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GRABACION DE DATOS
TEMA 4: TECNICAS DE
ALMACENAMIENTO DE LA
DOCUMENTACIÓN
4.1 Registro de la
documentación a grabar en
medios adecuados
 Grabar la documentación en medios adecuados es
fundamental para el grabador de datos y para la empresa de
grabación de d...
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
FISICOS
 DISQUETES: Es el primer sistema de almacenamiento
extraíble que se instaló en un PC. Lo...
 DISCOS DUROS: Es el medio de almacenamiento por
excelencia. El disco duro es el dispositivo que almacena los
programas y...
 Los discos duros pueden ser internos y externos:
◦ Internos. Como su propio nombre indica se encuentran en
el interior d...
 LÁPICES DE MEMORIA (PENDRIVES): Creados por IBM
en 1998 para sustituir a los disquetes. Dependiendo de su
capacidad (pue...
 TARJETAS DE MEMORIA: Basadas en memorias del tipo
flash, pero, a diferencia de los lápices de memoria, sin
controladores...
 Este medio esta en plena evolución, por lo que las
capacidades son solo orientativas. Entre ellas existen
diferencias, t...
 UNIDADES ZIP: En el año 1994 la empresa Iomega saca al
mercado un sistema de almacenamiento denominado ZIP
con una capac...
 CDS: Los CDs se han convertido en el medio estándar tanto
para distribuir programas como para hacer copias de
seguridad,...
 DVDS: Por su mayor capacidad y mayor calidad en la
grabación, es el medio ideal para multimedia de gran formato
y copias...
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
VIRTUALES (BASES DE DATOS)
 Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar
grandes ca...
 Entre las principales características de los sistemas de base
de datos podemos mencionar:
◦ Fácil creación y manejo a ni...
4.2 Formas de asegurar y
organizar la mejora de la calidad
 Para tener información de calidad, es necesario tener un
control de los datos grabados y de la documentación
correspondi...
4.2 Aseguramiento de la
confidencialidad de la información y
consecución de objetivos.
 El aseguramiento de la confidencialidad de la información es
obligatorio para las empresas, tal y como señala la LOPD
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 De igual manera, la LOPD también regula la relación entre el
responsable del fichero y el encargado del tratamiento,
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INFRACCIONES Y SANCIONES
 Los responsables de los ficheros y los encargados de los
tratamientos estarán sujetos al régime...
 Infracciones leves: sanciones entre 900 € y 40.000 €
◦ No remitir a la Agencia Española de Protección de Datos
las notif...
 Infracciones graves: sanciones entre 40.001 € y 300.000 €
◦ No inscribir los ficheros en la AEPD.
◦ Utilizar los fichero...
 Infracciones muy graves: sanciones entre 300.001 € y 600.000 €
◦ Crear ficheros para almacenar datos especialmente prote...
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  1. 1. GRABACION DE DATOS
  2. 2. TEMA 4: TECNICAS DE ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
  3. 3. 4.1 Registro de la documentación a grabar en medios adecuados
  4. 4.  Grabar la documentación en medios adecuados es fundamental para el grabador de datos y para la empresa de grabación de datos. Por tanto deben escoger una serie de medios de registro o guardado adecuados. Los datos se pueden guardar en medios físicos o virtuales, o en ambos para tener mayor seguridad.  Medios de almacenamiento físicos: se trata de cualquier dispositivo electromecánico o electrónico, capaz de guardar a largo plazo información generada por los usuarios, sin importar su origen u objetivos de tales datos. Actualmente existe una gran gama de productos destinados a este fin, clasificados de acuerdo a sus principios de almacenamiento, tales como magnéticos, digitales, ópticos y mixtos.  Formato digital: Para la grabación de datos en formato digital se utilizan fundamentalmente las bases de datos. Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
  5. 5. MEDIOS DE ALMACENAMIENTO FISICOS  DISQUETES: Es el primer sistema de almacenamiento extraíble que se instaló en un PC. Los primeros disquetes salieron al mercado en 1967 como dispositivos sólo de lectura. Posteriormente, en 1976 salieron al mercado los primeros disquetes aplicados a PC, que consistían en un estuche de cartón y en su interior un disco de plástico recubierto de material magnetizado, con una capacidad en los últimos modelos de 1.2 Mb. Hoy en día ya no se usan debido a su poca capacidad.
  6. 6.  DISCOS DUROS: Es el medio de almacenamiento por excelencia. El disco duro es el dispositivo que almacena los programas y archivos del PC de forma permanente. Es capaz de no olvidar nada aunque no reciba corriente eléctrica.  La organización de un disco duro es responsabilidad del sistema operativo. Este se encarga de dar servicio y soporte al resto de programas. La mayoría de sistemas, utilizan el concepto de archivo o fichero. Estos ficheros los puedes organizar en carpetas que a su vez pueden contener otras subcarpetas.  La característica más importante de un disco duro es su capacidad de almacenaje. Esta se suele medir en Gigabytes. A mayor cantidad de ellos, mayor número de ficheros podrá contener. Otro dato a tener en cuenta es su velocidad de transferencia. Esta define cuanto tardaremos en acceder a los datos que tiene almacenados.
  7. 7.  Los discos duros pueden ser internos y externos: ◦ Internos. Como su propio nombre indica se encuentran en el interior de la caja del PC. ◦ Externos. Se conectan al PC a través de una conexión USB. Son más lentos y se usan para almacenar información que no utilicemos de forma continua, para hacer copias de seguridad,..
  8. 8.  LÁPICES DE MEMORIA (PENDRIVES): Creados por IBM en 1998 para sustituir a los disquetes. Dependiendo de su capacidad (pueden llegar hasta los 60 Gb), se puede trabajar con ellos como si de un disco duro se tratase, incluso arrancando desde ellos.  Tienen grandes ventajas sobre otros sistemas de almacenamiento, como su rapidez, resistencia al polvo, golpes, humedad, etc. y estabilidad de los datos. Como inconveniente, resaltar que por la propia naturaleza de las memorias Flash, tienen una vida útil limitada, por lo que con el paso del tiempo se van volviendo más lentos.  Su bajo coste actual los convierte en uno de los sistemas de almacenaje más económico en relación capacidad/precio. Actualmente quizás sea la forma más cómoda y compatible de transportar datos. Puede tener diferentes formas y tamaños, por lo que es bastante fácil de llevar, son bastantes seguros, con gran capacidad, aunque en continuo crecimiento, y al ir conectadas por puesto USB se utilizan en multitud de dispositivos.
  9. 9.  TARJETAS DE MEMORIA: Basadas en memorias del tipo flash, pero, a diferencia de los lápices de memoria, sin controladores, por lo que necesitan de unidades lectoras para poder funcionar.  Los tipos más comunes son: ◦ SECURE DIGITAL (SD): Con una capacidad de hasta 4Gb, son las más empleadas. Tienen una pestaña anti- sobreescritura en un lateral. ◦ TransFlash o Micro SD: Usadas en telefonía Móvil. Con adaptador para lectores de tarjetas. ◦ COMPACT FLASH (CF): Con una capacidad de hasta 8Gb ◦ MULTIMEDIA CARD (MMC): Con una capacidad de hasta 1Gb ◦ MINI MMC: Usadas sobre todo en telefonía móvil. Con adaptar para lectores de tarjetas. ◦ SMART MEDIA (SM): Con una capacidad de hasta 256Mb. ◦ XD: Tarjeta propietaria de Olympus y Fujitsu, con una capacidad de hasta 1Gb.
  10. 10.  Este medio esta en plena evolución, por lo que las capacidades son solo orientativas. Entre ellas existen diferencias, tanto de velocidad de transmisión de datos como, sobre todo de forma y tamaño.  Es un medio práctico de transportar información debido a su tamaño y capacidad, pero tienen la desventaja sobre los lápices de memoria de que es necesario un adaptador para poder leerlas.
  11. 11.  UNIDADES ZIP: En el año 1994 la empresa Iomega saca al mercado un sistema de almacenamiento denominado ZIP con una capacidad en principio de 100Mb y posteriormente de 250Mb, pronto se convirtió en una excelente solución para el transporte de archivos y copias de seguridad, al ser mucho más rápidos que los disquetes, más resistentes y mucho más estables en las grabaciones.  El ZIP está formado por un estuche de plástico rígido y en su interior en disco de materias de plástico magnetizado, mucho más denso que el utilizado en los disquetes. Necesitan unas unidades lectoras especiales, que pueden ser tanto internas como externas, lo que las hace más interesantes aún.  Si bien para su uso profesional son sumamente interesantes, para el uso domestico nunca han tenido una gran difusión, debido a la aparición en el mercado de los cds grabables y, posteriormente, de los DVDs.
  12. 12.  CDS: Los CDs se han convertido en el medio estándar tanto para distribuir programas como para hacer copias de seguridad, grabaciones multimedia, etc., debido a su capacidad relativamente alta (hay CDs de 800Mb y de 900 Mb) y, sobre todo, a su bajo coste.  Es el medio idóneo para difundir programas y datos que no queramos que se alteren, ya que una vez cerrada su grabación, esta no se puede alterar, salvo en los CDs del tipo regrabable, que nos permiten borrarlos para volver a utilizarlos, con una vida útil de unas 1,000 grabaciones.  Si bien los CDs tienen de momento un buen futuro, no pasa lo mismo con las grabadoras de CDs, que con la aparición de las grabadoras de DVDs y la compatibilidad de estas para grabar CDs han ido desapareciendo poco a poco.
  13. 13.  DVDS: Por su mayor capacidad y mayor calidad en la grabación, es el medio ideal para multimedia de gran formato y copias de seguridad de gran capacidad.  Existen dos tipos diferentes de DVD: DVD–R y DVD+R. Ambos tipos son compatibles en un 90% de los lectores y su diferencia se debe mas a temas de patentes que a temas técnicos.  En cuanto a los grabadores de DVD, si bien en un principio salieron a unos precios altísimos, en muy poco tiempo son totalmente asequibles, y al poder grabar también CDs han desplazado al tradicional grabador de CDs.  Al igual que ocurre con los CDs, una vez cerrada su grabación, esta no se puede alterar, pero también existen DVDs regrabables. Hay también DVD de 8cm. que son usados por algunas videocámaras digitales en sustitución de la tradicional cinta de 8mm. 
  14. 14. MEDIOS DE ALMACENAMIENTO VIRTUALES (BASES DE DATOS)  Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.  Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.  Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.
  15. 15.  Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar: ◦ Fácil creación y manejo a nivel usuario. ◦ Redundancia mínima. ◦ Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios. ◦ Integridad de los datos (evita que cometamos errores en la introducción de los datos). ◦ Consultas complejas optimizadas. ◦ Seguridad de acceso y auditoría (contraseñas) ◦ Respaldo y recuperación (copias de seguridad)
  16. 16. 4.2 Formas de asegurar y organizar la mejora de la calidad
  17. 17.  Para tener información de calidad, es necesario tener un control de los datos grabados y de la documentación correspondiente.  El objetivo del control de la calidad de la grabación de datos, es que en la información almacenada no haya ningún tipo de error, o bien, si lo hay, no supere un porcentaje establecido. Para saber el porcentaje de error, se escoge una pequeña parte de cada lote para poder analizar los datos de la manera más exhaustiva.  Controlados ya los datos grabados, se comprueba la documentación que ha sido manipulada habitualmente, con el fin de detectar: ◦ Documentos mal clasificados ◦ Pérdida de información ◦ Retrasos en la devolución de los documentos ◦ Detección de documentos no grabados  Si el control ha sido totalmente satisfactorio, la información será valorada como de calidad y quedara almacenada.
  18. 18. 4.2 Aseguramiento de la confidencialidad de la información y consecución de objetivos.
  19. 19.  El aseguramiento de la confidencialidad de la información es obligatorio para las empresas, tal y como señala la LOPD (Ley orgánica de protección de datos de carácter personal).  El artículo 10 de la LOPD protege los datos personales, estableciendo dispositivos dirigidos a evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado a los datos personales.  Las empresas son responsables de los ficheros de datos, y por lo tanto han de hacerse cargo de estos, proveyendo de total confidencialidad a sus usuarios. Con los procesos informáticos de hoy en día, los grabadores de datos también son responsables al intervenir en la grabación de los datos personales.  Solo se podrán utilizar los datos personales cuando los propios individuos den su consentimiento, y dichos datos sean utilizados para los fines directamente relacionados para los cuales fueron recabados.
  20. 20.  De igual manera, la LOPD también regula la relación entre el responsable del fichero y el encargado del tratamiento, estableciendo varias obligaciones y regulando un contrato escrito de relación en el que se hará constar: ◦ Que el encargado solo puede tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable. ◦ Las medidas de seguridad que el encargado está obligado a llevar a cabo. ◦ Que el encargado no puede utilizar los datos con fines distintos a los del contrato. ◦ Que el encargado no debe ceder los datos a terceros, no siquiera para su conservación. ◦ Una vez cumplida la prestación, los datos serán destruidos o devueltos al responsable, al igual que cualquier soporte o documento en el que consten los datos tratados.
  21. 21. INFRACCIONES Y SANCIONES  Los responsables de los ficheros y los encargados de los tratamientos estarán sujetos al régimen sancionador establecido en la presente Ley.  Cuando se trate de ficheros de los que sean responsables las Administraciones públicas las sanciones a aplicar serán las establecidas en la legislación sobre régimen disciplinario de las Administraciones públicas.  La cuantía de las sanciones que impone la LOPD se gradúa atendiendo a la naturaleza de los derechos personales afectados, al volumen de los tratamientos efectuados, a los beneficios obtenidos, al grado de intencionalidad, a la reincidencia, a los daños y perjuicios causados a las personas interesadas y a cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de culpabilidad.
  22. 22.  Infracciones leves: sanciones entre 900 € y 40.000 € ◦ No remitir a la Agencia Española de Protección de Datos las notificaciones previstas en esta Ley o en sus disposiciones de desarrollo. ◦ No solicitar la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de Datos. ◦ Recopilar datos personales sin informar previamente. ◦ No atender a las solicitudes de rectificación o cancelación. ◦ Transmitir datos a un encargado de tratamiento sin cumplir las obligaciones formales.
  23. 23.  Infracciones graves: sanciones entre 40.001 € y 300.000 € ◦ No inscribir los ficheros en la AEPD. ◦ Utilizar los ficheros con finalidad distinta con la se crearon. ◦ No tener el consentimiento del interesado para recabar sus datos personales. ◦ No permitir el acceso a los ficheros. ◦ Mantener datos inexactos o no efectuar las modificaciones solicitadas. ◦ No seguir los principios y garantías de la LOPD. ◦ Tratar datos especialmente protegidos sin la autorización del afectado ◦ No remitir a la AEPD las notificaciones previstas en la LOPD. ◦ Mantener los ficheros sin las debidas condiciones de seguridad.
  24. 24.  Infracciones muy graves: sanciones entre 300.001 € y 600.000 € ◦ Crear ficheros para almacenar datos especialmente protegidos. ◦ Recogida de datos con engañoso o fraudulentamente. ◦ Recabar datos especialmente protegidos sin la autorización del afectado. ◦ No atender u obstaculizar de forma sistemática las solicitudes de cancelación o rectificación. ◦ Vulnerar el secreto sobre datos especialmente protegidos. ◦ La comunicación o cesión de datos cuando ésta no esté permitida. ◦ No cesar en el uso ilegítimo a petición de la AEPD. ◦ Tratar los datos de forma ilegítima o con menosprecio de principios y garantías que le sean de aplicación. ◦ No atender de forma sistemática los requerimientos de la AEPD. ◦ La transferencia temporal o definitiva de datos de carácter. personal con destino a países sin nivel de protección equiparable o sin autorización.
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