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Gabriel Olamendi
COMO CREAR UNA INTRANET
Una Intranet es la aplicación más íntima de Internet, porque sólo se usa
de puertas para adentro, entre los empleados.
En esencia, se trata de un sitio web cuyo uso y acceso se destina a un
grupo cerrado de usuarios.
Utilizada con el fin de aumentar la eficiencia y mejorar los canales de
información y trabajo en grupo de los empleados creando una nueva forma
de trabajo que rompe las jerarquías.
Componentes de una Intranet
b Infraestructura de hardware y software:
i Una vez definida la estrategia, se crea la plataforma de hardware
y software que permita implantar la Intranet, y no al revés.
b Servicios de información:
i Software o aplicación utilizado para recibir, almacenar y enviar
información (correo electrónico, chat, grupos de noticias,
motores de búsqueda, transferencia de ficheros,...).
b Aplicaciones:
i Aplicaciones y utilidades usadas para sacar provecho de los datos
y de la información.
b Contenidos.
b Mantenimiento.
Las diferentes áreas de Intranet
a) Contenidos Institucionales
b Objetivos de la empresa, su historia, planes de futuro,...
b Cultura de empresa.
b Manual de bienvenida.
b Datos económicos: facturación anual, cuota de mercado,...
b) Contenidos básicos
b Comunicación:
i Temas: Noticias, boletín, normativa, procesos,...
i Servicio de mensajería interno.
b Servicios y Facilidades:
i Externos (Bancos, promociones, viajes, descuentos en compras,...).
i Internos (Tablón de anuncios,...).
b Gestión y Administración:
i Nómina, cambios de datos bancarios, petición de vacaciones,
parte de actividad, calendario laboral, convenio, bolsa de empleo,...
i Directorio central de todo el personal de la empresa.
Cómo crear una Intranet 1

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c) Contenidos estratégicos
b Formación y Desarrollo:
i Evaluación, competencias, análisis del rendimiento,...
i E-learning.
b Redes de Conocimiento:
i Foros de debate, comunidades de profesionales,...
b Organización:
i Informes, análisis sobre el clima laboral, rotación, previsiones,
buzón de sugerencias,...
i Noticias relacionadas con la empresa publicadas en los medios
de comunicación.
i Acceso a documentos e información que facilita el trabajo.
i Consulta de información autorizada.
i Consulta de procedimientos de trabajo.
i Prevención de riesgos.
i Para acercar a los trabajadores dispersados geográficamente.
i Herramienta de trabajo para los equipos de ventas.
Recomendaciones y requisitos tecnológicos
b Conexión sencilla:
i Los empleados con la introducción de su nombre de usuario
y contraseña acceden a todos los contenidos a los que estén
autorizados.
b Una única fuente de datos:
i Todos los datos del usuario que comparten aplicaciones se guardan
en un punto central y en el que se realizan os cambios en los datos
personales.
b Personalización:
i Personalización por parte del usuario de su interface y la posibilidad
de que pueda añadir o eliminar enlaces a contenidos.
b Interactividad:
i Todos los empleados pueden colaborar con el resto de la organización
a través de la Intranet.
b Medición:
i Con herramientas adecuadas para realizar la medición estadística
del uso de Intranet.
b Capacidad de búsqueda:
i Con un sistema de búsqueda que permita la localización de documentos
a través de palabras clave, fecha, relevancia, departamento,...
b Servicio sin interrupciones:
i Con arquitectura disponible las veinticuatro horas del día, todos los días
de la semana.
b Seguridad:
i Sistemas de seguridad de identificación y autentificación automática
de acceso.
b Ayuda:
- Con un manual de ayuda en un formato sencillo y manejable
para el usuario.
Cómo crear una Intranet 2

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Consejos útiles para crear Intranet
b Fijar los objetivos (compartir documentos, dirigir proyectos, mejorar
las comunicaciones,...): No existe un Intranet única para todo tipo
de empresas, ya que cada organización es un mundo aparte
b Las cosas con calma: Empezar con un objetivo sencillo y poco costoso
puede ser una buena idea, para después ir mejorando y ampliando
los servicios.
b Implicar a toda la empresa (con el decidido apoyo de la dirección)
en la consecución y el desarrollo de la Intranet, para conseguir
la máxima participación y el apoyo de toda la organización.
b El lugar de los empleados hace que el trabajo sea más experto y hace
perder menos tiempo. Para esto se debe conocer en todo momento qué
esperan, qué necesitan, cómo la utilizan, qué echan de falta y qué sobra.
b La intranet es un producto dinámico que pertenece a todos, por lo que
como tal debe promocionarse y "venderse" segmentando las necesidades
de los empleados.
b Cada departamento debe poder actualizar documentos sin tener que
conocer técnicamente ninguna herramienta, y así no depender
de la informática y la consultora externa.
b Con acceso a distancia: Por ordenador portátil, teléfono móvil o agenda
electrónica.
b La clave para que funcione Intranet es que cualquiera en la empresa
encuentre fácilmente lo que busca y que la experiencia de utilizar
Intranet resulte provechosa.
Dos objetivos básicos
b Son las empresas de cultura más innovadora o abierta las que han sabido
extraer un mayor provecho de esta herramienta.
b Objetivos básicos:
1.- Conseguir una comunicación interna fluida:
i Sin duplicidad de mensajes ni distorsiones, con eficacia y con un ahorro
de tiempo ejemplar.
i Antes, el empleado miraba al jefe para saber quién era la empresa.
Ahora, mira al portal de la red. Las viejas estructuras piramidales
desaparecen.
i Para empresas que se extienden por todo el mundo, las Intranets
ayudan a difundir una única cultura
2.- Mejorar ratios de tiempo y costes en el trabajo:
i Es una utilísima herramienta para unificar protocolos, coordinar
trabajos y eliminar burocracias (papeleo).
i Profesionales de varios países pueden trabajar en un mismo proyecto.
© Gabriel Olamendi
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