Loading…

Flash Player 9 (or above) is needed to view presentations.
We have detected that you do not have it on your computer. To install it, go here.

Like this presentation? Why not share!

Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS

on

  • 4,915 views

 

Statistics

Views

Total Views
4,915
Views on SlideShare
4,908
Embed Views
7

Actions

Likes
1
Downloads
235
Comments
0

1 Embed 7

http://www.slideshare.net 7

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment
  • Perbaiki saran perbaikan!

Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS Presentation Transcript

  • ANALISIS PROSES BISNISDigital Library ITS
    http://library.its.ac.id/
    http://digilib.its.ac.id/
    Analis:
    Rama Catur APP5207 100077
    Zinzia Shavira PH 5207 100 089
    Oddy Virgantara 5207 100 091
    Arief Rakhman 5207 100 092
  • Latar Belakang
    • Pihak Perpustakaan ingin meningkatkan pemanfaatan dari teknologi informasi yang telah tersedia.
    • Digital Library yang sudah ada masih belum optimal dalam penggunaannya. View slide
    • Potensi pengembangan Digital Library masih cukup besar untuk mendukung pengembangan layanan perpustakaan.
  • Sekilas Info…
    • Perpustakaan ITS mempunyai visi untuk menjadi Pusat Sumber Belajar atau Learning Resource Center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi. View slide
    • Sesuai dengan visi tersebut, Perpustakaan ITS membuat misi-misi yang mendukungnya.
    • Contohnya…
  • Sekilas Info… (2)
    Misi 2: Mewujudkan SIM Perpustakaan, layanan terintegrasi dengan Ruang Baca Jurusan/Fakultas ataupun unit lain yang terkait.
    • Misi 5: Menyediakan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi.
  • Identifikasi Proses Bisnis
    Proses Bisnis Utama
    Pengadaan Situs dan Server
    Input Data
    Maintenance Situs
    Registrasi User
    Customer Service Digital Library
    Searching Database
    Proses Aktivasi
    Proses download jurnal tugas akhir dan karya mahasiswa
    Proses Bisnis Pendukung
    Security
    Backup Database
    Promosi Digital Library
    Proses Bisnis Pengembangan
    Desain Situs
    Arsitektur Database
  • Identifikasi Permasalahan
    Promosi yang masih kurang mengakibatkan para mahasiswa masih enggan untuk sering-sering mengunjungi Digital Library
    Kurangnya koordinasi dan integrasi informasi pada proses bisnis Digital Library dan proses bisnis perpustakaan
    Kurangnya pemanfaatan infrastruktur teknologi informasi
    Masih banyaknya karyawan yang belum mengetahui dan menguasai dengan baik tentang teknologi yang diterapkan pada Digital Library dan cara penggunaannya
  • Identifikasi Permasalahan (2)
    Kurangnya sumber daya tenaga kerja dan finansial yang tersedia untuk dialokasikan ke Digital Library
    Data buku Digital Library tidak sesuai dengan yang sebenarnya
    Masih banyak terjadi kesalahan dalam memasukkan data pada Digital Library, sehingga menyebabkan banyak permasalahan teknis database
    Kurangnya pengecekan dan juga maintenance pada masing-masing proses bisnis secara rutin
    Kurang berfungsinya layanan customer service atau contact person pada Digital Library
  • Data-Data
    Data Primer
    Sejarah dan profil Perpustakaan ITS
    Struktur organisasi Perpustakaan ITS
    Fasilitas-fasilitas yang disediakan pada Digital Library
    Buku panduan Profil Perpustakaan ITS
    Data yang dimasukkan ke dalam database
    Pengadaan berkas-berkas digital library dari karya-karya ITS
  • Data-Data (2)
    Data Sekunder
    Berbagai jurnal ilmiah mengenai perpustakaan, perpustakaan digital, dan proses bisnis perpustakaan digital library.
    Cross Functional Flowchart proses bisnis digital library.
    Kuesioner
  • PEMBAHASAN
  • Analisis Data
    Metode Analisis
    Kajian Pustaka
    Wawancara
    Pengambilan Sampel Kuesioner
    Performance Measurement
    Self Assessment & Performance Evaluation
    Improvement Planning
    Tools yang Digunakan
    Performance Matrix
    Cross-Functional Flowchart
    Check Sheet
    Cause and Effect Chart (Fishbone Chart)
    Brainstorming
    Idealizing
  • Metode Analisis
    Process
    Documentation
    Performance
    Measurement
    Self assessment
    & Performance
    Evaluation
    Improvement
    Planning
    Improvement
    • Analisis dilakukan dengan berbagai metode sesuai dengan tahapan aktivitas peningkatan proses bisnis (lihat gambar)
    • Secara umum, kami melakukan kajian pustaka, wawancara, dan pengambilan sampel kuesioner. Tujuannya adalah untuk mengenali Perpustakaan ITS, terutama bagian Digital Library-nya dari sudut pandang penyedia layanan dan dari sudut pandang pengguna.
  • Dokumentasi Proses
    • Dokumentasi proses dilakukan untukmengidentifikasi proses bisnis yang terjadi dalam Digital Library.
    • Untuk membantu identifikasi, digunakan tool Cross Functional Flowchart.
  • Dokumentasi Proses dengan CFF
  • Pengukuran Kinerja
    - Kualitas Kelengkapan berkas-berkas
    - Fleksibilitas  Kemudahan mencari referensi
    - Waktu  Berkas-berkas yang up to date
    - Biaya  Biaya maintenance, security, pengembangan Digital Library
    - Pengukuran kinerja dilakukan sebagai aktivitas operasional.
  • Self Assessment
    • Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan gambaran umum dan utuh tentang kinerja Digital Library.
    • Pengukuran dalam self assessment dilakukan dalam level strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih jarang dilakukan daripada pengukuran kinerja.
    • Dalam Digital Library, klasifikasi proses-proses berdasarkan tingkat kepentingannya akan diinterpretasikan dalam performance matrix.
  • IV
    - Download Jurnal/TA
    - Security
    - Upload berkas
    - Proses Aktivasi
    - Registrasi User
    III
    Desain Situs
    Arsitektur database
    II
    Customer Service
    Maintenance Situs
    Promosi Situs
    Integrasi Data
    Backing Up DataBase
    Self Assessment dengan Performance Matrix
  • Self Assessment (2)
    • Yang paling diunggulkan dalam situs ini adalahkelengkapan berkas-berkas karena upload berkas setiap tahunnya berjalan lancar.
    • Fokus pada peningkatan proses integrasi data sehingga pengunjung lebih percaya dengan situs ini serta memudahkan mereka dalam mencari berkas.
    • Untuk mengetahui sudut pandang pengguna, dilakukan penyebaran kuesioner dan mencatat hasilnya dalam check sheet
  • Improvement Planning
    Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    Perencanaan peningkatan kinerja melewati tahapan-tahapan:
    1. Prioritizing the improvement effort
    2. Process and problem understanding
    3. Problem Analysis
    4. Idea Generation
    5. Improvement Task Generation
    6. Implementation
    5. Improvement task
    generation
    6. Implementation
  • Prioritizing the
    Improvement effort
    Tool yang digunakan pada Improvement Planning
    2. Process and problem understanding
    3. Problem analysis


    4. Idea generation
    5. Improvement task
    generation


    6. Implementation
    Tool performance matrix, CFF, dan check sheet sudah digunakan, kemudian hasilnya diinterpretasikan lebih jauh pada hal-hal yang berkaitan dengan usaha peningkatan kinerja.
  • Improvement Planning (2)
    Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    Prioritizing the Improvement Effort
    Menginterpretasikan hasil performance matrix
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    IV
    - Download Jurnal/TA
    - Security
    - Upload berkas
    - Proses Aktivasi
    - Registrasi User
    III
    Desain Situs
    Arsitektur database
    5. Improvement task
    generation
    6. Implementation
    II
    Customer Service
    Maintenance Situs
    Promosi Situs
    Integrasi Data
    Security
    Backing Up DataBase
  • Improvement Planning (3)
    Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    Process and Problem Understanding
    Menginterpretasikan hasil Cross Functional Flowchart dan Check Sheet
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    5. Improvement task
    generation
    6. Implementation
  • Improvement Planning (4)
    Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    Check Sheet digunakan untuk memahami permasalahan :
    “Proses mana yang paling menyebabkan buruknya kinerja Digital Library?”
    Data didapatkan dari penyebaran kuesioner.
    Kuesioner memperlihatkan kinerja Digital Library dari sudut pandang pengguna.
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    5. Improvement task
    generation
    6. Implementation
  • Improvement Planning (5)
    Kuisioner
    Digital Library ITS
    Fakultas :
    Jurusan :
    Angkatan :
    Digital Library adalah salah satu fasilitas dari Perpustakaan ITS, yang berupa situs, bertujuan memudahkan mahasiswa ITS dalam mencari referensi yang diinginkan dengan cepat.
    Pertanyaan:
    1. Apakah Anda pernah mengunjungi Digital Library yang beralamatkan http://library.its.ac.id?
    a. Ya b. Tidak
    Jika ya: (jika tidak lanjutkan ke no. 7)
    2. Darimana anda mengetahui informasi tentang situs Digital Library tersebut ??
    a. promosi b. teman c. internet d. lain-lain
    3. Seberapa sering Anda mengunjungi situs itu dalam seminggu?
    a. >10 kali b. 5-10 kalic. < 5 kali d. belum pernah
    4. Jika Anda pernah mengunjungi, apa yang Anda cari?
    a. Berkas-berkas Tugas Akhir
    b. Berita-berita terpopuler
    c. Buku referensi kuliah
    d. Lain-lain
    5. Apakah yang Anda cari sudah ada di situs itu?
    a. Ya b. Tidak
    6. Jika sudah ada, apakah Anda puas dengan yang Anda cari?
    a. Ya, alasan...
    b. Tidak, alasan...
    Jika tidak :
    7. Pernahkah Anda mendengar atau melihat adanya promosi situs ini?
    a. Ya b. Tidak
    8. Apa yang menyebabkan Anda belum mengunjungi situs itu?
    a. Tidak tahu, alasan:
    - kurang promosi
    - tidak terlalu berguna
    - tidak pernah buka internet
    b. Belum membutuhkan, alasan:
    - tidak terlalu membantu
    - tidak ingin menggunakan
    - tidak tertarik
    c. Malas melihat, alasan:
    - tampilan tidak menarik
    - banyak error pada situs
    - sulit dibuka
    d. Lain-lain
    9. Setelah mengetahui ini, apakah anda berkeinginan untuk menggunakan ITS Digital Library?
    a. ya b. tidak
    Kritik dan Saran:
    ..................................................................................................................................................................................
  • Improvement Planning (6)
  • 3. Problem Analysis
    Menggunakan tool Cause and Effect Chart (Fishbone Chart)
    Improvement Planning (7)
    Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    5. Improvement task
    generation
    6. Implementation
  • Improvement Planning (8)
    Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    3. Problem Analysis (2)
    Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why Chart)
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    Metode promosi kurang tepat
    5. Improvement task
    generation
    Promosi dianggap tidak penting
    6. Implementation
    Tidak mengetahui keinginan pengguna
    Kurang kerjasama dengan rektorat
    dan jurusan
  • Improvement Planning (8_2)
    Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    3. Problem Analysis (2)
    Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why Chart)
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    Terbiasa dengan cara yang lama:
    mencari buku langsung di rak
    5. Improvement task
    generation
    Hasil yang didapat lebih jelas
    6. Implementation
    Memakai digilib kurang meyakinkan
    Data yang ada di katalog belum tentu ada
    di perpustakaan
    Data digital librarykurang terintegrasi
  • Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    4. Idea Generation
    Melakukan Brainstorming
    Hasil brainstorming menunjukkan beberapa penyebab buruknya proses promosi dan solusi yang mungkin :
    • Jumlah Personil Marketing kurang  menambah personil
    • SDM Marketing kurang memadai  pelatihan
    • Metode promosi kurang tepat  membuat promosi yang lebih menarik dan berkelanjutan
    • Sosialisasi kurang  bekerjasama dengan rektorat, fakultas, dan jurusan, bisa juga ke universitas lain melalui INHEREN
    • Kurang motivasi  pelatihan
    • Peralatan kurang memadai  menambah media promosi
    • Referensi kurang lengkap  memperbaiki operasional
    • Area promosi terlalu luas  membatasi area
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    5. Improvement task
    generation
    6. Implementation
    Improvement Planning (8)
  • Prioritizing the
    Improvement effort
    2. Process and problem understanding
    Improvement task generation
    • Menggunakan konsep idealizing
    • Idealizing menunjukkan bagaimana proses ideal dalam Digital Library:
    Promosi
    • Promosi tiap awal tahun pada mahasiswa baru.
    • Media promosi dipasang di tempat-tempat strategis.
    • Stiker-stiker kecil dipasang di kaca mobil.
    • Disediakan pelatihan promosi bagi pihak marketing
    IntegrasiData
    • Buku-buku yang keluar-masuk perpustakaan harus di data pada situs.
    OtomasiPerpustakaan
    • Digunakan sistem database terintegrasi
    3. Problem analysis
    4. Idea generation
    5. Improvement task
    generation
    6. Implementation
    Improvement Planning (9)
  • Hasil Analisis
  • Saran Perbaikan
    1. Proses Bisnis Utama
    CustomerService :
    • Layanan terhadap pelanggan perlu ditingkatkan.
    • Melayani pelanggan sebagai pelanggan yang berbeda karena kebutuhan mereka berbeda-beda.
    • Demikian juga untuk after-sale service, pihak perpustakaan bisa merespon langsung komplain pelanggan. Kemudian memberikan solusi untuk masalah mereka.
  • Saran Perbaikan
    2. Proses Bisnis Pendukung
    a. Integrasi Data :
    • Buruknya integrasi menjadi salah satu penyebab pengunjung tidak mau menggunakan situs ini.
    • Integrasi harus benar-benar bagus, sehingga pelanggan bisa merasa puas, hemat waktu, efektif dan efisien.
    b. PromosiDigitalLibrary :
    Ini adalah pintu gerbang dimana “orang baru” mulai tertarik dengan menggunakan situs ini.
    Perlu cara atau metode yang bagus disesuaikan dengan target promosi.
  • PENUTUP
  • Kesimpulan
    Perpustakaan ITS adalah sebuah perpustakaan yang besar yang memerlukan Digital Library.
    Digital Library harus meningkatkan pelayanannya kepada pengguna perpustakaan secara umum, langsung atau tidak langsung.
    Integrasi antara perpustakaan dengan Digital Library harus benar-benar bagus agar pelayanan maksimal.
    Digital Library harus berusaha mewujudkan visi perpustakaan untuk menjadi pusat sumber belajar (Learning Resource Center) yang berbasis teknologi informasi.
  • Saran
    Banyak sekali keunggulan yang dimiliki Digital Library, namun akibat buruknya integrasi serta metode promosi yang kurang tepat menjadi penyebab kurangnya kinerja dari Digital Library.Olehkarenaitu, perluadanyaperubahanpadakeduaprosestersebutsehinggapengunjunglebihsenangdanpercayamenggunakan Digital Library.
  • Sekian,Terima Kasih
    http://library.its.ac.id/
    http://digilib.its.ac.id/
    Analis:
    Rama Catur APP5207 100077
    Zinzia Shavira PH 5207 100 089
    Oddy Virgantara 5207 100 091
    Arief Rakhman 5207 100 092