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Taller de Relaciones Publicas
"El que quiere interesar a los demás tiene que provocarlos."

“El silencio no es rentable.”
(Schmertz)

Qué son lasRelacionesPublicas
Protocolo
Herramientas de las RRPP
Estrategias de las RRPP
Anexo.Ejemplo de RRPP en Club Deportivo
Contenido

¿Qué son las Relaciones Publicas?

¿Qué son las Relaciones Publicas?
Se le llama Relaciones públicas a la disciplina encargada de gestionar la comunicación entre una organización y sus públicos claves para construir, administrar y mantener su imagen positiva. Es una disciplina planificada y deliberada que se lleva a cabo de modo estratégico. Las acciones de las RRPP van dirigidas a público interno y externo.
Público interno:
– Los directivos
– Los empleados
– Las organizaciones representativas dentro de la
Empresa.
Público externo:
– Clientes
– Proveedores
– Acreedores
– Poderes públicos
– Medios de comunicación
– Sociedad y opinión publica

Objetivo de las RRPP
Objetivos principales de las relaciones publicas:
· Consolidación y proyección de la imagen de la organización.· Generar opinión publica, · Comunicación de doble vía con los sectores involucrados, · Publicidad institucional de la empresa, · Afianzamiento del factor humano, · Servir de apoyo al área de comercialización, · Realización de campañas destinadas a promover y hacer conocer aspectos determinados de la empresa, · Difusión a nivel de prensa,· Atraer buen personal y reducir el riesgo de los trabajadores. · Prevenir conflictos y malas interpretaciones. · Fomento del respeto mutuo y la responsabilidad social.

Funcionamiento
Se suele utilizar el método americano “RACE” utilizado por el PRSA (PublicRelationsSociety of América)
– Research: identificar el entorno de la organización para conocer sus particularidades.
– Analysis: permite destacar los objetivos.
– Communication: proceso bidireccional. Varios factores pueden influir y modificar la percepción del mensaje (entorno cultural, político…)
– Evaluation: sirve para tranquilizar la posición de la organización a través las situaciones de crisis.

¿Qué es un protocolo de relaciones públicas?
Protocolo

Protocolo
¿Qué es un protocolo de relaciones públicas?
Un protocolo de relaciones públicas es un "manual de procedimiento", en donde se establecen los lineamientos y las políticas de comunicación comercial en la empresa.
Algunos de los elementos que contiene dicho protocolo son: Formas de comunicación:Cartas, entrevistas, formularios etc.
Políticas de información de la empresa:Qué libertad se tiene para hablar acerca de la empresa.Defensa del secreto corporativo
Lineamientos de comunicación:
Relación entre cliente y empresa. Lineamientos y políticas en relaciones con el cliente. Limites de comunicación, horarios, temas etc.
Filosofía de la comunicación comercial:
Principios de comunicación aplicados en la empresa.

Protocolo
Tipo de mensaje que se envía según cada situación:
Respuestas coherentes con las características de la empresa y sus políticas de servicio.
Determinación de funciones:
Quién toma la información y a quien le corresponde procesarla.
Un ejemplo:
Un cliente llama a una empresa a quejarse por un producto.Por procedimiento seguramente quien tome la llamada comunicará a dicho usuario con el departamento de servicio al cliente quien tomara la queja. El informará claramente cuáles son los mecanismos de acción para resolver el problema.

Protocolos Internos y Externos
Internos y Externos
Estos dos factores son de vital importancia ya que la reputación de la
empresa depende del buen funcionamiento de estos.
Internos
-Clima laboral
-Capacitación
-Comunicación
Externos
-Identidad Corporativa
-Comunicación

Protocolos Internos
"El espíritu de grupo es lo que da a muchas empresas una ventaja sobre sus competidores."

Protocolos Internos
Clima laboral. Es el medio ambiente humano y físico en el que se desarrolla el trabajo cotidiano. Influye en la satisfacción y por lo tanto en la productividad.
¿Cómo crear un buen ambiente laboral?
Varios factores son los que nos pueden ayudar ,reconocimiento, respeto, incentivos y
seguridad entre otros, por ejemplo:
• EQUIPO COMPENSADO. El equipo ha de ser compensado, proporcionado a la misión
empresarial establecida y con una adecuada definición de funciones y responsabilidades.
• JUSTICIA EN EL RECONOCIMIENTO. Ha de existir correspondencia entre lo que se da. Ha de haber una “velocidad” similar entre los miembros de la misma organización. Situaciones similares han de dar lugar a retribuciones y reconocimientos similares.
• AQUELLO OTRO. (Temperatura, humo, claridad, silla…)En los puntos anteriores hemos hablado de cuestiones más cualitativas y en parte filosóficas que tangibles y “reales”. Pero ¿qué pasa si la temperatura ambiente no es la preferida? ¿qué pasa si el canal musical no es el preferido? ¿qué pasa si hay poca/mucha luz? Probablemente estas cuestiones más físicas tienen un valor que puede llegar a ser crucial. El adecuado equilibrio de todos estos factores físicos es absolutamente imprescindible para evitar descontentos personales.

Protocolos Internos
La consecución de un “buen ambiente laboral objetivo” ha de ser tenido como un objetivo continuo, a corto plazo, a largo plazo y de una alta prioridad.
Capacitación. Incluye el adiestramiento, pero su objetivo principal es proporcionar conocimientos, en los aspectos técnicos del trabajo. Fomentando e incrementando los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar su labor, mediante un proceso de enseñanza-aprendizaje bien planificado. Se imparte generalmente a empleados, ejecutivos y funcionarios en general cuyo trabajo tiene un aspecto intelectual, preparándolos para desempeñarse eficientemente.
Comunicación. Proviene de la palabra latina Communis, que significa común, por tal motivo al comunicarse, se trata de establecer una comunidad con alguien. Es una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interacción y la puesta en común de mensajes significativos, a través de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los demás y en la organización y desarrollo de los sistemas sociales.

Medio
canal
Emisor
(Intención)
Receptor(efecto)
ruido
FEEDBACK
Modelo de comunicación Shannon-Wiener
Comunicación Organizacional. Se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en cierta forma en constante flujo.
Flujo de la comunicación en la organización: La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente.
Comunicación Descendente: consiste en la información que fluye de los niveles superiores a los inferiores en la jerarquía de la organización. Ejemplo:
Gerente
Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

Protocolos Internos
Comunicación Ascendente. Es la información que fluye de los niveles inferiores a los superiores en la jerarquía de la organización.
Obrero, empleados, técnicos, clientes

Supervisor

Gerente
Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente:
Informes de desempeños preparados por supervisores
Buzones de sugerencia
Encuesta de actitud de los empleados
Procedimientos para expresar quejas
Encuestas.
Comunicación Lateral: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información.

Protocolos Internos
Comunicación Interna- Relación con los empleados:
Puede tomar muchas formas: cartas, memorándums, oficios, circulares, folletos, boletines, informes, reportes, periódicos, revistas, intranet, etc. El material escrito en las empresas, generalmente va dirigido a empleados ,accionistas.
Comunicación mixta -Relaciones con los accionistas. Envío de información. Medios: - memorias o informes anuales - balance e informes económicos financieros Reuniones informativas. Establecimiento de los cauces para la participación en toma de decisiones. Asambleas anuales de accionistas. Regalos de empresas.

Protocolos Externos

Protocolos Externos
Identidad Corporativa
Es el conjunto de actividades (entre ellas la publicidad) que se combinan entre sí con el único fin de proyectar hacia dentro y hacia fuera la imagen de la empresa. La propia institución será la encargada de transmitir los mensajes. Todo lo que una empresa tiene hace y dice es expresión de la Identidad Corporativa, hace referencia al concepto estratégico para posicionar a una empresa. Exige identificar y definir los rasgos de identidad, integrarlos y conducirlos a la estrategia establecida de manera congruente.
Elementos de la Imagen corporativa:
Logotipo,el logo le permitirá a la compañía colocarse visualmente al lado de sus competidores y le ayudaría a aparecer como el proveedor más profesional y atractivo dentro de su sector de mercado.
Tipografía ,lo que busca es que las letras, el mensaje se adapte hacia el público al que va dirigido” “La tipografía lo que busca principalmente es ser funcional, comunicar, transmitir, aunque sea experimental no deja de comunicar.”

Protocolos Externos
Diagramación ,es el manejo del espacio, donde se muestra las relaciones entre las diferentes partes de un conjunto (tarjetas de presentación, folletos, papelería, revistas etc.)
Marca, es una representación icónica formada por imagen y logotipo.
Funciones de la marca:
De referencia: combina una serie de elementos que son los que el consumidor tendrá en cuenta a la hora de elegir.
De practicidad: el consumidor memoriza las características que él mismo ha atribuido al producto.
De garantía: por medio de la marca, las empresas tienen la
responsabilidad de ofrecer calidad. Son una garantía de responsabilidad y atención al cliente.
De personalización: permite al consumidor establecer diferencias con la competencia y relacionares con gente de estilos de vida similares a los suyos.
De posicionamiento : ofrece a la empresa la posibilidad de posicionar sus
productos con respecto a la competencia.
Lúdica : la compra es una actividad de entretenimiento.
De capitalización: todo lo referido a la comunicación de la marca construye y configura la imagen de marca (la que nosotros nos creamos en la cabeza).

Protocolos Externos
Beneficios De La Identidad Corporativa
• Aumento de la reconocibilidad de la empresa u organización• Mayor confianza de los empleados o voluntarios de la empresa u organización• Aumento del conocimiento público de una empresa u organización• "En resumen, una imagen más apropiada en el mercado."
Comunicación Externa
Relaciones con los proveedores.Políticas de pago puntual. Contactos periódicos: - reuniones periódicas - comidas de trabajo. Visitas a la empresa. Envío de información cartas.

Protocolos Externos
Relaciones con los distribuidores. Contactos periódicos: - reuniones periódicas - comidas de trabajo Envío de información: - cartas. Apoyo informativo: - revistas de clientes. Participación en actos: - ferias. Organización de actos dirigidos al cliente: - presentaciones de productos. Relaciones con los consumidores. Envío de información sobre la organización: - cartas Apoyo informativo: - revista del cliente Atención al consumidor: - formación personal del servicio - sistema de canalización de quejas, sugerencias, resolución de posibles crisis. Organización de actos: fiestas, presentaciones. Programas de visitas.

Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas:
La organización de eventos
Planes de responsabilidad Social
Relaciones con los medios de comunicación:
Diarios: permite a la organización acceder al público general.
Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados.
Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día.
Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución.
Patrocinios: ayudan a promover la buena voluntad y reconocimiento de marca por la vinculación con un evento o grupo.
Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios.

Hay que insistir en la necesidad de que el diseño de la estrategia de comunicación debe verse plasmada en un plan que establezcaobjetivos y plazos al tiempo que planifica acciones. Unas acciones encaminadas a conseguir unos objetivos empresariales mediante una estrategia que ha de pasar por:
Asignar la responsabilidad de comunicación
Definir la política de comunicación y crear una cultura comunicativa dentro de la organización como instrumento de gestión empresarial.
Identificar a los destinatarios
Diseñar los canales y soportes de comunicación.
Establecer y dotar a la unidad de comunicación de los medios que le son necesarios para llevarlos a la práctica.
Fijar objetivos anuales y establecer mecanismos de control y seguimiento.

ESTRATEGIA DE APALANCAMIENTO.
Consiste en la ordenación metodológica de decisiones y recursos, encaminada a averiguar las causas subyacentes o últimas que ocasionan un determinado problema o situación que pretendemos solucionar o modificar y, una vez descubiertas, actuar sobre ellas para obtener el objetivo propuesto.
ESTRATEGIA DE ADELANTAMIENTO
La estrategia de adelantamiento consiste en preparar los medios, establecer los procedimientos y realizar las acciones encaminadas a conseguir que en comunicación interna siempre llevemos la iniciativa y vayamos por delante en los acontecimientos.
ESTRATEGIA DE ANCLAMIENTO
Consiste en la ordenación metodológica y sistemática de procesos y recursos encaminados a lograr la consolidación del cambio, previendo cualquier intento involucionista y actuando con sentido de anticipación para evitar que tal involución pueda prosperar.
ESTRATEGIA DE DISEÑAMIENTO.
Consiste en utilizar las técnicas y métodos del diseño en comunicación interna con el objetivo de ayudar a captar la atención de los destinatarios de la información y despertar su interés, de forma que abra la puerta al conocimiento del mensaje que se quiere transmitir.

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by Think Creative Idea on Oct 28, 2010

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