2 grabación de datos tema 2

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2 grabación de datos tema 2

  1. 1. GRABACION DE DATOS
  2. 2. TEMA 2: LA ACTUACION PERSONAL Y PROFESIONAL EN EL ENTORNO DE TRABAJO DE LA ACTIVIDAD DE GRABACION DE DATOS
  3. 3. 2.1 Organización del trabajo en la actividad de grabación de datos en terminales informáticos
  4. 4. FUNCIONES, INSTRUCCIONES, OBJETIVOS Y FORMAS  En la actualidad, gran cantidad de empresas necesitan de la grabación de informes, facturas, albaranes, fichas, hojas de cálculo, textos, tesis, proyectos, encuestas y todo tipo de grabaciones. Estas empresas pertenecen a diferentes sectores, como pueden ser el sector de seguros, las empresas de logística, las empresas que realizan estudios de mercado, mensajería, distribución, carga aérea o selección de personal. Por tanto, los trabajos de grabación de datos están bastante generalizados. Hoy en día, con la digitalización de los documentos, su extensión será aún mayor.  Actualmente hay empresas dedicadas a la grabación de datos, que se encargan de recoger la documentación, grabarla y digitalizarla y custodiarla.
  5. 5.  La organización y las formas de trabajo en la actividad de grabación de datos pueden variar de una empresa a otra, dependiendo de los métodos de trabajo empleados por cada una de ellas.  Las principales funciones e instrucciones de la grabación de datos se puede englobar en las siguientes actividades: ◦ Transporte de la documentación. ◦ Almacenamiento de la documentación. ◦ Diseño del formato de entrada. ◦ Organización de la documentación por lotes. ◦ Grabación de los lotes. ◦ Proceso de verificación de datos. ◦ Generación de un registro de salida. ◦ Depuración de la información.
  6. 6. 1. TRANSPORTE DE DOCUMENTACIÓN  En algunas empresas son los clientes los que transportan la documentación hasta le empresa que se ocupa de grabar los datos, pero en la mayoría de los casos la empresa grabadora es la que efectúa por sus propios medios este transporte hasta sus instalaciones. Aunque hoy en día con las nuevas tecnologías cada vez se envía más por correo electrónico. 2. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTACION  La recepción de la documentación en las oficinas es controlada por el responsable de explotación, que procederá a su organización, almacenamiento y planificación, proceso que dicho responsable controlará bajo su responsabilidad.
  7. 7. 3. DISEÑO DEL FORMATO DE ENTRADA  El diseño del formato de entrada estará pensado para facilitar al operador la grabación de los datos, teniendo en cuenta la secuencia en que serán introducidos los distintos campos durante el proceso de grabación. 4. ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN POR LOTES  El responsable de explotación organizará la documentación por lotes, identificando cada lote con un número clave, que acompañará al grupo de documentos que conforman el lote hasta el final del proceso del mismo.  Los lotes estarán conformados por un número de documentos, que será el más adecuado para facilitar el trabajo a los operadores, por ejemplo: Lote número xxx = yyy documentos.  Esta identificación de los documentos con un número de lote y de identificación, facilitara su localización en un futuro.
  8. 8. 5. GRABACION DE LOS LOTES  El operador se identificará durante la conexión al sistema por medio de una cuenta propia donde se archivarán todos los lotes por él realizados, para dar mayor seguridad a todo el proceso.  La apertura del lote asignado al operador se efectúa introduciendo dicho número en el sistema, después de haber realizado la conexión al mismo con el número de cuenta del operador y en el modo seleccionado, que podrá ser el modo Grabación o el de Verificación y, por último, el de Lectura. 6. PROCESO DE VERIFICACION DE DATOS  La verificación de un lote se realizará una vez grabado este. El procedimiento para la verificación de un lote empieza con la apertura de este en el modo Verificación, por el operador que realiza el trabajo (operador distinto al que realizó la grabación del lote).  La verificación consiste en comparar los datos iniciales, carácter por carácter, con los ya existentes en el disco del sistema durante la fase de grabación, aceptando los datos que coinciden y rechazando con aviso de error, en tiempo real, cuando la comparación entre ambos caracteres fuese diferente
  9. 9. 7. REGISTROS DE ENTRADA Y SALIDA DE DATOS  La entrada y salida de los datos se configura de acuerdo a las normas recibidas por el cliente, en el soporte que se haya predefinido.  Se deben tomar las medidas de seguridad oportunas para que no se produzca una transferencia accidental de la información en que no se haya verificado un lote, o el lote no esté cuadrado, etc 8. ANALISIS Y COMPARACION DE LA INFORMACION  Se aplican diferentes procesos de control de calidad que validan los datos, tanto en tiempo real como después de verificados y durante el proceso. El resultado final debe garantizar que los datos son altamente fiables y de total calidad.  Además de todo ello, el proceso debe adaptarse a la actual Legislación de Protección de Datos, por lo que cada una de las fases de tratamiento de la información se adaptará a los requisitos que plantea dicha legislación para el tratamiento de los datos de carácter personal.
  10. 10. PAUTAS DE ACTUACIÓN, ACTITUD, AUTONOMIA PERSONAL Y EN EL GRUPO  Las pautas de actuación en la grabación de datos han de estar marcadas previamente por un superior y deben ser llevadas a cabo correctamente por el trabajador. La actitud que ha de tener el grabador de datos ha de ser de constante superación, ofreciendo el máximo rendimiento, llevando a cabo habilidades sociales y orientando el trabajo a resultados.  Los grabadores han de ser capaces de tener una autonomía personal en el desempeño del trabajo, dando el máximo a nivel individual y cooperando a nivel grupal.
  11. 11. 2.2 Aplicación del concepto de trabajo en el equipo dentro de la actividad de la grabación de adtos en terminales informaticos: el espiritu de equipo y la sinergia.
  12. 12. TRABAJO EN EQUIPO: SINERGIAS  El trabajo de grabación de datos, como cualquier otro tipo de trabajo que se desarrolla en un ámbito social, requiere de la colaboración y participación de cada uno de los miembros que se ocupan de esta actividad, para obtener ciertos niveles de calidad en la información codificada.  La estructura básica que permite a la organización estos objetivos en cuanto a calidad y cantidad de datos registrados, es el trabajo en equipo. Según Robbins S.: "Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a través de un esfuerzo coordinado. Su logro final da como resultado un nivel de desempeño mayor que la sumó total de las aportaciones individuales“.  Definición Sinergia: Acción de dos o más causas cuyo efecto es superior a la suma de los efectos individuales. Por tanto, el resultado que se busca al crear un equipo de trabajo es que el trabajo realizado en conjunto por el equipo sea superior en calidad y cantidad que la suma de los trabajos individuales.
  13. 13.  Para que exista el equipo de trabajo han de darse ciertos requisitos: ◦ En los equipos de trabajo ha de existir una meta definida, y no solo un interés común. Para lograr efectividad en este proceso, se sugiere: participar con todos los miembros de su equipo desde las primeras etapas del proceso de planeación ◦ Cada miembro del equipo está en comunicación con los demás para asegurar los resultados. Si alguien termina una parte, ayuda a recoger información o mejorarla a otros miembros del equipo, o se buscan nuevas funciones mientras el trabajo no esté terminado. Existe un coordinador que enlaza los avances, comunica las dificultades, etc. ◦ Los logros son méritos de todo el equipo, no logros individuales. Se crea una práctica de valores, como son la honestidad, responsabilidad, liderazgo, innovación y espíritu de superación personal. ◦ Para que el trabajo en equipo sea eficaz, han de cuidarse determinados aspectos, como es el hecho de que todos participen en las discusiones relacionadas con las tareas del grupo, que se escuchen todas las ideas, que las decisiones se tomen por consenso, que haya una asignación de tareas y decisiones clara, etc.
  14. 14. ROLES  Se define Rol como el comportamiento esperado de un individuo en una situación de interacción con otras personas.  En un equipo de trabajo podemos encontrar diferentes roles. ◦ Líder: Asume el control del grupo. Es una persona clave para el funcionamiento del grupo. Tiene iniciativa, inspira confianza. Empuja al grupo hacia la consecución de sus objetivos, contagia entusiasmo. ◦ Crítico: Necesita expresar lo contrario, otro punto de vista. Puede ser positivo (aporta matices nuevos) o negativo (siempre encuentra fallos o inconvenientes). ◦ Discutidor: Busca la dialéctica, el protagonismo. Generaliza, desvía la conversación.
  15. 15. ◦ Chivo expiatorio: Carga con la responsabilidad de los fallos del grupo. ◦ Iniciador: Propone o sugiere ideas. ◦ Saboteador: Su objetivo es destruir la reunión, torpedea, bloquea al grupo. ◦ Representante: Se alza como portavoz del grupo. ◦ Organizador: Está abierto a la organización de actividades o al grupo mismo. ◦ Pacificador: Busca la paz y la concordia. ◦ Estrella: Necesita llamar la atención, ser el centro.
  16. 16.  Para que exista integración dentro del equipo de trabajo, sus miembros deben estar convencidos que estar dentro de él tiene más ventajas que estar fuera. La razón por la que los miembros del grupo se integran en el equipo de trabajo es porque creen que pueden satisfacer sus necesidades en colaboración con los demás, mientras que solos no podrían conseguirlo.  Algunas de las razones por las que los individuos se integran en un grupo son: para aprender de los miembros del grupo, compartir ideas, tomar decisiones, programar el trabajo, conseguir unos objetivos individuales y colectivos, etc. Una vez se han seleccionado los miembros que van a formar el equipo de trabajo, se les ha de explicar cuál va a ser su trabajo, qué datos se desean grabar, cuáles son los aspectos a tener en cuenta en el momento de la grabación, para qué hay que grabar estos datos, cuál es su utilidad, cómo se graba la información y cuáles son los pasos a seguir, y qué precauciones es necesario tomar para evitar cualquier posible error. Es importante establecer cuáles van a ser las prioridades en el desarrollo del proceso de grabación, y cuáles serán las consecuencias positivas de respetar dichas prioridades.
  17. 17.  Otro aspecto a tener en cuenta en el mantenimiento de los equipos de trabajo es que estos necesitan realizar reuniones periódicas, con una comunicación fluida que favorezca la relación personal entre los miembros. Además de estas reuniones, los contactos informales también son interesantes para que los miembros se mantengan integrados.
  18. 18. 2.3 Identificación de parámetros de actuación profesional en la actividad de grabación de datos.
  19. 19. INDICADORES DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN  El principal objetivo de los indicadores de calidad en una organización es la posibilidad de evaluar el grado de eficacia y eficiencia del trabajo, o de los grupos de trabajo.  Para la evaluación de la actuación profesional en los trabajos de grabación, se realizan una serie de estadísticas de seguimiento, en las que se especifica la cantidad de documentos grabados y los errores cometidos.  La utilización de una herramienta informática, que proporcione estadísticas de errores y medidas de la productividad de los grabadores de datos, puede ser muy útil para ayudar a detectar, y en su caso corregir, las causas de los errores que se cometen, y controlar las desviaciones en la planificación de los trabajos.  Estas herramientas registran los errores cometidos, las condiciones bajo las que se producen y los agrupan por tipos, proporcionando información acerca de los errores más comunes de cada grabador de datos.
  20. 20.  La forma en que se evaluarán dichos errores dependerá de las directrices establecidas en el departamento de recursos humanos de su empresa, de su cultura empresarial y de los requisitos de calidad que hayan estipulado los clientes en el momento de contratar los servicios de la empresa de grabación de datos.  Estos estándares de calidad en el trabajo van a definir los procedimientos de trabajo, su organización y la forma en que se va a coordinar cada una de las operaciones. Todo ello determina el hecho de que, en su trabajo, todo grabador de datos orientará su actividad a la obtención de unos resultados.  Aunque sea evidente que nuestro desempeño esté destinado a la obtención de unos resultados esperados, en la práctica, para lograrlo, se requiere de una revisión permanente de nuestras estrategias, en función de esos estándares de calidad, trabajando de manera inteligente.  La orientación a resultados va de la mano de la mejora continua, ya que garantiza la productividad al optimizar los recursos humanos, técnicos y materiales. Por tanto, la actitud coherente con la orientación a resultados será agregar valor al servicio que se presta o a la función que se realiza, entender las necesidades de la organización y, al mismo tiempo, las de sus clientes/usuarios. 
  21. 21. 2.4 Caracterización de la profesionalidad: ética personal y profesional en el entorno de trabajo
  22. 22. INTRODUCCIÓN  La eficacia y la calidad del trabajo de grabación no solo dependen de la planificación del proceso de trabajo, de la cualificación del grabador, su destreza o habilidad, sino que también van a depender de los principios profesionales y morales de cada individuo.  La personalidad de los miembros del equipo de trabajo va a condicionar el funcionamiento del mismo y, a su vez, la organización, es decir, la empresa, estará determinada por los valores que poseen sus miembros.  Para lograr en los miembros de la organización una ética profesional bien desarrollada, es necesario que todos conozcan el sistema de valores de la propia empresa.  Esto se consigue elaborando códigos éticos, en los que se agrupan todas las ideas que deberán orientar el comportamiento del trabajador en el desempeño de sus tareas.
  23. 23.  Algunos de estos valores éticos profesionales y personales pueden ser los siguientes: ◦ Estar dispuesto a cumplir las obligaciones. ◦ Aportar sugerencias y expresar opiniones de forma positiva. ◦ Ser emprendedor. ◦ Ser honesto. ◦ Comprometerse, mantener y cumplir las promesas sin rechazar las responsabilidades. ◦ Ser leal para con los compañeros, ofreciendo apoyo a los demás miembros. ◦ Tener un trato imparcial. ◦ Expresar las opiniones, ya sean acuerdos o desacuerdos, con respeto y de manera asertiva. ◦ Ser solidario y apoyar el trabajo realizado por otros compañeros.
  24. 24.  Para poner en práctica todos estos valores ético- profesionales y, a su vez, realizar un buen trabajo de equipo, es necesario dominar una serie de habilidades sociales, que pueden resultar útiles tanto en la vida profesional como en la vida personal.  Definición Habilidades sociales: Conjunto de conductas, tanto verbales como no verbales, que otorgan a la persona que las posee una mayor capacidad para conseguir los objetivos que se ha marcado, por lo que se sentirá mejor consigo misma, sin dañar los derechos de los demás .  Cuando se habla de habilidades sociales, se hace referencia a conceptos como la escucha activa; la asertividad; la comunicación no verbal; la empatía; la capacidad de resumir o formular preguntas para obtener información o mantener la atención y el interés de otra persona; la capacidad de incentivar y motivar al receptor de la información; etc.  A continuación, se explicarán algunos de estos conceptos.
  25. 25. LA ESCUCHA ACTIVA:  Se puede definir la escucha activa como el esfuerzo físico y mental que se realiza cuando se quiere escuchar con atención la totalidad del mensaje que transmite otra persona, tratando de interpretar el significado correcto del mismo a través de la comunicación verbal y no verbal que realiza esa persona, a la que habrá que indicarle lo que se cree que se está entendiendo. Por tanto, en la escucha activa es el receptor la persona que recibe el mensaje y adopta una postura activa.  En la escucha activa, la persona que escucha envía mediante su conducta mensajes a la otra persona, que indican conexión emocional con ella, como, por ejemplo, asentir, preguntar, establecer contacto corporal y visual cuando corresponda, etc.  Existen una serie de conductas reiteradas en el tiempo que se convierten en patrones negativos, es decir, que perjudican la escucha activa.
  26. 26.  Algunos de estos patrones negativos son: ◦ El simulador. No se centra en la persona que habla y su mente "está en otra parte". A pesar de ello, asiente con la cabeza, en ocasiones murmura… ◦ El interruptor. No permite que la persona que está hablando termine de hacerlo, no hace preguntas para clarificar la información y está demasiado ansioso por hablar. ◦ El interpretador. Da una interpretación precipitada de lo que la otra persona dice. Juzga las palabras del interlocutor o intenta acoplarlas a su propia lógica, sin tener suficientes elementos de juicio para ello. ◦ El aprovechado. Utiliza las palabras de la persona a la que escucha como un medio para transmitir su propio mensaje. Cuando la persona dice algo, el aprovechado se apropia del enfoque y lo modifica en la dirección de su propio punto de vista, su opinión, su historia o sus hechos. ◦ El discutidor. En este caso solo se escucha el tiempo necesario para refutar lo dicho. Su objetivo es utilizar las palabras de su interlocutor en su contra. Intenta demostrar que el otro está equivocado o, al menos, que el interlocutor reconozca su punto de vista.
  27. 27.  Además de evitar estos patrones negativos, la escucha activa requiere la puesta en práctica de ciertas actitudes al escuchar, como son las siguientes:  Es necesario mostrarse abierto a la escucha. En este sentido, es fundamental evitar interrumpir al que habla, y será interesante pedir aclaraciones, compartir sugerencias, etc.  La actitud al escuchar debe transmitir aceptación del otro. Por tanto, se debe evitar juzgar los comentarios de la otra persona, y será conveniente ponerse en el lugar del otro y mostrarle empatía.  Se han de evitar las distracciones.  Es necesaria cierta dosis de paciencia, evitando el llamado síndrome del experto, que consiste en opinar de todo sin tener información suficiente y, sobre todo, no anticiparse a lo que la otra persona va a decir.
  28. 28. LA ASERTIVIDAD  La asertividad es la habilidad que consiste en expresar directa y abiertamente los pensamientos, sentimientos y creencias, respetando a la vez los de las demás personas. Por tanto, la persona asertiva es capaz de hablar con tranquilidad y confianza a sus superiores para pedir un aumento de sueldo, preguntar sus dudas de forma precisa y correcta, etc. Además, sabrá comunicarse con sus subordinados con respeto y entender sus ideas.  Para entender cómo utilizar la asertividad, es interesante también conocer los otros estilos de comunicación, como son el estilo agresivo y el estilo pasivo.  Veamos a continuación las características de cada uno de ellos.
  29. 29.  Estilo agresivo de comunicación ◦ Conducta verbal  Interrumpe a los demás, utiliza la voz alta y habla de forma fluida y rápida. Utiliza expresiones como "Tienes que..." o "No te tolero...”. ◦ Conducta no verbal  Mirada fija y gestos amenazantes.  Cuerpo erguido hacia delante.  Invade el espacio del otro. ◦ Consecuencias  Crea tensión, genera rechazo y rencor.  Genera conflictos interpersonales.
  30. 30.  Estilo de comunicación pasivo ◦ Conducta verbal  Emplea la voz baja y vacilante.  Utiliza expresiones como "Quizás...", "Supongo que...", "No... Sí…quizás…bueno...“, No..., no te molestes“. ◦ Conducta no verbal  Postura hundida.  Movimientos forzados, rígidos e inquietos. Ausencia de contacto visual. ◦ Consecuencias  Deja que violen sus derechos y que los demás decidan por él.  Pierde oportunidades.
  31. 31.  Estilo de comunicación asertiva ◦ Conducta verbal  Puede utilizar frases del tipo: "Yo creo, yo pienso,..." (Primera persona); "Comprendo que tú... pero yo..."; "¿Qué piensas?"; "¿Qué te parece?"; ¿Tú qué opinas?"; "A mí me gustaría..."; verbalizaciones positivas, validación de los sentimientos del otro. ◦ Conducta no verbal  Mantenimiento de la mirada; tono de voz firme, pero no elevado; postura corporal erguida; mirada directa;  Movimientos corporales serenos; asentimientos hacia los argumentos de los demás. ◦ Consecuencias  A corto plazo: la persona puede recibir críticas e incluso ser tachado de egoísta e incomprensivo.  A largo plazo: la persona se sentirá bien consigo misma, puesto que habrá conseguido actuar de acuerdo a sus principios y sus valores, ha defendido sus derechos, tiene mayor probabilidad de conseguir sus objetivos, además de mantener relaciones interpersonales positivas.
  32. 32. •Existen diferentes técnicas que es posible utilizar para desarrollar un estilo de comunicación asertivo. •Disco rayado: Se emplea repitiendo una y otra vez el mismo mensaje, sin enojarse, irritarse ni elevar el tono de voz, sin dar explicaciones o excusas, hasta conseguir que el interlocutor llegue a una solución razonable del problema. Ejemplo En el caso de que un vendedor insista para que compremos un producto, repetiríamos: "Gracias por su oferta, pero en este momento no me interesa"; si continúa insistiendo, volveríamos a repetir: "Gracias, pero no me interesa“. Banco de niebla: Es una técnica utilizada cuando se reciben críticas duras e injustas, por ejemplo, generalizaciones descalificadoras. Para utilizar esta técnica, habrá que estar de acuerdo en lo que dice el crítico, sin darle del todo la razón. Por ejemplo: "¡Siempre lo dejas todo para mañana!", respuesta: "Tienes razón, pero lo haré cuando tenga tiempo“. Aserción negativa Consiste en reconocer un error cometido sin dar demasiadas justificaciones, hasta conseguir que la persona que critica deje de hacerlo. Por ejemplo: "Sí, me olvidé de tu recado. Normalmente los recuerdo“. Interrogación negativa: Consiste en responder a la persona que realiza la crítica, pidiéndole aclaraciones. Por ejemplo: "Vamos a ver, ¿qué es lo que no te gusta de mi comportamiento?". Se muestra una actitud de que "el mundo no se acaba" porque no le guste lo que hemos hecho. Aprender a decir "no” Se trata de decir "no" de forma adecuada, manteniendo una postura firme, mirando a los ojos de la otra persona con seguridad, y todo ello expresado de forma razonable y directa.
  33. 33. 2.5. RESUMEN  El trabajo de grabación de datos requiere de la colaboración y participación de cada uno de los miembros que se ocupan de esta actividad, para obtener ciertos niveles de calidad en la información codificada.  Para que exista el equipo de trabajo han de darse ciertos requisitos, como el establecimiento de metas, de sistemas de comunicación entre sus miembros; la existencia de un coordinador; la práctica de valores, como son la honestidad, responsabilidad, liderazgo, innovación y espíritu de superación personal.  Para identificar los parámetros de la actuación profesional en la actividad de grabación de datos, en primer lugar se realiza una evaluación del trabajo de grabación, mediante una serie de estadísticas de seguimiento, en las que se especifican la cantidad de documentos grabados y los errores cometidos. Una vez evaluada, se intentan corregir las causas de los errores que se cometen y controlar las desviaciones en la planificación de los trabajos.  La ética personal y profesional en el entorno de trabajo condiciona la eficacia y la calidad del trabajo de grabación. La personalidad de los miembros del equipo de trabajo va a condicionar el funcionamiento del mismo. Para fomentar la ética personal y profesional en el trabajo, es necesario que todos conozcan el sistema de valores de la propia empresa. También puede ser útil la práctica de determinadas habilidades sociales. Entre estas habilidades, cabe destacar la escucha activa y la asertividad.

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