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Sistemas De Oficina

  1. 1. Sistemas de Información Sistemas de Oficina
  2. 2. SISTEMAS DE TRABAJO DE LA INFORMACION Y DEL CONOCIMIENTO <ul><li>El trabajo de información consiste primordialmente en la creación o procesamiento de la información . </li></ul><ul><li>Lo realizan los trabajadores de la información se dividen en dos subcategorías: </li></ul>
  3. 3. Subcategorías <ul><li>Trabajadores de datos cuya principal actividad es procesar y difundir la información. </li></ul><ul><li>Trabajadores del conocimiento que sobre todo crean conocimiento e información. </li></ul>
  4. 4. DISTRIBUCIÓN DEL CONOCIMIENTO: SISTEMAS DE OFICINA Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
  5. 5. La oficina juega un rol importante en la coordinación del flujo de la información por toda la organización. La oficina tiene tres funciones básicas: <ul><li>° Administrar y coordinar el trabajo de datos y a los trabajadores del conocimiento. </li></ul><ul><li>° Conectar las actividades de los trabajadores locales de la información con todos los niveles y funciones de la organización. </li></ul><ul><li>° Conectar a la organización con el mundo externo, incluyendo a clientes, proveedores, reguladores gubernamentales y auditores externos. </li></ul>
  6. 6. LOS TRES ROLES PRINCIPALES: LA ORGANIZACION CLIENTES GOBIERNO AUDITORES PROVEEDORES Manufactura y producción. Finanzas. Marketing y ventas. Recursos humanos.
  7. 7. Los trabajadores de oficina abarcan un rango muy amplio: <ul><li>* Profesionales </li></ul><ul><li>* Gerentes </li></ul><ul><li>* Personal de ventas </li></ul><ul><li>* Oficinistas </li></ul>
  8. 8. Actividades principales: <ul><li>° Administrar documentos, incluyendo su creación, almacenamiento, recuperación y difusión. </li></ul><ul><li>° Programar individuos y grupos. </li></ul><ul><li>° Comunicar, lo que implica iniciar, recibir y administrar las comunicaciones de voz, digitales y basadas en documentos para individuos y grupos. </li></ul><ul><li>° Administrar datos sobre empleados, clientes y proveedores. </li></ul>
  9. 9. SISTEMAS DE OFICINA. <ul><li>Sistemas de cómputo, como procesamiento de texto, correo electrónico y digitalización de documento, diseñados para incrementar la productividad de los trabajadores de la información en la oficina. </li></ul>
  10. 10. SISTEMAS DE OFICINA <ul><li>Los sistemas de oficina son cualquier aplicación de la tecnología de la información que procure incrementar la productividad de los trabajadores de la información en la oficina. </li></ul>
  11. 11. <ul><li>OAS </li></ul><ul><li>consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos , las hojas de cálculo , los editores de presentaciones , los clientes de correo electrónico , etc. </li></ul><ul><li>Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática . </li></ul>
  12. 12. <ul><li>Existen otras suites ofimáticas disponibles para cualquier usuario que se distribuyen libremente, algunas de ellas son: </li></ul><ul><li>StarOffice </li></ul><ul><li>OpenOffice.org </li></ul><ul><li>KOffice </li></ul><ul><li>Gnome Office </li></ul>
  13. 13. Sistemas típicos de oficina. ACTIVIDADES DE OFICINA TECNOLOGIA Administración de documentos Procesamiento de texto, autoedición, digitalización de documentos, edición de la Web, gerentes de flujo de trabajo Planeación Calendarios electrónicos, Group-Ware, intranets Comunicación Correo electrónico, correo de voz, sistemas de contestación digital, Group-Ware, intranets Administración de datos Base de datos de escritorio, hojas de cálculo, interfaces amigables con el usuario para base de datos mainframe
  14. 14. Un entorno ideal de oficina. <ul><li>Se basaría en una red fluida con maquinas digitales que enlazaran a profesionales, oficinistas y grupos administrativos de trabajo y que corriera varios tipos de software. </li></ul><ul><li>Una manera de reducir los problemas provenientes del flujo de trabajo en papel es emplear sistemas de digitalización de documentos. </li></ul>
  15. 15. SISTEMAS DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS. <ul><li>Son sistemas que convierten los documentos en papel e imágenes a un formato digital para que se puedan almacenar y a los que se pueda tener acceso por computadora. </li></ul><ul><li>almacenan </li></ul><ul><li>recuperan </li></ul><ul><li>manipulan </li></ul>Imágenes digitalizada, mismas que almacenan como gráficos.
  16. 16. <ul><li>Requiere índices que permitan a los usuarios identificar y recuperar un documento cuando se necesite. </li></ul><ul><li>Por ejemplo: El índice puede contener la fecha de digitalización del documento, nombre y numero de clientes, tipo del documento y alguna otra información interesante. </li></ul><ul><li>El sistema debe incluir equipo para la recuperación de los documentos, sobre todo estaciones de trabajo capaces de manejar gráficos. </li></ul>
  17. 17. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Índice de imágenes Jukebox óptico Almacenamiento en disco Discos ópticos en línea Red de Área Local Estación de trabajo para manejar imágenes. Computadora mainframe o de rango medio.
  18. 18. Los sistemas tradicionales de administración de documentos. <ul><li>caros </li></ul><ul><li>requerir redes clientes/servidor patentadas </li></ul><ul><li>software de clientes especial </li></ul><ul><li>capacidades de almacenamiento </li></ul><ul><li>Las intranet proporcionan una plataforma de bajo costo y universalmente disponible para edición básica de documentos. </li></ul>
  19. 19. EDICION DE LA WEB Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. Pagina Web del autor Editar y revisar. Servidor Web Indexación y búsqueda de texto Vínculos de correo electrónico Vínculos a otras páginas Web
  20. 20. SISTEMAS TRADICIONALES DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: <ul><li>Además de agilizar el flujo de trabajo estos sistemas y los basados en la Web proporcionan herramientas para crear repositorios de documentos: </li></ul><ul><li>-ayuda a las organizaciones a consolidar y aprovechar su conocimiento. </li></ul>
  21. 21. REPOSITORIO DEL CONOCIMIENTO. <ul><li>Es una recopilación de conocimiento interno y externo en un solo lugar para que la organización pueda utilizarlos y administrarlos de manera más eficiente. </li></ul>
  22. 22. EJEMPLO DE UN SISTEMA DE OFICINA.
  23. 23. FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN <ul><li>MISIÓN </li></ul><ul><li>“ HACER POSIBLE EL USO DE LAS COMPUTADORAS A TODAS AQUELLAS PERSONAS QUE TRABAJAN PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA” </li></ul>
  24. 24. Objetivo principal de cada una de las áreas de la OSI <ul><li>Redes </li></ul><ul><li>Hacer posible la conexión y comunicación de todas las máquinas y usuarios que están físicamente en el campus para compartir información y recursos de cómputo. </li></ul><ul><li>- Control y mantenimiento de los servidores, cableado, respaldos de los servidores cada semana, administración de las cuentas de red. </li></ul>
  25. 25. <ul><li>Telecomunicaciones </li></ul><ul><li>Hacer posible los enlaces computacionales del campus con el exterior para dar a conocer al Iteso y tener posibilidad de usar el acervo cultural de la comunidad internacional. </li></ul><ul><li>- Mantenimiento y control de las cuentas de correo electrónico. </li></ul>
  26. 26. <ul><li>Organización y Métodos </li></ul><ul><li>Encontrar nuevos y mejores métodos de trabajo desde una óptica global de la universidad, desarrollando los sistemas de información que satisfagan las necesidades de la comunidad universitaria. </li></ul><ul><li>- Desarrollo y mantenimiento de programas administrativos internos. </li></ul><ul><li>- Desarrollo y mantenimiento del sistema escolar. </li></ul>
  27. 27. <ul><li>Proyectos </li></ul><ul><li>Dar seguimiento y/o supervisar el desarrollo logístico a los proyectos de cómputo de la OSI. Gestionar ante la oficina de Compras la adquisición de todos los productos y servicios de cómputo que requiere la Universidad. </li></ul>
  28. 28. <ul><li>Atención a usuarios </li></ul><ul><li>Hacer que el usuario aproveche al máximo el recurso computacional resolviéndole todos los problemas que en materia de cómputo se le presenten. </li></ul>
  29. 29. <ul><li>Servicios sustanciales: </li></ul><ul><li>- Atención de reportes de fallas en oficinas </li></ul><ul><li>- Actualización del equipo de cómputo </li></ul><ul><li>- Asesoría y atención al alumno en Salas </li></ul><ul><li>- Reparación y mantenimiento del equipo </li></ul><ul><li>- Atención de eventos </li></ul><ul><li>- Capacitación y asesoría a personal </li></ul><ul><li>- Administración del equipo </li></ul>
  30. 30. <ul><li>Coordinación: </li></ul><ul><li>- Planeación, coordinación y seguimiento del trabajo de las áreas. </li></ul><ul><li>- Planeación de las actualizaciones de todo Iteso. </li></ul><ul><li>- Coordinación de eventos. </li></ul><ul><li>- Revisión de proyectos que implica cómputo. </li></ul><ul><li>- Revisión de presupuestos de inversión en cómputo. </li></ul>
  31. 31. Áreas que dependen de la coordinación de atención a usuarios: <ul><li>Soporte </li></ul><ul><li>- Atención y solución de reportes de fallas en oficinas </li></ul><ul><li>- Actualización de equipos </li></ul><ul><li>- Instalación de equipos en puestos nuevos </li></ul><ul><li>- Apoyo en preparación y atención en eventos especiales </li></ul><ul><li>- Apoyo en administración de cuentas de correo y red </li></ul>
  32. 32. Intranet. <ul><li>Es un conjunto de contenidos compartidos por un grupo bien definido dentro de una organización. Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo; es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo </li></ul>
  33. 33. Group-Ware <ul><li>Elemento de software que permite la comunicación, cooperación y colaboración efectiva en un grupo de agentes activos distribuidos, trabajando de manera coordinada en una tarea común. </li></ul>
  34. 34. EQUIPO 2 <ul><li>ACOSTA CORTEZ ALEJANDRA </li></ul><ul><li>GARZA CANTÚ LUIS A. </li></ul><ul><li>MACIAS ESPINOZA VALERIA </li></ul><ul><li>MARTÍNEZ FLORES LIZETH Y. </li></ul><ul><li>SANCHEZ CARRANZA ESMERALDA </li></ul><ul><li>SANCHEZ RODRIGUEZ ESMERALDA </li></ul><ul><li>TORRERO ARREDONDO OMAR </li></ul><ul><li>VIERA ROMAN GENARO </li></ul>CATEDRATICA: LUCIA TERAN GUTIERREZ

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