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Auditoria de Gestion del Sistema Administrativo
 

Auditoria de Gestion del Sistema Administrativo

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Auditoria de Gestion del Sistema Administrativo -Auditora MMS LTDA- 2010

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    Auditoria de Gestion del Sistema Administrativo Auditoria de Gestion del Sistema Administrativo Presentation Transcript

    • AUDITORIA DE LA GESTION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
    • DEFINICIÓN DE AUDITORIA
      • En la actualidad la palabra Auditoria posee un significado más amplio:
      • “ Es el examen metódico por medio del cual, se verifica que la información financiera, operacional y administrativa presentada es confiable, veraz y oportuna”.
    • AUDITORIA ADMINISTRATIVA
      • Persigue verificar la coherencia interna que exista entre lo que se planea y se ejecuta , tomando en consideración:
      • El proceso administrativo.
      • El sistema de normas internas y externas de la empresa .
      • Los estándares y procedimientos establecidos.
    • AUDITORIA ADMINISTRATIVA
      • Los elementos a evaluar pueden abarcar:
      • La estructura organizativa
      • Proyectos y programas
      • La observancia de políticas y procedimientos
      • La confiabilidad de los controles internos
      • La función de procesamiento de datos (sistema de información administrativo)
      • La adecuada utilización de personal y equipo, etcétera
    • AUDITORIA ADMINISTRATIVA
      • Esta revisión y evaluación de los elementos se efectúa de acuerdo a la evaluación de diversos aspectos, como son:
      • 1) Factores internos del proceso administrativo (planeación, organización, integración, dirección y control).
      • 2) Aspectos funcionales (producción, finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, etcétera).
      • 3) Aspectos analíticos (puestos, tiempos, movimientos, formas, equipo, seguridad, costos, materiales, etcétera).
      • 4) Factores externos: Medio ambiente (clientes, competencia, proveedores, económicos, demográfico, aspectos sociológicos, políticos).
    • METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
      • La Auditoría Administrativa, considera ocho fases generales:
    • INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
      • Se pretende obtener información sobre tres puntos prioritarios:
      • a) El objetivo del estudio
      • b) La definición del área a auditar
      • c) El alcance y la profundidad de la auditoría.
    • DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
      • Análisis de la documentación recabada
      • Detección las áreas que puedan representar alguna problemática y, en consecuencia, decidir si se tiene la necesidad de realizar una revisión más detallada o a una mayor profundidad.
    • DEFINICIÓN DE CRITERIOS DE VALORACIÓN
      • Es una de las fases más importantes del proceso de la Auditoría Administrativa.
      • En esta se determinan las variables e indicadores de estudio con base a los cuales se diseñarán los instrumentos de recopilación de información.
      • Constituye también la base o fundamento para el análisis y evaluación, la cual comprende al menos:
      • La descripción de los elementos, subelementos y niveles;
      • Así como los parámetros de medición y evaluación.
    • DEFINICIÓN DE CRITERIOS DE VALORACIÓN
    • DEFINICIÓN Y DISEÑO DE INSTRUMENTOS
      • Los instrumentos aluden a “materiales que pueden ser convenientemente utilizados para la recogida, contraste y acopio de la información precisa, que conduzca a la valoración”
      • Es importante destacar, que en todo instrumento de recolección de los datos se deben observar dos requisitos esenciales: la validez y la confiabilidad.
      • En la Auditoría Administrativa, los instrumentos a utilizar pueden ser de una naturaleza muy variada tales como:
      •  
        • Cuestionarios.
        • Entrevistas.
        • Listas de control.
        • Inventarios
    • PROGRAMACIÓN
      • Fase de planeación del trabajo a realizar es decir, decidir en forma anticipada qué hacer, cómo hacerlo y quién lo va a hacer, por tanto, pretende llenar el vacío que existe entre dónde estamos y a dónde queremos ir.
      • En esta fase, se define el desarrollo y secuencia de las actividades, así como el tiempo estimado para llevarlas a cabo, para lo cual se consideran los siguientes aspectos:
        • a) Características de la organización
        • b) Finalidad de los trabajos
        • c) Secuencia
        • d) Estimación de tiempos,
        • e) Determinación del personal que intervenga;
        • e) Selección de las técnicas que se utilizarán;
        • f) Medios materiales requeridos; y
        • g) Determinación del apoyo que el organismo proporcionará.
    • RECOPILACIÓN Y REVISIÓN DE INFORMACIÓN
      • Se abordarán a los responsables de los puestos clave a quienes se aplicarán los instrumentos elaborados, debiendo solicitarse todos los documentos que respalden la información proporcionada.
      • Una vez aplicados los instrumentos, se transforman las respuestas en valores numéricos; los datos se resumen, codifican y se preparan de tal manera que a partir de éstas se pueda hacer un “ análisis crítico que permita elaborar y presentar propuestas de cambio o de mejora”.
    • EVALUACIÓN
      • El auditor, contará con la información del (los) instrumento(s) de recopilación de información y los documentos obtenidos, además con su análisis y sus apreciaciones personales, permitirán un examen amplio y exhaustivo de los elementos administrativos de la unidad u organismo auditado.
    • ELABORACIÓN DEL REPORTE DE AUDITORÍA
      • Los resultados de la evaluación deben prepararse cuidadosa y profesionalmente para ser presentados al responsable de la organización, señalando la problemática más significativa, de manera que sea accesible la comprensión y lectura de los mismos.
      • Se deben de incluir, además de los resultados obtenidos, las conclusiones y recomendaciones pertinentes para el mejoramiento de las operaciones del área.
        • Utilidad que reportará la aplicación de estas medidas al cliente.
        • Sujeción a los objetivos y políticas establecidos.
        • Recursos disponibles en la organización para utilizar en las medidas (técnicos, materiales, económicos y humanos).
        • Costo de ejecución aproximado, de las medidas a tomar y tiempo de realización.