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Agrupaciones documentales 2012 bosco

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Agrupaciones documentales 2012 bosco

  1. 1. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 Leamos los siguientes conceptos AGRUPACIONES DOCUMENTALES“El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de talforma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en elservicio al ciudadano y como fuente de la historia;...” Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos.La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernizaciónadministrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de susactividades son:� El testimonio de su existencia.� El referente para la toma de decisiones.La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de unconjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de unaentidad. Organización = Clasificación + Ordenación + DescripciónLa clasificación documental es el establecimiento de agrupaciones documentalesdiferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande(fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tiposdocumentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso declasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, ensegundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final delproceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cualespertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vezejecuta funciones asignadas. La clasificación no determina cómo deben arreglarse losdocumentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles
  2. 2. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie.La ordenación documental es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivasseries en el orden previamente acordado.La ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridadlas relaciones entre los documentos de una serie.La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de susagrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localizacióny recuperación de su información para la gestión o la investigación.Iniciaremos con el proceso de clasificación documental y para ello definiremos qué es ycuáles son las agrupaciones documentales. Agrupaciones DocumentalesSon el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio desus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos,las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales. Fondo DocumentalEs la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, endesarrollo de sus funciones o actividades. Sección DocumentalEs una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad odivisión administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. Subsección DocumentalEs una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos lasubsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección. Serie DocumentalEs el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por unaentidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección estáconstituida por documentos agrupados en series.
  3. 3. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 Subserie DocumentalEs una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidadesdocumentales producidas en acciones administrativas semejantes. Unidad DocumentalLa unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una seriedocumental, la cual puede ser simple o compleja.Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, Los tipos documentalesque integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamenteunos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con elsiguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa.Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas oreglamentarias.Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que respondena una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes. Cada uno estácompuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de untrámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo generalse almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas.Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documentalcompleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula auna entidad hasta su retiro. Los tipos documentalesSon la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en undeterminado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismoscaracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
  4. 4. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 FONDO DOCUMENTAL SECCION DOCUMENTAL SUBSECCION DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE COMPLEJALa clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento decategorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Puede ser:  Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo  Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo  Clasificación de series en el interior de una sección o subsección
  5. 5. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupacionesdocumentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución. Agrupaciones Documentales Estructura Orgánica Fondo Documental Entidad Secciones Documentales Dependencias Mayor Jerarquía Subsecciones Documentales Grupos de Trabajo
  6. 6. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012EJEMPLOS DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL TESORERIA SUBSECCION DOCUMENTAL PAGO A PROVEEDORES FUNCIÓN COMPROBANTES SERIE COMPROBANTES DE EGRESO SUBSERIE COMPROBANTES DE INGRESO SUBSERIE COMPROBANTE DE EGRESO Y TIPO DOCUMENTAL COMPROBANTE DE INGRESO SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL RECURSOS HUMANOS SUBSECCION DOCUMENTAL MANEJO DE PERSONAL FUNCIÓN HISTORIAS LABORALES SERIEHOJA DE VIDA TIPOS DOCUMENTALESAFILIACIÓN A EPSAFILIACIÓN A PENSIONES YCESANTIASEXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO COMPUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
  7. 7. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 ACTIVIDADES A REALIZAR:1. Localice y obtenga el formato diseñado por el instructor para referenciar las series y las subseries documentales.2. Realice las preguntas necesarias y suficientes para entender el formato y la forma de diligenciarlo.3. Si es preciso, solicite al instructor una explicación con un ejemplo asociado al formato.4. Diligencie el formato entregado por el instructor, para ello identifique una división administrativa o dependencia de una empresa; si no es posible realice la actividad con una dependencia del Centro SENA don Bosco5. Según la observación y la práctica sugerida, presente el formato para sus respectivas firmas, incluida la suya como responsable de archivo.6. Socialice al grupo el trabajo realizado.7. Por último anexe a la carpeta de evidencias. (Formato de Series). “El éxito es lo que nos da confianza para poner en práctica lo que el fracaso nos ha enseñado."

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