ANALISIS PROSES BISNIS
Digital Library ITS
Latar Belakang
• Pihak Perpustakaan ingin meningkatkan
pemanfaatan dari teknologi informasi yang
telah tersedia.
• Digital...
Sekilas Info…
• Perpustakaan ITS mempunyai visi
untuk menjadi Pusat Sumber Belajar
atau Learning Resource Center
dengan fa...
Sekilas Info… (2)
• Misi 2: Mewujudkan SIM
Perpustakaan, layanan terintegrasi
dengan Ruang Baca Jurusan/Fakultas
ataupun u...
Identifikasi Proses Bisnis
Proses Bisnis Utama
• Pengadaan Situs dan Server
• Input Data
• Maintenance Situs
• Registrasi ...
Identifikasi Permasalahan
• Promosi yang masih kurang mengakibatkan para
mahasiswa masih enggan untuk sering-sering
mengun...
Identifikasi Permasalahan (2)
• Kurangnya sumber daya tenaga kerja dan finansial yang
tersedia untuk dialokasikan ke Digit...
Data-Data
Data Primer
• Sejarah dan profil Perpustakaan ITS
• Struktur organisasi Perpustakaan ITS
• Fasilitas-fasilitas y...
Data-Data (2)
Data Sekunder
• Berbagai jurnal ilmiah mengenai perpustakaan,
perpustakaan digital, dan proses bisnis
perpus...
PEMBAHASAN
Analisis Data
Metode Analisis
• Kajian Pustaka
• Wawancara
• Pengambilan Sampel
Kuesioner
• Performance Measurement
• Self...
Metode Analisis
• Analisis dilakukan dengan berbagai metode sesuai dengan
tahapan aktivitas peningkatan proses bisnis (lih...
Dokumentasi Proses
• Dokumentasi proses dilakukan untuk
mengidentifikasi proses bisnis yang terjadi dalam
Digital Library....
Pengadaan Barang Developer Marketing User
Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data
Disain dan Arsitektur Database
Penginp...
Pengukuran Kinerja
- Kualitas  Kelengkapan berkas-berkas
- Fleksibilitas  Kemudahan mencari referensi
- Waktu  Berkas-b...
Self Assessment
• Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan
gambaran umum dan utuh tentang kinerja Digital Libra...
II
Customer Service
Maintenance Situs
Promosi Situs
Integrasi Data
Backing Up DataBase
III
Desain Situs
Arsitektur databas...
Self Assessment (2)
• Yang paling diunggulkan dalam situs ini adalah kelengkapan
berkas-berkas karena upload berkas setiap...
Improvement Planning
• Perencanaan peningkatan kinerja melewati
tahapan-tahapan:
1. Prioritizing the improvement effort
2....
Tool yang digunakan pada Improvement Planning
Stages Tools
1.Prioritizing the improvement effort Performance matrix
2. Pro...
Improvement Planning (2)
1. Prioritizing the Improvement Effort
• Menginterpretasikan hasil performance matrix
II
Customer...
Improvement Planning (3)
2. Process and Problem Understanding
• Menginterpretasikan hasil Cross Functional
Flowchart dan C...
Improvement Planning (4)
• Check Sheet digunakan untuk memahami
permasalahan :
“Proses mana yang paling menyebabkan
burukn...
Improvement Planning (5)
Improvement Planning (6)
Check Sheet Penyebab Sepinya Digital Library
Penyebab tidak/jarang mengunjungi
Digital Library IT...
3. Problem Analysis
• Menggunakan tool Cause and Effect Chart
(Fishbone Chart)
Improvement Planning (7)
1.Prioritizing the...
Improvement Planning (8)
3. Problem Analysis (2)
• Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why
Chart)
1.Prioritizing the...
Improvement Planning (8_2)
3. Problem Analysis (2)
• Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why
Chart)
1.Prioritizing t...
4. Idea Generation
• Melakukan Brainstorming
• Hasil brainstorming menunjukkan beberapa penyebab
buruknya proses promosi d...
5. Improvement task generation
• Menggunakan konsep idealizing
• Idealizing menunjukkan bagaimana proses ideal dalam
Digit...
Hasil Analisis
Tools Hasil Analisis
Performance
matrix
Customer Service, Integrasi Data, Back Up Data, Maintenance Situs, ...
Saran Perbaikan
1. Proses Bisnis Utama
a. Customer Service :
• Layanan terhadap pelanggan perlu ditingkatkan.
• Melayani p...
Saran Perbaikan
2. Proses Bisnis Pendukung
a. Integrasi Data :
• Buruknya integrasi menjadi salah satu penyebab
pengunjung...
PENUTUP
Kesimpulan
• Perpustakaan ITS adalah sebuah perpustakaan yang
besar yang memerlukan Digital Library.
• Digital Library har...
Saran
• Banyak sekali keunggulan yang dimiliki Digital Library,
namun akibat buruknya integrasi serta metode
promosi yang ...
Sekian,
Terima Kasih
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS

4,912

Published on

Published in: Education, Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
4,912
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
273
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Perbaiki saran perbaikan!
  • Transcript of "Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS"

    1. 1. ANALISIS PROSES BISNIS Digital Library ITS
    2. 2. Latar Belakang • Pihak Perpustakaan ingin meningkatkan pemanfaatan dari teknologi informasi yang telah tersedia. • Digital Library yang sudah ada masih belum optimal dalam penggunaannya. • Potensi pengembangan Digital Library masih cukup besar untuk mendukung pengembangan layanan perpustakaan.
    3. 3. Sekilas Info… • Perpustakaan ITS mempunyai visi untuk menjadi Pusat Sumber Belajar atau Learning Resource Center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi. • Sesuai dengan visi tersebut, Perpustakaan ITS membuat misi-misi yang mendukungnya. • Contohnya…
    4. 4. Sekilas Info… (2) • Misi 2: Mewujudkan SIM Perpustakaan, layanan terintegrasi dengan Ruang Baca Jurusan/Fakultas ataupun unit lain yang terkait. • Misi 5: Menyediakan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi.
    5. 5. Identifikasi Proses Bisnis Proses Bisnis Utama • Pengadaan Situs dan Server • Input Data • Maintenance Situs • Registrasi User • Customer Service Digital Library • Searching Database • Proses Aktivasi • Proses download jurnal tugas akhir dan karya mahasiswa Proses Bisnis Pendukung • Security • Backup Database • Promosi Digital Library Proses Bisnis Pengembangan • Desain Situs • Arsitektur Database
    6. 6. Identifikasi Permasalahan • Promosi yang masih kurang mengakibatkan para mahasiswa masih enggan untuk sering-sering mengunjungi Digital Library • Kurangnya koordinasi dan integrasi informasi pada proses bisnis Digital Library dan proses bisnis perpustakaan • Kurangnya pemanfaatan infrastruktur teknologi informasi • Masih banyaknya karyawan yang belum mengetahui dan menguasai dengan baik tentang teknologi yang diterapkan pada Digital Library dan cara penggunaannya
    7. 7. Identifikasi Permasalahan (2) • Kurangnya sumber daya tenaga kerja dan finansial yang tersedia untuk dialokasikan ke Digital Library • Data buku Digital Library tidak sesuai dengan yang sebenarnya • Masih banyak terjadi kesalahan dalam memasukkan data pada Digital Library, sehingga menyebabkan banyak permasalahan teknis database • Kurangnya pengecekan dan juga maintenance pada masing- masing proses bisnis secara rutin • Kurang berfungsinya layanan customer service atau contact person pada Digital Library
    8. 8. Data-Data Data Primer • Sejarah dan profil Perpustakaan ITS • Struktur organisasi Perpustakaan ITS • Fasilitas-fasilitas yang disediakan pada Digital Library • Buku panduan Profil Perpustakaan ITS • Data yang dimasukkan ke dalam database • Pengadaan berkas-berkas digital library dari karya- karya ITS
    9. 9. Data-Data (2) Data Sekunder • Berbagai jurnal ilmiah mengenai perpustakaan, perpustakaan digital, dan proses bisnis perpustakaan digital library. • Cross Functional Flowchart proses bisnis digital library. • Kuesioner
    10. 10. PEMBAHASAN
    11. 11. Analisis Data Metode Analisis • Kajian Pustaka • Wawancara • Pengambilan Sampel Kuesioner • Performance Measurement • Self Assessment & Performance Evaluation • Improvement Planning Tools yang Digunakan • Performance Matrix • Cross-Functional Flowchart • Check Sheet • Cause and Effect Chart (Fishbone Chart) • Brainstorming • Idealizing
    12. 12. Metode Analisis • Analisis dilakukan dengan berbagai metode sesuai dengan tahapan aktivitas peningkatan proses bisnis (lihat gambar) • Secara umum, kami melakukan kajian pustaka, wawancara, dan pengambilan sampel kuesioner. Tujuannya adalah untuk mengenali Perpustakaan ITS, terutama bagian Digital Library- nya dari sudut pandang penyedia layanan dan dari sudut pandang pengguna. Process Documentation Performance Measurement Self assessment & Performance Evaluation Improvement Planning Improvement
    13. 13. Dokumentasi Proses • Dokumentasi proses dilakukan untuk mengidentifikasi proses bisnis yang terjadi dalam Digital Library. • Untuk membantu identifikasi, digunakan tool Cross Functional Flowchart.
    14. 14. Pengadaan Barang Developer Marketing User Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data Disain dan Arsitektur Database Penginputan Data ke dalam Database dan Situs Security Promosi RegistrasiProses Aktivasi Search Katalog dan Download Jurnal Contact Person Maintenance Back Up Database Dokumentasi Proses dengan CFF
    15. 15. Pengukuran Kinerja - Kualitas  Kelengkapan berkas-berkas - Fleksibilitas  Kemudahan mencari referensi - Waktu  Berkas-berkas yang up to date - Biaya  Biaya maintenance, security, pengembangan Digital Library - Pengukuran kinerja dilakukan sebagai aktivitas operasional.
    16. 16. Self Assessment • Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan gambaran umum dan utuh tentang kinerja Digital Library. • Pengukuran dalam self assessment dilakukan dalam level strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih jarang dilakukan daripada pengukuran kinerja. • Dalam Digital Library, klasifikasi proses-proses berdasarkan tingkat kepentingannya akan diinterpretasikan dalam performance matrix.
    17. 17. II Customer Service Maintenance Situs Promosi Situs Integrasi Data Backing Up DataBase III Desain Situs Arsitektur database IV - Download Jurnal/TA - Security - Upload berkas - Proses Aktivasi - Registrasi User Self Assessment dengan Performance Matrix
    18. 18. Self Assessment (2) • Yang paling diunggulkan dalam situs ini adalah kelengkapan berkas-berkas karena upload berkas setiap tahunnya berjalan lancar. • Fokus pada peningkatan proses integrasi data sehingga pengunjung lebih percaya dengan situs ini serta memudahkan mereka dalam mencari berkas. • Untuk mengetahui sudut pandang pengguna, dilakukan penyebaran kuesioner dan mencatat hasilnya dalam check sheet
    19. 19. Improvement Planning • Perencanaan peningkatan kinerja melewati tahapan-tahapan: 1. Prioritizing the improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem Analysis 4. Idea Generation 5. Improvement Task Generation 6. Implementation 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation
    20. 20. Tool yang digunakan pada Improvement Planning Stages Tools 1.Prioritizing the improvement effort Performance matrix 2. Process and problem understanding Cross functional flowchart Check sheet 3.Problem analysis Cause and effect chart 4.Idea generation Brainstorming 5.Improvement task generation Idealizing 6.Implementation Tree diagram Force field analysis 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation Tool performance matrix, CFF, dan check sheet sudah digunakan, kemudian hasilnya diinterpretasikan lebih jauh pada hal-hal yang berkaitan dengan usaha peningkatan kinerja.    
    21. 21. Improvement Planning (2) 1. Prioritizing the Improvement Effort • Menginterpretasikan hasil performance matrix II Customer Service Maintenance Situs Promosi Situs Integrasi Data Security Backing Up DataBase IV - Download Jurnal/TA - Security - Upload berkas - Proses Aktivasi - Registrasi User III Desain Situs Arsitektur database 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation
    22. 22. Improvement Planning (3) 2. Process and Problem Understanding • Menginterpretasikan hasil Cross Functional Flowchart dan Check Sheet 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation Pengadaan Barang Developer Marketing User Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data Disain dan Arsitektur Database Penginputan Data ke dalam Database dan Situs Security Promosi RegistrasiProses Aktivasi Search Katalog dan Download Jurnal Contact Person Maintenance Back Up Database
    23. 23. Improvement Planning (4) • Check Sheet digunakan untuk memahami permasalahan : “Proses mana yang paling menyebabkan buruknya kinerja Digital Library?” • Data didapatkan dari penyebaran kuesioner. • Kuesioner memperlihatkan kinerja Digital Library dari sudut pandang pengguna. 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation
    24. 24. Improvement Planning (5)
    25. 25. Improvement Planning (6) Check Sheet Penyebab Sepinya Digital Library Penyebab tidak/jarang mengunjungi Digital Library ITS Angkatan 2006 Angkatan 2007 Total Munculnya Penyebab 1. Kurangnya Promosi IIIII IIIII I 11 2. Tidak Terlalu Berguna I 1 3. Tidak Terintegrasi I II 3 4. Tampilan dan Fitur Kurang Menarik II III 5 5. Data Kurang Lengkap dan Kurang Update IIII I 5 Total Jumlah Penyebab per Angkatan 13 12 25
    26. 26. 3. Problem Analysis • Menggunakan tool Cause and Effect Chart (Fishbone Chart) Improvement Planning (7) 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation
    27. 27. Improvement Planning (8) 3. Problem Analysis (2) • Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why Chart) 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation Metode promosi kurang tepat Kurang kerjasama dengan rektorat dan jurusan Promosi dianggap tidak penting Tidak mengetahui keinginan pengguna
    28. 28. Improvement Planning (8_2) 3. Problem Analysis (2) • Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why Chart) 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation Data yang ada di katalog belum tentu ada di perpustakaan Terbiasa dengan cara yang lama: mencari buku langsung di rak Hasil yang di dapat lebih jelas Memakai digilib kurang meyakinkan Data digital library kurang terintegrasi
    29. 29. 4. Idea Generation • Melakukan Brainstorming • Hasil brainstorming menunjukkan beberapa penyebab buruknya proses promosi dan solusi yang mungkin : • Jumlah Personil Marketing kurang  menambah personil • SDM Marketing kurang memadai  pelatihan • Metode promosi kurang tepat  membuat promosi yang lebih menarik dan berkelanjutan • Sosialisasi kurang  bekerjasama dengan rektorat, fakultas, dan jurusan, bisa juga ke universitas lain melalui INHEREN • Kurang motivasi  pelatihan • Peralatan kurang memadai  menambah media promosi • Referensi kurang lengkap  memperbaiki operasional • Area promosi terlalu luas  membatasi area 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation Improvement Planning (8)
    30. 30. 5. Improvement task generation • Menggunakan konsep idealizing • Idealizing menunjukkan bagaimana proses ideal dalam Digital Library: a. Promosi • Promosi tiap awal tahun pada mahasiswa baru. • Media promosi dipasang di tempat-tempat strategis. • Stiker-stiker kecil dipasang di kaca mobil. • Disediakan pelatihan promosi bagi pihak marketing b. Integrasi Data • Buku-buku yang keluar-masuk perpustakaan harus di data pada situs. c. Otomasi Perpustakaan • Digunakan sistem database terintegrasi 1.Prioritizing the Improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem analysis 4. Idea generation 5. Improvement task generation 6. Implementation Improvement Planning (9)
    31. 31. Hasil Analisis Tools Hasil Analisis Performance matrix Customer Service, Integrasi Data, Back Up Data, Maintenance Situs, Promosi Situs adalah proses-proses yang harus ditingkatkan. Cross functional flowchart Proses bisnis dalam Digital Library melewati berbagai unit: Pengadaan barang, developer, marketing hingga ke user. Check sheet Kurangnya promosi merupakan penyebab utama rendahnya performa Digital Library. Cause and effect chart Metode yang kurang tepat dalam hal promosi menjadi penyebab sedikitnya pengunjung yang memakai situs ini. Brainstorming Dari brainstorming, muncullah beragam penyebab dan solusi yang mungkin untuk mengatasi sedikitnya pengguna situs ini yang kemudian digunakan untuk membantu melengkapi cause and effect chart dan idealizing. Idealizing - Promosi yang ideal bisa dilakukan dengan cara promosi tiap awal tahun kepada mahasiswa baru, penyebaran iklan-iklan di tempat yang strategis, stiker-stiker kecil yang ditempel di mobil - Integrasi Data yang ideal dilakukan dengan menambah fitur seperti buku yang telah dipinjam pengunjung bisa diketahui melalui katalog
    32. 32. Saran Perbaikan 1. Proses Bisnis Utama a. Customer Service : • Layanan terhadap pelanggan perlu ditingkatkan. • Melayani pelanggan sebagai pelanggan yang berbeda karena kebutuhan mereka berbeda-beda. • Demikian juga untuk after-sale service, pihak perpustakaan bisa merespon langsung komplain pelanggan. Kemudian memberikan solusi untuk masalah mereka.
    33. 33. Saran Perbaikan 2. Proses Bisnis Pendukung a. Integrasi Data : • Buruknya integrasi menjadi salah satu penyebab pengunjung tidak mau menggunakan situs ini. • Integrasi harus benar-benar bagus, sehingga pelanggan bisa merasa puas, hemat waktu, efektif dan efisien. b. Promosi Digital Library : • Ini adalah pintu gerbang dimana “orang baru” mulai tertarik dengan menggunakan situs ini. • Perlu cara atau metode yang bagus disesuaikan dengan target promosi.
    34. 34. PENUTUP
    35. 35. Kesimpulan • Perpustakaan ITS adalah sebuah perpustakaan yang besar yang memerlukan Digital Library. • Digital Library harus meningkatkan pelayanannya kepada pengguna perpustakaan secara umum, langsung atau tidak langsung. • Integrasi antara perpustakaan dengan Digital Library harus benar-benar bagus agar pelayanan maksimal. • Digital Library harus berusaha mewujudkan visi perpustakaan untuk menjadi pusat sumber belajar (Learning Resource Center) yang berbasis teknologi informasi.
    36. 36. Saran • Banyak sekali keunggulan yang dimiliki Digital Library, namun akibat buruknya integrasi serta metode promosi yang kurang tepat menjadi penyebab kurangnya kinerja dari Digital Library. Oleh karena itu, perlu adanya perubahan pada kedua proses tersebut sehingga pengunjung lebih senang dan percaya menggunakan Digital Library.
    37. 37. Sekian, Terima Kasih
    1. A particular slide catching your eye?

      Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

    ×