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B3 Lotusday Mbg Mailarchivierung
 

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Mailarchivierung Teil 1 - Software Vortrag beim Lotusday 2008

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    B3 Lotusday Mbg Mailarchivierung B3 Lotusday Mbg Mailarchivierung Document Transcript

    • B3 E-Mail-Archivierung mit IBM CommonStore Lotus Domino Thomas Micke, MBG Management Beratungs Gesellschaft – www.mbg-online.de 17.09.2008 1 Lotusday Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 (c) 2008 17. September 2008 – ARCADEON, Hagen MBG Kurzportrait Aus- und Consulting DMS Weiterbildung • 1983 gegründet • 1991 Erster IBM ECM Business Partner in D • 2000 Tochter der • 50% Beteiligung an Codecentric GmbH • Über 200 Kunden im DMS-Umfeld • Mehr unter www.mbg-online.de 17.09.2008 2 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 1
    • Aus- und MBG als Systemintegrator Consulting DMS Weiterbildung • IBM / FileNet Content Management • Solitas Infostore • d.velop d.3 • macrosInnovation • Kofax Ascent Capture, Xtrata Pro • Paradatec PROSAR-AIDA • AuthentiDate Digitale Signatur • Scanner InoTec, Kodak, etc. • Wincor Nixdorf • Cleanport 17.09.2008 3 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 IBM Enterprise Content Management Archivsuche Unternehmenssuche Archivsystem Content Manager Papierdokumente FileServer-Daten z.b. Kofax IBM Records Crawler Ordner- Benutzer- strukturen Dateiformate verwaltung Office-Daten Spools, Listen, etc. IBM Document Manager IBM CM OnDemand Platte Band Optical E-Mails SAP Daten IBM Commonstore für Mail IBM Commonstore für SAP 17.09.2008 4 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 2
    • Architektur-Komponenten einer Archivlösung CommonStore Fachanwendungen • Integration in Notes Konnektor • Integration in Exchange • Mails • Integration in SAP • Dateisysteme •… • SAP •… Content Manager Andere Module • Enterprise Search Indexe Verwaltung • Auto-Klassifikation • Webservices Rechte Metadaten •… Clients • Quellsystem Speichermanagement • Fat-Clients • Webbasiert • Hierarchisch •… • Tiered Disk WORM Opticals (Disk) .... Tapes 17.09.2008 5 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Motivation für Mail-Archivierung Technische Gründe Performance Storage-Optimierung Strategische Gründe Integration der Mailkommunikation in Geschäftsprozesse Knowledge-Management Erfüllung rechtlicher Anforderungen - Compliance HGB, AO, GDPdU, GoBS, VwVfG, Sozialgesetzbuch Datensicherheit / Vollständigkeit 17.09.2008 6 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 3
    • Technische Motivation 20% 80% Entlasten der Produktivsysteme E-Mails: 20% der E-Mails haben Anhänge, belegen aber 60-80% des Speichers Anhänge Text Auslagerung alter Dateien Verringerung der Mailbox-Size Alte E-Mails (>70%) werden selten angesehen, belegen aber Speicherplatz im Produktivsystem Wahlloses Löschen von E-Mails bei Mailbox-Size-Limits Tiered Storage Konzept Günstigere Medien Dateien, die 1 Monat nicht gelesen wurden, werden mit Backup-Zeiten verringern einer Wahrscheinlichkeit von 80% nie mehr angefasst – warum also in teuren Systemen speichern?! Backup/Restore-Fenster einhalten Beschleunigung der Migration auf neue Versionen 17.09.2008 7 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Strategische Motivation Strategische Motivation Informationen als strategisches Asset E-Mails als Business Record Bewahren von Firmenwissen Osterman Research: 60% der kritischen Unternehmensinformationen liegen heute als E-Mail vor Risikomanagement Haftungsklagen, Nachweise Verhandlungsposition gegenüber Banken Schutz vor versehentlichem / mutwilligem Löschen Gartner: „Teils durch mangelndes Wissen der Mitarbeiter, teils durch fehlende Software kommt mittlerweile in fast jedem zivilrechtlichen Prozess der Punkt nicht gespeicherter Dokumente ins Spiel…“ (Gartner, 2006) 17.09.2008 8 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 4
    • Rechtliche Motivation E-Mails gehören zur Geschäftskorrespondenz • Formale Anforderungen Seit 01.01.2007 müssen im Handelsregister eingetragene Unternehmen auch bei E-Mails bestimmte Angaben vornehmen • Fallbeispiel aus den USA Die US-Börsenaufsicht SEC veranlasste, dass die Deutsche Bank Ende 2002 eine Strafzahlung von 1,65 Millionen US- Dollar leisten musste. Grund: Anlageberater hatten (entgegen der bankeigenen Vorgabe) E-Mails nur unzureichend gespeichert, so dass dadurch Ermittlungsverfahren zu bestimmten umstrittenen Anlageempfehlungen erschwert bzw. unmöglich wurden. 17.09.2008 9 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Kunden senden E-Mails – Sparkasse antwortet Sehr geehrte Absenderin, sehr geehrter Absender, Ihre E-Mail haben wir erhalten. Wenn sich daraus Rückfragen ergeben, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir weisen darauf hin, dass wir über das von Ihnen soeben genutzte E-Mail-Verfahren keine Aufträge oder Weisungen entgegennehmen. Rechtsgeschäftliche Erklärungen bedürfen grundsätzlich der Schriftform. E-Mail-Eingänge außerhalb der regulären Geschäftszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen, können frühestens am folgenden Geschäftstag bearbeitet werden. Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, bitten wir Sie, sich mit dem Absender in Verbindung zu setzen und die Nachricht zu löschen. Wir weisen darauf hin, dass über das Internet per E-Mail übermittelte Nachrichten verändert oder verfälscht werden können. Herkömmliche E-Mails sind nicht gegen den Zugriff Dritter geschützt. Deshalb ist auch die Vertraulichkeit unter Umständen nicht gewahrt. Von der Übermittlung vertraulicher Daten und Informationen sollten Sie daher absehen. Mit freundlichen Gruessen Ihre Sparkasse 17.09.2008 10 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 5
    • Gesetze / Verordnungen Quelle: Computerwoche 17.09.2007 17.09.2008 11 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Vertragscharakter von E-Mails Zustandekommen eines Vertrages per eMail: • E-Mails sind elektronische Erklärungen, mittels derer Verträge abgeschlossen werden können ( Angebot und Annahme ). • Voraussetzung ist, dass beide Erklärungen der anderen Seite zugehen. • Ausnahme: Verträge per E-Mail kommen bei formbedürftigen Verträgen (Kündigung, Grundstückskauf, Schuldanerkenntnis, Bürgschaft, etc.) nicht zustande • Volle Beweiskraft als Urkunde nur bei qualifizierter Signatur • E-Mails gelten als zugestellt, wenn sie vom Mailserver abrufbar sind, bei Ende der üblichen Geschäftszeit, unabhängig davon, ob tatsächlich Kenntnis genommen wurde. • Deshalb: Täglich Mailbox checken! 17.09.2008 12 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 6
    • Mögliche Rechtsfolgen fehlender elektronischer Archivierung Verletzung der Buchführungspflicht • Schätzung des steuerlichen Gewinns nach § 162 II AO • Zwangsgeld, § 238 I AO • Ordnungswidrigkeit, § 379 AO • Schadensersatzpflicht für Vorstand, bzw. Geschäftsführer, § 93 II AktG, § 43 II GmbHG Wenn unzureichende Archivierung die Übersicht über den Vermögensstand im Rahmen eines Insolvenzverfahrens erschwert • Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren, § 263 ff StGB Persönliche Haftung des Vorstandes bei fehlerhaftem Risikomanagement, §§ 91 ff AktG E-Mail als Beweis im Zivilverfahren 17.09.2008 13 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Was ist revisionssicher ? § 147 AO iVm GOBS ( Grundsätze ordnungsmäßiger DV – gestützter Buchführungssysteme ) § 147 Abs. 5 AO: die nach steuerrechtlichen Vorschriften zu führenden Bücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden. GOBS: Wie muss diese Aufzeichnung auf Datenträgern erfolgen ? • Vollständig • Sachlich richtig • Nachvollziehbar • Unveränderbar • Sicher und vertraulich aufbewahrt • Jederzeitig verfügbar 17.09.2008 14 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 7
    • Wie soll E-Mail-Archivierung durchgeführt werden? Rechtliche Motivation • Journaling – Schutz vor Veränderung und Compliance – Komplettabgriff aller E-Mails Technische Motivation • Mailboxmanagement – Verdrängung der Daten ins Langzeitarchiv – Integration in Tiered Storage Konzept Strategische Motivation • Content Management mit Benutzersteuerung – Integration in ein ECM Konzept – Klassifizierung: Kundenakten / Geschäftsprozesse 17.09.2008 15 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 E-Mail Archivierung – Abgriff wo und wie – Integration Volltextinidizierung Anbindung an… Autoklassifizierung SAP Records-Management Eigene Systeme Workflows … Mailserver Archiv Wieder finden! Journaling Alle Attachments Komplette Mail Transparente entfernen archivieren Archivierung Mailbox A Alle Body löschen Mails größerArchivsuche Integrierte Regelbasierte Archivierung 500KB, die älter sind Manuelle Attachment- Verlinkung als 3 Monate stubben Mailbox B archivierung Klassifizierung Abstract Intelligent Alle Mails die älter sind als 5 Jahre auf dem … „Mail gehört zu Mailsystem löschen Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung … Geschäftsfall A“ 17.09.2008 16 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 8
    • E-Mail Archivierung – im Detail Mailserver Content Management Journaling Wieder finden! Mailbox A Regelbasierte Archivierung Mailbox B Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung 17.09.2008 17 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Journaling Prob • Vollautomatischer Abgriff aller E-Mails! le m: P rivat ee Mails • Rechtliche Gründe – Compliance! • Warum Journaling • Handelsrechtliche Dokumente in den E-Mails • Abgabenordnung: 6 Jahre, 10 Jahre, Spezialregelungen: 30 Jahre • Jedes Dokument dediziert auf Relevanz prüfen? • Institutionell: Nicht erlaubt / nicht möglich - Automatisiert: Nicht möglich Option A: Jeden Mitarbeiter entscheiden lassen Wirklich sicher? – Zufälliges/Mutwilliges Löschen, Manipulation,… • Beweisführung: Option B: Journalabgriff – Ich kann beweisen welche E-Mail ich bekommen und welche nicht bekommen habe! 17.09.2008 18 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 9
    • E-Mail Archivierung – Im Detail Mailserver Content Management Journaling Wieder finden! Mailbox A Regelbasierte Archivierung Mailbox B Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung 17.09.2008 19 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Regelbasierter Abgriff von E-Mails • Flexibles Regelwerk – Dokumentgröße – Dokumentalter (absolut oder relativ) – Attachments – Benutzer / -Gruppen / Domains… –… • Archivierung beliebiger Notes-DBs möglich • Mailboxmanagement – Hierarchisches Speichermanagement – Mailserver- und Backup-Performance „Alle eMails mit Attachments größer 200KB Attachments entfernen und durch Link ersetzen“ „Bei allen Usern aus dem Bereich Vertrieb alle eMails, die älter als 3 Monate sind, entfernen und nur noch Header & Link bestehen lassen. Nach 1 Jahr auch den Stub löschen“ 17.09.2008 20 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 10
    • Attachment Archivierung Attachment placeholders 17.09.2008 21 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 E-Mail vor der Archivierung 17.09.2008 22 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 11
    • E-Mail nach der Archivierung Before: 1.600.686 Before: 1.600.686 After: After: 2.848 2.848 17.09.2008 23 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Benutzer-gesteuerte Archivierung Dedizierte Archivierung von eMails durch den Benutzer möglich Regelvorgaben durch den Systemadministrator Klassifikation Ermöglichen von Klassifikation einer E-Mail durch den Benutzer Kundenakten Anbindung an Autoklassifikation 17.09.2008 24 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 12
    • Interaktive Archivierung mit CSLD Archivierung (Notes Client) Archivierungsoption (Web Mail) 17.09.2008 25 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Dubletten-Prüfung – Single Instance Store • Automatische Dubletten-Prüfung möglich • Prüfung anhand eines binäres Hashcodes – Eine E-Mail, die an 10 Personen gesendet wird, wird nur einmal archiviert! Content Management Reference Reference records records x x Data x x object 17.09.2008 26 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 13
    • Mobile User Support • Lokales Caching der Mails bei der Archivierung • Konfigurierbare Cache-Größen • Alle Archivvorgänge werden lokal mitgechached Transparenter Zugriff mit optimaler Performance für den Nutzer bei eMails jüngeren Datums – Lokale eMail-Archiv-Datenbank, durch CommonStore Agents verwaltet und repliziert Alle Zugriffe auf das Archiv werden zuerst durch den Cache abgehandelt 17.09.2008 27 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 E-Mail Archivierung – im Detail Mailserver Content Management Wieder finden! Journaling Mailbox A Regelbasierte Archivierung Mailbox B Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung 17.09.2008 28 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 14
    • Suche mit Lotus Notes Client 17.09.2008 29 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Suche mit Lotus Notes Client Ergebnisliste: Anschauen oder zurückholen Suche im Archiv über Notesclient 17.09.2008 30 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 15
    • Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 31 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 32 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 16
    • Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 33 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 34 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 17
    • Suche mit Archiv-Client • 1. Suche • 2. Ergebnisliste • 3. Viewer 17.09.2008 35 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Zusammenfassung CommonStore Unterstütze Versionen –Exchange 5.5, 2000, 2003, 2007 –Domino R5, R6, R7, R8 Trigger für Archivierung –Manuell –Servergesteuert (zeitgesteuert, regelbasiert) Auslagerungsstrategien –Auswahl: Wie Auslagern ?, Was Löschen ? –Archivierung lokaler Archive –Optional Formatwandlung möglich Doublettenprüfung –Einmalige Ablage identischer E-Mails –Algorithmus zur Bildung von Hashcodes 17.09.2008 36 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 18
    • Kontakt Thomas Micke Vertrieb MBG Management Beratungs Gesellschaft mbH Kölner Landstr. 11 405921 Düsseldorf Mobil: 0172 654 1971 tmicke@mbg-online.de 17.09.2008 37 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 19