• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Auditor’s Guide to Using Social Networking for Adding Value to Your Audit Function
 

Auditor’s Guide to Using Social Networking for Adding Value to Your Audit Function

on

  • 2,029 views

Presentation for the 2011 TeamMate User Conference on how auditors can use social networking to add value to an internal audit function

Presentation for the 2011 TeamMate User Conference on how auditors can use social networking to add value to an internal audit function

Statistics

Views

Total Views
2,029
Views on SlideShare
2,028
Embed Views
1

Actions

Likes
0
Downloads
15
Comments
0

1 Embed 1

https://twitter.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Auditor’s Guide to Using Social Networking for Adding Value to Your Audit Function Auditor’s Guide to Using Social Networking for Adding Value to Your Audit Function Presentation Transcript

    • Auditor’s Guide to Using Social Networking  for Adding Value to Your Audit Function
    • About Jim Kaplan, CIA, CFE 2 • President and Founder of  AuditNet®, the global resource  for auditors  Auditor, Author, Web Site  Guru, Internet for Auditors  Pioneer  Recipient of the IIA’s 2007  Bradford Cadmus Memorial  Award.
    • Agenda • Professional networking  ‐ it’s not all digital! • Social  media and social networking • Responses to social networking • Social Networking and Professionals • Best Practices • Social Media Risks • Internal Audit’s Role  • Adding Value for Audit
    • Principles of Professional Networking 1. Make networking a part of your written strategic plan 2. Work an event, not just a room 3. Make a professional first impression  4. Create a 10‐15 second verbal business card filled with  benefits networking with you 5. Adapt your verbal business card to a short e‐mail  signature to continue to  establish your brand 6. Start conversations with open‐ended questions  7. Master the art of small talk about your industry and  timely topics 8. 10 Minute Work a Room Rule 9. Follow up 10. Give more than you get
    • Rules for Professional Social Networking Professional networking has been made exponentially  easier with social media… With this free reign comes many  opportunities — namely, the chance to connect with people  in your industry, impress them with your professionalism,  and gather information that can directly help you. It also  comes with the risk of doing it all wrong… 1. Know Your Platforms 2. Customize Everything 3. Ask for Something Specific 4. Take It Offline Whenever Possible 5. Say “Thank You”
    • Professional Networking in the Digital Age • Online networking sites have become increasingly popular. These resources allow  participants to quickly and easily expand their circle of contacts, share information  and keep abreast of industry trends. • Executives involved in hiring decisions also are finding these online communities to  be a valuable tool. According to a survey by Accountemps®, nearly two‐thirds (62  percent) of executives interviewed said professional networking sites, such as  LinkedIn, will prove useful in the search for job candidates in the next few years.  And one in three (35 percent) cited social networking sites such as Facebook as a  recruiting resource they plan to tap.
    • Social Media Defined What is Social Media? • Web‐ and mobile‐based technologies used  to disseminate information and solicit  feedback on a real‐time basis which are used to turn communication into  interactive dialogue among organizations, communities, and individuals • A group of Internet‐based applications that build on the ideological and  technological information of Web 2.0… allows for the creation and exchange of  user‐generated content • Social media expedites conversation in contrast to traditional media, which  delivers content but doesn't allow readers/viewers/listeners to participate in the  creation or development of the content. • Example of social media include internet forums, weblogs, social blogs,  microblogging, wikis, social networks, podcasts
    • Social Networking Defined What is a social network? • An online community of people with a common interest who use a Web site or  other technologies to communicate with each other and share information,  resources, etc.: a business‐oriented social network. • Important clarification – business oriented rather than personal  • Need to understand the primary orientation of the Network to focus on  professional relationships Network Orientation Business Use Business High Mixed Medium Mixed Limited Mixed Medium
    • Why is it so popular? • Community ‐ allows people to join together based on common interests and  values. • Transparent – when used properly it can project authenticity • Engaging – communication channel  opening dialogues with many  individuals • Borderless – the world is flattening and we are no longer restricted to connecting  with only those who are close • Creative – fosters innovation and expression The Pew Research Center found that’s the “major reason” given by six of every 10 users  of Facebook, Twitter or LinkedIn. And half of the people surveyed said the ability to  reconnect with old friends played a “significant role” in using social networking.
    • Professionals and Social Networking • 10 Reasons for auditors to use social networking tools 1. Network with other auditors for advice on issues 2. Get answers to audit technology questions and issues 3. Benchmark best practices 4. Share (reports, programs, issues) 5. Share methodologies 6. Foster one to one and one to many communications/discussions1 7. Research audit and technology issues using advanced search skills1 8. Establish a dialogue with your professional network1 9. Establish knowledge feeds1 10. Gain knowledge for risk, control and audit of social media Auditors need to be plugged into social networks  to stay current with professional  issues and the latest tools and technologies! Jim Kaplan 1 core competency for digital literacy
    • What is Your Response to Social Networking?
    • Social Media Options • LinkedIn • Facebook • Twitter • YouTube • Blogs • Discussion Forums • According to survey by CEO.com ‐ Social media will become one of the two most  important forms of engagement with employees and customers, second only to  face to face interactions.
    • Social Media Best Practices 1. Designate a social media champion in your department to monitor and leverage  networking capabilities 2. Integrate social media into audit projects and planning. 3. Respond within minutes or hours (not days) to any comments on social media  about customer service. You need to track your  organization or department name  to do this 4. Tell a continual story through social media – there should be a trend and voice to  your efforts.  5. Measure and Analyze everything. If you can’t measure it you can’t manage it.  6. Stay educated and connected to social media – the wave is here and you don’t  want to get left behind when it hits your organization.
    • The Best Social Media Apps for Auditors • The most powerful and comprehensive Audit Tool for Google  Apps ‐ Scan, control and secure all Sites, Docs, Groups, Calendars  and Users giving you more security over the data that you own.  If you have not installed this tool ‐ you don't know what you're  missing. • This easy to use report program can scan all sites, documents,  email groups and calendars at your domain and show you  exactly who has access to your information. For domain admins  it is an essential Audit tool allowing you to show management  and auditors exactly who has access to what.
    • Guidance and Publications
    • Social Media Risks Social media and cloud computing are top concerns – Internal audit executives and  professionals recognize they must have superior knowledge and understanding of  these areas and their inherent risks, and how their organizations are leveraging as well  as controlling them, in order to perform their jobs at a high level and add value to the  organizations they serve.  Protiviti 2012 Internal Audit Capabilities and Needs Survey March 20, 2012 Social Media and Cloud Computing Top Internal Auditors' Technology Hot List,  According to New Protiviti Research The Biggest Social Media Risk: Not Paying  Attention to Social Media according to major  corporate executives
    • Social Media Risks Prioritized concerns from a survey conducted by  Grant Thornton and FERF 1. Disclosure of proprietary information 2. Negative comments about the company 3. Exposure of personally identifiable information 4. Fraud 5. Out of date information As the use of social media continues to grow,  so too does the risk of fraud involving social  media  Social Media and its associated risk – Grant Thornton and FERF
    • Social Media Risks and Controls • Risks – Employees or non‐employees creating a social media page representing your company  without management/IT consent or approval – Trade secrets or other business secrets being inadvertently or even deliberately shared – Dissatisfied customers or disgruntled employees voicing their opinions freely – Viruses, spyware and network vulnerabilities occurring due to the interactivity and open  nature of social media architecture • Controls – The extent to which social media will be officially sanctioned by the organization – Who is allowed to use the social media sites – How users gain approval to use the social media sites – Standards/policy of social media use inside and outside of the workplace – Brand monitoring and legal involvement – How to report false pages
    • Internal Audit’s Role  • Understand how social media is being used within the organization • Review social media policies • Conduct a social media risk assessment • Ensure that controls are in place to address social media risks • Records retention issue • Audit Reports – Social Media Review by Multnomah County August 2011 – GAO SOCIAL MEDIA  ‐ Federal Agencies Need Policies and Procedures for Managing and  Protecting Information They Access and Disseminate  http://www.gao.gov/new.items/d11605.pdf Social media is now embedded in our personal and business culture and auditors need to  know the what the risks and controls are, how to audit this new communication tool and  also how to adapt it for use within the audit environment. Jim Kaplan, AuditNet®
    • Social Media Audit Objectives and Scope • Objective—The objective of the social media audit/assurance review is to provide  management with an independent assessment relating to the effectiveness of  controls over the enterprise’s social media policies and processes. • Scope—The review will focus on governance, policies, procedures, training and  awareness functions related to social media. Specifically, it will address: – Strategy and governance—policies and frameworks – People—training and awareness – Processes – Technology • The selection of the social media projects and initiatives will be based on the risks  introduced to the enterprise by these systems.
    • Social Media Audit Program Sample Steps – Social Media Audit Program — Should be a comprehensively written program to detect,  implement, and monitor compliance with the laws and regulations that impact the  various components of social media. It should provide written procedures to ensure  compliance. – Identification of inappropriateness with social media channels and non‐compliance with  the Social Media Policy — The company should clearly identify what is acceptable and  what is not acceptable, based on a risk assessment and the outlined rules and  specifications of the Social Media Audit Program.  – Prior examination/audit findings — If weaknesses were previously cited in the  company’s social media examination or audit that may impact the company’s social  media program, has management taken appropriate steps to institute corrective  actions? – Training program(s) — Training should be tailored to address all employees. Incident  response — A formal review should be made of all alleged and/or actual incidents and  how the company handled the incident.  – Internal audit and annual reports — Management should regularly report on its  responsiveness to cited weaknesses in the social media program.
    • Adding Value for Audit • So how can auditors use social networking to add value to the audit function? 1. Networking with other auditors for advice on issues 2. Getting answers to technology questions 3. Fostering communication through discussions and  4. Benchmarking 5. Sharing (reports, programs, issues) 6. Sharing methodologies 7. Receiving knowledge feeds on training, conferences and other CPE opportunities
    • Leveraging Social Media for Internal Audit Network Contribute Educate Share Connect Explore Build Research  The missing  Link is You
    • Stay Connected Auditing is an information‐ intensive, complex profession.  Many issues require auditors  to keep up to date on rules  and regulations, and auditing  procedures can be difficult to  master. Joining a social  network facilitates your ability  to stay on top of news and  trends, to ask questions and  receive answers and to share  knowledge with peers.
    • Share Knowledge Many specializations of  auditing require very high  levels of knowledge.  Joining a network allows  you to find other  specialists in your field  who can help you learn  more. Or if you are an  expert at what you do,  joining a network gives  you a platform to become  more recognized for your  own expertise.
    • Solve Problems Tracking down the answer to an  auditing question can take hours  or even days using standard  methods of online and offline  research. Joining a network hooks  you up to a wide range of  colleagues, one of whom is likely  to have the answer you need or  who can lead you to the right  person (within a few degrees of  separation), saving you time and  money.
    • Facilitate Networking Finding the time to do  traditional networking  (meetings, lunches, phone  calls) can be difficult and  requires everyone to be  available at the same time.  In contrast, your online  social network can be  accessed at any time.  Matching schedules  becomes moot, as  connecting with people and  getting information can be  done asynchronously.
    • Leverage the Internet Companies and individuals in  today’s world increasingly seek  out leads, customers, referrals  and partners on a national and  even global basis. Business  ventures can be conducted  “virtually” through online  connections. Joining a social  network opens the doors to this  new global world, offering  opportunities to find new  business, new partners, or to  collaborate with others on  projects.
    • Build Relationships The old methods of persuasion  marketing and hard‐sell  advertising are shifting. People  today prefer to build relationships  with the companies they do  business with. Joining a social  network gives you the capability  to form relationships with  potential clients and colleagues.  Many large accounting and  auditing firms already recognize  this and are establishing a  presence on social networks  where they offer free workshops  and answer questions to  demonstrate their expertise and  build trust.
    • Synergy and Value Social networking is already the  accepted form of connecting with  others for the ‘Millennial’ generation of  young auditors entering the workforce.  As social networks become increasingly  used by them, the stakes will rise for  those who continue to be reluctant to  join. In other words, if you do not have  a presence on a social network, you will  simply lose ground to those who do.
    • AuditNet® and Social Networking • AuditNet® has engaged in social networking  for almost  20 years.   • Founded on the principle of establishing an online  communication sharing network for auditors • Created a LinkedIn group  in 2007 that has over 7,000  members http://www.auditnet.org/PAIN.htm • AuditNet® Blog http://auditnet.blogspot.com/ • Use LinkedIn and Twitter for surveys on audit use of  technology and best practices • Video based training  and Training without Travel™  Webinars for ACL,  IDEA, Excel for Auditors, Internal  Audit Skills and Detecting and Preventing Fraud using  Data Analytics  ‐ discounted for all TeamMate users
    • Sample Social Media Policies and More • Office of the Massachusetts State Auditor Social Media Policy – http://www.mass.gov/auditor/office‐of‐the‐state‐auditor‐social‐media‐policy.html • Sample Social Networking Policy – http://www.tsif.com/DL/SNP.pdf • Social Media Policy Database – http://socialmediagovernance.com/policies.php • Social Networking Guide ‐ http://www.oregon.gov/DAS/ETS/EGOV/BOARD/docs/social_networking_guide_v2.pdf • Best Practices Study of Social Media Records Policies Business Etiquette – The New Rules in a Digital Age www.roberthalf.us/businessetiquetteguide.pdf
    • Contact Information: Jim Kaplan  info@auditnet.org