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Auditoria
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  • 1. Unidad 4 Marco Legal y Administrativo Tema 3Procesos de Auditorías y Rendición de Cuentas
  • 2. Definición de Auditoria• El origen etimológico de la palabra es el verbo latino "Audire", que significa "oír".• Examen metódico e independiente de procedimientos y prácticas• Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente para cumplir con los objetivos• Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluarla objetivamente para determinar la extensión en la cual se cumplen los criterios prescritos.
  • 3. Principios de auditoria• Conducta ética – Confianza, integridad, confidencialidad y discreción• Presentación ecuánime – Los informes, hallazgos y conclusiones, deben reflejar con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa los obstáculos significativos encontrados y opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.• Debido cuidado profesional – Los auditores proceden con el debido cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea desempeñada y la confianza depositada por las partes interesadas
  • 4. Principios de auditoria• Independencia – Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses.• Enfoque basado en la evidencia – La evidencia es verificable. Se basa en un muestreo de la información disponible. El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoria.
  • 5. Tipos de Auditoria• Interna• Externa• Financiera• Administrativa• Operativa• Ambiental• Sistemas• ………
  • 6. Clasificación de las auditorias Según su alcance o ámbito de aplicación  Auditorías de productos: después de la inspección final, una pequeña muestra de productos se somete a una nueva evaluación, muy minuciosa, para verificar la eficacia del propio proceso de inspección.  Auditoría de proceso: se examinan las entradas y salidas de una operación o proceso y se comparan con los requisitos y especificaciones aplicables.  Auditorías de sistema: se evalúa si los elementos del sistema están desarrollados, documentados e implantados de manera eficaz de acuerdo con los requisitos especificados.
  • 7. Clasificación de las auditorias Según quien la realiza  Auditoria Interna de primera parte.  Auditoria Externa de segunda parte  Auditoria Externa de tercera parte
  • 8. Clasificación de las auditorias Según quien la realiza Auditoria Interna (1a Parte) PROVEEDORAuditoria Externa(2a Parte) INSTITUCION ORGANISMO EXTERNO CLIENTE Auditoria Externa Auditoria Externa (2a Parte) (3a Parte)
  • 9. Diferencia entre Auditoria Interna y Externa • En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil. • En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. • La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.
  • 10. Fases del proceso de auditoria Planificación de la auditoria Ejecución de la auditoria Preparación del informe de auditoria Seguimiento de los resultados de la auditoria
  • 11. Planificación o preparación de la auditoria  Se deben realizar auditorias internas planificadas, para comprobar si el sistema de gestión de riesgos de desastres es conforme con lo planificado y cumple con las normas establecidas.  La programación de auditorias debe tomar en cuenta el estado y la importancia de las areas y procesos a auditar, además de los resultados de auditorias anteriores. Han de definirse criterios de auditoria, asi como su alcance, frecuencia y metodologia.
  • 12. Planificación o preparación de la auditoria…  Es necesario un procedimiento documentado que defina las responsabilidades y requisitos para planificar y realizar las auditorias, establecer los registros e informar de los resultados.  Todo el tiempo invertido en la fase de preparacion, permitirá al auditor conducir mas efectivamente el proceso. Esto permite ahorrar tiempo al equipo auditor y a los auditados. Llegar preparado a la fase siguiente de ejecucion evitará las divagaciones y la falta de ubicación.
  • 13. Planificación o preparación de la auditoria… Actividades de la preparación  Definición del objetivo y alcance.  Selección del equipo auditor  Identificación de las normas y documentos aplicables  Comprender el proceso a auditar  Enviar la convocatoria al auditado  Preparar listas de verificación  Trazar un plan de recolección de evidencias.
  • 14. Planificación de la auditoria…  Objetivos  Determinación del grado de conformidad del sistema con los criterios de la auditoría.  Evaluación de la capacidad del sistema para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales.  Evaluar la eficacia del sistema para lograr los objetivos especificados.  Identificar áreas potenciales de mejora  Alcance  Definir con precisión el ámbito de la auditoría, identificando fronteras, temas, grupos y actividades.
  • 15. Planificación de la auditoria…  Selección del equipo auditor  El éxito de la auditoría depende en gran medida de una acertada selección del equipo auditor  Para seleccionar los miembros de este equipo, deben considerarse dos factores: independencia del área auditada y la cualificación para realizar auditorías.  Identificación de criterios  Una actividad no puede auditarse si no existen previamente normas o criterios de referencia con los que se pueda confrontar o comparar. Ejm. Normas nacionales, internacionales o del sector; manuales; procedimientos; planos; etc.
  • 16. Planificación de la auditoria…  Comprender el proceso  Una vez recopilada la información sobre normas y documentos aplicables, la siguiente actividad es llegar a entender suficiemente el proceso a auditar.  Es conveniente utilizar un diagrama de flujo del proceso.  Puede considerarse que se comprende el proceso cuando se conoce la respuesta a las preguntas:  Cuál es la tarea?  Quién realiza la tarea?  Cómo se realiza la tarea?  Por qué se realiza la tarea?  Dónde se realiza la tarea?  Cuándo se realiza la tarea?
  • 17. Planificación de la auditoria…  Cuando se ha recopilado toda la información, se puede redactar un plan de auditoría que contendrá algunos de los siguientes elementos:  Número y título de la auditoría  Objetivo y alcance de la auditoría  Localidades a ser auditados  Unidades organizacionales  Procesos a ser auditados  Fecha y duración de la auditoría  Auditado  Auditores que participan en el proceso  Normas y documentos de referencia
  • 18. Planificación de la auditoria…  Listas de verificación  Documento en el cual se registra la información que se considera relevante verificar durante la revisión de los criterios vs la evidencia  Reglas útiles para construir lista de verificación  Cada punto a verificar debe referirse a un único tema  Debe preverse un espacio para anotar comentarios o evidencias  Preguntas cerradas (si/no; satisfactorio/no satisfactorio)  Cada pregunta debe hacer referencia a la claúsula del criterio vinculado
  • 19. Ejecución de la auditoria Se realiza en el area o areas relacionadas al alcance de la auditoria. En esta fase la tarea fundamental es la recoleccion de datos. 1. Reunión inicial o de apertura 2. Examen del sistema 3. Revisión de hallazgos 4. Reunión de cierre
  • 20. Ejecución de la auditoria… Fuentes de Recopilación y Información selección de información Información Verificación Evidencia de Auditoría Comparación con el criterio de auditoría Hallazgos de la Auditoría Revisión Conclusiones de la Auditoría
  • 21. Ejecución de la auditoria…Conceptos que el auditor debe manejar correctamente Criterio de auditoría  Conjunto de políticas procedimientos o requisitos Evidencia objetiva  Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables Hallazgos de auditoría  Resultado de evaluar la evidencia frente a los criterios No conformidad  Falta de cumplimiento de los requisitos
  • 22. Técnicas de auditoría Seguimiento de flujo  Utilizada para recoger evidencias objetivas. Suele usarse para seguir un proceso hacia adelante o hacia atrás.  Situarse al principio, final o mitad de un proceso.  Elegir una acción determinada del proceso.  Recoger toda la información posible sobre las 6 “M”: método, material, máquina, mano de obra, mediciones y medio ambiente.  Continuar con el paso siguiente hacia atrás o hacia adelante
  • 23. Técnicas de auditoría… Las entrevistas son frecuentes en el proceso de auditoría.  En la revisión se entrevistará personal de distintos niveles y funciones  Tratar de realizarlas en horas y lugares de trabajo normal  Explicar el propósito y razón para tomar notas.  Hacerle un resumen del resultado al auditado  Felicitar donde aplique  Agradecer al auditado por su colaboración
  • 24. Conducción de la auditoría El control de la auditoría la debe llevar el auditor.  NO desviarse del objetivo  NO ser guiado o mal dirigido  NO titubear  NO permita que el auditado marque el paso de la auditoría  NO asumir o presumir  Ser puntual  Hable sólo lo necesario  Sea cortés y mantenga la calma
  • 25. Revisión de hallazgos Al revisar los hallazgos nos podríamos encontrar frente a un incumplimiento, que podrían ser declarados como:  Observación  No conformidad Declarar un hallazgo como observación o no conformidad depende de que tan crítico sea el riesgo para la operación
  • 26. Revisión de hallazgos…Cuando se redacte un hallazgo se debe incluir:  Visión general del hallazgo  Descripción de la no conformidad  Ejemplo de evidencia de auditoría  Resumen del requisito que es incumplido  Solicitud de acción correctiva (generalmente en un formato llamado SAC)
  • 27. Informe de la auditoria El contenido general de un informe incluye:  Alcance y objetivo  Itinerario de la auditoria  Identificación de la documentación de referencia  Referencia a listas de verificación  Integrantes del equipo auditor  Personal contactado  Resumen de hallazgos/identificar las no conformidades  Criterios de la auditoria  Resumen del proceso de auditoria
  • 28. Seguimiento de la auditoria Una vez recibido el informe final, el auditado debe iniciar el proceso de adecuacion de su proceso. Los datos que el auditor busca para valorar la adecuacion son:  La identificación de la causa del problema  Planes concretos para resolver las deficiencias  Planes concretos para eliminar las causas de las deficiencias  Compromisos con responsables y plazos
  • 29. Seguimiento de la auditoria… Durante el proceso de seguimiento, el auditor debe aplicar una revisión de la forma en que fueron atendidas las situaciones señaladas durante la auditoría, para ello deberá:  Revisar la documentación  Visitar el área auditada  Auditar la evidencia de la implementación  Verificar la efectividad de la acción correctiva  Registrar los detalles  Firmar la SAC
  • 30. Taller Grupal Confeccionar un Plan de Auditoría, para el PLAN DE EMERGENCIA A LOS DESASTRES DE LA CIUDAD COLONIAL, específicamente para las responsabilidades sectoriales de:  Comité de Emergencia de la Ciudad Colonial  Coordinadora de Juntas de Vecinos  Juntas de Vecinos  Director del Hospital Padre Billini Formar equipos de cuatro personas Utilizar el formulario provisto
  • 31. Plan de AuditoríaDirección Fecha:Auditor líder:Equipo auditorObjetivo:Alcance:Día Hora Auditor Area/Depto./Proceso/Función Contacto
  • 32. Bibliografía SGS –Formación de auditores internos Norma ISO 9000:2005 Editorial Océano. Enciclopedia de la Auditoria. Normas de auditoría gubernamental para la República de Panamá Guías Técnicas para situaciones de desastres. OPS Los Desastres Naturales y la protección de la salud. OPS ADMD - Asociación Dominicana de Mitigación de Desastres  FORMULACION DE UN PLAN DE EMERGENCIA  Preparado por: Antonio Cocco Quezada  ACQ y Asociados, Meteorólogos Privados y Consultores  http://www.desastre.org/home/data/pdf/risk/esp/PlanContingZonaColonialIngCocco.pdf