respeita a contratos de cessão de uso,comodatos, usucapião, arrendamento, etc.
  • 22. 19. Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando oplanejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos parasalvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas eos procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI.As boas práticas:•Instituir e manter atualizado o PETI e o PDTI atentando para o conteúdo domesmo e para a participação integrada das diversas áreas da UJ;•Instituir comitê de TI atuante;•Instituir e manter atualizada política de aquisição e substituição deequipamentos, em conformidade ao parágrafo 2º do art. 7º da InstruçãoNormativa nº 01, de 19 de janeiro de 2010 da SLTI/MP;•Possuir a maior parte dos recursos de TI sob a responsabilidade de servidores decarreira;•A UJ possui ou está produzindo ferramentas de TI peculiares a sua capacidade emissões institucionais.
  • 23. As boas práticas (continuação):•Os produtos adquiridos ou serviços contratados de TI pela UJ envolvemtransferência de conhecimento, estabelecida em contrato, para os servidores daUJ.•Instituir e manter atualizada formalmente uma Política de Segurança deInformação (PSI), aprovada pelo corpo diretivo e de conhecimento de todos, quecontemple os seguintes aspectos dentre outros: definição de segurança dainformação, metas globais, escopo e importância do compartilhamento dainformação; declaração do comprometimento da direção; estrutura paraestabelecer os objetivos de controle e os controles; definição dasresponsabilidades gerais e específicas; referências à documentações que possamapoiar a política, como: Política de controle de acesso e Programa de Gestão deContinuidade de Negócios.