• Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
2,714
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
42
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. MODUL 4MEMBUAT DOKUMEN PANJANGOlehA. Suhendar, S.Si
  • 2. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 2 A. Suhendar, S.Si
  • 3. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 3 Daftar Isi MODUL 4 1 MEMBUAT DOKUMEN PANJANG 1 1 MEMBUAT DOKUMEN PANJANG 4 Membuat Style Baru 5 Memodifikasi Style 7 Mengatur Layout Dokumen Panjang 8 Menyipkan Dan Menghapus Section Break 9 Membuat Header/Footer 11 Membuat Header/Footer Berbeda pada Halaman 12 Penyisipan Nomor Halaman 13 Navigasi Pada Dokumen Panjang 15 Penelusuran Dalam Dokumen 16 Navigasi Dengan Menggunakan Dokumen Map 16 Menyunting/Mengoreksi Dokumen Secara Cepat dan Mudah 18 Mencari dan Mengganti Teks 18 Membuat Daftar Isi 23 A. Suhendar, S.Si
  • 4. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 4 MODUL 4MEMBUAT DOKUMEN PANJANGDalam modul akan dibahas: • Penyusunan dokumen panjang dengan menggunakan fasilitas style. • Penggunaan fasilitas section untuk mengatur layout dokumen panjang. Penggunaan fasifitas Header/Footer yang termasuk di dalamnya adalah penomoran halaman. • Penggunaan fasilitas navigasi dan penyuntingan naskah secara cepat dan otomatis. • Pembuatan daftar isi secara otomatis.Penyusunan dokumen panjang (seperti diktat, karya tulis dan lainnya) memerlukanpenanganan khusus untuk menerapkan kumpulan format teks, penomoran halaman,daftar isi, header/flooter dan lainnya secara konsisten.Dengan menggunakan Word, penanganan dokumen panjang menjadi tidak terlalusulit, atau bahkan bisa dikatakan mudah. Word menyediakan fasilitas Style andFormatting untuk digunakan dalam rnembuat dokumen panjang.Style and Formating merupakan kumpulan format teks yang disediakan (bisadimodifikasi) dan mempunyai nama untuk mempermudah membedakan formatteks.Untuk menampilkan fasilitas ini, dari menu Format klik Style and Formatting.Selanjutnya Style and Formatting ditampilkan pada Task Pane. A. Suhendar, S.Si
  • 5. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 5Secara default, Microsoft Word XP sudah memberikan style. Untuk menerapkanStyle pada teks, cukup dengan mengeblok yang akan dituju, kemudian pilihlahformatnya pada kotak Pick formatting to apply yang terdapat dijendela Style andFormatting.Membuat Style BaruBerikut ini contoh untuk membuat style baru: 1. Buat dokumen baru. 2. Pada jendela Style and Formatting, klik tab New Style sehingga muncul kotak dialog New Style (Gambar 4. 1)Gambar 4.1: Kotak Dialog New Style A. Suhendar, S.Si
  • 6. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 6 3. Berikan nama untuk style yang akan dibuat pada kotak Name, misalnya Judul. 4. Pilih tipe style-nya pada kotak Style Type. Pilih Paragraph. Pada kotak Style based on, isikan No Style jika tidak akan dibuat. 5. Pada kolom Formating, pilihlah jenis hurufnya. Misalnya, Arial tebal (bold) dengan ukuran 16, dan agar ditengah pilih Centered. 6. Klik tab OK, sehingga pada jendela Style and Formatting akan mempunyal style baru yaitu Judul (Gambar 4 2)Gambar 4.2: Membuat Style baru 7. Letakkan kursor pada judul dokumen yang baru dibuat kemudian klik style Judul yang berada pada jendela Style and Formatting maka judul akan menyesuaikan formatnya dengan format style Judul. A. Suhendar, S.Si
  • 7. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 7Memodifikasi StyleFormat style tidak kaku karena dapat dimodifikasi kapan saja dikehendaki. Untukmemodifikasi style, lakukan cara di bawah ini: 1. Pada jendela Style and Formatting, pilihlah style yang akan dimodifikasi, misalnya saja style Judul. 2. Klik ikon segitiga, dan pilihlah menu Modify pada dropdown menu (Gambar 4.3).Gambar 4.3: Dropdown menu style 1. Nomor 3. Dengan mengklik menu Modify, maka akan muncul kotak dialog Modify Style. Pada kotak dialog tersebut lakukan modifikasi style sesuai keinginan. Apabila ingin memodifikasi lebih rinci, klik tab Format (Gambar 4.4), dan aturlah setting tiap item yang disediakan sesuai keinginan. A. Suhendar, S.Si
  • 8. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 8Gambar 4.4 Kotak Dialog Modify Style4. Setelah modifikasi selesai dilakukari, klik tab OK.Mengatur Layout Dokumen PanjangMenyusun dokumen panjang sangat berbeda dengan menyusun dokumen pendek.Penyusunan dokumen panjang akan sangat terkait dengan layout halaman sepertiukuran kertas, batas halaman, section halaman, header/footer dan lain sebagainya.Layout dokumen panjang dapat terdiri dari beberapa bagian, yang masing masingbagian dimungkinkan mempunyai format halaman yang berbeda. A. Suhendar, S.Si
  • 9. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 9Menyipkan Dan Menghapus Section BreakDefault dokumen baru terdiri dari satu bagian (Section). Setiap section dapat terdiridari paragraf tunggal yang pendek maupun panjang. Format halaman ini biasaditerapkan pada dokumen pendek.Dokumen panjang biasanya terdiri dari berbagai macam bagian, misalnya formathalaman cover yang berbeda dengan format halaman isinya, atau juga penerapanheader/footer pada masing-masing bab (bagian) yang berbeda. Untuk itu, dalambekerja dengan dokumen panjang, fasilitas section sangat berguna dan dibutuhkan.Dengan menambah section pada dokumen, maka elemen-elemen yang terdapatpada masing-masing section bisa dibuat berbeda-beda. Contoh elemen-elementersebut adalah:  Margin, ukuran kertas atau ofientasi halaman  Penomoran halaman  Teks, penempatan, dan format header footer  dan sebagainya.Berikut ini cara menyisipkan section pada dokumen. Tempatkan kursor pada posisidi mana section baru akan dibuat. Klik menu Insert > Break, sehingga munculkotak dialog Break (Gambar 4.5). A. Suhendar, S.Si
  • 10. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 10Gambar 4.5 Kotak dialog BreakPada kolorn Section Break Types, terdapat opsi yang dapat dipilih dengan kriteriasebagai berikut.  Next Page; menyisipkan section break dengan memotong halaman. Pilihan ini akan memulai section baru (format yang berbeda) pada halaman berikutnya.  Continuous; menyisipkan section break, tetapi tetap melanjutkan format pada halaman sebelumnya.  Even Page; menyisipkan section break dan memulai section berikutnya pada halaman selanjutnya yang bernomor genap.  Odd Page; menyisipkan section break dan memulai section berikutnya pada halaman selanjutnya yang bernomor ganjil.Pada tampilan (view) Normal, word akan menampilkan garis ganda bertitik di atasinsertion point untuk menandai akhir section sebelumnya dan memindahkaninsertion point ke dalam section berikutnya. A. Suhendar, S.Si
  • 11. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 11Untuk menghapus section break, lakukanlah dengan cara berikut:  Apabila tampilan (view) adalah page layout, dan section break tidak terlihat maka klik ikon Show/Hide pada toolbar.  Pilihlah section break yang akan dihapus, kemudian tekan tombol Del.  Dengan menghapus section break maka format di atasnya akan menjadi bagian pada section berikutnya.Membuat Header/FooterHeader/Footer adalah area yang berada pada margin atas dan bawah. Area tersebutdapat disisipi teks, gambar, nomor halaman, logo dan yang lainnya. Untuk lebihjelasnya, lihat Gambar 4.6.Gambar 4.6: Layout HeaderFooterBerikut ini cara membuat Header/ Footer pada dokumen. 1. Klik menu View > Header/Footer, sehingga posisi kursor akan berada pada area header/footer, yaitu area yang dikelilingi dengan garis putus-putus. Teks pada dokumen akan terlihat redup (Gambar 4.7). 2. Ketikkan teks atau gambar pada area Header/ Footer. A. Suhendar, S.Si
  • 12. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 12 3. Kemudian gunakan toolbar header and footer dengan fungsi sebagai berikut.  Apabila posisi kursor pada area header, kliklah ikon Switch Between Header and Footer , yang terdapat pada toolbar header and footer.  Untuk menyisipkan nornor halarnan, klik ikon Page Number .  Untuk menyisipkan tanggal yang berlaku, klik ikon Date .  Untuk menyisipkan waktu yang berlaku, klik ikon Time .Membuat Header/Footer Berbeda pada HalamanApabila pada halaman pertama atau awal akan diberi header/footer yang berbedadengan halaman benkutnya, lakukanlah dengan mengikuti cara berikut ini. 1. Klik menu View > Header/Footer, sehingga kursor akan berada pada area header/footer, dan toolbar header and footer akan terlihat 2. Pada. toolbar header and footer, klik ikon Page Setup, sehigga akan muncul kotak dialog Page Setup. 3. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Layout, clan tandal opsi Diferent first page. 4. Apabila diinginkan agar header/footer pada halaman genap dan ganjil berbeda maka tandai opsi Diferent Odd and Even. 5. Klik OK untuk keluar dari kotak dialog Page Setup. A. Suhendar, S.Si
  • 13. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 13Penyisipan Nomor HalamanNomor halaman pada dokumen dapat ditambahkan pada saat menyisipkan item-item ke dalam header/footer. Posisi nomor halaman dapat diatur seperti halnyamengatur item lainya dalam header/footer. Misalnya penomoran halaman yangingin diatur dengan menggunakan perataan kanan ataupun perataan tengah.Untuk menyisipkan penomoran halaman, lakukanan dengan mengklik menu Insert> Page Numbers atau dengan mengklik ikon Page Number pada toolbar headerand footer.Dokumen panjang seperti karya tulis, laporan, tesis, clan lain sebagainya, busanyamempupyrai format penomoran halaman yang sudah baku. MisaInya, saja padaclokumen tesis, halaman d~ isi clan kata pengantar selalu menggunakan angkaromawi, dan bab pertama dimulai dengan angka 1.Berikut ini cara menyisipkan nomor halaman pada dokumen. 1. Klik menu Insert > Page Numbers sehingga akan muncul kotak dialog Numbers (Gambar 4.8). 2. Pada kotak dialog tersebut, tentukan posisi penomoran halaman pada kotak Position, yaitu Top of Page (penomoran atas/header) atau Bottom of Page (penomoran di bawah/footer). 3. Untuk memilih perataan penomoran halaman, klik menu drop down pada kotak Alignment. 4. Tampilan penomoran halaman sebelum dieksekusi bisa dilihat pada kotak Preview. A. Suhendar, S.Si
  • 14. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 14 5. Jika nomor halaman pada halaman pertama juga terecetak, tandai kotak Show Number on First Page. 6. Klik tab Format untuk mengatur format penomoran (Gambar 4.9).Gambar 4.8: Kotak dialog Page NumbersGambar 4.9: Kotak diaklog Page Number Format 7. Pilihlah format angka yang akan ditampilkan pada kotak Number Format. 8. Tandai kotak Include Chapter Number untuk mencetak nomor bab dokumen dengan nomor halaman, sebagai contoh II-1,II-2, dan seterusnya. 9. Tandai opsi Continue from Previous Section untuk melanjutkan penomoran halaman dan section sebelumnya. Jika penomoran tidak A. Suhendar, S.Si
  • 15. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 15 melanjutkan dan section sebelumnya, tandai opsi Start at, dan isikan nomor halaman yang akan dimunculkan pada halaman pertama dan section yang dipilih. 10. Klik OK untuk keluar dari kotak dialog Page Number Format, dan klik OK sekali lagi untuk keluaran dad kotak dialog Page Number sehingga penomoran akan disisipkan pada dokumen.Word akan menyisipkan penomoran halaman pada area header/footer yangditentulcan. Jika penomoran halaman akan diedit, maka terlebih dahulu harusmasuk pada tampilan Header/Footer (klik menu Insert > Header/Footer).Navigasi Pada Dokumen PanjangPada Word, untuk menampilkan bagian halaman lain yang tidak terlihat pada layerdapat dilakukan dengan menggulung scrollbar. Hal ini tentunya tidak akan menjadimasalah apabila dilakukan untuk melihat bagian halaman yang berada tepat di atasatau di bawah halaman yang terlihat di layar monitor. Tetapi menjadi masalahapabila bagian halaman yang tidak terlihat di layar monitor berada jauh di bawahatau di atas tampilan sekarang. Oleh karena itu, diperlukan suatu fasilitas yangdapat membantu menuju halaman tertentu, teks tertentu, atau lokasi lainnya secaramudah dan cepat (instan).Untuk mengatasi hal tersebut, Word menyediakan fasilitas yang dapat digunakanuntuk pembacaan secara online, yaltu fasilitas Document Map atau Hyperlinksuntuk penelusuran lokasi dalam dokumen. A. Suhendar, S.Si
  • 16. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 16Penelusuran Dalam DokumenBerikut ini cara memindahkan kursor ke lokasi tertentu di dalam dokumen, sepertimenuju ke halaman tertentu, footnote, bookmark, tabel, grafik atau lokasi lainnya. 1. Klik menu Edit > Go To sehingga muncul kotak dialog Find and Replace (Gambar 4. 10). 2. Di dalam kotak dialog tersebut, klik tab Go To kemudian pilihlah item yang akan dituju, misalnya saja Page. 3. Isikan nomor halaman yang akan dicari pada kotak Enter Page Number. 4. Setelah nomor halaman diisikan, klik tombol Go To, maka secara otomatis kursor akan berpindah ke nomor halaman yang diisikan.Gambar 4.10: Kotak dialog Find and ReplaceNavigasi Dengan Menggunakan Dokumen MapDocument Map adalah fasilitas dengan tampilan berupa jendela yang terpilih untukmenunjukkan outline dan heading dokumen yang dibuat. Gunakan fasilitas iniuntuk mencari secara cepat di dalam dokumen.Untuk menampilkan jendela Document Map, klik menu View > Document Map,atau bisa juga dengan mengklik ikon Document Map yang terdapat pada toolbar. A. Suhendar, S.Si
  • 17. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 17Setelah jendela Document Map muncul klik heading untuk menuju halaman yangdicari. Sebagai contoh, klik heading (Gambar 4.11) merupakan tampilan dariDocument Map.Level detail heading untuk menampilkan heading di dalam jendela DocumentMap dapat diatur (dipilih). Dengan demikian, jika diinginkan, heading-headingtertentu bisa ditampilkan dan yang lainnya bisa disembunyikan.Gambar 4,11: Navigasi dengan menggunakan Dokumen MapCara memilih level detail heading yang akan ditampilkan adalah sebagai berikut.Untuk menyembunyikan heading subordinate di bawah headin& klik tanda minus(-) di sebelah kiri teks.Untuk menampilkan kembali heading subordinate di bawah heading (satu level),klik tanda plus (+). A. Suhendar, S.Si
  • 18. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 18Untuk menampilkan hanya headingnya saja di bawah level tertentu, klik kananmouse pada heading didalam jendela Document Map, maka akan keluar menu(Gambar 4.12) yang memberikan pilihan tampilan. Sebagai contoh, apabila itemShow Heading 3 di klik, maka akan ditampilkan heading level 1 sampai 3.Gambar 4.12 Menu untuk mengatur tampilan Documen MapMenyunting/Mengoreksi Dokumen Secara Cepat dan MudahMencari dan Mengganti TeksFasilitas Find and Replace dapat digunakan untuk mengganti teks, format tertentudan item khusus, misalnya tanda paragraf, field atau grafik. Untuk mempermudahpencarian, gunakanlah tanda wildcards, contohnya, ketikan s?t untuk mencari satatau set. A. Suhendar, S.Si
  • 19. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 19Untuk menemukan semua keadaan teks tertentu, Word dapat mencari danmenemukan teks dengan format tertentu saja, seperti teks dengan format bold, atauteks dengan kapitalisasi. Sebagal contoh, Word dapat mencari dan menemukanhanya teks dengan susunan huruf “Murah”, dengan demikian teks dengan susunanhuruf seperti “Merah”, “Marah” akan ditinggalkan (tidak dicari).Untuk menemukan dan mengganti suatu teks, Word dapat mencari kemudianmengganti suatu teks dengan teks yang berbeda dan dengan format baru. Sebagaicontoh, di dalam suatu dokumen, Word akan mencan teks “SMK N 1Pangandaran” kemudian menggantinya dengan teks dan format baru seperti " SMKNegeri 1 Pangandaran”.Untuk menemukan dan mengganti format dan style secara masal, Word dapatmencari semua teks dengan format underline (garis bawah) dan menggantinyadengan format italic (miring). Word juga dapat mencari paragraf dengan styletertentu kemudian mengganti dengan style lain.Gambar 4.13: Kotak dialog Find and ReplaceSetelah mengetahui fungsi fasilitas Find and Replace, berikut akan dljelaskan caramenggunakan fasihtas tersebut. Klik menu Edit > Find sehingga muncul kotakdialog Find and Replace (Gambar 4.13). Kotak dialog sama dengan jika A. Suhendar, S.Si
  • 20. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 20menggunakan fasilitas Go To, karena kotak dialog ini terbagi menjadi tiga tab,yaitu tab Find, Replace dan Go To.Pada kotak Find what ketik kata atau teks yang akan dicari. Klik tombol Find Nextmaka Word akan mencari kata tersebut.Untuk mencan kata atau teks dengan format tertentu, klik tombol More makatampilan kotak dialog Find and Replace akan bertambah lebar (Gambar 4.14).Dari situ, akan didapatkan opsi untuk pencarian, di antaranya:Search; untuk menentukan arah pencanan. Apabila opsi All yang dipilih, makaWord akan mencari pada keselurahan dokumen, sedangkan jika Up atau Downyang dipilih, maka kata atau teks di dalam, area Header atau Footer tidak akandicari.Match Case; untuk mencari dengan membedakan antara huruf besar dan hurufkecil Sebagai contoh apabila kata Besar akan dicari, maka Word hanya akanmencan kata Besar (dengan huruf capital di awal kata), dan kata besar yang tidakmemakai huruf capital tidak akan dicari.Find Whole Words Only; untuk mencari teks sesuai yang diketikan pada kotakFind What. Misalnya pada kotak Find What diketik kata anda, maka kata tanda,ganda, janda tidak akan dicari. Apabila kotak Use Wildcards terpilih, maka opsiini menjadi tidak aktif (redup).Use Wildcards; untuk mencari wild card, karakter khusus, atau pencanan operatorkhusus yang ditambahkan ke dalam kotak Find What. Untak menambahkan itemitem, klik tombol Special dan kemudian plhh item yang diinginkan. A. Suhendar, S.Si
  • 21. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 21Sounds Like; untuk mencan kata yang oleh Word dianggap berbunyi sama sepertikata yang diketik dalam kotak Find What.Find All Word Forms; untuk mencari semua bentuk kata yang sama seperti yangdiketildcan pada kotak Fmd What. Misalnya saja, pada kotak Find What diketikkannama anda maka Word akan mencari semua kata yarig di dalamya berisi kataanda, seperti kata ganda, janda dan lainnya.Gambar 4.14: Pilhan format dalam kotak dialog Find and ReplaceUntuk mencan kata atau teks dengan format tertentu, masukkan kata atau teks kedalam kotak Find What, dan untuk mencari formatnya saja, hapuslah teks yangberada dalam kotak Find What. Klik tombol Format kemudian tentukan formatyang diinnginkan. Setelah itu, klik tombol Find Next maka Word akan mencarikata, teks atau format dengan spessifikasi yang dicari. Klik tombol Find Next lagiuntuk mengulang pencarian. A. Suhendar, S.Si
  • 22. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 22Untuk membatalkan pencarian dan keluar dari kotak dialog, tekan tombol Cancelatau Escape.Selanjutnya akan dijelaskan cara mencari kata atau format tertentu kemudianmenggantinya. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Klik menu Edit > Find and Replace sehingga tampil kotak dialog Find and Replace. 2. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Replace sehingga tampilan kotak dialog Find and Replace akan terlihat seperti Garnbar 4.15.Gambar 4.15: Kotak dialog Replace 3. Pada kotak Find What isikan kata yang akan diganti. 4. Pada kotak Replace With isikan kata yang akan menggantikan kata yang diketikan pada kotak Find What. 5. Setelah itu, klik tombol Find Next. 6. Setelah ditemukan, jika yakin kata cari akan diubah, maka klik tombol Replace, maka Word akan mengubah kata akan menjadi kata ganti. 7. Apabila ingin mengubah semua kata klik Replace All. A. Suhendar, S.Si
  • 23. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 23 8. Untuk mencari teks dengan format tertentu dan menggantinya, lakukanlah dengan terlebih dahulu mengetik kata yang akan diganti pada kotak Find What. Klik tab Format dan tentukan format yang diinnginkan. 9. Setelah itu lakukan langkah seperti langkah pada nornor 4, 5, dan 6.Membuat Daftar IsiPembuatan daftar isi (table of contents) memerlukan penerapan style heading built-in (heading 1-9) karena Word akan membuat daftar isi secara otomatis denganmembaca style heading.Word memungkinkan pengguanya untuk memodifikasi tampilan daftar isi,misalnya saja dengan menyertakan format outline-level atau style yang dibuatsendiri, atau juga menerapkan style heading yang di-embed (sebagai contoh, katapertama terdekat dalam paragraf).di bawah ini akan dijelaskan cara membuat daftar isi dengan style heading bult-in: 1. Buatlah dokumen dengan menggunakan style heading built-in (heading1- 9). 2. Tentukan tempat daftar isi yang akan dibuat. Pada umumnya daftar isi terletak di awal dokumen, untuk itu apabila belum terdapat halaman di awal, gunakan fsilitas Page Break untuk menyisipkan halaman. 3. Klik menu Insert > References > Index and Tables, sehingga keluar kotak dialog Index and Tables. A. Suhendar, S.Si
  • 24. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 24Gambar 4.16 Kotak dialog Index and Tables 4. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Table of Contents dan aturlah opsi yang terdapat didalamnya, yaitu Print Preview, Web Preview, Show page numbers, Right align page numbers, Use hyperlink instead of page numbers, Tab header, General, dan Show Level. 5. Klik OK. A. Suhendar, S.Si
  • 25. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 25 A. Suhendar, S.Si
  • 26. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 26 A. Suhendar, S.Si