Informe administrativo-ntc-3588-1

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  • 1. INFORMES ADMINISTRATIVOS NTC 3588Los informes se utilizan para describir y dar a conocer el estado de actividades,estudios o proyectos de carácter administrativo.Se clasifican en:* Informes cortos, hasta la página número 10. El corto consta de:EncabezamientoObjetivoGeneralmente es un solo capítuloConclusiones (opcionales)Esquema de distribución de un informe corto:Razón Social 4 interlíneas INFORME DE ACTIVIDADES 4FECHA: Copacabana, 21 de septiembre de 2002 1,5 a 2ELABORADO POR: Luci Martínez Serna 4OBJETIVO: Explicar el nuevo plan de trabajo. Termina la tabulación y si hay másde un reglón retorna contra el margen izquierdo. 2a4Inicia el texto correspondiente del informe con interlineación sencilla y el dobleentre los párrafos.CONCLUSIONES 2a4Si las hay 4,5,6NOMBRE DEL AUTORCargo 3Viviana A.
  • 2. Continuación Informes« 2Ì La clasificación de informe extenso se da de la página 11 en adelante. Tiene mayores requisitos, así:Páginas preliminares Cubierta (opcional) Portada Tabla de contenido Glosario (opcional)Cuerpo del informe Introducción Capítulos y subdivisionesMaterial complementario (opcional) Conclusiones Recomendaciones Anexos Bibliografía ÍndiceLos títulos de los capítulos se escriben centrados, a 5 cm del borde superior de lahoja. La escritura continúa de 2 a 4 interlíneas del título. Cada capítulo puedecontinuar en la misma página del anterior o iniciar nueva hoja;Interlineación sencilla o de uno y medio y el doble para separar entre párrafosLa paginación es arábiga y cuenta o se escribe desde la portadaEn los numerales procurar no pasar de cuatro niveles, conservando el estilobloque en la escritura de los párrafos.Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel1, 1.1 1.1.1 1.1.1.110. 10.1 10.1.3 1.2.4.1Los guiones y viñetas se pueden usar, pero con moderaciónDescripción de elementos:
  • 3. Continuación Informes« 3Cubierta. Protege el informe. Libre diagramación. excepto si lleva códigoalfanumérico, cuya ubicación es obligada en la parte superior derecha. Datosbásicos: razón social y título del informe.Portada. Contiene los datos esenciales para identificar el informe. Librediagramación. Datos básicos: razón social, área, autor (es), título y fecha. Si haynúmero, éste se ubica en la parte superior derecha.Tabla de Contenido. indica los títulos y sus subdivisiones en orden de páginaGlosario. Lista alfabética de términos, signos, unidades o abreviaturas querequieren explicación para el lector.Introducción. Presentación del trabajo, indicando objetivos y alcances delinforme.Figuras. Gráficos, mapas o fotos.Tablas. Todo lo que se presenta en columnas. Cuando las figuras y tablas nopasan de tres, se anotan al final de la tabla de contenido. Si hay más, debenpresentarse en lista separada.Citas. La corta se escribe en el mismo reglón. La extensa se tabula con cuatroespacios (o su equivalente en el procesador de textos) a lado y lado. En el texto seidentifica con número y la explicación aparece al final de la página.Notas de pie de página. En el texto se indican con asterisco y la explicación alfinal de la página.Anexos. Aclaran o complementan el informe. Se identifican con letras: anexo A, By demás (se exceptúan las letras ch, ll, i, o).Bibliografía. lista de cartas, entrevistas y otros informes que se han consultado yque se citan o no en el informe. Ejemplo:CARTA del doctor Juan Camilo Restrepo, Ministro de Hacienda, Santafé deBogotá, 15 de noviembre, 1999.Índice. Muestra autores o temas en orden geográfico, alfabético o de otra índole,indicando donde se mencionan.
  • 4. Continuación Informes« 4________________________________ borde del papel Entre 3 y 4 cmLínea de encabezado número de página 5 cm (10 interlíneas del borde) TíTULO DE CAPíTULO ÚNICO 2a41. PRIMER NIVEL CON MAYÚSCULA FIJAEl texto, puede ser a uno o uno y medio de separación entre reglonesEl doble de lo elegido, entre párrafo y párrafo1.1 SEGUNDO NIVEL CON MAYÚSCULA FIJATexto«««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««1.1.1 Tercer nivel con mayúscula inicialTexto«««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««1.1. 1. 1 Cuarto nivel con mayúscula inicial (generalmente no es título,sino una explicación). El título y el texto a continuación del numeral. 1. INFORME CON VARIOS CAPÍTULOS1.1 SEGUNDO NIVELTexto«««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««1.1.1 Tercer nivelTexto««««««««««««««««««««««««««««««...............1.1.1.1 Cuarto nivel (puede ser título, auque generalmente es explicación). Sinseparar del numeral. Entre 2 y 3 cm borde del papel borde del papel
  • 5. Continuación Informes« 5informe OCSA-CR-43 5 cm (10 interlíneas) TABLA DE CONTENIDO 2a4GLOSARIO 3 2 entre cada títuloINTRODUCCIÓN 41. IDENTIFICACIÓN PUESTOS POR CARGOS 51. 1 GRUPO OPERATIVO 61.2 GRUPO DE CONTROL 71.3 GRUPO DE SEGURIDAD Y MANEJO 81.4 GRUPO ADMINISTRATIVO 92. CARGOS CON FUNCIONES 153. CLASIFICACIÓN DE CARGOS 183.1 CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES 183. 1.1 Grupo operativo 203.1.2 Grupo de control 224. EVALUACIÓN POR GRUPOS DE CARGOS 33CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES 45 2a4 LISTA DE FIGURAS 2a4Figura 1. Organigrama 12Figura 2. Gráfica de procedimientos y evaluación 37 2a4 LISTA DE TABLAS 2a4Tabla 1. Valoración 38Tabla 2. Puntaje asignado 40Se puede emplear relleno««««««««««««««««««««..
  • 6. Continuación Informes« 6 RECUENTO DE RAPACES Halcón (42.8%) Búho (13.3%) Águila (21.2%) Cóndor (22.7%) Figura 1. Ejemplo de figura Tabla 1. Ejemplo de tabla TITULO COLUMNA 1 COLUMNA 2 COLUMNA 3 COLUMNA 4 Tabla es 250 Bien Bien 250todo lo que 456 sea sea 456 se trabaja 742 en en 742en columnas 907 letras números 907Las figuras y las tablas deben aparecer en la misma hoja en que se mencionan oen la que sigue. La leyenda de la figura se anota en la parte inferior y la de latabla, en la parte superior.En procesador de palabras, titule automáticamente para facilitar el enunciado encualquier página que desee.