Bao cao thuc tap - Nguyen Thi Tuong Vi

1,697 views
1,562 views

Published on

Đề tài: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn nhân lực tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,697
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bao cao thuc tap - Nguyen Thi Tuong Vi

  1. 1. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi ỦY BAN NHÂN DÂN TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ***** BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ MẠNG VÀ AN NINH MẠNG QUỐC TẾ ATHENA NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: CAO ĐẲNG HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS. Trần Phan Đức Anh SINH VIÊN THỰC HIỆN: Nguyễn Thị Tường Vi LỚP: CQK 1113 MSSV: 2111330196 TP.HỒ CHÍ MINH, THÁNG 03 NĂM 2014
  2. 2. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi MỤC LỤC Lời cảm ơn Nhận xét của đơn vị thực tập Nhận xét và chấm điểm của giảng viên hướng dẫn Mục lục Danh mục các cụm từ viết tắt LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ MẠNG VÀ AN NINH MẠNG QUỐC TẾ ATHENA 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 1.1.1 Quá trình hình thành 1.1.2 Quá trình phát triển 1.1.3 Trụ sở chính và chi nhánh 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 1.2.1 Chức năng 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Định hướng phát triển 1.2.3.1 Định hướng phát triển 2 năm tới 1.2.3.2 Định hướng phát triển 5 năm tới
  3. 3. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 1.3 Tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 1.3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh 1.3.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 1.4 Tình hình lao động và cơ cấu tổ chức 1.4.1 Đội ngũ lao động 1.4.2 Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động 1.4.3 Cơ cấu tổ chức 1.5 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất 1.5.1 Tình hình tài sản 1.5.2 Cơ sở vật chất PHẦN 2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 2.1 Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự đối với hoạt động của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 2.1.1 Vai trò 2.1.2 Chức năng 2.1.3 Nhiệm vụ 2.2 Kế hoạch hoạt động và phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng hành chính nhân sự 2.2.1 Kế hoạch hoạt động 2.2.2 Phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động 2.3 Tình hình nhân sự phòng nhân sự và phương thức tổ chức công việc phòng nhân sự
  4. 4. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 2.3.1 Phân tích cơ cấu lao động 2.3.2 Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 2.4 Chính sách của người lao động tại phòng hành chính nhân sự 2.5 Cách thức kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động tại phòng hành chính nhân sự 2.5.1 Cách thức kiểm tra 2.5.2 Đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động 2.6 Thành tích của phòng hành chính nhân sự đối với hoạt động của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 2.7 Đánh giá và một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng công tác tuyển dụng nhân sự tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 2.7.1 Đánh giá hoạt động của phòng hành chính nhân sự 2.7.1.1 Ưu điểm 2.7.1.2 Nhược điểm 2.7.2 Đề xuất những biện pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động phòng hành chính nhân sự PHẦN 3 NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3.1 Nhiệm vụ được phân công 3.2 Kết quả công việc đã đóng góp cho Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 3.3 Những kỹ năng đã thực hiện
  5. 5. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 3.4 Những kinh nghiệm đã tích lũy 3.5 Khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân công 3.6 Đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện đối với công việc và nhiệm vụ được phân công KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO
  6. 6. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi LỜI MỞ ĐẦU Lý do thực hiện đề tài: Trong bối cảnh đổi mới nền kinh tế và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế nhất là khi Việt Nam đã là thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới WTO, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước các cơ hội phát triển và những thách thức mới. Do đó, doanh nghiệp Việt Nam nếu không muốn bị đào thải phải không ngừng làm mới và hoàn thiện mình. Nhiều doanh nghiệp nhờ có sự thích ứng với tình hình mới đã nâng cao được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh cũng như củng cố vị thế, nâng cao uy tín của mình, đứng vững và phát triển trên thị trường đầy cạnh tranh. Nhưng bên cạnh đó cũng có không ít những doanh nghiệp còn thụ động, phản ứng chậm chạp với những biến động của nền kinh tế. Không phát huy được những thế mạnh, khắc phục những điểm yếu của mình để kết cục là bị đào thải trong quy luật vốn khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường. Có nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của doanh nghiệp, nguồn lực là một trong những yếu tố đó: Nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân sự… Nguồn lực nào cũng quan trọng và cùng hỗ trợ cho nhau tạo nên sự thành công của doanh nghiệp ấy. Một doanh nghiệp cho dù có nguồn tài chính phong phú lớn mạnh cũng trở nên vô nghĩa khi thiếu đi yếu tố con người. Con người sẽ biến những máy móc thiết bị hiện đại phát huy có hiệu quả hoạt động của nó trong việc tạo ra sản phẩm. Nói đến con người trong một tổ chức không phải là một con người chung chung mà là nói tới số lượng và chất lượng hay chính là năng lực phẩm chất, công suất, hiệu quả làm việc của người lao động. Tất cả các hoạt động trong một doanh nghiệp đều có sự tham gia trực tiếp hay gián tiếp của con người, nếu doanh nghiệp tạo lập sử dụng tốt nguồn này thì đó là một lợi thế rất lớn so với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết tìm kiếm, sử dụng và biết khai thác nguồn lực này có hiệu quả nhất. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh, để nâng cao chất lượng trong công tác quản trị nhân sự,
  7. 7. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi công tác tuyển dụng nhân sự - "đầu vào" phải được đặt lên hàng đầu để có một nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức…. Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena là Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực đào tạo và tuyển dụng quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế. Hoạt động trong lĩnh vực này đòi hỏi nhân viên phải có trình độ, kỹ năng cao, thường xuyên phải cập nhập kiến thức làm cho nguồn nhân lực của Trung tâm bị biến động. Là một sinh viên Khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Sài Gòn, trước thực trạng trên trong quá trình thực tập em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ MẠNG VÀ AN NINH MẠNG QUỐC TẾ ATHENA”
  8. 8. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ MẠNG VÀ AN NINH MẠNG QUỐC TẾ ATHENA 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 1.1.1 Quá trình hình thành Công ty trách nhiệm hữu hạn Tư vấn và Đào tạo quản trị mạng Việt Năng, hay còn gọi là Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena gọi tắt là Athena, được chính thức thành lập theo giấy phép kinh doanh số 410 202 5253 của Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 04 tháng 10 năm 2004. Athena là một tổ chức quy tụ nhiều trí thức trẻ Việt Nam đầy năng động, nhiệt huyết và kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Với quyết tâm góp phần vào công cuộc thúc đẩy tiến trình tin học của nước nhà. Athena hiện đã và đang trở thành một trong những Trung tâm đào tạo quản trị và an ninh mạng tốt nhất Việt Nam hiện nay với đội ngũ giảng viên có kiến thức và nhiều kinh nghiệm thực tế, đội ngũ nhân lực ra trường có tay nghề cao và trình độ chuyên môn được công nhận trên không chỉ trong nước mà còn được công nhận trên quốc tế. Lực lượng học viên của Athena sau khi tốt nghiệp đều đảm nhiệm nhiều vị trí quan trọng trong các công ty, tổ chức, ngân hàng và công tác ở nhiều nơi trên thế giới. Athena đang ngày một thể hiện tầm quan trọng của mình trong cuộc tin học và hiện đại nước nhà. Kể từ năm 2000, công nghệ thông tin và nhu cầu về nguồn lực công nghệ thông tin trở thành một ngành được sự quan tâm đặc biệt của toàn xã hội. Không chỉ các doanh nghiệp mới quan tâm đến công nghệ thông tin mà hầu hết các tổ chức, cá nhân đều sử dụng máy tính kết nối internet trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chính vì thế nhu cầu về nguồn nhân lực công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu mạnh mẽ của xã hội. Không chỉ vậy trong thời gian này Nhà nước cũng có nhiều chính sách khuyến khích để đào tạo đội ngũ công nghệ thông tin nhằm góp phần vào nền tin học hóa nước nhà.
  9. 9. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Chính trong thời gian này, một nhóm các thành viên là những doanh nhân tài năng và thành công trong lĩnh vực công nghệ thông tin đã nhận ra tiềm năng phát triển của việc đào tạo nền công nghê thông tin nước nhà. Họ là những cá nhân có trình độ chuyên môn cao và có đầu óc lãnh đạo cùng với tầm nhìn xa về tương lai của ngành công nghệ thông tin trong thời gian tới, họ đã quy tụ được một lực lượng lớn đội ngũ công nghệ thông tin trước hết là làm nhiệm vụ ứng cứu máy tính cho các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu. Bước phát triển tiếp theo là vươn tầm đào tạo đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin cho đất nước và xã hội. Đến năm 2003, bốn thành viên sáng lập cùng với đội ngũ ứng cứu máy tính gần 100 thành viên hoạt động như một nhóm, một tổ chức ứng cứu máy tính miền Nam. Các thành viên sáng lập Trung tâm gồm:  Ông Nguyễn Thế Đông: Cựu giám đốc trung tâm ứng cứu máy tính Athena. Ông tốt nghiệp Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, hiện là giám đốc dự án của công ty Siemen Telecom. Là lớp doanh nhân trẻ thông minh, vui tính và có nhiều ý tưởng kinh doanh táo bạo.  Ông Hứa Văn Thế Phúc: Phó Giám đốc Phát triển Thương mại Công ty EIS, một trong những giám đốc trẻ nhất của công ty FPT. Tốt nghiệp khoa Hóa trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh. Năm 2002, ông là người Việt Nam đầu tiên có được chứng chỉ CCIE. Muốn có được chứng chỉ này thí sinh phải có một trình độ rất cao về công nghệ thông tin. Với hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc và học tập trong lĩnh vực công nghệ thông tin, cùng với tinh thần học tập cao độ và một đầu óc phán đoán đã giúp ông nhìn thấy được những cơ hội kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin và mong muốn góp phần vào sự nghiệp tin học hoá của đất nước.  Ông Nghiêm Sỹ Thắng: Phó Tổng giám đốc Ngân hàng Liên Việt, chịu trách nhiệm công nghệ thông tin của Ngân hàng. Ông tốt nghiệp Học viên Ngân hàng, Thạc sỹ Quản trị kinh doanh, là một trong bốn nhà lãnh đạo về công nghệ thông
  10. 10. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi tin xuất sắc Asean, một trong 14 CSO tiêu biểu của Đông Nam Á, với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị và công nghệ thông tin.  Ông Võ Đỗ Thắng: Hiện đang là Giám đốc Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena. 1.1.2 Quá trình phát triển Từ năm 2004 – 2006: Trung tâm có nhiều bước phát triển và chuyển mình. Trung tâm trở thành một trong những địa chỉ tin cậy của nhiều doanh nghiệp nhằm cài đặt hệ thống an ninh mạng và đào tạo cho đội ngũ nhân viên của các doanh nghiệp về các chương trình quản lý dự án MS Project 2003, kỹ năng thương mại điện tử, bảo mật web… và là địa chỉ tin cậy của nhiều học sinh, sinh viên đến đăng kí học. Đòi hỏi cấp thiết trong thời gian này của Công ty là phải nâng cao trình độ đội ngũ giảng viên cũng như cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về công nghệ thông tin của đất nước nói chung và của các doanh nghiệp, cá nhân nói riêng. Đến năm 2006: Cùng với sự phát triển ngày càng nhanh chóng và cạnh tranh với các Trung tâm đào tạo an ninh mạng khác như Trung tâm đào tạo VN Pro, Nhất Nghệ… Athena đã mở thêm chi nhánh ở cư xá Nguyễn Văn Trỗi. Đồng thời tuyển dụng đội ngũ giảng viên là những chuyên gia an ninh mạng tốt nghiệp từ các trường đại học và học viện công nghệ thông tin uy tín trên toàn quốc. Trong thời gian này, Athena cũng áp dụng nhiều chính sách ưu đãi nhằm thu hút đội ngũ nhân lực công nghệ thông tin lành nghề từ các doanh nghiệp, tổ chức, làm giàu thêm đội ngũ giảng viên của Trung tâm. Năm 2008: Ông Nguyễn Thế Đông cùng Ông Hứa Văn Thế Phúc rút vốn khỏi Trung tâm gây nên sự hoang mang cho toàn bộ hệ thống Trung tâm. Cộng thêm chi nhánh tại Cư xá Nguyễn Văn Trỗi hoạt động không còn hiệu quả phải đóng cửa làm cho Trung tâm rơi từ khó khăn này đến khó khăn khác. Lúc này, Ông Võ Đỗ Thắng mua lại cổ phần của hai nhà đầu tư lên làm giám đốc và xây dựng lại Trung tâm. Mở ra một làn gió mới và một giai đoạn mới, cùng
  11. 11. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi với quyết tâm mạnh mẽ và một tinh thần thép đã giúp ông Thắng vượt qua nhiều khó khăn ban đầu, giúp Trung tâm đứng vững trong thời kì khủng hoảng. Từ năm 2009 đến nay: Với sự lãnh đạo tài ba và óc chiến lược của ông Võ Đỗ Thắng, Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena đã dần phục hồi và trở lại quỹ đạo hoạt động của mình. Đến nay, Trung tâm Athena đã trở thành một trong những Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng hàng đầu Việt Nam. Cùng với sự hợp tác liên kết của rất nhiều công ty, tổ chức doanh nghiệp và Nhà nước, Trung tâm đã trở thành nơi đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực công nghệ thông tin đáng tin cậy, từng bước thực hiện mục tiêu góp phần vào sự nghiệp tin học hóa nước nhà. 1.1.3 Trụ sở chính và chi nhánh Logo của Trung tâm Athena Trụ sở chính và chi nhánh Trụ sở chính: Trung Tâm Đào tạo Quản trị mạng và An ninh mạng quốc tế Athena Số 2 Bis Đinh Tiên Hoàng, Phường Đa Kao, Quận 1, TP HCM Điện thoại: (08) 3824 4041 – 0943 200 088 Website: www.athena.edu.vn Chi nhánh: Trung Tâm Đào tạo Quản trị mạng và An ninh mạng quốc tế Athena Số 92 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TPHCM
  12. 12. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Điện thoại: (08) 2210 3810 – 0943 230 099 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 1.2.1 Chức năng Trung tâm Athena đã và đang tập trung chủ yếu vào đào tạo chuyên sâu quản trị mạng, an ninh mạng, thương mại điện tử theo các tiêu chuẩn quốc tế của các hãng nổi tiếng như Microsoft, Cisco, Oracle, Linux LPI , CEH,... Song song đó, trung tâm Athena còn có những chương trình đào tạo cao cấp dành riêng theo đơn đặt hàng của các đơn vị như Bộ Quốc Phòng, Bộ Công An , ngân hàng, doanh nghiệp, các cơ quan chính phủ, tổ chức tài chính.. Là một trung tâm tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế, Athena đã thực hiện các chức năng của mình như: - Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, phổ biến, cập nhật kiến thức và nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực cộng nghệ thông tin theo các hình thức đào tạo các khóa học, ngành học thuộc chức năng đào tạo của ngành công nghệ thông tin. - Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ hoạt động đào tạo công nghệ thông tin cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu. Nghiên cứu khoa học và công nghệ phục vụ công tác đào tạo nguồn nhân lực cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. - Chức năng quản lí Doanh nghiệp: quản trị nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất kĩ thuật, đào tạo, huấn luyện… cùng tất cả những yếu tố liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình trong phạm vi chức năng cho phép. 1.2.2 Nhiệm vụ Là một trung tâm tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng, Athena có nhiệm vụ chủ yếu thực hiện đào tạo, bồi dưỡng kiến thức ngành công nghệ thông tin để
  13. 13. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi góp phần phát triển Kinh tế - Văn hóa - Xã hội, góp phần giữ vững chính trị an ninh quốc gia. Cụ thể như sau: - Thực hiện tốt các chức năng của mình: đào tạo, bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ đào tạo công nghệ thông tin và quản lý doanh nghiệp mình. - Tổ chức hoạt động đào tạo, đào tạo nâng cao, chuyên sâu, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và cấp chứng chỉ theo quy định của pháp luật; phổ biến, cập nhật kiến thức trong lĩnh vực công nghệ thông tin. - Tổ chức đào tạo và liên kết đào tạo các trình độ. (Khi được cơ quan thẩm quyền cho phép) theo lĩnh vực chuyên ngành. - Tham gia nghiên cứu khoa học phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công nghệ thông tin; tổ chức ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn; tư vấn, chuyển giao công nghệ và giải pháp trong lĩnh vực đào tạo công nghệ thông tin. - Tổ chức biên soạn các giáo trình, tài liệu, tư liệu tham khảo phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, phổ biến kiến thức về công nghệ thông tin. - Tổ chức các hội nghị, hội thảo phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công nghệ thông tin. - Hợp tác, liên kết với các cơ sở đào tạo trong nước và nước ngoài thực hiện các chương trình đào tạo ở trình độ cao, bồi dưỡng nâng cao trình độ và kỹ năng về công nghệ thông tin đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, cho các khu vực kinh tế - xã hội nhằm đẩy mạnh phát triển công nghiệp công nghệ thông tin cũng như các ngành kinh tế khác của thành phố và khu vực phía Nam.
  14. 14. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi - Thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về ứng dụng công nghệ thông tin về quản lý và triển khai các chương trình, dự án công nghệ thông tin cho cán bộ công chức trong các cơ quan quản lý nhà nước các cấp trên địa bàn, đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước của Thành phố. - Thực hiện các chương trình hợp tác quốc tế về đào tạo trong lĩnh vực ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. - Quản lý về tổ chức, cán bộ, viên chức, tài chính, tài sản, hồ sơ, tài liệu của Trung tâm Đào tạo công nghệ thông tin theo quy định của Pháp luật. 1.2.3 Định hướng phát triển 1.2.3.1 Định hướng phát triển 2 năm tới - Phát triển và quảng bá hình ảnh Trung tâm ra các tỉnh lân cận Thành phố Hồ Chí Minh. - Mở rộng đạo tạo, huấn luyện dành cho mọi người ra các tỉnh có tiềm năng lân cận Thành phố Hồ Chí Minh. - Tăng cường các khóa học đào tạo trong năm để đáp ứng nhu cầu công nghệ của mọi người - Doanh thu phòng Kinh doanh 2014 tăng 20% so với 2013. 1.2.3.2 Định hướng phát triển 5 năm tới - Phát triển và quảng bá hình ảnh cho Trung tâm ra toàn quốc. - Tăng cường các khóa học đào tạo trong năm để đáp ứng nhu cầu công nghệ của mọi người - Doanh thu 5 năm tới gấp 2 lần năm 2013.
  15. 15. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 1.3 Tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 1.3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh Bảng : Cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Trung tâm qua các năm 2011, 2012, 2013 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tỷ lệ tăng giảm Sồ tiền (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) Sồ tiền (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) Sồ tiền (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) 2012/2011 (%) 2013/2012 (%) A.Tổng tài sản 1723 100 1957 100 2163 100 13.58 10.53 1.Tài sản ngắn hạn 455 26.41 512 26.16 542 25.06 12.53 5.86 2.Tài sản dài hạn 1268 73.59 1445 73.84 1621 74.94 13.96 12.18 B. Tổng nguồn vốn 1723 100 1957 100 2163 100 13.58 10.53 1. Nợ phải trả 621 36.04 644 32.91 717 33.15 3.70 11.34 2. vốn chủ sở hữu 1102 63.96 1313 67.09 1446 66.85 19.15 10.13 (Nguổn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 - phòng tài chính) Qua bảng trên thể hiện: Tổng tài sản cũng như tổng nguồn vốn của Trung tâm năm 2012 tăng 13.58% so với năm 2011, và năm 2013 tăng 10.53% so với năm
  16. 16. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 2012. Đây là kết quả của việc Trung tâm đang mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh. - Về tình hình tài sản + Tài sản ngắn hạn Trung tâm Athena là trung tâm đào tạo và quản trị mạng chuyên cung cấp các dịch vụ tin học nên phần lớn tài sản Trung tâm là tài sản dài hạn. Tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng thấp, điều này thể hiện trên bảng trên là tài sản ngắn hạn chỉ chiếm tỷ trọng trung bình là 25% đến 26%. Nhìn chung, tài sản ngắn hạn của Trung tâm tăng mỗi năm, năm 2012 tăng 12.53% so với năm 2011 và 5.86% là tỷ lệ tăng trưởng của năm 2013 so với năm 2012. Tỷ lệ tăng trưởng trong năm 2013 ít hơn so với năm 2012, bởi vì Trung tâm Athena là Trung tâm cung cấp dịch vụ nên việc tăng tài sản ngắn hạn nhiều sẽ ảnh trực tiếp tới hiệu quả sử dụng vốn cũng như lợi nhuận của Trung tâm nên việc mở rộng hoạt động kinh doanh sẽ tập trung vào tài sản dài hạn. + Tài sản dài hạn Tài sản dài hạn của Trung tâm chiếm tỷ trọng 73% đến 74% qua các năm, phù hợp với loại hình kinh doanh của Trung tâm. Nhìn chung, tài sản doanh nghiệp tăng đều mỗi năm, cụ thể là tăng 13.96% của năm 2012 so với 2011, và năm 2013 tăng 12.18% so với năm 2012. Điều này cho thấy Trung tâm đang phát triển đều mỗi năm. Và việc tăng tài sản dài hạn cũng nh7 tài sản ngắn hạn đều hướng đến mục tiêu là đẩy mạnh phát triển Trung tâm. + Về tình hình nguồn vốn Tương ứng với sự gia tăng tài sản là sự gia tăng nguồn vốn của Trung tâm. Qua bảng số liệu trên, ta thấy được năm 2012 tỷ lệ nguồn vốn tăng 13.58% và năm 2013 tăng 10.53%. Sự gia tăng nguồn vốn nguyên nhận bởi sự gia tăng về vốn chủ sở hữu và nợ phải trả của Trung tâm.
  17. 17. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi + Về nợ phải trả Nợ phải trả của Trung tâm tăng mỗi năm, tăng nhẹ vào năm 2012 với mức tăng 3.7%, và đến nam 2013 tăng 11.34%. Nhìn chung nợ có tăng nhưng về cơ cấu nguồn vốn thì tỷ trọng của nợ có sự giảm nhẹ từ năm 2011 đến năm 2013, cụ thể là năm 2011 tỷ trọng nợ chiếm 36.04% và chỉ còn 33.15% trong năm 2013. Điều này cho thấy Trung tâm đang thay đổi cấu trúc nguồn vốn của mình từ việc giảm tỷ trọng nợ. Nhìn chung, sự giảm thiểu nguồn vốn vay là hoàn toàn hợp lý, xuất phát từ yêu cầu của việc tái cơ cấu lại tổ chức của Trung tâm đồng thời từ mục tiêu nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của chủ sở hữu. + Về vốn chủ sở hữu Vốn chủ sở hữu của Trung tâm tăng mạnh vào năm 2012 và vẫn tăng vào năm 2013 nhưng tỷ lệ có giảm đáng kể. Cụ thể là năm 2012 tăng 19.15% và năm 2013 tăng 10.13%. Xét về tỷ trọng thì tương ứng với mức giảm tỷ trọng nợ thì tỷ trọng nguồn vốn sẽ tăng. Từ năm 2011 đến năm 2013 tỷ trọng thay đổi từ 63.96% thành 66.85%. Việc gia tăng nguồn vốn cho thấy tình hình Trung tâm khá lạc quan, quá trình hoạt động của Trung tâm đang phát triển nên Trung tâm muốn đẩy manh kinh doanh để chiếm nhiều thị phần hơn trên thị trường. Bảng :Tình hình hoạt động kinh doanh qua các năm 2011, 2012, 2013 Khóa học Đơn vị Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sánh 2012/2011 2013/2012 AN2S CCNA Khóa Khóa 22 34 28 35 30 38 127,3% 102.9% 107,1% 108,6%
  18. 18. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi ACBN MCSA Khóa Khóa 37 22 31 26 31 29 83,8% 118,2% 100% 111,6% (Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 – phòng tài chính) Qua bảng trên ta thấy tình hình hoạt động của Trung tâm như sau: Khóa học chuyên gia an ninh mạng AN2S của năm 2012 tăng 6 khóa, tương đương 27,3% so với năm 2011, năm 2013 tăng 2 khóa học, tương đương 7,1% so với năm 2012. Khóa học quản trị hệ thống mạng Cisco – CCNA của năm 2012 tăng 1 khóa, tăng 2.9% so với năm 2011, năm 2013 tăng 3 khóa học, tương đương 8,6% so với năm 2012. Khóa học quản trị mạng cơ bản ACBN của năm 2012 giảm 6 khóa, tương đương 16,2% so với năm 2011 và giữ vững đến năm 2013. Khóa học bảo mật mạng MCSA của năm 2012 tăng 4 khoá, tương đương 18,2% so với năm 2011, nhưng sang năm 2013 thì khóa học này tăng 3 khóa, tương đương 11,6% so với năm 2012. Bước sang giai đoạn năm 2012, tình hình Trung tâm có nhiều bước chuyển, các khoá học cơ bản AN2S, CCNA, ACBN, MCSA nhìn chung đều tăng so với năm 2011. Giải thích cho sự tăng lên các khoá học này, vào năm 2012 trung tâm đề ra các chiến lược hợp tác với các đối tác như trang web thegioitinhoc.vn, ngân hàng Sacombank, Techcombank, … mở ra nhiều cơ hội đào tạo, tiếp cận lượng lớn khách hàng. Bên cạnh đó, nhiều chương trình học bổng cho sinh viên, tham gia các chương trình học thuật, tăng cường quan hệ với các trường nhằm thu hút sinh viên, quảng bá trên các báo đài. Qua năm 2013, trên đà tiếp tục thực hiện các hoạt động hợp tác với các doanh nghiệp, đối tác, mở thêm các lớp học cấp tốc, cùng với những chương trình học bổng cho sinh viên, quảng bá tích cực hình ảnh thương hiệu trung tâm tại các hội
  19. 19. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi thảo, chuyên đề tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh và các trường đại học trên địa bàn, thu hút nhiều học sinh sinh viên, các đối tác doanh nghiệp đặt hợp đồng hợp tác với công ty. Nhìn chung, số lượng các khóa học năm 2013 tăng nhẹ so với năm 2012, công ty vẫn tiếp tục trên đà phát triển. 1.3.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Bảng : Kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm 2011, 2012, 2013. STT CHỈ TIÊU ĐVT NĂM 2011 NĂM 2012 NĂM 2013 1 2 3 4 5 Số lượng khóa học Doanh thu Lợi nhuận Nộp ngân sách Thu nhập bình quân Khóa Tỷ đồng Tỷ đồng Tỷ đồng 1000đ/người/tháng 115 2,1 0,2 0,056 3500 120 2,4 0,22 0,069 4000 128 2,9 0,28 0,073 4500 (Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 – phòng tài chính) Biểu đồ thể hiện doanh thu, lợi nhuận, thuế của Trung tâm Athena qua các năm 2011, 2012, 2013.
  20. 20. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 2.1 2.4 2.9 0.2 0.22 0.28 0.056 0.069 0.073 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Doanh thu Lợi nhuận Thuế Qua bảng số liệu trên chúng ta thấy: Năm 2011, tuy số lượng khóa học có tăng nhưng lợi nhuận hoạt động kinh doanh của Trung tâm lại không ổn định do còn phụ thuộc nhiều vào các chi phí, chính sách giá cả thay đổi nhanh chóng của các mặt hàng kỹ thuật, các bước chuyển đổi khó khăn khi thay đổi cơ cấu nhân sự nội bộ. Số lượng các khóa học đang có những chuyển biến tích cực và tăng lên trong các năm 2012 - 2013. Cho thấy ngày càng nhiều người biết đến các chương trình giảng dạy cũng như chất lượng đào tạo của Trung tâm. Chính vì thế doanh thu cũng tăng lên. Cụ thể qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Năm 2012 tăng so với năm 2011 là 300 triệu đồng và năm 2013 tăng so với năm 2012 là 500 triệu đồng. Khi có sự điều chỉnh kịp thời về nhân sự, cũng như là các kế hoạch kinh doanh rõ ràng và dự đoán được tình hình kinh tế thì Trung tâm đã dần tăng trưởng trở lại với mức lợi nhuận tăng dần năm 2011 là 200 triệu đồng đến năm 2013 là 280 triệu đồng. Số nộp ngân sách mỗi năm phụ thuộc chủ yếu vào chính sách thuế, phụ thu của nhà nước. Trung tâm luôn tuân thủ theo các chính sách Nhà nước ban hành.
  21. 21. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Thu nhập bình quân của nhân viên tăng lên qua các năm, năm 2012 tăng 14,2% so với năm 2011, sang năm 2013 tăng 12,5% so với năm 2012. Tình hình lương nhân viên tăng đều qua các năm, mức lương đảm bảo mức sống của nhân viên Trung tâm, tạo điều kiện để nhân viên làm việc và cống hiến cho Trung tâm. 1.4 Tình hình lao động và cơ cấu tổ chức 1.4.1 Cơ cấu tổ chức 1.4.2 Đội ngũ lao động Athena hiện đang quy tụ được các chuyên gia xuất sắc năng động và đầy nhiệt huyết trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, tốt nghiệp từ các trường Cao đẳng, Đại học chuyên ngành Công nghệ thông tin, điện tử, viễn thông, có nhiều kinh nghiệm làm dự án thực tế và có đầy đủ các chứng chỉ quốc tế. Bao gồm: - Giám đốc: Võ Đỗ Thắng - Phó giám đốc: Nguyễn Khánh Minh
  22. 22. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi - Quản lí: Nguyễn Hồng Phúc - Đội ngũ nhân viên tư vấn và chăm sóc khách hàng, cùng đội ngũ giảng viên của Trung tâm Bảng: Phân tích cơ cấu lao động của Trung tâm (2011 - 2013) Chỉ tiêu 2011 2012 2013 Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Tổng lao động 100 100 85 100 70 100 Theo lao động Trực tiếp 78 78 67 78,82 60 85,71 Gián tiếp 22 22 18 21,81 10 14,29 Theo trình độ Trên đại học 10 10 15 17,65 17 24,29 Đại học 30 30 25 29,41 20 28,57 Cao đẳng 25 25 15 17,65 10 14,29 Trung cấp 35 35 30 35,29 23 32,85 Theo giới tính Nam 80 80 60 70,59 50 71,43 Nữ 20 20 25 29,41 20 28,57 (Nguồn: Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2013 của Trung tâm) Qua số liệu ở bảng trên ta thấy:  Về lao động: Năm 2011, với tổng số lao động là 100 người, trong đó có 78 lao động trực tiếp (chiếm 78%). Đến năm 2012, Trung tâm có tổng số lao động là 85 người (giảm
  23. 23. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 15% so với năm 2011), trong đó lao động trực tiếp là 67 người (chiếm 78,82% lao động toàn Trung tâm) và số lao động gián tiếp là 18 người (chiếm 21,18%). Qua năm 2013 thì số lượng người lao động tại Trung tâm lại tiếp tục giảm với tổng số lao động là 70 người, trong đó có 60 người lao động trực tiếp (chiếm 85,71%). Như vậy, từ năm 2011 đến năm 2013 số lượng lao động tại Trung tâm giảm đáng kể từ 100 người năm 2011 còn 70 người năm 2012, nguyên nhân là do Trung tâm chủ trương giảm biên chế đồng thời giải quyết và khuyến khích nhân viên nghỉ theo chế độ của Trung tâm. Trong từng giai đoạn, để thực hiện theo đúng kế hoạch thì số lao động trực tiếp và gián tiếp tại Trung tâm bắt đầu có xu hướng giảm dần. Như vậy thì Trung tâm đã dần dần hoàn thiện được chất lượng lao động theo đúng kế hoạch đề ra.  Về trình độ: Đa số nhân viên tại Trung tâm đều làm những công việc chuyên về công nghệ thông tin và marketing nên dường như số lượng lao động theo trình độ đa phần là tương đồng nhau, tuy nhiên năm 2011 và năm 2012 thì lao động trình độ trên đại học thì có tỷ lệ chênh lệch và thấp hơn nhiều so với trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp, chỉ có năm 2013 là cao hơn 2 năm trước và chiếm 24,29% so với năm 2011 là 10% và năm 2012 là 17,65%.  Về giới tính: Vì lĩnh vực hoạt động của Trung tâm là chuyên về công nghệ thông tin nên lao động nam chiếm đa số ở cả 3 năm: năm 2011 là 80 người (chiếm 80%), năm 2012 là 60 người (chiếm 70,59%), năm 2013 là 50 người (chiếm 71,43%). Trong khi đó lao động nữ chiếm khoảng trên 20% ở cả 3 năm. Nói chung, cơ cấu lao động theo từng trình độ tại Trung tâm phù hợp với lĩnh vực hoạt động là chuyên về mạng xã hội. Tuy nhiên, để ngày càng thích ứng hơn với nền kinh tế mới, Trung tâm đang từng bước thay đổi dần cơ cấu lao động theo
  24. 24. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi trình độ: tăng dần lao động có trình độ đại học và giới hạn thấp nhất là mức trung cấp. Điều này chứng tỏ Trung tâm đang dần đổi mới, hoàn thiện để theo kịp với xu thế phát triển của kinh tế xã hội. 1.4.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động Bảng: Phân tích kết quả sử dụng lao động tại Trung tâm Các chỉ tiêu ĐVT Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Doanh thu Tỷ đồng 2,1 2,4 2,9 Lợi nhuận Tỷ đồng 0,2 0,22 0,28 Tổng số lao động Người 100 85 70 ( Nguồn: Sinh viên tự nghiên cứu) Qua bảng số liệu trên ta thấy: Với việc giảm số lượng lao động qua các năm, từ năm 2011 là 100 người đến năm 2013 giảm xuống 70 người, nhưng doanh thu và lợi nhuận của Trung tâm không giảm xuống mà tăng lên một cách vượt bậc. Năm 2011, doanh thu của Trung tâm đạt 2,1 tỷ đồng/năm với số lượng lao động là 100 người nhưng lợi nhuận của Trung tâm lại không cao. Năm 2012, Trung tâm chủ trương giảm biên chế đồng thời giải quyết và khuyến khích nhân viên nghỉ theo chế độ của Trung tâm nên số lượng lao động đã giảm xuống còn 85 người nhưng doanh thu lại tăng lên là 2,4 tỷ đồng/năm và lợi nhuận đã đạt mức 0,28 tỷ đồng/năm. Thấy việc thực hiện theo kế hoạch đạt kết quả đáng mừng, sang năm 2013 Trung tâm quyết định tiếp tục giảm số lượng lao động xuống còn 70 người, nâng cao lợi nhuận lên 0,28 tỷ đồng/năm.
  25. 25. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Như vậy, mặc dù số lượng lao động không cao nhưng doanh thu và lợi nhuận của Trung tâm vẫn tăng đều qua các năm, cho thấy Trung tâm đã rất khôn khéo trong việc giảm số lượng lao động nhưng lại nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Điều này góp một phần giúp Trung tâm giảm được chi phí lao động và mặt khác với số lượng lao động ít sẽ dễ dàng quản lý, đào tạo và nâng cao tay nghề của người lao động. 1.5 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất 1.5.1 Tình hình tài sản Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các học viên theo học cũng như cho nhân viên của mình. Trung tâm đã mạnh dạn đầu tư vào các cơ sở này những công nghệ và cơ sở hiện đại ngày nay. Hiện nay, ở các cơ sở hoạt động của Trung tâm đã được gắn các camera, máy chấm công cho nhân viên tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát và theo dõi nhân viên. STT Tên tài sản Số lượng Đang dùng Tình trạng 1 Mày tính bàn 110 100 Chất lượng đạt 80%-90% 2 Máy photocopy 1 1 Chất lượng đạt 80%-90% 3 Máy lạnh 20 20 Chất lượng đạt 70%-80% 4 Máy chiếu 11 10 Chất lượng đạt 80%-90% 5 Mày tính xách tay 30 30 Chất lượng đạt 80%-90% 6 Máy in, đọc mã vạch 2 2 Chất lượng đạt 70%-80% 7 Bàn, ghế 900 900 Chất lượng đạt 60%-80% (Nguồn: kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013- phòng kế toán)) Qua bảng thống kê ta thấy được điều kiện cơ sở vật chất của Trung tâm là tương đối đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu dạy và học. Hệ thống sử dụng trang thiết bị tương
  26. 26. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi đối cao, điều này nói lên sự quan tâm chăm sóc và bảo trì các thiết bị của Trung tâm là có hiệu quả. Qua đó giảm chi phí thiết bị thay thế và bảo trì sửa chữa, làm cho chi phí hoạt động thấp và kết quả lợi nhuận tăng lên. 1.5.2 Cơ sở vật chất Ở trụ sở chính là 2 Bis Đinh Tiên Hoàng, Phường ĐaKao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh là một nhà 3 tầng. Với tầng 1 là nơi nhân viên tư vấn và ghi danh đăng ký cho học viên, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: Máy vi tính, máy in, máy lạnh, đèn, quạt và đầy đủ mọi thứ cho văn phòng. Tầng 2 và 3 là nơi cho các phòng ban làm việc cũng được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất như máy lạnh, máy chiếu, quạt, bàn ghế cho các nhân viên làm công việc hàng ngày. Trụ sở cách đó không xa ở 92 Nguyễn Đình Chiểu, Phường ĐaKao, Q.1, Thành phố Hồ Chí Minh là nơi dùng để đào tạo cho các học viên. Hiện nay Trung tâm Athena đã có các phòng lab tại cơ sở này - đây là phòng dùng cho các học viên theo học với công nghệ và cơ sở vật chất hiện đại như: máy lạnh, quạt máy, máy vi tính, máy chiếu, loa.
  27. 27. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi PHẦN 2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG BAN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 2.1 Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự đối với hoạt động của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena 2.1.1 Vai trò Chính sách: giữ vai trò chủ yếu trong việc đề ra các chính sách liên quan nhân sự. Cố vấn: đưa ra các khuyến nghị thích hợp cho các bộ phận trong các vấn đề liên quan đến lĩnh vực nhân sự. Dịch vụ: cung cấp các dịch vụ như tuyển dụng đào tạo, đánh giá. Kiểm tra, giám sát các bộ phận khác xem có thực hiện đúng các chính sách về nhân sự đã đề ra không. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các chức năng quản trị nhân sự trong toàn tổ chức. 2.1.2 Chức năng Là phòng chuyên thực hiện chức năng tham mưu về mặt chuyên môn nhân sự, thực hiện công tác hoạch định, thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực có đủ năng lực để thực hiện các chiến lược và chính sách của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena. 2.1.3 Nhiệm vụ Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực của Trung tâm, giải quyết các vấn đề xung đột, mâu thuẫn của nhân viên. Hơn thế nữa, có nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc của Trung tâm.
  28. 28. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của và những thông tin có liên quan đến Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…. Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,…. Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước. 2.2 Kế hoạch hoạt động và phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng hành chính nhân sự 2.2.1 Kế hoạch hoạt động phòng hành chính nhân sự Xây dựng cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự toàn Trung tâm Xây dựng bản mô tả chức năng nhiệm vụ mỗi phòng ban theo cơ cấu nhân sự đã được phê duyệt Tiến hành phân tích công việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí theo định biên nhân sự Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt toàn bộ tài liệu nhân sự Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng
  29. 29. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Xây dựng quy chế lương, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ cho người lao động Xây dựng và giám sát triển khai hệ thống đánh giá thực hiện công việc của các phòng ban theo đúng quy định của Trung tâm Các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc ( Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự, hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên) 2.2.2 Phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động phòng hành chính nhân sự Hàng tháng phòng hành chính nhân sự nhận thấy sự biến động nhân sự, tăng giảm với nhiều lý do khác nhau, phòng sẽ lên kế hoạch tìm nguồn nhân sự dự trữ, thay thế hoặc tuyển mới, chủ động trong việc đáp ứng nhân sự khi thấy thiếu. Bên cạnh đó các bộ phận cũng đưa ra những yêu cầu tuyển dụng nhân sự. A B C D E 1 STT NGƯỜI THỰC HIỆN QUY TRÌNH TÀI LIỆU, BIỂU MẪU DIỄN GIẢI 2 1 Bộ phận có nhu cầu Nhu cầu tuyển dụng Đơn yêu cầu tuyển dụng nhân sự Khi các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, cần gửi đơn yêu cầu cho phòng nhân sự, phòng nhân sự xem xét nhu cầu đúng, sai, sửa lại (nếu cần) và gửi ban giám đốc phê duyệt chỉ tiêu nhân sự 3 2 Phòng nhân sự Lập kế hoạch tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng và Phòng nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng, căn
  30. 30. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi duyệt chỉ tiêu nhân sự của ban giám đốc cứ vào nhu cầu của bộ phận yêu cầu. Trình ban giám đốc xem kế hoạch tuyển dụng và phương án + chi phí (nếu có) 4 3 Phòng nhân sự Tiến hành tuyển dụng qua các phương tiện Quảng cáo tuyển dụng Thông báo tuyển dụng phải rõ ràng, vị trí, số lượng, điều kiện ứng tuyển, địa điểm làm việc… 5 4 Phòng nhân sự Tiếp nhận hồ sơ ứng viên Mẫu danh sách ứng viên Kiểm tra hồ sơ đầy đủ, kiểm tra tuổi, yêu cầu chuyên môn tối thiểu…lọc hồ sơ từ ban đầu 6 5 Phòng nhân sự Phỏng vấn kiểm tra trình độ thực tế Mẫu phỏng vấn cho từng vị trí Đạt yêu cầu chuyển làm thủ tục thử việc. Trước khi đến địa điểm làm việc, cần nói về nội quy cơ bản, cho nhân viên đọc nội quy, ký vào bản: đã đọc và hiểu nội quy công ty (tránh tình trạng về sau có nhiều phức tạp khi không thỏa thuận văn bản)
  31. 31. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 7 6 Phòng nhân sự Làm thủ tục nhận thử việc Giấy thử việc Gửi cho các bộ phận có nhu cầu 8 7 Các bộ phận Tiếp nhận nhân viên và đánh giá trong thời gian thử việc Phiếu đánh giá nhân viên sau khi hết thời gian thử việc Nếu đạt, chính thức ký hợp đồng lao động 9 8 Phòng nhân sự Chính thức ra quyết định tiếp nhận, thỏa thuận lương theo hợp đồng chính thức, làm thủ tục có liên quan 2.3 Tình hình nhân sự của phòng hành chính nhân sự và phương thức/ quy trình tổ chức công việc phòng hành chính nhân sự 2.3.1 Tình hình nhân sự Hiện nay công tác quản trị nguồn nhân lực của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena đang được phòng Hành chính nhân sự đảm nhận. Phòng Hành chính nhân sự gồm 3 người. Thông tin cụ thể về nhân sự trong phòng: Bảng : Danh sách thông tin bộ phận phòng Hành chính nhân sự: STT Họ và tên Giới tính Trình độ Chuyên môn 1 Nguyễn Khánh Minh Nữ Thạc sĩ Quản trị nhân sự 2 Lê Thị Hà Nhi Nữ Đại học Quản trị nhân sự
  32. 32. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 3 Lê Thị Ngọc Ngân Nữ Đại học Quản lý hành chính (Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự) Đánh giá chung về tình hình nhân sự phòng Hành chính nhân sự: Cán bộ nhân viên phòng Hành chính nhân sự là những cán bộ có kinh nghiệm, có năng lực, trình độ tổ chức quản lý cao. Đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của công việc. Chị Nguyễn Khánh Minh là một người có năng lực, giỏi về chuyên môn, một người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nguồn nhân lực và hành chính. Chị làm việc thận trọng song rất năng nổ và tháo vát. Các thành viên khác trong phòng cũng là những người có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn vững vàng và có ý thức trách nhiệm đối với công việc cao. Có thể nói công tác quản trị nguồn nhân lực theo lời của Giám đốc đã được hiện thực hóa bởi đội ngũ cán bộ phòng Hành chính nhân sự một cách hết sức hiệu quả. 2.3.2 Phương thức tổ chức công việc phòng hành chính nhân sự Trưởng phòng nhân sự - Thiết kế và thực hiện các chính sách có liên quan tới tất cả các hoạt động quản lý con người. - Tuyển mộ, phỏng vấn và tuyển chọn lao động cho tất cả các vị trí làm việc còn trống - Thiết kế và thực hiện các chương trình định hướng cho nhân viên mới để xây dựng cho họ thái độ tích cực với các mục tiêu của Trung tâm Trưởng phòng nhân sự Chuyên viên nhân sự tổng hợp Chuyên viên quản lý hành chính, văn thư
  33. 33. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi - Theo dõi và quản lý các hoạt động bảo hiểm, hưu trí, và các hoạt động nhân sự như thuê mướn, thăng tiến, thuyên chuyển và cho thôi việc. - Thực hiện các cuộc nghiên cứu tiền lương trong thị trường lao động để xác định mức trả lương hợp lý - Tham gia, tham mưu trong các cuộc họp về tổ chức và kế hoạch trong Trung tâm - Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động hành chính, văn thư lưu trữ và công tác lễ tân tại văn phòng Trung tâm - Đảm bảo điều kiện làm việc, điều kiện lao động tốt cho lao động trong Trung tâm - Phụ trách công tác đào tạo, đào tạo lại, đào tạo mới, đào tạo nâng cao cho các đối tượng lao động - Viết báo cáo trình ban giám đốc hàng kỳ Chuyên viên nhân sự tổng hợp Tuyển dụng - Tiếp nhận đề xuất tuyển dụng - Tổng hợp, phân tích các nhu cầu tuyển dụng trong đơn vị - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng kỳ - Tiếp nhận hồ sơ dự tuyển và trả lời ứng viên - Tổ chức phỏng vấn hoặc thi tuyển - Cập nhập, quản lý, xử lý thông tin của các ứng viên - Tiếp nhận và thực hiện xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan đến quản trị nhân sự - Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự và các tài liệu có liên quan, thực hiện theo quy trình kiểm soát hồ sơ
  34. 34. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi - Theo dõi thực hiện Hợp đồng lao động, Luật lao động và các chế độ chính sách liên quan đến người lao động - Thông báo các thông tin về nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng lao động Tiền lương, phúc lợi - Cập nhập theo dõi tình hình biến động tiền lương của cán bộ công nhân viên - Tính và lập bảng lương hàng tháng rồi chuyển cho kế toán - Giải quyết những thắc mắc của người lao động về vấn đề tiền lương - Tính thuế thu nhập của người lao động dựa trên bảng lương - Thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế) đối với người lao động - Tham gia xây dựng các quy chế, quy định tiền lương, tiền thưởng, các chế độ phụ cấp cho người lao động - Viết báo cáo hàng kỳ nộp trưởng phòng Chuyên viên quản lý hành chính, văn thư - Tiếp nhận, chuyển phát, theo dõi và lưu trữ công văn đi, đến - Thực hiện công tác lưu trữ công văn giấy tờ của Trung tâm - Quản lý con dấu của Trung tâm và thực hiện quy định đóng dấu theo đúng quy định của Trung tâm - Quản lý và theo dõi tăng giảm công cụ dụng cụ trong toàn Trung tâm - Đáp ứng yêu cầu mượn, mua và sửa chữa trang thiết bị văn phòng của Trung tâm - Mua sắm quản lý và cấp phát văn phòng phẩm theo định mức và theo phê duyệt ngoài định mức
  35. 35. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi - Đặt mua sách báo, tạp chí và các ấn phẩm phục vụ cho chuyên môn và phân phối đến các địa chỉ sử dụng hàng ngày - Tiếp nhận theo dõi hoạt động công chứng trong Trung tâm - Quản lý và trực tổng đài điện thoại, fax của Trung tâm. Tiếp nhận các cuộc gọi đến và chuyển tiếp cho cán bộ liên quan trong Trung tâm - Gọi chuyển phát nhanh, dịch vụ photocoppy (khi có yêu cầu) và làm thủ tục thanh toán cho các chi phí dịch vụ trên - Tiếp đón và hướng dẫn khách hàng đăng kí các khóa học - Tổng hợp bảng chấm công của Trung tâm - Viết báo cáo hàng kỳ nộp trưởng phòng 2.4 Chính sách/ những lợi ích của người lao động thuộc phòng hành chính nhân sự Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn nhân lực đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trung tâm đã tạo mọi điều kiện cho người lao động yên tâm, gắn bó lâu dài, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động luôn được Trung tâm xem trọng và liên tục hoàn thiện. Tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena, người lao động được hưởng các chế độ tiền lương, tiền thưởng theo quy chế rõ ràng. Trung tâm luôn chú trọng đến việc xây dựng hệ thống lương, thưởng, phúc lợi, đãi ngộ cho nhân viên phù hợp với từng thời kỳ và từng giai đoạn phát triển, đảm bảo tính linh hoạt, công bằng, tương xứng với mức độ cống hiến và cạnh tranh trong thị trường lao động. Dưới đây là các chính sách trong giai đoạn hiện nay: Người lao động được kí hợp đồng lao động, trích nộp cho nhân viên đầy đủ các chế độ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… Lương thu nhập của người lao động bao gồm: lương cơ bản và lương năng suất tương xứng với công sức, trách nhiệm và hiệu quả lao động, định kỳ Trung tâm
  36. 36. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi xét điều chỉnh lương năng suất, lương cơ bản theo hiệu quả công việc, các trường hợp có thành tích xuất sắc nổi bật được điều chỉnh lương trước thời hạn. Những tập thể, cá nhân đạt thành tích xuất sắc sẽ được tôn vinh và khen thưởng xứng đáng, kịp thời, công khai và công bằng. Thưởng theo danh hiệu thi đua cuối năm cho tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc theo quy chế thi đua khen thưởng do Trung tâm ban hành. Thưởng cho nhân viên vào các ngày lễ, tết trong năm và tháng lương thứ 13 trong dịp tết nguyên đán. Nhân viên được Trung tâm đài thọ tiền ăn trưa theo số ngày làm việc thực tế trong tháng. Được trang bị đồng phục và trang phục lao động phù hợp với công việc. Tổ chức cho nhân viên được tham quan, nghỉ mát và tham gia các hoạt động văn thể mỹ. Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần (quà tặng cưới hỏi, ốm đau, hiếu hỷ, học bổng, quốc tế phụ nữ,…). Ngoài ra, nhân viên còn được làm việc trong một môi trường hiện đại, với trang thiết bị tân tiến giúp tiết kiệm sức lao động và tăng khả năng sáng tạo. Hàng tháng đều có các khóa huấn luyện kĩ năng, cập nhật kiến thức mới cho nhân viên. Trung tâm Athena hướng tới một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo mọi điều kiện tốt nhất để mỗi cá nhân hoàn thiện kỹ năng chuyên môn và có một lộ trình thăng tiến phù hợp dựa trên thành tích công tác và phẩm chất cá nhân. 2.5 Cách thức kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động tại phòng hành chính nhân sự 2.5.1 Cách thức kiểm tra Trưởng phòng Nhân sự giám sát tình hình nhân sự và tiến độ công việc của người lao động ở bộ phận của mình. Căn cứ theo quy định của Trung tâm, thái độ làm việc của người lao động mà trưởng phòng sẽ có những mức xử phạt đối với
  37. 37. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi những người lao động không thực hiện đúng bản phân công làm việc cũng như khen thưởng cho người lao động hoàn thành tốt. Trưởng phòng sẽ tổ chức kiểm tra định kỳ nhằm giúp người lao động tháo gỡ những vướng mắc. Cứ định ký một tuần một lần, trưởng phòng sẽ dành ra một ít thời gian để thiết lập các mục tiêu cơ bản cho mỗi người lao động và thiết lập mục tiêu nhóm. Kiểm tra định kỳ sẽ cung cấp cho người lao động một số cách thức cơ bản để giải quyết khó khăn và họ sẽ không cảm thấy băn khoăn khi đưa ra một quyết định nào đó. 2.5.2 Đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó, Trung tâm ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên, công tác đánh giá thực hiện công việc là thật sự cần thiết. Tại Trung tâm Athena, nhân viên được đánh giá bằng bảng điểm và đồ thị. Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc. Trong bảng liệt kệ những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc,… và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100). Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc. Sau đó tổng hợp lại rồi đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên. Bảng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên theo phương pháp cho điểm: Họ tên nhân viên: Công việc: Bộ phận: Giai đoạn đánh giá từ đến Các yếu tố Điểm đánh giá Ghi chú
  38. 38. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Khối lượng công việc hoàn thành Tốt Khá Trung bình Kém Chất lượng thực hiện công việc Tốt Khá Trung bình Kém Hành vi, tác phong trong công việc Tốt Khá Trung bình Kém Tổng hợp kết quả Tốt Khá Trung bình Kém 2.6 Thành tích/ kết quả của phòng hành chính nhân sự đối với hoạt động của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena Hoàn thành tốt công tác tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của Trung tâm, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của Giám đốc. Tổng hợp tình hình của Trung tâm, phối hợp với các phòng chức năng xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch nâng cao chất lượng tuyển dụng và đào tạo .
  39. 39. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Thực hiện xuất sắc việc đổi mới công tác quản lý công văn giấy tờ hành chính của Trung tâm: duy trì công tác quản lý văn bản theo quy định, thực hiện quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của Nhà nước. Phòng Hành chính nhân sự luôn chú trọng và quan tâm đến công tác xây dựng đội ngũ về nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Hầu hết các nhân viên của phòng đều tận tụy với công việc, luôn thể hiện sự đoàn kết tốt, khắc phục khó khăn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Trung tâm giao cho. Phòng thực hiện tính dân chủ cao, đề cao vai trò cá nhân tự chịu trách nhiệm và trí tuệ sáng tạo trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhân viên phòng ban luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến phê bình của Lãnh đạo và đồng nghiệp, để có biện pháp khắc phục nhược điểm và phát huy thành tích. Ðó là yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Phòng Hành chính nhân sự là phòng tiêu biểu của Trung tâm trong công tác quản lý và thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ được giao. Là phòng ban tích cực và mạnh dạn đổi mới, đổi mới có hiệu quả trong các khâu công tác. 2.7 Đánh giá và đề xuất những biện pháp khắc phục/ cải thiện/ hoàn thiện tổ chức hoạt động của phòng hành chính nhân sự 2.7.1 Đánh giá hoạt động của phòng hành chính nhân sự 2.7.1.1 Ưu điểm Nhìn chung trong những năm vừa qua với sự quan tâm của Trưởng phòng nhân sự thì công tác quản lí, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đã mang lại hiệu quả tương đối tốt. Điều này được thể hiện ở sự phát triển của Trung tâm Athena trên thị trường.
  40. 40. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Phòng nhân sự đã phân định trách nhiệm rõ ràng cho các phòng khác để thực hiện các chương trình, kế hoạch đề ra. Chương trình, kế hoạch này đã được áp dụng thống nhất với mọi cán bộ trong Trung tâm. Phòng nhân sự đã bám sát vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm để thực hiện chương trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Quản lý, điều hành công tác văn phòng đã thuận lợi và có hiệu quả hơn. Lực lượng lao động của phòng nhân sự trẻ, có ý thức ham học hỏi, đầy nhiệt huyết và tinh thần trách nhiệm cao. Phòng làm việc của phòng Hành chính nhân sự rộng rãi, thoáng mát, được trang bị đầy đủ các máy móc và thiết bị. Mỗi khóa học được phòng nhân sự bố trí giảng viên cụ thể, phù hợp chuyên môn và gắn với các tiêu chuẩn nhất định. Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn ngày càng được phòng nâng cao để hiệu suất làm việc của cán bộ đạt hiệu quả cao nhất. Khen thưởng hay kỉ luật rõ ràng dựa theo kết quả công việc chứ không theo cảm tính, tình cảm. Tạo sự công bằng trong việc quản lý. 2.7.1.2 Nhược điểm Phòng Hành chính nhân sự quản lý theo mục tiêu, kế hoạch đề ra nên bước đầu khi lập kế hoạch cụ thể và các nhân viên thống nhất phương án để hoàn thành tốn nhiều thời gian. Nhân viên và Trưởng phòng phải tập trung vào kế hoạch mới hơn là công việc chính. Mọi công việc yêu cầu hoàn thành nhanh nhưng kết quả cao và luôn thay đổi trong một môi trường cạnh tranh. Các qui tắc của môi trường làm việc ngày càng nhiều, nhân viên phải dựa vào qui tắc để làm việc hơn là sự đổi mới trong tư duy giúp công việc tốt hơn. Điều này cũng đồng nghĩa sẽ dẫn đến việc tổ chức của Trung tâm cồng kềnh, không linh hoạt khi môi trường thay đổi đột ngột.
  41. 41. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi 2.7.2 Đề xuất những biện pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động phòng hành chính nhân sự Phòng Hành chính nhân sự nên quan tâm hơn đến một số vấn đề sau: Phân tích công việc: Đây là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự do vậy trong những năm qua, phòng nhân sự rất lưu tâm và làm khá tốt công tác này. Đối với mỗi công việc phòng luôn có bản mô tả chi tiết công việc để thấy được công việc đó cần nhân viên có những tiêu chuẩn nào và làm những công việc đó như thế nào. Nhưng để tiến hành công tác này tốt hơn, phòng Hành chính nhân sự nên áp dụng một số phương pháp như: - Tiến hành phỏng vấn để lấy thông tin đầy đủ về công việc. Tất cả các công việc đều do các nhân viên thực hiện do vậy việc phỏng vấn sẽ cho thấy nhận thức của nhân viên về công việc đó, thực hiện công việc đó, ý kiến và có thể là những điều chỉnh hợp lý từ nhân viên. - Hoặc yêu cầu các nhân viên hàng ngày phải ghi lại, mô tả công việc hàng ngày phải làm để thực hiện theo bảng mô tả công việc đó. - Phòng ban cũng có thể tiến hành chấm điểm cho từng bộ phận, từng chức danh về nhiều mặt, như vậy sẽ đánh giá được chính xác kết quả lao động của từng nhân viên. Hoạch định nhân sự: Thời gian qua phòng Hành chính nhân sự thực hiện tương đối tốt cho nên trong hai năm hoạt động, nhu cầu nhân sự của Trung tâm luôn được đáp ứng khá đầy đủ và làm cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm diễn ra khá trôi chảy. Tuy nhiên, phòng nên chú trọng hơn nữa tới công tác này tại bộ phận dịch vụ lương và bộ phận dịch vụ kế toán đặc biệt là bộ phận dịch vụ lương. Bộ phận này luôn rất nhạy cảm, thị trường khu vực phía Nam là một thị trường rất rộng lớn, khách hàng trải dài ra một số tỉnh thành mà nhân viên của Trung tâm tại bộ phận này là tương đối ít, một
  42. 42. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi số nhân viên liên tục phải làm việc quá sẽ ảnh hưởng đến sức khoẻ, đời sống sinh hoạt của những nhân viên đó. Do vậy việc hoạch định luôn phải được chú tâm nghiên cứu nhu cầu tại bộ phận này để có được những kế hoạch cụ thể bổ sung nhân sự cho bộ phận đó, tránh các nhân viên phải làm việc quá tải trong tương lai. Phòng Hành chính nhân sự nên chú trọng hơn đến công tác đào tạo và phát triển nhân sự: - Trong thời gian vừa qua, công tác này chưa mang lại hiệu quả cao vì khối lượng công việc quá lớn mà các nhân viên được đào tạo nhiều nên kiến thức đào tạo chưa được nắm vững. Do vậy, phòng nên sắp xếp lại thời gian đào tạo cho thật hợp lý, khối lượng kiến thức phải vừa phải nhưng sâu sắc, đi đúng trọng tâm vấn đề để nhân viên được đào tạo có thể tiếp thu nhanh nhất. - Phòng nên thường xuyên cho nhân viên đi dự các cuộc hội thảo để có thể tự học hỏi, rút kinh nghiệm cho bản thân lại có thể tiết kiệm được chi phí đào tạo cho Trung tâm. Phòng Hành chính nhân sự phải đầu tư hơn nữa cho công tác đào tạo, tăng quỹ đào tạo vì đào tạo tốt sẽ cho ta một đội ngũ nhân viên giỏi nghề, giỏi việc với tác phong làm việc chuyên nghiệp, không ngần ngại tổ chức các khóa học nâng cao nghiệp vụ quản trị cho các thành viên cấp cao để họ nâng cao kiến thức áp dụng vào thực tế. Phòng ban cũng nên tổ chức các cuộc hội thảo giữa các nhân viên với nhau, khuyến khích họ đào tạo lẫn nhau, tổ chức các cuộc nói chuyện để những nhân viên có nhiều kinh nghiệm san sẻ những kinh nghiệm, những khó khăn cũng như những thành công họ đạt được với các bạn đồng nghiệp. - Mặt khác, phòng ban cũng nên cho nhân viên đi học tại các lớp đào tạo quản lý ở bên ngoài mang tính chuyên nghiệp cao. Tuy công ty phải mất khoản chi phí không nhỏ cho công việc này nhưng bù lại nhân viên của mình sẽ có một trình độ chuyên môn rất cao và có thể về truyền đạt lại cho mọi người. Về công tác đánh giá và đãi ngộ nhân sự:
  43. 43. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi - Phòng Hành chính nhân sự nên đánh giá nhân viên một cách chính xác hơn, khách quan hơn bằng cách tiến hành chấm điểm cho mỗi nhân viên hàng ngày để có thể theo dõi tiến trình làm việc của mỗi nhân viên và nhắc nhở họ kịp thời. Đồng thời tiến hành xếp hạng cho các nhân viên giúp cho họ thấy hiệu quả làm việc của mình là như thế nào để kịp thời điều chỉnh. - Về đãi ngộ vật chất, phòng ban vẫn nên duy trì việc trả lương theo hai phần, phần cứng và phần mềm. Như vậy, nhân viên nào làm việc tích cực, hiệu quả công việc cao thì sẽ nhận được mức lương cao hơn kích thích nhân viên thi đua nhau làm việc. - Ngoài ra, phòng ban nên có mức thưởng hàng quý, hàng năm nhằm kích thích các nhân viên phấn đấu như treo giải thưởng. - Về đãi ngộ phi vật chất thì hàng tháng, hàng quý, hàng năm phòng ban nên tổ chức các buổi gặp mặt nhỏ để khen thưởng các nhân viên đạt thành tích tốt trước tập thể cán bộ công nhân viên. Đây có thể là những công việc rất nhỏ nhưng lại có hiệu quả tương đối lớn và có như vậy các thành viên mới hiểu rõ nhau hơn, xây dựng được các mối quan hệ gần gũi nhau hơn. Khi chuẩn bị sẵn về tinh thần như vậy thì công viẹc hàng ngày sẽ được giải quyết dễ dàng hơn, tạo được bầu không khí thoải mái hơn, mọi người cùng bảo ban nhau làm việc và hoạt động quản lý nhân sự sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
  44. 44. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi PHẦN 3 NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3.1 Nhiệm vụ được phân công 3.1.1 Thời gian từ ngày 10/02/2014 – 08/03/2014: công việc của Trung tâm Athena Soạn tin và đăng tin tuyển sinh viên thực tập ngành Quản trị kinh doanh, Công nghệ thông tin, Marketing và Nhân sự. Soạn bài về khóa học Tối ưu hóa tìm kiếm trên Google hay còn gọi là SEO và gửi email marketing ( khóa học SEO và các khóa học miễn phí hàng tháng Trung tâm tổ chức). Tạo blogspot, wordpress, blog trên zing me và yume về khóa học Tối ưu hóa tìm kiếm trên Google (mục tiêu chính: các trang blog trỏ về trang web chính là www.athena.edu.vn ) Sử dụng thẻ theo dõi cho các liên kết tới trang web của Trung tâm Athena Các công việc văn phòng như: - Tư vấn cách làm hồ sơ đăng kí thực tập cũng như những qui định khi đăng kí thực tập tại Trung tâm - Bán hồ sơ thực tập - Nghe điện thoại khách hàng - Tư vấn cho khách hàng về các khóa học Thời gian làm việc: 13h – 17h 3.1.2 Thời gian từ ngày 10/03/2014 – 29/03/2014: công việc khi tham gia làm dự án cho Công ty cổ phần vận tải Mỹ Á
  45. 45. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Tạo blog trên zing me và yune về các dịch vụ của Công ty cổ phần vận tải Mỹ Á còn gọi là ASL Corp Đăng bài về dịch vụ vận chuyển nội địa lên các diễn đàn. Quản lý trang facebook vận chuyển dự án công trình: tăng lượt xem và lượt thích Đăng video về các dịch vụ vận chuyển của Công ty cổ phần vận tải Mỹ Á lên youtube Gửi email template về dịch vụ vận chuyển đường biển Đặt liên kết vòng cho các trang wordpress, blogspot, zing me và yume Đặt link trực tiếp các trang web về công ty, các dịch vụ của công ty vào web directory 3.2 Kết quả công việc đã đóng góp cho Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena Bán được một số bộ hồ sơ đăng ký thực tập Hướng dẫn một số bạn sinh viên thực tập mới cài đặt và làm: video marketing, tạo gian hàng trên facebook, đặt link trang web ẩn vào blogspot… Hoàn thành tốt các trang blogspot, wordpress, blog trên zing me và yume về khóa học công cụ tối ưu hóa tìm kiếm trên google và các dịch vụ của Công ty cổ phần vận tải Mỹ Á 3.3 Những kỹ năng đã thực hiện Kĩ năng mềm: - Kĩ năng lắng nghe và kĩ năng giao tiếp: + Lắng nghe cấp trên, các anh chị, các bạn đi trước phân công nhiệm vụ, chia sẻ kinh nghiệm, kĩ năng để nắm rõ nội dung công việc được giao, khắc phục lỗi sai để công việc đạt hiệu quả cao.
  46. 46. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi + Lắng nghe khách hàng và tư vấn khách hàng. Luôn có thái độ niềm nở, hòa nhã, thân thiện đối với khách hàng. Tư vấn đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, tránh tư vấn sai lệch thông tin và mục đích của khách hàng khi đến Trung tâm. (Tư vấn về khóa học khách hàng muốn học, tư vấn khóa học miễn phí, tặng voucher) - Kĩ năng quản lý thời gian: sắp xếp thời gian, công việc mỗi ngày làm sao đạt hiệu quả cao nhất để hoàn thành công việc một tuần - Kĩ năng tin học văn phòng, sử dụng các thiết bị thông dụng - Kĩ năng làm việc nhóm Kĩ năng cứng: - Nghiệp vụ chuyên môn về quy trình ghi biên lai cho khách hàng - Nghiệp vụ giao tiếp bằng tiếng Anh với khách nước ngoài khi có khách nước ngoài đến Trung tâm - Nghiệp vụ giải quyết các tình huống phát sinh khi tư vấn cho khách hàng 3.4 Những kinh nghiệm đã tích lũy Sau thời gian thực tập ở Trung tâm Athena, em đã tích luỹ được một số kinh nghiệm cần thiết cho bản thân như : Tinh thần làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm trong từng công việc được giao. Kinh nghiệm làm việc trong tập thể được trau dồi, hy sinh lợi ích bản thân mình để đổi lấy lợi ích chung của tập thể Khả năng chịu đựng trước những khó khăn, áp lực từ công việc và từ cấp trên Kỹ năng giao tiếp với khách hàng Kỹ năng thu thập và tổng hợp thông tin của khách hàng Kỹ năng đàm phán, thương lượng Kỹ năng giải đáp các thắc mắc của khách hàng, thuyết phục khách hàng đăng ký các khóa học Khả năng giải quyết các tình huống ngoài hiểu biết hay khẩn cấp
  47. 47. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Kĩ năng quản lý hồ sơ giấy tờ Cách làm online marketing, video marketing, đưa trang web lên đầu Google và banner ảnh động. 3.5 Khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân công Thuận lợi: - Được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, các bạn đồng hành trong nhóm - Sự quan tâm, giúp đỡ hướng dẫn của Giám đốc, Phó giám đốc và giảng viên của Trung tâm Athena - Mối quan hệ thân thiết gắn bó với các bạn đồng nghiệp giúp em tạo thêm niềm hứng thú, gắn bó lâu dài và không nản trong công việc - Môi trường làm việc năng động, thoải mái giúp em tự tin phát huy tính sáng tạo của mình - Trung tâm luôn tạo cơ hội cho em tham gia các khóa học bổ trợ giúp em hoàn thành công việc được giao đạt kết quả cao. Khó khăn: - Thời gian tuần đầu, em chưa hòa nhập được với văn hóa của Trung tâm nên làm việc hiệu quả không cao. - Áp lực công việc ngày càng cao dựa theo khối lượng công việc mỗi tuần - Nhu cầu sử dụng các khóa học ở Trung tâm của khách hàng ngày càng cao, muốn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng không hề đơn giản, đòi hỏi phải thay đổi thường xuyên hình ảnh, bài viết sao cho hấp dẫn, sinh động nhất để tạo sức thu hút với khách hàng, mang lại cho khách sự hài lòng nhất có thể. - Thời gian thực tập ở Trung tâm không dài (bảy tuần) nên có những việc em không hiểu sâu mà chỉ biết tổng quan. 3.6 Đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện đối với công việc và nhiệm vụ được phân công Để đạt được sự hiệu quả trong nhiệm vụ được giao thì cần một số biện pháp như sau :
  48. 48. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi Đào tạo một nhân viên chuyên quản lý việc đăng thông tin khóa học của Trung tâm để tránh khiến khách hàng hiểu sai lệch thông tin. Quản lý việc gửi email marketing của nhân viên để biết được mail gửi đi có vào hiệu quả không hay mail vào mục spam không. Truyền đạt văn hoá doanh nghiệp của Trung tâm để nhân viên hiểu hết được tính chất của công việc cũng như các quy định trong Trung tâm giúp nhân viên làm việc mộ cách tốt nhất. Phổ biến cho đội ngũ nhân viên nắm rõ quy trình thực hiện công việc của Trung tâm cũng như quy trình thực hiện một dự án nào đó. Cung cấp đầy đủ các thông tin mới về các khóa học, cấc thay đổi trong công việc.
  49. 49. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi KẾT LUẬN Nhân sự luôn là yếu tố quan trọng, yếu tố sống còn của một doanh nghiệp, là nền tảng cho các hoạt động khác. Doanh nghiệp nào muốn tồn tại được thì doanh nghiệp đó phải có một đội ngũ nhân sự có chất lượng, có trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cao. Do đó, công tác quản lý nhân sự chính là nền tảng nhằm cung cấp một đội ngũ nhân sự đủ về số lượng, tốt về chất lượng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể làm tốt công tác quản lý nhân sự và nguồn lực con người chưa phát huy hết được khả năng vốn có của nó. Vì vậy, doanh nghiệp phải có những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản lý. Trong đề tài này, em đã mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu vấn đề quản lý nhân sự tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena để thấy được những ưu điểm, cũng như những tồn tại trong quá trình quản lý, sử dụng nhân sự tại đây và trên cơ sở đó đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa chất lượng công tác quản lý nhằm nâng cao chất lượng lao động cũng như định hướng mới trong tương lai. Sau bảy tuần thực tập tại Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena, với kiến thức đã được trang bị ở nhà trường cùng với nỗ lực của bản thân có thể nói báo cáo đã được hoàn thành. Tuy sai sót là điều không thể tránh khỏi nhưng qua quá trình nghiên cứu và thực tập này đã giúp em trau dồi thêm kiến thức, học hỏi và làm quen với công tác thực tế của một nhân viên nhân sự cũng như trao dồi thêm nhiệt huyết trở thành một cán bộ nhân sự cấp cao sau này. Và em sẽ không ngừng phát triển khả năng của mình, khắc phục những khó khăn và thiếu sót của bản thân, để ngày càng hoàn thiện hơn.
  50. 50. Báo cáo thực tập GVHD ThS. Trần Phan Đức Anh SVTH Nguyễn Thị Tường Vi TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 – phòng tài chính. 2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2013 của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena. 3. TS. Trần Kim Dung (2006), Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Thống kê. 4. ThS. Nguyễn Văn Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (Chủ biên), Giáo trình Quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. 5. Website của Trung tâm đào tạo quản trị mạng và an ninh mạng quốc tế Athena: www.athena.edu.vn

×