Ntc 3234 circular

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Ntc 3234 circular

  1. 1. NTC 3234 CIRCULARESNORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3234OBJETO: Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN1. DEFINICIONESPara efectos de esta norma se establecen las siguientes:1.1 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo textoo contenido, dirigida a varios destinatarios.1.2 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.1.3 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.1.4 Asunto: Síntesis del contenido de la circular.1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesía.1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige lacomunicación.1.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.1.9 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.1.10 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.1.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.1.12 Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.1.13 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.1.14 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural ojurídica.1.15 Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación desu papelería.1.16 Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.1.17 Razón social: nombre que identifica a una empresa.1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.1.19 Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.1.20 Saludo o vocativo: línea de cortesía.1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.1.22 Texto: cuerpo del mensaje.1.23 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos oescritos.2. CLASIFICACIÓN2.1. De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar aconocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informacionesde carácter general.2.1.2 Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar aconocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas,disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:2.2.2.1 Bloque extremo2.2.2.2 BloqueREQUISITOS3.1 MÁRGENESSuperior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2 cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
  2. 2. Lateral derecho entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.3. ZONAS3.1. Zona 1Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Lasmedidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cmy 4 cm verticales desde el borde superior.3.2. Zona 2Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, direcciónelectrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el anchodel papel.3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo paradiferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.3.4 CIRCULAR INTERNA O GENERAL3.4.1 Denominación del documentoA partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR enmayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.3.4.2 Numero (referencia)La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular.Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Seescribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.Ejemplos.CIRCULARRH-172FechaLos datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tresinterlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) yaño sin separarlo con punto.EJEMPLOVillavicencio, 19 de Febrero 2011DestinatarioA tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida,se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.EJEMPLOSPARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALESNota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).Asunto (opcional)Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupodestinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).EJEMPLO.Asunto: Fiesta de integraciónTexto
  3. 3. Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Seescribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puededejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.EJEMPLOSCon agrado informamos al personal………….La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..Páginas subsiguientesSe tiene en cuenta lo siguiente:Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dosinterlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea deidentificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen derecho.La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviadao el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número.EJEMPLOSMárgen izquierdoPara todo el personalPara todo el personal 96-10-15Para todo el personal 41235DTH-41235El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas delencabezado.El primer párrafo de las páginas antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dosrenglones en ésta y dos en la siguiente.La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.DespedidaExpresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margenizquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con unaexpresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.)Nota: Se usa una de las dos opcionesEJEMPLO:Atentamente,Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.RemitenteEl nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúsculasostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.De preferencia se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz,cuando la cantidad sea excesiva.Líneas especialesLos anexos e identificación del transcriptor se establecen según loespecificado en los numerales 3.3.10.1 y 3.3.10.3 de la NTC 3393.
  4. 4. ASPECTOS GENERALESLa circular interna no lleva saludo.Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.

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