SharePointGobernabilidadAriel García SobrinoSenior Consultant - MicrosoftCommunity Manager – ComunidadSharePoint de Argent...
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Gobernabilidad y Tipos de SitiosDiferentes políticas                        +      Portal /                               ...
Políticas   Información   Construcción   Soporte   Despliegue   Operaciones
Políticas de Información¿Qué definen?    Estructura de sitios       Asegurar el uso consistente de los sitios en el tiempo...
Políticas de Información¿Qué definen?    Administración del ciclo de vida de los sitios       Describe el ciclo de vida de...
Políticas de Información¿Qué definen?    Política de Personalización        Soluciones OOB vs Personalización        Catál...
Construcción, Soporte y Despliegue¿Qué definen?    Flujos de Trabajo       Escenarios de uso, reglas, herramientas de desa...
Construcción, Soporte y Despliegue¿Qué definen?    Uso de SharePoint Designer       Ambientes y roles que lo utilizarán   ...
Políticas de Operaciones¿Qué definen?   Administración de Logs      Responsables. Disponibilidad, crecimiento, retención. ...
El día después¿Podemos realizar las siguientes afirmaciones?   Se revisan y actualizan las políticas proactivamente   basa...
EntrenamientoNecesidad   La Gobernabilidad no funciona sin la adopción del   usuario y su conformidad.   Entrenar a los us...
ResumenPasos para lograr una Gobernabilidad efectiva 1. Entender la necesidad de la Gobernabilidad 2. Armar los Equipos y ...
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  1. 1. SharePointGobernabilidadAriel García SobrinoSenior Consultant - MicrosoftCommunity Manager – ComunidadSharePoint de Argentina
  2. 2. Ariel García SobrinoPresentación “Un veterano de la tecnología” Trabajando con SharePoint desde la primera versión (2001) Ha interactuado con la tecnología desde diferentes roles: soporte técnico, desarrollo, líder técnico. Analista funcional, líder de proyecto, coordinar de equipos de desarrollo, entrenador, consultor… y usuario final. Trabajó tres años como Premier Field Engineer en Microsoft. Durante ese tiempo, entrenó administradores de SharePoint y usuarios finales en diversos países de Latinoamérica. En 2009 fundó la Comunidad SharePoint de Argentina. Organiza reuniones periódicas con los miembros y comparte su conocimiento y experiencia con la Comunidad. Actualmente se desempeña como Consultor Senior, Líder de Proyecto y Entrenador en Microsoft.
  3. 3. Agenda ¿Qué es Gobernabilidad? Beneficios Plan de Gobernabilidad Equipos Roles y Responsabilidades Gobernabilidad y Tipos de Sitios Políticas El día después Entrenamiento Resumen
  4. 4. ¿Qué es Gobernabilidad?Definición No es una solución de hardware, de software o de recursos humanos. Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de una organización cooperan para lograr objetivos empresariales. Cada organización tiene necesidades y objetivos únicos que influirán en su enfoque de gobierno.
  5. 5. Beneficios¿Por qué invertir tiempo en Gobernabilidad? Asegura que el sistema sea administrado y usado de acuerdo a sus propósitos originales, y previene que la administración se torne compleja. Simplifica la implementación de productos como SharePoint Server 2010. Protege a la empresa ante amenazas de seguridad o responsabilidades por incumplimiento. Garantiza el mejor rendimiento de la inversión en tecnología. Aplicando prácticas recomendadas en la administración de contenido o arquitectura de la información.
  6. 6. Plan de GobernabilidadDefiniciones Guía que define los roles, responsabilidades y políticas necesarias para soportar ambientes de Microsoft SharePoint Server 2010. Crucial para todo proyecto SharePoint. Identifica qué necesita ser gobernado. Se establece el dominio de las personas del negocio y técnicas definiendo quién es responsable por cada área del sistema. Incluye las funcionalidades de SharePoint utilizadas para el cumplimiento de las políticas.
  7. 7. Gobernabilidad en SharePoint¿Para qué? Optimización del uso de la plataforma Mejora del acceso a la información Administración Mantenimiento Escalabilidad Rápida respuesta a requerimientos del negocio
  8. 8. Equipos Equipo de Gobernabilidad Estrategia (Comité) Equipo Táctico Infraestructura Operaciones Soporte Arquitectura Desarrollo Funcional Usuarios
  9. 9. Equipo de estrategiaRoles y responsabilidades Proveer una visión estratégica y de dirección para las iniciativas a implementar sobre la plataforma. También conocido como Comité de Gobernabilidad. Tiene la responsabilidad de identificar qué objetivos de negocio pueden ser cumplidos con SharePoint. Reuniones periódicas Políticas y su actualización. Evolución del uso de la plataforma y nuevos requerimientos Plan de acción Comunicación de políticas y cambios
  10. 10. Equipo de estrategia¿Cómo constituir este equipo? Balance entre referentes del negocio y líderes de tecnología Roles involucrados Coordinador que posea experiencia en Project Management. Sponsor ejecutivo. Si es un comité central, los propietarios de negocio de SharePoint de todos los departamentos deberían estar representados en este equipo. Ejemplo: Área Usuarios Tecnología Arquitectura Seguridad IT
  11. 11. Equipo TácticoRoles y responsabilidades Brindar soporte a las directivas del equipo de estrategia. Controlar la aplicación de las políticas definidas. Definir y priorizar las soluciones tecnológicas basadas en los objetivos del negocio y las directivas del Comité. Los miembros de este equipo están principalmente focalizados en operaciones, administración y mantenimiento de la plataforma, configuración, soporte, diseño funcional, y desarrollo de funcionalidades.
  12. 12. Equipo Táctico¿Cómo se constituye este equipo? El equipo táctico consiste en 3 sub-equipos Operaciones Desarrollo Soporte
  13. 13. Equipo Táctico - OperacionesFunción, Integrantes y Responsabilidades Provee soporte operacional y mantenimiento sobre la infraestructura del sistema. ¿Quiénes lo integran? Infraestructura, Redes, Administradores de AD, Servidores, Seguridad, Bases de datos, Administrador SharePoint. Responsabilidades Asegurar el cumplimiento del Plan de Gobernabilidad Plan de Disaster recovery Almacenamiento y políticas de cuotas Planes de Monitoreo Planes de Mantenimiento Acuerdos a nivel de servicio Políticas de seguridad Procesos de implementación, políticas y planificación
  14. 14. Equipo Táctico - DesarrolloFunción, Integrantes y Responsabilidades Personalizar, configurar, y usar SharePoint respondiendo a las oportunidades del negocio identificadas por el Comité. ¿Quiénes lo integran? Desarrolladores, Diseñadores, QA. Responsabilidades Requerimientos de cambio, nuevas funcionalidades Desarrollo de soluciones personalizadas Guías de branding Política de uso de SharePoint Designer Políticas de Workflows Estándares de programación (incluyendo OOTB vs. custom) Políticas de ambientes de desarrollo Requerimientos de testing Procesos de implementación, políticas y planificación
  15. 15. Equipo Táctico - SoporteFunción, Integrantes y Responsabilidades Provee soporte de las aplicaciones SharePoint a los usuarios finales. ¿Quiénes lo integran? Propietarios de Sitios, Funcionales, Mesa de Ayuda, Soporte. Responsabilidades Clasificación de sitios Proceso de provisión de sitios Acuerdos de soporte Entrenamiento y planes de comunicación Políticas de sitios personales (fotos) Administración de taxonomías Políticas sociales Estándares de contenido Administración de la Búsqueda
  16. 16. Roles de UsuariosResponsabilidades Propietarios del sitio Conocer y hacer aplicar las políticas de gobernabilidad en sus sitios Direccionar los nuevos requerimientos Administración de usuarios y permisos Administración del contenido del sitio Referente del sitio para los usuarios Usuarios del sitio Conocer y aplicar las políticas de gobernabilidad en los sitios en los que son miembros Utilizar los sitios para los objetivos para los cuales fueron definidos
  17. 17. Gobernabilidad y Tipos de SitiosDiferentes políticas + Portal / + Intranet Sitios Políticas de Departamentales ImpactoGobernabilidad Sitios de Colaboracion Sitios de Proyectos- Sitios Personales -
  18. 18. Políticas Información Construcción Soporte Despliegue Operaciones
  19. 19. Políticas de Información¿Qué definen? Estructura de sitios Asegurar el uso consistente de los sitios en el tiempo. Web Applications, Application Pools, Site Collections / Sub-sites. Administración de Permisos Utilización de los grupos y niveles de permisos Administradores de Sitios, Grupos, Niveles de permisos, herencia de permisos. Auditoría Define que acciones se auditarán Abrir, Editar, Mover, Copiar, Borrar, etc. Reportes. Plantillas para Cuotas Define las plantillas de acuerdo al Tipo de Sitio. Sitios Personales, Proyectos, Colaborativos, etc. Creación de Sitios (auto creación) Describe el proceso de creación de Sitios y Sub-Sitios. Solicitar al administrador, auto-creación.
  20. 20. Políticas de Información¿Qué definen? Administración del ciclo de vida de los sitios Describe el ciclo de vida de los sitios activos y los sitios en desuso Reportes de actividad/uso de los sitios. Servicio de Metadatos Clasificación de contenidos, mantenimiento de taxonomías, navegación, filtros. Cantidad de servicios de metadatos y taxonomías, clasificación por criterios de negocio y niveles de confidencialidad, administración de términos, idioma. Administración de Registros Qué es un registro, administración y tiempo retención. Centro de Registros, Registros In-place, Organizador de contenido
  21. 21. Políticas de Información¿Qué definen? Política de Personalización Soluciones OOB vs Personalización Catálogo de soluciones personalizadas (páginas, plantillas, web parts) Branding Definición de patrones de diseño e implementación Branding de sitios de acuerdo al uso. Edición de Páginas Maestras, CSS y Page layouts. Features. Uso de Temas. Plantillas de Sitios Define las reglas para el uso de Plantillas (OOB vs Personalizadas) Elección de plantillas, características a activar en los sitios, Despliegue de personalizaciones. Soluciones Sandboxed Uso y ambiente en el cual se implementarán. Disponibilidad en ambientes de Desarrollo. Administración.
  22. 22. Construcción, Soporte y Despliegue¿Qué definen? Flujos de Trabajo Escenarios de uso, reglas, herramientas de desarrollo. OOB, SharePoint Designer, Visual Studio, otras herramientas. Ambiente de Desarrollo Características del ambiente de Desarrollo (soft, hard) Desarrollo local, Desarrollo en servidor compartido, VMs. Proceso de Desarrollo Ciclo de vida del desarrollo Desarrollo, despliegue de la solución, seguimiento y corrección de errores, pasaje entre ambientes. Versionado y control de código fuente Definición de estrategia y herramientas Repositorio centralizado de código fuente y sus artefactos. Features Define como se implementarán las funcionalidades Implementar como Features. Empaquetar como Soluciones. Utilizar feature stapling. Nivel de activación.
  23. 23. Construcción, Soporte y Despliegue¿Qué definen? Uso de SharePoint Designer Ambientes y roles que lo utilizarán Sólo disponible en Desarrollo. Migración de Soluciones a Visual Studio. Nivel de Permisos de Diseñador. Responsables de Ambientes y pasajes entre Ambientes Quién es el encargado de cada ambiente Responsable del ambiente. Nivel de actualización. Implementación de soluciones mediante scripts. Prueba en Desarrollo y Testing. Pruebas de soluciones personalizadas Cómo se probarán Pruebas con diferentes perfiles de usuarios. Ejecución con mínimos privilegios. Registro (Log) Filtro de eventos, retención de logs Sólo eventos de prioridad alta. Almacenar los últimos 10 días. Los componentes personalizados deben registrar sus eventos.
  24. 24. Políticas de Operaciones¿Qué definen? Administración de Logs Responsables. Disponibilidad, crecimiento, retención. Logs de respaldos, IIS, transacciones SQL, SMTP, etc. Monitoreo Responsables. Objetos a monitorear. Estrategia. Listas y archivos de gran tamaño. Sitios huérfanos. Límites de tamaño de Sitios y Bases de contenido Responsables. Estrategia. Monitorear y direccionar la creación de colecciones de sitios en las distintas bases de contenido. Backup y Restore Responsables. Estrategia. Componentes. Herramientas. Respaldos completos de la granja semanales e incrementales diarios. Powershell.
  25. 25. El día después¿Podemos realizar las siguientes afirmaciones? Se revisan y actualizan las políticas proactivamente basados en datos de uso y necesidades de negocio. Los usuarios de negocio tienen asegurada la protección de los datos, y el modelo de seguridad es conocido y se cumple. Los acuerdos de Nivel de Servicios se encuentran definidos, el rendimiento de la plataforma es aceptable y cualquier código personalizado está probado. Los sitios se crean utilizando plantillas de sitios. El crecimiento de la granja de servidores (almacenamiento y servidores) es predecible.
  26. 26. EntrenamientoNecesidad La Gobernabilidad no funciona sin la adopción del usuario y su conformidad. Entrenar a los usuarios en la utilización de SharePoint de acuerdo a las políticas de Gobernabilidad. Es crítico explicar a los usuarios por qué esos estándares y prácticas son importantes.
  27. 27. ResumenPasos para lograr una Gobernabilidad efectiva 1. Entender la necesidad de la Gobernabilidad 2. Armar los Equipos y definir responsabilidades 3. Entender cómo Es/Debería ser utilizado SharePoint 4. Definir las Políticas 5. Construir una guía práctica de implementación 6. Implementar y controlar el cumplimiento de las políticas 7. Iterar entre los pasos 2 y 6.
  28. 28. Preguntas
  29. 29. Contacto @arielgsobrinoComunidad SharePoint de Argentina
  30. 30. Muchas gracias!!!
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