Kennismakingshandleiding bob50
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Kennismakingshandleiding bob50

on

  • 4,030 views

 

Statistics

Views

Total Views
4,030
Views on SlideShare
4,030
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
44
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Kennismakingshandleiding bob50 Kennismakingshandleiding bob50 Document Transcript

  • BOB 50 Kennismakingshandleiding Januari 2008
  • Inhoudsopgave 1 Welkom ................................................................................................................. 3 2 Inleiding ................................................................................................................ 4 2.1 Gebruikersinterface.......................................................................................................... 4 2.2 Sneltoetsen ...................................................................................................................... 4 3 Fundamentele Windows noties .......................................................................... 5 3.1 De schermen.................................................................................................................... 5 3.2 Gebruik van de schermen ................................................................................................ 5 4 De schermonderdelen en bijzondere objecten ................................................. 8 4.1 De titelbalk ....................................................................................................................... 8 4.2 De modulebalk ................................................................................................................. 8 4.3 De menubalk.................................................................................................................... 8 4.4 De besturingsbalk ............................................................................................................ 9 4.5 De objecten...................................................................................................................... 9 5 BOB 50................................................................................................................ 18 5.1 Aan de eigenaar............................................................................................................. 18 5.2 BOB 50 conventies ........................................................................................................ 31 5.3 Aanmaken van een nieuw dossier.................................................................................. 33 5.4 Hoe moet u de parameters van uw dossier controleren, aanvullen of wijzigen ? ............ 34 5.5 De ingave....................................................................................................................... 35 6 Installatie ............................................................................................................ 43 6.1 Wat heeft u nodig ? ........................................................................................................ 43 6.2 Installatie op de harde schijf ........................................................................................... 43 6.3 Installatie op een lokaal netwerk .................................................................................... 45 6.4 Serialisatie van de software en installatiecode ............................................................... 46 6.5 Toegang tot de demonstratiegegevens .......................................................................... 46 6.6 Problemen en oplossingen............................................................................................. 47 7 Gebruikslicentiecontract voor de beheerprogramma’s van Sage ................. 48 BOB 50 Pagina 2 van 48 Januari 2008
  • 1 Welkom BOB 50 is een programma dat speciaal ontwikkeld werd om de beheersbehoeften van KMO’s en Fiduciaires te kunnen beantwoorden. Met BOB 50 stelt Sage een oplossing voor die: Modern is, op vlak van de look, de manier waarop de nieuwste technologieën worden gebruikt en op vlak van de filosofie. Globaal is, om al de aspecten van het beheer waaronder de meer geavanceerde behoeften inzake Commercieel Beheer te kunnen omvatten. Aanpasbaar en open is, om op te kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van elke gebruiker hoe beperkt of uitgebreid deze ook moge zijn. Geïntegreerd is, met een gebruikershomogeniteit doorheen de verschillende onderdelen van BOB 50 en een optimaal gebruik en beschikbaarheid van de gegevens. Personaliseerbaar is, om zich zo goed mogelijk te kunnen aanpassen aan de gewoonten van de gebruiker en hem een omgeving te bieden die steeds gericht is op zijn tussenkomst in het beheersproces. Prestatiegericht is, om de ingaven te verbeteren of met andere woorden om de ingaven te beperken tot het strikt noodzakelijke door zoveel mogelijk processen aan te bieden voor het automatisch verwerken van de gegevens. De bedoeling is hier om de kans op fouten te beperken en tegelijk tijd te winnen. Diepgaand is, een echte bruikbare gegevensbron als een echt beheerswerktuig met een boordtabel voor elke type activiteit. Ergonomisch, intuïtief en interactief is, kortom een grote gebruiksvriendelijkheid om een grote gebruikssnelheid te garanderen en de mogelijkheid te bieden om volop te kunnen genieten van elk functioneel aspect. Gemakkelijk is, om te gebruiken dankzij onder andere een verscheidenheid aan assistenten. Nauwkeurig is, om het leven van de gebruiker echt te vergemakkelijken. Met al deze troeven is BOB 50 een echte “Hefboom” voor groei. Elke gebruiker kan er zijn eigen programma van maken dat steeds aangepast is aan de werkomgeving, de activiteit en dus de evolutie! BOB 50 helpt de beslisser om de waarde te vergroten en zorgt voor groei en winst. BOB 50 Pagina 3 van 48 Januari 2008
  • 2 Inleiding Deze kennismakingshandleiding heeft als doel de toepassing aan u voor te stellen door al het gebruiksgemak te benadrukken. 2.1 Gebruikersinterface BOB 50 van Sage werd ontwikkeld volgens de Windows norm. De automatismen die verworven werden bij het gebruik van de Windows programma’s blijven dus van toepassing. Het sluiten van een venster kan bijvoorbeeld net als in alle andere Windows toepassingen enkel en alleen gebeuren via de sneltoetsen <Ctrl>+<F4>. 2.2 Sneltoetsen Klavier <Toets> geeft aan dat u de klaviertoets aangegeven tussen twee <> ingedrukt moet houden. <Alt>+<F4> Betekent dat u eerst de <Alt> toets moet drukken en vervolgens, zonder los te laten, de <F4> toets moet drukken. <Alt>,<F>,<O> betekent dat u de <Alt> toets moet indrukken en vervolgens, nadat u deze hebt losgelaten, achtereenvolgens de <F> toets en dan de <O> indrukt. Het gebruik van de sneltoetsen is een doeltreffende manier om uw werksnelheid in BOB 50 te vergroten. Daarom vermelden wij deze sneltoetsen zoveel mogelijk in deze handleiding. Let erop dat de sneltoetsen die hier worden weergegeven overeenstemmen met een standaard klavier van BOB 50. Een hele reeks sneltoetsen, zoals bijvoorbeeld het openen van de lijsten of zoekschermen, kunnen echter gepersonaliseerd worden. Muis <Klik> : Druk kort op de linkermuisknop. <Dubbele klik> : Druk 2x snel (dubbelklik) op de linkermuisknop. <Rechtermuisklik> : Druk kort op de rechtermuisknop. <Klik *> : Druk op de linkermuisknop en hou deze ingedrukt. Menu’s Bestand|Open dossier betekent « In het menu Bestand van de menubalk, selecteert u de optie Open dossier». Het ‘|‘ teken betekent de onderverdeling in een submenu of optie. Diversen Tekst die u wil ingeven : gebruik letters in cursief. Termen hernomen door het programma : Gebruik karakters in het vet. Sleutelwoorden, afkortingen, tekens… gebruik HOOFDLETTERS BOB 50 Pagina 4 van 48 Januari 2008
  • 3 Fundamentele Windows noties 3.1 De schermen Verschillende schermen hebben gemeenschappelijke onderdelen : het veld van het systeem menu, de titelbalk, de modulebalk, de menubalk, het besturingsmenu, de statusbalk, enz. Systeem menu van het Titelbalk Modulebalk Menubalk Besturingsmenu venster Het hoofdscherm van BOB 50. Statusbalk De schermen bevatten niet allemaal de zelfde onderdelen. 3.2 Gebruik van de schermen Vooraleer men een bewerking in een venster kan uitvoeren, moet het venster eerst geactiveerd worden (<Klik> op het venster). De balk van het geactiveerde venster kleurt dan heviger op dan de andere balken. Een venster verplaatsen 1. Plaats de muispijl naar de titelbalk. 2. <Klik *> en sleep het venster naar de gewenste positie. 3. Laat de muisknop los. BOB 50 Pagina 5 van 48 Januari 2008
  • Het formaat van een venster aanpassen 1. Plaats de muispijl naar een van de hoeken van het venster. 2. De cursor neemt de vorm aan van een dubbele pijl. 3. <Klik *> en « sleep » de schermrand tot het gewenste formaat. 4. Laat de muisknop los. In het BOB 50 programma, kan het schermformaat niet altijd gewijzigd worden. Een scherm minimaliseren <Klik> op het minimaliseringicoon (in de rechterbovenhoek van het venster). Een scherm maximaliseren <Klik> op het maximaliseringicoon (in de rechterbovenhoek van het venster). Terug naar het oorspronkelijk formaat <Klik> klik op het icoon voor de recuperatie van het oorspronkelijk formaat (in de rechterbovenhoek van het venster). Een scherm sluiten  <Klik> op het sluitingsicoon (In de rechterbovenhoek van het venster). of  <Dubbelklik> op het systeemmenu van het venster (in de linkerbovenhoek van het venster). of  <Ctrl>+<F4> voor een normaal scherm. of  <Alt>+<F4> voor een systeemscherm, wanneer het actieterrein van de gebruiker beperkt is tot dit venster (de gebruiker kan geen enkel ander venster openen of activeren zolang het systeemscherm geopend is). BOB 50 Pagina 6 van 48 Januari 2008
  • Systeemmenu van het scherm Dit menu is eigen aan Windows en is dus zeker geen nieuwigheid in BOB. Men moet dus niet het Systeemmenu van het scherm verwarren met de Systeemmodule van BOB 50 die wij verder in deze handleiding zullen behandelen. 1. <Klik> klik op het systeemmenu van het venster in de linkerbovenhoek van het scherm. 2. <Klik> Klik op een van de bewerkingen (Vorig formaat, Maximaliseren, Sluiten…). Selecteer of activeer een object in het scherm  <Klik> op het object. of  <Tab> of <Shift>+<Tab> voor de objecten in het algemeen <Linkerpijl> of <Rechterpijl> voor de tabbladen en boomstructuren. Verplaatsingstoetsen  De pijlen in vier richtingen : <Linkerpijl>, <Rechterpijl>, <Pijl Omhoog>, <Pijl Omlaag> of  <Home>, <End>, <PgUp>, <PgDn> of De werking van deze toetsen kan variëren naar gelang de context.  Bij de ingaven : <Tab> en <Shift>+<Tab> om van een zone naar een andere te verplaatsen naar voren of naar achteren. BOB 50 Pagina 7 van 48 Januari 2008
  • 4 De schermonderdelen en bijzondere objecten Titelbalk Modulebalk Menubalk Besturingsbalk 4.1 De titelbalk De titelbalk bevat de toepassingsnaam, de naam van het document, enz. Indien er meerdere vensters geopend zijn, dan zal de balk van het geactiveerde venster over een heviger oplichtende kleur beschikken dan de andere vensters. 4.2 De modulebalk De modulebalk, geeft de verschillende generieke modules weer die beschikbaar zijn in het actieve dossier. De actieve module wordt weergegeven op een witte achtergrond. Op dit niveau stelt het gedeelte Algemene configuratie de gemeenschappelijke opdrachtenknoppen en opties van de verschillende modules voor. 4.3 De menubalk De menubalk geeft de titels weer van de beschikbare menu’s van de actieve module. Elk menu stelt een geheel van functies voor. BOB 50 Pagina 8 van 48 Januari 2008
  • Selectie van een menu, een submenu, een opdracht of een optie  <Klik> op de omschrijving. of  <Sneltoets> aangegeven naast de omschrijving. of  <Alt> + onderlijnde letter van de naam. Submenu Een zwarte driehoek rechts van een optie betekent dat er een submenu is. Herhaal de voorgaande opdracht om een optie te selecteren. Sneltoetsen (Combinatie van) toets(en) rechts van een opdrachtknop. Druk deze toets op het klavier om uit te voeren. Optie in het grijs Een optie kan grijs gekleurd zijn, m.a.w. zichtbaar maar onbruikbaar, naargelang de context. 4.4 De besturingsbalk De besturingsbalk geeft de iconen weer die toegang geven tot de hoofdschermen van de actieve module. 4.5 De objecten Navigatiebalk Tabbladen Drukknoppen Dropdown lijst Vakje Zone met geïnterpreteerde code/ bijkomende informatie De klantenfiche – Tabblad beschrijving BOB 50 Pagina 9 van 48 Januari 2008
  • De navigatiebalk De navigatiebalk is hoofdzakelijk beschikbaar in de vensters van de basisbestanden (derden, algemene rekeningen, analytische secties, artikels en vaste activa), ingaveschermen en raadplegingschermen. Deze toont in het centrum de referentie van de weergegeven ingave. In deze balk, bieden de knoppen en de mogelijkheid om in de ingaven naar boven of naar beneden te navigeren. De knoppen en bieden de mogelijkheid om, met een <Klik>, het begin of het einde van het bestand te bereiken. Daarenboven, hergroepeert deze de meest gebruikte opdrachten voor deze schermen: het Zoeken, en Toevoegen (soms ook Verwijderen) van een ingave. De lijst verbonden met de Zoeken knop (of F11 vanaf de basisfiche) biedt de mogelijkheid om onder andere een geavanceerde zoekopdracht te starten door middel van het volgende scherm: Opzoeken klant In dit scherm geeft u een serie op te zoeken karakters in het veld zoeken, selecteer waar de overeenkomst zich bevindt (eender waar of in het begin van het woord) en klik op zoeken. De resultaten grid beantwoordt aan uw criteria. Deze velden zullen trouwens benadrukt worden in het groen. Let erop dat de zoekschermen personaliseerbaar zijn in de Algemene configuratie (Extra|Personalisatie van de zoekschermen) Tabbladen Zone samengesteld door verschillende overlappende pagina’s. Elke pagina is bereikbaar via een tabblad.  <Klik> op het tabblad. of BOB 50 Pagina 10 van 48 Januari 2008
  •  Selecteer een van de tabbladen en gebruik de toetsen (of <Alt + linkerpijl> en <Alt + rechterpijl>) om naar het volgende of het vorige tabblad te navigeren, of de pijl omlaag om de lijst met de beschikbare tabbladen te openen en het gewenste tabblad te selecteren in deze lijst. Drukknop <Klik> op de knop: biedt de mogelijkheid om de werkmodus te activeren of te desactiveren (Afpuntingen, alternatieve valuta…), of een eigenschap (vertrouwelijke rekening, niet inboekbare rekening…) of een filter (klanten, leveranciers…). De knop met de werkmodus of de geactiveerde eigenschap wordt in het blauw weergegeven. Dropdown lijst Biedt de mogelijkheid om een keuze te maken in een lijst met vooraf bepaalde waarden  <Klik> op rechts van de zone om de lijst te openen en <Klik> op de gewenste waarde. of  <Alt>+<Pijl Omlaag> in de actieve zone om de lijst te openen.Verplaats u met de <Pijl Omlaag> en <Pijl Omhoog> en <Enter> op de gewenste waarden. Vakje Biedt de mogelijkheid om een niet-inclusieve keuze te maken.  <Klik> op het vakje om te selecteren of te deselecteren. of  <spatiebalk> op het actief vakje. Geïnterpreteerde code Geeft automatisch de omschrijving weer die verbonden is met de code van het actieve veld. Tekstzone BOB 50 Pagina 11 van 48 Januari 2008
  • Tekstzone Ingave zone voorbehouden voor tekst ingaven (omschrijvingzone bijvoorbeeld). 1. <Klik> op de zone. 2. In een memo : <F2> om de zone te vergroten tijdens de ingave, en om de tekst te kunnen formatteren (Lettertype, vet, onderlijnd, uitlijning, enz.) vervolgens <Ctrl>+<S> om de tekst op te slaan en, terug te keren naar het normaal formaat van deze zone. radioknop Het klantenbestand – tabblad Boekh. Radioknop Biedt de mogelijkheid om een exclusieve keuze te maken onder de verschillende mogelijkheden.  <Klik> om te selecteren. of  <Pijl Omlaag>, <Pijl Omhoog> en <Rechterpijl>, <Linkerpijl> (oude actieve knop wordt automatische gedeactiveerd). BOB 50 Pagina 12 van 48 Januari 2008
  • Grid of tabel De schuifbalk De klantenfiche – Tabblad D/C De grids of tabellen Wanneer u een grid aanpast (verplaatsing en wijziging van de breedte van de kolommen), onthoudt het programma automatisch uw gebruikersvoorkeur. Om de breedte van een kolom te wijzigen: 1. Plaatst u de cursor van de muis op een van de verticale lijnen van de grid. 2. Wanneer de cursor een dubbele pijl wordt, <Klik *> en « sleep » de lijn tot de gewenste grootte. 3. Laat de muisknop los. Met een dubbele klik op een kolom wordt de breedte automatisch aangepast aan de lengte van het langste element. Om de volgorde van de kolommen te wijzigen: 1. Plaats de cursor in de titelzone van de kolom. 2. <Klik*> en « sleep » de zone tot de gewenste positie. 3. Laat de muisknop los. Schuifbalk Navigeer naar boven of naar beneden in een scherm of dialoogvenster. <Klik> op en van de schuifbalk om de informatie naar boven of naar beneden te verplaatsen. BOB 50 Pagina 13 van 48 Januari 2008
  • Contextueel menu De klantenfiche – Contextueel menu Contextueel menu De BOB 50 schermen zijn voorzien van een contextueel menu. Dit menu biedt de mogelijkheid om snel de meest relevante functies van het actief scherm te bereiken. Om het contextueel menu op te roepen: <Rechterklik> in het actief scherm. Om een opdracht te activeren: klik op de overeenstemmende omschrijving in het menu of gebruik de sneltoets. Zoekscherm Ingave van de verkopen Datum zone BOB 50 Pagina 14 van 48 Januari 2008
  • Datum zone Zone speciaal ontworpen voor de ingave van een datum.  Geef de datum door 6 cijfers te typen DDMMJJ (het programma zal uw ingave formatteren). of  Open de kalender : <Klik> op rechts van de zone of <Alt>+<pijl omlaag> in de actieve zone. Om in de kalender te navigeren: <Klik> op het jaar, de maand, de dag, de knoppen en of gebruik <Pijl Omhoog>, <pijl omlaag>, <Linkerpijl>, <Rechterpijl>. Om de datum te selecteren: <Klik> op Vandaag.  Door te klikken op de maand, geeft u de maandenlijst weer en door te klikken op het jaar geeft u de jaarlijst weer. Zoekscherm Biedt de mogelijkheid om een keuze te maken in een tabel of een gegevensbestand. 1. Open het zoekscherm : <Klik> op of <Alt>+<Pijl Omlaag> in de actieve zone om de lijst te openen. Opzoeken algemene rekening 2. Geef een zoekcriterium. 3. <Enter> of <Dubbelklik> op de te selecteren waarde. BOB 50 Pagina 15 van 48 Januari 2008
  • Om de zoeksleutel te wijzigen:  <Klik> op een van de onderlijnde titels of  <Enter> of <CTRL>+<Linkerpijl> of <CTRL>+<Rechterpijl> om van een sleutel naar een andere te gaan. Om de ingaven in slaapstand weer te geven : Selecteer het vakje In slaapstand. Bedrag zone Zone speciaal ontworpen voor de ingave van bedragen.  Typ de cijfers. of  Op de rekenmachine: <Klik> op , rechts van de zone of <Alt>+<pijl omlaag> in de actieve zone. Om de opdrachten te formuleren: <Klik> op de cijfers en bewerkingstekens of gebruik het numeriek toetsenbord. of  Geef het procent van het totaal factuurbedrag + <%> om automatisch het resultaat te berekenen Incrementnummer Aanmaningen Incrementnummer Numerieke ingavezone dat de mogelijkheid biedt om een waarde te verhogen of te verlagen met de muis of met de verticale pijlen. Gebeurt op een bijna BOB 50 Pagina 16 van 48 Januari 2008
  • Beheer van de BTW codes Boomstructuur Boomstructuur Biedt de mogelijkheid om een element te kiezen (knoop) in een boomstructuur. Om in een boomstructuur te navigeren : <Klik> op de knoop of <pijl omhoog> of <pijl omlaag>. Om een knoop te openen: <Klik> op de + of <Rechterpijl>. Om een knoop te sluiten: <Klik> op de – of <Linkerpijl>. BOB 50 Pagina 17 van 48 Januari 2008
  • 5 BOB 50 Hier komen we tot de kern van de zaak. Hierna stellen wij u de verschillende functies van BOB 50 voor. Om BOB 50 zo doeltreffend mogelijk te gebruiken, is het belangrijk dat u rekening houdt met de verschillende tools en de sneltoetsen die u ter beschikking hebt. Naarmate u vordert is het goed om regelmatig dit hoofdstuk opnieuw te lezen om steeds te kiezen voor de meest doeltreffende methode om de verschillende ingave en raadplegingstaken uit te voeren. 5.1 Aan de eigenaar De uitvoerbare bestanden (executabels) Twee tot drie uitvoerbare bestanden zijn beschikbaar op uw bureaublad eenmaal de installatie beëindigd werd. Dit aantal hangt af van de opties en modules die door uw licentie ondersteund worden. Elk uitvoerbaar bestand opent een werkvenster met een eigen module- en menubalk. Elk menu geeft toegang tot een lijst met functies. BOB System is de toepassing die de mogelijkheid biedt om de voornaamste parameters van de dossiers waarin u werkt te configureren. Het biedt de mogelijkheid om dossiers aan te maken, de toegang van gebruikers tot deze dossiers te beheren. Het omvat eveneens de onderhoudsfuncties die onder andere zorgen voor de scan, de reorganisatie, de herindexering en de herstelling van bestanden van een dossier alsook voor de bijwerking van de gemeenschappelijke tabellen van alle dossiers. Het is eveneens via deze toepassing dat u via de netwerken een dossier, BTW aangiften (EDIVAT en e-BTW) en een jaarlijkse klantenlisting zal kunnen verzenden. Een ingevoegde functie biedt de mogelijkheid om de te verzenden of ontvangen dossiers te comprimeren en te decomprimeren. De handelingen in deze werkmodus betreffen het geheel van de dossiers of een enkel dossier in het bijzonder. BOB 50 is de toepassing die de mogelijkheid biedt de regelmatige opdrachten van de algemene boekhouding, de analytische boekhouding, de bankverrichtingen, beheer van de budgetten, het commercieel beheer, het verkooppunt en het beheer van de Vaste Activa uit te voeren. Het is dus via dit programma dat u uw basisgegevens en boekingen zal invoeren, uw elektronische rekeninguittreksels zal opvragen (CODA bestanden),… Het merendeel van de handelingen in deze werkmodus zijn niet van toepassing op het actief dossier. De naam van het actief dossier wordt weergegeven op de statusbalk onderaan het scherm van de toepassing. Het submenu Multidossiers van het menu Aangiften is echter een uitzondering op deze regel. Deze biedt de mogelijkheid om de aangiften van verschillende dossiers weer te geven en biedt zelfs een Intervat assistent voor de verzending van de multidossier-fiches naar de administratie. Let erop dat de Expert versie van BOB 50, die bestemd is voor de Fiduciaires, een specifieke module is voor het beheer van de dossiers. Bijgevolg is deze module ook van toepassing op verschillende dossiers. BOB 50 Pagina 18 van 48 Januari 2008
  • Hoe de toepassing starten ?  Ga naar uw bureaublad en dubbelklik op het icoon van de toepassing om deze te starten. of  Ga naar de BOB 50 map op uw harde schijf (standaard: C:BOB50). Open deze map en start de gewenste toepassing. Indien u de BOB System toepassing start, wordt er u gevraagd om uw gebruikerscode en eventueel paswoord in te geven. Geeft de gevraagde gegevens in en klik op <OK>. Zo komt u in de Systeem module terecht. Indien u de toepassing BOB 50 start, wordt er u gevraagd om naast uw gebruikersnaam en eventueel paswoord een dossiercode in te geven. Geef de gevraagde gegevens in en klik op <OK>. Zo kan u werken in het opgevraagde dossier. BOB 50 Pagina 19 van 48 Januari 2008
  • Hoe van dossier veranderen ? In de BOB 50 toepassing gaat u naar het menu Bestand en kiest u voor de opdracht Dossier openen. Door een ander dossier via de optie Bestand|Open dossier te openen wordt het voorgaande dossier automatisch gesloten. Er is dus steeds één enkel dossier open per sessie. Overzicht van de BOB System toepassing Het menu Bestand biedt de mogelijkheid om :  Een nieuw dossier aan te maken.  Nieuwe gebruikers aan te maken, hun profiel en toegangsmogelijkheden te bepalen in elk van de dossiers.  De gemeenschappelijke standaardtabellen van de dossiers (Valuta, Landen, BTW codes, Luxemburgse banken) te beheren.  De dossierlijst af te drukken.  De toepassing te verlaten. Het menu Bewerken herneemt al de standaardopties van de WINDOWS toepassingen (Kopiëren, Plakken, …) alsook de specifieke opties van BOB 50 die verder worden beschreven. Het menu Onderhoud biedt de mogelijkheid om:  Bestanden van een dossier te herorganiseren, herindexeren en te comprimeren (+ te herstellen indien nodig).  Gegevens van een of meerdere dossiers te archiveren en vooraf gearchiveerde dossiers opnieuw toegankelijk te maken.  Bepaalde gegevens te behandelen en te verbeteren.  Bijwerken van de Common en Metadata bestanden via Internet. Het menu Communicatie biedt de mogelijkheid om:  De elektronische BTW aangifte te verzenden via EDIVAT of e-VAT naar de Administratie evenals de globalisering van de aangiften die vooraf in elk dossier voorbereid werden.  De lijst met de uitgevoerde EDIVAT of e-VAT verzendingen af te drukken.  Toegang te krijgen tot de ontvangstbevestiging van de Administratie.  Het bestand aan te maken met de jaarlijkse BTW listing voor verzending naar de Administratie.  Een dossier geheel of gedeeltelijk te verzenden naar de fiduciaire of klant, via e-mail, bestand of een externe drager (CD)ROM, diskette,…).  De dossiers te ontvangen wanneer ze verbeterd zijn. Het menu Extra biedt de mogelijkheid om :  Een rekenmachine en kalender te openen. BOB 50 Pagina 20 van 48 Januari 2008
  •  Te verzenden of te ontvangen bestanden te comprimeren of te decomprimeren. Het menu Vensters biedt de mogelijkheid om:  De geopende vensters “trapsgewijs” te organiseren.  Al de vensters te sluiten.  De lijst van de geopende vensters weer te geven. Het menu Help,  Het punt Index opent de inhoudstafel van de on-line hulp.  Het punt Documenten geeft toegang tot de documentatie.  www.sagebobsoftware.be geeft toegang tot de website van Sage waar u meer informatie kan vinden over de handleidingen, de nieuwigheden en vragen kan stellen.  Het punt Links andere sites geeft toegang, via www.sagebobsoftware.be, tot een lijst website die een verband houden met het boekhouden.  Het punt Info geeft informatie over de gebruikte BOB 50 versie. Overzicht van de BOB 50 toepassing Modulebalk Menubalk Opdrachtenbalk De modulebalk De modulebalk geeft de generieke modules weer die beschikbaar zijn voor het actief dossier. Op dit stadium, biedt het gedeelte Algemene configuratie, algemene opdrachten en opties voor de verschillende modules van de toepassing. De menubalk De menubalk geeft de titels weer van de beschikbare menu’s van de actieve generieke module, waarbij elk menu een geheel van functies voor deze module voorstelt. Dezelfde menu’s Bewerken, Vensters en ? (Help) zijn echter aanwezig in alle modules. Het menu Bewerken herneemt de standaard opties van WINDOWS (kopiëren, plakken, …) alsook de specifieke opties van de BOB 50 toepassing die verder worden beschreven. Het menu Vensters biedt de mogelijkheid om:  De open vensters te organiseren in Trapsgewijs, verticale of horizontale Mozaïek.  Alle vensters te sluiten  De lijst met de geopende vensters weer te geven. ? biedt de mogelijkheid om :  De Presentatie van de nieuwigheden te visualiseren,  De inhoudstafel te openen voor de on-line hulp via Samenvatting en Index. BOB 50 Pagina 21 van 48 Januari 2008
  •  De documentatie te raadplegen via Documenten.  De lopende mededelingen te visualiseren.  Toegang te krijgen tot de klantenzone.  Toegang te krijgen tot de website www.sagebobsoftware.be waar u meer informatie kan vinden over de handleidingen, de nieuwigheden en waar u vragen kan stellen.  Toegang te krijgen tot het formulier Contacteer-ons.  Toegang te krijgen, via www.sagebobsoftware.be, tot een lijst websites die een verband houden met het boekhouden.  De informatie over de gebruikte BOB 50 versie te visualiseren via Info. Hierna bekijken we module per module naar de verschillende mogelijkheden. 1. Modules Boekhouding & Financiën Het menu Bestand biedt de mogelijkheid om:  Een ander dossier te openen (Door het actief dossier te sluiten).  De basisbestanden Klanten, Leveranciers, Relaties ondernemingen, Personen, Boekhoudplan te beheren en af te drukken.  Het boekingssjabloon te openen.  De valutakoersen bij te werken.  De uitgaven en inkomsten van de posten te budgetteren  Het analytisch boekhoudplan alsook de analytische verdeelsleutels te beheren.  De lijst met budgetten te beheren  De categorieën derden, personen, algemene rekeningen en aanmaningen te beheren.  Filters aan te maken, te importeren, te exporteren en te beheren.  Standaard en gepersonaliseerde tabellen van BOB 50 aan te maken.  De toepassing te verlaten. Het menu Ingave biedt de mogelijkheid om:  De boekingen in te geven in de aan- en verkoopdagboeken (eventueel door middel van een IRIS verbinding).  De boekingen in te geven in de financiële dagboeken en dagboeken voor diverse opdrachten (analytische).  De boekingen in afwachting van centralisatie te beheren . Het menu Raadplegen geeft de volgende schermen weer:  De historieken van de rekeningen van derden;  De historieken van de algemene en analytische rekeningen;  De balans van de algemene rekeningen;  De historieken van de dagboeken (Algemene en analytische boekingen). Daarenboven, biedt het de mogelijkheid om een document op te zoeken. Het menu Afdrukken herneemt, voor de verschillende beschikbare documenten (behalve de officiële aangiften), functies voor de wijziging en personalisering van de lay-out en de BOB 50 Pagina 22 van 48 Januari 2008
  • lancering van de afdrukken in reeks of uitgesteld. Het biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om de volgende documenten af te drukken :  De basisbestanden ;  De dagboeken;  De grootboeken;  De balansen;  De boekingen in afwachting;  De analytische historiek;  De aanmaningen van klanten;  De financiële staten;  … Het menu Bank biedt de mogelijkheid om:  De betalingen en domiciliëringen te verzenden naar uw bank.  Uw elektronische rekeninguittreksels op te vragen (CODA bestanden).  De tabellen van uw bankmodule te beheren. Het menu Aangiften biedt de mogelijkheid om al de documenten voor officiële aangiften aan te maken en te wijzigen (BTW aangifte, jaarlijkse klantenlisting, intracommunautaire opgave, commissiefiches, Intrastat aangiften). Biedt eveneens de mogelijkheid om de historieken van de officiële documenten te raadplegen. Het laatste deel van het menu stelt een aantal multidossier functies voor zoals de raadpleging van de historieken van officiële documenten voor het geheel van de dossiers van de toepassing en voor de verzending via Intervat, een enkel bestand aan te maken met de aangiften van verschillende dossiers. Het menu Extra omvat:  Opties voor het configureren / instellen van de parameters van de functies van de module;  Opties voor het automatische beheer en archivering van de gegevens  Opties voor berekening en communicatie. Dit menu wordt later in detail beschreven. 2. De module Commercieel Beheer Het menu Bestand biedt de mogelijkheid om:  Een ander dossier te openen (door het actief dossier te sluiten).  De basisbestanden Klanten, leveranciers, Relaties ondernemingen, Personen te beheren en af te drukken.  Het boekingssjabloon te openen.  De vertegenwoordigers en de voorraadposities te beheren.  Filters aan te maken, te importeren, te exporteren en te beheren.  Categorieën derden, artikels, contracten en personen te beheren.  De eenheidstabellen, de afdelingen, de betalingswijzen, de teksten van de hoofding en inhoud van de documenten en de kortingen te beheren. BOB 50 Pagina 23 van 48 Januari 2008
  •  De toepassing te verlaten. Het menu ingave biedt de mogelijkheid om:  De commerciële documenten klanten en leveranciers in te geven.  De voorraad in te geven en bij te werken. Het menu Raadplegen beidt de mogelijkheid om:  Toegang te krijgen tot de lijst met commerciële documenten klanten en leveranciers.  Het zoeken van een document te starten.  De historieken van de artikels, serienummers, klanten en leveranciers te raadplegen.  De backorders van artikels, klanten en leveranciers weer te geven.  De open bestellingen weer te geven.  De automatische bestellingen weer te geven Het menu Afdrukken herneemt, voor de verschillende beschikbare documenten, al de functies voor de opmaak en personalisering van de lay-out en de lancering van afdrukken in reeks of uitgesteld. Het biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld de volgende bestanden af te drukken:  De basisbestanden ;  De tarieven ;  De contracten;  De etiketten;  De controlelijst;  … Het menu Artikels en prijslijsten biedt de mogelijkheid om:  De artikelfiches te beheren en af te drukken.  De artikelcatalogus te beheren.  De Samenstellingen en verbonden artikels te beheren  De artikel gamma’s te bepalen  De modellen van artikelfiches te beheren.  De tarieven te beheren  De procedure voor de automatische bijwerking van de prijzen en tarieven te starten.  Artikelen en prijzen te importeren. Het menu Statistieken geeft een reeks voorstellingen van gegevens van klanten, leveranciers en artikelen. De gegevens worden op een duidelijke manier voorgesteld in de vorm van een lijst en grafieken. Het menu Verwerking biedt de mogelijkheid om procedures te starten voor:  De automatische behandeling van gegevens ;  De automatische behandeling van documenten. Het menu Extra omvat:  De opties voor het configureren / instellen van de parameters van de functies van de module; BOB 50 Pagina 24 van 48 Januari 2008
  •  De opties voor de automatische behandeling en archivering van de gegevens ;  De opties voor berekening en communicatie. 3. Module Verkooppunt Het menu Bestand biedt de mogelijkheid om:  Een ander dossier te openen (door het actief dossier te sluiten).  De basisbestanden Artikels, Klanten, Relaties Ondernemingen, Personen te beheren en af te drukken.  De tabellen met de type inkomsten en uitgaven evenals de tabel met de betalingswijzen te beheren.  De toepassing te verlaten. Het menu Ingave biedt de mogelijkheid om de kassa opdrachten in te voeren. Het menu Verwerking zorgt voor de volgende opdrachten:  Kassa inkomsten en uitgaven;  Boeking van de betalingen;  Beheer van de tickets;  Kassa openen en afsluiten. Het menu Extra omvat de opties voor het configureren / instellen van de parameters van de functies van de module. 4. De module Vaste Activa Het menu Bestand biedt de mogelijkheid om:  Een ander dossier te openen (door het actief dossier te sluiten).  De basisbestanden vaste Activa, Klanten, Leveranciers en boekhoudplan te beheren en af te drukken.  Vaste Activa modellen te beheren.  De categorieën Vaste Activa en investeringsaftrek te beheren.  De toepassing te verlaten. Het menu Ingave biedt de mogelijkheid om:  Verschillende opdrachten uit te voeren op de vaste activa.  Periodieke opdrachten te berekenen, te wijzigen en te boeken. Al deze opdrachten kunnen uitgevoerd worden via verschillende menupunten of eenvoudiger door middel van de assistent. Het menu Raadplegen biedt de mogelijkheid om:  De historieken van de Vaste Activa weer te geven, volledig of vast actief per vast actief.  Afschrijvingstabel projecten weer te geven door aanschaffing- en tegenboekingen projecten bij te voegen. Het menu Afdrukken omvat, voor de verschillende beschikbare documenten, al de functies voor de aanpassing en de personalisering van de lay-out en de lancering van de afdrukken in een reeks of uitgesteld. Het biedt onder andere de mogelijkheid om al de officiële documenten in een keer af te drukken dankzij de jaarlijkse afdrukken of één voor één via de onafhankelijke menupunten. BOB 50 Pagina 25 van 48 Januari 2008
  • Het menu Extra omvat:  Opties voor het configureren / het instellen van de parameters van de functies van de module;  De functies voor de jaarlijkse dotaties;  Opties voor berekening en communicatie. 5. Algemene configuratie Het menu Bestand biedt de mogelijkheid om een ander dossier te openen (door het actief dossier te sluiten). Het menu Extra omvat de algemene opdrachten en opties van de verschillende modules van de toepassing. Dit menu wordt verder in detail beschreven. De opdrachtenbalk De balk met de hoofdopdrachten van het bureaublad bevindt zich in de menubalk en is eveneens gesynchroniseerd met de actieve module. Deze bevat iconen die een snelle toegang bieden tot de hoofdschermen van BOB 50. De infobalken bieden u meer informatie over de betekenis van elk icoon (u kan ze weergeven door met uw muiswijzer over de iconen in de werkbalk te gaan). Daarenboven zijn er een aantal schermen beschikbaar via sneltoetsen. De actie is, volgens de inhoud, globaal of specifiek aan het actieve venster. De volgende tabel stelt de gemeenschappelijke iconen van de verschillende modules voor. Icoon Naam/Infobalk Opdracht Sneltoets Klanten Open het klantenbestand <F3> Leveranciers Open het leveranciersbestand <F4> Relaties Opent het bestand relaties <F5> Ondernemingen ondernemingen Personen Opent het personenbestand <F6> Knippen Wist de tekst en plaatst deze op het <Ctrl>+<X> klembord Kopiëren Kopieer de tekst en plaats deze op het <Ctrl>+<C> klembord Plakken Plakt de tekst vanuit het klembord in het <Ctrl>+<V> actieve venster. Afdrukvoorbeeld Biedt de mogelijkheid om het document overeenkomstig met het actief venster weer te geven als afdrukvoorbeeld. Afdrukken Drukt het document van het actief venster <Ctrl>+<P> af. BOB 50 Pagina 26 van 48 Januari 2008
  • Icoon Naam/Infobalk Opdracht Sneltoets Zoeken Opent het zoekscherm van het actief <Ctrl>+<F> venster Afdrukreeksen Opent het scherm voor het beheer van de - afdrukreeksen. Uitgestelde Opent het venster voor het beheer van de - afdrukken uitgestelde afdrukken BOBscript Opent het scherm voor het beheer van de - scripts Rekenmachine Opent de rekenmachine <Shift>+<F2> Stuur een e-mail Maakt een e-mail aan - Nota’s i.v.m. het Opent de nota’s i.v.m. het dossier - dossier BOB OLE Opent het dossier in Excel (BOB OLE) - De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Boekhouding & Financiën Icoon Naam / Infobalk Opdracht Sneltoets Boekhoudplan Opent het boekhoudplan <F7> Valutakoers Opent het scherm voor het beheer van de <F9> valutakoersen Analytische secties Opent het analytisch boekhoudplan - Verkopen Opent het scherm voor de ingave van de - verkopen CN/Verkopen Opent het scherm voor het ingaven van - de creditnota’s op de verkopen Aankopen Opent het scherm voor de ingaven van de - aankopen CN/Aankopen Opent het scherm voor de ingave van de - aankopen. IRIS verbinding Opent de importassistent IRIS of het - synchronisatiescherm van de leveranciers. BOB 50 Pagina 27 van 48 Januari 2008
  • Icoon Naam/Infobalk Opdracht Sneltoets Financieel Opent het scherm voor de financiële - ingaven. Te centraliseren Opent het scherm met de te centraliseren - boekingen Diverse posten Opent het scherm voor de ingave van - diverse posten Dagboeken Opent het scherm voor de raadpleging - van de dagboeken Historiek van de Opent scherm met de historiek van de - officiële documenten officiële documenten Intervat Opent de Intervat assistent. - De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Verkooppunt. Icoon Naam / Infobalk Opdracht Artikels Opent de artikelfiche Catalogus Opent de artikelcatalogus Tarieven Opent het scherm voor de bijwerking van de tarieven Offertes Opent het scherm voor de ingave van de offertes Bestellingen Opent het scherm voor de ingave van de bestellingen Leveringsbon Opent het scherm voor de ingave van de leveringsbonnen Zendnota’s Opent het scherm voor de ingave van de zendnota’s Facturen Opent het scherm voor de ingave van de facturen Creditnota’s Opent het scherm voor de ingave van de creditnota’s Klanten Opent de lijst met de klantendocumenten BOB 50 Pagina 28 van 48 Januari 2008
  • Icoon Naam / Infobalk Opdracht Leverancier Opent de lijst met de leveranciersdocumenten Centraliseren Opent het scherm voor gegroepeerde centralisatie facturen De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Kassabeheer. Icoon Naam / Infobalk Opdracht Boeking van de Opent het scherm met de kassa inkomsten (Na het betalingen selecteren van een kassier). Kassa afsluiten Opent het scherm voor de afsluiting van de kassa (Na het selecteren van een kassier). Beheer van de Opent het scherm voor het beheer van de tickets (Na het tickets selecteren van een kassier). Instellingen van de Opent de configuratieassistent van de verkoopspunten. kassa Lijst van de kassiers Opent de lijst van de kassiers De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Vaste Activa. Icoon Naam / Infobalk Opdracht Vaste Activa Opent de fiche van de Vaste Activa Periodieke Opent het scherm voor de berekening van de dotatie verrichtingen Algemene historiek Opent de algemene historiek Assistent Opent de afschrijvingassistent Jaarlijkse afdruk Opent de jaarlijkse afdruk Let erop dat de menu- en opdrachtenbalken gepersonaliseerd kunnen worden (toevoegen van opdrachten, Ophalen van bestellingen, aanmaken van eigen snelkoppelingen, invoegen van nieuwe iconen,…) om zowel te beantwoorden aan de werkgewoonten van de gebruikers en hun toegangsprofiel. Er is eveneens een automatisch aangepaste werkbalk beschikbaar onderaan elk venster. Bepaalde iconen worden wel of niet weergegeven naar gelang het venster waarin u zich BOB 50 Pagina 29 van 48 Januari 2008
  • bevindt. Ze worden grotendeels bijgestaan door een infobalk en zijn beschikbaar met een sneltoets. Let er op dat de sneltoetsen gewijzigd en gepersonaliseerd kunnen worden via het menu Extra. De volgende tabel stelt de voornaamste iconen voor die u onderaan het scherm kan aantreffen. Icoon Naam / Infobalk Opdracht Sneltoest Opslaan… Slaat de ingave of de wijziging op <Alt>+<O> of <End> (voor ingaven) Annuleren Annuleert de ingave of de wijziging <Esc> Begin bestand Navigatie naar een ingavebestand <Alt>+<B> Vorige <Alt>+<V> Volgende <Alt>+<L> Einde bestand <Alt>+<E> Een grid weergeven Opent het bestand in lijstvorm <Alt>+<G> Zoeken… Opent een zoekscherm <Alt>+<Z> Toevoegen… Een ingave toevoegen <Alt>+<N> Wissen… Een ingave wissen <Alt>+<W> Detail weergeven Opent een venster met details van de <Alt>+<D> weergegeven informatie Historiek Opent een historiekvenster <Alt>+<H> Start de berekening Start een procedure <Alt>+<G> Info wijzigen Geeft toegang tot de wijzigingsmodus <Alt>+<Q> Filter Opent het venster met de filters. <Alt>+<X> Synthese Opent het synthesevenster met de criteria <Alt>+<Y> van de actieve filter Alles selecteren Selecteert al de ingaven van een grid <Alt>+<S> Alles deselecteren Deselecteert al de ingaven van een grid <Alt>+<D> Totaal… Berekent de som… <Alt>+<T> BOB 50 Pagina 30 van 48 Januari 2008
  • Icoon Naam / Infobalk Opdracht Sneltoest Bijlage Geeft een bijlage weer - Import Recupereert de gegevens van een model <Alt>+<M> of een sjabloon Export Slaat de gegevens op als model of een <Alt>+<X> sjabloon … 5.2 BOB 50 conventies Menu Bewerken Het menu Bewerken is zowel beschikbaar in de BOB System toepassing als in de BOB 50 en is steeds beschikbaar met een rechtermuisklik. Het bevat de volgende reeds gekende Windows functies:  Knippen: wist de geselecteerde tekst en plaatst deze op het klembord (<Ctrl>+<X>).  Kopiëren: plaatst een kopij van de geselecteerde tekst top het klembord (<Ctrl>+<C>).  Plakken: voegt de tekst in vanuit het klembord op de plaats waar de cursor staat (<Ctrl>+<V>). Elke verzending naar het klembord wist automatisch alle gegevens van het klembord. Het omvat eveneens bijkomende functies van BOB 50:  Laatste waarde : kopieert bij de ingaven, de laatste ingegeven waarde van een zone (<Ctrl>+<B>).  Transfer : Exporteert de actieve fiche of het volledige bestand naar een of meerdere andere dossiers.  Afdrukken: Drukt de inhoud van het huidige venster af (<Ctrl>+<P>).  Afdrukvoorbeeld: Toont de lay-out van een document voor het afdrukken.  Zoeken: geavanceerde zoekopdracht op basis van de inhoud ongeacht de zone van de fiche.  Voorkeurinstellingen : biedt de mogelijkheid om de omgeving van de gebruiker te configureren: Taal, printer, alternatieve omschrijving…  Standaardinstelling : herstelt de oorspronkelijke configuratie van een grid (Annuleren van de voorkeursinstellingen).  Algemene informatie: geeft informatie over de fiche, het bestand en de omgeving van de gebruiker. Speciale typografische overeenkomsten Voor een snelle ingave van de dagboeken, werkt u met een muis. Het ingavescherm van de aankoop en verkoop boekingen bestaat uit 5 secties: 1. De informatie over de hoofding van de factuur (stuk nr., datum, verval, valuta, bedrag,…) ; 2. De inhoud van de factuur in de vorm van een grid (Boekhoudkundige verrichting, …) ; BOB 50 Pagina 31 van 48 Januari 2008
  • 3. Detail van het/de BTW bedrag(en); 4. Te boeken saldo; 5. De analytische boekingen. De sneltoetsen bieden de mogelijkheid om van een veld naar een ander te gaan. Sneltoets Opdracht <Tab> Plaatst de cursor in de volgende zone <Shift>+<Tab> Plaatst de cursor in de vorige zone <Enter> Plaatst de cursor in de volgende zone volgende de meest logische ingave. <PgDn> Gaat naar de volgende sectie <PgUp> Gaat naar de vorige sectie <End> of <Alt>+<O> Slaat de gegevens op De drie laatste conventies zijn slechts van toepassing indien de gebruiker zijn sneltoetsen niet gepesonaliseerd heeft. Tijdens de ingave van de financiële dagboeken en de Diverse verrichtingen worden de rekeningnummers voorafgegaan door hun type:  K of 1 voor Klanten;  L of 2 voor Leveranciers;  A of 3 voor Algemeen. Een geavanceerde zoekopdracht op het document (bedrag, nummer, dagboek…) is mogelijk door ‘ ?’ te typen op de plaats van de rekening. Bij de ingave van de financiële dagboeken, is het mogelijk om direct een bestaand document terug te vinden op basis van het nummer : typ <*>+<document nummer> in het veld Rekening. In de financiële dagboeken kunnen de automatische boekingen (bankkosten en disconto…) ingegeven worden via het veld Kost/ BTW. In de financiële dagboeken kan u direct een BTW boeking invoegen via het veld Kost / BTW. Hiervoor moet het vakje Ingave Financiële BTW van de algemene boekingsrekening geselecteerd worden in het boekhoudplan. BOB 50 Pagina 32 van 48 Januari 2008
  • 5.3 Aanmaken van een nieuw dossier Neem uw CD ROM en installatiecode bij de hand. U moet een reeks schermen invullen. De meeste van de ingegeven parameters in deze schermen kunnen gewijzigd en aangevuld worden na het aanmaken van het dossier. 1. Start het BOB System programma met een dubbele klik op het icoon op uw bureaublad. Wanneer u zich in het programma bevindt geeft u uw gebruikerscode, een eventueel paswoord in en klikt u op <OK>. 2. Selecteer de opdracht Bestand|Nieuw Dossier. 3. Nadat u de termen van de gebruikerslicentie hebt aanvaard geeft u het serienummer, de geldigheidsdatum, de naam en de code van de installatie in. Volg de gegevens van uw licentiefiche nauwkeurig op. 4. Geef een alfanumerieke code op voor het nieuwe dossier en vul de gegevens aan. 5. Specificeer de map die gebruikt zal worden om de informatie van het dossier in op te slaan alsook een standaardtaal van het dossier. 6. Klik de modules die u wenst te installeren en specificeer het dossiertype. 7. Recuperatie van de parameters van een ander dossier : biedt de mogelijkheid om basisbestanden te recupereren (boekhoudplan, klanten, leveranciers,…) vanuit een ander BOB 50 dossier. 8. Recuperatie vanuit een ander programma : biedt de mogelijkheid om gegevens uit een ander programma te recupereren zoals bijvoorbeeld CUBIC, FLASH, enz. In dat geval biedt een bijkomend scherm u de mogelijkheid om de gegevens van het dossier in dit ander programma te specificeren. 9. Geef nauwkeurig de wetgeving en basisvaluta van het dossier op. 10. In geval van recuperatie van gegevens uit andere software, zal het programma u vragen om de tabellen en bestanden aan te geven die u wil recupereren (klantenbestand, boekhoudplan, parameters van de ingaven,…). 11. Kies de lengte van de algemene rekeningen alsook een type voor het boekhoudplan dat u wenst te installeren. Het boekhoudplan kan eventueel gerecupereerd worden uit een ander dossier. 12. Bepaal de begindatum voor het eerste boekjaar alsook de lengte van een ingave periode (maandelijks of per trimester). De algemene parameters van het dossier zoals de informatie betreffende de BTW of deIntrastat aangifte worden verder bepaald in het dossier zelf dat beschikbaar is via BOB 50. Wanneer u klaar bent met het aanmaken van het dossier, bepaalt en controleert u de parameters van het dossier nauwkeurig door BOB 50 te starten en het dossier te openen dat u wil aanmaken. (cfr. Pagina 19 – Hoe de toepassing starten? ). Vooraleer u begint met de ingaven, moet u zorgvuldig de automatische boekingsrekeningen en de rekeningen verbonden met de BTW codes controleren alsook de lijst dagboeken. Indien het een gerecupereerd dossier vanuit een ander programma betreft, kan u onmiddellijk beginnen met de ingaven. Om de ingaven echter te versnellen raden wij u aan om de standaardwaarden die verbonden zijn met de algemene rekeningen alsook de rekeningen van derden aan te vullen. De tijd die u spendeert aan de voorbereiding van deze standaardwaarden (rekening, analytische boeking, BOB 50 Pagina 33 van 48 Januari 2008
  • BTW code, valuta, betalingstermijn, disconto,…) zal ruimschoots teruggewonnen worden bij de ingaven. Indient het een dossier betreft dat u hebt aangemaakt in een ander dossier van BOB 50 of vanaf nul, moet u elke open post individueel openen voor de rekeningen die ingeboekt moeten worden. Voor de rekeningen waarvoor geen boekingen gedaan moeten worden volstaat een opening op saldo. Om deze diverse openingsverrichting in verschillende keren te kunnen uitvoeren, moet u elk stuk gelijk verdelen door middel van een specifieke openingsrekening. Wanneer al de rekeningen geopend werden zal de openingsrekening natuurlijk automatisch gesoldeerd worden. 5.4 Hoe moet u de parameters van uw dossier controleren, aanvullen of wijzigen ? Het menu Extra van de Algemene Configuratie Algemene parameters : biedt de mogelijkheid om de parameters van het dossier te herzien via de schermen voor de aanmaak van het dossier. Automatische rekeningen : biedt de mogelijkheid om de rekeningen te bepalen waarop het programma automatisch zal boeken: centralisatie derden, disconto, bankkosten, verschuldigde BTW, dotatie op afschrijvingen, geboekte winst,… BTW tarief : geeft toegang tot het mechanisme van het BTW tarief. Enkel een bevoegde boekhouder mag deze mechanismen wijzigen of nieuwe tarieven toevoegen. Beheer van de voorkeurinstellingen : biedt de mogelijkheid om de voorkeurinstellingen van een of meerdere gebruikers op te slaan of te herstellen. Bijkomende tabellen : biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn eigen tabellen te bepalen voor de centralisatie van de ingaven in de gepersonaliseerde zones die hij zelf aangemaakt heeft (zie verder). Bijkomende velden : biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn eigen zones aan te maken voor de ingave van informatie in zowel het vrije gedeelte van de fiches van derden, algemene rekeningen, Vaste Activa, Analytische plannen en artikelen als in de ingaveschermen of zelf de serienummers of klantencontracten. Deze functie biedt de mogelijkheid om informatie in te geven aangepast aan de behoeften van elk dossier. Personalisatie van de zoekschermen : biedt de gebruiker de mogelijkheid om de informatie te kiezen die weergegeven zal worden in de zoekschermen (naam, adres…) en de weergave aan te passen van het scherm (lengte en volgorde van de kolommen). Gebruikersmenu : biedt de mogelijkheid om submenu’s toe te voegen aan de menubalk via een DLL bestand. Dit is nuttig indien men de gegevens in een ander programma wil bewerken (analyse van de balans,…). Gebruikers Biedt de gebruiker de mogelijkheid om de werkopties te wijzigen. Test dossier : biedt op elk moment de mogelijkheid om de juistheid van de boekhoudkundige gegevens te garanderen. Opties: omvat al de parameteropties van de verschillende modules in de BOB 50 toepassing (Algemene Boekhouding, Banktransfer, Analytische, Officiële documenten, Commercieel Beheer en Vaste Activa). Het menu Extra van de modules Boekhouding en Financiën Beheer van de periodes : assistent die de mogelijkheid biedt om een boekjaar aan te maken en de periodes af te sluiten. BOB 50 Pagina 34 van 48 Januari 2008
  • Openen van een boekjaar : biedt de mogelijkheid om een boekjaar opnieuw te openen (transfer van de saldo’s van de balansrekeningen). BOB Script : biedt de mogelijkheid om persoonlijke procedures aan te maken en te beheren. Lijst van de dagboeken : biedt de mogelijkheid om de dagboeken te beheren (aanmaken, wijzigen, weergave). BTW tarief: biedt toegang tot het mechanisme van de BTW tarieven. Enkel een bevoegde boekhouder mag deze mechanismen wijzigen of nieuwe toevoegen. Nota i.v.m. het dossier: biedt de mogelijkheid om een vrije commentaar toe te voegen of te raadplegen dat een algemeen verband houdt met het dossier. Rekenmachine : geeft een kleine rekenmachine weer in de hoek van het scherm. U kan het gemakkelijk gebruiken via uw numeriek toetsenbord. Archiveren|Archivering van een boekjaar: biedt de mogelijkheid om een of meerdere boekjaren te archiveren om geheugen vrij te maken. De gearchiveerde boekingen blijven visualiseerbaar. Archiveren|Beheer van de archieven: biedt de mogelijkheid om de gearchiveerde boekingen te organiseren Export/Import|Boekhoudkundige balans: zorgt voor de transfer van de balans en de boekhoudkundige gegevens naar de voornaamste programma’s voor de balans analyse (ANALBI, ACCON, SOFISK…). Export/Import|Import van derden en personen: zorgt voor de import in het dossier van nieuwe derden of nieuwe contactpersonen die zich in een xls of dbf bestand bevinden. Analytische configuratie | bepalen van de plannen : zorgt voor het beheer van de analytische secties. Analytische configuratie |Lijst van de dagboeken: zorgt voor het beheer van de analytische dagboeken (aanmaken, wijzigen, weergave). Analytische configuratie |Parameters van het boekhoudplan : biedt de mogelijkheid om analytische secties te verbinden met de algemene rekeningen. Automatische afpunting: assistent die zorgt voor de automatische afpunting van alle nog openstaande bedragen in een marge van gekozen data. Enkel de bedragen in basisvaluta kunnen zo afgepunt worden. Herwaardering van de posten en valuta : zorgt voor de automatische herberekening van de posten en valuta waarvan de koers veranderd is. Aanmaningsparameters: biedt de mogelijkheid om de opties te bepalen voor de aanmaningen tot betaling (niveau, minimum termijn tussen twee aanmaningen, enz.). Het zorgt eveneens voor het beheer van de verwijlintresten. Aanmaningsteksten : biedt de mogelijkheid om een lay-out voor de aanmaning en een tekst op te stellen. Parameters van de financiële staten : biedt de mogelijkheid om de mechanismen te bepalen voor de opstelling van de balansen. Enkel een bevoegde boekhouder mag deze mechanismen wijzigen of aanvullen. 5.5 De ingave Het gebruik van de muis zorgt voor een instinctmatig gebruik van het programma. Voor de ingaven wordt er echter aangeraden om zo veel mogelijk het klavier te gebruiken. Geef bijzondere aandacht aan de parameters van uw basisbestanden, onder andere voor wat de BTW informatie betreft van het boekhoudplan en de standaard boekingsrekening van uw BOB 50 Pagina 35 van 48 Januari 2008
  • klanten- en leveranciersfiches. Deze gegevens zullen voorgesteld worden bij de ingaven en zorgen voor een aanzienlijke tijdswinst. BOB 50 beschikt over zeer doeltreffende sneltoetsen die de snelste ingaven van de markt garanderen. Al deze sneltoetsen werden in de mate van het mogelijke gegroepeerd rond het numeriek toetsenbord. U kan dus gebruik maken van de toetsen <Enter>, <->, <+>, <PgDn>, <PgUp> en <End>, de vier richtingspijlen. Normaal gebruikt u in Windows de <Tab> toets om van een zone over te gaan naar een anderen en <Shift>+<Tab> om terug te keren in deze zones. Meestal moet u slechts enkele zones invullen; deze zones worden overlopen met de <Enter> toetsen. Op elk moment, en voor zover de documenten correct ingegeven werden, kan u het document opslaan en naar het volgende overgaan via de <End> toets. Ingaven van een aankoop Het ingavevenster bestaat uit 5 secties : 1. De informatie van de hoofding van een factuur (Stuknummer, datum, vervaldatum, valuta, bedrag, …) ; 2. De inhoud van de factuur in lijstvorm (boekhoudkundige verrichting,…); 3. Het detail van het/de BTW bedrag(en) ; 4. Het te boeken saldo ; 5. De analytische boekingen. Om van een sectie over te gaan naar een andere, moet u de toetsen <PgDn> en <PgUp> gebruiken. BOB 50 Pagina 36 van 48 Januari 2008
  • De informatie van de hoofding van een factuur Hier verschijnt de algemene informatie van het document (stuknummer, referentie van de leverancier, datum van de factuur, vervaldatum, totaal bedrag van het document, disconto, …). Met de <Enter> toets komt u in de zone Derden, deze dient als referentie voor leveranciers. U kan beginnen door deze referentie te typen en het programma plaatst zich automatisch in de eerste fiche die deze criteria tegemoet komt. Om een zoekopdracht ui te voeren, laat u de zone leeg en gebruikt u opnieuw de <Enter> toets dat het zoekscherm zal openen. Als de zone in dit scherm leeg is, drukt u op <enter> om de verschillende zoeksleutels weer te geven (naam, bankrekening, …). U kan eveneens een zoekopdracht starten door <Alt>+<Pijl naar beneden> te typen of door te klikken in de zone met . Eens de zone Derde ingevuld werd, vult de <Enter> toets de zones in voor de vervaldata, de valuta en het disconto op basis van de gegevens van de leveranciersfiche en plaatst u vervolgens op de datum. U kan deze opnieuw ingeven (zonder scheidingstekens) of de kalender oproepen. Om voor- en achteruit te gaan moet u de toetsen <+> en <-> gebruiken. Door opnieuw te klikken op <Enter> komt u in de Bedrag zone of op de zone Bedrag in valuta. Typ het te betalen bedrag van het documenten. <Enter> op deze zone zorgt voor een zoekopdracht van de standaard boekingsrekening in de fiche van derden en voor de verspreiding van de BTW voor deze boeking indien de algemene rekening correct werd ingevuld. De ingave van het document is in dit stadium zeer vaak al gedaan. Controleer of alles correct is en sla uw factuur op door te klikken op de knop , of door de sneltoetsen <Alt>+<O> te gebruiken, of sneller nog door de <End> toets te gebruiken. Indien de knop om de gegevens op te slaan niet beschikbaar is, dan wil dat zeggen dat het totaal van uw boekingen en BTW informatie niet overeenstemt met het totaal van uw factuur. Vooraleer u uw werk opslaat, kan u nog de zone Mededeling invullen. Om een gestructureerde mededeling in te vullen, volstaat het om een “+” in te geven en deze te doen opvolgen door de cijfers. Als de mededeling overeenstemt met een geldige gestructureerde mededeling, zal het programma het formaat ervan automatisch aanpassen (vb.: +++000/0000/00505+++). Indien u al de cijfers de ene na de andere ingeeft zonder “+”, zal BOB 580 voostellen om er het formaat van aan te passen. Hetgeen u hier ingeeft zal gebruikt worden bij de betalingen. De zone Opmerking is een interne zone van uw boekhouding. Vergeet niet om de zones waar u niet bent gegaan via de <Enter> toets te wijzigen of aan te vullen, u kan <Tab> en <Shift>+Tab> gebruiken. De inhoud van de factuur In dit grid zullen de boekingsrekening(en) ingevoerd worden van de verschillende BTW tarieven en het bedrag van de boekingen. Als de leveranciersfiche voorzien is van een standaard boekingsrekening, zal deze rekening automatisch voorgesteld worden in de grid van de factuur. Als u dus de BTW code ingevuld hebt in de fiche van de algemene rekening zal deze informatie eveneens gerecupereerd worden. Indien u een standaard BTW code hebt ingegeven in de leveranciersfiche, zal deze voorrang hebben op de code in het boekhoudpan. Het opzoeken van een algemene rekening vanaf een veld rekening gebeurt door middel van een van volgende opdrachten: <Alt>+<pijl omlaag> om het zoekscherm van de algemene BOB 50 Pagina 37 van 48 Januari 2008
  • rekeningen te openen, <Alt>+<pijl omhoog> om het scherm met de boekingsschema’s van de derde te openen of <Ctrl>+<pijl omhoog> het venster te openen met de laatste bewogen rekeningen voor deze derde. Om een boeking toe te voegen, gebruik de <pijl omlaag>. Om een lijn te verwijderen, gebruik de combinatie <Ctrl>+<Del>. U kan dit grid personaliseren en de grootte van de kolommen aanpassen of er de volgorde van wijzigen. Het detail van de BTW/BTW In het gedeelte links onderaan het scherm verschijnen er twee tabbladen met meer informatie over de BTW van het document : Detail BTW en BTW De tabel van het eerste tabblad geeft een lijst met het geheel van de BTW codes van het stuk. Voor elke code dat u in de grid gebruikt, verdeelt het enerzijds de totaalbedragen tussen de basis en de BTW en anderzijds tussen de verschillende velden en de betrokken BTW aangiften. Al de bedragen die hier worden ingegeven zijn omschreven in basisvaluta. Zo geeft de grid een algemeen overzicht van de impact van de boeking op vlak van de BTW. In tegenstelling tot het voorgaande tabblad, omvat het tabblad BTW geen informatie over de bedragen van het stuk. De informatie die erop verschijnt bevindt zicht enkel ter hoogte van de lijn die aangeduid wordt door de pijl links van het ingavescherm. Voor een gegevenslijn geven de eerste drie velden de geselecteerde BTW code weer en bieden ze de mogelijkheid om deze te vervangen door een bijzondere BTW code dat niet beschikbaar is in het standaard selectiescherm voor de BTW code. Deze omvat echter enkel de nationale codes. Het veld « Buiten periode » biedt de mogelijkheid om een BTW tarief te selecteren waarvan de geldigheidsdatum niet samenvalt met de ingave periode. De velden kosten en BTW recup geven de bedragen, omschrijvingen en basisvaluta weer die respectievelijk opgeslagen moeten worden in de kostenrekening van de BTW rekening. Het te boeken saldo De eerste tabel rechts onderaan het ingave scherm geeft de som van de basis bedragen weer en de som van de BTW bedragen te recupereren voor het geheel van het stuk. Deze informatie verschijnt in vreemde valuta, indien het stuk omschreven wordt in vreemde valuta, en/of basis valuta. Wanneer men begint met de ingave opdrachten, geeft de kolom saldo het totaal bedrag dat nog dient geboekt te worden. Het saldo moet nul zijn opdat her programma de factuur zou kunnen opslaan. De analytische boekingen In dit gedeelte van het venster worden de analytische boekingen ingegeven. De waarden die in deze zones weergegeven worden omvatten de geselecteerde boeking in de factuur. Let er op dat een optie van de parameters de mogelijkheid biedt om analytische boekingen direct in de factuur in te geven. De ingave van een financieel dagboek Het ingave venster bestaat uit 4 delen : 1. De informatie van de hoofdding 2. De inhoud van de uittreksels 3. 3 tabbladen, de eerste voor de details van de saldo’s, de tweede voor een samenvatting van de bijkomende kosten en de derde om de informatie te recupereren van de uittreksels van de elektronische rekeningen. BOB 50 Pagina 38 van 48 Januari 2008
  • 4. De analytische boekingen. Om van een sectie naar de andere over te gaan gebruikt u de toetsen <PgDn> en <PgUp>. De informatie van de hoofding Nadat u de code van het dagboek en de ingave periode ingegeven hebt, moet u het oorspronkelijke saldo ingeven van het eerste uittreksel dat u wil ingeven alsook het eindsaldo van het laatste uittreksel dat u wil ingeven. U kan uw werk pas opslaan als het eindsaldo overeenstemt met het beginsaldo verhoogd of verminderd met het totaal van de boekingen die u hebt uitgevoerd. In het veld Eindsaldo, berekent de opdracht <Ctrl>+<S> het eindsaldo op basis van het beginsaldo en de ingegeven bedragen. De inhoud van de uittreksels In dit grid worden de boekingsrekening(en) en bedrag(en) van de boekingen ingegeven. U kan uw werk pas opslaan als de som van de bedragen overeenstemt met het verschil tussen de begin en eindsaldo’s dat u vooraf ingegeven hebt. De eerste kolom stemt overeen met het nummer van het stuk van uw financieel dagboek. U kan dit nummer verhogen of verlagen met de toetsen <+> en <->. Zo is het mogelijk om verschillende stukken in te geven in een zelfde sessie. De tweede kolom stemt overeen met de datum. U kan deze opnieuw ingeven (zonder scheidingstekens), of de kalender oproepen. Om een dag vooruit of achteruit te gaan kan u de toetsen <+> en <-> gebruiken. Vervolgens komen we in de zone waar men het type rekening moet ingeven waarop u de boeking wenst uit te voeren:  K of 1 voor klanten, BOB 50 Pagina 39 van 48 Januari 2008
  •  L of 2 voor leveranciers,  A of 3 voor algemeen. Een multicriteria zoekopdracht van een document (bedrag, nummer, dagboek,…) is mogelijk door ‘?’ te typen in plaats van de rekening. In de kolom rekening typt u de referentie van de te boeken rekening en het programma plaatst zich automatisch in de eerste fiche met uw criteria. Om een zoekopdracht uit te voeren laat u deze zone leeg en gebruikt u opnieuw de <Enter> toets die het scherm in kwestie zal openen. Als deze zone in dit scherm leeg is, zorgt de <Enter> toets voor de weergave van de verschillende zoeksleutels (naam, bankrekening,…) . U kan eveneens een zoekopdracht starten door <Alt>+<pijl omlaag> te typen of door te klikken in de zone met . Nadat u een rekening geselecteerd hebt, kan u in deze zone een concordantie opstellen tussen uw boeking en een vooraf opgeslagen boeking (bijvoorbeeld: een verbinding leggen tussen een betaling en een factuur). Hiervoor moet u het venster van de historieken openen door te klikken in de zone met of door <Alt>+<pijl omlaag> te typen. In het venster met de historieken kan u de selectie uitvoeren met de spatiebalk en door <Enter> te type om te beëindigen. Tijdens een afpunting zal het programma automatisch de andere boekingszones invullen en plaatst het zich op het bedrag. Als u deze laatste goed vindt kan u met de <pijl omlaag> een nieuwe boekingslijn aanmaken. Ten laatste opent de kolom Kost/BTW een venster dat zal dienen om eventuele betalingsverschillen in te voeren die op de automatische rekeningen geboekt zullen worden. Indien u een vereenvoudigde boekhouding wilt, die u de mogelijkheid biedt om de verkopen en aankopen van de financiële dagboeken te beheren, is het eveneens mogelijk om in deze kolom de informatie betreffende de BTW in te geven. Hiervoor moet de boeking gedaan worden op de algemene rekening waarvan het vakje “Ingave financiële BTW” geselecteerd werd in het boekhoudplan. Wanner u klaar bent met de ingaven, controleert u of alles juist is en slaat u op door te klikken op de knop , of de sneltoets <Alt>+<O> te gebruiken, of sneller nog door de <End> toets te gebruiken. Als de knop om de gegevens op te slaan niet beschikbaar is, betekent dit dat het resultaat van uw ingaven niet overeenstemt met het eindsaldo dat u vooraf hebt ingegeven. Om een lijn toe te voegen, gebruikt u <pijl omlaag>. Om een lijn in te voegen, gebruikt u <Insert>. Om een lijn te verwijderen gebruikt u de combinatie <Ctrl>+<Del>. U kan dit grid personaliseren en de kolommen aanpassen of de volgorde ervan wijzigen. De totalen / BTW Het 1e tabblad geeft enerzijds het eindsaldo weer van het uittreksel aangeduid door de cursor in de grid. Om dit bedrag te visualiseren, moet u klikken op het berekeningsicoon . Daarnaast geeft het eveneens het eindsaldo van de rekening met alle uittreksels samen. Het 2e tabblad omvat al de informatie van de kolom kost/BTW in het hoofd ingavegrid. De analytische boekingen In dit gedeelte van het scherm worden de analytische boekingen ingegeven. De waarden die in deze zones worden weergegeven betreffen de geselecteerde boekingslijn. Let erop dat een parameteroptie u de mogelijkheid biedt om de analytische boekingen direct in de grid in te geven. BOB 50 Pagina 40 van 48 Januari 2008
  • De ingave van diverse verrichtingen De ingave van diverse verrichtingen gebeurt op een bijna dezelfde manier als voor de ingave van de financiële. De knop onderaan het scherm biedt u de mogelijkheid om uw boeking vanaf een Excel tabel te importen in plaats van het manueel in te geven in BOB 50. In het importvenster van de diverse verrichtingen klikt u op de gepaste knop om uw Excel gegevens op te vragen, zijnde ofwel door middel van een bestand, ofwel met het klembord. Door middel van het onderste gedeelte van het venster kan u een verbinding opstellen tussen de velden van uw tabel en de kolommen van uw dagboek. Ten laatste klikt u op de knop om de Excel gegevens in te lezen in uw dagboek voor diverse verrichtingen. U moet nu enkel nog uw boeking opslaan. BOB 50 Pagina 41 van 48 Januari 2008
  • BOB 50 Pagina 42 van 48 Januari 2008
  • 6 Installatie 6.1 Wat heeft u nodig ? Vereiste configuratie Besturingssysteem Werkstation : WINDOWS NT 4 WS, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, Windows Vista. Besturingssysteem Server : Server : Microsoft NT 4 Server, NOVELL 4.0 en hoger, Microsoft 2000 Server, Microsoft 2003 server. Mogelijkheid om ADVANTAGE DATABASE SERVER te gebruiken. Minimum vereisten  Processor : Pentium II 300 MHz  RAM : 128 Mb minimum (256 Mb aanbevolen)  Schijfcapaciteit : 400 Mb voor de programma’s  Scherm : minimumresolutie 800 X 600  CD ROM lezer A4 printer (staand en liggend afdrukken) Speciale software voor veiligheidskopieën  Magnetische band, externe harde schijf of CD ROM schrijver  … CD ROM BOB 50 van Sage Fiche met de installatiecodes. 6.2 Installatie op de harde schijf Waarom ? Dit is nodig om BOB 50 te kunnen gebruiken; men kan het programma immers niet direct van de CD ROM aflezen. Men moet het eerst op de harde schijf van de PC kopiëren en configureren via het installatieprogramma. Benutte installatietijd : 2 tot 8 minuten. De tijd is afhankelijk van het vermogen van uw systeem en natuurlijk ook van de snelheid van de CD ROM lezer. Deze bewerking, die zeer eenvoudig is, gaat automatisch volgende stappen uitvoeren : 1. Kopieert op de harde schijf alle programma’s van BOB 50 en statistische gegevens: ISO- normen (land, valuta), postcodes, goederencodes, intrastat … 2. Installatie van een interface database (BG) bijvoorbeeld in het geval van Windows XP in de folder C:Program FilesBorlandCommon FilesBDE 3. Aanmaken van een submenu BOB 50 in het Startmenu, Programs (Start, Programma) en dit indien het de eerste keer is dat u de software BOB 50 installeert 4. Ingeven van enkele belangrijke gebruikersparameters, zoals de directories, waar de gegevens bewaard moeten worden. BOB 50 Pagina 43 van 48 Januari 2008
  • Hoe een werkversie installeren Eerst en vooral sluit u alle andere actieve toepassingen correct af. Voor een installatie op een netwerk leest u eerst het volgende hoofdstuk. 1. Plaats de CD ROM BOB 50 – Werkversie in de lezer en sluit opnieuw. De installatie procedure wordt automatisch gestart. Indien dit niet het geval is, volgt u de volgende stappen: a. In het menu Start kiest u de optie Run (uitvoeren). b. Kies de CD ROM lezer met behulp van Browse (Doorlopen) of klik op de passende letter. c. Start het programma Setup.exe. Ter informatie, er staan 2 uitvoerbare bestanden (executabels) met de naam Setup op de CD. De ene bevindt zich in de directory BOB 50, de andere in de lijst met bestanden die dadelijk toegankelijk zijn voor tonen van informatie van de CD. De installatieprocedure die hier beschreven is, start u via de laatste op. Wij raden u aan deze te volgen. 2. Volg de instructies op het scherm. Een eerste scherm vraagt u de taal te kiezen waarin u de demonstratieversie wenst te installeren (Frans of Nederlands). Het tweede scherm toont een welkomsttekst. Klik op « Verdergaan met installatie ». Het derde scherm maakt het mogelijk om de installatiedirectory van BOB 50 programma’s te bepalen. Indien u de software voor de eerste keer installeert, is de voorgestelde directory per default C:BOB50. Indien er reeds een software uit ons gamma geïnstalleerd is, is de per default voorgestelde directory de laatste directory waarin een programma geïnstalleerd werd. Indien u de programma’s elders wenst te installeren dan in de directory die per default voorgesteld wordt, bepaalt u dit via de knop « Overlopen ». Bevestig uw keuze met behulp van de knop « Installatie verderzetten ». In het vierde scherm kan u BOB OLE en/of Demogegevens selecteren die bijkomend geïnstalleerd moeten worden naast de standaard installatie. Het volstaat het vakje aan te kruisen naast de te installeren elementen. Zo installeert BOB OLE de module BOB OLE in verbinding met Word en Excel, zelfs indien uw licentie u geen toegang geeft tot deze module. De keuze van de Demogegevens installeert een reeks dossiers met een hele reeks afgepunte boekingen en afgesloten boekjaren. Bevestig uw selectie door te klikken op « De software installeren ». Het installatieprogramma kopieert de informatie op de harde schijf en configureert automatisch de bestandsbeheerder (BDE). De installatie is nu beëindigd, u kan nu het programma opstarten via het menu Start | Programs | BOB 50 | BOB 50 of iedere andere toegangsweg die u bepaald heeft in de installatieprocedure. BOB 50 Pagina 44 van 48 Januari 2008
  • 6.3 Installatie op een lokaal netwerk Dit hoofdstuk richt zich tot personen die de technische informaticakennis hebben. We bevelen u aan beroep te doen op uw verdeler voor de installatie van de beheersoftware op een netwerk. Om de BOB 50 te installeren op een lokaal netwerk, heeft u twee mogelijkheden :  De software en de gegevens op de netwerkschijf.  De software op ieder station en de gegevens op de netwerkschijf. Ieder type installatie heeft voor- en nadelen. We raden echter de tweede oplossing aan. In de twee configuraties 1. de gebruikte netwerkschijf moet op iedere post (MAP) aan dezelfde letter gekoppeld worden, bijvoorbeeld F: ; 2. Ieder werkstation moet een BDE installatie bevatten ; 3. de folder DATA bevat de folder COMMON moet zich op de netwerkschijf bevinden. De folder METADATA moet zich op de zelfde plaats bevinden als de exe. 4. de bestand(en) van de configuratie BOB.INI (tekstbestand dat makkelijk wijzigbaar is, bevindt zich in dezelfde folder als het programma) moet(en) verwijzen naar dezelfde folders op dezelfde netwerkschijf, bijvoorbeeld : [DIR] COMMONDATA=F :BOBdatacommon METADATA=F :BOB50metadata Op een lokale configuratie Het volstaat om de normale installatieprocedure via de exe Setup die beschikbaar is in de directory BOB 50 van de CD op te starten (SETUP). Herhaal deze procedure voor elk station. Maak vervolgens het configuratiebestand BOB.INI op (zie hierboven). Kopieer indien nodig de folder DATA opnieuw op de netwerkschijf. Op een netwerk configuratie De BDE moet op ieder station geïnstalleerd worden. Kies de optie CUSTOM INSTALLATION, en vraag om noch de programma’s, noch de gegevens (enkel BDE files, geen Application Files, noch OLE files, noch Demonstration Data, noch Documents) te installeren. Controleer goed het/de BOB.INI bestand(en) na iedere installatie van een nieuwe versie. Indien een station niet beschikt over een CD ROM lezer, kopieer dan de inhoud van de CD ROM opnieuw op een netwerkschijf en voer SETUP uit. BOB 50 Pagina 45 van 48 Januari 2008
  • 6.4 Serialisatie van de software en installatiecode Beschrijving van de codes in uw bezit : Serienummer bestaande uit 5 delen (Serial N°): Eerste deel samengesteld uit 6 cijfers : licentie identificeren. Het tweede, derde, vierde en vijfde deel zijn telkens samengesteld uit 6 letters en cijfers : zij verwijzen naar de huidige opties van de licentie. Een geheime code eerste gebruiker of First User Key : Deze geheime code maakt het mogelijk om de gebruikersfiche en hun toegangsrechten te beveiligen. Deze geheime code wordt u gevraagd wanneer de gebruikersfiche leeg is en deze geheim moet blijven om ieder ongerechtvaardigd misbruik van de software te vermijden. Bij het opstarten van de software, indien de gebruikersfiche leeg is, moet u bij het opstarten van de software het serienummer invullen en de geheime code ingeven die gelinkt is aan het aanmaken van de eerste gebruiker (First User Key). Na de serialisatie : u moet minstens één gebruiker ingeven en daarna het venster sluiten. Deze eerste gebruiker zal de ‘supervisor’ gebruiker zijn die de toegangsrechten van de andere gebruikers zal bepalen. Naam van de licentie : Naam van de gebruiker van de licentie. Een vervaldatum (facultatief) Voor de demonstratielicenties. Een installatiecode : Deze code zal gegeven moeten worden bij het aanmaken van een nieuw dossier of wanneer het serienummer wijzigt 6.5 Toegang tot de demonstratiegegevens Na de gebruikerscode en het eventuele paswoord ingegeven te hebben, geeft u de referentie van het demonstratiedossier in (IF voor het Franstalige demonstratiedossier, IN voor het Nederlandstalige demonstratiedossier en LU voor het Luxemburgse demonstratiedossier). Dit dossier was nog onbekend, en het programma stelt u voor om deze toe te voegen in de lijst met dossiers. U aanvaardt. Bepaal vervolgens welke directory de gegevens van het dossier bevat: b.v. c: BOB50 Bij het eerste gebruik van één van de demonstratiedossiers, moet u de naam vervolledigen van de naam van de licentie en de installatiecode. BOB 50 Pagina 46 van 48 Januari 2008
  • 6.6 Problemen en oplossingen Bepaalde zones verschijnen niet of enkel gedeeltelijk. Controleer of de WINDOWS configuratie gebruik maakt van normale lettertypes. Tijdens het opstarten, toont het programma een zandloper gedurende enkele seconden, en daarna gebeurt er niets meer.  Sluit alle lopende taken en wis de bestanden *.LCK die zich nog zouden bevinden in de directories gebruikt door BOB 50,  Sluit alle lopende taken en wis de bestanden *.NET die zich nog zouden bevinden in de directories die gebruikt worden door BOB 50,  De BDE kon niet correct op deze PC geïnstalleerd worden : een nieuwe installatie uitvoeren in de modus (CUSTOM INSTALLATION) zonder de programma’s of de reeksen demonstratiegegevens opnieuw te installeren,  Inlezen van een dossier van een andere software is bezig op een andere post. BOB 50 Pagina 47 van 48 Januari 2008
  • 7 Gebruikslicentiecontract voor de beheerprogramma’s van Sage BELANGRIJK: AANDACHTIG LEZEN VOORALEER HET PRODUCT TE GEBRUIKEN DIT LICENTIECONTRACT VOOR EINDGEBRUIKERS TUSSEN U (NATUURLIJKE OF RECHTSPERSOON) EN DE ONDERNEMING SAGE IS VAN TOEPASSING OP ALLE BEHEERSOFTWARE VAN SAGE, DIE COMPUTERPROGRAMMA’S, BIJGAANDE ONDERSTEUNING, ON LINE DOCUMENTATIE, AFGEPRINTE DOCUMENTATIE KAN OMVATTEN (HET PRODUCT SOFTWARE). DOOR TE INSTALLEREN, TE KOPIËREN OF DOOR OP GELIJK WELKE MANIER HET COMPUTERPROGRAMMA TE GEBRUIKEN, ERKENT U GEBONDEN TE ZIJN DOOR DE VOORWAARDEN VAN HUIDIGE OVEREENKOMST. INDIEN U NIET AKKOORD BENT MET DE VOORWAARDEN VAN DIT LICENTIECONTRACT, INSTALLEER OF GEBRUIK HET PROGRAMMA DAN NIET, U KAN HET STEEDS TERUGBRENGEN NAAR DE PLAATS VAN AANKOOP OM EEN GEHELE TERUGSTORTING TE KRIJGEN. LICENTIE SOFTWAREPRODUCT Het SOFTWAREPRODUCT wordt beschermd door de internationale reglementering en internationale overeenkomsten inzake auteursrechten en intellectuele rechten. Het SOFTWAREPRODUCT wordt niet verkocht maar in licentie gegeven. GEBRUIKSLICENTIE. Dit contract staat u volgende rechten toe : Het is u toegelaten om een exemplaar van het PROGRAMMA te installeren en te gebruiken of, in zijn plaats, elke voorgaande versie voor hetzelfde operating system, op een stand alone computer. Plaatsen/Gebruiken op een netwerk. Het is u ook toegelaten een exemplaar van het PROGRAMMA te bewaren of installeren op een opslagmedium, zoals een netwerkserver, exclusief gebruikt om HET PROGRAMMA te installeren of te gebruiken op uw andere computers door middel van een intern netwerk. U dient echter een speciale licentie te bekomen om te installeren (Netwerk/extra werkpost) op elke aparte computer waarop HET PROGRAMMA werkt vanaf het opslagmedium. BEPERKINGEN Beperkingen op “reversed engineering”, decompilatie en ontmanteling. Het is u niet toegelaten HET PROGRAMMA terug samen te stellen, het te decompileren of het te ontmantelen, uitgezonderd in het geval waarin deze operaties expliciet toegelaten zijn door een toepasbare regeling niettegenstaande de huidige beperking. Uit elkaar trekken van componenten. HET PROGRAMMA wordt als uniek en enig product onder licentie beschouwd. Het is niet toegelaten de componenten uit elkaar te trekken om ze op meer dan één computer te gebruiken. Verhuur en wederverkoop. De gebruikslicentie is nominatief. Het is u niet toegelaten om HET PROGRAMMA te verhuren, in huur te geven of door te verkopen aan een derde, gelijk wat het doel mag zijn. In geval van faling, concordaat, stopzetten activiteiten eindgebruiker voor gelijk welke reden dan ook, wordt de huidige licentieovereenkomst automatisch stopgezet, zonder opzeg of ingebrekestelling. GARANTIE EN VERANTWOORDELIJKHEID Gedurende een duur van 12 maanden te beginnen vanaf de datum van aankoop van HET PROGRAMMA, garandeert Sage de correctie van systematische en herhaaldelijke fouten in het functioneren van het programma. In dat geval zal Sage of zijn vertegenwoordiger u gratis een nieuwe versie van het programma bezorgen, evenals de installatievoorwaarden. Sage stelt alles in het werk om het programma nauwgezet te testen; desondanks, wordt het programma geleverd in de staat waarin het zich bevindt en de eindgebruiker gebruikt het programma onder zijn enige verantwoordelijkheid. Sage kan geen enkele garantie geven verbonden aan de kwaliteit van informatie verstrekt door het programma. In geen geval kan Sage of zijn vertegenwoordiger verantwoordelijk gehouden worden voor directe of indirecte schade, verlies van gegevens, exploitatieverlies, enz… verbonden aan het gebruik van het product. In gelijk welk geval, zal de garantie steeds beperkt zijn tot de terugname van het product en het terugstorten van het bedrag van de gebruiksovereenkomst. Nieuwe versie : in het geval van een wijziging, opgelegd door een boekhoudkundige administratie, engageert Sage zich zo snel mogelijk een aangepaste versie op de markt te brengen. VERBREKING In het geval waarin u zich niet schikt naar het geheel van deze licentie overeenkomst, wordt deze automatisch verbroken, met volle recht, in uw nadeel en zonder mogelijkheid om andere rechten te laten gelden. In dat geval, dient u alle exemplaren van HET PROGRAMMA te vernietigen alsook als zijn componenten. Toepasbaar recht en bevoegdheden Op deze overeenkomst is steeds het Belgische recht van toepassing en enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Luik zijn bevoegd. BOB 50 Pagina 48 van 48 Januari 2008