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CENTRO UNIVERSITÁRIO CESMAC
LUIZ ARTHUR MELO DOS SANTOS
A ADAPTAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM ERP OPEN SOURCE EM UMA
MICROEMPR...
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LUIZ ARTHUR MELO DOS SANTOS
A ADAPTAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM ERP OPEN SOURCE EM UMA
MICROEMPRESA: UM ESTUDO DE CASO PRÁTI...
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AGRADECIMENTOS
Aos meus pais que, acima de tudo, mantiveram sua confiança em mim. Sem sua
influência, não seria metade d...
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RESUMO
Sistemas ERP são ferramentas utilizadas pelas empresas para integrar seus processos e
manter os dados gerados na ...
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ABSTRACT
ERP systems are tools used by enterprises to integrate their process and keep the data
generated from their act...
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - A Anatomia de um ERP ..........................................................................
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LISTA DE QUADROS E TABELAS
Quadro 1 - Riscos e vantagens dos modos de início de operação de um ERP.........................
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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
BNDES Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social
BSCR B S Comércio Representaçõ...
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................
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3.2.4 Arquitetura cliente/servidor........................................................................................
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1INTRODUÇÃO
Dados de outubro de 2012 apontam a existência de 4,4 milhões de micro e pequenas
empresas no país, represen...
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melhoria nos processos, entre outros (SOUZA; SACCOL, 2003; PERIN, 2010; LIRA et al.,
2012).
Baseando-se nessas informaç...
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valor (da compra da matéria-prima à venda do produto final) e de suas atividades-meio
(administração, finanças, marketi...
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A escolha do sistema ERP foi realizada com base em testes práticos e alinhada com
pesquisas já realizadas por outros au...
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trabalho. Discute-se o levantamento de informações sobre adaptações e customizações
necessárias para utilização do sist...
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2SISTEMAS ERP, OPEN SOURCE E MICROEMPRESAS
Esse capítulo conceitua o uso de sistemas de informação em empresas, definin...
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2.2Sistemas de Enterprise Resource Planning(ERP)
Sistemas de ERP são pacotes integrados de software, produzidos para da...
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específicas de cada empresa, sem a alteração do código fonte) (ZWICKER; SOUZA, 2003;
CARVALHO; CAMPOS, 2009).
Apesar de...
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2.2.2Vantagens na adoção de um ERP
A implantação bem sucedida de um ERP pode trazer vários benefícios para a empresa.
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Perin (2010) afirma que essa discrepância é explicada pelo grau de maturidade do uso
da tecnologia, já que, nas grandes...
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2003). O autor afirma não ser possível encontrar uma solução ERP que já esteja pronta
paraatendera todas as necessidade...
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Cada um dos três modos apresenta suas vantagens e riscos associados, que devem ser
levados em consideração no processo ...
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Davenport (1998) afirma que configurar um ERP é, geralmente, um caso de
comprometer vontades, balanceando o que a empre...
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2.3.3Estabilização e Utilização
Concluída a etapa de implementação, com o início da operação do ERP na empresa, é
inici...
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Para ser considerado open source, um software não deve apenas fornecer acesso ao seu
código fonte. Sua licença de distr...
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sistemas proprietários. Outra vantagem, proveniente do livre acesso ao código, é a
independência em relação ao forneced...
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Lei Complementar 123/2006), é considerada microempresa aquelas que obtenham receita
bruta anual de até R$ 360.000,00 (S...
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As microempresas são caracterizadas pela contratação de mão de obra sem qualificação
ou semiqualificada. Como a adoção ...
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Através de seus três projetos, o SPED traz benefícios como a redução de custos,
simplificação das obrigações fiscais e ...
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Figura 4 - Fluxo conceitual de comunicação de entre emissor de NF-e e SEFAZ
Fonte: Portal NF-e (2012).
2.6.2Escrituraçã...
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3LEVANTAMENTO DE REQUISITOS E ESCOLHA DO SISTEMA A SER
ADOTADO
Esse capítulo apresenta as necessidadesde informatização...
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movimentações do estoque manualmente e sente a necessidade de seu controle mais refinado
e efetivo.
Segundo o proprietá...
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O proprietário busca, com a informatização dos dados da empresa, a criação de
relatórios que forneçam as informações ci...
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Quadro 2 - Análise de sistemas ERP open source
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
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do
Localiza-
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3.3.1ADempiere
ADempiere (“cumprir”, em italiano) foi um projeto criado em setembro de 2006, tendo
como base o código-f...
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Figura 6 - Lista de classificações fiscais de produtos no ADempiere
Fonte: autoria própria.
3.3.2OpenERP
OpenERP (anter...
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Figura 7 - Tela inicial do OpenERP após autenticação do usuário
Fonte: autoria própria.
Figura 8 - Lista de classificaç...
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3.4Escolha do sistema ERP
Após a realização da filtragem de sistemas ERP open source disponíveis que atendem
às necessi...
39
(2012), a localização não é compatível com essa última versão, funcionando apenas com a
versão 360 LTS do ADempiere – l...
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feitas duas gravações, uma do monitor e outra do usuário, que incluem a gravação do áudio
com seus comentários sobre a ...
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4PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA
Neste capítulo, serão discutidos alguns dos passos previstos no processo de implant...
42
infraestrutura tecnológica da empresa (juntamente com a criação de um ambiente de testes
para o sistema), concluindo co...
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4.2.2Preparação da infraestrutura tecnológica da empresa
Como se planejou a entrada do sistema, em fase de utilização p...
44
criação de rotinas programadas para realizar a inserção desses dados no sistema, o que torna
este trabalho laborioso.
C...
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Figura 10 - Todas as fichas de produto mantidas pela BSCR
Fonte: autoria própria.
Figura 11 - Produtos cadastrados no O...
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Utilizando-se das informações constantes nas fichas de produto, iniciou-se a importação
de dados referentes ao nível de...
47
Figura 14 - Relatório de movimentações do estoque
Fonte: autoria própria.
As figuras 12 e 14 também mostram que a criaç...
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5CONSIDERAÇÕES FINAIS
O capítulo apresenta limitações da realização desta pesquisa, discutindo o
desenvolvimento de tra...
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5.3Estudos futuros
O modelo de ciclo de vida de sistemas ERP, definido por Souza e Zwicker (2003a),
prevê diversos pass...
50
REFERÊNCIAS
ADEMPIERE. AboutADempiere.2010. Disponível em:
<http://www.adempiere.com/What_does_ADempiere_mean>. Acesso ...
51
DIBONA, Chris; OCKMAN, Sam; STONE, Mark.Introduction.Open Source: Voices from
the Open Source Revolution. 1 ed. Sebasto...
52
<http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1807-17752012000200008>.
Acesso em: 10 Mar. 2013.
MABERT, Vinc...
53
PEREIRA, Carlos Daniel Schneider; RICCIO, Edson Luiz. Caso Seguradora: Insucesso na
Implementação de um Sistema ERP. In...
54
RITCHER, Dominik; ZO, Hangjung; MARUSCHKE, Michael.A Comparative Analysis of
Open Source Software Usage in Germany, Bra...
55
Engineering and Technology, 10, 2010, Portland, Oregon. Proceedings Technology
Management for Global Economic Growth. P...
A Adaptação e Implantação de um ERP Open Source em uma Microempresa - Um Estudo de Caso Prático
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A Adaptação e Implantação de um ERP Open Source em uma Microempresa - Um Estudo de Caso Prático

  1. 1. 0 CENTRO UNIVERSITÁRIO CESMAC LUIZ ARTHUR MELO DOS SANTOS A ADAPTAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM ERP OPEN SOURCE EM UMA MICROEMPRESA: UM ESTUDO DE CASO PRÁTICO MACEIÓ/AL 2013.1
  2. 2. 1 LUIZ ARTHUR MELO DOS SANTOS A ADAPTAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM ERP OPEN SOURCE EM UMA MICROEMPRESA: UM ESTUDO DE CASO PRÁTICO Trabalho Final de Graduação apresentado ao Curso de Análise de Sistemas do Centro Universitário CESMAC, como requisito final para obtenção do título de Bacharel em Análise de Sistemas. Orientador: Prof. Me. Jair da Silva Farias MACEIÓ/AL 2013.1
  3. 3. 2
  4. 4. 3 AGRADECIMENTOS Aos meus pais que, acima de tudo, mantiveram sua confiança em mim. Sem sua influência, não seria metade do que sou.
  5. 5. 4 RESUMO Sistemas ERP são ferramentas utilizadas pelas empresas para integrar seus processos e manter os dados gerados na execução de suas atividades em um repositório central. Este aspecto dos sistemas ERP possibilita a diminuição da redundância de dados emelhores níveis de auditoria e controle, culminando no aprimoramento do processo de tomada de decisões estratégicas da empresa.A adoção desses sistemas traz diversas outras vantagens, comomelhorias no desempenho financeiro e no nível técnico de seus funcionários.Apesar dos vários benefícios, apenas 24% das microempresas, no Brasil, adotam essa ferramenta. Como seus recursossão escassos, cria-se uma resistência para a implantação de soluções ERP de fornecedores proprietários de um sistema – que envolvecustos compagamentos para obter a licença de uso e atualizações do sistema, por exemplo.Este trabalho visa adaptar e implantar um ERP open source em uma microempresa, realizando apesquisa e avaliaçãodos sistemas disponíveis – para a escolha daquele que mais se adequa às necessidades da empresa – e executando etapas previstas na fase de implantação do sistema. Palavras-chave: Enterprise Resource Planning, ERP, Open Source, Microempresa, Implantação.
  6. 6. 5 ABSTRACT ERP systems are tools used by enterprises to integrate their process and keep the data generated from their activities in a central repository. This aspect of ERP systems gives the possibilities of decreasing data redundancy and achieving higher levels of controllership, which leads to the improvement of the decision making process. The adoption of those systems results on several other advantages to a company, such as better financial performance and the development of its employees technical skills. In spite of the vast number of benefits, only 24% of the small companies in Brazil have adopted an ERP system. Since their resources are scarce, there is the impediment of the implementation of ERP solutions from proprietary suppliers - since it involves costs with payment for software licenses and the system updates, for example. This paper aims at adapting and implementing an open source ERP on a small company, researching and evaluating the available systems, choosing the one that most satisfies the company needs and executing steps prescribed on the implementation phase. Keywords: Enterprise Resource Planning, ERP, Open Source, Small Company, Implementation.
  7. 7. 6 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - A Anatomia de um ERP ..........................................................................................17 Figura 2 – O ciclo de vida de sistemas ERP.............................................................................20 Figura 3 - Fluxo de integração do SPED..................................................................................28 Figura 4 - Fluxo conceitual de comunicação de entre emissor de NF-e e SEFAZ ..................30 Figura 5 – Tela inicial do ADempiere após autenticação do usuário.......................................35 Figura 6 - Lista de classificações fiscais de produtos no ADempiere......................................36 Figura 7 - Tela inicial do OpenERP após autenticação do usuário ..........................................37 Figura 8 - Lista de classificações fiscais dos produtos no OpenERP.......................................37 Figura 9 - Ficha de produto utilizada pela BSCR.....................................................................44 Figura 10 - Todas as fichas de produto mantidas pela BSCR ..................................................45 Figura 11 - Produtos cadastrados no OpenERP .......................................................................45 Figura 12 - Relatório com os níveis de estoque dos produtos..................................................46 Figura 13 - Pedidos de venda cadastrados no sistema..............................................................46 Figura 14 - Relatório de movimentações do estoque ...............................................................47
  8. 8. 7 LISTA DE QUADROS E TABELAS Quadro 1 - Riscos e vantagens dos modos de início de operação de um ERP.........................22 Quadro 2 - Análise de sistemas ERP open source....................................................................34 Quadro 3 – Resultados do teste de usabilidade dos sistemas pré-selecionados .......................40 Quadro 4 - Cronograma das atividades de implantação do sistema.........................................42 Tabela 1 - Critérios de classificação de microempresas...........Error! Bookmark not defined.
  9. 9. 8 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS BNDES Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social BSCR B S Comércio Representações LTDA – ME ECD Escrituração Contábil Digital EFD Escrituração Fiscal Digital ERP Enterprise Resource Planning ICMS Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação IPI Imposto sobre Produtos Industrializados NF-e Nota Fiscal Eletrônica SEFAZ Secretaria da Fazenda SPED Sistema Público de Escrituração Digital TI Tecnologia da Informação
  10. 10. 9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................11 1.1 PROBLEMÁTICA..............................................................................................................11 1.2 OBJETIVOS......................................................................................................................12 1.3 RELEVÂNCIA DA PESQUISA ............................................................................................12 1.4 METODOLOGIA DA PESQUISA ........................................................................................13 1.5 ORGANIZAÇÃO DA PESQUISA.........................................................................................14 2 SISTEMAS ERP, OPEN SOURCE E MICROEMPRESAS ..........................................16 2.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS............................................................16 2.2 SISTEMAS DE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) ............................................17 2.2.1 Custos e riscos.........................................................................................................18 2.2.2 Vantagens na adoção de um ERP............................................................................19 2.2.3 A adoção de ERPs nas empresas brasileiras............................................................19 2.3 CICLO DE VIDA DE SISTEMAS ERP.................................................................................20 2.3.1 Decisão e Seleção....................................................................................................20 2.3.2 Implementação ........................................................................................................22 2.3.3 Estabilização e Utilização........................................................................................24 2.4 OPEN SOURCE.................................................................................................................24 2.4.1 Uso de ERPs Open Source ......................................................................................25 2.5 MICROEMPRESAS ...........................................................................................................26 2.5.1 Dificuldades para a adoção de ERPs em microempresas........................................27 2.6 SPED ..............................................................................................................................28 2.6.1 Nota Fiscal Eletrônica .............................................................................................29 2.6.2 Escrituração Contábil Digital ..................................................................................30 2.6.3 Escrituração Fiscal Digital ......................................................................................30 3 LEVANTAMENTO DE REQUISITOS E ESCOLHA DO SISTEMA A SER ADOTADO..............................................................................................................................31 3.1 DESCRIÇÃO DA EMPRESA ...............................................................................................31 3.2 NECESSIDADES DA EMPRESA..........................................................................................31 3.2.1 Controle de Estoque ................................................................................................31 3.2.2 Informatização de pedidos e emissão de Nota Fiscal Eletrônica ............................32 3.2.3 Relatórios.................................................................................................................32
  11. 11. 10 3.2.4 Arquitetura cliente/servidor.....................................................................................33 3.3 ANÁLISE DOS SISTEMAS ERP DISPONÍVEIS ...................................................................33 3.3.1 ADempiere ..............................................................................................................35 3.3.2 OpenERP.................................................................................................................36 3.4 ESCOLHA DO SISTEMA ERP...........................................................................................38 3.4.1 Frequência de atualizações......................................................................................38 3.4.2 Usabilidade..............................................................................................................39 3.4.3 Definição do sistema ERP a ser implantado............................................................40 4 PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA .........................................................41 4.1 ADAPTAÇÕES E CUSTOMIZAÇÕES .................................................................................41 4.1.1 Emissão de NF-e......................................................................................................41 4.2 IMPLANTANDO O ERP....................................................................................................41 4.2.1 Plano geral de implantação......................................................................................42 4.2.2 Preparação da infraestrutura tecnológica da empresa .............................................43 4.2.3 Instalação de módulos e importação de dados ........................................................43 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS..............................................................................................48 5.1 CONCLUSÕES..................................................................................................................48 5.2 LIMITAÇÕES DA PESQUISA .............................................................................................48 5.3 ESTUDOS FUTUROS .........................................................................................................49
  12. 12. 11 1INTRODUÇÃO Dados de outubro de 2012 apontam a existência de 4,4 milhões de micro e pequenas empresas no país, representando 99% das empresas privadas registradas no Brasil(SEBRAE, 2012). Elas empregam 52% dos trabalhadores que possuem carteira assinada –gerando, aproximadamente, 15 milhões de empregos (RAIS, 2010 apud SEBRAE, 2012). As microempresas brasileiras têm, como uma de suas características, a baixa intensidade de capital, o que implica outro de seus aspectos: o baixo investimento em inovação tecnológica (IBGE, 2003). Uma das inovações tecnológicas que essas empresas carecem é a Tecnologia da Informação (TI), através do uso de sistemas de gestão empresarial (CETIC, 2012). Esses sistemas, conhecidos como Enterprise Resource Planning (ERP), são um meio de manter, de forma organizada e acessível, as informações geradas no processo produtivo da empresa e que, porventura, poderão ser usadas na tomada de decisões estratégicas pelos seus gestores. O uso de sistemas ERP na gestão empresarial possibilita diversos benefícios: redução no fluxo de papéis e no tempo de obtenção e processamento de informações, melhoria no desempenho da empresa, redução de custos de mão de obra, melhoria do nível técnico dos funcionários, entre outros (MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2003). 1.1Problemática Segundo pesquisa realizada por CETIC (2012), 71% das empresas que possuem até 50 funcionários não utilizam uma ferramenta de ERP para auxiliar na gerência de seu negócio. Mesmo com a atenção das grandes empresas desenvolvedoras de sistemas de ERP proprietário voltadas para esse nicho de mercado, o custo para a implantação de seus sistemas continua alto para o orçamento dessas empresas, o que impede a realização de investimentos para aquisição dos sistemas (SOUZA; SACCOL, 2003; CARVALHO; CAMPOS, 2009). Inserida nesse contexto está a B S Comércio Representações LTDA – ME (BSCR), empresa que gerencia seus processos essenciais – compra e venda de produtos, gerência de estoque, logística e finanças – de maneira manual. Isto implica custos e riscos: morosidade na execução de processos manualmente, resultando em menor eficiência e perda de competitividade; a manutenção de uma grande quantidade de documentos importantes em papel, material inflamável e sujeito à aceleração de seu processo natural de decomposição; dificuldades em processos de auditoria, identificação de problemas e/ou oportunidades de
  13. 13. 12 melhoria nos processos, entre outros (SOUZA; SACCOL, 2003; PERIN, 2010; LIRA et al., 2012). Baseando-se nessas informações, esta pesquisa aborda a seguinte questão: 1. Qual dos sistemas ERP open source disponíveis atende às necessidades da empresa B S Comércio Representações LTDA-ME? A hipótese levantada nesta pesquisa é: As necessidades de uma microempresa podem ser atendidas, de forma plena, por um sistema ERP open source, permitindo a economia com licenças de uso e nas demandas de adaptação e customização do sistema apresentadas em sua etapa de implantação. 1.2Objetivos Baseando-se na necessidade de maior informatização nos processos da empresa B S Comércio Representações LTDA - ME, esta pesquisa visa selecionar e analisar um sistema de ERPopen source que atenda às necessidades apresentadas pela empresa, dando início ao seu processo de implantação – gerando uma economia no pagamento de licenças para seu uso e menores custos para personalizações e adaptações do software à cultura da empresa. Para a execução dos propósitos deste trabalho, faz-se necessário: Levantar requisitos e necessidades junto à empresa estudada; Fazer estudo comparativo entre sistemas ERP open source; Selecionar o sistema ERP open source que melhor atenda aos requisitos e às necessidades apresentadas pela empresa; Estudar o sistema ERP selecionado; Definir adaptações e customizações necessárias para suprir as necessidades e atender aos requisitos da empresa; Implantar uma das funcionalidades solicitadas pela empresa. 1.3Relevância da Pesquisa Segundo Souza (2004, p. 21) “uma das principais atividades das organizações é a coleta de dados e informações do seu ambiente externo, o seu processamento para adequá-la às suas necessidades e a tomada de decisões e ações com base nestas informações”. Um sistema ERP serve para informatizar e integrar os dados produzidos pelos diversos setores da empresa em um único local – possibilitando a sincronia de toda a sua cadeia de
  14. 14. 13 valor (da compra da matéria-prima à venda do produto final) e de suas atividades-meio (administração, finanças, marketing); a diminuição de custos operacionais, com a redução da papelada e seu armazenamento; além da melhoria do controle exercido pelos gestores, através da maior facilidade de acesso e transparência dos dados produzidos durante a execução das atividades da empresa (PERIN, 2010). Segundo Mendes e Escrivão Filho (2003), a implantação de um sistema ERP leva à evolução da base tecnológica da empresa, permitindo a redução do tempo de processamento de informações, obtenção de informações em tempo real e agilidade nas tarefas da empresa (com a redução do retrabalho em tarefas administrativas). O sistema também estimula a melhoria do nível técnico dos funcionários em informática, já que sua operação exige treinamento. Um sistema ERP open source tem, como uma de suas principais vantagens, a redução dos custos: tanto na sua adoção, quanto na sua adaptação aos processos e necessidades da empresa (CARVALHO; CAMPOS, 2009). A redução do custo de adoção parte da liberdade de uso de sistemas open source – por não haver a cobrança de licença para tal. Sistemas ERP proprietários cobram pelo licenciamento para uso, assim como valores mensais para cada usuário (WAILGUM, 2007). Além da redução dos custos com a licença de uso de sistemas ERP open source, outra vantagem é o livre acesso ao código fonte do sistema, pois fornecedores de sistemas proprietários não disponibilizam acesso ao código fonte e cobram pela adaptação de seu sistema, que apenas pode ser feita por eles. Sendo assim, a liberdade de acesso ao código fonte garantida pelos sistemas open source possibilita uma maior adaptabilidade aos processos da empresa, além da redução de custos de adaptação, que pode ser realizada de forma flexível e por um menor custo para a empresa (SERRANO; SARRIEGI, 2006). 1.4Metodologia da Pesquisa O levantamento de requisitos, junto à empresa, foi realizado através de entrevistas com seu proprietário, a fim de obter detalhes sobre seus processos e as necessidades que precisam ser atendidas pelo sistema. Essas informações proporcionarama definição dos critérios de escolha da ferramenta, respondendo quais funcionalidades e características deveriam ser analisadas durante a seleção do sistema.
  15. 15. 14 A escolha do sistema ERP foi realizada com base em testes práticos e alinhada com pesquisas já realizadas por outros autores (TONINI, 2003; HERZOG, 2006; FOUGATSARO, 2009; GRIPE; RODELLO, 2011). Entre os aspectos analisados, podem ser citados: o atendimento das necessidades da empresa, as funcionalidades já presentes no sistema, o suporte à legislação e ao sistema tributário brasileiro, a frequência de atualizações, o nível de documentação, a usabilidade, entre outros. Nessaetapa, realizou-se, também, um teste prático de usabilidade com o proprietário da empresa, inserindo a opinião de um de seus futuros usuáriosdo sistema no processo. Após a escolha do sistema ERP a ser implantado na empresa, deu-se início ao estudo da ferramenta, possibilitando entender seu funcionamento e identificando necessidades de correções ou adaptações e customizações. Concomitante a esse processo, também foi realizada a execução de passos iniciais da etapa de implantação do sistema. 1.5Organização da Pesquisa Além desta introdução, este trabalho contém mais quatro capítulos, que são brevemente apresentados aqui: Capítulo 2 – Sistemas ERP, Open Source e Microempresas: o capítulo apresenta o embasamento teórico deste trabalho, apresentando conceitos utilizados na sua elaboração. Nele, expõem-se os sistemas ERP como uma das alternativas de investimento em Sistemas de Informação, relatando os riscos e vantagens trazidas pela ferramenta, além de apresentar o ciclo de vida desses sistemas. Faz-se uma apresentação do conceito de open source, demonstrando aspectos dos sistemas ERP que seguem essa metodologia. Por fim, é feita a definição de microempresa, mostrando suas características e peculiaridades do processo de implantação de ERP nelas. Capítulo 3 – Levantamento de Requisitos e Escolha do Sistema a ser Adotado: este capítulo relata as necessidades da empresa que devem ser atendidas pelo sistema. Nele, também é feita a análise de seis dos sistemas ERP open source disponíveis, culminando com a escolha daquele que mais se aproxima de atender todas as necessidades – definindo, portanto, o sistema a ser implantado. Capítulo 4 – Processo de implantação do sistema: neste capítulo, há o relato dos passos da fase de implantação do sistema desenvolvidos paralelamente à elaboração do
  16. 16. 15 trabalho. Discute-se o levantamento de informações sobre adaptações e customizações necessárias para utilização do sistema, relatando processos da fase de implantação executados. Capítulo 5 – Considerações finais: o capítulo apresenta conclusões obtidas com o estudo, relata as limitações desta pesquisa e, por fim,desenvolvimentos futuros a partir deste trabalho.
  17. 17. 16 2SISTEMAS ERP, OPEN SOURCE E MICROEMPRESAS Esse capítulo conceitua o uso de sistemas de informação em empresas, definindo sistemas ERP e apresentando os custos, riscos e vantagens de sua adoção. O capítulo explora, também, o licenciamento open source de softwares, relatando o uso de ERPs implementados com licenças que se adequam ao conceito. Também serãotratadas a definição de microempresa – mostrando suas diversas formas de classificação existentes no Brasil – e as dificuldades encontradas nessas empresasque impedem uma maior adoção de sistemas ERP. 2.1Tecnologia da Informação nas empresas “A informação é componente crítico das atividades de administração [...], de execução [...] e acompanhamento das atividades primárias e de suporte da empresa [...]” (SOUZA, 2004, p. 28). Segundo Drucker (1999), as empresas existem para gerar riquezas. Para alcançar esse objetivo, seus executivos devem fazer uso de quatro conjuntos de instrumentos para diagnósticos: informações de base (por exemplo, projeções de fluxo de caixa e de liquidez), informações sobre produtividade, informações sobre competência (que permitam a análise de sucessos e fracassos dos investimentos da empresa) e informações a respeito da alocação de recursos. Para auxiliar no armazenamento dessa grande quantidade de informações – gerada pela empresa no decorrer de seu funcionamento e em suas interações com o ambiente externo –, agilizar seu processamento e facilitar sua disponibilização e uso, as empresas têm realizado investimentos em Tecnologia da Informação (DAVENPORT, 1998; SOUZA, 2004; PERIN, 2010). A TI tem sido amplamente utilizada nas empresas brasileiras, tornando um de seus principais componentes, já que, além da melhoria no gerenciamento de informações da empresa, o investimento em TI traz diversos outros benefícios, dentre os quais a redução de custos e o aumento da produtividade (ALBERTIN; ALBERTIN, 2008). Dentre as alternativas de investimento em TI, os sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) ganharam destaque a partir da década de 1990(ZWICKER; SOUZA, 2003; LIRA etal., 2012).
  18. 18. 17 2.2Sistemas de Enterprise Resource Planning(ERP) Sistemas de ERP são pacotes integrados de software, produzidos para dar suporte às operações das diversas áreas de negócio que fazem parte de uma empresa (suprimentos, manufatura, finanças, contabilidade, recursos humanos, etc.), mantendo as informações geradas na execução dessas operações em um repositório central de dados (banco de dados corporativo) – possibilitando o reúso dessas informações pelos diversos setores da empresa (ZWICKER; SOUZA, 2003; FOUGATSARO, 2009). A estrutura desses sistemas é representada na figura 1. Fonte: adaptada de Davenport (1998) Esses sistemas, também conhecidos como Sistemas Integrados de Gestão, vis–am possibilitar um fluxo único, contínuo e consistente de informações. Para atingir este objetivo, a empresa que lhe adota deve registrar todas as suas transações no sistema, para que as consultas extraídas possam refletir a sua realidade (PADILHA; MARINS, 2005). Um ERP é, geralmente, dividido em módulos que podem atender a um ou mais departamentos da empresa. São desenvolvidos de forma genérica, para que sejam capazes de atender ao maior número possível de empresas apenas com a parametrização do sistema (o preenchimento de campos variáveis, em tabelas do banco de dados, com informações Figura 1 - A Anatomia de um ERP
  19. 19. 18 específicas de cada empresa, sem a alteração do código fonte) (ZWICKER; SOUZA, 2003; CARVALHO; CAMPOS, 2009). Apesar de ser apenas um software, sistemas de ERP trazem consigo regras de negócio a serem seguidas pelas empresas que os adotam, podendo implicar mudanças estratégicas, organizacionais e culturais (DAVENPORT, 1998; SHEHAB et al., 2004 apud FOUGATSARO, 2009). 2.2.1Custos e riscos A implantação de um sistema ERP – desde a escolha da solução a ser implantada até seu uso – em uma empresa envolve diversos custos, demandando altos investimentos de dinheiro, tempo e conhecimento. O processo incluigastos com a compra da licença de uso do sistema, empresas de consultoria para auxiliar na sua implantação, treinamento de pessoal, revisão de processos, desenvolvimento de soluções customizadas, integração do ERP a sistemas legados, entre outros (DAVENPORT, 1998; PADILHA; MARINS, 2005). Davenport (1998) relata os casos da Mobil Europe e da Dow Chemical, grandes corporações que gastaram centenas de milhões de dólares em processos de implantação de seussistemas ERP. Para companhias menores (com receita bruta inferior a US$ 50 milhões), os custos de implantação de um ERP comprometem 13,65% de sua receita bruta – havendo relatos de custos equivalentes a até 50% dessa receita (MABERT; SONI; VENKATARAMANAN, 2000 apud HUNTON; LIPPINCOTT; RECK, 2003). Por ser um sistema complexo, a adoção de um ERP também implica em riscos.Já que a seleção do sistema a ser implantado é o primeiro passo do ciclo de vida de um ERP, a escolha de uma solução que não atenda às necessidades da empresa é o principal risco na implantação de um ERP. Além de atender às necessidades da empresa, o processo de escolha deve levar em consideração a usabilidade do sistema, sua tecnologia, seu fabricante, a experiência dos fornecedores do sistema na implantação em empresas do mesmo segmento, entre outros (DAVENPORT, 1998; PEREIRA; RICCIO, 2003; TONINI, 2003). Pereira e Riccio (2003) apontam a falta de treinamento dos usuários do sistema como outro dos riscos da sua implantação. Os autores relatam que a falta de treinamento dos usuários resultou na incapacidade de utilização plena de um sistema, provocando diversos problemas decorrentes de seu mau uso, como: dados incorretos, relatórios inconsistentes e morosidade na execução das tarefas.
  20. 20. 19 2.2.2Vantagens na adoção de um ERP A implantação bem sucedida de um ERP pode trazer vários benefícios para a empresa. Sua adoção melhora a qualidade da informação, resultando em uma melhoria qualitativa no processo de tomada de decisão e no planejamento estratégico da empresa – criando, também, oportunidades de inovações na sua gestão (SACCOL et al., 2003; LIRA et al., 2012). Hunton, Lippincott e Reck (2003) observaram odesempenho de empresas que adotaram um ERP e compararam-noao de seus pares que não adotaram. Os autores concluíram que, após três anos da implantação do sistema, aquelas que não adotaram tiveram um declínio significativo de desempenho em relação às empresas adotantes. Zhang, Huang e Xu (2012) também observaram um aumento significativo no desempenho de empresas após o terceiro ano da implantação de um ERP. A adoção de um ERP também contribui para a eficiência competitiva da empresa, possibilitando a melhoria da precisão da previsão de vendas e o aumento da produtividade – através da redução de custos, automação de tarefas e redução do retrabalho, obtidas com a integração entre as diversas áreas da empresa e o aprimoramento dos procedimentos internos (MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2003; SACCOL, 2003; ALBERTIN; ALBERTIN, 2008). Devido à sua complexidade, exigindo um treinamento intensivo para seu uso adequado, a melhoria do nível técnico dos funcionários é outro dos benefícios da adoção de um ERP (MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2003). A necessidade de explorar o sistema exige uma maior capacidade analítica dos funcionários, que adquirem uma maior compreensão dos objetivos organizacionais da empresa e de seu trabalho (SACCOL; MACADAR; SOARES, 2003). 2.2.3A adoção de ERPs nas empresas brasileiras A partir do final da década de 1990, houve um grande crescimento na adoção de sistemas de ERP nas grandes empresas brasileiras. Segundo CETIC (2012), o grau de adoção desses sistemas nas empresas de grande porte (a partir de 250 funcionários) atinge os 75%. No entanto, ainda segundo a mesma fonte, essa proporção é diretamente proporcional ao porte da empresa: quanto menor o porte das empresas, menor é a adoção de sistemas de ERP. Nas empresas entre 50 e 249 funcionários, o grau de adoção diminui para 50%; naquelas com até 49 funcionários, os ERPs são adotados por apenas 24%.
  21. 21. 20 Perin (2010) afirma que essa discrepância é explicada pelo grau de maturidade do uso da tecnologia, já que, nas grandes empresas, existem departamentos dedicados ao estudo e adoção de TI – setor praticamente inexistente em pequenas empresas.Porém, segundo Moraes e Escrivão Filho (2006), este seria apenas um dos sintomas da verdadeira causa da falta de investimentos em TI nas pequenas empresas brasileiras: a escassez de recursos financeiros. 2.3Ciclo de vida de sistemas ERP O ciclo de vida representa as diversas etapas pelas quais passa um projeto de implantação de um sistema de informação. Tratando-se de sistemas ERP, essas fases são bem definidas,compreendendo a decisão e seleção, implantação, estabilização e utilização do sistema(SOUZA; ZWICKER, 2003a; CORREA, 2008). Cada uma dessas etapas do ciclo de vida envolve diversos procedimentos, que são apresentados, de forma resumida, na figura 2. Figura 2 – O ciclo de vida de sistemas ERP Fonte: Souza e Zwicker (2003a) 2.3.1Decisão e Seleção Essa etapa é caracterizada pela identificação de um sistema ERP como solução para atender às necessidades da empresa, envolvendo, também, processos como a escolha do fornecedor, o estabelecimento do escopo e metas do projeto, o planejamento da implantação e o modo de início de operação a ser adotado (SOUZA; ZWICKER, 2003a). A seleção tem o objetivo de identificar, entre todas as alternativas de sistemas disponíveis no mercado, a mais adequada para atender às necessidades da empresa (TONINI,
  22. 22. 21 2003). O autor afirma não ser possível encontrar uma solução ERP que já esteja pronta paraatendera todas as necessidades da empresa, restando a esta encontrar aquelaque esteja mais próxima ou que apresente a maior facilidade de adequação para atendê-las. Apesar da existência de outros critérios de seleção a ser considerados, o atendimento das necessidades da empresa é o principal e mais importante (XU; RAHMATI; LEE, 2008). Essa é, também, uma etapa essencial, já que um sistema ERP impõe sua própria lógica na estratégia, organização e cultura de uma empresa. Esse aspecto dos sistemas ERP pode gerar conflitos com a lógica do negócio, podendo acarretar na falha do processo de implantação do sistema e prejuízos para a empresa (DAVENPORT, 1988). Xu, Rahmati e Lee (2008) também afirmam que essa fase do ciclo de vida de um ERP é um tanto diferente para empresas de pequeno porte, já que nessas empresas existe uma estrutura organizacionaldistinta, com um processo de tomada de decisões mais centralizado, prioridades diferentes e menos tempo e recursos disponíveis para alocação nesta etapa. 2.3.1.1 Modos de início de operação Definido o sistema a ser implantado, com a execução de todos os trâmites inerentes a esse passo, passa-se à definição do modo de início de operação do ERP, com o planejamento do cronograma e das atividades a ser realizadas, estimando os prazos e a utilização de recursos (SOUZA; ZWICKER, 2003a). Os autores definem três modos de início de operação de um ERP: big-bang, small- bangse em fases. A escolha do modo adequado à empresa está ligada, principalmente, às decisões sobre a quantidade e a ordem dos módulos a ser instalados. O modo de início de operação é decisivo para a asserção de prazos, recursos necessários, requisitos de gerenciamento, entre outros. O modo em fases é caracterizado pela instalação de um módulo (ou um grupo deles) nas unidades da empresa, que passa a ser utilizado enquanto outros módulos têm suaimplementação iniciada. Já obig-bangprevê a instalação e customização de todos os módulos solicitados pela empresa, com a entrada em operação do sistema em uma mesma data. Para empresas com mais de uma localidade ou unidade de negócio, ainda existe o small- bang,que visa realizar um big-bang na unidade que apresentaria o menor risco ou custo para a empresa em caso de falha(SOUZA; ZWICKER, 2003a).
  23. 23. 22 Cada um dos três modos apresenta suas vantagens e riscos associados, que devem ser levados em consideração no processo de decisão de qual dos modos será adotado. O quadro 1 apresenta um resumo dessas vantagens e riscos. Quadro 1 - Riscos e vantagens dos modos de início de operação de um ERP Fonte: Souza e Zwicker (2003a) 2.3.2Implementação Essa fase contempla tarefas que vão desde a elaboração do plano detalhado de implantação até o início da operação do sistema, quando o ERP passa a ser o sistema definitivo da empresa. Para isso,são realizadas parametrizações, customizações, a organização da infraestrutura tecnológica (hardware e softwares), alterações de processos da empresa, o treinamento dos usuários que farão uso do sistema e a disponibilização de recursos para auxiliá-los(SOUZA; ZWICKER, 2000). Segundo Ozaki e Vidal (2003), a implantação de um sistema ERP é um processo complexo – difícil de controlar e planejar – por envolver diversas variáveis controláveis e incontroláveis (pessoas, tecnologia sofisticada, atividades) e pela dificuldade em antecipar potenciais problemas. Segundo Souza e Zwicker (2000), algumas das etapas dessa fase sãopassíveis de ser realizadas de forma paralela. As análises dos processos da empresa e o estudo de como eles serão implementados no sistema são um exemplo. Esses são passos concomitantes, aprimorados à medida quesão feitas tentativas, treinamentos e testes do sistema.
  24. 24. 23 Davenport (1998) afirma que configurar um ERP é, geralmente, um caso de comprometer vontades, balanceando o que a empresa deseja e o que o sistema fornece. Caso não seja possível o comprometimento por parte da empresa, existem algumas alternativas: a alteração do sistema ou dos processos da empresa – oua mistura de ambas as soluções. Para alguns casos, no entanto, pode-se decidir por não alterar nem a empresa nem o sistema, adotando outros meios para o controle e manutenção do funcionamento do processo (SOUZA; ZWICKER, 2000). A alteração do sistema para adequá-lo aos processos da empresa, processo denominado de customização, é definida por Rothenberger e Srite (2009) como a criação de funcionalidades personalizadas (utilizando uma linguagem de programação), a alteração do código fonte do sistema ERP e/ou a inclusão de soluções de terceiros, que também envolva algum tipo de programação para sua implantação. Apesar da necessidade de certo nível de customização em todos os projetos de implantação de um ERP, a decisão pela alteração do sistema para adequá-lo aos processos da empresa pode conduzir a um aumento considerável de custos.O desenvolvimento de grandes customizações no sistema eleva os gastos e limitam a capacidade de manutenção do sistema (dificultando o suporte ao usuário e aumentando o tempo de resolução dos problemas), além de dificultar a possibilidade de atualização do sistema (SOUZA; ZWICKER, 2000; ROTHENBERGER; SRITE, 2009). Após a realização de todas as parametrizações e customizações necessárias, dá-se início ao processo de treinamento dos usuários do sistema. Essa é uma fase imprescindível, pois sua realização inadequada inibe a utilização do sistema por usuários com pouca familiaridade com informática (MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2003). Singh, Singh e Pereira (2010) afirmam que a implementação de um ERP é um projeto humano, não um problema computacional. Ainda assim, o treinamento de seus usuários finaiscostuma apenas enfatizar questões operacionais do sistema, em vez de esclarecer o verdadeiro conceito de ERP.Esse é um dos grandes obstáculos na implantação de um ERP. Segundo os autores, afalta de treinamento contínuo e adequado gera resistênciasna utilização do sistema. Esse desconforto no uso diário do ERP, por usuários mal treinados, pode acarretar em inconsistências no sistema, com falhas na inserção e na manutenção de informações atualizadas, além da dificuldade em obter as informações necessárias, como relatórios.
  25. 25. 24 2.3.3Estabilização e Utilização Concluída a etapa de implementação, com o início da operação do ERP na empresa, é iniciada a estabilização do sistema, uma fase crítica para o sucesso do projeto de implantação.As empresas encontram diversas falhas durante o uso, manutenção e aprimoramento do sistema em sua fase pós-implementação. Nela, evidenciam-se as dificuldades de utilização do sistema, as falhas no treinamento, os erros do programa, a necessidade de novas adaptações e customizações e problemas não previstos durante a implementação (SOUZA; ZWICKER, 2003a; SINGH; SINGH; PEREIRA, 2010). Peng e Nunes (2007) classificaram os principais riscos encontrados na etapa pós- implementação em quatro categorias:operacionais, analíticos, organizacionais e técnicos.Os autores desenvolveram uma ontologia, listando 40 riscos encontrados nessa etapa. Dentre eles, podem ser citados a resistência na utilização do sistema (provocado, dentre outros fatores, pela falta de treinamento e baixa usabilidade do sistema), o engessamento do sistema em relação às novas necessidades da empresa, a escassez de recursos alocados para essa fase, a falta de apoio da alta cúpula da empresa. Além da descoberta de falhas e dificuldades na utilização do sistema, nessa fase também são vislumbradas novas possibilidades de utilização do sistema. Isso acontece pelo fato de que, na fase de implementação, o foco está na execução da integração entre sistema e empresa (SOUZA; ZWICKER, 2000). Os autores afirmam que, nessa etapa, o processo de implementação é realimentado, já que ajustes e novas parametrizações e customizações podem ser necessárias. Além de demandas da empresa, os fornecedores dos sistemas também incorporam novos recursos, corrigem problemas detectados e apresenta melhores formas de executar os processos abrangidos nos módulos de seu sistema. Essa atualização constante e a necessidade de gerenciamento de versões do sistema aumentam a complexidade dessa etapa do ciclo de vida do ERP. 2.4Open source Open source foi um termo proposto por Eric Raymond, em fevereiro de 1998, para substituir a denominação free software (termo criado, em 1984, por Richard Stallman, fundador do GNU Project e da Free Software Foundation), que provocava confusões e repulsa no meio corporativo (DIBONA; OCKMAN; STONE, 1999; RAYMOND, 2007).
  26. 26. 25 Para ser considerado open source, um software não deve apenas fornecer acesso ao seu código fonte. Sua licença de distribuição deve estar de acordo com o documento Open Source Definition, que prescreve: a redistribuição gratuita do programa; acesso gratuito ao código fonte, em formato legível, através da Internet; a distribuição de modificações feitas ao código fonte; não restringir o uso do software por pessoas, grupos, áreas de estudo, outros softwares ou tecnologias (OSI, 2004). Atualmente, softwares open sourceapresentam-se em diversas soluções, de aplicativos de escritório a bancos de dados e sistemas operacionais. O sistema operacional Linux, o maior e um dos mais antigos projetos open source, é reconhecido pela sua flexibilidade e confiabilidade – sendo base para sistemas operacionais utilizados em servidores, computadores pessoais e, mais recentemente, dispositivos móveis como o Android, produzido pela Google.Além da Google, outras grandes empresas apoiam e/ou desenvolvem softwares open source: IBM, Novell e CISCO são alguns exemplos (RITCHER; ZO; MARUSCHKE, 2009). Segundo CETIC (2012), o uso de sistemas operacionais open sourceestá bastante difundido nas empresas de grande porte brasileiras, sendo usado em 68% delas. Mas seu nível de utilização diminui em empresas de menor porte (assim como o grau de adoção de ERPs): 44%, entre empresas com até 249 funcionários, e 19%, naquelas com até 49 pessoas. Outro exemplo de uso de software open source é do navegador web Firefox, utilizado em mais de 50% das empresas, independente de seu porte. 2.4.1Uso de ERPs Open Source Como a realização de adaptações de um sistema ERP às necessidades de uma empresa está inerente à sua implantação, as soluções ERP open source estão sendo cada vez mais aceitas no mercado. A implantação de ERPs de fornecedores proprietários exige a adequação dos processos da empresa ao funcionamento do sistema, exigindo grandes esforços de reengenharia de processos. Utilizando um ERP open source, a empresa pode adequar o sistema aos processos já existentes, já que uma das premissas do software open source é o livre acesso ao código fonte – possibilitando, assim, areduçãodo impacto organizacional de sua adoção (SERRANO; SARRIEGI, 2006; FOUGATSARO, 2009; GRIPE; RODELLO, 2011). Esse tipo de sistema ERP é especialmente vantajoso para pequenas empresas, já que os custos com a infraestrutura necessária para seu funcionamento é baixo em relação ao de
  27. 27. 26 sistemas proprietários. Outra vantagem, proveniente do livre acesso ao código, é a independência em relação ao fornecedor de serviços ligados ao sistema, permitindo o desenvolvimento de novas funcionalidades e customizaçõesinternamente ou através deterceirizações (CARVALHO; CAMPOS, 2009; FOUGATSARO, 2009). Uma das dificuldades para a maior adoção de ERPs open source é a escassez de profissionais qualificados, que possuam conhecimento dos sistemas existentes, e de consultorias com experiência na implantação desse tipo de ERP. Outro empecilho é o custo dos serviços necessários para a adoção do sistema (implementação,customizações, suporte, etc.), semelhante aos cobrados por fornecedores proprietários (CORREA, 2008; CARVALHO; CAMPOS, 2009). Correa (2008) cita outro impedimento:a falta de suporte aos requisitos tributários e fiscais brasileiros, processo conhecido por localização. Pelo fato dos sistemas, em sua maioria,serem desenvolvidos por empresas estrangeiras, a localização dos sistemas depende de seus usuários ou consultorias e empresas de desenvolvimento de software parceiras do projeto (que, em alguns casos, não disponibilizam esta funcionalidade gratuitamente). 2.5Microempresas No Brasil, uma empresa pode ser classificada como Microempresa de acordo com seu número de empregados, sua receita bruta anual ou ambos, a depender do órgão ou regulamentação levado em consideração (IBGE, 2003). Considerando-se o número de empregados, são microempresas aquelas que possuem até 9 (nove) funcionários – para empresas do setor do comércio –, e até 19, para aquelas do setor da indústria (SEBRAE, 2005). No entanto, a classificação de empresas apenas pelo número de pessoas ocupadas não leva em consideração que, em setores onde a tecnologia é utilizada intensivamente, é possível realizar alto volume de negócios com baixo volume de mão de obra empregada (IBGE, 2003). Para fins de financiamento, o Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) define, como microempresa, aquelas que apresentam receita bruta anual inferior a R$ 2.400.000,00 (BNDES, 2011). Já para efeitos do Simples Nacional, um regime de arrecadação tributária diferenciado e simplificado (previsto no Estatuto Nacional da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte –
  28. 28. 27 Lei Complementar 123/2006), é considerada microempresa aquelas que obtenham receita bruta anual de até R$ 360.000,00 (SEBRAE/PR, 2011). A tabela 1 resume os diferentes critérios utilizados para a classificação de uma empresa como microempresa. Tabela 1 - Critérios de classificação de microempresas Avaliador Critério Regra SEBRAE Número de empregados Até 9 – comércio. Até 19 – indústria. BNDES Receita bruta anual Até R$ 2,4 milhões Simples Nacional Receita bruta anual Até R$ 360.000,00 Fonte: SEBRAE (2005), BNDES (2011) e SEBRAE/PR (2011). Segundo IBGE (2003), as microempresas são caracterizadas, de uma maneira geral, pela baixa intensidade de capital; baixo investimento em inovação tecnológica; presença dos proprietários, sócios e seus familiares entre os empregados, sem a devida separação entre pessoas física e jurídica (principalmente nos aspectos financeiros e contábeis); decisões centralizadas; registros contábeis pouco adequados; utilização de mão de obra não qualificada ou semiqualificada, entre outras características. Leone (1999) cita a falta de dados para uma análise da tomada de decisões como uma das características dessas empresas, o que as leva a operar sem a lógica de antecipação e controle existente nas grandes empresas. A autora afirma que a gestão dessas empresas merece um enfoque diferente do presente nas teorias da administração, que advêm de problemas existentes nas grandes unidades empresariais. 2.5.1Dificuldades para a adoção de ERPs em microempresas Os principais entraves, para uma maior adoção de sistemas de ERP por microempresas, estão nos custos e na falta de conhecimento técnico do seu corpo de funcionários(LEONE, 1999; MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2003;SOUZA; SACCOL, 2003;MORAES; ESCRIVÃO FILHO, 2006; PERIN, 2010). Os custos de adoção de um sistema ERP incluem as licenças de uso do sistema (para aqueles de fornecedores de software proprietário), aquisição de hardware, serviços de consultoria e treinamento e ajustes no sistema após sua implantação (LIMA et al., 2000 apud MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2003). A escassez de recursos para investimentos é uma das principais dificuldades das micro e pequenas empresas (MORAES; ESCRIVÃO FILHO, 2006).
  29. 29. 28 As microempresas são caracterizadas pela contratação de mão de obra sem qualificação ou semiqualificada. Como a adoção de um sistema de ERP é um processo complexo, torna-se difícil para a empresa analisar e planejar sua implantação. Isso também gera resistências após a implantação desses sistemas, já que a interação com computadores não é feita de forma eficaz por esses funcionários (LEONE, 1999; IBGE, 2003; MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2003). 2.6SPED O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi instituído em 2007 com os objetivos de promover a integração entre os fiscos (através da padronização de informações contábeis e fiscais), uniformizar as obrigações para o contribuinte e tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários (PORTAL SPED, 2012a, 2012b). O SPED é formado por diversos projetos, tendo como seus principais pilares a Escrituração Contábil Digital, a Escrituração Fiscal Digital e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – constituindo um grande avanço tecnológico.É um sistema complexo, que exige uma integração dos diversos processos da empresa com processos externos definidos pelas normas fiscais (ALVES JUNIOR, 2010). A figura 3 mostra o fluxo de integração de processos necessários para a implantação do SPED. Figura 3 - Fluxo de integração do SPED Fonte: Alves Junior (2010).
  30. 30. 29 Através de seus três projetos, o SPED traz benefícios como a redução de custos, simplificação das obrigações fiscais e contábeisque devem ser cumpridas pelas empresas, o aperfeiçoamento do combate à sonegação, melhoria da qualidade da informação, dentre outros (PORTAL SPED, 2012c). 2.6.1Nota Fiscal Eletrônica O projeto de NF-e visa implantar um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, substituindo a emissão do documento em papel feita atualmente. Esse documento eletrônico recebe uma assinatura digital, que garante sua autenticidade, simplificando as obrigações do contribuinte e permitindo aos órgãos fiscais o acompanhamento em tempo real dessas informações (PORTAL NF-e, 2013). Além de simplificar a execução das obrigações fiscais da empresa, a NF-e permite a redução de custos (com impressoras, papéis e o envio e armazenagem desses documentos), aumentando a confiabilidade da Nota Fiscal e a diminuição da sonegação de impostos. O fluxo de emissão de uma NF-e pode ser entendido, de forma simplificada, pela emissão, na empresa, de um arquivo eletrônico (assinado digitalmente) que é enviado, através da internet, para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de sua jurisdição. Ao receber o arquivo, a SEFAZ faz sua validação, devolvendo ao emissor do arquivo sua autorização de uso(PORTAL NF-e, 2012). O arquivo validado é disponibilizado, através da internet, para consulta pelos interessados na transação. Ele também é enviado para a Receita Federal e, em casos de operações interestaduais, para a SEFAZ de destino da operação. A figura 4 mostra esse fluxo de comunicação entre emissor e SEFAZ.
  31. 31. 30 Figura 4 - Fluxo conceitual de comunicação de entre emissor de NF-e e SEFAZ Fonte: Portal NF-e (2012). 2.6.2Escrituração Contábil Digital A Escrituração Contábil Digital (ECD) tem o objetivo de proporcionar a transmissão de escrituração através de arquivos digitais, utilizando a assinatura digital dos documentos. Ela abrange a transmissão dos livros de Diário, Razão, Balancetes diários, Balanços e demais comprovantes (PORTAL SPED, 2012d). A ECD traz, para as empresas, a redução de custos com o armazenamento de papéis, permitindo, também, a diminuição da prática de atos fraudulentos involuntários. Para o Fisco, o sistema possibilita a melhoria da qualidade de informações, com o potencial cruzamento de dados contábeis e fiscais (ALVES JUNIOR, 2010). 2.6.3Escrituração Fiscal Digital Segundo o Portal SPED (2012e), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) constitui-se de um arquivo digital com escriturações de documentos fiscais e informações relevantes para os fiscos estaduais e a Receita Federal. Este arquivo é gerado, pelas empresas, seguindo um modelo padrão, permitindo que esses órgãos se informem sobre a apuração do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS). O arquivo substitui diversos documentos, em papel, que armazenam informações que precisam ser mantidas pelas empresas, também contribuindo na redução de custos e melhoria do controle e análise das informações (ALVES JUNIOR, 2010).
  32. 32. 31 3LEVANTAMENTO DE REQUISITOS E ESCOLHA DO SISTEMA A SER ADOTADO Esse capítulo apresenta as necessidadesde informatização da empresa B S Comércio Representações LTDA – ME (BSCR), que culminaram na adoção de um sistema ERP. Baseando-se nessas necessidades, é feita uma análise dos sistemas ERP open source disponíveis, definindo aquele a ser implantado na empresa. Após sua definição, realiza-se o estudo do sistema, apresentando suas funcionalidades e as adaptações necessárias para atender às necessidades da empresa. 3.1Descrição da empresa A BSCR é uma empresa fundada em 1991, com atuação no mercado de distribuição de embalagens plásticas desde 1999. Além do foco em embalagens, a empresa também comercializa marmitas, papel e bebidas. A empresa encaixa-se na classificação de microempresa, tanto pelo seu porte quanto por seu faturamento. Ela emprega quatro funcionários, tendo apresentado um faturamento, em 2012, de aproximadamente R$ 260.000,00 (duzentos e sessenta mil reais). O proprietário da empresa é, também, gerente em uma empresa de grande porte do setor sucroalcooleiro, tendo experiência com processos informatizados através de um sistema ERP e conhecimento dos benefícios oriundos dessa mudança. No entanto, seus demais funcionários têm pouca experiência com computadores. 3.2Necessidades da empresa Atualmente, a empresa possui apenas um de seus processos informatizado: a emissão de notas fiscais eletrônicas. Seu proprietário identificou problemas no registro e manutenção das diversas informações da empresa (estoque, finanças, registros contábeis, etc.), gerando transtornos e atrasosna execução de tarefas rotineiras da empresa. 3.2.1Controle de Estoque O controle de estoque é um dos processos essenciais na empresa,tendo em vista um universo de mais de 10 (dez) fornecedores (cada um deles fornecendo, no mínimo, cinco produtos), além da existência de dois locais de armazenamento e reservas de produtos nos próprios fornecedores.O proprietário reconhece o alto risco de falhas no registro de
  33. 33. 32 movimentações do estoque manualmente e sente a necessidade de seu controle mais refinado e efetivo. Segundo o proprietário, necessita-se de uma ferramenta que permita o controle e a visualização do nível em estoque dos diversos produtos vendidos, exibindo-os de forma organizada por suas características, fornecedores e/ou localização. O proprietário também busca ferramenta que auxilie na determinação de um nível de estoque mínimo para cada produto. 3.2.2Informatização depedidos e emissão de Nota Fiscal Eletrônica O registro de pedidos envolve diversos passos manuais e repetitivos. Através do telefone, a secretária recebe os pedidos – anotando-os em um rascunho. Então, é feito o seu registro no livro de estoque e sua formalização em um recibo, que será utilizado na geração da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Atualmente, a geração de NF-e é o único processo informatizado da empresa. Ainda assim, o proprietário ressalta alguns contratempos em sua execução:a geração é feita apenas por ele (o proprietário), a partir dos pedidos registrados em recibos de papel, gerando o desperdício de tempo na repetição do registro de informações; por depender do proprietário para o registro de informações, a emissão de NF-e fica dependente de seu acesso aos recibos de pedido e disponibilidade. O proprietário enxerga a necessidade de automatizar o processo de emissão de NF-e a partir dos dados informatizados dos pedidos, permitindo que outros funcionários possam emiti-las sem a necessidade de sua presença e eliminando o desperdício de tempo na repetição de registro de informações. Além de servir para a automatização da geração de NF-e, a informatização do registro de pedidos faz-se necessária para a integração com o estoque da empresa, consolidando suas informações e reduzindo o risco de erros na registro de movimentações. 3.2.3Relatórios Atualmente, o proprietário solicita o relatório de fluxo de vendas semanalmente; os relatórios de movimentações do estoque e pagamentos recebidos são produzidos diariamente. Esses relatórios são gerados manualmente, algo trabalhoso, lento e sujeito a erros. O controle dos pagamentos recebidos é feita através de anotações em uma agenda do proprietário – o que, segundo ele, dificulta e retardao uso dessas informações em consultas posteriores.
  34. 34. 33 O proprietário busca, com a informatização dos dados da empresa, a criação de relatórios que forneçam as informações citadas no parágrafo anterior de forma ágil e confiávele a consolidação dos registros de pagamentos recebidos, facilitando sua consulta e permitindo sua visualização sempre que se faça necessário. É vontade do proprietário, também, a obtenção de relatórios, a partir da ferramenta de ERP adotada, que permita a análise de índices de desempenho da empresa, especialmente os ligados à rentabilidade de produtos e clientes. 3.2.4Arquitetura cliente/servidor O proprietário deseja a possibilidade de acesso e atualização dos dados de operação da empresa em qualquer lugar. Ou seja, a possibilidade de acessar o sistema e todas as suas funcionalidades através da internet. Para atingir esse objetivo, faz-se necessário que o sistema selecionado forneça uma arquitetura cliente/servidor – caracterizada pela localização da instalação do sistema em um computador central, que processa e responde a solicitações de usuários que estejam acessando esse sistema a partir de outras máquinas. 3.3Análise dos sistemas ERP disponíveis Baseando-se nas citações de sistemas ERP open sourcefeitas em outros estudos (HERZOG, 2006; SERRANO, SARRIEGI, 2006; CORREA, 2008; CARVALHO; CAMPOS, 2009; FOUGATSARO, 2009; ERAS et al., 2010) e após extensa busca na internet, foram selecionados seis sistemas para análise de sua adequação aos requisitos da empresa. São eles: FreedomERP, ERP5, Openbravo, Compiere, ADempiere eOpenERP. Como apenas o FreedomERP é produzido por uma empresa brasileira, o principal aspecto analisado foi a adequação do sistema às obrigações fiscais e à legislação brasileira, processo denominado delocalização do software – também denominado por Correa (2008) como tropicalização. Um ponto importante, relacionado ao processo de localização dos sistemas, é a sua disponibilização tambémsob uma licença de usocompatível com o modelo open source. Analisando os sistemas ERP selecionados a partir das necessidades da empresa, relatadas na seção 3.2, e o processo de localização dos sistemas produzidos por empresas estrangeiras, criou-se oquadro 2, que sumariza o processo de filtragem das soluções encontradas para implantação.
  35. 35. 34 Quadro 2 - Análise de sistemas ERP open source CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ERP Localiza- do Localiza- çãoopen source Cliente/ Servidor Emissão de NF-e SPED Informa- tização de pedidos Controle de estoque Rela- tórios FreedomERP Sim Sim Não Não Não Sim Sim Sim ERP5 Não Não Sim Não Não Sim Sim Sim Openbravo Sim Não Sim Não Não Sim Sim Sim Compiere Sim Não Sim Não Não Sim Sim Sim ADempiere Sim Sim Sim Sim Não Sim Sim Sim OpenERP Sim Sim Sim Parcial Não Sim Sim Sim Fonte: autoria própria. Alguns dos critérios que foram considerados como não sendo atendidos pelos sistemas podem ter sido desenvolvidos por empresas e disponibilizados para seus clientes. No entanto, é importante ressaltar que, apesar de ser possível encontrar anúncios divulgando a disponibilidade dessas funcionalidades, não foi possível encontrá-las sob uma licença que siga o modelo open source, principal objetivo deste trabalho. Apesar da empresa não ter solicitado a implantação completa do SPED –já que os SPED Fiscal e Contábil são realizados, atualmente, por uma empresa de contabilidade terceirizada –,a presença dessa funcionalidade, em sua completude, foi analisada nos sistemas disponíveis, para manter o proprietário da empresa ciente do grau de adequabilidade do ERP às normas brasileiras. Analisando o quadro 2, observa-se que a informatização de pedidos, o controle de estoque e a geração de relatórios são funcionalidades básicas existentes em todos os sistemas, confirmando a exatidão na escolha de uma ferramenta ERP para atender às necessidades da empresa. Como pode ser visto noquadro 2, apenas os sistemas ADempiere e OpenERP atendem a todas as necessidades da empresa, sobretudo fornecendo sua localização sob uma licença open source. Apesar da parcialidade no atendimento da necessidade de emissão de NF-e pelo OpenERP, o sistema pode ser integrado a outras ferramentas que permitem a execução desse processo a contento. Pelo fato de existirem ferramentas open source com essa funcionalidade, o sistema não foi eliminado da seleção. Os dois sistemas ERP pré-selecionados serão apresentados, brevemente, nas próximas subseções.
  36. 36. 35 3.3.1ADempiere ADempiere (“cumprir”, em italiano) foi um projeto criado em setembro de 2006, tendo como base o código-fonte do Compiere (prática denominada, pela comunidade open source,fork).Ele surgiu após um desentendimento da comunidade de contribuintes, formada em torno do projeto Compiere, e sua criadora, Compiere Inc., sobre o grau de comercialização inserido no projeto (ADEMPIERE, 2010). O projeto possui membros em mais de 30 países, espalhados pelos cinco continentes, e tem como objetivo a criação e o suporte de soluções de negócio open source, através de um conjunto de aplicações de alta qualidade, que seja atrativa para parceiros fornecedores de suporte e com o máximo de participação de desenvolvedores (ADEMPIERE, 2010). As figuras 5 e 6 mostram telas do ADempiere. Figura 5 – Tela inicial do ADempiere após autenticação do usuário Fonte: autoria própria.
  37. 37. 36 Figura 6 - Lista de classificações fiscais de produtos no ADempiere Fonte: autoria própria. 3.3.2OpenERP OpenERP (anteriormente chamado Tiny ERP) tem a visão de construir o melhor software de gerenciamento, atualmente disponível em 18 idiomas e com uma rede mundial de parceiros, com mais 800 desenvolvedores participando do projeto (FOUGATSARO, 2009; PINCKAERS; GARDINER; VOSSEL, 2011). O sistema é utilizado em grandes e pequenas empresas, de diversos setores econômicos, mostrando sua flexibilidade, capacidade de suprir as expectativas funcionais de seus usuários e facilidade de uso (PINCKAERS; GARDINER; VOSSEL, 2011).Fougatsaro (2009) afirma que o OpenERP é adotado em mais de 45 países e tem mais de 100 casos de sucesso documentados em seu site. O autor também afirma que seus fornecedores disponibilizam vasta documentação em seu site (para usuários finais, desenvolvedores e integradores),além de fornecer dicas de uso em sua interface gráfica – para diminuir a curva de aprendizado de seus usuários. As figuras 7 e 8 apresentam telas do sistema.
  38. 38. 37 Figura 7 - Tela inicial do OpenERP após autenticação do usuário Fonte: autoria própria. Figura 8 - Lista de classificações fiscais dos produtos no OpenERP Fonte: autoria própria.
  39. 39. 38 3.4Escolha do sistema ERP Após a realização da filtragem de sistemas ERP open source disponíveis que atendem às necessidades da empresa BSCR, passou-se à fase de testes desses sistemas para definição de qual seria adotado.Para a definição do sistema a ser implantado na BSCR, foram levados em consideração alguns dos critérios de avaliação expostos por Herzog (2006) e Fougatsaro (2009). Herzog (2006) classifica diversos critérios de avaliação em cinco categorias: atendimento das necessidades da empresa; flexibilidade, que engloba onze critérios; suporte, que consolida três critérios; continuidade, que abrange cinco critérios, e maturidade, que abarca dois critérios. Fougatsaro (2009) procede à análise, dos sistemas ERP, baseando-se em sete pontos de vista: custos, disponibilidade de suporte, planos de evolução do sistema, estabilidade e maturidade, customização, escalabilidade e ergonomia e interface gráfica. Dentre os critérios expostos pelos autores, apenas serão relatadas, aqui, as análises de dois aspectos,frequência de atualizações e usabilidade – já queos sistemas têm resultados semelhantes em todos os outros critérios que, segundo os autores, devem ser levados em consideração. 3.4.1Frequência de atualizações Para estar de acordo com a definição de open source, uma das premissas é estar disponível sem custos, permitindo seu download através da Internet(OSI, 2004). Atualmente, os projetos open source têm cumprido essa regra através de repositórios de código, que permite um local central para publicação, download e controle das alterações feitas pela comunidade de contribuintes do projeto (REIS, 2003; CORREA, 2008). Esse é, também, o caminho seguido pelos sistemas ERP analisados nessa seção. O ADempiere (e seu projeto de localização) utiliza o repositório Sourceforge,enquanto o OpenERP (assim como sua localização) utiliza o Launchpad. Ambos os repositórios, no entanto, fornecem informações sobre as últimas alterações e publicações do projeto, além da quantidade de membros que contribuem com seu desenvolvimento. Segundo informações deSourceforge (2011) e ADempiere (2012), a última versão do ADempiere (370 LTS)foi lançada em 1º de setembro de 2011.No entanto, segundo Santana
  40. 40. 39 (2012), a localização não é compatível com essa última versão, funcionando apenas com a versão 360 LTS do ADempiere – lançada em 2010 (ADempiere, 2011). Já o OpenERP teve o lançamento de sua sétima versão em novembro de 2012 (OPENERP, 2012), já havendo relatos da integração de sua localização à essa versão e também do uso do sistema em empresas (VALYI, 2013). 3.4.2Usabilidade Nielsen e Loranger (2007) definem usabilidade como um “atributo de qualidade relacionado à facilidade de uso de algo”, referindo-se à rapidez de aprendizado e à eficiência de seu uso. Outras medidas de usabilidade são o grau de propensão a erros e o quanto os usuários gostam de utilizá-lo. Segundo Fougatsaro (2009), usabilidade é a medição da facilidade de uso de um sistema da perspectiva de seu usuário, quão fácil o usuário executa suas funcionalidades e quanto ele sente-se confortável durante seu uso. Segundo o autor, a usabilidade é um dos principais aspectos de uma aplicação, já que, caso o ERP seja complicado de se usar, seus usuários criarão resistências para utilizá-lo, indicando apossibilidade de falha do projeto. A usabilidade é, portanto, de extrema importância para o sucesso do projeto e essencial no contexto da BSCR, já que seus funcionários têm pouca experiência em informática (fato relatado na seção 3.1). Para a comparação da usabilidade dos sistemas, realizou-se um experimento com o proprietário da empresa, utilizando a Observação direta intensiva(com a técnica de observação sistemática)para a determinação dos resultados(MARCONI; LAKATOS, 2010): foi montado um ambiente de testes para os sistemas e solicitado, ao proprietário da empresa, a localização dos formulários de cadastro de clientes e de produtos. Esse formato de teste segue modelo relatado por Nielsen e Loranger (2007), que visa avaliar se é dado o suporte aos objetivos mais típicos de seus usuários. Segundo os autores, “essa é a maneira como a maioria dos estudos de usabilidade é conduzida e é excelente se você quiser descobrir como funcionam os elementos de design [...]” (NIELSEN; LORANGER, 2007, p. 13). Seguindo o modelo apresentado pelos autores, o proprietário sentou-se em frente ao computador e o moderador atrás deste. Pediu-se para que o usuário pensasse em voz alta ao utilizar o sistema, o que, segundo os autores, serve para entender a razão de suas ações. Foram
  41. 41. 40 feitas duas gravações, uma do monitor e outra do usuário, que incluem a gravação do áudio com seus comentários sobre a utilização do sistema – assim como prescrito pelos autores. A partir desse experimento, foi possível determinar a superioridade de usabilidade do OpenERP. Os resultados são apresentados no quadro 3. Quadro 3 – Resultados do teste de usabilidade dos sistemas pré-selecionados Sistema ERP Tempo de execução das atividades propostas ADempiere O usuário não conseguiu realizar nenhuma das duas tarefas atribuídas em menos de 10 minutos OpenERP Cerca de 8 minutos Autor: autoria própria. Os testes podem ser observados nos vídeos1 gravados durante sua realização. Além da consecução das tarefas dentro de um intervalo de tempo reduzido, os comentários feitos pelo proprietário da empresa, sobre sua percepção dos sistemas, também deixam claro a superioridade do OpenERP nesse quesito. 3.4.3Definição do sistema ERP a ser implantado Como os sistemas selecionados atendem vários dos critérios de avaliação expostos em outras pesquisas, a usabilidade tornou-se o principal aspecto a ser considerado para a definição do sistema a ser adotado. Apesar de não atender, completamente, ao requisito de emissão de NF-e – com a necessidade de integração com outros softwares para finalizar o processo –, as etapas que não são realizadas pelo OpenERP podem ser supridas com a utilização de sistemas com licenças de usoopen source. Assim, é possível atender às necessidades da empresa, mantendo os baixos custos com a utilização de sistemas com esse modelo de licenciamento. O OpenERP foi definido como o sistema a ser implantado na empresa, baseando-se nos resultados obtidos com a realização dos testes de usabilidade dos sistemas – que levou o proprietário da empresa a afirmar, espontaneamente, a superioridade do sistema selecionado nesse quesito (como pode ser observado nas gravações em vídeo dos testes). Fougatsaro (2009) também afirma que a interface gráfica do OpenERP é bem organizada, contribuindo para a diminuição da curva de aprendizado de seus usuários com a exibição de dicas de uso do sistema. 1 Os vídeos, com as gravações realizadas durante a execução dos testes de usabilidade dos sistemas ERP, estão disponíveis em: https://drive.google.com/folderview?id=0BzKW6EoXJjr9ZEdqTl9HQTZVNUk&usp=sharing.
  42. 42. 41 4PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA Neste capítulo, serão discutidos alguns dos passos previstos no processo de implantação do ERP, relatados na seção 2.3. Será relatada a análise das adaptações necessárias para a utilização do sistema pela BSCR, assim como customizações de funcionalidades solicitadas pelo proprietário da empresa.Também será mostrado ocronograma planejado para a conclusão dessa fase, detalhando, por fim,a execução dos passos já realizados na empresa. 4.1Adaptações e Customizações Durante e após o processo de seleção do ERP, foi feita a análise da necessidade de adaptações e customizações do sistema para atender às necessidades da empresa. Foram detectadas diversas demandas, dos mais variados níveis de complexidade: desde a simples tradução determos na localização de alguns módulos do sistema, passando pelas parametrizações fiscal e contábil, até a integração do sistema com outros softwares. Essaúltimacustomizaçãoé descrita na próxima subseção. 4.1.1Emissão de NF-e Durante o processo de escolha do OpenERP, como sistema a ser implantado na BSCR, detectou-se que o mesmo não possui a funcionalidade de emissão de NF-e integrada completamente ao sistema: ele é capaz, apenas, de gerar um arquivo com informações de pedido e dados fiscais em formato XML ou TXT, que deverá, então, ser processado por outro sistema,responsável pela interação com os sistemas fazendários e a conclusãodo processo de emissão da NF-e. Apesar da necessidade de automatização de emissão de NF-e ser atendida apenas parcialmente, analisou-se e concluiu-se que a integração completa da funcionalidade pode ser atingida atravésde outras ferramentas open source, mantendo a economia com custos de licença de uso. No entanto, como a descrição e análise dessas ferramentas fogem ao escopo desse trabalho, elas não serão relatadas aqui. 4.2Implantando o ERP Além da análise das necessidades de adaptações e customizações, outros passos iniciais da etapa de implementaçãoforam executados durante a elaboração deste trabalho. Dentre os processos definidos por Souza e Zwicker (2003a), foi possível executar a escolha do modo de início de operação, a elaboração do planejamento geral de implantação e a preparação da
  43. 43. 42 infraestrutura tecnológica da empresa (juntamente com a criação de um ambiente de testes para o sistema), concluindo com a implantação de uma das funcionalidades solicitadas pela empresa. Juntamente com o proprietário da empresa, definiu-se, comomodo de início de operação ideal para a implantação do sistema, o método conhecido como big-bang. Essa decisão foi embasada em estudos (MABERT; SONI; VENKATARAMANAN, 2003; SOUZA; ZWICKER, 2003b) que indicam este método como o mais utilizado e adequado para empresas de menor porte, e também apontam omenor tempo para sua execução entre suas vantagens. 4.2.1Plano geral de implantação A partir da definição do modo de início de operação, procedeu-se à criação do cronograma de implantação, queatentouao anseio, expressado pelo proprietário, de ter o sistema, em pleno uso,a partir do ano fiscal de 2014. Seguindo o ciclo de vida de sistemas ERP definido por Souza e Zwicker (2003a) – relatado na seção 2.3 – foi montado um cronograma que visa executar todos os passos previstos nas fases de implantação e estabilização dentro do período desejado pelo proprietário. O plano geral de implantação definido é mostrado no quadro 4. Quadro 4 - Cronograma das atividades de implantação do sistema Atividades Período Estudo do sistema e análise das necessidades de adaptações e customizações Abril, Maio e Junho Preparação da infraestrutura tecnológica da empresa Abril Realização de adaptações e instalação dos módulos, com a importação de seus dados e suasparametrizações Maio, Junho, Julho, Agosto eSetembro Treinamento dos usuários do sistema Setembro, Outubro, Novembro e Dezembro Início da operação e da etapa de estabilização Novembro e Dezembro Fonte: autoria própria. Apesar de já estarem planejadas, a execução e análise das atividades de treinamento dos usuários e início de operação do sistema (juntamente com sua fase de estabilização) não fazem parte do escopo dessa pesquisa e, portanto, não são relatadas nesse trabalho.
  44. 44. 43 4.2.2Preparação da infraestrutura tecnológica da empresa Como se planejou a entrada do sistema, em fase de utilização plena,para o início do ano de 2014 – e que,durante a execução desse estudo, o sistema seria apenas utilizado pelo proprietário da empresa–, decidiu-sepor, inicialmente, instalar o OpenERP em um dos computadores presentes na rede local da BSCR. Dessa forma, evitam-se custos desnecessários com a contratação de uma infraestrutura tecnológica robusta, que suporteum uso intensivo do sistema, via internet, antes da consolidação das etapas de estabilização e utilização do sistema. Levando-se em consideração a compatibilidade do OpenERP com diversos sistemas operacionais, e a necessidade – exposta por Souza e Zwicker (2003a) – da montagem de um ambiente de testes com as características do futuro ambiente de produção, o sistema foi instalado em um dos computadores utilizando um sistema operacional, voltado para servidores, baseado em Linux. Assim, cria-se a possibilidade de testar o sistema em uma infraestrutura tecnológica semelhante ao futuro ambiente de instalação do ERP. Além da possibilidade de instalar o OpenERPem um ambiente fidedigno, a adoção de um sistema operacional baseado em Linux permite a utilização de um conjunto de softwares que adota o licenciamentoopen source, permitindo a realização dos vários experimentos que contribuem para a implantação do sistema e a elaboração deste trabalho – sem demandar custos para a empresa. 4.2.3Instalação de módulos e importação de dados Para atingir o objetivo de implantar uma das funcionalidades solicitadas pela empresa, foram instaladas as funcionalidades de controle de estoque e informatização do registro de pedidos de compra e venda de produtos – levando, por consequência, à instalação de módulos para a manutenção de cadastros de clientes, fornecedores e produtos, além da localização brasileira do sistema. Mesmo estando apenas em fase de homologação pelo proprietário, o processo de instalação desses módulos gerou novos conhecimentos das funcionalidades do sistema e de necessidades de adaptação – como previsto no modelo de ciclo de vida definido por Souza e Zwicker (2000). Após a instalação dos módulos, realizou-se a importação dos dados já existentes. Como a empresa não possui grande parte de seus dados informatizados, não há a possibilidade de
  45. 45. 44 criação de rotinas programadas para realizar a inserção desses dados no sistema, o que torna este trabalho laborioso. Como exemplo, pode-se citar o processo de importação dos dados relativos ao estoque da empresa, que realizou o cadastro de mais de 15 (quinze) fornecedores, 61 produtos e a entrada das informações de estoque de cada um deles. Como vários produtos possuem mais de um fornecedor, foram feitos, inicialmente, 128 registros de movimentação de estoque a partir de fichas de produto (pedaços de papel que mantêm um histórico de movimentação dos diversos produtos comercializados pela empresa). As figuras 9 e 10 mostram as fichas de produto utilizadas para a importação dos dados. A figura 11 traz uma amostra dos produtos cadastrados no OpenERP. Figura 9 - Ficha de produto utilizada pela BSCR Fonte: autoria própria
  46. 46. 45 Figura 10 - Todas as fichas de produto mantidas pela BSCR Fonte: autoria própria. Figura 11 - Produtos cadastrados no OpenERP Fonte: autoria própria.
  47. 47. 46 Utilizando-se das informações constantes nas fichas de produto, iniciou-se a importação de dados referentes ao nível de estoque dos produtos. A conclusão dessa etapa possibilitou a instalação e início da homologação da funcionalidade, solicitada pela empresa, de informatização do registro de pedidos – quese integra ao controle de movimentações do estoque, permitindo o fim do uso de fichas de produto para manter informações sobre o estoque da empresa. As atividades decorrentes da instalação dos módulos citados no parágrafo anterior (a importação dos dados de estoque e o registro de pedidos, resultando no registro de movimentações no estoque) são mostradas nas figuras 12, 13 e 14. Figura 12 - Relatório com os níveis de estoque dos produtos Fonte: autoria própria. Figura 13 - Pedidos de venda cadastrados no sistema Fonte: autoria própria
  48. 48. 47 Figura 14 - Relatório de movimentações do estoque Fonte: autoria própria. As figuras 12 e 14 também mostram que a criação de relatórios, outra das funcionalidades solicitadas pela empresa, já estão presentes nos módulos instalados. Ainda que esteja em processo de homologação,como o sistema já está sendo suprido com dados reais, ele já possibilita sua utilização para a tomada de algumas decisões –como compras para reposições do estoque de produtos.
  49. 49. 48 5CONSIDERAÇÕES FINAIS O capítulo apresenta limitações da realização desta pesquisa, discutindo o desenvolvimento de trabalhos futuros e expondo as conclusões obtidas a partir da elaboração deste trabalho. 5.1Conclusões A partir da hipótese levantada pelo trabalho, foi possível definir que, de fato, um sistema ERP open source é capaz de satisfazer os requisitos e as necessidades apresentadas pela BSCR. Com a elaboração deste trabalho, foi possível responder ao questionamento de qual dos sistemas ERP open source disponíveis atende às necessidades da empresa, apresentando o OpenERP como o sistema adequado para sua implantação. Como sistemas ERP são desenvolvidos, de forma genérica, com o intuito de atender ao maior número possível de empresas, é possível supor que o sistema escolhido para implantação na BSCR pode ser adequado para adoção por outras microempresas que apresentem requisitos e necessidades semelhantes, contribuindo para o aumento do percentual de utilização de sistemas ERP por empresas de pequeno porte – trazendo, para elas, os diversos benefícios obtidos com a utilização desses sistemas. 5.2Limitações da pesquisa Apesar da realização de uma análise inicial das adaptações necessárias para a instalação da emissão de NF-e, não foi dado início ao processo de parametrização fiscal do OpenERP, o que impede a implantação da funcionalidade. Devido à falta de conclusão da etapa de implantação do sistema, não foi possível aferir os resultados derivados da conclusão dessa fase do ciclo de vida de um ERP – impossibilitando, também, a análise dos impactos gerados pelo sistema no desempenho da empresa. Como o sistema está em fase de homologação pelo proprietário da empresa, decidiu-se por não realizar o treinamento dos demais funcionários da empresa. Dessa forma, evitam-se alguns fatores de risco na implantação do sistema: a confusão em sua utilização por parte dos demais funcionários, a formação de resistências para seu uso e a entrada incorreta de dados (SINGH; SINGH; PEREIRA, 2010).
  50. 50. 49 5.3Estudos futuros O modelo de ciclo de vida de sistemas ERP, definido por Souza e Zwicker (2003a), prevê diversos passos a serem executados após a etapa de seleção do sistema ERP. Como apenas alguns desses processos foram desenvolvidos no decorrer da elaboração deste trabalho, cria-se a possibilidade da realização de novos estudos a partir da execução do restante do ciclo de vida do sistema. A seguir, são apresentadas oportunidades de pesquisa que complementam os resultados obtidos com esse trabalho: O treinamento dos demais usuários da empresa; A parametrização fiscal do OpenERP; A adequabilidade do OpenERP aos requisitos legais e fiscais brasileiros; A verificação da adequação do OpenERPaos requisitos e necessidades de outras microempresas; A análise das etapas de estabilização e utilização do sistema; Estudo das dificuldades impostas para o treinamento e utilização de um sistema ERP por usuários com baixo nível de conhecimentos de informática e processos informatizados; Análise dos impactos da implantação de um ERP em uma microempresa brasileira.
  51. 51. 50 REFERÊNCIAS ADEMPIERE. AboutADempiere.2010. Disponível em: <http://www.adempiere.com/What_does_ADempiere_mean>. Acesso em: 25 maio 2013. ADEMPIERE. Release 360LTS - ADempiere ERP Wiki. 2011. Disponível em: <http://www.adempiere.com/Release_360>. Acesso em: 25 maio 2013. ADEMPIERE. News &Updates - ADempiere ERP Wiki. 2012. Acesso em: 25 maio 2013. ALBERTIN, Alberto Luiz; ALBERTIN, Rosa Maria de Moura. Benefícios do uso de tecnologia de informação para o desempenho empresarial. Revistade Administração Pública, Rio de Janeiro, v. 42, n. 2, abr. 2008. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-76122008000200004>. Acesso em: 21 abr.2013. ALVES JUNIOR, Eloi Prata. Mudança dos processos de negócios e adequação da TI nas empresas em decorrência da implantação do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED: um estudo de casos múltiplos. Dissertação (Mestrado em Administração)– Programa de Pós-Graduação em Administração, Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Natal, 2010. Disponível em: <http://bdtd.bczm.ufrn.br/tde_arquivos/24/TDE-2010-12-02T114025Z- 3106/Publico/EloiPAJ_DISSERT.pdf>. Acesso em: 15 jun. 2013. BNDES. Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social. Circular Nº 34, de 06 de Setembro de 2011. [S.l.]: BNDES, 2011. Disponível em: <http://www.bndes.gov.br/SiteBNDES/export/sites/default/bndes_pt/Galerias/Arquivos/produ tos/download/Circ034_11.pdf>. Acesso em: 12 mar. 2013. CARVALHO, Rogério Atem de; CAMPOS, Renato de. Uma análise de aspectos relacionados ao desenvolvimento e adoção de Enterprise Resources Planning livre de código aberto. Gestão & Produção, São Carlos, v. 16, n. 4, dez. 2009. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-530X2009000400014>. Acesso em: 09 mar. 2013. CETIC. Centro de Estudos sobre as Tecnologias da Informação e Comunicação. Pesquisa sobre o uso das tecnologias da informação e comunicação no Brasil: TIC Domicílios e TIC Empresas 2011. São Paulo: Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2012. ISBN 978-85- 60062-55-3. Disponível em: <http://op.ceptro.br/cgi-bin/cetic/tic-domicilios-e-empresas- 2011.pdf>. Acesso em: 16 mar. 2013. CORREA, Juliano. Adoção, Seleção e Implementação de um ERP Livre. Dissertação (Mestrado em Engenharia) – Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2008. Disponível em: <http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/3/3136/tde-14052009- 143615/publico/Dissertacao_Juliano_20081215.pdf>. Acesso em: 28 abr. 2013. DAVENPORT, Thomas H. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review, Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press,jul./ago.1998.Disponível em: <http://195.134.66.60/mis/GetFile.aspx?File=%2FIS- PDF%2Fdavenport_hbr_98.pdf>. Acesso em: 23 abr. 2013.
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