El Documento - Concepto Del latín “docere”: enseñar Presentación de algo que, plasmado en un soporte físico permite que sea conocido por otros. Elemento material en el que se ha hecho visible o palpable una idea o un hecho.

Del latín “docere”: enseñar

Presentación de algo que, plasmado en un soporte físico permite que sea conocido por otros.

Elemento material en el que se ha hecho visible o palpable una idea o un hecho.

SOPORTE FÍSICO Materiales que sirven como portadores de la información. Se pueden clasificar en: Tradicionales Epigráficos Paleográficos De nuevo tipo

Materiales que sirven como portadores de la información. Se pueden clasificar en:

Tradicionales

Epigráficos

Paleográficos

De nuevo tipo

Soportes epigráficos Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones: La piedra La arcilla Los metales La madera La tableta de madera

Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones:

La piedra

La arcilla

Los metales

La madera

La tableta de madera

Soportes paleográficos Relacionados con la paleografía, son resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo: El papiro El pergamino El Papel Los Quipus

Relacionados con la paleografía, son resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo:

El papiro

El pergamino

El Papel

Los Quipus

Caracteres externos e internos del DOCUMENTO Externos Medio Soporte Formato físico Calidad jurídica Tipo Internos Autor Origen funcional Contenido

Externos

Medio

Soporte

Formato físico

Calidad jurídica

Tipo

Internos

Autor

Origen funcional

Contenido

...externos: medio Formas empleadas para transmitir la información. Pueden ser: Textuales Gráficas Fotográficas Sonoras Audiovisuales

Formas empleadas para transmitir la información. Pueden ser:

Textuales

Gráficas

Fotográficas

Sonoras

Audiovisuales

...externos: soporte Configuración física del documento, materiales utilizados para su composición y manipulación: Tradicionales, el papel tiene la supremacía. De nuevo tipo, utilizan nuevos soportes y exigen un equipo intermedio para su lectura.

Configuración física del documento, materiales utilizados para su composición y manipulación:

Tradicionales, el papel tiene la supremacía.

De nuevo tipo, utilizan nuevos soportes y exigen un equipo intermedio para su lectura.

...externos: formato físico Forma de presentación y dimensiones del documento: En los soportes tradicionales se refiere a las medidas y calidad del papel utilizado. En los soportes de nuevo tipo se refiere al programa utilizado, tamaño del archivo, etc.

Forma de presentación y dimensiones del documento:

En los soportes tradicionales se refiere a las medidas y calidad del papel utilizado.

En los soportes de nuevo tipo se refiere al programa utilizado, tamaño del archivo, etc.

...externos: calidad jurídica Condición de originales y copias, en lenguaje diplomatístico se conoce como tradición documental. Se clasifican en: Borrador Original: Autógrafo Heterógrafo Copia simple Copia certificada

Condición de originales y copias, en lenguaje diplomatístico se conoce como tradición documental. Se clasifican en:

Borrador

Original:

Autógrafo

Heterógrafo

Copia simple

Copia certificada

...externos: tipo Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato físico, estructura informativa y soporte son homogéneos. Pueden ser: Simples Compuestos

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato físico, estructura informativa y soporte son homogéneos. Pueden ser:

Simples

Compuestos

...internos: autor Persona o institución que produce el documento. Puede ser: Autor jurídico, se hace responsable mediante la firma. Autor material, elabora materialmente el documento. Autor científico, quien redacta el documento aunque no lo firme.

Persona o institución que produce el documento. Puede ser:

Autor jurídico, se hace responsable mediante la firma.

Autor material, elabora materialmente el documento.

Autor científico, quien redacta el documento aunque no lo firme.

...internos: origen funcional Razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Se clasifican en: Públicos Privados

Razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Se clasifican en:

Públicos

Privados

...internos: contenido Se identifica con la información, es decir, el mensaje o noticia que transmite el documento. El asunto o tema del que trata.

Se identifica con la información, es decir, el mensaje o noticia que transmite el documento. El asunto o tema del que trata.

CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO Documento es aquel que contiene una información, de cualquier fecha, forma o soporte físico, producido o recibido por cualquier persona natural o jurídica y por cualquier institución pública o privada en el ejercicio de su actividad, con exclusión de las obras de creación e investigación editadas o impresas.

Documento es aquel que contiene una información, de cualquier fecha, forma o soporte físico, producido o recibido por cualquier persona natural o jurídica y por cualquier institución pública o privada en el ejercicio de su actividad, con exclusión de las obras de creación e investigación editadas o impresas.

Cualidades intrínsecas del documento archivístico Nacen del proceso de las actividades llevadas a cabo. Son testimonio material de las funciones. Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Cada documento responde a una actividad concreta. Son ejemplares únicos y originales.

Nacen del proceso de las actividades llevadas a cabo. Son testimonio material de las funciones.

Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.

Cada documento responde a una actividad concreta.

Son ejemplares únicos y originales.

VALORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO Los documentos tienen dos valores básicos: Valor primario Valor secundario

Los documentos tienen dos valores básicos:

Valor primario Valor secundario

Valor primario Aquel con el cual nace o el fin para el cual se produjo, son prueba de las actividades desarrolladas. Valor administrativo Valor jurídico Valor Legal Valor fiscal y contable Valor informativo

Aquel con el cual nace o el fin para el cual se produjo, son prueba de las actividades desarrolladas.

Valor administrativo

Valor jurídico

Valor Legal

Valor fiscal y contable

Valor informativo

Valor secundario Aquel que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa o legal. Se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos.

Aquel que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa o legal.

Se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Toda institución / organización a lo largo de su vida, produce documentación con diversas particularidades. Es necesario homogeneizar la estructura informativa y el formato de los tipos documentales, para optimizar la calidad de la información.

Toda institución / organización a lo largo de su vida, produce documentación con diversas particularidades.

Es necesario homogeneizar la estructura informativa y el formato de los tipos documentales, para optimizar la calidad de la información.