La Planificación

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Lámina de la primera clase de los Prof. Marianne Robles y Arcángel Sánchez sobre el tema de la Planificación

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La Planificación

  1. 1. ¿Qué es la planificación ?<br />¿Qué es la programación?<br />Ventajas y desventajas de planificar<br />¿Con qué medios o recursos pudiéramos contar para planificar?<br />¿Por qué y para qué hemos de planificar las actividades de una USI?<br />¿Cuáles podrían ser las etapas o fases de la planificación de una USI?<br />
  2. 2. Pasos para planificar<br />Equipo Planificador y Gerencial de la<br />EBA-UCV<br />
  3. 3. herramienta de la gerencia<br />Prof. Marianne Robles<br />Prof. Arcángel Sánchez<br />Planificación y Gerencia de Unidades, Servicios<br />y Sistemas de Información<br />Marzo, 2010<br />Universidad Central de Venezuela<br />Facultad de Humanidades y Educación<br />Escuela de Bibliotecología y Archivología<br />
  4. 4. La planificación es pensar antes de actuar, es el análisis que precede a la acción<br />
  5. 5. Concepto de planificación<br />Facilitan el logro <br />de los objetivos<br />Proceso continuo<br />Reflejar cambios<br />Visión de futuro<br />Resultado<br />Estrategia<br />PLAN<br />Los ejecutivos<br />estudian sus objetivos<br />y acciones<br />Utilizando métodos, <br />prácticas y normas<br />A fin de definir<br />OBJETIVOS que orienten<br />el rumbo de la organización<br />
  6. 6. Concepto de planificación<br />La planificación implica el establecimiento de objetivos y metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas)<br />
  7. 7. Implica un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación),<br />visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).<br />
  8. 8. Concepto de planificación<br />“Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción”<br />“Es el proceso de evaluar toma la información relevante y los desarrollos futuros probables, dando como resultado un curso de acción recomendado: un plan”<br />“La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos”<br />Un proceso de previsión<br />(anticipación)<br />Un proceso de visualización<br />(futuro deseado)<br />Predeterminación<br />(Tomar acciones)<br />(PLAN)<br />Implica<br />
  9. 9. Requisitos<br />Visión de futuro<br />Políticas institucionales definidas (Misión)<br />Objetivos definibles y cuantificables<br />R.H. con capac. competencia y conocimiento para planificar<br />Organización eficiente para la ejecución y control del plan<br />Sistema y/o mecanismos de evaluación y control<br />Consenso y aceptación mayoritaria de los miembros de la org. del plan<br />
  10. 10. Principios<br /><ul><li>Racionalidad: precisión, realismo
  11. 11. Previsión: tiempo, recursos
  12. 12. Coherencia: entre planes y proyectos
  13. 13. Flexibilidad: adaptación a los cambios
  14. 14. Continuidad: permanente revisión y formulación
  15. 15. Sencillez: fácil comprensión
  16. 16. Comparabilidad: confrontación con la realidad
  17. 17. Estandarización: estandarización de procedimientos
  18. 18. Participación: visión y esfuerzos conjuntos</li></li></ul><li>Clasificación de la planificación<br /><ul><li>La planificación puede clasificarse atendiendo a los siguientes criterios:
  19. 19. La naturaleza del ámbito que abarca
  20. 20. El ámbito político-territorial que comprende
  21. 21. El marco institucional que la ejecuta
  22. 22. El tiempo establecido para su ejecución</li></li></ul><li>Clasificación de la planificación<br /><ul><li> Global o integral
  23. 23. Sectorial
  24. 24. Programa
  25. 25. El Proyecto
  26. 26. Sub-Programa</li></ul>Naturaleza del ámbito <br />que abarca<br /><ul><li> Internacional
  27. 27. Nacional
  28. 28. Regional
  29. 29. Local</li></ul>El ámbito político-territorial<br />que comprende<br /><ul><li> Planificación Ministerial
  30. 30. Planificación a nivel de dirección
  31. 31. Planificación a nivel de sección</li></ul>El marco institucional que<br />ejecuta la planificación<br /><ul><li> A largo plazo
  32. 32. A mediano plazo
  33. 33. A corto plazo</li></ul>El tiempo establecido para la<br />ejecución de la planificación<br />
  34. 34. Tipos de planificación<br />Planificación Operativa:<br /><ul><li>Planes a corto plazo de las diversas partes de la organización.
  35. 35. Difieren de la planificación estratégica en virtud que su horizonte de tiempo es menor, así como su alcance y grado de detalle.</li></ul>Planificación Estratégica:<br /><ul><li>Satisface los objetivos generales de la organización como un todo
  36. 36. Se plantea a largo plazo
  37. 37. Implica los pasos de:
  38. 38. Formular la estrategia
  39. 39. Aplicar la Estrategia, y
  40. 40. Administrar la Estrategia</li></li></ul><li>Pasos para planificar<br />La planificación estratégica y operativa son esfuerzos ocasionales. Si se desea que sean efectivos y que logren los resultados deseados, deben ser vigilados periódicamente, revisados y modificados (ajustados) de acuerdo con los resultados internos y externos, así como a los eventos que suceden<br />
  41. 41. Pasos para planificar<br />
  42. 42. Pasos para planificar<br /><ul><li>Elaboración del plan o planeamiento: (Diagnóstico)
  43. 43. Estudio de la situación
  44. 44. Diseño del modelo normativo (objetivos)
  45. 45. Estrategias, actividades y medios
  46. 46. Diseño del modelo operativo (programas)
  47. 47. Preparación de las condiciones para la ejecución (instrumentación o implementación (Programación propiamente dicha)
  48. 48. Toma de medidas o acciones para la realización del plan
  49. 49. Establecimiento de políticas y/o medidas sociales, legales, institucionales, financieras, organizativas, de recursos materiales y de personal
  50. 50. Ejecución del plan: (Ejecución y control)
  51. 51. Ejecución del plan de acuerdo al modelo operativo y a realizar a través de los proyectos y programas
  52. 52. Control y supervisión de la ejecución del plan
  53. 53. Corrección y redireccionamiento
  54. 54. Evaluación de los resultados (Evaluación y revisión)</li></ul>AnderEgg<br />
  55. 55. Pasos para planificar<br />Definir el objetivo<br />Recopilación de información<br />FORMULACIÓN<br />Desarrollo de Alternativas<br />ACCIÓN CORRECTIVA<br />Discusión y elección de la mejor alternativa<br />Ejecución del Plan<br />IMPLEMENTACIÓN<br />Control del Plan<br />
  56. 56. Algunos componentes a considerar<br /><ul><li>Son los medios con que se cuenta para alcanzar las metas:
  57. 57. Humanos: personal en general, personal de la institución, personal contratado, personal voluntario
  58. 58. Técnicos: unidades móviles y material audiovisual, diversas técnicas de trabajo
  59. 59. Materiales: mobiliario y equipos, locales e instalaciones, materiales y herramientas
  60. 60. Financieros: asignación presupuestaria, disponibilidad presupuestaria, donaciones, cuotas o dinero en recaudación
  61. 61. Tipos de Recursos:
  62. 62. Internos
  63. 63. Externos</li></li></ul><li>Niveles operacionales<br />TAREA<br />TAREA<br />PROYECTO<br />ACTIVIDAD<br />TAREA<br />PROGRAMA<br />PROYECTO<br />ACTIVIDAD<br />TAREA<br />ACTIVIDAD<br />PROYECTO<br />TAREA<br />TAREA<br />TAREA<br />ACTIVIDAD<br />PROYECTO<br />PLAN<br />TAREA<br />PROGRAMA<br />ACTIVIDAD<br />PROYECTO<br />TAREA<br />ACTIVIDAD<br />PROYECTO<br />TAREA<br />TAREA<br />TAREA<br />TAREA<br />PROYECTO<br />ACTIVIDAD<br />PROGRAMA<br />TAREA<br />PROYECTO<br />ACTIVIDAD<br />TAREA<br />ACTIVIDAD<br />PROYECTO<br />TAREA<br />TAREA<br />
  64. 64. Niveles operacionales<br />TAREA<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />TAREA<br />OBJETIVOS<br />ESTRATEGICOS<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />ACTIVIDADES<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />TAREA<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />PLAN<br />OBJETIVOS<br />ESTRATEGICOS<br />ACTIVIDADES<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />TAREA<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />ACTIVIDADES<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />OBJETIVOS<br />ESTRATEGICOS<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />TAREA<br />ESTRATEGIAS<br />PROYECTOS<br />ACTIVIDADES<br />TAREA<br />ACTIVIDADES<br />
  65. 65. Niveles operacionales: El plan<br /><ul><li>Es el término más global
  66. 66. Hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales
  67. 67. Prioridades
  68. 68. Asignación de recursos
  69. 69. Estrategias de acción
  70. 70. Conjunto de medios e instrumentos para alcanzar metas y objetivos propuestos
  71. 71. Está centrado en un período determinado (de gobierno, uno o más años)
  72. 72. Puede ser de corto, mediano o largo plazo
  73. 73. Conjunto organizado de fines, objetivos, metas, instrumentos, medios y recursos para lograr el desarrollo (país, región, provincia, comunidad, sector, etc.)
  74. 74. Un plan está constituido por un conjunto de programas</li></li></ul><li>Niveles operacionales: Programa, Proyecto y Actividad<br />
  75. 75. Planificación y USSI<br />Peón (1996): Conjunto de técnicas que permitan adaptar los objetivos de cada unidad de información a sus capacidades y a las necesidades de su entorno, concretándose en un conjunto de proyectos y actividades a realizar<br />Peón (1996): Es un proceso racional que implica:<br /><ul><li> Partir de la elección de objetivos
  76. 76. Cuantificación de las dificultades previsibles de su realización
  77. 77. Fijar actuaciones y actividades
  78. 78. Fijar plazos de tiempo
  79. 79. Escoger y/o asignar recursos</li></ul>Debe ser un proceso continuo, dinamizador, analítico, comprensivo y racional<br />Función principal: mejorar el funcionamiento de los servicios y de la organización en general<br />Se desarrolla de manera cíclica, estableciendo etapas sucesivas, de las cuales irán surgiendo acciones y alcanzando metas<br />
  80. 80. Planificación y USSI<br />Conjunto de técnicas para la reflexión y la acción, que se inician y se fundamentan en un conocimiento exhaustivo de las necesidades del entorno, de la comunidad local y en las necesidades de producción de servicios específicos de la unidad, adaptados a la realidad<br />La planificación de una unidad de información facilita<br /><ul><li> La organización efectiva de los servicios y recursos (espacios, colección-fondo, personal, etc.)
  81. 81. La adecuación de los servicios a las necesidades de información y de lectura o búsqueda de información de la comunidad o usuarios a los que sirve
  82. 82. La comprensión por parte de políticos, directivos, técnicos y usuarios de la finalidad de la unidad de información y si participación en la mejora de la cultura, investigación, ciencia, tecnología, etc.
  83. 83. La administración efectiva y responsable de los presupuestos
  84. 84. La continuidad de servicio</li></li></ul><li>Acercándonos a un modelo planificador<br />Evaluación<br />Diagnóstico<br />
  85. 85. Muchas gracias<br />Nos vemos en la próxima clase !!!<br />

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