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Dématérialiser les processus internes de la collectivités (2010)
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Dématérialiser les processus internes de la collectivités (2010)

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Une fiche pour définir les processus à dématérialiser et mettre en œuvre cette dématérialisation.

Une fiche pour définir les processus à dématérialiser et mettre en œuvre cette dématérialisation.

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  • 1. Dématérialiser les processus internes Fiche synthèsede la collectivité SDéfinir les processus à dématérialiser S Définir la dématérialisation S Retrouvez dans le CD-Rom, les définitions des principales notions liées à la dématérialisation : s ACTES (Aide au contrôle de légalité dématérialisé), s administration électronique, s archivage électronique, s dématérialisation, s Hélios, s signature électronique. S Connaître les différents processus S Le déploiement de programmes de dématérialisation par les collectivités territoriales reposait jusqu’à récemment sur le volontariat. Depuis le 1er janvier 2010, cette situation a changé. S Méthode à mettre en place S Définir une équipe projet En premier lieu, toute collectivité doit organiser un groupe projet dédié à l’action à mettre en œuvre. Ce groupe sera présidé par le Maire, un Adjoint ou un Vice-président. Dans tous les cas, une personne décisionnaire capable de valider chaque étape et d’engager politiquement et financièrement la collectivité. Toutefois, il sera nécessaire de rendre compte aux organes décisionnaires de la collectivité (Conseil communautaire, Conseil municipal, Conseil d’administration) à chaque étape clé du projet. Réaliser un état des lieux Cette étape déterminante va permettre au Chef de projet de déterminer la position de la collectivité à un moment “0” par rapport au projet lui-même. Il faudra : s recenser les procédures existantes dans la collectivité compatibles avec la dématérialisation, s faire un benchmark, s identifier les différents facteurs impactés par le projet. Mettre en place un plan d’action La mise en place d’un plan d’action va passer par : s la définition des objectifs et le plan d’actions, s la tenue d’une réunion de lancement, s la planification de réunions d’étape, s une animation générale du projet, s la réunion de clôture du projet (ou recette du projet). Évaluer et adapter La conduite d’un projet exige de régulièrement évaluer et adapter les actions en cours. Il est indispensable de constituer des équipes projets et d’organiser des réunions de travail régulières pour dresser un bilan des actions réalisées et à venir. Pour préparer ces réunions, il est nécessaire de concevoir des outils d’évaluation des actions en cours de réalisation, mais aussi des outils destinés à évaluer l’impact des actions du projet terminées et/ou ayant déjà été mises en œuvre. À l’instar des cabinets de conseil ou de tout autre prestataire de service, il est recommandé de mettre en œuvre un plan qualité qui sera destiné à tracer les actions réalisées.
  • 2. Dématérialiser les processus internes Fiche synthèsede la collectivité SMettre en œuvre S Actes S Les pré-requis techniques s La ligne Internet : indispensable pour transmettre par voie électronique un fichier informatique contenant un ou des actes vers les serveurs informatiques de la Préfecture. s La signature électronique : cette étape du processus de dématérialisation est fondamentale pour la collectivité. s La plateforme de dématérialisation : il s’agit d’un site Internet vers lequel la collectivité signataire de la convention avec sa Préfecture (et le service du contrôle de la légalité pour le programme ACTES) envoie les actes qu’il transmet de façon électronique à la Préfecture. Les pré-requis organisationnels s Le workflow : décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs dun processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. s La convention signée avec la Préfecture : détaille les modalités techniques et organisationnelles, la nature des actes (suivant une nomenclature décidée par votre Préfet) qui seront en vigueur entre votre collectivité et la Préfecture dans le cadre de votre adhésion au programme ACTES. L’état de l’offre Les collectivités ont ainsi le choix entre : s construire elles-mêmes leur dispositif de télétransmission pour se connecter à l’application ACTES ; s recourir à un tiers de télétransmission qui assure la transmission de leurs actes vers l’application du Ministère et peut, à leur demande, fournir des prestations complémentaires (aide à la constitution des fichiers, signature électronique, stockage …). S Hélios S Les pré-requis techniques s La ligne Internet : permettra de transmettre par voie électronique, un fichier informatique contenant un ou des titres de mandats ou de recettes ainsi que les pièces justificatives vers les serveurs informatiques de Trésorerie Générale. s La signature électronique : cette étape du processus de dématérialisation est fondamentale pour la collectivité. s La plateforme de dématérialisation : il s’agit d’un site Internet vers lequel la collectivité signataire de la convention avec sa Trésorerie Générale (TG) envoie les titres et les pièces justificatives qu’il transmet de façon électronique à la TG. Les pré-requis organisationnels s Le workflow : décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs dun processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. s La convention signée avec la Trésorerie Générale : détaille les modalités techniques et organisationnelles, la nature des documents et services qui seront en vigueur entre la collectivité et la Trésorerie Générale dans le cadre de l’adhésion au programme Hélios. 2
  • 3. Dématérialiser les processus internes Fiche synthèsede la collectivité L’état de l’offre Dans ce contexte de modernisation, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a mis en place le Portail DGFiP (https://portail.dgfip.finances.gouv.fr) permettant de simplifier l’accès et la transmission d’information. Ce portail est particulièrement simple d’accès et sécurisé. 2 fonctionalités principales : s l’Extranet Hélios permet de consulter l’état des paiements, du recouvrement et de sa trésorerie en temps réel ; s la passerelle de transmission offre la faculté de transmettre et recevoir gratuitement les fichiers comptables en relation avec l’application Hélios. Cette modalité de transmission est une alternative à l’utilisation d’un tiers de transmission. Les collectivités choisissent librement parmi ces 2 possibilités la modalité de transmission de leur choix. S Dématérialiser les marchés publics S Dès lors qu’une collectivité effectue un achat, elle doit respecter une législation relative à l’organisation de la procédure d’achat public. Cette législation est codifiée dans le Code des Marchés Publics (CMP). Ce code évolue régulièrement en tenant compte de l’évolution des besoins des collectivités, des administrations d’État ou tout autre organisme qui y est affilié. Les évolutions technologiques l’impactent également. Le code des marchés publics L’arrêté du 14 décembre 2009 énumère les règles pour la publication par voie électronique des documents de consultation et l’envoi des candidatures et des offres. Par ailleurs cet arrêté précise les conditions dans lesquelles les acheteurs publics doivent assurer la sécurité de ces envois dématérialisés. Une note de la Direction des affaires juridiques du Minefi du 15 janvier 2009 précise 4 mesures applicables dés le 1er janvier 2010 pour les achats de plus de 90 000 euros HT. La Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des pièces de passation des marchés publics des collectivités et établissements publics locaux (Version n° 2008-3 du 26 juin 2008) établit notamment la liste des pièces justificatives des marchés publics. Les pré-requis techniques s La ligne Internet : pour transmettre et recevoir par voie électronique un fichier informatique contenant des annonces, des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) pouvant contenir plusieurs pièces parfois volumineuses (CCAP, BP, CCTP avec annexes techniques type schéma d’arborescence, référentiels, etc.) ou les réponses des acteurs économiques soumissionnaires, une connexion Internet à haut débit est requise. s La signature électronique : cette étape du processus de dématérialisation est fondamentale pour la collectivité. s La plateforme de dématérialisation ou profil acheteur : il s’agit d’un site, communément appelé “plateforme”, qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition, via Internet, des acheteurs et des opérateurs économiques. Les pré-requis organisationnels s Le workflow : décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs dun processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. s Les possibilités de la trésorerie et de la préfecture : les cas d’application de procédures dématérialisées pour la commande publique sont précisément définis. Il est prudent d’associer la Préfecture et la Trésorerie de son territoire à un projet de dématérialisation. En effet, outre le cas restrictif de publicité et d’envoi du DCE à l’acteur économique, dès lors qu’une collectivité fait le choix de dématérialiser la réponse des candidats et la notification du marché, les pièces constitutives du marché concerné seront numériques et certainement signées électroniquement. 3
  • 4. Dématérialiser les processus internes Fiche synthèsede la collectivité L’état de l’offre 2 éléments sont à prendre en considération : s la seule obligation aujourd’hui pour la personne publique réside dans la publicité des marchés publics : elle doit être à minima électronique ; s un grand nombre de collectivités se sont dotées de plateforme d’annonces de marchés publics à savoir des rubriques d’un site Internet dans lesquelles est publiée une liste d’annonces de marchés avec possibilité éventuellement de télécharger le DCE : c’est la “salle des marchés.” Toutefois, il existe un site référence www.boamp.fr : le bulletin officiel d’annonce des marchés publics, organe du journal officiel dédié aux marchés publics. S Gestion Electronique de Documents (GED) S S et Système d’Archivage Electronique (SAE) S Le stockage et la conservation des données des collectivités revêtent une importance stratégique. En effet, au-delà de la valorisation du patrimoine culturel, il est impératif de tracer l’activité des acteurs publics. Le stockage et la conservation de manière pérenne et intégrale des documents, à valeur légale ou non, émis par les collectivités impactent les agents chargés de la production et de l’utilisation des dits documents. La gestion électronique de documents (GED) et les systèmes d’archivage électronique recouvrent des réalités et des objectifs différents mais néanmoins complémentaires. L’archivage électronique Une norme (ISO 15489 2001) le définit comme “le champ de l’organisation et de la gestion d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liée à la forme des documents”. Le document numérique est constitué de deux éléments dissociables (à l’inverse du papier) : s un contenu, s un support qui permet de transmettre et de stocker le contenu. Depuis que l’élément de preuve à préserver est numérique, il faut : s assurer son authenticité par un moyen approprié et notamment la signature électronique, s préserver l’intégrité pendant la durée de conservation requise, s prendre en charge le document dés son existence en tant que record. La GED La GED peut être défini comme “un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein dune organisation. Il met principalement en oeuvre des systèmes dacquisition, de classement, de stockage, darchivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). Elle participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et déchanges dinformations. Cest un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document.” (Source : Wikipédia) Pour bien comprendre la différence avec un système d’archivage électronique, un tableau comparatif vous détaille dans le CD-Rom les différences d’usages et de fonctionnalités. À quoi servent les nouvelles technologies si vous nen profitez pas.