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  • 1.  
  • 2. Créer un site internet pour une collectivité locale Les clés de la réussite pour les agences web
  • 3. ARDESI Midi-Pyrénées
    • ARDESI, Agence Régionale pour le Développement de la Société de l’Information en Midi-Pyrénées est une association créée à l’initiative de la Région. Sa mission est d’impulser le lancements de projets visant à la diffusion des usages des Technologies de l’Information et de la Communication auprès des collectivités locales, des institutions, et des filières de professionnels du territoire régional.
    • Nos missions sont les suivantes :
    • observer le développement de la Société de l’Information,
    • sensibiliser les acteurs régionaux aux usages et services des technologies de l’information et de la communication,
    • accompagner les porteurs de projets dans leurs démarches.
  • 4. Le marché des collectivités locales en Midi-Pyrénées
  • 5. Un marché qui reste important Sur 3020 communes en Midi-Pyrénées, 479 (soit 15,8% ) possèdent un site municipal officiel. 6,6% 13% 15% 15,8% 198 393 446 479 Région Midi-Pyrénées - 3020 7,2% 54,3% 68,2% 68,2% 14 106 133 133 Tarn-et-Garonne – 195 8% 12% 13,8% 13,8% 26 39 45 45 Tarn – 324 4% 4,8% 5% 5% 19 23 24 24 Hautes-Pyrénées – 474 5,9% 13,2% 13,2% 13,2% 20 45 45 45 Lot – 340 4,3% 5,6% 5,6% 5,6% 20 26 26 24 Gers – 463 8,5% 15,4% 17,6% 17,6% 50 91 104 104 Haute-Garonne – 588 4,9% 8,5% 9,8% 9,8% 15 26 30 30 Aveyron – 304 10,2% 11,1% 11,7% 11,7% 34 37 39 39 Ariège – 332 Mars 2002 Mars 2005 Avril 2006 Juillet 2007 Mars 2002 Mars 2005 Avril 2006 Juillet 2007 Pourcentage Nombre de sites Départements et nombre de communes 32 1,1% 90,6% 96,8% 87,5% + de 10 000 habitants 40 2,4% 76,4% 70% 77,5% + de 5 000 habitants 90 10,1% 33,8% 65,8% 71,1% + de 2 500 habitants 2 858 94,8% 10,1% 11,5% 12,4% - de 2 500 habitants 2005 2006 2007 Poids des communes en Midi-Pyrénées Poids des communes en Midi-Pyrénées (en %) Ayant un site (%) Taille de la commune
  • 6. Le Marché des intercommunalités… 39% 81 Région Midi-Pyrénées (207) 28,5% 4 Tarn-et-Garonne - 14 40,7% 11 Tarn – 27 24,2% 8 Hautes-Pyrénées – 33 41,6% 10 Lot – 24 52% 13 Gers – 25 51,7% 15 Haute-Garonne – 29 35% 12 Aveyron – 34 38% 8 Ariège - 21 Pourcentage Nombre de sites Départements et nombre d’intercommunalités
  • 7. Collectivité locale, un client pas comme les autres !
  • 8.
      • Un interlocuteur technique… rarement décisionnaire !
      • Dans le meilleur des cas, un interlocuteur élu, pas forcément force de décision
      • Une éventuelle « Commission Internet » ou « Communication »
      • Mais avant tout, un Maire, un Président, et un DGS… que vous ne contacterez pas forcément !
    Un processus de décision spécifique
  • 9.
      • Ce cheminement complexe se reproduit :
      • Lors de l’écriture du cahier des charges
      • Lors de la consultation
      • Lors du choix du prestataire
      • Lors de la validation des spécifications du site
      • Lors de la validation des contenus
      • Lors de la recette du site
    Un processus de décision spécifique
  • 10.
      • Dans la mesure du possible, il s’agit donc
      • de pouvoir se reposer au sein de la collectivité : sur un binôme technicien/élu, si possible décisionnaire
      • d’avoir au minimum un contact avec les instances réellement décisionnaires de la collectivité pour s’assurer de la correspondance de volontés techniques et politiques
      • de réussir à impliquer l’ensemble des contributeurs décisionnaires lors de la construction du site
    Un processus de décision spécifique
  • 11.
      • A défaut, vous risquez :
      • de ne pas satisfaire la sphère politique
      • de ne pas satisfaire la sphère technique
      • de ne pas satisfaire les clients de la collectivité
    Un processus de décision spécifique
  • 12.
      • Quelle valeur ajoutée doit apporter le site de la collectivité ? Quels sont les objectifs principaux ?
      • Information et communication : il s’agit de présenter la commune et ses activités, et d’informer les citoyens
      • Qualité du service public : améliorer l’efficacité des services administratifs et l’accès des usagers aux services publics
      • Attractivité et compétitivité : promouvoir la commune en utilisant les possibilités d’internet
    Métiers et objectifs de la collectivité
  • 13.
    • Ils sont de plusieurs ordres, et cohabitent sans forcément être hiérarchisés :
      • Politiques : exercer les compétences de la collectivité, appliquer le programme « politique » du Maire, améliorer le fonctionnement démocratique
      • Economiques : attirer entreprises et investisseurs
      • Commerciaux : offrir une vitrine à l’économie locale
      • Touristiques et culturels : promouvoir le patrimoine et l’offre touristique locale
      • Sociaux : espace d’échanges, espaces réservés aux associations locales et aux usagers, favoriser l’accessibilité à internet
    Métiers et objectifs de la collectivité
  • 14.
      • De nombreux métiers :
      • Services techniques : urbanisme, entretien, …
      • Services sociaux
      • Etat civil
      • Communication
      • Ressources humaines
      • Développement économique
      • Aménagement du territoire
      • Transports
      • Ramassage des ordures
      • Gestion de la petite enfance, des écoles
      • Administration communale et relais de l’Administration centrale
    Métiers et objectifs de la collectivité
  • 15.
      • Les administrés de la commune, avec d’éventuels sous-groupes (les nouveaux arrivants, les personnes en difficulté sociale, les seniors, les parents, …)
      • Les entreprises et investisseurs (ceux déjà présents sur le territoire, ceux que la collectivité veut attirer)
      • Les touristes
      • Le tissu associatif sur le territoire de la collectivité
      • Les autres administrations (communes voisines, intercommunalités, Conseil Général, Conseil Régional, administrations déconcentrées de l’Etat)
      • Le personnel de la collectivité
      • Les élus de la collectivité
    Qui sont les « clients » de la collectivité
  • 16.
    • Au niveau de l’appréhension de l’outil, de ses possibilités, des objectifs, des attentes des clients, des principaux services, de ses missions :
      • entre les techniciens eux-mêmes
      • entre les élus eux-mêmes
      • entre les techniciens et les élus
      • entre la collectivité et ses « clients »
      • entre le prestataire, les élus et les techniciens
      • Le prestataire doit inévitablement, pour réussir sa mission,
      • jouer un rôle de conciliateur et d’aiguillon, ce qui nécessite
      • une bonne connaissance du fonctionnement et des métiers
      • de la collectivité.
    Un possible problème de décalage
  • 17. Répondre à ses besoins, ses attentes, exprimés… ou non !
  • 18.
    • De façon assez intuitive, les techniciens comme les élus vont se déterminer rapidement sur un premier bloc d’éléments incontournables, qu’il faudra largement expliciter/dimensionner pour certains d’entre eux.
      • la communication « positive » : sur l’action des élus en place, le territoire (économie, tourisme, services, …)
      • le fonctionnement de l’institution : trombinoscope, organigramme, délibérations, transparence budgétaire
      • l’agenda de la vie locale
      • l’e-administration ??
      • l’intranet/extranet ???
    Les attentes exprimées 1 er bloc prioritaire : la communication
  • 19.
    • Sur un second bloc, on va penser davantage aux internautes, et à leurs besoins. Là aussi, avec une acuité différente selon le sujet abordé.
      • l’annuaire des commerçants, des associations, …
      • rendre la collectivité accessible 24h/24
      • une cartographie
      • une lettre d’information
      • des téléprocédures ??
      • la dématérialisation ???
    Les attentes exprimées 2 ème bloc : des outils
  • 20.
    • Il existe souvent une différence d’appréhension entre les outils souhaités, leurs fonctionnalités, leur maintenance ou mise à jour, leur coût, pouvant provenir d’une acculturation défectueuse, ou de malentendus.
      • « Je veux du libre »
      • « Le prestataire doit habiter à proximité pour pouvoir intervenir rapidement en cas de problème»
      • « Mon neveu peut le faire pour 1000 € »
      • « Il faut pouvoir inscrire son enfant au foot et à la cantine, les services seront joignables 24h/24 »
      • Investissement vs. fonctionnement
      • « Vous êtes vraiment arrêtés sur une BDD MySQL comme spécifié dans le cahier des charges ? »
      • « Je ne sais pas, pourquoi ? »
    Les attentes exprimées Savoir décrypter
  • 21.
    • Selon la collectivité, sa taille, ses compétences internes, on peut se heurter à une méconnaissance qui nécessite un travail d’orientation :
      • Libre ou pas ?
      • Participation en ligne des citoyens (forums, blogs) ?
      • Cartographie interactive, statique ?
      • Validation a priori, a posteriori ?
      • un mail par élu, par service, personnel, communiqué ?
    Les attentes exprimées Savoir orienter
  • 22.
    • Votre connaissance du métier des collectivités, de l’évolution de l’e-administration et des outils informatiques et innovations sur le web doivent vous permettre d’être une force de proposition :
      • Avez-vous pensé à l’audit de votre parc informatique ?
      • Avez-vous sondé vos administrés sur leur équipement, leurs attentes ?
      • Envisagez-vous d’implémenter service-public local ?
      • Evaluation et perspectives d’évolution
      • La formation de vos employés, l’équipement de vos services, l’initiation des élus locaux
      • Qui alimente le site, comment, quel circuit de validation
      • Où et comment communiquer sur votre site
    Les attentes/besoins non exprimés Savoir proposer
  • 23.
    • Pour aboutir à une prestation de qualité, sur le fond comme sur la forme, vous pourrez être amené à vous opposer frontalement à votre client.
      • Mission d’intérêt général et de service public, pas un site d’agence de comm’ : ergonomie, facilité
      • C’est un site pour rendre service aux administrés vs. pour présenter la collectivité
      • Penser les changements organisationnels
      • Un projet à trois ans maximum
      • Prendre le temps de la réflexion
    Les attentes/besoins non exprimés Savoir convaincre
  • 24.
      • Je veux communiquer sur mon action
      • Je veux que l’administration et les élus passent au 0 papier
      • Je veux permettre à mes administrés d’accéder à l’ensemble de nos services en ligne
      • Je veux commercialiser ma zone d’activité
      • Je veux créer du débat participatif, faire de la démocratie participative
      • Je veux que les administrés puissent contacter par voie électronique les services, les élus
    Les attentes/besoins de la cible « élus »
  • 25.
      • faciliter l’accès des administrés aux informations, aux procédures
      • l’état civil en ligne
      • la concertation sur le PLU en ligne
      • le cadastre en ligne
      • valoriser l’économie, le patrimoine local
      • améliorer l’accueil du public
      • faciliter les échanges au sein de la collectivité (intranet, calendrier partagé, …)
    Les attentes/besoins de la cible « techniciens »
  • 26.
      • les actes administratifs en général
      • l’inscription aux services communaux (cantine, activités)
      • l’actualité du territoire (agenda des manifestations)
      • l’information sur les actes du conseil municipal
      • une cartographie interactive du territoire
      • les horaires de bus, la météo
      • éviter l’attente téléphonique, ne plus se déplacer, rendre la collectivité accessible 24h/24
      • communiquer par voie électronique avec les élus, les techniciens
    Les attentes/besoins de la cible « administrés »
  • 27.
      • Disposer d’un annuaire sur le site communal
      • Disposer de pages spécifiques de présentation de l’activité
      • Pouvoir transmettre/saisir l’actualité pour qu’elle soit intégrée à l’agenda communal
      • Disposer de pages sur lesquelles on aura la main pour saisir nos propres informations
      • Disposer d’un espace d’échanges avec les adhérents, les habitants
    Les attentes/besoins de la cible « associations, commerçants »
  • 28.
      • Etre visible, valorisé sur le site communal
      • Connaître les possibilités d’installation, les infrastructures mises à disposition
      • Echanger avec les services communaux par voie électronique
    Les attentes/besoins de la cible « entreprises, investisseurs »
  • 29.
    • Le législateur impose aux collectivités, dans leur communications électroniques ou non, des contraintes qu’il vous faut maîtriser pour les guider.
      • Déclarations à la CNIL, mentions légales
      • Accessibilité numérique des sites internet publics
      • Dématérialisation des marchés publics
      • Interopérabilité des échanges entre administrations : télétransmission des actes administratifs, …
      • Obligations liées au contact par courriel
      • Conservation/archivage des données et échanges
      • La parole à l’opposition
    Les contraintes législatives
  • 30. Principaux éléments de notre observation annuelle
  • 31.
      • Un baromètre quantitatif et qualitatif pour notre Diagnostic annuel
      • Des fiches individuelles remises aux collectivités pour pointer leurs marges de progression à court et moyen termes
      • Un benchmark des bonnes pratiques, et implicitement, un renvoi par les prestataires ayant réalisé ces sites
      • Basé sur des grilles de critères et une typologie partagées au niveau national avec d’autres agences et Régions.
    Le contexte de notre observation
  • 32. Un « classement » par typologie : WPC
  • 33. Un « classement » par typologie : WPI
    • Type 4  : contenu riche et bien structuré, plusieurs cibles visés, services proposés, formulaires et téléchargement de documents, actualités bien mises à jour, lettre d’information et/ou système de réservation ou de paiement en ligne…
    • Type 3 :  contenu riche et bien structuré avec des services tels que formulaires et téléchargement de documents, actualités bien mises à jour, présence d’un ou plusieurs annuaires.
    • Type 1 et 2  : les actualités n’existent quasiment pas ou ne sont pas mises à jour. Contenu peu dense et peu de fonctionnalités proposés :
      • type 1  : orientation éditoriale centrée sur l’intercommunalité : site vitrine de l’intercommunalité, approche auto-centrée, les communes ne sont pas présentes
      • type 2  : orientation éditoriale tournée vers les communes, en plus de traiter de l’intercommunalité
  • 34. Des outils à la disposition des collectivités locales, … et à la vôtre
  • 35.
      • Une boîte à outils sur le site d’Ardesi
      • Un cahier des charges type
      • Une collection de Guides pratiques
      • Les contenus des ateliers à destination des webmestres
    Des outils conçus par Ardesi
  • 36. Plus d’infos http://www.ardesi.fr Rubriques IPC et centre de ressources http://blog.ardesi.fr Veille sur les supports traitant des TIC
  • 37. Retrouvez cette présentation à l’adresse suivante : http://www.slideshare.net/ardesi « La présente communication n’engage que son auteur. La Commission européenne n’est pas responsable de l’usage qui pourrait être fait des informations contenues dans cette communication. »

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